32014R1042[1]

A Bizottság 1042/2014/EU felhatalmazáson alapuló rendelete ( 2014. július 25. ) az 514/2014/EU rendeletnek a felelős hatóságok kijelölése, azoknak az irányítás és kontroll területére vonatkozó feladatai, valamint az ellenőrző hatóságok jogállása és kötelezettségei tekintetében történő kiegészítéséről

A BIZOTTSÁG 1042/2014/EU FELHATALMAZÁSON ALAPULÓ RENDELETE

(2014. július 25.)

az 514/2014/EU rendeletnek a felelős hatóságok kijelölése, azoknak az irányítás és kontroll területére vonatkozó feladatai, valamint az ellenőrző hatóságok jogállása és kötelezettségei tekintetében történő kiegészítéséről

AZ EURÓPAI BIZOTTSÁG,

tekintettel az Európai Unió működéséről szóló szerződésre,

tekintettel a Menekültügyi, Migrációs és Integrációs Alapra, valamint a rendőrségi együttműködés, a bűnmegelőzés és a bűnözés elleni küzdelem, valamint a válságkezelés pénzügyi támogatására szolgáló eszközre vonatkozó általános rendelkezések megállapításáról szóló, 2014. április 16-i 514/2014/EU európai parlamenti és tanácsi rendeletre (1) és különösen annak 26. cikke (4) bekezdésére és 29. cikke (1) bekezdésére,

mivel:

(1) A 2007-2013. évi "Szolidaritás és a migrációs áramlások igazgatása" keretprogram szerinti előző alapok és a 2014-2020-ra vonatkozó keret szerinti specifikus rendeletek végrehajtása közötti folytonosság biztosítása érdekében az 514/2014/EU rendelet nagymértékben az előző alapokra vonatkozóan hatályban lévő szabályokra épül, de ugyanakkor figyelembe veszi a 966/2012/EU, Euratom európai parlamenti és tanácsi rendelet (2) által a megosztott irányítás tekintetében bevezetett változásokat is.

(2) Annak érdekében, hogy a nemzeti programokat végrehajtó testületek megfelelő kapacitással rendelkezzenek a feladataik hatékony ellátásához, valamint az 514/2014/EU rendelet 2. cikkének a) pontjában foglalt specifikus rendeletek célkitűzéseivel és prioritásaival összhangban szabályokat kell meghatározni e testületek kinevezése, a kinevezésük ellenőrzése és - amennyiben szükséges - megszüntetése céljából.

(3) Annak érdekében, hogy a hatóságoknak biztosított feladatkör lehetővé tegye számukra a nemzeti program végrehajtását, azoknak az irányítás és kontroll területére vonatkozó feladatait megállapító szabályok lefektetésére van szükség, különös tekintettel azokra a feltételekre, amelyek szerint a hatóságok egyes feladataikat átruházhatják vagy kiszervezhetik.

(4) A nemzeti programok keretében nyújtott uniós hozzájárulásra vonatkozó kiválasztási és az odaítélési eljárásnak összhangban kell állnia az átláthatóság, a megkülönböztetésmentesség és az egyenlő bánásmód elveivel. Ezért meg kell határozni azokat a feltételeket, amelyek mellett a tagállamoknak végre kell hajtaniuk a nemzeti programok szerinti intézkedéseket, különösen annak megállapítása érdekében, hogy a felelős hatóság milyen körülmények között hajthatja végre közvetlenül a projekteket.

(5) Az ellenőrzéseknek valamennyi tagállamban hatékonynak kell lenniük, a megfelelő alkalmazási körrel kell rendelkezniük, és azokat a nemzetközi könyvvizsgálati standardokkal összhangban kell elvégezni. Ennek céljából világosan meg kell határozni az ellenőrző hatóságok jogállását és könyvvizsgálati standardjait.

(6) Annak érdekében, hogy az ellenőrző hatóságok ellenőrzési tevékenységei támogathassák az általuk kibocsátott ellenőri véleményeket, az ellenőrzési tevékenységek különböző típusainak meghatározása szükséges.

(7) Fontos, hogy az ellenőrző hatóság tevékenységének eredményeiről kellő időben és megfelelő módon jelentést tegyenek a kinevező hatóság, valamint az Európai Bizottság felé. Különösen fontos, hogy az éves kifizetési kérelem részeként benyújtott vezetői nyilatkozat és a végső ellenőrzési jelentések és a kontrollok éves összefoglalója jól tükrözze az ellenőrző hatóság munkáját és következtetéseit. Következésképpen az ellenőrző hatóságnak az ellenőrzési munkája részeként biztosítania kell, hogy az ellenőrző tevékenységével kapcsolatos információk megfelelően szerepelnek az említett dokumentumokban.

(8) Az e rendeletben előírt intézkedések mielőbbi alkalmazása és a nemzeti programok jóváhagyásával és végrehajtásával kapcsolatos késedelmek elkerülése érdekében e rendelet az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő napon lép hatályba.

(9) Az 514/2014/EU rendelet az Egyesült Királyságra és Írországra vonatkozóan kötelező, ezért jelen rendelet is kötelező rájuk nézve.

(10) Dániára nézve sem az 514/2014/EU rendelet, sem pedig jelen rendelet nem kötelező.

ELFOGADTA EZT A RENDELETET:

I. FEJEZET

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. cikk

Fogalommeghatározások

E rendelet alkalmazásában az 514/2014/EU rendeletben szereplő fogalommeghatározásokat kell alkalmazni. E rendelet alkalmazásában továbbá:

a) "kijelölő hatóság": az 514/2014/EU rendelet 26. cikkének (1) bekezdése szerinti valamely tagállam miniszteri szintű hatósága, amely a felelős hatóságot kijelöli;

b) "illetékes hatóságok": az 514/2014/EU rendelet 25. cikkének (1) bekezdésében említett felelős hatóság, ellenőrző hatóság és - adott esetben - felhatalmazott hatóság;

c) "SFC2014": a 802/2014/EU bizottsági végrehajtási rendelet (3) 2. cikke által létrehozott elektronikus adatcsererendszer;

d) "támogatási megállapodás": megállapodás vagy bármely ezzel egyenértékű jogi eszköz, amelynek alapján a felelős hatóság a nemzeti program keretében megvalósuló projektek végrehajtása céljából támogatást nyújt a kedvezményezettnek.

II. FEJEZET

A FELELŐS HATÓSÁG

I. SZAKASZ

A felelős hatóság kijelölése

2. cikk

A felelős hatóság kijelölésére vonatkozó kritériumok és eljárás

(1) A felelős hatóságként kinevezésre kerülő testületnek olyan közigazgatási szervezettel és belsőkontroll-rendszerrel kell rendelkeznie, amely megfelel az e rendelet mellékletében szereplő kritériumoknak (a továbbiakban: kijelölési kritériumok). A kijelölési kritériumok kiterjednek az alábbiakra:

a) belső környezet;

b) kontrolltevékenységek;

c) belső tájékoztatás és kommunikáció;

d) belső ellenőrzés és jelentés.

A tagállamok további kijelölési kritériumokat állapíthatnak meg a felelős hatóság méretének, feladatkörének és más jellemzőinek figyelembevétele céljából.

(2) Az 514/2014/EU rendelet 26. cikkének (3) bekezdésében említett auditszervezet értékeli, hogy a leendő felelős hatóság megfelel-e a mellékletben foglalt kijelölési kritériumoknak, és az ellenőrzésre vonatkozó megállapításait, következtetéseit és véleményét egy ellenőrzési jelentésben dokumentálva megküldi a kijelölő hatóságnak.

(3) Amennyiben a kijelölő hatóság nem találja kielégítőnek a leendő felelős hatóság kijelölési kritériumoknak való megfelelőségét, konkrét utasításokat ad e szervezetnek a hiányosságok orvosolására, valamint határidőt állapít meg a követelményeknek való megfelelés teljesítésére, mely időponttól az érintett szerv felelős hatóságként nevezhető ki.

A megfelelésig a szerv ideiglenesen - legfeljebb 12 hónapra - kijelölhető felelős hatóságként. Ezen ideiglenes időszak hosszúsága arányos az azonosított hiányosságokkal.

(4) A felelős hatóság kijelölésekor a tagállam haladéktalanul értesíti a Bizottságot az SFC2014 útján. Ezen értesítéssel a tagállam a következő elemeket tartalmazó dokumentumokat nyújtja be:

a) a főbb felelősségi köröknek a felelős hatóság szervezeti egységei közötti megosztása;

b) adott esetben a felelős hatóság és a meghatalmazott hatóságok között kapcsolat, az átruházható tevékenységek, valamint az ezen átruházott tevékenységek felügyeletét célzó fő eljárások, továbbá

c) a kedvezményezettek pénzügyi követeléseinek feldolgozására, valamint a kiadások engedélyezésére és elkönyvelésére irányuló fő eljárások összefoglalója.

3. cikk

A felelős hatóság felügyelete és a kijelölés felülvizsgálata

(1) A kijelölő hatóság felügyeli a felelős hatóságot, különösen az e rendelet 14. cikke (2) bekezdésében szereplő információk alapján, és köteles nyomon követni minden azonosított hiányosságot.

(2) A tagállamok biztosítják azon információ haladéktalan továbbítását a kijelölő hatóság felé, miszerint a felelős hatóság már nem felel meg a kijelölési kritériumoknak.

(3) Amennyiben a felelős hatóság már nem felel meg a kijelölési kritériumoknak vagy a belsőkontroll-rendszere oly mértékben hiányos, hogy az aláássa a feladatai teljesítéséhez szükséges képességét, a kijelölő hatóság próbaidőre bocsátja a felelős hatóságot. Ilyen esetben a kijelölő hatóság a hiányosságok megszüntetését célzó intézkedési tervet dolgoz ki a felelős hatóság számára, amelyet utóbbi a nem megfelelés vagy hiányosság súlyosságával arányos időszakon belül hajt végre. Ezen időszak nem haladja meg a 12 hónapot a próbaidő kezdetétől számítva.

(4) A kijelölő hatóság azonnal tájékoztatja a Bizottságot az általa a (3) bekezdéssel összhangban kidolgozott bármely intézkedési tervről, és folyamatos információval látja el a Bizottságot annak előrehaladásáról.

(5) Amennyiben a felelős hatóság megbízatása véget ér, a kijelölő hatóság mielőbb másik felelős hatóságot jelöl ki az 514/2014/EU rendelet 26. cikkével és a jelen rendelet 2. cikkével összhangban, ezáltal biztosítva a kedvezményezettek javára történő kifizetések zökkenőmentességét.

(6) Amennyiben a Bizottság úgy találja, hogy a tagállam nem készítette el a (3) bekezdés szerinti, a hiányosságok megszüntetését célzó intézkedési tervet, vagy a felelős hatóság annak ellenére megtartja megbízatását, hogy meghatározott határidőn belül nem hajtotta végre az intézkedési tervet, a Bizottság a fennmaradó hiányosságokat az 514/2014/EU rendelet 47. cikkében meghatározott megfelelőségi vizsgálati eljárásnak veti alá.

II. SZAKASZ

A felelős hatóság feladatai az irányítás és kontroll területén

4. cikk

A felelős hatóság feladatai

A felelős hatóság a nemzeti programot a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveivel összhangban irányítja és hajtja végre. Ennek során:

a) konzultál a partnerekkel az 514/2014/EU rendelet 12. cikkének (1) bekezdése szerint;

b) biztosítja az 514/2014/EU rendelet 12. cikke (4) bekezdésében említett monitoringbizottság megfelelő működését;

c) javaslatot nyújt be a Bizottságnak az 514/2014/EU rendelet 14. cikkében foglalt nemzeti programra és annak bármely későbbi felülvizsgálatára vonatkozóan az SFC2014 alkalmazásával;

d) meghatározza és létrehozza valamennyi tevékenység esetében a projektek és projektköltségek támogathatósági szabályait, az egyenlő bánásmód biztosítása és az összeférhetetlenség elkerülése mellett, a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveivel összhangban;

e) ajánlati és pályázati felhívásokat szervez és tesz közzé, majd azt követően megszervezi és meghirdeti a nemzeti program keretében finanszírozott projektek kiválasztását és odaítélését, az 514/2014/EU rendelet 2. cikkének a) pontjában hivatkozott specifikus rendeletek hatályával és célkitűzéseivel összhangban és a jelen rendelet 9. cikkében foglalt kritériumoknak megfelelően;

f) biztosítja, hogy rendelkezésre álljanak olyan rendszerek, amelyek lehetővé teszik a közös és programspecifikus mutatók Bizottság felé történő jelentéséhez szükséges adatok gyűjtését, valamint a program és a projektek végrehajtására vonatkozó egyéb adatok továbbítását a Bizottság részére;

g) fogadja a Bizottságtól érkező kifizetéseket, és kifizetéseket eszközöl a kedvezményezetteknek;

h) biztosítja a specifikus rendeletek alapján és egyéb vonatkozó nemzeti és uniós pénzügyi eszközökből történő társfinanszírozások közti következetességet és kiegészítő jelleget;

i) nyomon követi a projekteket és ellenőrzi, hogy a projektekkel kapcsolatban elszámolt kiadások ténylegesen felmerültek-e és összhangban állnak-e az uniós és nemzeti szabályokkal;

j) gondoskodik egy olyan rendszerről, amely a nemzeti program keretében megvalósuló valamennyi projekt számviteli nyilvántartásait számítógépes formában rögzíti és tárolja, valamint biztosítja a pénzügyi irányításhoz, felügyelethez, ellenőrzéshez és értékeléshez szükséges végrehajtási adatok összegyűjtését;

k) a nemzeti számviteli szabályok sérelme nélkül biztosítja, hogy a kedvezményezettek és a nemzeti program keretében finanszírozott projektek végrehajtásában közreműködő más szervezetek vagy külön elszámolási rendszert vagy a projekttel kapcsolatos valamennyi ügylet tekintetében megfelelő elszámolási szabályzatot alkalmazzanak;

l) biztosítja a nemzeti program 514/2014/EU rendelet 56. cikkében és 57. cikkének (1) bekezdésében említett értékelésének megfelelő határidőn belül történő elvégzését;

m) biztosítja, hogy a független értékelők megkapjanak a nemzeti program kezelésére vonatkozó minden olyan információt, amely az 514/2014/EU rendelet 56. cikkében és 57. cikkének (1) bekezdésében említett értékelés elvégzéséhez és az értékelő vélemény kialakításához szükséges;

n) eljárásokat dolgoz ki annak érdekében, hogy a kiadásokra, határozatokra és ellenőrzési tevékenységekre vonatkozó minden dokumentum esetében biztosítsák az előírt ellenőrzési nyomvonalat, és azokat az 514/2014/EU rendelet 27. cikkének (5) bekezdése alapján elfogadott bizottsági végrehajtási rendeleteknek megfelelően tartsák nyilván;

o) biztosítja, hogy az ellenőrző hatóság megkapjon az alkalmazott irányítási és ellenőrzési eljárásokra és a specifikus rendeletek keretében finanszírozott kiadásokra vonatkozó minden olyan információt, amely az 514/2014/EU rendelet 29. cikkében említett audit elvégzéséhez és az auditról szóló vélemény kialakításához szükséges;

p) elkészíti az 514/2014/EU rendelet 54. cikkében említett végrehajtási jelentéseket és az 514/2014/EU rendelet 57. cikkének (1) bekezdésében említett értékelő jelentéseket, és azokat az SFC2014 útján benyújtja a Bizottságnak;

q) az 514/2014/EU rendelet 44. cikkével összhangban elkészíti a kifizetés iránti kérelmet, és az SFC2014 útján benyújtja azt a Bizottságnak;

r) tájékoztató és közzétételi tevékenységeket végez, és terjeszti a program eredményeit az 514/2014/EU rendelet 53. cikkével összhangban;

s) igazgatási és helyszíni ellenőrzéseket végez az 514/2014/EU rendelet 27. cikkével összhangban;

t) együttműködik a Bizottsággal és a többi tagállam felelős hatóságaival; továbbá

u) reagál az ellenőrző hatóság megállapításaira a feltárt problémák orvosolásával vagy - amennyiben nem fogadja el az ellenőrző hatóság megállapításait - részletes indokolás benyújtásával.

5. cikk

Felhatalmazott hatóság

(1) A felelős hatóság az 514/2014/EU rendelet 25. cikke (1) bekezdése c) pontjának megfelelően egyes feladatait vagy valamennyi feladatát átruházhatja egy felhatalmazott hatóságra. A feladatátruházásnak minden esetben meg kell felelnie az eredményes pénzgazdálkodás elveinek, és összeegyeztethetőnek kell lennie a megkülönböztetésmentesség és az uniós finanszírozás láthatósága elveivel. Az átruházott feladatokkal kapcsolatosan összeférhetetlenség nem merülhet fel.

(2) A felelős hatóság által a felhatalmazott hatóságra átruházott feladatok hatályát és az azok teljesítése során alkalmazott részletes eljárásokat egy, a felelős hatóság és a felhatalmazott hatóság által aláírt dokumentumban rögzítik. E felhatalmazási okiratnak tartalmaznia kell legalább az alábbiakat:

a) a vonatkozó specifikus rendelet;

b) a felhatalmazott hatóságra átruházott feladat(ok);

c) a felhatalmazott hatóság kötelezettsége annak ellenőrzésére, hogy a kedvezményezettek megfelelnek-e az uniós és nemzeti szabályoknak;

d) a felhatalmazott hatóság kötelezettsége egy, a feladatainak megfelelő szervezeti struktúra, valamint irányítási és kontrollrendszer bevezetésére és fenntartására;

e) a felhatalmazott hatóság által a felelős hatóság részére benyújtandó információk és igazoló dokumentumok, és az ehhez rendelkezésére álló határidő; továbbá

f) a felelős hatóság mechanizmusa a felhatalmazott hatóság felügyeletére.

(3) Az 514/2014/EU rendelet 25. cikke (1) bekezdésének a) pontja értelmében a Bizottsággal való kommunikáció nem ruházható át. A felhatalmazott hatóság a felelős hatóság útján kommunikál a Bizottsággal.

(4) Amennyiben a felhatalmazott hatóság nem közigazgatási vagy a nemzeti jog alá tartozó, közfeladatot ellátó magánszerv, a felelős hatóság nem ruházhat át arra olyan végrehajtási hatáskört, amely nagymértékű, politikai döntéssel járó mérlegelést igényel.

(5) Az átruházott feladatokért továbbra is a felelős hatóság felelős. A felelős hatóság rendszeresen felülvizsgálja az átruházott feladatokat, és meggyőződik arról, hogy az elvégzett munka kielégítő és összhangban áll az uniós és nemzeti szabályokkal.

(6) Az átruházott feladatok tekintetében a jelen rendelet ugyanúgy alkalmazandó a felhatalmazott hatóságra is.

6. cikk

A feladatok kiszervezése

A felelős hatóság egyes feladatait kiszervezheti, mindazonáltal azokért továbbra is felelős.

A felelős hatóság rendszeresen felülvizsgálja a kiszervezett feladatokat, és meggyőződik arról, hogy az elvégzett munka kielégítő és összhangban áll az uniós és nemzeti szabályokkal.

III. SZAKASZ

A felelős hatóság állami beavatkozással kapcsolatos kötelessége

7. cikk

A felelős hatóság mint odaítélő szerv

(1) Főszabályként a felelős hatóság a nemzeti program keretében megvalósuló projektek számára ítél oda támogatásokat, nyílt ajánlattételi felhívások alapján.

(2) A felelős hatóság meghívásos ajánlattételi felhívások alapján is odaítélhet támogatásokat projektek részére.

A meghívásos ajánlattételi felhívások csak bizonyos kiválasztott szervezetek előtt nyitottak az adott projekt különleges jellege vagy az ajánlattételre felkért szervezetek műszaki vagy igazgatási jellegű szakértelme miatt.

A meghívásos ajánlattételi felhívások alkalmazásának indokait a felhívásban ismertetni kell.

(3) A felelős hatóság közvetlenül is odaítélhet támogatásokat, amennyiben a projekt különleges jellege vagy a vonatkozó szervezetek műszaki vagy igazgatási jellegű szakértelme miatt más lehetőség nem választható, például de jure vagy de facto monopóliumok esetén.

A közvetlen odaítélés alkalmazásának indokait az odaítélésről szóló határozatban ismertetni kell.

(4) Kellően indokolt esetekben - ideértve az olyan többéves projektek folytatását, amelyeket egy korábbi ajánlattételi felhívás keretében vagy vészhelyzetben választottak ki - ajánlattételi felhívás közzététele nélkül is nyújtható támogatás.

Az ajánlattételi felhívás közzététele nélküli támogatásnyújtás indokait az odaítélésről szóló határozatban ismertetni kell.

(5) Amennyiben a felelős hatóság jár el odaítélő szervként, sem a felelős hatóság, sem pedig a felhatalmazott hatóságok nem lehetnek az e cikkel összhangban odaítélt támogatás kedvezményezettjei.

(6) A felelős hatóság meghatározza, hogy ki ítéli oda a támogatásokat, valamint biztosítja az összeférhetetlenség elkerülését, különösen az olyan esetekben, amikor a pályázók nemzeti szervek.

8. cikk

Azon feltételek, amelyek mellett a felelős hatóság végrehajtó szervként jár el

(1) A felelős hatóság úgy dönthet, hogy akár önállóan, akár bármely más nemzeti hatósággal társulva közvetlenül hajt végre projekteket, mivel az igazgatási hatáskörök, a műszaki szakértelem vagy a projekt jellege - például a de jure monopólium vagy a biztonsági követelmények - miatt más lehetőség nem kínálkozik a végrehajtásra. Ilyen esetben a felelős hatóság lesz a támogatás kedvezményezettje.

(2) A felelős hatóság arra vonatkozó indokait, hogy miért jár el végrehajtó szervként, illetve miért választ társult nemzeti hatóságokat az (1) bekezdésben foglaltak szerint, az 514/2014/EU rendelet 54. cikkében hivatkozott éves végrehajtási jelentésben be kell jelenteni a Bizottságnak.

(3) Amennyiben a felelős hatóság végrehajtó szervként jár el a projektek végrehajtása során, be kell tartania az értékarányosság elvét és ki kell küszöbölnie az összeférhetetlenséget.

(4) A valamely projekt nemzeti program keretében történő társfinanszírozására vonatkozó igazgatási határozatnak magában kell foglalnia minden olyan információt, amely a társfinanszírozott termékek és szolgáltatások végrehajtásának nyomon követéséhez és a felmerült kiadások ellenőrzéséhez szükséges.

(5) Amennyiben a felelős hatóság nagy valószínűséggel rendszeresen jár el végrehajtó szervként:

a) a felelős hatóság és az ellenőrző hatóság nem képezheti ugyanazon szerv részét, kivéve, ha az ellenőrző hatóság jelentést tesz egy külső szerv felé és biztosított az ellenőrzésének függetlensége; továbbá

b) a felelős hatóság 4. cikkben említett feladatait ez nem érinti.

9. cikk

Kiválasztási és odaítélési eljárás

(1) A 7. cikk (1) bekezdésében említett ajánlattételi felhívásokat oly módon kell közzétenni, hogy biztosított legyen a nyílt verseny és megfelelő nyilvánosság a potenciális kedvezményezettek körében. A felhívások minden lényeges módosítását hasonlóképpen kell közzétenni.

A 7. cikk (1) és (2) bekezdése szerinti ajánlattételi felhívásokban fel kell tüntetni legalább a következőket:

a) célkitűzések;

b) kiválasztási és odaítélési kritériumok;

c) az uniós és - adott esetben - nemzeti finanszírozás módozatai, ideértve adott esetben a magasabb társfinanszírozási arány alkalmazásának lehetőségét, az 514/2014/EU rendelet 16. cikkének (5) bekezdésével összhangban;

d) az ajánlatok benyújtására vonatkozó rendelkezések és a benyújtás végső időpontja;

e) a kiadások támogathatóságára vonatkozó szabályok;

f) a projekt időtartama; továbbá

g) a megőrzendő és bejelentendő pénzügyi és egyéb információk.

(2) Az odaítélési határozat meghozatala előtt a felelős hatóságnak meg kell győződnie arról, hogy a projektben érintett kedvezményezettek képesek megfelelni a kiválasztási és odaítélési kritériumoknak.

(3) A felelős hatóság meghatározza az ajánlatok átvételére vonatkozó eljárást. Az ajánlatokat alaki, műszaki és költségvetési elemzésnek és minőségi értékelésnek veti alá, az ajánlattételi felhívásban rögzített kritériumok alkalmazásával, átlátható és megkülönböztetésmentes módon. A felelős hatóság írásban rögzíti a többi ajánlat elutasításának indokait.

(4) Az odaítélési határozat tartalmazza legalább a kedvezményezettek nevét, a projekt lényeges elemeit és operatív célkitűzéseit, az uniós hozzájárulás maximális összegét, valamint az elszámolható költségek teljes összegének maximális társfinanszírozási arányát.

(5) A felelős hatóság valamennyi pályázót írásban értesíti a határozatáról. A sikertelen pályázókkal közli az ajánlatuk elutasításának indokait, a kiválasztási és odaítélési kritériumokra való hivatkozással.

10. cikk

A támogatásokat formalizáló dokumentumok, amennyiben a felelős hatóság odaítélő hatóságként jár el

(1) Amennyiben a felelős hatóság odaítélő hatóságként jár el, meghatározza a projektirányítási eljárásokat, amelyek előírják legalább az alábbiakat:

a) a támogatási megállapodások aláírása a kedvezményezettekkel; valamint

b) a támogatási megállapodások nyomon követése - ideértve azok módosításait is - adminisztratív eszközök, például levélváltás vagy írásbeli jelentések útján.

(2) A támogatási megállapodás magában foglalja vagy feltünteti az alábbiakat:

a) az uniós hozzájárulás maximális összege;

b) az uniós hozzájárulás maximális százalékaránya a vonatkozó specifikus rendelettel összhangban;

c) a projekt részletes leírása és menetrendje;

d) adott esetben minden olyan jelentős feladat, amelyeket a kedvezményezett alvállalkozásba kíván adni harmadik felek számára, a vonatkozó költségekkel együtt;

e) a projektre vonatkozóan elfogadott előzetes költségvetés és finanszírozási terv, ideértve a kiadást és a bevételt, a meghatározott támogathatósági szabályokkal összhangban;

f) a projekt lezárásakor az uniós hozzájárulás összegének kiszámításához alkalmazott módszer;

g) menetrend és a megállapodás végrehajtási rendelkezései, ideértve a jelentéstételi kötelezettségre vonatkozó rendelkezéseket, a megállapodás módosításait és a megállapodás megszüntetését;

h) a projekt operatív célkitűzései, köztük a számszerűsített célkitűzések és a bejelentendő mutatók;

i) arra vonatkozó rendelkezés, miszerint a kedvezményezettnek kellő időben össze kell gyűjtenie a specifikus rendeletben meghatározott közös mutatókhoz szükséges adatokat, valamint minden más programspecifikus mutatót, és ezen adatokról legalább évente egyszer jelentést kell benyújtania;

j) az elszámolható költségek meghatározása, ideértve adott esetben az egységre vetített költségskálát, az egyösszegű támogatásokat és az átalányfinanszírozást;

k) számviteli követelmények és a támogatás kifizetésével kapcsolatos feltételek;

l) az ellenőrzési nyomvonalra vonatkozó feltételek;

m) az adatvédelemre vonatkozó rendelkezések; valamint

n) a közzétételre vonatkozó rendelkezések.

(3) Főszabályként a támogatási megállapodást azt megelőzően alá kell írni, hogy a nemzeti program keretében finanszírozott bármely tevékenység elkezdődne.

(4) A támogatási megállapodás kifejezetten rendelkezik arról, hogy a Bizottság vagy képviselői és a Számvevőszék ellenőrzési hatáskört gyakorol a támogatások kedvezményezettjei, valamint a nemzeti program alapján uniós finanszírozásban részesülő kivitelezők és alvállalkozók felett, amelyet dokumentumok alapján és helyszíni ellenőrzések formájában végez el.

11. cikk

A támogatásokat formalizáló dokumentumok, amennyiben a felelős hatóság végrehajtó szervként jár el

(1) Amennyiben a felelős hatóság végrehajtó szervként jár el, meghatározza a projektirányítási eljárásokat, amelyek előírják legalább az alábbiakat:

a) a projektek társfinanszírozására vonatkozó igazgatási határozat formalizálása; és

b) az igazgatási határozat nyomon követése - ideértve annak módosításait is - adminisztratív eszközök, például levélváltás vagy írásbeli jelentések útján.

(2) Az igazgatási határozat magában foglalja vagy feltünteti az alábbiakat:

a) az uniós hozzájárulás maximális összege;

b) az uniós hozzájárulás maximális százalékaránya a vonatkozó specifikus rendelettel összhangban;

c) a projekt részletes leírása és menetrendje;

d) adott esetben minden olyan jelentős feladat, amelyeket a kedvezményezett alvállalkozásba kíván adni harmadik felek számára, a vonatkozó költségekkel együtt;

e) a projektre vonatkozóan elfogadott előzetes költségvetés és finanszírozási terv, ideértve a kiadást és a bevételt, a meghatározott támogathatósági szabályokkal összhangban;

f) a projekt lezárásakor az uniós hozzájárulás összegének kiszámításához alkalmazott módszer;

g) a projekt operatív célkitűzései, köztük a számszerűsített célkitűzések és az alkalmazandó mutatók;

h) arra vonatkozó rendelkezés, miszerint a felelős hatóságnak kellő időben össze kell gyűjtenie és legalább évente egyszer be kell jelentenie a specifikus rendeletben meghatározott közös mutatókhoz szükséges adatokat, valamint minden más programspecifikus mutatót;

i) az elszámolható költségek meghatározása, ideértve adott esetben az egységre vetített költségskálát, az egyösszegű támogatásokat és az átalányfinanszírozást;

j) számviteli követelmények és a támogatás kifizetésével kapcsolatos feltételek;

k) ellenőrzési nyomvonalra vonatkozó feltételek;

l) az adatvédelemre vonatkozó rendelkezések; valamint

m) a közzétételre vonatkozó rendelkezések.

(3) Főszabályként az igazgatási határozatot azt megelőzően alá kell írni, hogy a nemzeti program keretében finanszírozott bármely tevékenység elkezdődne.

(4) Az igazgatási határozat kifejezetten rendelkezik arról, hogy a Bizottság vagy képviselői és a Számvevőszék ellenőrzési hatáskört gyakorol a támogatások kedvezményezettjei, valamint a nemzeti program alapján uniós finanszírozásban részesülő kivitelezők és alvállalkozók felett, amelyet dokumentumok alapján és helyszíni ellenőrzések formájában végez el.

III. FEJEZET

AZ ELLENŐRZŐ HATÓSÁG JOGÁLLÁSA ÉS AZ ELLENŐRZÉSSEL KAPCSOLATOS KÖTELEZETTSÉGEI

12. cikk

Az ellenőrző hatóság jogállása

(1) A 966/2012/EU, Euratom rendelet 59. cikkének (5) bekezdése második albekezdése és az 514/2014/EU rendelet 25. cikke (1) bekezdésének b) pontja értelmében az ellenőrző hatóság a felelős hatóságtól függetlenül működik. A működés akkor tekinthető függetlennek, ha az ellenőrző hatóság és a felelős hatóság között nem áll fenn közvetlen hierarchikus kapcsolat, és az ellenőrző hatóság teljes körű autonómiával rendelkezik a véleményei és nyilatkozatai megfogalmazásában.

(2) Az ellenőrzési munkát minden esetben a nemzetközileg elfogadott könyvvizsgálati standardokkal összhangban kell elvégezni.

13. cikk

Az ellenőrzési feladatok kiszervezése

Az ellenőrző hatóság ellenőrzési feladatainak egy részét kiszervezheti valamely másik ellenőrzési szerv felé, amennyiben ez utóbbi szerv a működése szempontjából független a felelős hatóságtól. A kiszervezett feladatokért továbbra is az ellenőrző hatóság felelős.

A kiszervezett ellenőrzéseket a nemzetközileg elfogadott auditálási standardokkal összhangban hajtják végre, az ellenőrző hatóság szoros nyomon követése és felügyelete mellett.

14. cikk

Ellenőrzések

(1) A 966/2012/EU, Euratom rendelet 59. cikke (5) bekezdésének második albekezdésében említett vélemény kinyilvánítása céljából az ellenőrző hatóság rendszer- és pénzügyi ellenőrzéseket végez.

(2) A rendszerellenőrzések során felülvizsgálják, hogy a felelős hatóság irányítási és kontrollrendszerei kellően hatékonyan működnek-e ahhoz, hogy ésszerűen biztosítható legyen az éves beszámolókban szereplő kiadások jogszerűsége és szabályszerűsége. Ezen ellenőrzések alapján az ellenőrző hatóság megállapítja, hogy a felelős hatóság továbbra is megfelel-e a mellékletben foglalt kijelölési kritériumoknak.

(3) A pénzügyi ellenőrzések célja, hogy ésszerű bizonyítékkal szolgáljanak arra nézve, hogy az éves beszámolók megbízható és valós képet adnak a felelős hatóság által bejelentett kiadásokról.

Annak megállapítása érdekében, hogy a beszámolók megbízható és valós képet nyújtanak-e, az ellenőrző hatóság ellenőrzi, hogy az adott pénzügyi évben a felelős hatóság által elkönyvelt kifizetett kiadások és kapott állami hozzájárulások valamennyi elemét pontosan rögzítették a számviteli rendszerben, és azok összhangban állnak a felelős hatóság által vezetett igazoló számviteli nyilvántartásokkal. Ezen elszámolások alapján az ellenőrző hatóság elvégzi különösen a következőket:

a) ellenőrzi, hogy az éves mérlegre vonatkozóan a Bizottságnak benyújtott kifizetési kérelemben bejelentett elszámolható kiadások teljes összege megegyezik-e a felelős hatóság elszámolásaiban szereplő kiadásokkal, illetve amennyiben eltérések mutatkoznak, az elszámolásokban megfelelő magyarázattal szolgáltak-e az összeegyeztetett összegekre;

b) ellenőrzi, hogy a visszavont és visszafizettetett összegek, a visszafizetendő összegek és a számviteli év végéig nem visszafizettethető összegek megegyeznek-e a felelős hatóság elszámolási rendszerében elkönyvelt összegekkel és azokat a felelős hatóság dokumentált határozatai igazolják-e;

c) megbizonyosodik arról, hogy a felelős hatóság az 514/2014/EU rendelet 27. cikkének megfelelően elvégezte-e az igazgatási és helyszíni ellenőrzéseket.

Az a), b) és c) pontokban említett ellenőrzéseket minta alapján is el lehet végezni.

(4) Rendszer- és pénzügyi ellenőrzései részeként az ellenőrző hatóság megismétel néhány, a felelős hatóság által már elvégzett igazgatási és helyszíni ellenőrzést. Az ellenőrző hatóság a megismételt ellenőrzések mértékét kockázatértékelés alapján állapítja meg.

(5) Amennyiben az ellenőrző hatóság a rendszer- és pénzügyi ellenőrzései során lényeges hiányosságokat tár fel a felelős hatóság irányítási és kontrollrendszerében, az ellenőrző hatóság a következőket hajtja végre:

a) értékeli ezen hiányosságok pénzügyi és működési kihatását;

b) megfelelő ajánlásokat fogalmaz meg a felelős hatóság számára a szükséges korrekciós és megelőző intézkedésekre vonatkozóan;

c) nyomon követi, hogy a felelős hatóság mennyiben hajtja végre ezen intézkedéseket, és felméri, hogy bevezetésre került-e az irányítási és kontrollrendszerek hatékony működésének visszaállítását célzó cselekvési terv.

(6) Az ellenőrző hatóság az (1), (2) és (3) bekezdésben említett ellenőrzési tevékenységeinek elvégzését követően jelentést tesz a megállapításairól a kijelölő hatóságnak, ideértve azt is, hogy a véleménye szerint a felelős hatóság továbbra is megfelel-e a kijelölési kritériumoknak.

(7) Az ellenőrző hatóság biztosítja, hogy a felelős hatóság az ellenőrző hatóság (1), (2) és (3) bekezdésben említett ellenőrzési tevékenységeivel kapcsolatos valamennyi információt megfelelően továbbítsa az Európai Bizottságnak.

IV. FEJEZET

ZÁRÓ RENDELKEZÉS

15. cikk

Hatálybalépés

Ez a rendelet az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő napon lép hatályba.

Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó a tagállamokban a Szerződéseknek megfelelően.

Kelt Brüsszelben, 2014. július 25-én.

a Bizottság részéről

az elnök

José Manuel BARROSO

(1) HL L 150., 2014.5.20., 112. o.

(2) Az Európai Parlament és a Tanács 2012. október 25-i 966/2012/EU, Euratom rendelete az Unió általános költségvetésére alkalmazandó pénzügyi szabályokról és az 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendelet hatályon kívül helyezéséről (HL L 298., 2012.10.26., 1. o.).

(3) A nemzeti programok mintáinak megállapításáról, valamint a Menekültügyi, a Migrációs és az Integrációs alapra, valamint a rendőrségi együttműködés, a bűnmegelőzés és a bűnözés elleni küzdelem, valamint a válságkezelés pénzügyi támogatására szolgáló eszközre vonatkozó általános rendelkezések megállapításáról szóló 514/2014/EU európai parlamenti és tanácsi rendelet szerinti, a Bizottság és a tagállamok közötti elektronikus adatcsererendszer feltételeinek megállapításáról szóló, 2014. július 24-i 802/2014/EU bizottsági végrehajtási rendelet (HL L 219., 2014.7.25., 22. o.).

MELLÉKLET

A felelős hatóság kijelölési kritériumai

1. Belső környezet

A. Szervezeti felépítés

(1) A szervezeti felépítés lehetővé teszi a felelős hatóság számára a 4. cikkben meghatározott feladatainak elvégzését.

(2) A szervezeti felépítést szervezeti ábra határozza meg, amely egyértelműen mutatja a szerepek és hatáskörök kiosztását.

B. A humánerőforrásokra vonatkozó normák

(1) Megfelelő humánerőforrás a 4. cikkben meghatározott feladatok elvégzéséhez.

(2) A feladatok elkülönítése oly módon, hogy a személyzet egyik tagja se lásson el olyan feladatot, amely a nemzeti program keretében finanszírozott összegek engedélyezése, kifizetése és könyvelése közül egynél többet érint, és a személyzet egyik tagja sem végezze úgy ezeket a feladatokat, hogy a személyzet egy másik tagja ne ellenőrizné a tevékenységét.

(3) A személyzet egyes tagjai feladatkörének írásos meghatározása, ideértve azok pénzügyi hatáskörének korlátait is.

(4) Megfelelő képzés a személyzet számára.

(5) Eljárások az összeférhetetlenség elkerülésére, ideértve a kérelmek ellenőrzésében, engedélyezésében, kifizetésében és könyvelésében felelősségteljes vagy érzékeny pozíciót betöltő olyan személyeket is, akik a felelős hatóságon kívül egyéb funkciókat is ellátnak.

2. Ellenőrzési tevékenységek

A. A projektek kiválasztása

(1) A támogatások kiválasztására és odaítélésére irányuló eljárások a 9. cikkel összhangban.

(2) A támogatási megállapodások tartalmára és aláírására vonatkozó eljárások és igazgatási határozatok a 10. és 11. cikkel összhangban.

B. Az igazgatási és helyszíni ellenőrzésekre vonatkozó eljárások

(1) A felelős hatóság vezetőségének az elvégzett ellenőrzések eredményeiről szóló, megfelelő szintű, rendszeres és kellő időben történő tájékoztatására irányuló eljárások, amelyek lehetővé teszik az ellenőrzési stratégia és a belső ellenőrzési eljárások felülvizsgálatát rendszerszintű hiányosságok feltárása esetén, vagy amennyiben az szükséges.

(2) Az olyan esetekben alkalmazott mintavételi módszer leírása, amikor az igazgatási vagy helyszíni ellenőrzés nem kimerítő jellegű, hanem mintavétel alapján történik, továbbá eljárás az eltérések és szabálytalanságok bejelentésére.

(3) Amennyiben a pénzügyi követelések tekintetében elvégzett ellenőrzésekre vonatkozó (írásbeli vagy elektronikus) dokumentumokat más szervek tartják meg, az érintett szervek és a felelős hatóság által meghatározott eljárások annak biztosítására, hogy a felelős hatóság hozzáférjen az adott dokumentumokhoz.

C. A kedvezményezettek által benyújtott pénzügyi követelések kifizetésének engedélyezésére vonatkozó eljárások

(1) A támogatási megállapodások, az igazgatási határozatok és a szerződések szerződéses feltételek szerinti végrehajtásának ellenőrzésére irányuló eljárások.

(2) A kedvezményezettek által benyújtott pénzügyi követelések kézhezvételére, nyilvántartásba vételére és feldolgozására irányuló eljárások, nevezetesen a felhasználandó dokumentumok megnevezése és az elvégzett munka felülvizsgálatára vonatkozó eljárás.

(3) A személyzet engedélyezésért felelős egyes tagjai tekintetében előírt vizsgálatok listája, ideértve az elvégzett munka felülvizsgálatát is.

(4) A kifizetések engedélyezésére vonatkozó eljárás, ideértve az uniós és nemzeti szabályokkal való összeegyeztethetőség vizsgálatát és az 514/2014/EU rendelet 5. cikkének (2) bekezdése és 27. cikke által előírt ellenőrzéseket, a csalások és szabálytalanságok megelőzése és feltárása érdekében, különös tekintettel a felmerülő kockázatokra.

D. Kifizetési eljárások

(1) Annak biztosítására irányuló eljárások, hogy kizárólag a kedvezményezett tulajdonában lévő bankszámlákra teljesítsenek kifizetéseket, és készpénzes kifizetés ne történjen.

(2) Annak biztosítására irányuló eljárások, hogy valamennyi olyan kifizetést, amely tekintetében nem hajtanak végre átutalásokat, visszautaljanak a nemzeti program költségvetésébe.

E. Könyvelési eljárások

Olyan könyvelési eljárások, amelyek biztosítják az éves elszámolások teljességét, pontosságát és időszerűségét, valamint a hibák és kihagyások feltárását és kijavítását, különösen időszakos ellenőrzések és egyeztetések útján.

F. Előlegfizetési eljárások

(1) Annak biztosítására irányuló eljárások, hogy a kedvezményezettek számára kifizetett előlegeket külön azonosítsák a könyvviteli nyilvántartásokban.

(2) Annak biztosítására irányuló eljárások, hogy az előlegeket az előírt határidőn belül elszámolják, és az elszámolandó, esedékes összegeket azonosítsák.

G. Adósságkezelési eljárások

(1) Eljárások annak biztosítására, hogy az A-D. pontban előírt kritériumok értelemszerűen alkalmazandók legyenek az olyan összegek tekintetében, amelyeket a felelős hatóságnak az 514/2014/EU rendelet 21. cikkének h) pontja értelmében vissza kell fizettetnie.

(2) Eljárások a kibocsátott visszafizettetési határozatok és - adott esetben - késedelmi kamatok megfelelő nyomon követésére.

(3) Eljárások annak biztosítására, hogy amennyiben a visszafizettetés nem hajtható végre, ennek okát azonosítsák, és így értékelhető legyen, hogy a tagállamnak vissza kell-e térítenie az adott összeget az uniós költségvetésbe.

(4) Rendszer, amely lehetővé teszi az esedékes visszafizettetendő összegek felismerését és az ilyen tartozások nyilvántartásba vételét még azoknak az adósnyilvántartásba való bekerülése előtt.

(5) Az adósnyilvántartás rendszeres időközönként történő ellenőrzését biztosító eljárások, az adósnyilvántartás megbízhatóságának és teljességének biztosítása érdekében.

H. A szabálytalanságok feltárását és a csalás elleni küzdelmet célzó eljárások

(1) A szabálytalanságok meghatározása az uniós követelményekkel összhangban.

(2) A szabálytalanságok kellő időben történő feltárását és az azonnali korrekciós intézkedések végrehajtását lehetővé tévő mechanizmusok.

(3) Eljárások arányos csalás elleni intézkedések bevezetésére.

(4) Eljárások annak biztosítására, hogy a Bizottság tájékoztatást kapjon a feltárt szabálytalanságokról és - adott esetben - az éves beszámolókban elvégzett korrekciós intézkedésekről.

I. Ellenőrzési nyomvonal

Eljárás annak biztosítására, hogy az 514/2014/EU rendelet 27. cikke (5) bekezdése alapján elfogadott végrehajtási rendelettel összhangban a felelős hatóság székhelyén - igazoló dokumentumokkal alátámasztva - megfelelő ellenőrzési nyomvonalat tartsanak fenn, amely magában foglalja a projektek kiválasztását, az engedélyezést, a könyvelést és a kedvezményezett által benyújtott pénzügyi követelések teljesítését, valamint az előlegek és tartozások kezelését.

3. Belső tájékoztatás és kommunikáció

A. Kommunikáció

(1) Eljárások a következők biztosítására:

a) az uniós jogszabályok minden változásának nyilvántartásba vétele;

b) az utasítások, adatbázisok és ellenőrző listák naprakésszé tétele, hogy azok kellő időben tükrözzék e változásokat; valamint

c) valamennyi érdekelt fél - köztük a felhatalmazott hatóság - kellő időben történő tájékoztatása e változásokról.

(2) Eljárások annak biztosítására, hogy valamennyi kedvezményezett rendelkezzen a feladatai elvégzéséhez és a műveletek végrehajtásához szükséges információkkal.

(3) Eljárások annak biztosítására, hogy a pályázók a kiválasztási eljárás eredményeiről utólag megfelelő tájékoztatást kapjanak.

B. Az információs rendszerek biztonsága

(1) Az alkalmazott információs rendszer(ek) biztonsága, a legújabb nemzetközileg elfogadott szabványokkal összhangban.

(2) Eljárások annak biztosítására, hogy a pénzügyi és technológiai intézkedések a kockázattal arányosak legyenek.

4. Belső monitoring és jelentéstétel

A. Belső dokumentumok és jelentések

(1) Dokumentált eljárások és a vonatkozó ellenőrző listák kitöltése az alábbiak érdekében:

a) az 514/2014/EU rendelet 12. cikkének (4) bekezdésében említett monitoringbizottság munkájának támogatása és ellátása mindazon információkkal, amelyek a feladatai elvégzéséhez szükségesek, ideértve különösen a nemzeti program során a célkitűzések megvalósítása terén elért eredményekre vonatkozó adatokat, a pénzügyi adatokat, valamint a mutatókhoz és részcélokhoz kapcsolódó adatokat;

b) éves és záró végrehajtási jelentések készítése és azok benyújtása a Bizottságnak;

c) az 514/2014/EU rendelet 44. cikkében említett éves egyenleg kifizetése iránti kérelem benyújtásához szükséges dokumentumok összeállítása;

d) annak biztosítása, hogy a felső vezetés rendelkezésére álljon valamennyi olyan jelentés és információ, amely a felelőssége alá tartozó programok végrehajtásának hatékony nyomon követéséhez szükséges; valamint

e) annak biztosítása, hogy a felső vezetés rendelkezzen a rendszereikre vonatkozó független értékelésekről vagy ellenőrzésekről szóló jelentésekkel.

(2) Dokumentált eljárások a jelentéstétel és monitoring tekintetében, amennyiben a felelős hatóság a feladatok elvégzésével más szervet bízott meg.

B. A nem közvetlenül a hatóságok által elvégzett egyéb feladatok monitoringja

(1) Amennyiben egyes szervek - a felhatalmazott hatóság kivételével - a felelős hatóság felelőssége mellett járnak el, eljárások olyan felügyeleti mechanizmusok bevezetésére, amelyek biztosítják a hatékony és eredményes pénzgazdálkodást.

(2) Az ellenőrzési tevékenységek kiszervezése esetén eljárások olyan felügyeleti mechanizmusok bevezetésére, amelyek biztosítják a közös ellenőrzési módszertant és a munka következetességét.

(3) Amennyiben a felelős hatóság feladatokat ruház át, eljárások az e rendelet 5. cikkének (4) bekezdésével való összeegyeztethetőség biztosítására.