33/2008. (XII. 31.) IRM rendelet

a közjegyzői ügyvitelről szóló egyes IM rendeletek módosításáról

A közjegyzőkről szóló 1991. évi XLI. törvény 183. § d) pontjában, valamint az egyes közjegyzői nemperes eljárásokról szóló 2008. évi XLV. törvény 38. § b) pontjában kapott felhatalmazás alapján, az igazságügyi és rendészeti miniszter feladat- és hatásköréről szóló 164/2006. (VII. 28.) Korm.rendelet1. § h) pontja szerinti feladatkörömben eljárva a következőket rendelem el:

1. §

A közjegyzőkről szóló 1991. évi XLI. törvény végrehajtásáról szóló 13/1991. (XI. 26.) IM rendelet (a továbbiakban: Vhr.) 19. §-a a következő (3) és (4) bekezdéssel egészül ki:

"(3) A tartós helyettes a helyettesítés befejezését követően - a (4) bekezdésben foglalt kivétellel - jegyzőkönyvvel átadja a helyettesített közjegyzőnek vagy az új közjegyzőnek

a) a közjegyzői irodában található, a helyettesítéssel összefüggő papír alapú iratokat és

b) a közjegyzői nyilvántartásokat tartalmazó adatbázisokat.

(4) A tartós helyettes a helyettesítés befejezését követően az öt évnél régebben keletkezett közjegyzői okiratokat a közjegyzői levéltár részére adja át."

2. §

A Vhr. a 22. §-t követően a következő alcímekkel és 22/A-D. §-sal egészül ki:

"Hiteles kiadmány, másolat készítése közjegyzői okiratról, végzésről (A Ktv. 148-157. §-ához)

22/A. § (1) A közjegyző az általa készített okirat vagy végzés - ideértve a kizárólag elektronikus úton készített közjegyzői okiratot is - elektronikus hiteles kiadmányáról elektronikus vagy papír alapú hiteles kiadmányt adhat ki. A közjegyző más közjegyző által készített papír alapú okiratról vagy végzésről papír alapú vagy elektronikus hiteles másolatot, az elektronikus hiteles kiadmányról papír alapú hiteles másolatot adhat ki.

(2) A közjegyzői levéltárban elhelyezett okiratról vagy végzésről a levéltáros a hiteles másolatot elektronikus vagy papír alapú formában adhatja ki.

22/B. § (1) A közjegyző az elektronikus levéltárban történő elhelyezéskor vagy azt megelőzően készített elektronikus hiteles kiadmányt - hitelesítési záradék nélkül - hivatali elektronikus aláírásával látja el. Ugyanígy kell eljárni az elektronikus letéti tárban elhelyezett okiratról elektronikus hiteles másolat készítése esetén.

(2) Ha a közjegyző az elektronikus okiratról papír alapú hiteles másolatot, kiadmányt készít, úgy azt hitelesítési záradékkal, aláírásával és hivatali bélyegzőjének lenyomatával látja el.

(3) Az elektronikus levéltárban és a letéti tárban tárolt elektronikus okiratról papír alapú hiteles kiadmány, másolat elkészítése esetén a közjegyző ellenőrzi az elektronikus okirat és a papír alapú hiteles kiadmány, másolat képi és tartalmi egyezőségét.

(4) Az elektronikus hiteles kiadmány és elektronikus hiteles másolat készítése előtt meg kell győződni arról, hogy az adott okiraton történtek-e javítások.

(5) A 22/A. §-ban és e §-ban nem szabályozott, papír alapú okiratról elektronikus úton készített hiteles másolatot hitelesítési záradékkal és a közjegyző hivatali elektronikus aláírásával kell ellátni.

22/C. § A 22/A. §-ban és a 22/B. §-ban szabályozott elektronikus hiteles másolat kérelemre történő kiadását a hitelesítések nyilvántartó könyvébe kell bevezetni. Az elektronikus hiteles kiadmány kiadását a közjegyzői ügyek nyilvántartásában annál az ügynél kell feltüntetni, amelyben az adott okirat készült.

Az elektronikus letéti tár vezetése

(A Ktv. 171/A. §-ához)

22/D. § (1) Az elektronikus letéti tárban legfeljebb A/4-es méretű okirat hiteles másolata helyezhető el.

(2) A/4-esnél nagyobb méretű okirat esetén annak kicsinyített másolatát kell a letétbe helyezés céljából a közjegyző részére átadni. Ilyenkor az okirat tartalmának a letéti tárban elhelyezett hiteles másolatból egyértelműen megállapíthatónak kell lennie.

(3) Az elektronikus letéti tárba helyezés érdekében a közjegyző a kérelemben megjelölt okiratról elektronikus másolatot készít, melyet az országos kamara által rendelkezésre bocsátott számítógépes program segítségével elhelyez az elektronikus letéti tárban.

(4) Ha a közjegyző a letéti tárban történő elhelyezést az erre irányuló kérelem benyújtását követően azonnal nem tudja teljesíteni, az okiratot átveszi és a letevő fél részére erről elismervényt ad ki. Ilyenkor a letéti tárban történő elhelyezést legkésőbb az okirat átvételét követő munkanapon el kell végezni."

3. §

A Vhr. 27. §-a a következő (9) és (10) bekezdéssel egészül ki:

"(9) Ha a közjegyzői okiratkészítés előtt vagy az utólagos ellenőrzés alapján, a Ktv. 122. § (6) bekezdése szerint a közreműködés megtagadásának van helye, a közjegyző a korábban iktatott ügyszámon - törve a következő sorszámmal - a közreműködés megtagadására vonatkozó végzést hoz.

(10) A (9) bekezdésben foglalt esetekben a közjegyző a közjegyzői ügyek nyilvántartásának megjegyzés rovatában a "meghiúsult" jelzést tünteti fel."

4. §

A Vhr. 28. §-át megelőző alcím és 28. §-a helyébe a következő alcím és rendelkezés lép:

"Közjegyzői ügyek nyilvántartása

28. § (1) A közjegyző köteles a közjegyzői ügyekről nyilvántartást (a továbbiakban: nyilvántartás) vezetni, amelybe érkezési sorrendben bejegyzi az általa készített közjegyzői okiratot, és olyan közjegyzői tanúsítványt, amelyet a 29. § (1) bekezdésében szabályozott nyilvántartásba nem kell felvenni.

(2) A nyilvántartás a következő adatokat tartalmazza:

a) az ügyszámot,

b) az érkezés időpontját,

c) a fél nevét, születési helyét és idejét, anyja nevét, lakóhelyét,

d) az ügy tárgyát és - ha megállapítható - az értékét,

e) annak feltüntetését, hogy az ügyhöz a 30. § szerinti bizalmi őrzés kapcsolódik, a bizalmi őrzés értékének megjelölésével.

(3) A nyilvántartás a (2) bekezdésben meghatározott adatokon felül megjegyzés rovatot is tartalmaz.

(4) A nyilvántartásba be kell jegyezni azokat az adatokat is, amelyek kezelésére a közjegyzőt külön jogszabályok kötelezik.

(5) Ha a fél cég vagy egyéb szervezet, a nyilvántartásban a (2) bekezdés c) pontjában foglalt adatok helyett a cég, szervezet elnevezését és székhelyét kell feltüntetni.

(6) A hitelesítési ügyeket kivéve a közjegyző ügyszáma a következő: a közjegyző székhelyének az országos kamara által megállapított azonosító száma, törve "Ü" betűjelzéssel, törve az ügy érkezés szerinti számával, törve az érkezés évszámával, valamint a sorszámmal.

(7) A közjegyzői ügyben érkezett utóiratot az eredeti ügy száma alatt kell kezelni. A nyilvántartásban az ügyek számozása évenként 1-gyel kezdődik, és az ügyek érkezésének megfelelően folyamatosan növekszik.

(8) A személyazonosság ellenőrzéséhez szükséges elektronikus megkeresésben az ügyszámot fel kell tüntetni.

(9) Az egyes intézkedések, utóiratok folyamatos sorszámot kapnak, melyet az ügyszámhoz törtvonallal kapcsolva, arab számjeggyel kell feltüntetni. Az első sorszámot a kezdő irat kapja, a soron következő iratok eggyel magasabb sorszámot kapnak.

(10) A tartós helyettes a helyettesítés időtartamában a helyettesített közjegyző ügyszámát használva a helyettesített közjegyző nyilvántartását köteles folyamatosan vezetni. A nyilvántartás megjegyzés rovatában a helyettesítés tényét az ügyszámnál fel kell tüntetni.[1]

(11) A közjegyző a nyilvántartást elektronizált formában vezeti."

5. §

A Vhr. 29. §-a helyébe a következő rendelkezés lép:

"29. § (1) A közjegyző a Ktv. rendelkezései szerint záradék formájában kiállított tanúsítványokat a területi kamara által rendszeresített és jóváhagyott papír alapú nyilvántartó könyvbe vagy az országos kamara által jóváhagyott számítógépes nyilvántartásba (a továbbiakban együtt: hitelesítések nyilvántartó könyve) jegyzi be. A hitelesítések nyilvántartó könyvében kell feltüntetni az elektronikus letéti tárban történő elhelyezést, az elhelyezés meghosszabbítását, törlését és a letéti tárból papír alapú vagy elektronikus másolat kiadását is.

(2) A közjegyző a papír alapú és számítógépes nyilvántartási formákat párhuzamosan nem alkalmazhatja.

(3) Hitelesítési ügyekben a közjegyzői ügy száma: a közjegyző székhelyének azonosító száma, törve "H" betűjelzéssel, törve az ügy érkezés szerinti számával, és törve az érkezés évszámával.

(4) A hitelesítések nyilvántartó könyve a következő adatokat tartalmazza:

a) az évente újra kezdődő folyamatos ügyszámot,

b) az ügyintézés időpontját,

c) a fél nevét, lakóhelyét vagy elérhetőségét,

d) az ügy tárgyát,

e) a személyazonosság megállapításának módját, kivéve a (7) bekezdés a) és b) pontjában foglalt eseteket.

(5) A hitelesítések nyilvántartó könyve a (4) bekezdésben meghatározott adatokon felül megjegyzés rovatot is tartalmaz.

(6) A hitelesítések nyilvántartó könyvébe be kell jegyezni azokat az adatokat is, amelyek kezelésére a közjegyzőt külön jogszabályok kötelezik.

(7) A hitelesítések nyilvántartó könyvében az ügy tárgyát a következők szerint kell feltüntetni:

a) másolat hitelesítés,

b) közhitelességű nyilvántartás adatainak tanúsítása,

c) névaláírás hitelesítés,

d) okirat felmutatása,

e) fordítás hitelesítés,

f) jogi jelentőségű tény tanúsítása,

g) elektronikus letéti tárban történő elhelyezés, az elhelyezés meghosszabbítása, törlése, a letéti tárból papír alapú vagy elektronikus másolat kiadása.

(8) A névaláírás hitelesítésekor az ügyfél aláírását a megjegyzés rovat tartalmazza. A névaláírás hitelesítési ügyekben az okmány ellenőrzés sikertelenségét vagy a hitelesítés más okból történő elmaradását a hitelesítések nyilvántartó könyvének a megjegyzés rovatába "meghiúsult" bejegyzéssel kell feltüntetni."

6. §

A Vhr. a 29. §-t követően a következő 29/A. és 29/B. §-sal egészül ki:

"29/A. § (1) A hitelesítések nyilvántartó könyvében az ügyek 1-es ügyszámmal kezdődnek és az ügyek érkezésének megfelelően folyamatosan növekednek.

(2) A papíralapú nyilvántartó könyv mindenoldalán fel kell tüntetni az évszámot és betelte esetén új nyilvántartó könyvet kell nyitni, melyben a korábbi könyvben szereplő ügyek számozását folytatni kell.

(3) A közjegyző köteles a papír alapú nyilvántartó könyvet megnyitás céljából összefűzve, folyamatos oldalszámmal ellátva, a területi elnökség rendelkezésére bocsátani.

(4) A papír alapú nyilvántartó könyvet a területi elnökség nyitja meg. A területi elnökség tagja nyilvántartásba veszi, hogy a közjegyző részére milyen sorszámú nyilvántartó könyv megnyitására került sor.

(5) Az elektronikus úton vezetett nyilvántartó könyv esetén névaláírás hitelesítésnél az ügyfél a program által elkészített, kinyomtatott űrlapot vagy az ahhoz csatolt külön lapot írja alá. A névaláírást követően a kinyomtatott űrlapot, az aláírást tartalmazó lapot a papír alapú nyilvántartó könyvekre vonatkozó szabályok szerint kell megőrizni.

(6) A folyamatos oldalszámozással ellátott hitelesítések nyilvántartó könyvét a tárgyévet követő év március hó 31-ig kell összefűzni.

(7) A közjegyző a hitelesítések nyilvántartó könyvét, miután betelt vagy összefűzésre került, az utolsó bejegyzés alatt aláírásával és hivatali bélyegző lenyomatával ellátva lezárja.

(8) A hitelesítések nyilvántartó könyvét annak beteltét követően át kell adni a területi kamara elnökségének. A területi kamara elnökségének tagja a könyv megvizsgálása után szükség esetén intézkedik az esetleges javítás, pótlás iránt, majd aláírásával ellátva a könyvet visszaadja a közjegyzőnek. Ezt követően a hitelesítések nyilvántartó könyvét a közjegyző köteles elzártan kezelni.

29/B. § (1) Okirat elektronikus hiteles másolatának elektronikus letéti tárban történő elhelyezése, az elhelyezés meghosszabbítása, törlése esetén a hitelesítések nyilvántartó könyvének a 29. § (4) bekezdésében foglalt adatokon túl tartalmaznia kell a következő adatokat is:

a) az okirat megnevezését,

b) a letétbe helyezés, a meghosszabbítás vagy törlés időpontját és

c) a letétbe helyezés időtartamát.

(2) Ha a fél cég vagy egyéb szervezet, a hitelesítések nyilvántartó könyvében a 29. § (4) bekezdés c) pontjában foglalt adatok helyett a cég, szervezet elnevezését, cégjegyzékszámát vagy nyilvántartási számát, adószámát és elérhetőségét kell feltüntetni."

7. §

A Vhr. 35. § (1) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(1) A közjegyző a nyilvántartásba, valamint a pénztárkönyvbe bevezetett ügyekről külön-külön betűrendes névmutatót vezet. A névmutató a fél (felek) nevét és az ügy számát tartalmazza."

8. §

A Vhr. 36. §-át megelőző alcím és 36. §-a helyébe a következő alcím és rendelkezés lép:

"Az elektronikus iratok őrzése és selejtezése

36. § (1) Az elektronikus dokumentumokat és az azokra vonatkozó nyilvántartásokat oly módon kell őrizni, hogy az kizárja a jogosulatlan hozzáférés, módosítás lehetőségét.

(2) Az elektronikus dokumentumot tartalmazó adathordozót zártan, külső behatásoktól védetten kell tárolni.

(3) A nem selejtezhető adatok megőrzését az adathordozó állapota által indokolt időközönként, átmásolás útján kell biztosítani."

9. §

A Vhr. a 36. §-t követően a következő alcímmel és 36/A. §-sal egészül ki:

"Az archiválás ügyviteli szabályai

36/A. § Ha a tartós helyettes vagy ha a közjegyző az általa készített okiratokat nem archiválta, a területi kamara erre kijelölt tagja a mulasztás észlelésétől számított 60 napon belül köteles az archiválási feladatokat elvégezni."

10. §

A Vhr. 37. § (1) bekezdésének helyébe a következő rendelkezés lép:

"(1) A közjegyzői ügyek nyilvántartásának és a hitelesítések nyilvántartó könyvének elektronikus formában történő vezetéséhez szükséges programot az országos kamara bocsátja a közjegyző rendelkezésére, míg a pénztárkönyvet, a pénztárnaplót és a papír alapú hitelesítések nyilvántartó könyvét a területi kamara záradékolja. A záradék tartalmazza a kiadott nyilvántartó könyv oldalainak számát. A záradékot az elnökség egy tagja aláírja, és a területi kamara bélyegzőjével látja el."

11. §

A közjegyzői ügyvitel szabályairól szóló 37/2003. (X. 29.) IM rendelet (a továbbiakban: Küsz.) 1. § (1) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(1) A rendelet hatálya a közjegyző hatáskörébe tartozó

a) hagyatéki ügyek intézése,

b) okirat, pénz és érték megőrzése,

c) előzetes bizonyítás,

d) igazságügyi szakértő kirendelése,

e) értékpapír és okirat semmissé nyilvánítása és

f) a zálogjogi nyilvántartásba történő bejegyzésre irányuló eljárás

során a közjegyzők ügyvitelére terjed ki."

12. §

A Küsz. 28. §-át megelőző alcím és 28. §-a helyébe a következő alcím és rendelkezés lép:

"A közjegyzői ügyek nyilvántartása

28. § (1) A közjegyző köteles az ügyeket érkezési sorrendben bejegyezni a közjegyzői ügyekről vezetett nyilvántartásba (a továbbiakban: nyilvántartás).

(2) A közjegyzői ügyben érkezett utóiratot az eredeti ügy száma alatt kell kezelni. A nyilvántartásban az ügyek számozása évenként 1-gyel kezdődik, és az ügyek érkezésének megfelelően folyamatosan növekszik.

(3) A közjegyző ügyszáma a következő: a közjegyző székhelyének a MOKK által megállapított azonosító száma, törve "Ü" betűjelzéssel, törve az ügy érkezés szerinti számával, az érkezés évszámával, valamint a sorszámmal.

(4) A tartós helyettes a helyettesítés időtartamában a helyettesített közjegyző ügyszámát használva a helyettesített közjegyző nyilvántartását köteles folyamatosan vezetni.

(5) A közjegyző székhelyének azonosító számát a MOKK állapítja meg. Az azonosító szám első számjegye a területi kamarát, második számjegye a megyét, harmadik, negyedik és ötödik számjegye a közjegyző székhelyét jelöli.

(6) A közjegyző a nyilvántartást elektronizált formában vezeti."[2]

13. §

A Küsz. a 28. §-t követően a következő 28/A. §-sal egészül ki:

"28/A. § (1) A nyilvántartásba bevezetett hagyatéki ügyben címszó az örökhagyó, minden egyéb ügyben a kérelmező, vagy kérelmezők neve.

(2) A kezdőiratokat és a kezdőiratként kezelendő iratokat a nyilvántartás soron következő új ügyszáma alatt kell nyilvántartásba venni. Az utóiratokat a kezdőirat ügyszámánál a nyilvántartás megfelelő rovatába kell bejegyezni.

(3) A kezdőiratként kezelendő iratok nyilvántartásba vételekor az iroda az ügyben keletkezett korábbi iratot az új ügyhöz szereli. Az iratszerelést a nyilvántartásban és az iratborítón fel kell tüntetni. Az iratszerelést mind a kezdőiratnál, mind a korábbi iratnál a nyilvántartás megjegyzés rovatában kell feltüntetni.

(4) Ha kiderül, hogy az utóiratot - helytelenül - új ügyként vették nyilvántartásba, azt az ügyben érkezett kezdőirathoz (kezdőiratként kezelendő irathoz) kell utóiratként nyilvántartásba venni. A helytelenül adott új ügyszámnál a megjegyzés rovatban fel kell tüntetni, hogy az iratot melyik ügyhöz szerelték."

14. §

(1) A Küsz. 32. § (2) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(2) A nyilvántartásnak alkalmasnak kell lennie a címszó és az ügy tárgya szerinti keresésre, valamint az ügyforgalmi adatszolgáltatás elősegítésére."

(2) A Küsz. 32. § (7) bekezdésének b) pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

[A "megjegyzés" rovatban minden esetben fel kell tüntetni]

"b) a kezdőiratként kezelendő ügy nyilvántartásba vételekor az új ügyszámot a befejezett ügy iratborítóján, az új ügy iratborítóján pedig a befejezett ügy ügyszámát,"

(3) A Küsz. 32. § (9) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(9) A közjegyző által kijelölt dolgozó a nyilvántartásnak a befejezésre vonatkozó adatait havonta, a statisztikai adatszolgáltatás előtt egyezteti a tényleges állapottal. A nyilvántartás adatai alapján ellenőrzi, hogy az ügyekben a szükséges intézkedések időben megtörténtek-e; késedelem észlelése esetén az ügyszám megjelölésével a közjegyzőnek jelentést tesz."

15. §

A Küsz. 41. § (1) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(1) Az ügyek egyesítése a korábban, több ügy egyesítése a legkorábban nyilvántartásba vett ügyirathoz történik. Több ügy egyesítése esetén az összes iratot a legkorábban nyilvántartásba vett ügy száma alatt kell kezelni."

16. §

A Küsz. 48. § (3) bekezdésének b) pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

[A helyi bíróság (Fővárosi Bíróság) irattárába történő átadáskor az iratokhoz a közjegyző mellékeli az átadott iratok jegyzékét és a betűsoros névmutatót. Az átadott iratok jegyzéke a következő rovatokat tartalmazza:]

"b) a közjegyzői ügy száma,"

17. §

A Küsz. 54. §-a következő (4) bekezdéssel egészül ki:

"(4) Ha több személy részvételével vagy több tárgyban folyó eljárásban a közjegyző határozatának csak egyes személyekre vonatkozó vagy csak egyes rendelkezései emelkednek jogerőre, erről a határozatban rendelkezni kell. Ilyenkor a záradékban fel kell tüntetni azt a napot, amelyen a határozat részben jogerőre emelkedett, valamint azt, hogy mely részben hajtható végre."

18. §

A Vhr. 39/A. §-ában az "ügykönyv" szövegrész helyébe a "nyilvántartás" szöveg, az "ügykönyvi" szövegrész helyébe pedig a "nyilvántartási" szöveg lép.

19. §

A Vhr. 5. számú melléklete helyébe e rendelet melléklete lép.

20. §

A Küsz.

a) 2. § 4. pontjában a "lajstromozott" szövegrész helyébe a "nyilvántartásba vett" szöveg,

b) 21. § (5) bekezdésében az "a lajstromszámot" szövegrész helyébe az "az ügyszámot" szöveg,

c) 22. § (2) bekezdésében a "lajstromvezető" szövegrész helyébe a "nyilvántartást vezető" szöveg,

d) 27. § (3) bekezdésében, az "A lajstrom rovatainak kitöltése" alcímében, 32. § (6) bekezdésében és az "A kézi lajstrom lezárása" alcímében a "lajstrom" szövegrész helyébe a "nyilvántartás" szöveg,

e) 2. § 20. pontjában, 27. § (2) bekezdésében és 33. § (1) bekezdésében a "lajstromba" szövegrész helyébe a "nyilvántartásba" szöveg,

f) 32. § (1) bekezdésében és 33. § (2) bekezdésében a "lajstromot" szövegrész helyébe a "nyilvántartást" szöveg,

g) 32. § (7) bekezdés c) pontjában a "lajstromszámú" szövegrész helyébe az "ügyszámú" szöveg,

h) 34. § (3) bekezdésében a "lajstromkönyvbe" szövegrész helyébe a "nyilvántartásba" szöveg,

i) 41. § (2) bekezdésében a "lajstromozni" szövegrész helyébe a "nyilvántartásba venni" szöveg

lép.

21. §

(1) E rendelet - a (2) bekezdésben foglalt kivétellel -2009. január 1-jén lép hatályba.

(2) A Vhr. 4. §-sal megállapított 28. § (10) bekezdése és a Küsz. 12. §-sal megállapított 28. § (6) bekezdése 2009. július 1-jén lép hatályba.

(3) A közjegyző a hatálybalépés időpontjában folyamatban lévő ügyeket a 2009. évi nyilvántartásaiban új ügyszámmal átvezeti. Folyamatban lévő ügyek esetében - a soron következő intézkedés megtételekor - a 2008. évi nyilvántartások megjegyzés rovatában a 2009. évi ügyszámot, a 2009. évi nyilvántartás megjegyzés rovatában pedig a 2008. évi ügyszámot is fel kell tüntetni.

(4) Hatályát veszti a Vhr. 27. § (5)-(7) bekezdése, valamint a Küsz. 2. § 17-18. pontja, "A lajstromozás" alcíme, 30-31. §-a, 34. § (1)-(2) bekezdése és 35. §-a.

(5) E rendelet 2010. január 1-jén hatályát veszti.

Dr. Draskovics Tibor s. k.,

igazságügyi és rendészeti miniszter

Melléklet a 33/2008. (XII. 31.) IRM rendelethez

"5. számú melléklet a 13/1991. (XI. 26.) IM rendelethez