39/2013. (XII. 30.) KIM rendelet

a kormányablakok személyi és technikai feltételeiről

A fővárosi és megyei kormányhivatalokról, valamint a fővárosi és megyei kormányhivatalok kialakításával és a területi integrációval összefüggő törvénymódosításokról szóló 2010. évi CXXVI. törvény 21/B. § (1) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján, az egyes miniszterek, valamint a Miniszterelnökséget vezető államtitkár feladat- és hatásköréről szóló 212/2010. (VII. 1.) Korm. rendelet 12. § c) pontjában meghatározott feladatkörömben eljárva a következőket rendelem el:

1. A kormányablakok működésének személyi feltételei

1. § (1)[1] A fővárosi és vármegyei kormányhivatal (a továbbiakban: kormányhivatal) járási (fővárosi kerületi) hivatalai (a továbbiakban: járási hivatal) integrált ügyfélszolgálatán (a továbbiakban: kormányablak) a jogszabályok által meghatározott feladatok ellátásához igazodó létszámú, de legalább az ügyfélfogadást végző munkahelyek számának megfelelő, a Kormányablakkal összefüggő feladatokat ellátó személyek kiválasztásának és képzésének szabályairól szóló kormányrendelet szerint kiválasztott és képzett kormánytisztviselőt (a továbbiakban: kormányablak ügyintéző) kell foglalkoztatni.

(2) Amennyiben egy kormányablaknál az (1) bekezdésben előírt feltételek a kormányablak személyi állományával bármely okból ideiglenesen nem biztosíthatóak, a járási hivatal vezetője köteles a szükséges létszám biztosításáról gondoskodni.

1/A. A kormányablakokban dolgozó kormánytisztviselők öltözködési szabályai[2]

1/A. §[3] (1) A kormányablakban dolgozó kormánytisztviselőknek munkavégzésük idején fehér blúzt, illetve inget, valamint sötét szoknyát, illetve nadrágot kell viselniük.

(2) A járási hivatal vezetője köteles gondoskodni az (1) bekezdésben foglaltak betartatásáról.

2. A kormányablakokhoz biztosított általános technikai feltételek

2. § (1)[4] A kormányablak feladatai ellátásához a jogszabályban, valamint a közigazgatás-szervezésért felelős miniszter által előírt és az e-közigazgatásért felelős miniszter által e-közigazgatási és IT biztonsági szempontból jóváhagyott, ügyintézési és kiegészítő szolgáltatások nyújtásához szükséges eszközöket és informatikai szolgáltatásokat kell biztosítani.

(1a)[5] A kormányablakok részére az 1. melléklet szerinti eszközöket és informatikai szolgáltatásokat biztosítani kell.

(2) Az 1. melléklet szerinti eszközökön kizárólag az e-közigazgatásért felelős miniszter által meghatározott vagy jóváhagyott alkalmazások működtethetőek.

(3) Az 1. melléklet szerinti eszközökre kizárólag az e-közigazgatásért felelős miniszter által jóváhagyott szolgáltató telepítheti a (2) bekezdés szerinti alkalmazásokat.

(4) Az 1. melléklet szerinti eszközöket rendeltetésszerűen és biztonságosan, a rájuk vonatkozó használati utasítások szerint kell üzemeltetni.

(5)[6] A kormányablak részére biztosított internetes elérés a feladatai ellátásához szükséges szolgáltatások biztosítása mellett a közigazgatás-szervezésért felelős miniszter és az e-közigazgatásért felelős miniszter egyetértésével információbiztonsági okból a szükséges mértékig korlátozható.

(6)[7] Az összes kormányablak irodára azonos elvek figyelembevételével a kormányablak irodában lévő egyes munkahelyeken a szakrendszerek elérhetősége a technikai lehetőségek függvényében eltérően alakítható ki.

3. Az okmánykiadással kapcsolatos nyilvántartási rendszerekhez való hozzáférés biztosítása

3. § (1)[8] A kormányablak ügyintéző számára a kormányablakból elérhető okmánykiadással kapcsolatos nyilvántartási rendszerekhez történő hozzáférési jogosultságot a Miniszterelnöki Kabinetiroda (a továbbiakban: MK) biztosítja.

(2)[9] A kormányablak ügyintéző nevének, anyja nevének, születési helyének és idejének, valamint a munkavégzés helyének (a továbbiakban: természetes személyazonosító adatok) jogosultsági nyilvántartásba vétele érdekében a járási hivatal vezetője a kormányablak ügyintézői munkakör betöltésekor - a nyilvántartási rendszerekhez történő hozzáférés terjedelmének a megjelölésével - az MK által rendszeresített formanyomtatványon értesíti az MK-t.

(3) A (2) bekezdés szerinti értesítésben meg kell jelölni

a) az igénylő kormányablak megnevezését és címét,

b) a kormányablak ügyintéző természetes személyazonosító adatait,

c) a kormányablak ügyintéző nyilvántartási rendszerekhez történő hozzáférésének az igényelt terjedelmét nyilvántartási rendszerenként.

(4)[10] A kormányablak ügyintéző e jogviszonyának vagy munkakörének megszűnéséről, valamint nyilvántartási rendszerekhez történő hozzáférés terjedelmének a megváltozásáról a járási hivatal vezetője az MK által rendszeresített formanyomtatványon haladéktalanul értesíti az MK-t.

(5) A (4) bekezdés szerinti értesítésben meg kell jelölni

a) a (3) bekezdés a) és b) pontja szerinti adatokat,

b) a kormányablak ügyintéző felhasználónevét és a nyilvántartási rendszerekhez való hozzáférését biztosító kártya (a továbbiakban: SMART kártya) számát,

c) a kormányablak ügyintéző a nyilvántartási rendszerekhez történő hozzáférése visszavonása iránti igényt vagy a nyilvántartási rendszerekhez történő hozzáférés igényelt terjedelmét.

(6)[11] A kormányablak ügyintéző e jogviszonyának vagy munkakörének megszűnéséről szóló értesítést a járási hivatal vezetője a kormányablak ügyintézőtől bevont SMART kártyával együtt küldi meg az MK részére.

4. § (1)[12] Az MK a 3. § szerinti értesítés alapján 5 munkanapon belül gondoskodik a hozzáférés igényelt terjedelemben történő biztosításáról vagy visszavonásáról és erről - új kormányablak ügyintéző esetén a felhasználónév és a SMART kártya megküldésével - tájékoztatja a járási hivatal vezetőjét.

(2) A járási hivatal vezetője nyilvántartást vezet azokról a kormányablak ügyintézőkről, akik hozzáféréssel rendelkeznek a kormányablakból elérhető nyilvántartási rendszerekhez. Az e bekezdés szerinti nyilvántartás tartalmazza a kormányablak ügyintéző:

a) természetes személyazonosító adatait,

b) felhasználói nevét,

c) a SMART kártya számát,

d) a felhasználói kártya átvételét igazoló aláírását,

e) hozzáférési jogosultságával érintett nyilvántartási rendszer megnevezését, a nyilvántartási rendszerhez való hozzáférési jogosultságot, a hozzáférési jogosultság kezdő időpontját és időtartamát, valamint a hozzáférési jogosultság módosításának, visszavonásának tényét és időpontját.

(3) A (2) bekezdés szerinti nyilvántartás adatait a hozzáférési jogosultság megszűnésétől számított 5 évig kell kezelni.

5. § (1) A kormányablak ügyintéző a SMART kártyát - a kirendelés és az átirányítás eseteit kivéve - a járási hivatalból nem viheti ki, azt a munkaidőn kívül biztonságos, jól elzárható és illetéktelen személyek számára hozzáférhetetlen helyen kell tárolnia. A kirendelés és átirányítás érdekében történő kártyamozgásokat megfelelően dokumentálni szükséges, illetve ezen esetekben a biztonságos tárolásról ugyancsak gondoskodni szükséges.

(2) A kormányablak ügyintéző a SMART kártya használatát más személynek nem engedheti át, a kártya és a nyilvántartási rendszerek használatát biztosító adatokat más személynek nem hozhatja tudomására. Ez alól kivételt képeznek a kormányablak technikai eszközein és az általa használt hálózaton keresztül a választásokkal összefüggésben végzett adatkezelési feladatok. Ezek ellátása érdekében az erre - a járási hivatal vezetője által - kijelölt személyek jogosultak a fenti azonosítók megismerésére. Utóbbi esetben a kártyahasználat ideiglenes átadását jegyzőkönyvben kell rögzíteni, és a választási feladatok befejeztével a korábbi azonosítókat lehetőség szerint rögtön meg kell változtatni.

(3) A kormányablak ügyintéző a kártya elvesztését, megrongálódását, megsemmisülését, illetéktelen birtokába kerülését haladéktalanul köteles bejelenteni a járási hivatal vezetőjének.

(4)[13] A (3) bekezdésben meghatározott esetben a járási hivatal vezetője haladéktalanul, de legkésőbb a tudomásszerzés napját követő munkanapon az MK által rendszeresített formanyomtatványon köteles tájékoztatni az MK-t a szükséges intézkedések végrehajtása érdekében.

(5)[14] Az MK a SMART kártya pótlását 5 munkanapon belül biztosítja.

(6) A kormányablak ügyintéző a kártyát a hozzáférési jogosultsága megszűnésekor, az utolsó kormányablak ügyintézői munkakörben töltött munkanapján, valamint új kártya kibocsátása esetén köteles leadni a járási hivatal vezetőjének, aki az átvételt írásban igazolja, és a 3. § (6) bekezdése szerint jár el.

4. Az okmánykiadáshoz biztosított további technikai feltételek

6. § (1) A kormányablak okmánykiadási feladatai ellátásához a 2. melléklet szerinti eszközöket kell biztosítani.

(2)[15] A 2. melléklet szerinti eszközökön kizárólag a külön jogszabályban kijelölt, kijelölés hiányában az MK által jóváhagyott szolgáltató által telepített, az MK által meghatározott vagy jóváhagyott alkalmazások működtethetőek.

(3) A 2. melléklet szerinti eszközöket rendeltetésszerűen és biztonságosan, a rájuk vonatkozó használati utasítások szerint kell üzemeltetni.

(4)[16] Az MK a 2. melléklet szerinti eszközök üzemeltetésére vonatkozóan szakmai elvárásokat fogalmaz meg az eszközök mindenkori üzemeltetőjének.

(5)[17] A kormányablak okmánykiadási feladatai ellátása céljából arcképmás felvételt az okmányirodák működésének személyi és technikai feltételeiről szóló 58/1999. (XII. 30.) BM rendelet (a továbbiakban: BM rendelet) 3. § (1) bekezdése szerint kiadott módszertani útmutatóban meghatározott informatikai és irodatechnikai eszközök, valamint belsőépítészeti megoldások alkalmazásával készít, figyelemmel a BM rendelet 8. §-ában foglaltakra is.

7. §[18] (1)[19] A járási hivatal vezetője köteles

a) biztosítani a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. (a továbbiakban: NISZ Zrt.) által rendelkezésére bocsátott biankó okmányok, tartozékok, a személyazonosító igazolvány kiadása és az egységes arcképmás- és aláírás-felvételezés szabályairól szóló kormányrendelet szerinti PIN kódokat, PUK kódot, regisztrációs kódot, valamint visszavonási jelszót tartalmazó borítékok (a továbbiakban: PIN boríték), rendszámok és kellékek biztonságos tárolását, szükség szerinti igénylését, szigorú elszámolási rend szerinti nyilvántartását, és

b) gondoskodni a biankó okmányok, a tartozékok, a PIN boríték, a rendszámok és a kellékek átvételére jogosult személyek kijelöléséről.

(2)[20] A NISZ Zrt. által rendelkezésre bocsátott biankó okmányok, tartozékok, PIN borítékok, rendszámok és kellékek központi ellátásának rendjét és az elszámolás szabályait a 3. melléklet tartalmazza.

8. § (1)[21] A NISZ Zrt. biztosítja az okmánykiadási feladatot ellátó, a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtott szolgáltatásokról szóló kormányrendelet szerinti elektronikus fizetési és elszámolási rendszerhez (a továbbiakban: EFER) csatlakozott kormányablakban az okmánykiadási feladatokhoz kapcsolódó kártyatranzakció lebonyolításához szükséges elektronikus berendezést (a továbbiakban: POS terminál).

(2)[22] A POS terminál okmánykiadáshoz kapcsolódó használatának szabályait a NISZ Zrt. által jóváhagyott külön szabályzatban kell rögzíteni.

5. Az okmánykiadó és egyéb célú munkahelyek közötti átalakítás szabályai

9. § (1) Az általános munkahely okmánykiadásra felkészített munkahellyé történő átalakításánál a munkaállomásról minden adatot törölni kell, és arra csak az okmánykiadással összefüggő programok helyezhetők el.

(2) A gépet csak az átalakítás után szabad az okmánykiadással összefüggő virtuális hálózatba áthelyezni.

(3) A géphez - amennyiben ezek tárolása elkülönítetten történt - okmánykiadással összefüggő perifériákat csatlakoztatni kell.

10. § (1) Az okmánykiadásra felkészített munkahely általános munkahellyé történő átalakításánál minden adatot törölni kell a munkaállomásról, és arra az általános szolgáltatáshoz kapcsolódó programok helyezendők el.

(2) A munkaállomást a törlések elvégzését követően szabad csak az általános kormányhivatali virtuális hálózatba áthelyezni.

5/A. A települési ügysegédek részére biztosított technikai feltételek[23]

10/A. §[24] (1)[25] A kihelyezett kormányablak szolgáltatást biztosító települési ügysegédi szolgálat részére feladatai ellátásához legalább a 4. melléklet szerinti eszközöket és szolgáltatásokat kell biztosítani.

(2) A települési ügysegédek részére biztosított eszközökön kizárólag az e-közigazgatásért felelős miniszter által jóváhagyott alkalmazások működtethetőek.

(3)[26] A települési ügysegéd részére biztosított internetes elérés a feladatai ellátásához szükséges szolgáltatások biztosítása mellett a közigazgatás-szervezésért felelős miniszter és az e-közigazgatásért felelős miniszter egyetértésével információbiztonsági okból a szükséges mértékig korlátozható.

6. Záró rendelkezések

11. § (1)[27] A kormányablaknak a rendeletben foglalt feltételeknek való megfelelést a (2)-(5) bekezdésben meghatározott kivételekkel legkésőbb 2014. szeptember 30-ig kell teljesítenie.

(2)[28]

(3)[29]

(4)[30] A kihelyezett kormányablak szolgáltatást biztosító települési ügysegédi szolgálatnak - az (5) bekezdés szerinti kivétellel - a 4. melléklet szerinti követelményt legkésőbb 2016. december 31. napjáig kell teljesíteni.

(5)[31] A kihelyezett kormányablak szolgáltatást biztosító települési ügysegédi szolgálatnak a 4. melléklet 2. pont c) alpontja szerinti követelményt legkésőbb 2017. december 31. napjáig kell teljesíteni.

12. § Ez a rendelet 2014. január 1-jén lép hatályba.

Dr. Navracsics Tibor s. k.,

közigazgatási és igazságügyi miniszter

1. melléklet a 39/2013. (XII. 30.) KIM rendelethez

A kormányablakok általános működéséhez biztosított eszközök

1. Munkahelyenként ügyfélfogadási munkahelyen:

a) 1 darab asztali PC (min. dual core processor, CINT2006 Rates baseline min. 60 pont, CFP2006 Rates baseline min. 70 pont, minimum 4 GB memória, minimum 250 GB HDD vagy ezzel egyenértékű háttértár, DVD olvasó),

b) MS Windows 7 vagy későbbi verzió, vagy LINUX operációs rendszer,[32]

c) 1 darab nagyméretű LCD monitor (minimum 26"),

d) 1 darab elektronikus szolgáltatások nyújtását lehetővé tevő táblaszámítógép vagy azzal egyenértékű informatikai eszköz (a továbbiakban együtt: táblaszámítógép) (legalább 9.5"-os érintő képernyő, az ügyintéző és az ügyfél számára is kényelmes használatot biztosító lopás elleni rögzítés),[33]

e) IVÜSZ szolgáltatáshoz web-kamera és headset.

2. Munkahelyenként háttérfeldolgozó munkahelyen (ha van ilyen):

a) 1 darab asztali PC (min. dual core processor, CINT2006 Rates baseline min. 60 pont, CFP2006 Rates baseline min. 70 pont, minimum 4 GB memória, minimum 250 GB HDD vagy ezzel egyenértékű háttértár, DVD olvasó),

b) MS Windows 7 vagy későbbi verzió, vagy LINUX operációs rendszer,[34]

3. Munkahely páronként:

a) legalább minden két, azonos virtuális hálózatba tartozó, közvetlen ügyfélkiszolgálásba bevont munkahelyhez digitalizálást (szkennelést) biztosító multifunkciós nyomtató (másolás, adf, duplex nyomtatás, hálózati nyomtatás, maximális méretek, szélesség x mélység: 50 cm x 50 cm, MS Windows és LINUX operációs rendszer támogatás).[35]

4. A kormányablak irodára:[36]

a) NTG hálózati elérés,

b) helyi LAN hálózat (UTP/FTP ETHERNET) minimum CAT5e minőségi fokozat,

c) min. 10/100/ Mb/sec PoE vagy PoE+ lehetőséggel ellátott switch,

d) a switch portok külön-külön VPN-be szervezhetők és menedzselhetőek legyenek,

e) NTG hálózaton belüli zárt, IP telefon rendszer és készülékek,

f) védett WIFI hálózat legalább az ügyfélfogadást végző munkahelyeket lefedve - beleértve a potenciálisan ügyfélfogadásra bevont helyeket is -,

g) legalább egy darab, A3 formátumot előállítani képes hálózati multifunkciós nyomtató, MS Windows és LINUX operációs rendszer támogatással,

h) ügyfélhívó rendszer,

i) bankkártyás fizetést lehetővé tevő POS terminál és PIN-pad az okmánykiadással összefüggő feladatokat végző munkahelyek legalább 90%-ánál és legalább egy okmánykiadáshoz nem kapcsolódó ügyfélkiszolgálást végző munkahelyen,

j) legalább egy okmánykiadáshoz nem kapcsolódó ügyfélkiszolgálást végző munkahelyen adathordozóról történő adatfeltöltési elérhetőség biztosítása az Építésügyi hatósági engedélyezési eljárásokat Támogató elektronikus Dokumentációs Rendszer (ÉTDR) felé,

k) a kormányablakok számára jogszabályban előírt feladatok elvégzéséhez szükséges szakrendszerek elérése az NTG hálózaton,

l) SINOSZ KONTAKT videó jelnyelvi tolmácsszolgálat rendszer,

m) Biometrikus Ügyfélkapcsolati Végpont - BÜV egység.

5. Informatikai szolgáltatások, amelyek elérését az okmánykiadással összefüggő virtuális hálózatba kötött gépek kivételével minden munkaállomáson elérhetővé kell tenni:[37]

a) internetelérés egyes szakrendszeri funkciók használatához nyomtatási lehetőség biztosításával,

b) hozzáférés internetes kereső szolgáltatáshoz,

c) kormányhivatali egységes levelező rendszer,

d) kormányhivatali egységes csoportmunka támogató rendszer (ha van),

e) kormányhivatali egységes intranet (ha van),

f) irodai programcsomag (szövegszerkesztő, táblázatkezelő),

g) munkafolyamat kezelő (ügyintézői felület),

h) interaktív virtuális ügyfélszolgálat (IVÜSZ) szolgáltatás,

i) az Építésügyi hatósági engedélyezési eljárásokat Támogató elektronikus Dokumentációs Rendszer (ÉTDR) elérése,

j) kormányhivatali egységes iratkezelő rendszer,

k) tudástár,

l) ügyfélhívó,

m) központi időpontfoglaló,

n) elektronikus dokumentum ügyintéző általi hitelesítési lehetősége (azonosításra visszavezetve vagy egyéb megoldással).

6. Informatikai szolgáltatások, amelyek elérését az okmánykiadással összefüggő virtuális magánhálózatba (VPN) kötött gépekhez rendelt táblaszámítógépen elérhetővé kell tenni:[38]

a) kormányhivatali és járási hivatali iratkezelő,

b) tudástár,

c) ügyfélhívó,

d) központi időpontfoglaló.

7. Informatikai szolgáltatások, amelyek elérését az okmánykiadással összefüggő virtuális magánhálózatba (VPN) kötött gépek kivételével a munkaállomáshoz tartozó táblaszámítógépen elérhetővé kell tenni:[39]

a) irat megtekintési, AVDH irathitelesítési szolgáltatás elérése (csak ügyintézői munkaállomás felől kezdeményezhető módon),

b) ügyfélelégedettség-mérés,

c) az Építésügyi hatósági engedélyezési eljárásokat Támogató elektronikus Dokumentációs Rendszer (ÉTDR) elérése (adathordozóról történő dokumentum feltöltési szolgáltatások kivételével).

2. melléklet a 39/2013. (XII. 30.) KIM rendelethez

Az okmánykiadáshoz biztosított speciális eszközök

1. Photoshop munkahelyre (az általános munkahelyre biztosított hálózati lehetőségeken felül):

a) számítógép: minimum Intel Core i5 vagy ezzel egyenértékű, 4 Gb RAM; 250 GB HDD,

b) minimum 19" (TFT, LED) ügyintézői monitor,

c) minimum 19" (TFT, LED) ügyfél monitor,

d) A4-es lapszkenner,

e) digitális képfelvételező eszköz (minimum pixelszám: 795x596; színmélység: RGB 24 Bit),

f) ujjnyomat-szkenner,

g) okmányolvasó (biometrikus útlevélhez),

h) A4-es lézernyomtató,

i) HW alapú autentikációhoz kártyaolvasó.

2. Okmánykiadó munkahelyre (az általános munkahelyre biztosított eszközökön - beleértve hálózati eléréshez szükséges eszközöket - felül):

a) laminálógép,

b) bárkódolvasó,

c) biztonsági nyomtatók (biztonsági elemekkel ellátott tintasugaras és lézernyomtatók, biztonsági festékkel töltött tintapatronok és biztonsági adalékot tartalmazó nyomtatóegységek),

d)[40]

e) HW alapú autentikációhoz kártyaolvasó.

f) személyi igazolvány elektronikus tároló elemének adattartalmát író-olvasó periféria.[41]

3. Okmánykiadó munkahelyekről elérhetően:

a) asztali UV lámpa,

b) papírvágó (asztali).

4. A kormányablak irodára:

a) páncélszekrény (biankó okmányok, egyéb biztonságos tárolást igénylő tárgyak részére).

3. melléklet a 39/2013. (XII. 30.) KIM rendelethez

A biankó okmányok, tartozékok, PIN borítékok, rendszámok és kellékek központi ellátásának rendje és az elszámolás szabályai[42]

1. Megrendelés

A járási hivatal vezetője a NISZ Zrt. által biztosított biankó okmányok, tartozékok, PIN borítékok kellékek és a rendszámok (a továbbiakban együtt: termékek) kezelésére kijelölt kormányablak ügyintéző, távolléte esetén a helyettesítésére kijelölt személy köteles figyelemmel kísérni a termékek okmányirodai készletét, és köteles elkészíteni a szükséges megrendeléseket az erre szolgáló informatikai rendszerben.[43]

A NISZ Zrt.[44]

a) a helyi kiállítású biankó okmányokat és tartozékait az általa megállapított ellátmány mértékéig havi rendszerességgel, illetve a kormányablak rendkívüli megrendelése alapján,

b) a rendszámokat a kormányablak havi rendszeres, illetve rendkívüli megrendelése alapján,

c) a kellékeket a kormányablak negyedéves rendszeres, illetve rendkívüli megrendelése alapján

biztosítja.

2. Biankó okmányok bevételezése

2.1. A NISZ Zrt.-től szállítólevéllel érkező biankó okmányt, PIN boríték küldeményt, rendszámtáblát az iktatókönyvben történő (gyűjtőszámon) érkeztetés után a küldeményhez mellékelt szállítólevél, valamint a központi okmánynyilvántartás alapján ellenőrizni kell:[45]

a) típus,

b) tartomány (első és utolsó nyomtatvány, rendszámtábla azonosítójának ellenőrzése),[46]

c) darabszám (a csomag, szállítóegység leszámlálása és legalább szúrópróba szerinti ellenőrzése)[47]

alapján.

2.2. Az ellenőrzés alapján feltárt eltérésekről (hiány vagy többlet) jegyzőkönyvet kell készíteni két példányban, aminek első példányát haladéktalanul meg kell küldeni a NISZ Zrt.-nek, második példányát irattározni kell. Az eltérések rendezésére a NISZ Zrt. intézkedik.[48]

2.3. A járási hivatal vezetője a biankó okmányok, tartozékok, PIN boríték, rendszámok és kellékek átadása érdekében az átvételre jogosult személy és helyettesének kijelölését követően a biankó okmányokat, tartozékokat, PIN borítékokat, rendszámokat és kellékeket szállító szervnek köteles megadni az átvételre jogosult személyek nevét, telefonszámát, elektronikus elérhetőségét, személyazonosításra alkalmas okmánya típusát és számát.[49]

3. Biankó okmányok és PIN borítékok felhasználása[50]

3.1. Ügyintézői vételezés

A kormányablak ügyintéző munkakezdéskor a napi feladatokhoz szükséges mennyiségben biankó okmányt és PIN borítékot vételez. A vételezett biankó okmányokról és PIN borítékokról jegyzőkönyv készül, mely tartalmazza:[51]

a) a kormányablak székhelyét,

b) a kormányablak ügyintéző nevét,

c) az okmány

ca) típusát,

cb) kezdő azonosítóját,

cc) utolsó azonosítóját,

cd) darabszámát,

d) a kiadás dátumát,

e) a kormányablak ügyintéző aláírását,

f) a kiadó aláírását.

Ha egy típusból nem zárt intervallum kerül kiadásra, a bejegyzést rész-intervallumonként kell megtenni. A vételezést aláhúzással kell lezárni, és mind az ügyintézőnek, mind a termékek kezelésére, vagy távolléte esetén a helyettesítésre kijelölt személynek alá kell írnia. Abban az esetben, ha a vételezett okmány- vagy PIN boríték kontingens a nap folyamán kevésnek bizonyul, pótvételezést kell eszközölni a fentiekkel azonos módon.[52]

3.2. Ügyintézői napi elszámolás

A kormányablak ügyintéző a munka befejezésekor elszámol a biankó okmányokkal és a PIN borítékokkal. Az elszámolásról jegyzőkönyv készül, mely tartalmazza[53]

a) a kormányablak székhelyét,

b) a kormányablak ügyintéző nevét,

c) az okmány, PIN boríték típusát,[54]

d) a rendeltetésszerűen felhasznált biankó okmányok, PIN borítékok[55]

da) kezdő azonosítóját,

db) utolsó azonosítóját,

dc) darabszámát,

e) a nyomdai hibás, gyártáshibás biankó okmányok, PIN borítékok azonosítóját,[56]

f) a fel nem használt biankó okmányok, PIN borítékok[57]

fa) kezdő azonosítóját,

fb) utolsó azonosítóját,

fc) darabszámát,

g) az elszámolás dátumát,

h) a kormányablak ügyintéző aláírását,

i) a visszavételező aláírását.

4. Hibás, selejtes okmányok és PIN borítékok kezelése[58]

4.1. Okmányok, PIN borítékok érvénytelenítése[59]

A hibás, selejtes okmányokat és PIN borítékokat áthúzással, pecsételéssel vagy a biankó okmányok esetében átlyukasztással érvényteleníteni kell.

4.2. A NISZ Zrt.-hez felterjesztendő okmányok és PIN borítékok kezelése[60]

Abban az esetben, ha a nyomtatvány a megszemélyesítés során teljesen vagy beazonosíthatatlanságig sérült, az esetleges okmánymaradványokat is tartalmazó borítékot kell feliratozni, feltüntetve[61]

a) a kormányablak székhelyét,

b) a kormányablak ügyintéző nevét,

c) a pontos időpontot,

d) az okmány típusát és azonosítóját.

A nyomdai hibás/gyártáshibás biankó okmányokról és PIN borítékokról jegyzőkönyvet kell kiállítani, amelyhez mellékelni kell az okmányokat (illetve az azt helyettesítő borítékot) és PIN borítékokat, továbbá azokat fajtánként és nyomdai hibás/gyártási hibás bontásban a NISZ Zrt.-hez történő visszaküldésig tárolni kell. A jegyzőkönyvnek a borítékon is feltüntetett adatokat kell tartalmaznia. A NISZ Zrt.-hez felterjesztendő okmányokat érvénytelenítés után, típusonként elkülönítve, tételes kísérőjegyzékkel, a számítógépes rendszeren történő átvezetést követően, az Állami Futárszolgálat útján kell továbbítani.[62]

5. Okmányok és PIN borítékok tárolása[63]

Az okmányokat és PIN borítékokat biztonságos körülmények között, típusonként elkülönítve, tűzvédelmi szempontokból is megfelelő helyen kell tárolni.

4. melléklet a 39/2013. (XII. 30.) KIM rendelethez[64]

A települési ügysegédek részére biztosított eszközök és szolgáltatások

1. Települési ügysegédenként

a) 1 darab hordozható számítógép [legalább 14"-os képernyő, hordozhatóságot lehetővé tevő súly, Windows (7 vagy későbbi verzió) vagy Linux operációs rendszer, Ethernet és wifi hálózati kapcsolat képesség]

b) mobil internet elérés

c)[65]

d) mobiltelefon (okostelefon kategória, legalább hat megapixel felbontású fényképkészítési lehetőséggel)[66]

2. Minden irodai ügyfélfogadási helyszínen

a) 1 darab multifunkciós lézer nyomtató vagy külön lézer nyomtató és scanner

b) papír űrlapok tárolási lehetősége

c) NTG hálózat elérhetősége

d) bankkártyás fizetést lehetővé tevő terminál, ahol a c) alpont szerinti hálózati kapcsolat rendelkezésre áll.[67]

3. Kormányhivatalonként 5 darab okmányok, bizonyítványok digitalizálására is alkalmas hordozható kézi scanner

4. Biztosítandó informatikai szolgáltatások:[68]

a) internetelérés egyes szakrendszeri funkciók használatához nyomtatási lehetőség biztosításával,

b) hozzáférés internetes kereső szolgáltatáshoz,

c) kormányhivatali egységes levelező rendszer,

d) kormányhivatali egységes csoportmunka támogató rendszer (ha van),

e) kormányhivatali egységes intranet (ha van),

f) irodai programcsomag (szövegszerkesztő, táblázatkezelő),

g) munkafolyamat kezelő (ügyintézői felület),

h) interaktív virtuális ügyfélszolgálat (IVÜSZ) szolgáltatás,

i) az Építésügyi hatósági engedélyezési eljárásokat Támogató elektronikus Dokumentációs Rendszer (ÉTDR) elérése,

j) kormányhivatali egységes iratkezelő rendszer,

k) tudástár,

l) központi időpontfoglaló,

m) elektronikus dokumentum ügyintéző általi hitelesítési lehetősége (azonosításra visszavezetve vagy egyéb megoldással),

n) irat megtekintési, AVDH irathitelesítési és ügyfélkapus feltöltési szolgáltatás elérése.

o) ügyfélkapu regisztrációs szolgáltatás elérése.[69]