28/2021. (XII. 22.) ORFK utasítás

az Országos Rendőr-főkapitányság Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzatáról

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában és a Rendőrségről szóló 1994. évi XXXIV. törvény 6. § (1) bekezdés b) pontjában meghatározott jogkörömben eljárva, a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény 27. § (1) bekezdésében, valamint a védelmi és biztonsági célú beszerzésekről szóló 2016. évi XXX. törvény 8. § (1) bekezdésében foglaltak alapján az Országos Rendőr-főkapitányság mint ajánlatkérő közbeszerzéseivel és közbeszerzésnek nem minősülő beszerzéseivel összefüggő feladatok, valamint a közbeszerzésnek nem minősülő beszerzési eljárások rendjének szabályozására kiadom az alábbi utasítást:

I. FEJEZET

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. Az utasítás hatálya

1. Az utasítás hatálya kiterjed az Országos Rendőr-főkapitányságra (a továbbiakban: ORFK), az ORFK személyi állományának a közbeszerzésekben és a közbeszerzésnek nem minősülő beszerzésekben közreműködő tagjaira, valamint a Készenléti Rendőrségre (a továbbiakban: KR) mint lebonyolítóra, az ORFK mint ajánlatkérő nevében lefolytatott eljárások esetében.

2. Az utasítás hatálya kiterjed az ORFK mint ajánlatkérő által folytatott,

a) az általános rendőrségi feladatok ellátására létrehozott szerv (a továbbiakban: Rendőrség) feladatai ellátásához, működéséhez szükséges visszterhes polgári jogi szerződések megkötése érdekében lefolytatott, a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 4. §-a szerinti eljárásra;

b) az 5. pont c) és e) alpontja szerinti értékhatár alatti és a kivételi körbe tartozó beszerzésre;

c) a védelmi és biztonsági célú beszerzésekről szóló 2016. évi XXX. törvény hatálya alá tartozó beszerzésre (a továbbiakban: védelmi és biztonsági célú beszerzés);

d) a minősített beszerzések Országgyűlés általi mentesítésének kezdeményezésére vonatkozó feltételekről és eljárásról, valamint az ilyen beszerzések megvalósításakor az ajánlatkérő által érvényesítendő követelményekről szóló 492/2015. (XII. 30.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó beszerzésre;

azzal, hogy a b)-d) alpont vonatkozásában, ahol az utasítás közbeszerzést említ, azon beszerzést kell érteni.

3. A VI. fejezet hatálya kiterjed a büntetés-végrehajtási szervezet részéről a büntetés-végrehajtásért felelős miniszter vezetése, irányítása vagy felügyelete alá tartozó szervek irányában fennálló ellátási kötelezettségről, a fogvatartottak kötelező foglalkoztatása keretében előállított termékekről és szolgáltatásokról, azok átadás-átvételéről és az ellentételezés rendjéről szóló 9/2011. (III. 23.) BM rendelet 1. mellékletében felsorolt termékek és szolgáltatások beszerzése esetén a fogvatartottak kötelező foglalkoztatására létrehozott gazdasági társaság ajánlatának jogszabályban meghatározott elutasítása esetén követendő eljárásra, amennyiben a beszerzés értéke meghaladja a nettó 100 000 forintot, de nem éri el a nemzeti közbeszerzési értékhatárt.

4. Az utasítás hatálya kiterjed a közbeszerzési és beszerzési eljárások előkészítésére és teljes körű lebonyolítására, ideértve az esetleges jogorvoslati eljárásokat és az eljárások eredményeként megkötött szerződések módosítását is.

2. Értelmező rendelkezések

5. Az utasítás alkalmazásában

a) bizottság: a közbeszerzési eljárás előkészítésére, szakmai támogatására, a beérkezett ajánlatok elbírálására és értékelésére létrehozott, legalább négytagú szakmai testület;

b) EKR: az elektronikus közbeszerzés részletes szabályairól szóló 424/2017. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: 424/2017. Korm. rendelet) 2. § a) pontja szerinti egységes elektronikus közbeszerzési rendszer;

c) értékhatár alatti beszerzés: a Rendőrség feladatai ellátásához, működéséhez szükséges árubeszerzésre, építési beruházásra vagy szolgáltatás megrendelésére, valamint építési vagy szolgáltatási koncesszióra vonatkozó visszterhes polgári jogi szerződések megkötése érdekében lefolytatott eljárás, amelyben a Kbt. 16-18. §-a szerint számított ellenérték - figyelemmel a Kbt. 19. §-a szerinti részekre bontási tilalom szabályaira - nem éri el a mindenkori nemzeti közbeszerzési értékhatárt, de eléri a nettó 3 millió - részben vagy egészben uniós forrásból megvalósuló eljárások esetén a nettó 1 millió - forintot, és a beszerzés nem tartozik a 2. pont c) és d) alpontjában hivatkozott jogszabályok hatálya alá;[1]

d)[2]

e) kivételi körbe tartozó beszerzés: a Kbt. 9. § (1) bekezdés c)-k) pontjában, a (8) bekezdésében, valamint - a Kbt. 111. § j) pontja szerinti beszerzéseket kivéve - a Kbt. 111. §-ában meghatározott tárgyú beszerzés;

f) közbeszerzésnek nem minősülő beszerzés: a 2. pont b)-d) alpontja szerinti beszerzés;

g) központosított közbeszerzés:

ga) a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet (a továbbiakban: 168/2004. Korm. rendelet),

gb) a Nemzeti Hírközlési és Informatikai Tanácsról, valamint a Digitális Kormányzati Ügynökség Zártkörűen Működő Részvénytársaság és a kormányzati informatikai beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 301/2018. (XII. 27.) Korm. rendelet (a továbbiakban: 301/2018. Korm. rendelet),

gc) a központi beszerző szerv kijelöléséről, a védelmi és biztonsági feladatokkal összefüggő beszerzések körének meghatározásáról és a védelmi és biztonsági feladatokkal összefüggő beszerzések központosított rendszeréről szóló 329/2019. (XII. 20.) Korm. rendelet (a továbbiakban: 329/2019. Korm. rendelet),

gd) a Nemzeti Kommunikációs Hivatal jogállásáról és a kormányzati kommunikációs beszerzésekről szóló 162/2020. (IV. 30.) Korm. rendelet (a továbbiakban: 162/2020. Korm. rendelet)

ge) a kormányzati képzési és oktatási beszerzésekről szóló 396/2023. (VIII. 24.) Korm. rendelet (a továbbiakban: 396/2023. Korm. rendelet);[3]

hatálya alá tartozó (köz)beszerzés;

h) szakértő: a közbeszerzésekért felelős miniszter által kijelölt, valamint a 2014-2020 programozási időszakban az egyes európai uniós alapokból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó közbeszerzési eljárásokban az ellenőrző szervezet által bevont, a közbeszerzési eljárások dokumentum alapú ellenőrzésére jogosult személy.

3. A közbeszerzés lefolytatására jogosultak

6. Az ORFK mint ajánlatkérő nevében közbeszerzési vagy beszerzési eljárást lefolytatni csak a döntéshozó által írásban kijelölt közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem jogosult.

7. Az ORFK Gazdasági Főigazgatóság (a továbbiakban: ORFK GF) Informatikai Főosztály (a továbbiakban: ORFK GF INFO) vezetője a Kbt. 105. § (1) bekezdés a) pontja és a (2) bekezdés a) pontja szerint kötött informatikai és telekommunikációs tárgyú keretmegállapodások terhére a 6. pont szerinti kijelölés nélkül is adhat fel közvetlen megrendelést.

8. Az ORFK Kommunikációs Szolgálat vezetője a 162/2020. Korm. rendelet 1. mellékletében meghatározott kommunikációs feladatok tárgyában kötött keretmegállapodások terhére a Kbt. 105. § (1) bekezdés a) pontja és a (2) bekezdés a) pontja alapján a 6. pont szerinti kijelölés nélkül is adhat fel közvetlen megrendelést.

9. A 68. pontban meghatározott esetben a közbeszerzési eljárás lefolytatásával az ORFK szervezetébe nem tartozó természetes vagy jogi személy (a továbbiakban: külső megbízott) is megbízható.

4. A közbeszerzésekkel kapcsolatos általános követelmények

10. A közbeszerzési eljárás becsült értékének meghatározásánál a Kbt. 16-20. §-ának rendelkezései szerint kell eljárni. A becsült érték fogalmilag nem azonos a rendelkezésre álló anyagi fedezettel és a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződésben megjelent ajánlatkérői ellenszolgáltatással.

10/A. Az önmagában vett becsült érték meghatározását követően a kezdeményező szakterület minden közbeszerzési és beszerzési igény vonatkozásában - annak értékétől függetlenül - köteles megvizsgálni, hogy a szakterületét illetően rendelkezik-e olyan, megvalósított vagy megvalósítani tervezett beszerzési igénnyel, amelynek értékét a becsült érték meghatározása során figyelembe kell venni, betartva a részekre bontás tilalmára vonatkozó jogszabályi rendelkezéseket.[4]

11. A közbeszerzési eljárás eredményeként kötött szerződés legfeljebb 48 hónapos, határozott időtartamra jöhet létre. A döntéshozó által adott előzetes egyedi engedély alapján a szerződés időtartama a 48 hónapot meghaladhatja, azonban határozatlan idejű szerződést csak kivételesen indokolt esetben lehet kötni.

12. A kedvező feltételekkel történő új szerződések megkötése érdekében valamennyi beszerzési tárgy és termékcsoport esetében az ORFK közbeszerzések tárgya szerint feladatkörében érintett szervezeti egységének vagy az országos rendőrfőkapitány közvetlen alárendeltségébe tartozó szervezeti elemének (a továbbiakban: kezdeményező szakterület) évente piacfelmérést kell végrehajtani, annak eredményét dokumentálni kell, valamint erre tekintettel a meglévő szerződéseket felül kell vizsgálni.

12/A. A közbeszerzési eljárások előkészítése és lefolytatása során azoknak az áruknak, szolgáltatásoknak és építési beruházásoknak a beszerzését kell előnyben részesíteni, amelyek más, azonos rendeltetésű árukhoz, szolgáltatásokhoz és munkálatokhoz képest kisebb mértékben terhelik a környezetet.[5]

5. A közbeszerzési terv

13. A kezdeményező szakterületek közbeszerzési résztervet készítenek, amelyet a gazdasági országos rendőrfőkapitány-helyettes részére

a) az ORFK éves, a Kbt. hatálya alá tartozó Közbeszerzési Tervében (a továbbiakban: Közbeszerzési Terv) szerepeltetni szükséges beszerzések esetén tárgyév március 1-jéig;

b) az ORFK éves összesített, a 168/2004. Korm. rendelet hatálya alá tartozó Központosított Közbeszerzési Tervében (a továbbiakban: Központosított Közbeszerzési Terv) szerepeltetni szükséges beszerzések esetén tárgyév április 15-ig

küldenek meg.

14. A közbeszerzési résztervek összesítése alapján a Közbeszerzési Tervet az ORFK GF Igazgatási Főosztály (a továbbiakban: ORFK GF IF) vezetője a 15-16. pontban meghatározott határidőt legalább 5 munkanappal megelőzően a gazdasági országos rendőrfőkapitány-helyettes részére jóváhagyásra felterjeszti.

15. A jóváhagyott költségvetés és a felmért közbeszerzési igények alapján a gazdasági országos rendőrfőkapitányhelyettes legkésőbb a tárgyév március 31-ig intézkedik a Közbeszerzési Terv közzétételére és a közbeszerzési jogszabályokban megjelölt szervek részére történő megküldésére. A Közbeszerzési Terv jóváhagyását követően az ORFK GF IF vezetője haladéktalanul intézkedik annak a Kbt. 43. § (2) bekezdés a) pontja szerinti közzétételére.

16. A jóváhagyott költségvetés és a felmért közbeszerzési igények alapján a gazdasági országos rendőrfőkapitányhelyettes legkésőbb a tárgyév május 15-ig intézkedik a Központosított Közbeszerzési Terv közzétételére a központosított közbeszerzési portálon (a továbbiakban: KEF portál) történő elektronikus rögzítésével és a közbeszerzési jogszabályokban megjelölt szervek részére történő megküldésére. A Központosított Közbeszerzési Terv jóváhagyását követően az ORFK GF IF vezetője haladéktalanul intézkedik annak a 168/2004. Korm. rendelet 17. § (2)-(3) bekezdése szerinti közzétételére.

17. A kezdeményező szakterületek a tárgyévet megelőző év július 31-ig összeállítják a következő év informatikai beszerzéseinek igényét és megküldik az ORFK GF INFO részére.

18. Az ORFK GF INFO vezetője

a) felelős az informatikai beszerzési igények kezeléséért és a 301/2018. Korm. rendelet 1. § (4) bekezdés 9. pontja szerinti Portálra való feltöltéséért;

b) elkészíti a 301/2018. Korm. rendelet hatálya alá tartozó informatikai beszerzésekhez kapcsolódó éves informatikai beszerzési tervet és éves informatikai fejlesztési tervet, valamint a tárgyévet megelőző év szeptember 30-ig intézkedik azoknak a 301/2018. Korm. rendelet 1. § (4) bekezdés 9. pontja szerinti Portálra való feltöltésére.

19. A kezdeményező szakterületek a tárgyévet megelőző év augusztus 31-ig összeállítják a következő év védelmi és biztonsági feladatokkal összefüggő beszerzéseinek igényét és azt megküldik az ORFK GF Műszaki Főosztály (a továbbiakban: ORFK GF MÜFO) részére.

19/A. A kezdeményező szakterületek a tárgyév január 15-ig állítják össze és[6]

a) az ORFK Kommunikációs Szolgálat részére küldik meg a kommunikációs feladatokkal összefüggő beszerzéseik igényét;

b) az ORFK GF IF részére küldik meg

ba) a szponzorációs feladatokkal összefüggő beszerzéseik igényét,

bb) a képzési, oktatási feladatokkal összefüggő beszerzéseik igényét.

20. Az ORFK GF MÜFO vezetője

a) felelős - az ORFK GF IF közreműködésével - a 329/2019. Korm. rendelet hatálya alá tartozó beszerzési igények kezeléséért és a 329/2019. Korm. rendelet 1. § (6) bekezdés d) pontja szerinti Portálra való feltöltéséért;

b) elkészíti a 329/2019. Korm. rendelet hatálya alá tartozó védelmi és biztonsági célú beszerzések beszerzési tervét és a tárgyévet megelőző év október 30-ig intézkedik annak a 329/2019. Korm. rendelet 1. § (6) bekezdés d) pontja szerinti Portálra való feltöltésére.[7]

21. Az ORFK Kommunikációs Szolgálat vezetője

a) felelős a 162/2020. Korm. rendelet szerinti kommunikációs igények kezeléséért, valamint a 162/2020. Korm. rendelet 1. § (2) bekezdés 12. pontja szerinti Portálra való feltöltéséért;

b) elkészíti a 162/2020. Korm. rendelet hatálya alá tartozó éves kommunikációs tervet és a tárgyév január 31-ig intézkedik annak a 162/2020. Korm. rendelet 1. § (2) bekezdés 12. pontja szerinti Portálra való feltöltésére.[8]

22. Az ORFK GF IF vezetője[9]

a) felelős a 162/2020. Korm. rendelet szerinti szponzorációs igények kezeléséért, valamint a 162/2020. Korm. rendelet 1. § (2) bekezdés 12. pontja szerinti Portálra való feltöltéséért;

b) felelős a 396/2023. Korm. rendelet szerinti képzési beszerzési igények kezeléséért, valamint a 396/2023. Korm. rendelet 9. § (1) bekezdés b) és c) pontja szerinti Portálra való feltöltéséért;

c) elkészíti a 396/2023. Korm. rendelet hatálya alá tartozó éves képzési tervet, és a tárgyév január 31-ig intézkedik annak a 396/2023. Korm. rendelet 9. § (1) bekezdés a) pontja szerinti Portálra való feltöltésére.

23. A Közbeszerzési Terv év közbeni módosítását a kezdeményező szakterület legalább osztályvezetői szintű vezetője tételes indokolással, a szolgálati út betartásával akkor kezdeményezheti, ha valamely előre nem látható okból olyan közbeszerzési igény merül fel, amely a Rendőrség feladatellátása érdekében feltétlenül szükséges.

24. A Közbeszerzési Terv indokolással ellátott módosítása jóváhagyását követően az ORFK GF IF vezetője haladéktalanul intézkedik annak a Kbt. 43. § (2) bekezdés a) pontja szerinti közzétételére.

25. A Központosított Közbeszerzési Terv indokolással ellátott módosításának jóváhagyását követően az ORFK GF IF vezetője haladéktalanul intézkedik annak a 168/2004. Korm. rendelet 17. § (2)-(3) bekezdése szerinti közzétételére.

6. Az EKR alkalmazására vonatkozó jogosultságok rendje

26. Az EKR super user jogosultságot az EKR-be történő regisztráció során kizárólag az ORFK GF IF igényelheti. Az EKR super user jogosultság birtokában a további jogosultságok biztosítására az ORFK GF IF intézkedik. Az EKR közbeszerzési terv karbantartó jogosultság kizárólag az ORFK GF IF részére biztosítható.[10]

27. A közbeszerzési eljárások lebonyolításához szükséges egyéb jogosultságok kiosztásáról a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem vezetője rendelkezik.

II. FEJEZET

AZ ORFK NEVÉBEN ELJÁRÓ, VALAMINT A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSBA BEVONT SZEMÉLYEK ÉS FELELŐSSÉGÜK RENDJE

7. A döntéshozó

28. Az ORFK által ajánlatkérőként indított közbeszerzési eljárásokban az ajánlatkérő döntési jogköreit döntéshozóként a gazdasági országos rendőrfőkapitány-helyettes gyakorolja.

29. A döntéshozó

a) irányítja az ORFK által vagy a nevében lefolytatott közbeszerzéseket, felügyeli a közbeszerzési folyamatokat;

b) meghatározza és biztosítja a közbeszerzés pénzügyi fedezetét;

c) megbízza a közbeszerzési eljárás résztvevőit:

ca)[11]

cb) a bizottság elnökét (a továbbiakban: elnök) és helyettesét, a bizottság tagjait és helyetteseiket (a továbbiakban e pontban felsorolt személyek együtt: közbeszerzési eljárásba bevont személyek),

cc) a bizottság munkáját támogató szakértőket,

cd) eseti döntés vagy a Kbt. 27. § (3) bekezdésében meghatározott kötelező igénybevétel esetei kivételével az állami közbeszerzési szaktanácsadói tevékenységről szóló 478/2023. (X. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: 478/2023. Korm. rendelet) 1. § 2. pontja szerinti természetes személyt (a továbbiakban: ÁKSZ),[12]

ce) az általa kijelölt további személyeket;

d) kijelöli a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elemet a közbeszerzési igényt tartalmazó dokumentum és mellékletei megküldésével;[13]

e) gondoskodik a közbeszerzéssel összefüggésben az ajánlatkérő számára jogszabályban vagy közjogi szervezetszabályozó eszközben előírt további feladatok ellátásáról;

f) dönt a közbeszerzési eljárás megindításáról;

g)[14]

h) egyedi ügyben engedélyezi az adott személy részére az EKR alkalmazására vonatkozó jogosultság biztosítását;

i) dönt

ia) a felhívás vagy egyéb közbeszerzési dokumentumok visszavonásáról,[15]

ib) az előzetes vitarendezés eredményéről,

ic) a részvételi jelentkezőknek és az ajánlattevőknek az eljárásból történő kizárásáról,

id) a részvételi jelentkezések és az ajánlatok érvénytelenítéséről,

ie) a nyertes ajánlatról és a nyertes ajánlattevő személyéről,

if) a nyertes ajánlatot követő legkedvezőbb ajánlatot adó személyéről és kihirdetéséről,

ig) az eljárás eredményességéről vagy eredménytelenségéről,

ih) az ajánlatok (részvételi jelentkezések) elbírálásáról szóló összegezés (a továbbiakban: összegezés) módosításáról,

ii) a jogorvoslati eljárásban az ORFK-t képviselő személyekről,

ij) az eljárásra vonatkozó jogszabályok rendelkezéseinek figyelembe vételével a megkötött szerződés esetleges módosításáról.

30. A döntéshozó a 29. pont i) alpont ib)-ii) pontjára vonatkozó döntéseit a bizottság vagy - amennyiben a döntéshozó ezt szükségesnek tartja - további szakértők véleményének kikérését követően hozza meg. A döntéshozót a bizottság, valamint a szakértő javaslata nem köti, azonban az eltérő döntés indokait írásban ismerteti a bizottsággal.

31. A döntéshozó jogosult adott közbeszerzés vonatkozásában az utasításban foglaltaktól eltérni és a közbeszerzési eljárás egyedi felelősségi rendjét megállapítani, ha a közbeszerzési eljárás tárgya vagy körülményei indokolják. Az eltérésről szóló döntést írásban kell meghozni.

8. A közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem vezetője

32. A közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem vezetője felelős - a döntéshozói hatáskörök kivételével -a közbeszerzés személyi és tárgyi feltételeinek biztosításáért, az eljárási cselekmények ütemezett, határidőben történő végrehajtásáért.

33. A közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem vezetője

a) javaslatot tesz a közbeszerzési eljárás titkárának (a továbbiakban: eljárás titkára) személyére;

b) intézkedik a bizottság által a 61. pont szerint egységesített és véglegesített közbeszerzési dokumentumok és a döntési javaslatok - az eljárás kezdeményezésétől kezdődően keletkezett és döntéshozó részére korábban fel nem terjesztett dokumentumokkal együttesen - döntéshozó részére az ORFK GF IF-en keresztül történő felterjesztésére;[16]

c) a döntéshozó hatáskörébe tartozó, 29. pont szerinti döntések kivételével kiadmányozza az ajánlattevők (részvételi jelentkezést benyújtók) számára küldendő iratokat, valamint jóváhagyja a módosító dokumentumokat.[17]

9. A közbeszerzési eljárásért felelős személy

34. A döntéshozó a közbeszerzési eljárás törvényes és eredményes lefolytatása érdekében a kezdeményező szakterület állományába tartozó, a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező, elsősorban vezető beosztású személyt és helyettesét bízza meg a közbeszerzési eljárásért felelős személynek, egyben az elnöknek, illetve elnökhelyettesnek is.

35. Nem az ORFK GF állományába tartozó közbeszerzési eljárásért felelős személy és helyettese kijelölése érdekében a döntéshozó kezdeményezi az elnök személyének és helyettesének kijelölését a munkáltatói jogkör gyakorlójánál vagy az állományilletékes parancsnoknál.

36. Az elnök és távollétében a helyettese

a) folyamatosan figyelemmel kíséri az eljárási cselekményeket, rendszeresen beszámol azok alakulásáról a döntéshozónak;

b) vezeti a bizottság üléseit;

c) azon közbeszerzési eljárások kezdeményezésénél, amelyek megindítása a vonatkozó Korm. rendeletben foglaltak alapján engedélyköteles, intézkedik a beszerzéséhez szükséges műszaki tartalmú iratok hiánytalan összeállítására, valamint gondoskodik azok ORFK GF részére történő megküldésére;

d) levezeti a közbeszerzési eljárások során tartandó tárgyalásokat;

e) szavazategyenlőség esetén dönt az adott kérdésben.

10. A közbeszerzési eljárásba bevont személyek, kijelölésük feltételei

37. A közbeszerzési eljárás során a közbeszerzési szakértelmet az alábbi követelményeknek megfelelő személy biztosítja:

a) közbeszerzési referensi képesítéssel, közbeszerzési tanácsadó felsőfokú szakirányú továbbképzés végzettséggel vagy közbeszerzési szakjogász végzettséggel rendelkező és legalább kétéves - a jogviszony jellegétől függetlenül -, a Kbt. 5-7. §-a szerinti ajánlatkérőnél vagy ajánlattevői oldalon szerzett, a 478/2023. Korm. rendelet 1. § 5. pontja szerinti közbeszerzési tevékenység végzésével kapcsolatos igazolt tapasztalattal rendelkező személy, vagy[18]

b) az a) alpont szerinti végzettséggel nem rendelkező, de - a jogviszony jellegétől függetlenül - legalább 5 éves, a Kbt. 5-7. §-a szerinti ajánlatkérőnél vagy ajánlattevői oldalon szerzett, a 478/2023. Korm. rendelet 1. § 5. pontja szerinti közbeszerzési tevékenység végzésével kapcsolatos igazolt tapasztalattal rendelkező személy, vagy[19]

c) a Közbeszerzési Hatóság által vezetett állami közbeszerzési szaktanácsadói névjegyzékbe bejegyzett ÁKSZ.[20]

38. A közbeszerzési szakértelmet a KR biztosítja azokban a közbeszerzési eljárásokban, amelyeket a KR bonyolít le.

39. A közbeszerzési eljárás során a közbeszerzés tárgya szerinti műszaki (szakmai) szakértelmet az ORFK vagy a KR közbeszerzés tárgya szerint érintett szervezeti elemének állományába tartozó, lehetőség szerint felsőfokú végzettséggel, a beszerzés tárgya szerint szakmai ismerettel rendelkező személy biztosítja, ennek hiányában külső szakértő igénybevétele szükséges.[21]

40. A KR állományába tartozó vagy nem az ORFK GF állományába tartozó személy műszaki (szakmai) szakértelmet biztosító személynek vagy e személy helyettesének történő kijelölése érdekében a döntéshozó kezdeményezi az érintett kijelölését a munkáltatói jogkör gyakorlójánál vagy az állományilletékes parancsnoknál.

41. A közbeszerzési eljárás során a pénzügyi szakértelmet az ORFK GF állományába tartozó, pénzügyi végzettséggel rendelkező személy biztosítja.

42. A közbeszerzési eljárás során a jogi szakértelmet az ORFK GF állományába tartozó, jogász végzettséggel, valamint a kötelmi jog, illetve a szerződések ügyintézése terén szerzett gyakorlattal, tapasztalattal rendelkező személy biztosítja.

43. A közbeszerzési eljárás során a közbeszerzési eljárásba bevont személyeket, valamint a közbeszerzési eljárásba bevont további személyeket a döntéshozó írásban bízza meg (a továbbiakban: megbízás). A megbízásnak tartalmaznia kell a kijelölt személy és helyettese nevét, rendfokozatát, szolgálati helyét, elérhetőségeit (telefonszám, e-mail-cím feltüntetésével), szavazati jogosultságát, valamint a kijelölt személy és helyettese aláírását, amellyel a megbízást elfogadják. A megbízást az iratmintatár szerinti formában kell elkészíteni.[22]

44. A közbeszerzési eljárásba bevont személyek az iratmintatár szerinti formában és tartalommal összeférhetetlenségi nyilatkozatot kötelesek tenni az eljárás előkészítő szakaszában, a bírálat megkezdését és a döntési javaslat megtételét megelőzően.[23]

45. Az elnök és a bizottság valamennyi tagja szavazati joggal vesz részt a bizottság munkájában.

46. Az ORFK által más rendőri szervvel kötött munkamegosztási megállapodás lehetőséget biztosíthat arra, hogy a döntéshozó más rendőri szerv állományába tartozó személy bizottsági tagnak való kijelölését kezdeményezze a munkáltatói jogkör gyakorlójánál, vagy az állományilletékes parancsnoknál.

47. Amennyiben a bizottsági tag helyettese feladatát bármely okból nem képes ellátni, a közvetlen vezetője erről a helyettesítésre javasolt személy(ek) megjelölésével haladéktalanul tájékoztatja az eljárás titkárát, aki kezdeményezi az új helyettes megbízását.

11. A közbeszerzési eljárásba bevont személyek feladatai

48. A közbeszerzési eljárásba bevont személyek a közbeszerzési eljárás előkészítése és a részvételi, ajánlattételi időszak során

a) szakterületüknek megfelelően közreműködnek a közbeszerzési dokumentumok összeállításában, szem előtt tartva a környezetre és éghajlatra gyakorolt legkedvezőbb hatás elérésével összefüggő közbeszerzési szempontok (GPP criteria) (a továbbiakban: fenntarthatósági szempontok) beépítésének lehetőségét;[24]

b) részt vesznek a bizottság ülésein, a részvételi jelentkezések, ajánlatok bontásán, közreműködnek a bizottság munkájában;

c) szakterületüknek megfelelően előkészítik a kiegészítő tájékoztatást, a felügyeleti szervek megkereséseire a választervezetet;

d) a tárgyalásos eljárásban kötelezően részt vesznek a tárgyalásokon, és annak keretében szakterületüknek megfelelően megválaszolják az ajánlattevők által feltett szakmai kérdéseket;[25]

e) részt vesznek a személyes konzultáció keretében nyújtott kiegészítő tájékoztatón, és választ adnak az ott felmerülő szakmai kérdésekre;

f) a részvételi jelentkezések és az ajánlatok elbírálása során

fa) szakmai kompetenciájuknak megfelelően önállóan értékelik, minősítik a részvételi jelentkezéseket és ajánlatokat, vizsgálják azok érvényességét vagy érvénytelenségét,

fb) a szakmai bírálat elvégzése után közös döntési javaslatot készítenek a közbeszerzési eljárás vizsgált - egyszakaszos eljárás esetén lezáró - szakaszának eredményéről;

g) szakterületüknek megfelelően kötelesek segíteni az eljárás eredményes és jogszabályoknak megfelelő lefolytatását.

49. A bizottság közbeszerzési szakértelmet biztosító tagjának - távolléte esetén a helyettesének - feladata

a) az adott beszerzésre vonatkozó eljárásrend kiválasztása írásos indokolással, a beszerzés becsült értékének figyelembevételével;

b) a tanácsadás és írásbeli javaslattétel a bizottság részére az alkalmazandó eljárásfajta kiválasztása kapcsán, bemutatva annak előnyeit és hátrányait, különös tekintettel az időigény és a költséghatékonyság szempontjaira;

c) a közbeszerzési eljárás során alkalmazott hirdetmények, tájékoztatók, felhívások és a kapcsolódó közbeszerzési dokumentumok előzetes véleményezése, a műszaki, a pénzügyi és a jogi szakértelmet biztosító személyek közbeszerzési szakmai támogatása, különösen az alkalmassági feltételek és az értékelési szempontrendszer, valamint a bírálati folyamat kialakítása kapcsán;

d) a kizáró okok meghatározása;

e) indítványtétel a részvételi jelentkező, az ajánlattevő kizárására vagy a jelentkezés, az ajánlat érvénytelenségének megállapítására;

f) a központosított közbeszerzés esetén a közbeszerzésre vonatkozóan az érintett keretmegállapodás teljesülésének állapotellenőrzése a KEF portálon;

g) a Kbt. 27. § (3) bekezdésében meghatározott azon esetekben, amikor a közbeszerzési eljárásba ÁKSZ bevonása kötelező, a közbeszerzési eljárás során keletkezett, a 478/2023. Korm. rendelet 18. § (8) bekezdésében meghatározott dokumentumok[26]

ga) véleményeztetése, ellenjegyeztetése vagy

gb) - amennyiben a közbeszerzési szakértelmet biztosító személy megegyezik az ÁKSZ személyével - elektronikus ellenjegyzése a döntéshozói jóváhagyást megelőzően, amelyről az EKR-ből nyomtatott igazolást a döntéshozó felé történő felterjesztéssel együtt mellékelni szükséges;

h) a 168/2004. Korm. rendelet szerinti központosított közbeszerzés esetén a közbeszerzésre vonatkozó igény bejelentése, az eljárási cselekmények rögzítése, a kapcsolódó dokumentumok feltöltése a KEF portálon, az eredményes eljárás esetén a megrendelés rögzítése és a megkötött szerződés, valamint esetleges módosításainak és teljesülésének feltöltése;

i) a bizottság tagjaival és az igénylő szervezettel együttműködve a közbeszerzési dokumentumok előkészítése és összeállítása;

j) a közbeszerzési dokumentumok módosításának szükségessége esetén a jogszabályok rendelkezéseinek megfelelően az arra jogosultak döntését követően a módosítások végrehajtása;

k) a folyamatban lévő eljárásban esetlegesen előforduló jogorvoslati kockázatra való figyelemfelhívás a bizottság részére;

l) a közbeszerzési eljárással kapcsolatban keletkezett jogvita esetén szakmai szempontú közreműködés az ajánlatkérő képviseletének biztosításában, különösen a Közbeszerzési Döntőbizottság és a bíróság előtt;

m) a közbeszerzési eljárással kapcsolatban benyújtott jogorvoslat esetén közbeszerzési szakkérdéssel kapcsolatban szakmai állásfoglalás megadása;

n) a döntéshozó intézkedésének kezdeményezése az elnök útján, ha a közbeszerzési eljárás törvényességét sértő vagy eredményességét veszélyeztető körülmény jut tudomására.

50. A bizottság közbeszerzés tárgya szerinti műszaki (szakmai) szakértelmet biztosító tagjának - távolléte esetén a helyettesének - feladata

a) a piacfelmérés elkészítése és annak alapján vagy a Kbt. 28. § (2) bekezdésében meghatározott egyéb módszerekkel a becsült érték dokumentált meghatározása, továbbá a becsült érték ismeretében a kezdeményező szakterület feladatkörét érintően az egybeszámítás vizsgálata;

b) a kezdeményező szakterület szakmai igényei alapján a közbeszerzés műszaki (szakmai) leírásának összeállítása, a környezetre és éghajlatra gyakorolt legkedvezőbb hatású termék, szolgáltatás, illetve építési beruházás beszerzésére törekedve, továbbá a közbeszerzés tárgyának és mennyiségének pontos meghatározása;[27]

c) a Rendőrség Beszerzési Szabályzatáról szóló ORFK utasításban (a továbbiakban: Beszerzési Szabályzat) meghatározott esetben a műszaki leírásnak a Rendőrség munkavédelmi főfelügyelője általi véleményezésének kezdeményezése, a szükség szerinti ellenjegyzés beszerzése;

d) a Beszerzési Szabályzatban meghatározott esetben a műszaki leírásnak a Rendőrség közegészségügyi főfelügyelője általi véleményezésének kezdeményezése, a szükség szerinti ellenjegyzés beszerzése;

e) a műszaki-szakmai alkalmassági feltételekre történő javaslattétel, különös tekintettel a közbeszerzési eljárásokban az alkalmasság és a kizáró okok igazolásának, valamint a közbeszerzési műszaki leírás meghatározásának módjáról szóló 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 21. § (1) bekezdés g) pontjában, (2) bekezdés f) pontjában, illetve (3) bekezdés g) pontjában megengedett környezetvédelmi intézkedéseknek a leírásával, értékelési szempontrendszerre történő javaslattétel, figyelembe véve a fenntarthatósági szempontok alkalmazhatóságát;[28]

f) a közbeszerzési dokumentumok bizottság általi elfogadása előtt annak aláírásával történő igazolása, hogy a műszaki leírás szakmai tartalma megfelelő és felhasználható az adott közbeszerzési eljárásban;

g) a műszaki tartalomra vonatkozó kiegészítő tájékoztatáskérések esetén a választervezet elkészítése, szükség esetén a közbeszerzési dokumentumok műszaki módosításának előkészítése;

h) a részvételi jelentkezések és az ajánlatok értékelése során a műszaki, szakmai alkalmassági követelményeknek való megfelelőség vizsgálata, valamint az ajánlatban bekért egyéb műszaki, szakmai tartalmú dokumentumok, adott esetben a szakmai ajánlat vizsgálata;

i) közreműködés a szerződéstervezet műszaki tartalmat érintő rendelkezéseinek megfogalmazásában;

j) az aránytalanul alacsony ár vizsgálata a becsült értékhez és az esetlegesen benyújtott többi ajánlathoz képest, valamint az egyéb aránytalan vállalások vizsgálata.

k) az előzetes vitarendezési kérelmek áttekintése és a kérelmekre adandó műszaki, szakmai szempontú válaszok elkészítése.[29]

51. A bizottság pénzügyi szakértelmet biztosító tagjának - távolléte esetén a helyettesének - feladata

a) a pénzügyi, gazdasági alkalmassági feltételekre történő javaslattétel;

b) a szerződés pénzügyi teljesítésére vonatkozó kiegészítő tájékoztatáskérések esetén a választervezet elkészítése;

c) az ajánlattevő és az ajánlat pénzügyi, gazdasági alkalmassági feltételeknek való megfelelőségének ellenőrzése;

d) az ajánlat számszaki ellenőrzése, javaslattétel a számítási hiba javítására;

e) a beszerzés fedezete rendelkezésre állásának folyamatos ellenőrzése;

f) a beérkezett ajánlatok, valamint az azok kapcsán benyújtott indokolások, felvilágosítások vizsgálata az aránytalanul alacsony ár és egyéb aránytalan vállalások vonatkozásában;

g) a közbeszerzési dokumentumok és a szerződéstervezet gazdasági, pénzügyi részének véleményezése;

h) az előzetes vitarendezési kérelmek áttekintése és a kérelmekre adandó gazdasági szempontú válaszok elkészítése;

i) közreműködés az esetleges jogorvoslati eljárásban a felmerülő, pénzügyi szakértelmet igénylő kérdések megválaszolásában.

52. A bizottság jogi szakértelmet biztosító tagjának - távolléte esetén a helyettesének - feladata

a) a kezdeményező szakterület által írásban rendelkezésre bocsátott, a megkötendő szerződés lényeges tartalmi elemét képező, részletes szakmai elvárások alapján a közbeszerzési dokumentumokkal összhangban álló szerződéstervezet megszövegezése, a közbeszerzési eljárásban alkalmazni kívánt szerződés szövegének a közbeszerzési dokumentumok végső elfogadását megelőző ismételt ellenőrzése az esetleges módosításokra tekintettel;

b) a szerződés tartalmára vonatkozó kiegészítő tájékoztatáskérések megválaszolása;

c) eredményes közbeszerzési eljárás esetén a szerződés véglegesítése;

d) az előzetes vitarendezésre adott válasz véleményezése;

e) jogorvoslat esetén a Közbeszerzési Döntőbizottság, a kérelmező és az egyéb érdekeltek részére megküldendő dokumentumok véleményezése;

f) a közbeszerzési eljárás eredményeként kötött szerződés módosítása esetén a vonatkozó jogszabályokban meghatározott feltételek fennállására vonatkozó jogi vélemény megadása.

12. A bizottság

53. A bizottság működése az eredményesen lezárult közbeszerzés alapján a döntéshozó döntésének eredményeként a megkötött szerződésről szóló tájékoztató közzétételéig vagy a felhívás visszavonásáig, vagy az eredménytelenné nyilvánított eljárás befejezésének időpontjáig tart. Amennyiben jogorvoslati eljárásra kerül sor, a bizottság működése a jogorvoslati eljárás befejezéséig tart.

54. A bizottság az ajánlatok értékelése tekintetében nem utasítható, az elnök és a bizottság tagjai álláspontjukat önállóan, kizárólag szakmai ismereteik, az általánosan elfogadott szakmai szabályok és követelmények, valamint a bizottság munkáját támogató szakértők által kifejtettek figyelembevételével, a közbeszerzési eljárást megindító felhívásban megadott értékelési szempontok alapján alakítják ki.

55. A közbeszerzési eljárásba bevont személyek munkáltatója, hivatásos állományúak esetén állományilletékes parancsnoka munkaszervezési intézkedéssel biztosítja a közbeszerzési eljárásba bevont személyek bizottsági tagságból eredő feladatainak ellátását külön díjazás nélkül, az eredeti beosztásuktól, munkakörüktől függetlenül.

56. A közbeszerzési eljárásba bevont személyek feladataikat elsősorban elektronikus úton, dokumentált módon teljesítik, a személyes jelenlétre - a 48. pont d) alpontja mellett - kizárólag abban az esetben kötelezhetők, ha a közbeszerzéssel kapcsolatos kérdés megvitatása, döntési javaslat elfogadása elektronikus úton nem lehetséges. Személyes jelenléttel megtartatandó bizottsági ülésen minden bizottsági tag személyesen vagy helyettese útján vesz részt.[30]

57. A bizottsági szavazás akkor érvényes, ha a szavazásra jogosultaknak több mint a fele szavazott. Szavazategyenlőség esetén az elnök, távollétében a helyettesének szavazata dönt.

58. Az eljárás titkára dokumentált módon küldi meg az elnök és a bizottsági tagok részére a feladataik elvégzéséhez, valamint a szavazáshoz szükséges dokumentumokat.

59. A bizottsági ülést a céljának megjelölésével az eljárás titkára tűzi ki olyan időpontra, hogy az ülésen részt vevőknek megfelelő felkészülési idő álljon rendelkezésére. Az ülés időpontjáról és helyszínéről az eljárás titkára dokumentált módon, elektronikus úton értesíti a résztvevőket.

60. A bizottsági ülésről készült jegyzőkönyvben rögzíteni kell

a) a közbeszerzési eljárással kapcsolatban felmerült javaslatokat;

b) az eljárási cselekményeket, döntéseket;

c) az ülésen részt vevőknek a felmerült javaslatokkal, döntésekkel összefüggő szakmai véleményét, az eljárási cselekmények lefolytatásával kapcsolatos észrevételeit, szakvéleményét.

61. A bizottság kidolgozza és véglegesített formájában elfogadja a közbeszerzési eljárást megindító felhívást, a szerződéstervezetet és a műszaki leírást, valamint a jogszabályban meghatározott egyéb közbeszerzési dokumentumokat. A bizottság adott esetben kidolgozza, és véglegesített formájában elfogadja a közbeszerzési eljárást megindító felhívás, valamint a közbeszerzési dokumentum módosítását, a határidő hosszabbítását.

62. A bizottság az ajánlatok bontását követően

a) megvizsgálja a felbontott részvételi jelentkezéseket, ajánlatokat, meghatározza a hiánypótlás, az indokolás és a felvilágosítás kérések körét, értékeli és összehasonlítja az ajánlatokat (részvételi jelentkezéseket);

b) a tárgyalásos eljárás során képviseli az ajánlatkérőt;

c) döntési javaslatot készít a döntéshozó felé az ajánlat, a részvételi jelentkezés érvényességének és érvénytelenségének megállapítására, vagy az ajánlattevő, az alvállalkozó, az alkalmasság igazolásában részt vevő gazdasági szereplő kizárására;

d) közbenső bírálati jegyzőkönyveket készít az ajánlatokról, részvételi jelentkezésekről a Kbt. 69. § (4) bekezdése szerinti igazolások bekérését megelőzően arra vonatkozóan, hogy mely ajánlattevőt, ajánlattevőket, részvételre jelentkezőt, részvételre jelentkezőket kell felhívni hiánypótlásra, felvilágosítás nyújtásra, adott esetben indokolás benyújtására, ezek beérkezését követően a kizáró okok, az alkalmassági követelmények, valamint - adott esetben - a Kbt. 82. § (5) bekezdése szerinti objektív kritériumok tekintetében a közbeszerzési eljárást megindító felhívásban előírt igazolások benyújtására;

e) döntési javaslatot készít a közbeszerzési eljárás eredményének vagy eredménytelenségének megállapítására és az érvényes ajánlatok sorrendjére.

63. A bizottság jegyzőkönyvbe foglalt szakvéleményt és döntési javaslatot készít elő, amelyeket a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem vezetője - a döntési javaslatot alátámasztó valamennyi dokumentummal együttesen - a döntéshozó részére terjeszt fel. A nem egyhangú döntéssel meghozott javaslatok esetében a döntési javaslathoz a szavazásban részt vevők indokolással ellátott eltérő véleményét is mellékelni kell.[31]

64. A döntési javaslat tartalmazza

a) a beérkezett ajánlatok összehasonlítására vonatkozó adatokat;

b) az egyes ajánlatok érvényességére vagy érvénytelenségére vonatkozó megállapításokat;

c) az eljárást megindító felhívásban meghatározott pontozási rendszer alkalmazása során adott pontszámokat, valamint adott esetben az egyes pontszámokra vonatkozó részletes szakmai indokokat;

d) a nyertes ajánlattevőre, valamint a második legkedvezőbb ajánlatot tett ajánlattevő meghatározására tett indítványt, amennyiben a második helyezett gazdasági szereplő ajánlatának elfogadásához szükséges fedezet - az esetleges fedezetkiegészítést követően - rendelkezésre áll.[32]

13. Az eljárás titkára

65. A közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos adminisztrációs és szervezési feladatok ellátásáért, valamint a Kbt.-ben, a közbeszerzéssel összefüggő egyéb jogszabályokban és az utasításban rögzített eljárási határidők betartásáért - a közbeszerzési eljárásba történő kijelölésétől a közbeszerzési eljárás lezárásáig - az eljárás titkára a felelős.

66. Az eljárás titkárának a döntéshozó a 37. pont szerinti feltételeknek megfelelő személyt bízhat meg.

67. Az eljárás titkárának feladata - a 48. pontban meghatározottakon felül - különösen

a) az eljárási cselekmények dokumentálása, határidejének nyilvántartása és arról az elnök és a bizottsági tagok tájékoztatása;

b) a közbeszerzési eljárás során alkalmazott hirdetmények, tájékoztatók, felhívások és a kapcsolódó közbeszerzési dokumentumok elkészítése;

c) a felhívás és az egyéb közbeszerzési dokumentumok vonatkozásában a munkavédelmi főfelügyelő és a közegészségügyi-járványügyi főfelügyelő szükség szerinti ellenjegyzése meglétének ellenőrzése, valamint annak hiánya esetén a műszaki szakértelmet biztosító bizottsági tag figyelemének felhívása az ellenjegyzés beszerzésére;

d) a közbeszerzési eljárás megindítását követően - amennyiben a személye nem egyezik meg az ÁKSZ személyével - az ÁKSZ előzetes tájékoztatása az összes eljárási cselekményről;[33]

e) azon közbeszerzési eljárások esetében, amelyek megindítása a vonatkozó Korm. rendeletben foglaltak alapján támogató tanúsítvány megadásához kötött, intézkedés az annak beszerzéséhez szükséges iratok hiánytalan összeállítására, valamint ezen iratoknak a vonatkozó Korm. rendeletben meghatározott hatóság részére történő megküldésére;

f) a közbeszerzési eljárást megindító felhívás és a közbeszerzési dokumentumok sokszorosítása, az ajánlattevők, valamint a részvételi jelentkezők rendelkezésére bocsátása, EKR alkalmazása esetén az EKR-ben történő közzététellel az érdeklődő gazdasági szereplők részére elérhetővé tétele, a bizottsági ülések, tárgyalások megszervezése;

g) a bizottság munkájának dokumentálása, jegyzőkönyvek elkészítése, egyéb adminisztratív teendők ellátása;

h) a tájékoztatók, az indokolás és a felvilágosítás kérések, valamint a kiegészítő tájékoztatás megküldése a részvételi jelentkezők és az ajánlattevők részére;

i) a részvételi jelentkezések és az ajánlatok átvételének, bontásának megszervezése, a bontási eljárás lefolytatása, EKR alkalmazása esetén az EKR általi bontást követően a jegyzőkönyv bizottság részére véleményezés céljából történő megküldése;

j) a részvételi jelentkezések, valamint az ajánlatok formai ellenőrzése, különös tekintettel a felhívásban meghatározott alkalmassági és egyéb feltételek igazolására szolgáló okmányok meglétére;

k) a hiánypótlással, a felvilágosítás- és indokoláskéréssel kapcsolatos dokumentációs és az adminisztratív feladatok ellátása;

l) az összegezés elkészítése és a részvételi jelentkezők, valamint az ajánlattevők részére történő megküldése, EKR alkalmazása esetén az EKR-ben történő elérhetővé tétele;

m) az előzetes vitarendezés esetén a tudomásra jutást követően haladéktalanul, de legkésőbb a megérkezésétől számított 1 munkanapon belül a kérelem továbbítása az elnök és a bizottság tagjai részére, valamint a kérelemre a bizottság által adott válasz összeállítása, megküldése az ajánlattevők részére;

n) jogorvoslat esetén a Közbeszerzési Döntőbizottság, a kérelmező és az egyéb érdekeltek részére megküldendő dokumentumok továbbítása;

o) a közbeszerzési eljárás iratainak kezelése és nyilvántartása, az eljárásonkénti iratdosszié felfektetése, a közbeszerzési eljárás befejezése után az összeállított iratcsomag irattárban történő elhelyezése;

p) valamennyi közbeszerzési dokumentummal kapcsolatos szövegszerkesztési, valamint az előírt közzétételhez szükséges feladatok végrehajtása;

q) a hirdetmények Közbeszerzési Hatóság részére történő megküldése az EKR-en keresztül;

r) a közbeszerzési eljárásba bevont személyek megbízásának előkészítése és a döntéshozó által jóváhagyott megbízás hitelesített másolatának a megbízottak részére történő elektronikus úton való megküldése;

s) a Kbt. szerinti eljárások vonatkozásában az eljárási cselekmények elvégzése a közbeszerzésekről szóló és a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően az EKR-ben, valamint a lefolytatott közbeszerzési eljárásról nyilvántartás vezetése;

t) a központosított közbeszerzési eljárások vonatkozásában az eljárási cselekmények elvégzése a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően a KEF portálon, valamint a lefolytatott közbeszerzési eljárásról nyilvántartás vezetése;

u) amennyiben a közbeszerzési eljárást megindító felhívás elektronikus árlejtés tartásáról rendelkezik, intézkedés az elektronikus árlejtéshez kapcsolódó feltételek biztosításáról, az árlejtés lebonyolításáról;

v) szükség esetén intézkedés a Közbeszerzési Hatóság felé a közzétételi, ellenőrzési, valamint az EKR-t üzemeltető felé az EKR rendszerhasználati díj átutalásáról;

w) a kiegészítő tájékoztatás megadásával összefüggésben

wa) a gazdasági szereplők által küldött kérdések - a tudomásra jutást követően haladéktalanul, de legkésőbb a beérkezést követő 1 munkanapon belül történő - továbbítása a bizottság részére,

wb) az ajánlattevőktől határidőben érkező, az ajánlat elkészítésével kapcsolatos írásbeli kérdésekre az írásos válaszok - a szakterülete szerint érintett bizottsági taggal folytatott előzetes egyeztetést követően történő - haladéktalan továbbítása a bizottság részére,

wc) a bizottság jóváhagyását követő 1 munkanapon belül a kiegészítő tájékoztatás(ok) véglegesítése és a közbeszerzési eljárásra vonatkozó jogszabályi határidők betartása melletti elérhetővé tétele a gazdasági szereplők részére,

wd) amennyiben a kérdések alapján ez szükséges, a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező szakterülettel egyeztetve a közbeszerzési eljárást megindító felhívás és a közbeszerzési dokumentumok módosításának kezdeményezése,

we) a gazdasági szereplőktől határidőn túl, de az ajánlattételi határidő lejártát megelőzően érkező kérdés esetén a bizottság haladéktalan tájékoztatása;

x) a verseny tisztaságát és az esélyegyenlőség biztosítását szem előtt tartva, egyedüli kapcsolattartóként az ajánlattevőkkel való kapcsolattartás a Kbt. és az egyéb jogszabályok rendelkezései szerint;

y) az ajánlati kötöttség időtartamának folyamatos figyelemmel kísérése, szükség esetén az ajánlati kötöttség kiterjesztése;

z) a közbeszerzési eljárások nyilvánosságához kapcsolódó közzétételi kötelezettségek teljesítése, indokolt esetben a kezdeményező szakterület által szolgáltatott adatok alapján (szerződés teljesülése);

aa) a közbeszerzési eljárásra vonatkozó minden dokumentumnak, adatnak és információnak a bizottság rendelkezésére bocsátása.

14. Külső megbízott

68. A külső megbízott bevonásáról - jogszabály eltérő rendelkezésének hiányában - a döntéshozó határoz. A külső megbízott feladata az ORFK nevében a közbeszerzési eljárás lefolytatása és az eljárás titkára feladatainak ellátása.

69. A külső megbízott feladatát és kötelezettségeit meghatározó megbízási szerződést az ORFK GF készíti elő. A megbízási szerződés elválaszthatatlan melléklete az utasítás. A megbízási szerződés tartalmazza, hogy a külső megbízott feladatellátása során köteles az utasításban foglaltakat betartani.[34]

70. A külső megbízottal kötött megbízási szerződésnek minden esetben tartalmaznia kell, hogy

a) amennyiben a jogorvoslati eljárás eredményeként a Közbeszerzési Döntőbizottság bírságot szab ki, akkor a külső megbízott a kiszabott bírság megfizetését minden olyan esetben átvállalja az ORFK-tól, amikor a döntés jogszerűtlenségére a döntéshozó figyelmét nem hívta fel;

b) a külső megbízott, valamint az annak képviseletére jogosult tagja a megbízási szerződésben meghatározott feladatok teljesítésében személyesen vesz részt.

III. FEJEZET

A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS ELŐKÉSZÍTÉSÉNEK ÉS LEFOLYTATÁSÁNAK SZABÁLYAI

15. A műszaki leírás összeállítása

71. A műszaki leírást a szakterületi sajátosságoknak, tartalmi követelményeknek megfelelően, legalább olyan részletességgel kell megadni, hogy az alapján a gazdasági szereplők megfelelő ajánlatot tudjanak benyújtani.

72. A kezdeményező szakterület a 39. pont alapján igénybe vett külső szakértővel közösen is elkészítheti az eljárás megindításához szükséges műszaki leírást.

73. A műszaki leírásnak tartalmaznia kell különösen

a) a közbeszerzés tárgyának rendeltetését, meghatározó fizikai és funkcionális paramétereit;

b) a beépítési, alkalmazási környezetet;

c) a csatlakozó berendezéseket és rendszereket;

d) a beszerzés mennyiségét;

e) a teljesítés és a megfelelő ajánlattétel szempontjából lényeges információkat, műszaki és minőségi követelményeket;

f) a közbeszerzés tárgyára vonatkozó jogszabályokra, a munkavédelmi szabályokra, a szabványokra, a rajzokra, a tervekre vagy a laborvizsgálati jegyzőkönyvekre, a minőség igazolására, tanúsítására vonatkozó követelményekre, a biztonsági - ideértve a munka-, tűz-, és környezetvédelmi - követelményekre történő hivatkozásokat;

g) a hivatkozást a közbeszerzés tárgyára alkalmazott technológiára, jelekre, vizsgálatra és vizsgálati módszerekre, csomagolásra, jelölésre, címkézésre, használati utasításra vonatkozó követelményekre;

h) a közbeszerzés tárgyának átvételére - csomagolására, szállítására - vonatkozó követelményeket.

74. Építési beruházás esetén a 73. pontban foglaltakon felül a műszaki leírásnak tartalmaznia kell

a) a minőségbiztosításra vonatkozó szabályokat;

b) a tervezésre és a költségekre vonatkozó szabályokat;

c) az egyes munkák vizsgálatára, ellenőrzésére vonatkozó feltételeket, amelyeket az ajánlatkérőnek általános vagy különös rendelkezésekkel módjában áll előírni a folyamatban lévő és az elkészült munka tekintetében;

d) az építési beruházás megvalósításához szükséges engedélyek beszerzésére vonatkozó információkat.

75. Árubeszerzés esetén a 73. pontban foglaltakon felül a műszaki leírásnak tartalmaznia kell

a) a teljesítményre, méretekre, formákra, színekre, tulajdonságokra vagy egyéb, az ajánlatkérő által meghatározott műszaki paraméterre;

b) a beszerzés tárgya esetében alkalmazandó vagy alkalmazható megfelelőségi igazolási eljárásokra vonatkozó követelményeket.

76. Szolgáltatás megrendelése esetén a 73. pontban foglaltakon felül a műszaki leírásnak tartalmaznia kell

a) a szolgáltatás területének meghatározását;

b) a szolgáltatás során elvégzendő feladatokat, munkafolyamatokat;

c) a teljesítés részletes követelményeit, így különösen az egyes munkafolyamatok megfelelőségének követelményeit, a megrendelés és az elszámolás folyamatának meghatározását;

d) az egyes munkák vizsgálatára, ellenőrzésére vonatkozó feltételeket a folyamatban lévő, valamint az elkészült munka tekintetében.

16. A közbeszerzési eljárás előkészítése

77. A közbeszerzési eljárás megindítása érdekében a kezdeményező szakterületnek dokumentált módon rendelkeznie kell a közbeszerzési eljárás előkészítéséhez és lefolytatásához szükséges alábbi adatokkal, dokumentumokkal:

a) a közbeszerzés tárgya, mennyisége;

b) a közbeszerzés szükségességének részletes indokolása;

c) a szerződés tervezett hatálya, teljesítési határideje;

d) a közbeszerzés becsült értékének megjelölése, a becsült érték és az egybeszámítási vizsgálat eredményéről szóló, az iratmintatár szerinti formában és tartalommal megtett nyilatkozat;[35]

e) a közbeszerzés tárgyának részletes műszaki leírása, szakmai feltételeinek meghatározása;

f)[36]

g) a közbeszerzési eljárás megindításának tervezett időpontja;

h) adott esetben az ajánlattételre felkérni tervezett gazdasági szereplők felsorolása;

i) a kezdeményező szakterület szakmai kapcsolattartójának megnevezése;

j) - az eljárás titkárát kivéve - javaslat az a közbeszerzési eljárásba bevont személyekre;

k) jogszabályi rendelkezés vagy erre vonatkozó igény alapján, amennyiben a Kbt. szerint nem kötelező, az ÁKSZ bevonására vonatkozó javaslat.[37]

77/A. A közbeszerzési eljárások előkészítése során törekedni kell arra, hogy[38]

a) az erőforrásokkal való takarékos gazdálkodás elve megvalósuljon;

b) a piacon rendelkezésre álló környezetbarát megoldások vizsgálata megtörténjen;

c) az adott beszerzési tárgykörben fenntarthatósági szempontok rendelkezésre állása esetén azok alkalmazásra kerüljenek a műszaki leírás vagy az értékelési szempontok meghatározása során.

78. A közbeszerzési eljárások kezdeményezése során a kezdeményező szakterület feladata a közbeszerzési igény adatait tartalmazó dokumentum összeállítása, majd a kötelező mellékletekkel együtt - a szolgálati út betartásával -a dokumentum megküldése az ORFK GF IF részére, amennyiben az eljárást a KR folytatja le. A közbeszerzési eljárás kezdeményezését az ORFK GF IF a dokumentumok megfelelőségének ellenőrzését követően továbbítja a KR részére a közbeszerzési eljárás lefolytatása érdekében. A közbeszerzési igényt az iratmintatár szerinti formában és tartalommal kell bejelenteni.

79. Amennyiben építési beruházás esetén a közbeszerzési eljárás megindításakor a beruházás tervezői költségvetése három hónapnál régebben készült, a kezdeményező szakterület vezetője intézkedik a tervezővel történő egyeztetésre, az aktuális piaci kereskedelmi árviszonyoknak történő megfelelés és a beruházás pénzügyi fedezetének biztosítása érdekében, továbbá, hogy a tervező a beruházás árazott tervezői költségvetését az építési beruházás tervezésére vonatkozó szerződés teljesítését követő 24 hónapon belül egy alkalommal térítésmentesen vizsgálja felül az ajánlatkérő kérésére, és - szükség szerint változtatással - ismételten megállapítja a beruházás árazott tervezői költségvetését.[39]

80. A döntéshozó általi megkeresés kézhezvételét követő 2 munkanapon belül a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem vezetője kezdeményezi a közbeszerzési eljárás megkezdéséhez szükséges cselekmények elvégzését, így különösen

a) a közbeszerzési eljárásba bevonandó személyek kijelölését, az eljárást előkészítő bizottsági munka megkezdését;

b) valamennyi, a közbeszerzési eljárás megindításához szükséges iratnak, engedélynek az eljárás titkára általi elkészíttetését.

81. Amennyiben az eljárásba ÁKSZ bevonása szükséges, az eljárás megindításának feltétele a közbeszerzési dokumentumok ÁKSZ általi véleményeztetése, majd az EKR-be történő feltöltést követően azok ÁKSZ általi ellenjegyeztetése.[40]

82. Az eljárás titkára a közbeszerzési eljárást indító dokumentumokat hatósági ellenőrzési kötelezettség esetén a jogszabályoknak megfelelően megküldi az ellenőrző hatóság részére.

82/A. Az uniós pályázati forrásból megvalósuló projektek esetében a közbeszerzési eljárást indító dokumentumokat az ellenőrző hatóság részére történő megküldést megelőzően az eljárás titkára megküldi az ORFK GF IF részére.[41]

83. A 82. és a 82/A. pont szerinti kötelezettség teljesítését követően az ellenőrző hatóság által küldött, a közbeszerzési eljárás megindításáról szóló hozzájárulást tartalmazó dokumentumot a közbeszerzési eljárás iratai között kell elhelyezni.[42]

84. A döntéshozó a közbeszerzési eljárás megindítását a közbeszerzési dokumentumok jóváhagyásával engedélyezi. A 82. és a 82/A. pont szerinti esetben a döntéshozó az ellenőrző hatóság hozzájárulásának birtokában hagyja jóvá a közbeszerzési dokumentumokat.[43]

85. A közbeszerzési eljárás akkor indítható meg, ha

a) a közbeszerzési eljárást megindító felhívást és a közbeszerzési dokumentumokat a döntéshozó jóváhagyta,

b) a fedezetigazolás - a feltételes közbeszerzés és a keretmegállapodás megkötésére irányuló eljárás kivételével - rendelkezésre áll, valamint

c) a jogszabályok által előírt egyéb hozzájárulás, jóváhagyás rendelkezésre áll.

86. Amennyiben a közbeszerzési eljárás során helyszíni bejárást tartanak, annak előkészítéséért és levezetéséért a bizottságnak a közbeszerzés tárgya szerinti műszaki (szakmai) szakértelemmel rendelkező tagja felel. A helyszíni bejáráson az érdeklődő gazdasági szereplők részéről nincs lehetőség kiegészítő tájékoztatáskérés fogadására, és csak írásban feltett kérdések válaszolhatók meg.

87. A helyszíni bejárásról a bizottságnak a közbeszerzés tárgya szerinti műszaki (szakmai) szakértelemmel rendelkező tagja jegyzőkönyvet készít, amelyet a helyszíni bejárást követő munkanapon megküld az eljárás titkárának. A helyszíni bejárásról készült jegyzőkönyvet az eljárás titkára a bejárás napjától számított 5 napon belül az érdeklődő gazdasági szereplőknek megküldi, hozzáférhetővé teszi.

17. Kiegészítő előírások tárgyalásos eljárás esetén

88. Amennyiben fennállnak az adott közbeszerzési eljárásra vonatkozó jogszabályokban meghatározott, tárgyalásos eljárással kapcsolatos feltételek, akkor az eljárás titkára ennek megfelelően készíti elő a közbeszerzési dokumentumokat.

89. A közbeszerzési dokumentumok előkészítése során a kezdeményező szakterület meghatározza, hogy van-e olyan eleme a szerződésnek vagy a műszaki leírásnak, amelynek tekintetében a tárgyalás lehetőségét ki kell zárni.

90. A tárgyalási szabályokat a közbeszerzési eljárást indító felhívásban vagy az azzal egyidejűleg megjelent (kiküldött) közbeszerzési dokumentumokban meg kell határozni.

91. A bizottság közbeszerzési szakértelmet biztosító tagja - amennyiben a személye elválik az eljárás titkára személyétől - és a kezdeményező szakterület közreműködésével az eljárás titkára felelős a tárgyalási szabályok kidolgozásáért, a tárgyalások megszervezéséért, a tárgyalási meghívó kiküldéséért, valamint a tárgyalási jegyzőkönyv elkészítéséért.

92. A tárgyalást az elnök vezeti, azzal, hogy a tárgyalásokon valamennyi bizottsági tagnak kötelező részt vennie.

18. Az ajánlatok, részvételi jelentkezések bontása

93. Az ajánlatok, valamint a részvételi jelentkezések bontását - az EKR-ben lebonyolított eljárások kivételével - az eljárás titkára végzi el. A bontáson a bizottság további tagjai is jelen lehetnek.

94. Az ajánlatok, valamint a részvételi jelentkezések bontását az ajánlattételi határidő lejártának és a részvételi jelentkezés határidejének elteltét követően kell elvégezni.

95. A nem elektronikusan benyújtott ajánlatok és részvételi jelentkezések bontásáról jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek tartalmaznia kell

a) az ajánlat, részvételi jelentkezés felbontásának helyét, idejét;

b) a bontáson jelenlévő személyek nevét;

c) az ajánlattevő, részvételre jelentkező nevét, székhelyét, lakóhelyét;

d) az ajánlatok bírálati szempontok szerinti főbb számszerűsíthető adatait;

e) az ajánlatokra, részvételi jelentkezésekre vonatkozó egyéb különleges körülményeket;

f) az ajánlattevői betekintés tényét;

g) a bizottság döntése alapján a becsült érték és a rendelkezésre álló fedezet mértékét;

h) a jogszabályban meghatározott egyéb kötelező tartalmi elemet.

19. Az ajánlatok, részvételi jelentkezések elbírálása

96. A közbeszerzési eljárást érintő döntések meghozatala érdekében a bizottsági tagok szakterületüknek megfelelően szakmai véleményt nyilvánítanak az ajánlatokról, valamint a részvételi jelentkezésekről. Az eljárás titkára a beérkezett ajánlatokat, részvételi jelentkezéseket legkésőbb a bontást követő munkanapon megküldi az elnök és a bizottság tagjai részére, akik a kézhezvételtől számított 5 munkanapon belül elektronikus úton megküldik az eljárás titkárának az azokkal kapcsolatos szakmai véleményüket, bírálatukat.

97. Az eljárás titkára a 96. pont szerinti bírálatok megérkezését követően legfeljebb 4 munkanapon belül áttekinti azokat, elkészíti a hiánypótlás, a felvilágosításkérés vagy az árindokolás-kérés tervezetét, és azt az elnöknek, valamint a bizottság tagjainak véleményezésre elektronikus úton megküldi.

98. A bizottság megállapítja, hogy mely ajánlatok, részvételi jelentkezések érvénytelenek, valamint van-e olyan ajánlattevő, részvételre jelentkező, akit a közbeszerzési eljárásból ki kell zárni.

99. A bizottság tagjai jogosultak megismerni a bírálatba bevont külső szakértő véleményét. Amennyiben a bizottság tagja a külső szakértő véleményével nem ért egyet, jogosult ennek tényét a jegyzőkönyvben rögzíteni.

100. Az ajánlati kötöttség határidejének betartásáért, valamint a bizottság ezzel kapcsolatos tájékoztatásáért az eljárás titkára felelős.

101. A bírálat befejezését követően a bizottság előkészíti a döntéshozó részére a döntési javaslatot tartalmazó végső jegyzőkönyvet, amely tartalmazza

a) az ajánlat(ok) bírálatának helyét, idejét;

b) a bizottsági ülésen jelenlévő személyek nevét;

c) a közbeszerzési eljárással kapcsolatos előzményeket, így különösen a közbeszerzési eljárás fajtájára, a közbeszerzési eljárásban előforduló kiegészítő tájékoztatáskérésekre, a helyszínbejárásokra, az eljárási dokumentumok módosítására, a feladott hirdetményre vonatkozó hivatkozásokat;

d) a benyújtott ajánlatokat, részvételi jelentkezéseket, az ajánlattevő, részvételre jelentkező nevének, székhelyének megadásával, valamint az ajánlatok bírálati szempontok szerinti főbb számszerűsíthető adatainak feltüntetésével;

e) az ajánlatok vizsgálatát a hiánypótlás, a felvilágosítás nyújtás és az árindokolások feltüntetésével;

f) az ajánlattevő, az alvállalkozó, az alkalmasság igazolásában részt vevő gazdasági szereplő kizárására vagy alkalmatlannak minősítésére vonatkozó, indokolt döntési javaslatot;

g) az ajánlatok érvényességéről vagy érvénytelenségéről szóló döntési javaslatot, felsorolva az ajánlattevőket és megjelölve az érvénytelenségi ok jogszabályi alapját;

h) a bizottság döntési javaslatát az eljárás eredményességéről vagy eredménytelenségéről, továbbá a javasolt nyertes ajánlattevő megnevezését, adott esetben a második helyezett megnevezését (részfeladatonként);

i) az ajánlatok értékének vizsgálatát a rendelkezésre álló fedezet figyelembevételével; j) a jogszabályban meghatározott egyéb kötelező tartalmi elemet.

102. A közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem vezetője

a) a 101. pont szerinti jegyzőkönyvet az eljárás megindításának jóváhagyása után keletkezett vagy módosult valamennyi dokumentummal együtt;[44]

b) a közbeszerzési eljárásból kizárt vagy alkalmatlannak minősített ajánlattevők részére, valamint az érvénytelen ajánlatot vagy jelentkezést benyújtó ajánlattevők, jelentkezők számára küldendő tájékoztató levelet

az ORFK GF IF útján, jóváhagyás céljából felterjeszti a döntéshozó részére.

102/A. Az uniós pályázati forrásból megvalósuló projektek esetében a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem vezetője a 102. pontban meghatározott dokumentumokat előzetes vizsgálat céljából küldi meg az ORFK GF IF részére, majd ezt követően továbbítja az ellenőrző hatóság felé.[45]

20. A szerződéskötés

103. Eredményes közbeszerzési eljárás esetén a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem vezetője a jóváhagyott döntési javaslatot és a kiküldött összegzést megküldi az ORFK GF IF vezetőjének a szerződéstervezet véglegesítése, jogi ellenőrzésre, jogi és pénzügyi ellenjegyzésre, valamint döntéshozói aláírásra való felterjesztés céljából.[46]

104. Az ORFK részéről aláírt szerződésnek a közbeszerzési eljárás nyertesével történő aláíratására a kezdeményező szakterület vezetője intézkedik.

21. Az ORFK-val szemben indított jogorvoslati eljárás

105. A jogorvoslati eljárás megindulásáról az eljárás titkára a tudomásszerzést követően haladéktalanul, írásban tájékoztatja a döntéshozót, a kezdeményező szakterületet, továbbá az elnököt és a bizottságot.

106. A közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem vezetője a jogorvoslati kérelem kézhezvételétől számított 1 munkanapon belül az adott ügyhöz hozzáférést biztosít az EKR-ben a Közbeszerzési Döntőbizottság részére.

107. A kezdeményező szakterület a jogorvoslati eljárással kapcsolatos érdemi észrevételeit az eljárás titkárának megkeresése alapján, az annak kézhezvételét követő legkésőbb 2 munkanapon belül az eljárás titkárának írásban megküldi.

108. A bizottság a jogorvoslati eljárást megindító kérelmet és az ahhoz kapcsolódó iratokat megvizsgálja, majd a 107. pont szerinti észrevételekkel kiegészített választervezetet készít Közbeszerzési Döntőbizottság részére. A választervezetet a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem vezetője soron kívül, de legkésőbb a jogorvoslati eljárást megindító kérelem kézhezvételétől számított 3 munkanapon belül az ORFK GF IF útján felterjeszti a döntéshozó részére.

109. A kezdeményező szakterület, a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem, valamint a bizottság a jogorvoslati eljárásban együttműködik a döntéshozó által kijelölt, az adott ügyben az ORFK részéről eljáró képviselővel.

110. A jogorvoslati eljárás jogerős befejezését követően az ORFK képviseletét ellátó személy, a kezdeményező szakterület és a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem közösen elemzi a jogorvoslati eljárásban hozott határozatot, és annak eredménye alapján kezdeményezik a döntéshozónál az esetlegesen szükséges intézkedések megtételét.

22. Az ORFK által kezdeményezett jogorvoslati eljárás

111. A közbeszerzési eljárás során a Kbt. 148. § (2) bekezdése szerinti tevékenység vagy mulasztás észlelése esetén az ORFK mint ajánlatkérő részéről a jogorvoslati eljárás megindítását írásban javasolhatja a kezdeményező szakterület vezetője, a lebonyolító szervezeti elem vezetője, valamint a bizottság.

112. A 111. pont szerinti javaslatról az eljárás titkára írásban tájékoztatja a kezdeményező szakterület vezetőjét, a lebonyolító szervezeti elem vezetőjét, valamint a bizottságot.

113. A kezdeményező szakterület vezetője - amennyiben nem egyezik meg a 111. pont szerinti javaslattevővel -a 111. pont szerinti javaslattal kapcsolatos érdemi észrevételeit az eljárás titkárának megkeresése alapján, az abban megjelölt határidőre az eljárás titkárának írásban megküldi.

114. A 111. pont szerinti javaslatot és a kezdeményező szakterület érdemi észrevételeit a bizottság megvizsgálja, majd döntési javaslatot készít, amelyet a lebonyolító szervezeti elem vezetője felterjeszt a döntéshozó részére.

115. Amennyiben a döntéshozó az ORFK mint ajánlatkérő részéről a jogorvoslati eljárás kezdeményezéséről dönt, a bizottság összeállítja a Közbeszerzési Döntőbizottság részére a Kbt. alapján megküldendő kérelmet és annak mellékleteit, amelyet a lebonyolító szervezeti elem vezetője az ORFK GF IF útján felterjeszt a döntéshozó részére.

116. Az ORFK mint ajánlatkérő részéről kezdeményezett jogorvoslati eljárással kapcsolatban a 109-110. pontot megfelelően alkalmazni kell.

IV. FEJEZET

A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK DOKUMENTÁLÁSA ÉS KÖZZÉTÉTELE

117. A közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem a közbeszerzési eljárást olyan részletességgel dokumentálja, hogy annak alapján a közbeszerzés szabályosságának megítéléséhez szükséges valamennyi tény és körülmény rekonstruálható legyen.

118. A közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával kapcsolatban keletkezett, valamint a szerződés teljesítésével kapcsolatos összes iratot - beleértve az iratok eredeti példányait is - a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem helyezi irattárba.

119. Külső megbízott igénybevétele esetén a kezdeményező szakterület helyezi irattárba a közbeszerzési eljárás iratainak eredeti példányát.

120. A Kbt. 43. § (1)-(2) bekezdésében meghatározott közzétételi kötelezettség rendjére a 424/2017. Korm. rendelet és az adatvédelmi szabályzatról szóló 39/2019. (XI. 19.) ORFK utasítás (a továbbiakban: 39/2019. ORFK utasítás) szabályai irányadóak.

121. A közbeszerzési eljárások eredményeként létrejött szerződéseket a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem a szerződéskötést követően haladéktalanul feltölti az EKR-be.[47]

122. A jogszabályban előírt, a szerződéskötéssel kapcsolatos hirdetmények és adatok, a szerződésmódosítással, a szerződés teljesítésével kapcsolatos hirdetmények és adatok közzétételét a kezdeményező szakterület vezetője kezdeményezi a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem vezetőjénél. A közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem a szerződés módosításáról a tájékoztatót tartalmazó hirdetményt legkésőbb a szerződés módosításától számított 5 munkanapon belül közzétételre megküldi az EKR-en keresztül.

123. A kezdeményező szakterület feladata különösen a szerződés teljesítésének elismerése, szükség esetén a szerződés módosításának kezdeményezése, a póthatáridő szabása, a kötbérigény érvényesítésének kezdeményezése.

124. A kezdeményező szakterület dokumentálja a teljesítésre vonatkozó adatokat, valamint azon szerződéses kötelezettségek teljesítését, amelyeket a közbeszerzési eljárásban az értékelés során figyelembe vett, továbbá minden, a szerződésben foglaltaktól eltérő teljesítést és annak okait.

125. Szerződésszegés esetén a kezdeményező szakterület a szerződésszegéssel kapcsolatos igények érvényesítését kezdeményezi. A kezdeményező szakterület - a Kbt. 142. § (5)-(6) bekezdésében foglalt esetekben -az ORFK GF IF-et tájékoztatja, amely eleget tesz a Közbeszerzési Hatóság felé történő bejelentési kötelezettségnek.

V. FEJEZET

A SZERZŐDÉSEK TELJESÍTÉSE

126. A kezdeményező szakterület figyelemmel kíséri és ellenőrzi a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés teljesítését, ennek keretében gondoskodik a szerződésben foglalt kötelezettségek teljesítéséről, valamint megköveteli a szerződő féltől a szerződésszerű teljesítést, továbbá adott esetben intézkedik a szerződésszegéssel kapcsolatos igények érvényesítésére.

127. A szerződés teljesítése során felmerülő reklamációs ügyekről, továbbá a szerződő fél által közölt alvállalkozó bejelentéséről a kezdeményező szakterület haladéktalanul írásban tájékoztatja a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elemet. Az alvállalkozói bejelentéseket és reklamációs tájékoztatásokat az eljárás titkára a közbeszerzési eljárás iratanyagában helyezi el.

128. A szerződés teljesítését követő 3 munkanapon belül a Kbt. szerinti közzétételi feladatok végrehajtása céljából a kezdeményező szakterület az alábbi adatokat küldi meg a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem részére:

a) hivatkozást a közbeszerzési eljárást megindító hirdetményre, a hirdetmény nélkül induló eljárások esetében a megküldött felhívásra;

b) a beszerzés tárgyának megnevezését;

c) a szerződő felek megnevezését;

d) azt, hogy a teljesítés szerződésszerű volt-e (igen/nem);

e) adott esetben a nem szerződésszerű teljesítés indokát;

f) a szerződés teljesítésének a kezdeményező szakterület által elismert időpontját;

g) az ellenszolgáltatás teljesítésének időpontját;

h) a kifizetett ellenszolgáltatás értékét általános forgalmi adó nélkül.

i) az alvállalkozói teljesítés tényleges százalékos arányát az ajánlattevői teljesítésen belül, az ellenszolgáltatás teljesítésének időpontját és a kifizetett ellenszolgáltatás értékét.[48]

VI. FEJEZET

AZ EGYES BESZERZÉSEKRE VONATKOZÓ KÜLÖNÖS RENDELKEZÉSEK

129. Az értékhatár alatti és a kivételi körbe tartozó beszerzésekre, valamint a közbeszerzésnek nem minősülő beszerzésekre a II-V. Fejezet rendelkezéseit az e fejezetben foglalt eltérésekkel kell megfelelően alkalmazni, a 3. pont szerinti eljárásokra pedig az e fejezetben foglaltak az irányadók.

130. Az e fejezetben szabályozott beszerzési eljárást (e fejezetben a továbbiakban: beszerzési eljárás) a kötelezettségvállalás, a pénzügyi és jogi ellenjegyzés, az utalványozás, az érvényesítés és a teljesítés igazolás rendjének meghatározásáról szóló 47/2013. (XI. 29.) ORFK utasítás 23. pontja szerinti szervezeti elem vezetője önállóan is lefolytathatja a 29. pont j) alpontja szerinti kijelölés alapján, de a beszerzési eljárás lefolytatására a KR is felkérhető, a 16. alcímben meghatározottak szerint.[49]

131. A közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem által bonyolított beszerzési eljárások - kivéve a Digitális Kormányzati Ügynökség Zártkörűen Működő Részvénytársaság, a Védelmi Beszerzési Ügynökség Zártkörűen Működő Részvénytársaság, a Nemzeti Közszolgálati Egyetem és a Nemzeti Kommunikációs Hivatal engedélyéhez kötött eljárásokat - ügyintézési határideje[50]

a) értékhatár alatti beszerzések esetén a beszerzést kezdeményező szakterület általi megkeresés igazolt érkezési időpontjától számított 30 nap;

b) kivételi körbe tartozó beszerzések és közbeszerzésnek nem minősülő beszerzések esetében az ajánlatkérés kiküldésétől számított 45 nap.

132. A beszerzési eljárás tekintetében a közbeszerzési szakértelmet biztosító személy elegendő, ha megfelel a 37. pont a) vagy b) alpontjában meghatározott feltételnek.

133. A beszerzési eljárás során legalább három ajánlatot kötelező egy időben, írásban bekérni.[51]

133/A. Kivételes esetekben - részletes indoklással alátámasztva - megengedett egy gazdasági szereplő meghívása, ha[52]

a) a beszerzés tárgya Kbt. kivételi körbe tartozik;

b) a beszerzés tárgya a Kbt.-ben meghatározott hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárásban lenne beszerezhető;

c) a beszerzés kivételesen kedvező feltételei csak rövid ideig állnak fenn, és az ellenszolgáltatás a piaci árakhoz képest lényegesen alacsonyabb, továbbá e kedvező feltételek igénybevétele az ajánlatok bekérésére vonatkozó, az utasítás szerinti szabályok alkalmazása esetén meghiúsulna;

d) a beszerzés tárgya igazságügyi szakértő megbízása;

e) a beszerzés tárgya közbeszerzési eljárásokhoz vagy pályázatokhoz kapcsolódó szakmai bírálóbizottsági tag megbízása;

f) az ajánlatkérő piackutatás eredményeképpen igazolható módon meggyőződött arról, hogy az adott piacon háromnál kevesebb potenciális gazdasági szereplő lelhető fel, így potenciális versenyhelyzet nincs az adott beszerzési tárgy tekintetében;

g) a szerződés tárgya egyedi gyártású áru beszerzése, feltéve, hogy az áru egyediségét a gyártó igazolja;

h) a fizetési kötelezettség előzetesen meghirdetett tanfolyamra, képzésre vagy konferenciára történő jelentkezéssel kapcsolatos;

i) a szerződést külföldön kell megkötni vagy teljesíteni;

j) a szerződés tárgya személyhez kötött, bizalmi jellegű szolgáltatás teljesítése;

k) a szerződés tárgya veszélyes hulladék megsemmisítése;

l) a szerződés tárgya olyan, az utasítás hatálya alá tartozó korábbi szerződéshez kapcsolódó kiegészítő árubeszerzés, szolgáltatásmegrendelés vagy építési beruházás, amelynek értéke nem haladja meg az eredeti szerződés értékének ötven százalékát, és az alapszerződésben szerződő partnertől történő beszerzés szakmai vagy gazdaságossági szempontból indokolt, feltéve, hogy a beszerzés egybeszámított becsült értéke nem éri el a nemzeti közbeszerzési értékhatárt, vagy

m) a beszerzés összes körülményeire tekintettel a döntéshozó így határoz.

133/B. Gyorsított eljárásban kell lefolytatni az egy gazdasági szereplő meghívásával megvalósuló beszerzést a 133/A. pont f)-h) és m) alpontja szerinti esetben.[53]

134. Az egy gazdasági szereplő meghívásával folytatott gyorsított eljárásban a bizottság pénzügyi szakértelmet biztosító és jogi szakértelmet biztosító tagjának megbízása mellőzhető, feladataikat a bizottság többi tagja látja el.[54]

135. Az ajánlatkérésnek tartalmaznia kell

a) az ajánlatkérő és adott esetben a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem megnevezését, székhelyét;

b) a kapcsolattartási pontokat, ahol további információk beszerezhetők;

c) a beszerzés tárgyának pontos meghatározását, főbb adatait, mennyiségét - az opciót is -, valamint a műszaki leírást;

d) a figyelemfelhívást a következő megszövegezéssel: "Ez az ajánlatkérés nem jelent az ajánlatkérő részéről szerződéskötési kötelezettséget. Az ajánlatkérő külön indokolási kötelezettség nélkül bármikor dönthet úgy, hogy ezt a beszerzési eljárást eredménytelenné nyilvánítja, vagy nem köt szerződést. Az ajánlatkérés visszavonásából, valamint eredménytelenné nyilvánításából eredő károkért, költségekért, elmaradt haszonért az ajánlatkérő semmilyen felelősséget nem vállal.";[55]

e) a teljesítés helyét, határidejét vagy időtartamát, feltételeit, az ellenszolgáltatással kapcsolatos kikötéseket, feltételeket;

f) a részajánlat tételének, valamint az alternatív - többváltozatú - ajánlattétel lehetőségét vagy annak kizárását;

g) az ajánlat benyújtásának helyét a szobaszám megjelölésével, módját - elektronikus (e-mail útján) vagy papíralapú -, határidejét óra, perc pontossággal, a példányszámát, formai előírásait, a benyújtás nyelvét és a szükséges mellékleteket;

h) papíralapú benyújtás előírása esetén a következő figyelemfelhívást: "Az ajánlatoknak a benyújtásra nyitva álló határidőben be kell érkezniük, nem elegendő az ajánlatok határidő lejártáig történt postára adása.";

i) a bontás helyét, időpontját, papír alapon beérkezett ajánlatok esetében a bontáson részvételre jogosultak körét;

j) az árcsökkentés módjának leírását, az elektronikus árlejtés alkalmazásának kikötését;

k) a bírálat szempontjait;[56]

l) az ajánlati kötöttség minimális időtartamát;

m) tárgyalás kikötése esetén a tárgyalás mellőzésének jogfenntartására vonatkozó tájékoztatást;

n) ha a szerződés teljesítésére különleges feltételek vonatkoznak, ezen feltételeket;

o) a hiánypótlással, a felvilágosításkéréssel, a kiegészítő tájékoztatás kérésével, az iratbetekintéssel, valamint adott esetben a helyszínbejárással kapcsolatos információkat;

p) az arra történő figyelemfelhívást, hogy a beszerzési eljárás nem minősül közbeszerzésnek;

q) a nyertes ajánlat megtételéhez szükséges valamennyi információt;

r) tájékoztatást az ajánlatkérő adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzatáról, annak megismerése érdekében az elérhetőségéről.

136. Amennyiben a megfelelő ajánlattételhez szükséges, külön beszerzési dokumentum is mellékelhető, amelyben különösen az ajánlat összeállításához szükséges segédletek, műszaki leírások és adott esetben a szerződéstervezet szerepelhet. Gyorsított eljárás esetén a szerződéstervezet elhagyható, elegendő, ha az ajánlatkérés tartalmazza a szerződés főbb feltételeit.

137. A nettó 10 millió forintot meg nem haladó becsült értékű gyorsított eljárás esetén az ajánlatkérést a kiküldés előtt a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem vezetője vagy az általa kijelölt személy hagyja jóvá.[57]

138. Az ajánlat benyújtási határidejét úgy kell megállapítani, hogy az ajánlattevők egyenlő eséllyel tudjanak ajánlatot tenni. Az ajánlattételi határidő minimális időtartamaként 5 munkanapot kell meghatározni. Amennyiben a beszerzési tárgy kevésbé összetett, vagy a sürgősség vagy egyéb körülmény indokolja, ennél rövidebb határidő is meghatározható.

139. A beszerzés nyertesét a legalacsonyabb ár vagy a legalacsonyabb költség, illetőleg a legjobb ár-érték arányt megjelenítő szempontok alapulvételével kell megállapítani. Az értékelési szempontoknak meg kell felelniük a Kbt. 76. § (6) bekezdésében meghatározott alapvető követelményeknek.

140. Az ajánlatkérésben meghatározott feltételek - az értékelési szempontok kivételével - a benyújtási határidő lejártáig módosíthatók. A módosított feltételekről a benyújtási határidő lejártáig valamennyi ajánlattételre felhívott gazdasági szereplőnek egyidejűleg új ajánlatkérést kell küldeni, amelyben új benyújtási határidőt kell megállapítani.

141. Az ajánlatkérés a benyújtási határidő lejártáig visszavonható. A visszavonásról valamennyi ajánlattételre felhívott gazdasági szereplőt haladéktalanul értesíteni kell.

142. Az elnök hagyja jóvá a beszerzési dokumentumok módosítását, az eljárási határidők meghosszabbítását vagy az ajánlatkérés visszavonását. Ha a beszerzés becsült értéke meghaladja a nettó 10 millió forintot, az ajánlatkérés visszavonása érdekében a beszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem vezetője a szükséges dokumentumokat jóváhagyásra felterjeszti a döntéshozó részére. A jóváhagyást követően az eljárás titkára elvégzi a szükséges eljárási cselekményeket.[58]

143. Az ajánlattevő részére - amennyiben ajánlatát személyesen nyújtja be - az ajánlat átvételéről elismervényt kell kiállítani, amely tartalmazza az átvétel helyét, óra, perc pontossággal az időpontját, a beszerzési eljárás tárgyát, az átadó és az átvevő nevét, valamint aláírását. E-mailen benyújtott ajánlat esetén elektronikus visszaigazolást kell küldeni az ajánlat megérkezéséről.[59]

144. Az eljárás titkára a kezdeményező szakterület és a bizottság részére továbbít minden olyan lényeges információt, amely kihathat az eljárás eredményére. Amennyiben a beszerzési eljárás során nem az annak lebonyolításával kapcsolatos kérdés érkezik, a kezdeményező szakterület, valamint a bizottság tagjai a szükséges válaszokat haladéktalanul - de legalább a megfelelő ajánlattételhez szükséges időben - megadják az eljárás titkára részére, aki ezt továbbítja az ajánlattevők részére.

145. A beszerzési eljárás megindítását követően az ajánlattevőkkel kizárólag az eljárás titkára tartja a kapcsolatot, minden esetben dokumentált [írásban, elektronikus úton (e-mailben)] módon. Az információk szóbeli vagy telefonon történő átadása kizárólag a legszükségesebb mértékben, a megfelelő ajánlattétel biztosítása érdekében lehetséges, különös tekintettel az esélyegyenlőség és az egyenlő bánásmód alapelvére.

146. Az ajánlatok bontásán - amennyiben papíralapú benyújtási módot írnak elő - az ajánlattevő vagy meghatalmazottja részvételének lehetőségét biztosítani kell. Nyilvános bontás esetén az ajánlattevő számára biztosítani kell a felolvasólapba történő betekintés lehetőségét.

147. Az ajánlatok bontásáról az eljárás titkára bontási jegyzőkönyvet készít, amelyet 5 napon belül megküld az összes ajánlattevőnek.

148. Amennyiben a beszerzési eljárásban tárgyalást tartanak, akkor annak megszervezését, koordinálását, irányítását az eljárás titkára végzi. Az elnök és a bizottság tagjai a tárgyaláson részt vesznek.

149. A beszerzési eljárásban gondoskodni kell az ajánlatok objektív, egyértelmű, az összehasonlíthatóságot biztosító értékelési rendszerének kialakításáról és visszakövethető dokumentálásáról. Amennyiben nem a legalacsonyabb ár értékelési szempont alapján értékelik az ajánlatokat, akkor az árnak minimum 60%-ot kell képviselnie az összes értékelési részszempont közül. A fennmaradó 40%-ot képviselő értékelési részszempontról a bizottság dönt.

150. A bizottság a benyújtási határidőig beérkezett, az értékelési sorrendben legkedvezőbb és a második legkedvezőbb ajánlat bírálatát végzi el. A bizottság szükség esetén hiánypótlásra, felvilágosításra vagy indokolásra szólítja fel az ajánlattevőt a többi ajánlattevő egyidejű értesítése mellett.[60]

151. Valamennyi benyújtott ajánlat érvénytelen, ha a legkedvezőbb ajánlatban meghatározott ellenszolgáltatás értéke eléri a Kbt. szerinti közbeszerzési értékhatárt. Az ajánlat érvénytelen továbbá, ha[61]

a) elkésetten érkezett az ajánlatkérőhöz;

b) azt az ajánlattevő az ajánlati kötöttség ideje alatt módosította;

c) konkrét megajánlást nem tartalmaz;

d) a beszerzési dokumentumokban meghatározottaktól eltérő tartalomra vonatkozik, vagy

e) egyéb okból nem felel meg az ajánlatkérésben vagy jogszabályban előírtaknak.

151/A. Eredménytelen az eljárás, ha[62]

a) érvényes ajánlat nem érkezett;

b) az ajánlatkérőnek a legkedvezőbb ajánlat elfogadásához - az esetleges fedezetkiegészítést követően - nem áll rendelkezésére a szükséges fedezet;

c) a döntéshozó annak nyilvánítja.

152. A döntéshozó,[63]

a) ha a beszerzés becsült értéke meghaladja a nettó 10 millió forintot, a bizottság döntési javaslatával együtt felterjesztett, az eljárás megindításától kezdődően keletkezett valamennyi dokumentum;

b) ha a beszerzés becsült értéke a nettó 10 millió forintot nem haladja meg, a bizottság döntési javaslatával együtt felterjesztett ajánlatkérés alapján dönt.

153. A beszerzési eljárás eredményéről az ajánlattevőket a döntés meghozatalát követő 3 munkanapon belül a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem tájékoztatja.

154. A beszerzési eljárás eredményéről szóló tájékoztatásban fel kell hívni a figyelmet, hogy a beszerzési eljárásban részt vett ajánlattevő a tájékoztatás kézhezvételét követő 5 munkanapon belül iratbetekintési kérelmet nyújthat be. Az iratbetekintést 2 munkanapon belül, munkaidőben, az ajánlattevő képviselőjének személyes megjelenése útján kell biztosítani. Az iratbetekintési kérelem csak abban az esetben fogadható be, ha az ajánlattevő megjelöli, hogy melyik ajánlattevő ajánlatának melyik - üzleti titkot nem tartalmazó - részébe kíván betekinteni.

155. A betekintést a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elemnek csak a meghatározott részre vonatkozóan kell biztosítania az ajánlattevő részére, más gazdasági szereplő vagy az ajánlat más részének teljes körű átvizsgálása a betekintés körében nem lehetséges.

156. Az eljárás titkára a szerződés elkészítéséhez szükséges összes dokumentumot a gyorsított eljárás eredményhirdetését követően haladéktalanul megküldi az ORFK GF IF-nek.

157. Az ajánlatkérő a beszerzési eljárás eredményéről szóló tájékoztatást követően a nyertes ajánlattevővel köti meg a szerződést. Amennyiben a nyertes ajánlattevő írásban nyilatkozik a visszalépéséről, az ajánlatkérő jogosult a következő legkedvezőbb ajánlatot tevő ajánlattevővel szerződést kötni, amennyiben a beszerzési eljárás eredményéről szóló tájékoztatóban kihirdette a második legkedvezőbb ajánlatot tevő ajánlattevőt.

158. A beszerzési eljárás eredményeként létrejött szerződés közzétételére a 39/2019. ORFK utasítás szabályai az irányadóak.

159. A beszerzési eljárás előkészítésével és lefolytatásával kapcsolatban keletkezett összes irat megőrzéséért a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem a felelős.

VII. FEJEZET

ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

160. Ez az utasítás a közzétételét követő 15. napon lép hatályba.

161. Az utasítás rendelkezéseit a hatálybalépésekor előkészítés alatt álló közbeszerzésekre és közbeszerzésnek nem minősülő beszerzésekre is alkalmazni kell.

162. A gazdasági országos rendőrfőkapitány-helyettes az utasításban foglaltak egységes végrehajtásának biztosítása érdekében iratmintatárat köteles kidolgozni és azt közzétenni a Rendőrség intranetes honlapján. Az utasításban meghatározottak végrehajtása során a gazdasági országos rendőrfőkapitány-helyettes által kiadott iratmintatárban meghatározott iratminták egységes alkalmazása kötelező. A gazdasági országos rendőrfőkapitány-helyettes szükség esetén - így különösen jogszabály-változás esetén - gondoskodik az iratmintatár módosításáról.

163.[64]

Dr. Balogh János r. altábornagy s. k.,

országos rendőrfőkapitány