32002R1386[1]

A Bizottság 1386/2002/EK rendelete (2002. július 29.) a Kohéziós Alapból nyújtott támogatások irányítási és ellenőrzési rendszere, valamint a pénzügyi korrekciós eljárás tekintetében az 1164/94/EK tanácsi rendelet végrehajtására vonatkozó részletes szabályok megállapításáról

A BIZOTTSÁG 1386/2002/EK RENDELETE

(2002. július 29.)

a Kohéziós Alapból nyújtott támogatások irányítási és ellenőrzési rendszere, valamint a pénzügyi korrekciós eljárás tekintetében az 1164/94/EK tanácsi rendelet végrehajtására vonatkozó részletes szabályok megállapításáról

AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA,

tekintettel az Európai Közösséget létrehozó szerződésre,

tekintettel az 1264/1999/EK és az 1265/1999/EK rendelettel ( 1 ) módosított, a Kohéziós Alap létrehozásáról szóló, 1994. május 16-i 1164/94/EK tanácsi rendeletre ( 2 ) és különösen annak 12. cikke (4) bekezdésére és II. melléklete H. cikkének (4) bekezdésére,

(1)

Az 1164/94/EK rendelet 12. cikkének (1) bekezdése előírja a tagállamok számára, hogy számos intézkedést tegyenek annak biztosítására, hogy a Kohéziós Alap felhasználása hatékonyan és megfelelően, valamint a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével összhangban történjen.

(2)

Ezért a tagállamoknak kellő iránymutatást kell adniuk a projektek végrehajtásáért, a kiadások igazolásáért és a Kohéziós Alapnak az érintett tagállamokban folyó műveletei általános irányításáért és összehangolásáért felelős szervek vonatkozó feladatainak szervezésével kapcsolatban.

(3)

Az 1164/94/EK rendelet előírja a tagállamok számára, hogy működjenek együtt a Bizottsággal annak biztosítása érdekében, hogy zavartalanul működő irányítási és ellenőrzési rendszerekkel rendelkezzenek, és hogy a Bizottság számára minden szükséges segítséget megadjanak az ellenőrzések elvégzéséhez, a szúrópróbaszerű ellenőrzéseket is beleértve.

(4)

Az Alaptól igényelt kifizetések kiadási igazolására vonatkozó szabványok harmonizálása érdekében meg kell állapítani az ilyen igazolások tartalmát, valamint meg kell határozni azon információk természetét és minőségét, amelyeken ezek az igazolások alapulnak.

(5)

Ahhoz, hogy az 1164/94/EK rendelet 12. cikkének (1) bekezdésében említett ellenőrzéseket a Bizottság el tudja végezni, a tagállamoknak kérés esetén biztosítaniuk kell számára azokat az adatokat, amelyeket a projektek végrehajtásáért, valamint a Kohéziós Alap műveleteinek általános kezeléséért és összehangolásáért felelős szervek kérnek annak érdekében, hogy teljesítsék az említett rendeletnek az irányításra, figyelemmel kísérésre és értékelésre vonatkozó követelményeit. Meg kell határozni az ilyen adatok tartalmát és - ha az adatot elektronikus formában szolgáltatták - az elektronikus fájlok típusát és átviteli módját. A Bizottságnak biztosítania kell az elektronikusan tárolt és egyéb adatok titkos és biztonságos tárolását.

(6)

Ezt a rendeletet az Európai Közösségek pénzügyi érdekeinek csalással és egyéb szabálytalanságokkal szembeni védelmében a Bizottság által végzett helyszíni ellenőrzésekről és vizsgálatokról szóló, 1996. november 11-i 2185/96/Euratom, EK tanácsi rendelet ( 3 ) sérelme nélkül kell alkalmazni.

(7)

Ezt a rendeletet a Kohéziós Alap finanszírozása keretében történt szabálytalanságokról és a tévesen kifizetett összegek behajtásáról, valamint egy információs rendszer e téren történő létrehozásáról szóló, 1994. július 26-i 1831/94/EK bizottsági rendelet ( 4 ) sérelme nélkül kell alkalmazni.

(8)

Meg kell állapítani az 1164/94/EK rendelet II. mellékletének H. cikke szerinti eljárásra vonatkozó részletes rendelkezéseket, a tévesen kifizetett összegek behajtását, a Bizottságnak való visszatérítést és a késedelmi kamatot is beleértve,

ELFOGADTA EZT A RENDELETET:

I. FEJEZET

Tárgy és hatály

1. cikk

Ez a rendelet megállapítja az 1164/94/EK rendelet végrehajtására vonatkozó részletes szabályokat a Kohéziós Alapból (a továbbiakban: az Alap) az említett rendelet 3. cikkében előírt és első alkalommal 2000. január 1. után elfogadott támogatható intézkedések tekintetében nyújtott támogatások irányítási és ellenőrzési rendszere, valamint az ilyen támogatások pénzügyi korrekciós eljárása tekintetében.

II. FEJEZET

Irányítási és ellenőrzési rendszerek

2. cikk

(1) Minden egyes tagállam biztosítja, hogy az általános elveknek és szabványoknak megfelelően az Alap hatékony és eredményes irányításának biztosításához szükséges megfelelő iránymutatást nyújtson a következő szervek és hatóságok részére az irányítási és ellenőrzési rendszerek biztosításához:

a) az 1164/94/EK rendelet 10. cikkének (4) bekezdése alapján a projektek végrehajtására hatáskörrel rendelkező szervek (a továbbiakban: végrehajtó szervek);

b) az 1164/94/EK rendelet 12. cikke (1) bekezdésének d) pontja és II. melléklete D. cikkének (4) bekezdése alapján az Alaptól igényelt kifizetendő kiadások igazolására hatáskörrel rendelkező felelős hatóságok vagy szervek, beleértve - ahol ezek nem azonosak - a rendelet II. melléklete D. cikkének (1) bekezdésében kijelölt hatóságokat vagy szerveket (a továbbiakban: kifizető hatóságok);

c) az Alap tagállamokban végzett műveleteinek általános irányítására és koordinációjára hatáskörrel rendelkező hatóságok (a továbbiakban: irányító hatóságok); és

d) az irányító vagy kifizető hatóságok felelősségi körében eljáró, vagy a végrehajtó szervekkel kapcsolatban a nevükben feladatokat teljesítő közcélú vagy magánszervek vagy szolgálatok (a továbbiakban: közbenső szervek).

Az iránymutatásnak ezeket a hatóságokat vagy szerveket különösen a rendszerek létrehozásában kell segítenie, amelyekre nemcsak azért van szükség, hogy megfelelő biztosítékot nyújtsanak a közösségi támogatás iránti kérelmek helyessége, jogszerűsége és megfelelősége szempontjából, hanem annak biztosítására is, hogy a projekteket a vonatkozó határozatok feltételeinek és a projektekhez rendelt céloknak megfelelően valósítsák meg.

(2) Ennek a rendeletnek az alkalmazásában a "végrehajtó szervek" magukban foglalják - ahol a végrehajtó szerv nem a finanszírozás végső címzettje - a projekt végrehajtásában koncessziótulajdonosként, megbízottként vagy más minőségben részt vevő szerveket és társaságokat.

(3) Ennek a rendeletnek az alkalmazásában - és eltérő rendelkezés hiányában - a "projekt" bármelyik, az 1164/94/EK rendelet 1. cikkének (3) bekezdésében említett önálló projekt, projektszakasz vagy projektek csoportja, vagy bármelyik, az említett rendelet 3. cikkének (2) bekezdésében említett intézkedés, amely az említett rendelet 10. cikkének (6) bekezdése alapján meghozott határozat (a továbbiakban: a kiutalásról szóló határozat) tárgya.

3. cikk

Az irányító és kifizető hatóságok, közbenső szervek és végrehajtó szervek irányítási és ellenőrzési rendszerei az irányított támogatás mértékével való arányosságra is figyelemmel, rendelkeznek az alábbiakról:

a) az érintett szervezeten belül a feladatok világos meghatározása, világos elosztása, és - amennyire a hatékony és eredményes irányításhoz szükséges - a feladatok kellő elkülönítése;

b) a feladatok megfelelő módon történő elvégzését biztosító hatékony rendszerek;

c) a közbenső szervek esetében a feladataik elvégzéséről és az alkalmazott eszközökről szóló jelentés a felelős hatóságok számára.

4. cikk

(1) A 3. cikkben említett irányítási és ellenőrzési rendszerek magukban foglalják az igazolt kiadások hitelességének igazolására és az előkészítési szakasztól a finanszírozott beruházás átadásáig a projekt végrehajtására vonatkozó eljárásokat, összhangban a vonatkozó kiutalásról szóló határozat feltételeivel, a projekthez rendelt célokkal, valamint az alkalmazandó nemzeti és közösségi szabályokkal, különösen az Alapból származó támogatásra jogosult kiadások támogathatóságára, a környezetvédelemre, a közlekedésre, a transzeurópai hálózatokra, a versenyre és a közbeszerzésre vonatkozókkal.

A vizsgálatok minden olyan szempontra kiterjednek - legyenek azok pénzügyi, műszaki vagy igazgatási természetűek -, amelyek meghatározhatják a lekötött alapok hatékony felhasználását.

(2) Az eljárások a helyszíni projektvizsgálatok nyilvántartásba vételét igénylik. A nyilvántartások tartalmazzák az elvégzett munkát, a vizsgálat eredményeit, valamint a megállapított rendellenességek tekintetében hozott intézkedéseket. Ha a fizikai vagy igazgatási ellenőrzés nem teljes körű, hanem a munkák vagy ügyletek egy mintáján történt meg, a nyilvántartások megjelölik a kiválasztott munkákat vagy ügyleteket, és leírják a mintavételi módszert.

5. cikk

(1) A tagállamok a 2001. január 1. után először elfogadott projektek tekintetében az e rendelet hatálybalépésétől számított három hónapon belül tájékoztatják a Bizottságot az országukban az Alappal kapcsolatos műveletekért felelős irányító és kifizető hatóságok, valamint a közbenső szervek szervezetéről, az e hatóságokban és szervekben létrehozott irányítási és ellenőrzési rendszerekről, valamint a 2. cikk (1) bekezdésében említett iránymutatás szerint tervezett fejlesztésekről.

(2) A közleménynek minden egyes irányító és kifizető hatóság, valamint közbenső szerv tekintetében a következő információkat kell tartalmaznia:

a) a rájuk ruházott feladatok;

b) a részlegeik közötti vagy részlegeiken belüli feladatok elosztása, beleértve az irányító és a kifizető hatóságok közötti elosztást, ahol ezek egy szervezetet alkotnak;

c) a munkák vizsgálatának és elfogadásának eljárásai, valamint azok az eljárások, amelyek szerint a kiadások megtérítésére vonatkozó igényeket megkapják, megvizsgálják és jóváhagyják, illetve a kedvezményezettek kifizetéseit engedélyezik, végrehajtják és elszámolnak azokkal;

d) az irányítási és ellenőrzési rendszerek ellenőrzéséről szóló rendelkezések.

(3) A Bizottság a tagállamokkal együttműködve megbizonyosodik arról, hogy az (1) és (2) bekezdésben említett irányítási és ellenőrzési rendszerek megfelelnek-e az 1164/94/EK rendelet és az e rendelet által meghatározott előírásoknak, valamint beszámol minden akadályról, amelyet ezen előírások jelentenek az Alap működésével kapcsolatos ellenőrzések átláthatósága és a Bizottságnak a felelősség alól a Szerződés 274. cikke alapján történő mentesítése szempontjából. A rendszerek működésének felülvizsgálatát rendszeresen el kell végezni.

6. cikk

(1) Az irányítási és ellenőrzési rendszerek megfelelő számviteli nyomon követhetőséget biztosítanak.

(2) A számviteli nyomon követhetőség akkor tekinthető megfelelőnek, ha lehetővé teszi:

a) a Bizottság számára igazolt összesített összegek összeegyeztetését a különböző igazgatási szinteken és a végrehajtó szervek által tárolt egyedi kiadási nyilvántartásokkal és az azokat alátámasztó dokumentumokkal;

b) a rendelkezésre álló közösségi és nemzeti alapok elosztásának és kiutalásának ellenőrzését;

c) a projekt végrehajtásáról nyújtott információ helyességének ellenőrzését, összhangban a kiutalásról szóló határozat feltételeivel, valamint a projekthez rendelt célokkal.

(3) A megfelelő számviteli nyomon követhetőség információszükségleteinek indikatív leírását az I. melléklet tartalmazza.

(4) Az irányító hatóságnak meg kell bizonyosodnia arról, hogy a következők teljesülnek-e:

a) vannak-e eljárások annak biztosítására, hogy a felmerült kiadások bizonyos tételeire, a teljesített kifizetésekre, az elvégzett munkákra, valamint az ezeket érintő, a projektekkel kapcsolatban elvégzett ellenőrzésekre vonatkozó, illetve a megfelelő számviteli nyomon követhetőséghez szükséges dokumentumokat az 1164/94/EK rendelet II. melléklete G. cikkének (3) bekezdésének, valamint e rendelet I. mellékletének megfelelően tárolják-e;

b) vezetnek-e nyilvántartást arról a testületről, amely ezeket tárolja és annak elhelyezkedéséről;

c) a dokumentumokat vizsgálat céljából hozzáférhetővé teszik-e azon személyek és szervek számára, akik/amelyek általában jogosultak az ilyen dokumentumok vizsgálatára.

(5) A (4) bekezdés c) pontjában említett személyek és szervek az alábbiak:

a) az irányító és kifizető hatóságok, közbenső szervek, valamint a végrehajtó szerv alkalmazottai, akik a kifizetés iránti kérelmeket feldolgozzák;

b) az irányítási és ellenőrzési rendszerek ellenőrzését végző szolgálatok;

c) a kifizető hatóságnak az 1164/94/EK rendelet 12. cikke (1) bekezdésének d) pontja és II. melléklete D. cikke (2) bekezdésének d) pontja alapján az ideiglenes és végleges kifizetések iránti kérelmek igazolásával megbízott alkalmazottja vagy részlege, valamint a rendelet 12. cikke (1) bekezdésének f) pontja szerinti nyilatkozatot kiadó személy vagy részleg;

d) a nemzeti és közösségi ellenőrző intézmények megbízott tisztviselői.

E személyek és szervek kérhetik a (4) bekezdésben említett dokumentumok vagy számviteli nyilvántartások kivonatainak vagy másolatainak benyújtását.

7. cikk

A kifizető hatóság a már teljesített közösségi támogatás kifizetéseiből behajtandó összegekről számlát vezet, és biztosítja, hogy az összegeket indokolatlan késedelem nélkül térítsék meg. A behajtás után visszafizeti a Bizottságnak az érintett projekt tekintetében behajtott szabálytalan kifizetéseket a késedelmes fizetés miatt kapott kamatokkal együtt, az érintett összegeknek a következő kiadásról szóló nyilatkozatból és kifizetési kérelemből való levonásával. Ha ez nem elegendő, a Bizottság kérheti a többletösszeg számára történő megtérítését.

A kifizető hatóság évente egy alkalommal, az 1831/94/EK rendelet alapján nyújtott megtérítésekről szóló negyedik negyedéves jelentés mellékletében elküld a Bizottság számára egy nyilatkozatot az addig a napig behajtásra váró, a behajtási eljárások kezdetének éve szerint osztályozott összegekről.

III. FEJEZET

Kiadásról szóló igazolás

8. cikk

(1) Az 1164/94/EK rendelet 12. cikke (1) bekezdésének d) pontjában, valamint II. melléklete D. cikke (2) bekezdése d) pontjának negyedik francia bekezdésében említett ideiglenes és végleges kiadásokról szóló nyilatkozatok igazolásait az e rendelet II. mellékletében előírt formában a kifizető hatóság egy alkalmazottja vagy részlege állítja ki, aki/amely funkcionálisan független minden, a kérelmeket jóváhagyó szolgálattól.

(2) Bármely, kiadásról szóló nyilatkozat igazolása előtt a kifizető hatóság meggyőződik arról, hogy a következő feltételek teljesülnek-e:

a) az irányító hatóság, a közbenső szervek, valamint a végrehajtó szerv teljesítették-e az 1164/94/EK rendelet, különösen annak 12. cikke (1) bekezdése c) és e) pontjának, valamint II. melléklete D. cikke (2) bekezdése b) és d) pontjának követelményeit, valamint figyelembe vették-e a kiutalásról szóló határozat feltételeit;

b) a kiadásról szóló nyilatkozat kizárólag olyan kiadásokat tartalmaz-e:

i. amelyek ténylegesen a kiutalásról szóló határozatban megállapított jogosultsági időtartamon belül lettek kifizetve, és amelyeket alá lehet támasztani kapott számlákkal vagy azonos bizonyító erejű számviteli bizonylattal;

ii. amelyek a támogatás iránti kérelem benyújtásának időpontjában a ténylegesen be nem fejezett munkálatokhoz kapcsolódnak;

iii. amelyeket a kiutalásról szóló határozat feltételeivel és a projekthez rendelt célokkal összhangban a projekt előrehaladása vagy befejezése igazol.

(3) Annak érdekében, hogy az ellenőrzési rendszereket és a számviteli nyomon követhetőséget egy kiadásról szóló nyilatkozat Bizottságnak történő benyújtása előtt mindig figyelembe lehessen venni, az irányító hatóságnak biztosítania kell, hogy a kifizető hatóság tájékoztatva legyen az általa, a közbenső szervek és a végrehajtó szerv által végzett eljárásokról, amelyek a következőkre irányulnak:

a) a közölt kiadások hitelességének és a projekt végrehajtásának igazolása, összhangban a vonatkozó kiutalásról szóló határozat feltételeivel és a projekthez rendelt célokkal;

b) az alkalmazandó szabályok betartásának biztosítása;

c) a számviteli nyomon követhetőség fenntartása.

(4) Ha az irányító hatóság és a kifizető hatóság ugyanaz a szerv vagy ugyanahhoz a szervhez tartozik, ez a szerv biztosítja a (2) és (3) bekezdésben megállapított ellenőrzési szabványokkal egyenértékű szabványokat nyújtó eljárások alkalmazását.

IV. FEJEZET

Szúrópróbaszerű ellenőrzések

9. cikk

(1) A tagállamok megfelelő mintavétel alapján ellenőrzéseket szerveznek a projektekkel kapcsolatban, különösen azzal a szándékkal, hogy:

a) ellenőrizzék a meglévő irányítási és ellenőrzési rendszerek hatékonyságát;

b) kockázatelemzés alapján szelektíven ellenőrizzék a különböző érintett szinteken készült, kiadásról szóló nyilatkozatokat.

(2) A 2000-2006 közötti időszakra elvégzett ellenőrzések az adott időszak alatt első alkalommal elfogadott projektek esetében felmerülő összes jogosult kiadás legalább 15 %-ára terjednek ki. Ez a százalékérték csökkenthető az e rendelet hatálybalépése előtt felmerülő kiadások arányában. Az ellenőrzéseket az ügyletek egy reprezentatív mintájára kell alapozni, a (3) bekezdés rendelkezéseinek figyelembevételével.

A tagállamok igyekeznek egyenletesen elosztani az ellenőrzések elvégzését az érintett időszak során. Biztosítják a feladatoknak az ilyen ellenőrzések és a projekteket érintő végrehajtási vagy kifizetési eljárások közötti megfelelő szétválasztását.

(3) Az ellenőrizendő ügyletminták kiválasztása során figyelembe kell venni az alábbiakat:

a) annak szükségessége, hogy a projektek típusa és mérete szerint megfelelően vegyes mintát ellenőrizzenek;

b) minden kockázati tényező, amelyet a nemzeti vagy közösségi ellenőrzések kimutattak;

c) annak biztosításának szükségessége, hogy a projektek kezelésébe és végrehajtásába bevont különböző típusú szerveket és a két tevékenységi ágazatot (közlekedés és környezet) megfelelően ellenőrizzék.

10. cikk

Az ellenőrzéseken keresztül a tagállamok törekednek a következők ellenőrzésére:

a) az irányítási és ellenőrzési rendszerek gyakorlati alkalmazása és hatékonysága;

b) a projekteknek a kiutalásról szóló határozat feltételeinek és a projekthez rendelt céloknak megfelelő végrehajtása;

c) a számviteli nyilvántartások egy megfelelő számára nézve, ezeknek a nyilvántartásoknak a megegyezése a közbenső szervek és a végrehajtó szervek kísérő dokumentumaival;

d) a megfelelő számviteli nyomon követhetőség megléte;

e) a kiadási tételek egy megfelelő számára nézve, hogy a vonatkozó kiadás természete és időzítése megfelel-e a közösségi rendelkezéseknek, a projekt elfogadott dokumentációjának és a ténylegesen elvégzett munkálatoknak;

f) hogy a megfelelő nemzeti társfinanszírozás ténylegesen hozzáférhetővé vált-e; és

g) hogy a társfinanszírozott projektek az 1164/94/EK rendelet 8. cikke által előírt közösségi szabályoknak és politikáknak megfelelően kerültek-e végrehajtásra.

11. cikk

Az ellenőrzéseknek meg kell állapítaniuk, hogy a feltárt problémák a rendszerből erednek-e, és ennek következtében kockázatot jelentenek-e az érintett végrehajtó szerv által vagy az adott tagállamban végrehajtott más projektek vagy valamennyi projekt számára. Meg kell határozni többek között az ilyen helyzetek okait, valamint az esetleg szükséges további vizsgálatot, továbbá a szükséges korrekciós és megelőző intézkedéseket is.

12. cikk

Az 1164/94/EK rendelet II. melléklete G. cikke (1) bekezdésének megfelelően a tagállamok minden év június 30-ig, és első alkalommal 2003. június 30-ig jelentést készítenek a Bizottság számára e rendelet 9-11. cikkének az előző naptári évben történő alkalmazásáról, továbbá irányítási és ellenőrzési rendszereiknek az 5. cikk (1) bekezdése szerint közölt leírásának bármilyen szükséges kiegészítéséről vagy frissítéséről.

V. FEJEZET

Projektek befejezésekor tett nyilatkozat

13. cikk

A projekteknek az 1164/94/EK rendelet 12. cikke (1) bekezdésének f) pontja szerint történő bejezésével kapcsolatos nyilatkozatok kiadásával megbízott személyek vagy részlegek feladata független a következőktől:

a) az irányító hatóság, a végrehajtó szerv, valamint a közbenső szervek;

b) a 8. cikk (1) bekezdésében említett igazolások kiállításáért felelős kifizető hatóságnál lévő személy vagy részleg.

A vizsgálatot a nemzetközileg elfogadott ellenőrzési normákkal összhangban végzi. A végrehajtó szerv, az irányító és kifizető hatóság, valamint a közbenső szervek minden szükséges információval ellátják, valamint hozzáférést biztosítanak számára a nyilatkozat kiállításához szükséges bizonyítékokhoz és nyilvántartásokhoz.

14. cikk

A nyilatkozatok az irányítási és ellenőrzési rendszerek vizsgálatán, a már elvégzett ellenőrzések eredményein, ahol szükséges az ügyletek egy további szúrópróbaszerű ellenőrzésén, valamint az 1164/94/EK rendelet II. melléklete F. cikkének (4) bekezdése alapján elkészített záróbeszámolón alapulnak. A nyilatkozatot kiadó személy vagy részleg minden szükséges vizsgálatot elvégez, hogy megalapozott bizonyosságot szerezzen arról, hogy az igazolt kiadásról szóló nyilatkozat megfelelő, hogy az alapjául szolgáló ügyletek jog- és szabályszerűek, valamint hogy a projekt végrehajtása a kiutalásról szóló határozatnak és a projekthez rendelt céloknak megfelelően történt.

A nyilatkozatokat a III. mellékletben bemutatott indikatív minta alapján kell kiállítani, és egy, a nyilatkozatot igazoló, minden vonatkozó információt tartalmazó jelentéssel kell kiegészíteni, amely tartalmaz egy összefoglalót a nemzeti és a közösségi szervek által végzett összes olyan ellenőrzés eredményeiről, amelyekhez a nyilatkozattevőnek hozzáférése volt.

15. cikk

Ha jelentős irányítási és ellenőrzési hiányosságok, a feltárt szabálytalanságok gyakorisága vagy a projekt megfelelő végrehajtásával kapcsolatban felmerülő kétségek miatt nem lehet átfogóan pozitív módon nyilatkozni a zárómérlegre vonatkozó kifizetési kérelem és a kiadásokra vonatkozó záróigazolás érvényessége tekintetében, a nyilatkozatban meg kell említeni ezeket a körülményeket, és meg kell becsülni a probléma nagyságát és pénzügyi hatását.

Ilyen esetben a Bizottság kérheti, hogy egy meghatározott időn belül egy további ellenőrzést végezzenek el az előforduló szabálytalanságok megállapítása és kiküszöbölése érdekében.

VI. FEJEZET

A megőrzendő és a Bizottsággal a kérésére közlendő számviteli információk formája és tartalma

16. cikk

(1) Az I. mellékletben említett projektek számviteli nyilvántartásait - amennyire lehetséges - elektronikus formában kell tárolni. Az ilyen nyilvántartásokat a Bizottság számára, annak külön kérésére, rendelkezésre kell bocsátani, hogy iratokon alapuló és helyszíni ellenőrzéseket végezzen, az 1164/94/EK rendelet II. melléklete F. cikkének (4) bekezdésében előírt éves jelentésadási kötelezettségre vonatkozó követelmények sérelme nélkül.

(2) A Bizottság minden tagállammal megállapodik az (1) bekezdés alapján hozzáférhetővé tett elektronikus nyilvántartások tartalmáról, közlésük módjairól, valamint a bármely szükséges számítógépes rendszer létrehozásához szükséges idő hosszáról. A kérhető információk körét és az elektronikus fájloknak a Bizottság részére történő továbbításával kapcsolatos ajánlott műszaki leírásokat a IV. és V. melléklet tartalmazza.

(3) A Bizottság írásbeli kérelme alapján a tagállamok a kérelem kézhezvételétől számított 10 munkanapon belül átadják a Bizottságnak az (1) bekezdésben említett nyilvántartásokat. A Bizottság és a tagállamok megállapodhatnak ettől eltérő időtartamban is, különösen ha a nyilvántartások nem állnak rendelkezésre számítógépes formában.

(4) A Bizottság biztosítja, hogy a tagállamok által továbbított vagy a helyszíni ellenőrzések során összegyűjtött információkat bizalmasan és titkosan kezeljék, a Szerződés 287. cikkének megfelelően.

(5) A vonatkozó nemzeti jogra is figyelemmel, a Bizottság tisztviselőinek hozzá kell férniük minden, az e rendelet alapján végrehajtott ellenőrzések érdekében vagy azokat követően elkészített irathoz, továbbá a tárolt adatokhoz, beleértve a számítógépes rendszerekben tároltakat is.

VII. FEJEZET

Pénzügyi korrekciók

17. cikk

(1) Az 1164/94/EK rendelet II. melléklete H. cikkének (2) bekezdése alapján az egyedi vagy a rendszerből adódó szabálytalanságokkal kapcsolatos, a Bizottság által végzett pénzügyi korrekciók összegét, amennyiben ez lehetséges és megvalósítható, az egyedi fájlok alapján kell megállapítani, és annak egyenlőnek kell lennie az Alapnak helytelenül felszámított kiadási összeggel, tekintettel az arányosság elvére.

(2) Amikor a szabálytalan kiadások pontos számszerűsítése nem lehetséges vagy nem kivitelezhető, vagy amikor a szóban forgó kiadás teljes mértékű törlése aránytalan lenne, és a Bizottság ennek következtében a pénzügyi korrekcióit extrapoláció vagy átalány alapján számítja ki, a következőképpen jár el:

a) extrapolálás esetén a hasonló tulajdonságú ügyletek egy reprezentatív mintáját használja;

b) átalány esetén megállapítja a szabályok megszegésének súlyát, valamint az irányítási és ellenőrzési rendszerek azon esetleges elégtelenségének mértékét és pénzügyi következményét, amely a megállapított szabálytalansághoz vezetett.

(3) Ha a Bizottság az álláspontját nem a saját szolgálatainál munkát teljesítő könyvvizsgálók által megállapított tényekre alapozza, levonja saját következtetéseit a pénzügyi következményekkel kapcsolatban, miután megvizsgálta az 1164/94/EK rendelet 12. cikkének (1) és (2) bekezdésével, valamint annak II. melléklete G. cikkének (1) bekezdésével érintett tagállamok által tett intézkedéseket, az 1831/94/EK rendelet alapján készített jelentéseket, valamint a tagállamok esetleges válaszait.

18. cikk

(1) Az az időszak két hónap, amelyen belül az érintett tagállam az 1164/94/EK rendelet II. melléklete H. cikke (1) bekezdésének első francia bekezdése alapján válaszolhat a felkérésre, hogy nyújtsa be észrevételeit, a megfelelően indokolt esetek kivételével, amikor a Bizottsággal megállapodhat egy hosszabb időszakról.

(2) Ha a Bizottság extrapolálás vagy átalány alapján pénzügyi korrekciókat javasol, a tagállam lehetőséget kap annak bizonyítására az érintett fájlok vizsgálatán keresztül, hogy a szabálytalanság tényleges mértéke kisebb, mint a Bizottság megítélése szerinti. A tagállamok a Bizottsággal megállapodva az érintett fájlok egy megfelelő arányára vagy mintájára korlátozhatják e vizsgálatuk hatókörét.

Kellően indokolt esetektől eltekintve az e vizsgálathoz engedélyezett idő az (1) bekezdésben említett két hónapos időszakot legfeljebb két hónappal haladhatja meg. Az ilyen vizsgálatok eredményeit az 1164/94/EK rendelet II. melléklete H. cikkének (1) bekezdésében megállapított módon kell vizsgálni. A Bizottság minden, a tagállamok által a határidőkön belül szolgáltatott bizonyítékot figyelembe vesz.

(3) Minden esetben, amikor a tagállam kifogásolja a Bizottság által tett megállapításokat, és az 1164/94/EK rendelet II. melléklete H. cikke (1) bekezdésének második albekezdése alapján meghallgatásra kerül sor, a három hónapos időszak, amely alatt az említett rendeletnek a II. melléklete H. cikkének (2) bekezdése alapján a Bizottság határozatot hozhat, a meghallgatás napjától kezdődik.

19. cikk

Azokban az esetekben, amelyekben a Bizottság az 1164/94/EK rendelet II. melléklete G. cikkének (2) bekezdése alapján felfüggesztette a kifizetéseket, a Bizottság és az érintett tagállam törekszik arra, hogy az e rendelet 18. cikkének (1) és (2) bekezdésében megállapított eljárásoknak és határidőknek megfelelően megállapodásra jussanak. Megállapodás hiányában a 18. cikk (3) bekezdését kell alkalmazni.

20. cikk

(1) Minden, a Bizottságnak az 1164/94/EK rendelet II. melléklete H. cikke (3) bekezdésének értelmében fizetendő visszatérítést az Európai Közösségek általános költségvetésére vonatkozó költségvetési rendelettel összhangban kiállított, visszafizetésre vonatkozó utasításban jelzett esedékesség napja előtt kell teljesíteni. Ez az esedékesség az utasítás kiadását követő második hónap utolsó napja.

(2) A visszafizetés teljesítésének bármilyen késedelme esetén késedelmes fizetés címén kamatot kell fizetni az (1) bekezdésben említett esedékesség napjától kezdve a visszafizetés tényleges napjáig. Ez a kamat az Európai Központi Bank által a fő refinanszírozási műveletei tekintetében az esedékesség hónapjának első munkanapján alkalmazott kamatlábnál másfél százalékponttal magasabb.

(3) Az 1164/94/EK rendelet II. melléklete H. cikkének (2) bekezdésében megállapított pénzügyi korrekció nem járhat a tagállam arra vonatkozó kötelezettségének sérelmével, hogy az említett rendeletnek a 12. cikke (1) bekezdésének h) pontja alapján teljesítse a visszafizetéseket.

(4) Amikor egy szabálytalanságot követően kell összegeket visszafizetni, az illetékes szolgálat vagy szerv elindítja a visszafizetésre vonatkozó eljárásokat, és értesíti erről a végrehajtó szervet, valamint annak irányító és kifizető hatóságait.

VIII. FEJEZET

Általános és záró rendelkezések

21. cikk

E rendelet rendelkezései nem akadályozzák meg a tagállamokat abban, hogy az e rendeletben előírtaknál szigorúbb nemzeti szabályokat alkalmazzanak.

22. cikk

Ez a rendelet nem érinti a tagállamok 2000. január 1. előtt először elfogadott projektjeivel kapcsolatos azon kötelezettségeit, hogy biztosítsák a projektek megfelelő teljesítését, megelőzzék a szabálytalanságokat és intézkedéseket tegyenek azokkal szemben, valamint hogy a szabálytalanságok miatt vagy gondatlanságból elvesztett összegeket behajtsák.

23. cikk

Ez a rendelet az Európai Közösségek Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő hetedik napon lép hatályba.

Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó valamennyi tagállamban.

I. MELLÉKLET

A MEGFELELŐ SZÁMVITELI NYOMON KÖVETHETŐSÉG INFORMÁCIÓS KÖVETELMÉNYEINEK INDIKATÍV LEÍRÁSA

(6. cikk)

A számviteli nyomon követhetőség akkor tekinthető a 6. cikk (2) bekezdése értelmében megfelelőnek, ha egy adott projekt esetében, beleértve egy projektcsoport egyes projektjeit:

1. A végrehajtó szerv - beleértve, ahol az nem a finanszírozás végleges címzettje, a projekt végrehajtásában akár koncesszió jogosultjaként, megbízottként vagy más minőségben részt vevő szerveket és vállalkozásokat - által a megfelelő igazgatási szinten vezetett számviteli nyilvántartások részletes információkat nyújtanak a társfinanszírozott projektek ténylegesen felmerülő kiadásairól. A számviteli nyilvántartások jelzik az elkészítésük időpontját, az egyes kiadási tételek összegét, az igazoló okiratok természetét, valamint a fizetés időpontját és módját. A megfelelő dokumentációs bizonyítékok (pl. számlák) mellékelve vannak.

2. A csak részben a társfinanszírozott projekttel kapcsolatos kiadási tételekre vonatkozóan, a társfinanszírozott projekt és a többi között elosztott kiadás elosztásának helyességét igazolják. Ugyanez vonatkozik azokra a kiadástípusokra is, amelyek csak bizonyos határok között vagy más kiadások arányában támogathatók.

3. A projekt dokumentációját és költségvetési tervét, a teljesített szakaszokról szóló jelentéseket, a pályázati és a szerződés-odaítélési eljárásokra vonatkozó kísérő dokumentumokat, valamint a projekt végrehajtásának vizsgálatairól szóló jelentéseket e rendelet 4. cikkének megfelelően a megfelelő adminisztratív szinten is nyilvántartják.

4. A társfinanszírozott projektek kifizető hatósága számára ténylegesen felmerülő kiadásokról szóló nyilatkozatokhoz az (1) bekezdésben említett információk kategóriák szerinti részletes kiadásokról szóló nyilatkozatokban vannak összesítve. A részletes kiadásokról szóló ezen nyilatkozatok kísérő dokumentumait képezik a kifizető hatóság számviteli nyilvántartásainak, valamint alapul szolgálnak a Bizottságnak szóló kiadási nyilatkozatok előkészítéséhez.

5. Ha egy vagy több közbenső szerv van a végrehajtó szerv vagy a projekt végrehajtásába bevont szervek vagy vállalkozások és a kifizető hatóság között, minden egyes közbenső szerv a hatáskörére vonatkozóan a nála alacsonyabb szinten lévő szervtől részletes kiadásokról szóló nyilatkozatokat kér saját számviteli nyilvántartásainak kísérő dokumentumaiként, amelyekből legalább egy összefoglalót készít a projekttel kapcsolatban felmerülő költségekről a felette álló szerv részére.

6. A számviteli adatok elektronikus továbbítása esetén minden érintett hatóság és szerv az alsóbb szinttől megkapja a szükséges információkat a számviteli nyilvántartások és a felfelé jelentett összegek igazolására, hogy így biztosítsák a megfelelő számviteli nyomon követhetőséget a Bizottság számára igazolt összes összesített összegtől az egyes kiadási tételekig, valamint az igazoló okiratokat a végrehajtó szerv és a projekt végrehajtásába bevont szervek és cégek szintjén.

II. MELLÉKLET

MELLÉKLET

A kiadásokról szóló melléklete az igazolt szóló legutóbbi nyilatkozat óta kifizetett es az e kiadásokról szóló nyilatkozatban szereplő tételek

III. MELLÉKLET

IV. MELLÉKLET

V. MELLÉKLET

A BIZOTTSÁGNAK SZÁNT ELEKTRONIKUS FÁJLOK TOVÁBBÍTÁSÁNAK JAVASOLT MŰSZAKI LEÍRÁSA

1. ÁTVITELI MÓDOK

Minden jelenleg használt módszer használható a Bizottsággal előzetesen kötött megállapodás alapján. Az alábbi felsorolás a javasolt módszerek nem kimerítő jegyzéke.

1.1. Mágneses közvetítőeszköz

- hajlékony lemez: 3,5 hüvelyk, 1,4 Mb (DOS/Windows)

- választhatóan ZIP-formátummá tömöríthető

- DAT kazetta

- 4 mm DDS-1 (90 perces)

- CD-ROM (WORM - egyszer írható, többször olvasható optikai lemezes tároló);

1.2. Elektronikus fájltovábbítás

- Közvetlen üzenettovábbítás e-mailen keresztül

- 5 Mb vagy az alatti állományok számára

- választhatóan ZIP-formátummá tömöríthető

- FTP-n keresztül történő továbbítás

- választhatóan ZIP-formátummá tömöríthető.

2. AJÁNLOTT SZABVÁNYOK A TAGÁLLAMOK ELEKTRONIKUS ÁLLOMÁNYAI KIVONATÁNAK GYŰJTEMÉNYÉHEZ

Az ajánlott szabványállomány a következő jellemzőkkel bír:

1. minden adatrekord egy háromjegyű kóddal kezdődik, amely azonosítja az ezen adatrekordban tárolt információkat. Két típusú adatrekord van:

1.a) a "PRJ" kóddal azonosított projektrekordok a projektekre vonatkozó általános információt tartalmazzák. Az adatrekord jellemzői (1-30. mező) azok, amelyek a IV. melléklet 1. A. szakaszában vannak leírva;

1.b) a "PAY" kóddal azonosított kiadási adatrekordok a projekttel kapcsolatban bevallott kiadásokról szóló részletes információkat tartalmazzák. Az adatrekord jellemzői (31-64. mező) azok, amelyek a IV. melléklet 1. B. szakaszában vannak leírva;

2. az egy projektre vonatkozó információt tartalmazó "PRJ" adatrekordokat közvetlenül követi néhány, a projektre vonatkozó kiadási információt tartalmazó "PAY" adatrekord, vagy a PRJ és a PAY adatrekordokat külön fájlban lehet megadni;

3. a mezőket pontosvesszővel kell elválasztani. Két, egymást követő pontosvessző azt jelzi, hogy nem adtak meg adatot a mezőhöz ("üres mező");

4. az adatrekordok eltérő hosszúságúak lehetnek. Minden egyes adatrekord egy "CR LF" vagy "kocsi vissza - új sor" kóddal végződik (hexadecimálisan: 0D 0A);

5. a fájlnak ASCII kódban kell lennie;

6. összegeket jelentő numerikus mezők:

a) tizedespont: ".";

b) ahol szükséges, a (+ vagy -) jel megjelenik a bal szélen, amelyet közvetlenül a számok követnek;

c) tizedesjegyek rögzített száma;

d) a számjegyek között nincs szóköz; az ezresek között nincs szóköz;

7. dátummező: "NNHHÉÉÉÉ" (nap két számjeggyel, hónap két számjeggyel, év négy számjeggyel);

8. a szöveg formátumú adatokat nem szabad idézőjelek közé tenni. A pontosvessző természetesen nem használható a szöveg formátumú adatokban;

9. minden mező esetében: nem lehet szóközt használni a mező elején vagy végén;

10. a fenti szabályoknak megfelelő fájlok a következőképpen néznek ki (példa):

PRJ;2001E16COE001;Dublini Régió Szennyvíztisztítási Programja - V. szakasz;29122000;Pénzügyi osztály;Dublin Corporation;

PAY;2001E16COE001;Dublini Régió Szennyvíztisztítási Programja - V. szakasz;1234;10000000;80000000;80 %;

11. a Görögországból származó fájlok esetében vagy az ELOT-928 vagy az ISO 8859-7 kódolást kell alkalmazni.

3. DOKUMENTÁCIÓ

Minden fájlt a következő ellenőrző számoknak kell kísérniük:

1. adatrekordok száma;

2. teljes összeg;

3. minden egyes projekt részösszegeinek összege.

Minden kóddal kifejezett mező esetében a fájlhoz kell csatolni a használt kódok jelentését.

Az elektronikus állományban lévő adatrekordok számának az információkérésben meghatározott időszakra nézve meg kell egyezniük a Bizottságnak benyújtott kifizetési nyilatkozatok számával. Minden eltérést indokolni kell egy, az állományhoz csatolt feljegyzésben.

( 1 ) HL L 161., 1999.6.26., 57. és 62. o.

( 2 ) HL L 130., 1994.5.25., 1. o.

( 3 ) HL L 292., 1996.11.15., 2. o.

( 4 ) HL L 191., 1994.7.27., 9. o.