335/2010. (XII. 27.) Korm. rendelet

egyes központi államigazgatási szervek személyügyi nyilvántartási és integrált emberi erőforrás-gazdálkodási rendszeréről

A Kormány a kormánytisztviselők jogállásáról szóló 2010. évi LVIII. törvény 64. § (3) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján, az Alkotmány 35. §-a (1) bekezdésének b) pontjában megállapított feladatkörében eljárva a következőket rendeli el:

A rendelet hatálya

1. §[1] E rendelet hatálya a minisztériumokra, a Miniszterelnöki Kormányirodára, valamint az e szervekkel jogviszonyban álló foglalkoztatottakra terjed ki.

1/A. §[2] A Kormány a közszolgálati tisztviselőkről szóló törvény szerinti személyügyi központként a közszolgálati életpálya kidolgozásáért felelős minisztert (a továbbiakban: miniszter) jelöli ki.

Értelmező rendelkezések

2. § A jelen rendelet alkalmazásában:

1. Kormányzati személyügyi szolgálgató rendszer (a továbbiakban: KSzSzR): központi adatbázisra épülő, egységes alapokon megvalósuló, moduláris felépítésű személyügyi nyilvántartás és integrált emberi erőforrás-gazdálkodási rendszer, amely külső informatikai rendszerekhez is kapcsolódik;

2. Foglalkoztatott: a munkáltatónál foglalkoztatási jogviszonyban álló természetes személy, valamint - feltéve, hogy az adatkezeléshez hozzájárult - a nyugdíjasnak minősülő, a munkáltatónál korábban foglalkoztatási jogviszonyban állt természetes személy;

3. Nyugdíjas: a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény 19/A. § (1) bekezdésének a)-h) pontja, valamint a kormánytisztviselők jogállásáról szóló 2010. évi LVIII. törvény 10. § (3) bekezdése szerinti személy, amennyiben a munkáltató juttatást biztosít számára;

4. Modul: a KSzSzR-t felépítő egyes funkcionális rendszerelemek, melyek egymással közvetlen kapcsolatban állnak;

5. Interfész: két funkcionális egység összekapcsolhatóságát és együttműködését biztosító előírások összessége, a KSzSzR azon eleme, amely biztosítja a külső informatikai rendszerekkel történő kommunikációt (elektronikus adatátadás-átvétel);

6.[3] Munkáltató: a minisztériumok, valamint a Miniszterelnöki Kormányiroda;

7. Állománytábla: a munkáltató szervezeti felépítéséhez igazodó, az egyes szervezeti egységekhez rendelt álláshelyek és az álláshelyekhez szükséges ismérvek összessége;

8. Felhasználó: a munkáltató azon munkatársa, aki a KSzSzR-t munkaköri feladatainak teljesítése céljából használja;

9. Okmány: minden olyan irat, amely személyre, vagy a személy jogviszonyára vonatkozóan állítást, tényt, körülményt, adatot, állapotot, jogot vagy kötelezettséget rögzít, és amelyet abból a célból készítettek, hogy az állítást, tényt, körülményt, adatot, állapotot, jogot vagy kötelezettséget a jövőben bizonyítani, igazolni, ellenőrizni lehessen;

10. Adatállomány: a KSzSzR-ben rögzített, oda importált, illetve ott előállított információk összessége;

11. Személyügyi intézkedés: a felhasználó által végrehajtott, valamely foglalkoztatott jogviszonyának adataiban változást eredményező tevékenység;

12. Jelentőfelelős: a központosított illetményszámfejtésről szóló 37/2001. (X. 25.) PM rendelet 2. § (1) bekezdés j) pontja szerinti jelentőfelelős;

13. Szerepkör: a meghatározott feladatkörrel és annak ellátásához szükséges jogosultsággal felruházott felhasználói pozíció;

14.[4] Külső informatikai rendszerek működtetői: a Magyar Államkincstár és a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt.;

15. Jogosultság: egy adott szerepkört betöltő felhasználó számára biztosított, a KSzSzR használatát lehetővé tévő egyes jogok (felhatalmazások) összessége;

16. Értékkészlet: a KSzSzR-ben rögzítendő egyes adatokra jellemző, választható elemek halmaza.

A KSzSzR rendeltetése

3. § A KSzSzR rendeltetése, hogy szolgáltatásai révén biztosítsa:

a) a humánpolitikai feladatok ellátásának informatikai támogatását;

b) a külön törvény szerinti közszolgálati alapnyilvántartás vezetését;

c) a közszolgálati személyzeti politika alakításához szükséges statisztikai adatszolgáltatásokat;

d) a feladatellátáshoz kapcsolódóan az adatkapcsolatot a külön törvényben és a jelen rendeletben meghatározott külső informatikai rendszerekkel.

A KSzSzR felépítése

4. § (1) A KSzSzR egységes informatikai rendszerként magában foglalja a (2)-(4) bekezdés szerinti modulokat, kiszolgáló eszközöket és a külső informatikai rendszerekhez a kapcsolódást lehetővé tevő interfészeket.

(2) A KSzSzR moduljai a következők:

a) személyügyi adminisztráció,

b) dokumentumtár,

c) munkaidő és távollét nyilvántartás,

d) képzés, oktatás,

e) vezetői információs rendszer.

(3) A KSzSzR kapcsolódó szolgáltatásai a következők:

a) önkiszolgáló felület,

b) ügyfélszolgálat.

(4) A KSzSzR az alábbi külső informatikai rendszerekhez kapcsolódik:

a) Központosított Illetményszámfejtő Rendszer (a továbbiakban: KIR),

b) Szolgáltatási és Ellátási Alapadat Tár (a továbbiakban: SzEAT),

c) a munkáltatók által alkalmazott iktató rendszerek (a továbbiakban: iktató rendszerek).

A KSzSzR moduljai és kapcsolódó szolgáltatásai

5. § (1) A személyügyi adminisztráció modul a KSzSzR központi modulja, amely

a) tartalmazza a munkáltatók állománytábláit;

b) tartalmazza a foglalkoztatottaknak a közszolgálati alapnyilvántartás szerinti adatait;

c)[5] tartalmazza a szakmai vezetők és a kormánytisztviselők melléklet szerinti önéletrajzait;

d)[6] a felhasználók utasításának megfelelően vagy automatikusan feladatokat, műveleteket hajt végre a KSzSzR-ben kezelt személyes és szervezeti adatok és az ezekre vonatkozó intézkedések, folyamatok vonatkozásában.

(2) A dokumentumtár modul biztosítja:

a) az egységes okmánymintáknak megfelelően az okmányok előállítását, nyomtatását, tárolását;

b) azon igazolások, nyilatkozatok, dokumentumok elektronikus formában történő tárolását, amelyeket a foglalkoztatottnak a jogviszonyával összefüggésben a munkáltató rendelkezésére kell bocsátani.

(3) A munkaidő és távollét nyilvántartás modul tartalmazza a foglalkoztatott:

a) éves szabadságát,

b) szabadságtervének elkészítését,

c) munkából való távolmaradásának nyilvántartását,

d) fizetés nélküli szabadságának igénylését és engedélyezését, időtartamát,

e) rendkívüli munkavégzésének elrendelését.

(4) A képzés, oktatás modul:

a) nyilvántartja a képzésekre vonatkozó adatokat, ideértve a kapcsolódó elektronikus tananyagokat is;

b) kezeli a képzésekre vonatkozó igényeket, jóváhagyásokat, előírásokat;

c) rögzíti a foglalkoztatottaknak a képzéseken megszerzett végzettségeit, kompetenciáit;

d) nyilvántartja a tanulmányi szerződésekkel kapcsolatos adatokat.

(5) A vezetői információs modul a vezetői feladatok támogatása céljából a KSzSzR-ben tárolt adatokról információkat szolgáltat, kimutatásokat készít. A lekérdezés történhet automatikusan vagy kezdeményezésre, illetve előre meghatározott vagy egyedi igény alapján.

6. § (1) Az önkiszolgáló felületen a foglalkoztatottak megtekinthetik saját adataikat, azokhoz dokumentumokat csatolhatnak, intézkedéseket kezdeményezhetnek, megteszik a távolléteikkel és a képzéseikkel kapcsolatos kezdeményezéseket, illetve ellátják a mindezekkel kapcsolatos feladataikat. Az egyes szervezeti egységek vezetői az irányításuk alá tartozó foglalkoztatottak adataiba betekinthetnek, elláthatnak egyes munkáltatói feladatokat (utasításadás, kezdeményezések jóváhagyása).

(2) Az ügyfélszolgálat a felhasználók számára nyújt segítséget, továbbá lehetőséget biztosít a felhasználóknak a KSzSzR-t érintő bejelentések, igények megtételére.

A KSzSzR kapcsolata külső informatikai rendszerekkel

7. § (1) A Magyar Államkincstár (a továbbiakban: Kincstár) ellátja a KIR interfész működtetésével kapcsolatos feladatait. A KSzSzR és a KIR közötti adatkapcsolatot a KIR-ben alkalmazott személy- és jogviszony azonosító biztosítja.

(2) A munkáltatók az illetményszámfejtéshez szükséges humánpolitikai intézkedéseket tartalmazó adatszolgáltatást a KSzSzR-ből előállított okiratok, bizonylatok és elektronikus adatállományok útján teljesítik.

(3) A KSzSzR-ben előállított okiratok és bizonylatok adattartalmának meg kell felelnie a központosított illetményszámfejtésről szóló 37/2001. (X. 25.) PM rendelet 1. számú mellékletében meghatározottaknak.

(4) A jelentőfelelős feladata a következő:

a) az állományok leválogatása személyügyi intézkedések esetén, amennyiben a humánpolitikai területért felelős szervezeti egységtől a hitelesített okirat megérkezik;

b) a munkáltató különböző szervezeti egységei által a munkaidő és távollét nyilvántartás modulba bejegyzett távollétek és a távolléteket igazoló okmányok előzetes ellenőrzését követően a távollét jelentés átadásának indítása;

c) az elektronikus állomány előállításával egyidejűleg a hozzá tartozó papír alapú okiratok, bizonylatok postázása;

d) az ellenőrzések során felmerülő hibás adatok javíttatása és a javított adatok újbóli megküldése.

(5) A Kincstár elektronikus úton adatszolgáltatást biztosít a KSzSzR részére a számfejtett illetményekről és a távollétekről.

8. § (1)[7] A KSzSzR és a SzEAT közötti adatkapcsolat célja, hogy a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság ellátási körébe tartozó és a KSzSzR rendszert alkalmazó munkáltatók a SzEAT számára szükséges adatszolgáltatást közvetlenül, elektronikus úton teljesítsék.

(2) A KSzSzR és a SzEAT közötti elektronikus adatkapcsolat a KSzSzR-ben alkalmazott szervezet-, szerepkör-, és személy azonosítók alapján jön létre.

9. § (1) A KSzSzR és a munkáltatók által üzemeltetett iktató rendszerek közötti adatkapcsolat biztosítja a KSzSzR-ben keletkező iratok automatikus iktatását.

(2) A KSzSzR és az iktató rendszer közötti kapcsolatot a KSzSzR-ben alkalmazott jogviszony azonosítók biztosítják, melyeket az iktató rendszerben kézzel rögzíteni kell.

10. § (1) A munkáltatók és a külső informatikai rendszerek működtetői kötelesek együttműködni, ideértve különösen az észlelt hibák jelzését, illetőleg javítását, és a javítás megtörténtéről szóló értesítést.

(2)[8] A külső informatikai rendszerek működtetői egyeztetnek a miniszterrel, amennyiben a saját rendszerükben olyan változtatást kívánnak végrehajtani, amely az interfészekre hatással van.

A KSzSzR működési modellje, üzemeltetése

11. § (1) A KSzSzR a személyügyi adminisztráció modulban, mint központi adatbázisban tárolt adatoknak a felhasználók által alkalmazási felületen keresztül történő közvetlen kezelésére épül.

(2) A központi adatbázisban tárolt adatok hiteles okmányokon nyugszanak. Az adatokat a keletkezési helyük szerint illetékes munkáltató felhasználója rögzíti. A hiteles adatok ügyrend szerinti ellenőrzési eljárások után kerülnek az adatbázisba.

12. § (1) A felhasználóknak a KSzSzR adataihoz és funkcióihoz való hozzáférését a jogosultságuk terjedelme alapján külön jogszabály* határozza meg. A felhasználók az általuk megismert személyes adatokat kizárólag a jogosultságuk által meghatározott körben használhatják fel.[9]

(2) A KSzSzR a felhasználók által végzett, meghatározott adatkörökre vonatkozó módosító műveletről részletes, a felhasználó és a művelet beazonosításához szükséges adatokat tartalmazó nyilvántartást készít és tárol.

(3) A modulokhoz és interfészekhez történő szabályozott hozzáférés érdekében minden felhasználót "Felhasználói névvel" kell azonosítani, és a rendszer adataihoz történő hozzáférését a KSzSzR jogosultsági rendszerén keresztül kell biztosítani, figyelembe véve az adatvédelmi előírásokat.

(4) Az engedélyezett jogosultságokat nyilván kell tartani. A nyilvántartást úgy kell kialakítani, hogy megállapítható legyen, hogy egy adott időpontban egy meghatározott adathoz a felhasználók milyen köre fért hozzá, és részükre ezt a jogosultságot ki engedélyezte.

13. §[10] (1) A KSzSzR működtetéséről a miniszter gondoskodik.

(2) A KSzSzR működtetéséhez szükséges informatikai, műszaki üzemeltetési feltételeket - a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zártkörűen Működő Részvénytársaság bevonásával - a miniszter biztosítja.

A miniszter feladatai[11]

14. § A miniszter ellátja a KSzSzR szakmai felügyeletével kapcsolatos feladatokat. Ennek keretében különösen:[12]

a) felel a KSzSzR stratégiai fejlesztéséért;

b) ellátja a KSzSzR szabályozásával kapcsolatos feladatokat;

c) koordinációs bizottságot hoz létre és működtet.

15. § (1) A koordinációs bizottság (a továbbiakban: bizottság) véleményező, javaslattevő, döntés-előkészítő testületi szerv, amely ügyrendjét maga határozza meg.

(2)[13] A bizottság elnökét és titkárát a miniszter jelöli ki, tagjai a munkáltatók által delegált személyek. A bizottság elnöke további személyeket is meghívhat.

(3)[14] A bizottság szükség szerint, de legalább negyedévente ülésezik. A bizottság üléseiről emlékeztető készül, amelyet a miniszternek kell megküldeni.

16. §[15][16] A miniszter a külön törvényben meghatározott lekérdezést a vezetői információs modulon keresztül végzi.

A személyügyi központ feladatai[17]

17. § (1) A személyügyi központ:[18]

a) a felhasználók részére működteti a 6. § (2) bekezdése szerinti ügyfélszolgálatot (a továbbiakban ügyfélszolgálat);

b) gondoskodik a fejlesztési igényekről;

c) a felhasználók tájékoztatása érdekében működteti a KSzSzR portált;

d)[19]

(2) A személyügyi központ az ügyfélszolgálat segítségével:[20]

a) a felhasználók részére tájékoztatást nyújt a KSzSzR működésével kapcsolatos kérdésekben;

b) kezeli a felhasználóktól érkező hibabejelentéseket, gondoskodik a hibák kijavításáról;

c) a munkáltató kezdeményezésére beállítja, módosítja, törli az egyes felhasználók jogosultságait;

d) gondoskodik az egyes modulok paraméterei, az értékkészletek és az okmányminták aktualizálásáról;

e) tájékoztatókat készít, oktatásokat szervez a felhasználók számára a rendszerben megvalósított változtatásokról;

f)[21] segítséget nyújt a munkáltatók, és a közigazgatási minőségpolitikáért és személyzetpolitikáért felelős miniszter számára a vezetői információs igények kielégítésével kapcsolatos feladataik ellátásához.

(3) A személyügyi központ a KSzSzR fejlesztése tekintetében:[22]

a)[23]

b) elvégzi a KSzSzR-ben végrehajtásra kerülő módosításokból, fejlesztésekből adódó tesztelési feladatokat.

(4)[24] A személyügyi központ a közigazgatási személyzetfejlesztési feladatai körében[25]

a) ellátja az integrált humánerőforrás-gazdálkodást támogató humáninformatikai rendszerre vonatkozó jogszabályban meghatározott feladatokat, az egységes toborzási adatbázis és a tartalékállomány egységes nyilvántartását biztosító tartinfó rendszerrel összefüggésben jogszabályban meghatározott feladatokat,

b) bevezeti és működteti a központi humánkontrolling rendszert,

c) biztosítja a jogszabályban meghatározott pályázati és kiválasztási eljárásokkal összefüggő szolgáltatásokat,

d) a Nemzeti Közszolgálati Egyetem közreműködésével működteti a kompetencia és munkaköralapú közszolgálati továbbképzés tervezési, beiskolázási és módszertani feladatait,

e)[26]

f)[27]

g)[28]

A munkáltató feladatai

18. § A munkáltató ellátja

a) a humánpolitikai feladatokkal összefüggő,

b) a KSzSzR működése érdekében szükséges,

c) továbbá az egyéb adminisztratív jellegű

feladatokat.

19. § (1) A munkáltató humánpolitikai feladatai különösen:

a) állománytábla feltöltése, módosítások folyamatos átvezetése;

b) a foglalkoztatottak személyes adatainak felvitele, módosítása, törlése;

c) az egyes személyügyi intézkedések végrehajtása, a kapcsolódó okmányok előállítása;

d) a munkaidő és távollét nyilvántartás feladatainak ellátása;

e) a képzések tervezésével, szervezésével és a hozzájuk kapcsolódó nyilvántartások vezetésével kapcsolatos feladatok ellátása;

f) az interfészen keresztül történő adatátadások biztosítása.

(2) A munkáltató a KSzSzR működése érdekében az alábbi feladatokat látja el:

a)[29] a rendszer használata során feltárt hibák, illetve módosítási igények megküldése a miniszter felé;

b)[30] a jogosultságok beállításával, törlésével kapcsolatos igények jelzése a miniszter felé;

c)[31] együttműködés a miniszterrel a KSzSzR-ben végrehajtott módosítások, fejlesztések felhasználói tesztelésében.

(3) A munkáltató adminisztratív jellegű feladatai különösen:

a) a KSzSzR-rel összefüggő belső szabályzatok felülvizsgálata;

b) a vezetői információs igények kiszolgálása érdekében lekérdezések, kimutatások készítése.

Állami vezetőkre vonatkozó rendelkezések

20. § (1)[32] A miniszter adatait a KSzSzR-be a közigazgatási minőségpolitikáért és személyzetpolitikáért felelős miniszter rögzíti, módosítja, törli, továbbá végrehajtja a személyügyi intézkedéseket, előállítja a kapcsolódó okmányokat.

(2)[33] A központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjai és az államtitkárok jogállásáról szóló 2010. évi XLIII. törvény 7. § (4) bekezdése szerinti személyügyi nyilvántartás vezetése érdekében a munkáltató az államtitkárra, valamint a szakmai vezetőre vonatkozó, az általa végrehajtott személyügyi intézkedések okmányait átadja a Miniszterelnöki Kormányirodának.

A honvédelemért felelős miniszter által vezetett minisztériumra és a külpolitikáért felelős miniszter által vezetett minisztériumra vonatkozó külön rendelkezések[34]

21. § (1)[35] A honvédelemért felelős miniszter által vezetett minisztériumban a Magyar Honvédség hivatásos és szerződéses állományú katonáinak jogállásáról szóló 2001. évi XCV. törvény hatálya alá tartozó foglalkoztatottak személyügyi nyilvántartását a honvédelemért felelős miniszter által vezetett minisztérium a rá vonatkozó szabályok alapján külön rendszerben vezeti. A honvédelemért felelős miniszter által vezetett minisztérium esetében a 4. § (2) bekezdés c)-d) pontja szerinti modul, valamint a (3) bekezdés a) pontja szerinti kapcsolódó szolgáltatás nem működik.

(2) A Honvédelmi Minisztérium Költségvetési Gazdálkodási Információs Rendszer átadja a KSzSzR részére az illetmény-számfejtési adatokat.

(3) A külpolitikáért felelős miniszter által vezetett minisztériumban foglalkoztatottak e rendelet szerinti személyzeti nyilvántartását a külpolitikáért felelős miniszter az általa üzemeltett KSzSzR rendszerben vezeti. A külpolitikáért felelős miniszter:[36]

a) biztosítja saját szervezetére vonatkozóan a 13. § (2) bekezdésében meghatározott feltételeket,

b) ellátja a 17. § (2) bekezdés b)-d) pontban meghatározott feladatokat,

c)[37] biztosítja a közigazgatási minőségpolitikáért és személyzetpolitikáért felelős miniszter 16. § szerinti feladata ellátásának feltételeit.

(4)[38] A honvédelemért felelős miniszter által vezetett minisztérium és a külpolitikáért felelős miniszter által vezetett minisztérium által foglalkoztatottak tekintetében a KSzSzR a 4. § (4) bekezdés szerinti külső informatikai rendszerekhez nem kapcsolódik.

Záró rendelkezések

22. § (1) A jelen rendelet 2011. január 1-jén lép hatályba.

(2) A munkáltató a közszolgálati adatvédelmi szabályzatot a rendelet hatálybalépését követő 45 napon belül felülvizsgálja.

23. §[39] A jogszabály alapján a személyügyi központ feladatkörébe utalt, a Közigazgatási és Igazságügyi Hivataltól a Közszolgálati Személyzetfejlesztési Főigazgatósághoz átkerülő feladat- és hatáskörök tekintetében - az ellátásukhoz kapcsolódó egyéb feladatokra, jogosultságokra és kötelezettségekre is kiterjedően - a Közigazgatási és Igazságügyi Hivatal jogutódja a Közszolgálati Személyzetfejlesztési Főigazgatóság.

24. §[40] (1) A jogszabály alapján a személyügyi központ feladatkörébe utalt, a Közszolgálati Személyzetfejlesztési Főigazgatóságtól (a továbbiakban: KSZF) a Belügyminisztériumba átkerülő feladat- és hatáskörök tekintetében - az ellátásukhoz kapcsolódó egyéb feladatokra, jogosultságokra és kötelezettségekre is kiterjedően - a KSZF jogutódja a Belügyminisztérium.

(2) A KSZF által ellátott, a központosított informatikai és elektronikus hírközlési szolgáltatásokról szóló 309/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet 1. sz. mellékletében foglalt feladatokat a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zártkörűen Működő Részvénytársaság látja el, és ezzel összefüggésben megilletik a KSZF magánjogi jogai és kötelezettségei, valamint az ezzel, illetve a KSZF munkavégzésével összefüggésben szükséges informatikai-telekommunikációs eszközökhöz kapcsolódó vagyonkezelői jogok és kötelezettségek.

Orbán Viktor s. k.,

miniszterelnök

Melléklet a 335/2010. (XII. 27.) Korm. rendelethez[41]