323/2014. (XII. 15.) Korm. rendelet

az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer létrehozásával összefüggő kormányrendeletek módosításáról

A Kormány a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 35/A. § (1) bekezdésében,

a 9. § tekintetében a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény 259. § (1) bekezdés 16. pont b) alpontjában,

a 10. § tekintetében a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény 175. § (2) bekezdés b) pontjában és 175. § (3) bekezdés d) pontjában,

a 11. § tekintetében a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény 175. § (1) bekezdés c) pontjában

kapott felhatalmazás alapján, az Alaptörvény 15. cikk (1) bekezdésében meghatározott feladatkörében eljárva a következőket rendeli el:

1. A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet módosítása

1. § A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.1.) 2. §-a a következő 5a. ponttal egészül ki:

(E rendelet alkalmazásában)

"5a. egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer: az iratkezelés e rendeletben meghatározott egyes fázisainak elvégzésére irányuló szolgáltatások, informatikai, technológiai és személyi feltételek összessége, amelyben a Kormány által arra kijelölt működtető szerv és szolgáltató biztosítja:

a) a postai úton érkező, papíralapú küldemények átvételét, felbontását, érkeztető azonosítóval történő ellátását, a küldemények hiteles elektronikus irattá történő átalakítását, érkeztető nyilvántartásba való bevezetését, a címzett részére elektronikus úton történő megküldését,

b) elektronikus irat hiteles papíralapú irattá történő alakítására irányuló szolgáltatást;"

2. § Az R.1. 27. § (2) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(2) A közfeladatot ellátó szerv - az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszerében történő érkeztetés kivételével - az érkeztetést és felbontást saját maga láthatja el, vagy ahhoz a SZEÜSZR-ben meghatározott SZEÜSZ szolgáltató szolgáltatását veheti igénybe."

3. § Az R.1. 34. §-a a következő (6) bekezdéssel egészül ki:

"(6) Az 1. mellékletben felsorolt szervek gondoskodnak a hozzájuk közvetlenül benyújtott papíralapú irat elektronikus irattá alakításáról."

4. § Az R.1. a 38. §-át követően a következő alcímmel egészül ki:

"Egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer

38/A. § Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer

a) érkeztető rendszere (a továbbiakban: érkeztető rendszer) biztosítja az 1. mellékletben felsorolt szervek címére érkezett postai papíralapú küldemények tekintetében a 2. § 5a. pont a) alpontja szerinti feladatok ellátását,

b) a kijelölt szolgáltató útján biztosítja az 1. mellékletben felsorolt szervek expediálásra előkészített, papíralapú kézbesítést igénylő elektronikus iratainak hiteles papíralapú irattá történő alakítását

a 2. mellékletben felsorolt küldemények kivételével.

38/B. § (1) Az érkeztető rendszerben a postai szolgáltatótól a papíralapú küldeményt az érkeztető rendszer működtetője iratkezelési szabályzatában arra feljogosított személy veszi át.

(2) Ha az érkeztető rendszerhez olyan küldemény érkezik, amelynek nem az 1. mellékletben felsorolt szerv a címzettje, az érkeztető rendszer működtetője a küldeményeket dokumentáltan, felbontás nélkül, kézbesítés céljából a postai szolgáltatónak haladéktalanul visszaadja.

(3) Az érkeztető rendszer működtetője a (2) bekezdés szerint jár el abban az esetben is, amennyiben a küldemény címzettje nem állapítható meg.

(4) Ha az érkeztető rendszerhez a 2. mellékletben felsorolt küldemény érkezik, azt az érkeztető rendszer működtetője az átvétel tényének és időpontjának megjelölésével, illetve amennyiben a küldeményt felbontotta, a felbontás tényének és időpontjának dokumentálásával a címzetthez történő kézbesítés érdekében a postai szolgáltatónak haladéktalanul visszaadja vagy az Állami Futárszolgálatnak haladéktalanul átadja.

38/C. § (1) Az érkeztető rendszer működtetője a küldeményt felbontás után - a 2. mellékletben felsorolt küldemény kivételével - érkeztetési azonosítóval látja el, gondoskodik a hiteles elektronikus irattá (ezen alcím alkalmazásában a továbbiakban: elektronikus irat) alakításáról és az elektronikus iratot bevezeti az elektronikus érkeztetési nyilvántartásba.

(2) Az érkeztető rendszer működtetője a 34. § (2) bekezdés a)-c) és e) pontjában felsorolt adatokat tartalmazó érkeztetési nyilvántartást elektronikusan, címzett szerint vezeti.

(3) Az egy küldeményben érkező, de különböző ügyekhez tartozó iratokat külön kell érkeztetési azonosítóval ellátni és az érkeztetési nyilvántartásba bevezetni.

38/D. § (1) Az érkeztető rendszer működtetője az elektronikus iratot, annak képi ellenőrzését követően az érkeztetési nyilvántartás adataival együtt megküldi a címzett iratkezelési szoftverének.

(2) Az érkeztető rendszer működtetője az érkeztető rendszerben érkeztetett papíralapú iratot száznyolcvan napig tárolja. Az érkeztető rendszer működtetője a tárolás ideje alatt a tárolt iratot a címzett vagy a feladó kérésére dokumentáltan megküldi.

(3) A tárolt iratot a tárolási idő leteltét követő kilencven napon belül az érkeztető rendszer működtetője az 1. mellékletben felsorolt szervvel egyeztetett módon irattározás céljából átadja.

(4) A küldemények visszakereshetőségét, sérülésmentes és jogosulatlan hozzáférést megakadályozó tárolását a feladónak vagy a címzettnek történő átadásig biztosítani kell.

38/E. § (1) Az érkeztető rendszer technológiai vagy informatikai rendszerében fellépő átmeneti üzemzavar elhárítását követően az üzemzavar ideje alatt átvett küldemények tekintetében az érkeztető rendszer működtetője az elektronikus irat címzetthez történő megküldéséhez szükséges, még el nem végzett feladatokat haladéktalanul elvégzi.

(2) A tartós, huszonnégy órát meghaladó üzemzavarról, valamint az üzemzavar megszűnéséről - a küldeményeknek közvetlenül a címzetthez való továbbítása, illetve az üzemzavar elhárítását követően az új küldemények érkeztető rendszerben történő ismételt fogadása érdekében - az érkeztető rendszer működtetője a Magyar Posta Zrt.-t haladéktalanul értesíti.

(3) Az érkeztető rendszer működtetője az iratkezelési szabályzatában meghatározott módon az átmeneti és tartós üzemzavarról az 1. mellékletben felsorolt szerveket is értesíti.

(4) A tartós üzemzavar ideje alatt átvett papíralapú küldeményeket az érkeztető rendszer működtetője a postai szolgáltató útján haladéktalanul megküldi a címzettnek.

(5) A címzett az iratkezelési szoftverét érintő, az elektronikus irat fogadását akadályozó üzemzavarról haladéktalanul értesíti az érkeztető rendszer működtetőjét. Az üzemzavar elhárításáról szóló értesítést követően az érkeztető rendszer működtetője a már megküldött küldeményeket ismételten továbbítja.

38/F. § (1) Az érkeztető rendszeren keresztül megküldött elektronikus irat az ügyintézési határidő számítása szempontjából a címzetthez történő megérkezéskor minősül beérkezettnek.

(2) Az érkeztető rendszer üzemeltetője a tértivevényes küldeményeket soron kívül dolgozza fel, a visszaérkezett tértivevényekről készült elektronikus iratot soron kívül küldi meg a könyvelt postai küldemény feladójának.

(3) Az érkeztetési nyilvántartás az érkeztetési adatokat az adott évi érkeztetési állomány lezárását követően egy évig tárolhatja. Ezt követően az adatokat törölni kell.

38/G. § (1) E rendeletnek az expediálásra vonatkozó rendelkezéseit a (2) bekezdésben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

(2) Az 1. mellékletben felsorolt szerv az 55. §-ban meghatározott iratkezelési feladatainak ellátását követően, a papíralapú kézbesítést igénylő elektronikus küldeményeket a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltatónak adja át az elektronikus irat hiteles papíralapú irattá alakítása és címzetthez történő kézbesítése érdekében."

5. § Az R.1. az 57. §-át követően a következő 58. §-sal egészül ki:

"58. § Az 1. mellékletben felsorolt szervek, továbbá a Központi Statisztikai Hivatal, a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala iratainak egymás részére történő megküldése - a 2. mellékletben felsorolt küldemények kivételével - elektronikus úton, e rendeletnek az elektronikus iratkezelésre vonatkozó szabályai szerint közvetlenül történik."

6. § Az R.1. 68. §-a a következő (1a) bekezdéssel egészül ki:

"(1a) Nem kell alkalmazni az (1) bekezdés rendelkezését, ha a változtatás az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben végzett érkeztetést és expediálást érinti."

7. § Az R.1. VI. fejezete a következő 68/A. §-sal egészül ki:

"68/A. § (1) A Kormány az érkeztető rendszer működtetésére Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatalát (a továbbiakban: KEK KH) jelöli ki.

(2) A KEK KH az érkeztető rendszerhez érkezett küldemények tekintetében adatfeldolgozói feladatokat lát el.

(3) Az érkeztető rendszer tekintetében

a) a 3. § (3) bekezdésében meghatározott vezetőn a KEK KH elnökét kell érteni,

b) a 34. § (1) bekezdésében meghatározott feladatok elvégzésének módját a KEK KH iratkezelési szabályzata határozza meg."

8. § Az R.1. az 1. és 2. melléklet szerinti 1. és 2. melléklettel egészül ki.

2. Az egyes központi államigazgatási szervek személyügyi nyilvántartási és integrált emberi erőforrás-gazdálkodási rendszeréről szóló 335/2010. (XII. 27.) Korm. rendelet módosítása

9. § Az egyes központi államigazgatási szervek személyügyi nyilvántartási és integrált emberi erőforrás-gazdálkodási rendszeréről szóló 335/2010. (XII. 27.) Korm. rendelet 13. § (2) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(2) A KSzSzR működtetéséhez szükséges informatikai, műszaki üzemeltetési feltételeket - a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. (a továbbiakban: NISZ) bevonásával - a Hivatal biztosítja. A NISZ tevékenységének szakmai felügyeletét e feladatok ellátása vonatkozásában a Hivatal látja el."

3. A szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló 83/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet módosítása

10. § (1) A szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló 83/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.2.) a következő 87/B. §-sal egészül ki:

"87/B. § Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben az elektronikus irat hiteles papír alapú irattá alakítása esetén a szolgáltató a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala (a továbbiakban: KEK KH) részére is biztosítja a másolatkészítés során a tartalmi ellenőrzés lehetőségét."

(2) Az R.2. 170. § (1) bekezdésében az "a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala (jelen alcím alkalmazásában a továbbiakban: KEK KH)" szövegrész helyébe a "KEK KH" szöveg lép.

4. Az egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló 84/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet módosítása

11. § Az egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló 84/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet 6. §-a a következő (3) és (4) bekezdéssel egészül ki:

"(3) Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben megvalósuló papír alapú irat hiteles elektronikus irattá történő átalakításra vonatkozóan a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala (a továbbiakban: KEK KH) szerződést köt a Magyar Posta Zrt.-vel.

(4) Az elektronikus irat hiteles papír alapú irattá alakítása szolgáltatás feltételeiről a KEK KH a Magyar Posta Zrt.-vel szolgáltatási keret-megállapodást köt. Az abban foglaltakra figyelemmel az a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 1. mellékletében felsorolt szervek közszolgáltatási szerződést kötnek a Magyar Posta Zrt.-vel."

5. Záró rendelkezés

12. § Ez a rendelet 2015. január 1-jén lép hatályba.

Orbán Viktor s. k.,

miniszterelnök

1. melléklet a 323/2014. (XII. 15.) Korm. rendelethez

"1. melléklet a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelethez

Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszerébe bevont szervek

1. Miniszterelnökség

2. Belügyminisztérium

3. Emberi Erőforrások Minisztériuma

4. Földművelésügyi Minisztérium

5. Igazságügyi Minisztérium

6. Külgazdasági és Külügyminisztérium

7. Nemzetgazdasági Minisztérium

8. Nemzeti Fejlesztési Minisztérium

9. Forster Gyula Nemzeti Örökségvédelmi és Vagyongazdálkodási Központ

10. Kormányzati Ellenőrzési Hivatal

11. Közigazgatási és Igazságügyi Hivatal

12. Nemzeti Innovációs Hivatal

13. Nemzetstratégiai Kutatóintézet

14. Nemzeti Örökség Intézete

15. Magyar Nyelvstratégiai Intézet

16. Információs Hivatal

17. Rendszerváltás Történetét Kutató Intézet és Archívum

18. VERITAS Történetkutató Intézet

19. Fővárosi és megyei kormányhivatalok és járási hivatalaik

20. Bevándorlási és Állampolgársági Hivatal

21. Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala

22. Nemzeti Védelmi Szolgálat

23. Szervezett Bűnözés Elleni Koordinációs Központ

24. Rendőrség, Független Rendészeti Panasztestület

25. Nemzetbiztonsági Szakszolgálat

26. Alkotmányvédelmi Hivatal

27. BM Országos Katasztrófavédelmi Főigazgatóság és területi, helyi szervei

28. Büntetés-végrehajtási Szervezet

29. Terrorelhárítási Központ

30. Nemzetközi Oktatási Központ

31. Közszolgálati Személyzetfejlesztési Főigazgatóság

32. Országos Vízügyi Főigazgatóság

33. Egészségügyi Engedélyezési és Közigazgatási Hivatal

34. Emberi Erőforrás Támogatáskezelő

35. Nemzeti Család- és Szociálpolitikai Intézet

36. Nemzeti Rehabilitációs és Szociális Hivatal

37. Oktatási Hivatal

38. Országos Egészségbiztosítási Pénztár

39. Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóság

40. Országos Tisztifőorvosi Hivatal

41. Földmérési és Távérzékelési Intézet

42. Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Hivatal

43. Nemzeti Környezetügyi Intézet

44. Nemzeti Élelmiszerlánc-biztonsági Hivatal

45. Nemzeti park igazgatóságok

46. Országos Környezetvédelmi és Természetvédelmi Főfelügyelőség

47. Nemzeti Földalapkezelő Szervezet

48. Országos Meteorológiai Szolgálat

49. Igazságügyi Hivatal

50. Európai Támogatásokat Auditáló Főigazgatóság

51. Magyar Kereskedelmi Engedélyezési Hivatal

52. Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság

53. Közlekedésbiztonsági Szervezet

54. Kormányzati Informatikai Fejlesztési Ügynökség

55. Magyar Bányászati és Földtani Hivatal

56. Nemzeti Fogyasztóvédelmi Hatóság

57. Nemzeti Közlekedési Hatóság

58. Országos Atomenergia Hivatal

59. Magyar Kormánytisztviselői Kar"

2. melléklet a 323/2014. (XII. 15.) Korm. rendelethez

"2. melléklet a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelethez

Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben nem érkeztethető és nem kézbesíthető küldemények

I. Általános kivételek:

a) minősített iratok;

b) a miniszterelnök, a miniszterelnök-helyettes, a miniszterelnöki kabinet küldeményei;

c) közbeszerzésekkel kapcsolatos küldemények;

d) "Saját kezű (sk.) felbontásra!", "Kizárólag saját kezű felbontásra!" kezelési jelzéssel ellátott iratok;

e) nem kizárólag közigazgatási szervek egymás között kötendő szerződései;

f) értéklevelek, készpénz-átutalási megbízás;

g) vagyonnyilatkozatok;

h) tárgyakat tartalmazó küldemények;

i) csomag küldemények;

j) könyvek, tananyagok;

k) tájékoztatók;

l) meghívók, üdvözlő lapok.

II. Speciális kivételek:

a) a büntetés-végrehajtási intézetben fogvatartottak, továbbá az idegenrendészeti őrzött szálláson, közösségi szálláson elhelyezettek küldeményei;

b) a Magyar Közlöny Szerkesztőség küldeményei;

c) az Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóság és a nyugdíjbiztosítási igazgatási szervek nyugdíjmegállapítási, nyugdíjfolyósítási és adategyeztetési eljárásaiban keletkezett küldemények;

d) diplomáciai és konzuli küldemények, valamint a Magyarországon akkreditált diplomáciai testületek küldeményei;

e) különleges digitalizálási eljárást igénylő küldemények;

f) eredeti okmányokat, közokiratokat tartalmazó küldemények (pl. lakcímkártya, útlevél, munkakönyv, hatósági bizonyítvány);

g) kegyelmi ügyek;

h) nemzetközi elfogató parancs;

i) nemzetbiztonsági kérdőív, nemzetbiztonsági ellenőrzés eredményeit tartalmazó dokumentumok;

j) az 1. mellékletben meghatározott szervek iratkezelési szabályzatában meghatározott egyes iratok;

k) az 1. mellékletben felsorolt szervek iratkezelési szabályzatában meghatározott azon küldemények, amelyek kezelésére a szerv iratkezelési szabályzata speciális rendelkezéseket tartalmaz és digitalizálásukról a szerv gondoskodik."