14/2017. (III. 31.) EMMI utasítás

az Emberi Erőforrások Minisztériuma Közbeszerzési Szabályzatáról

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában kapott felhatalmazás alapján, figyelemmel a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény 27. § (1) bekezdésére a következő utasítást adom ki:

1. § Az Emberi Erőforrások Minisztériuma Közbeszerzési Szabályzatát az 1. mellékletben foglaltak szerint határozom meg.

2. § Hatályát veszti az Emberi Erőforrások Minisztériuma Közbeszerzési Szabályzatáról szóló 13/2014. (IV. 9.) EMMI utasítás.

3. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

Balog Zoltán s. k.,

emberi erőforrások minisztere

1. melléklet a 14/2017. (III. 31.) EMMI utasításhoz

I. FEJEZET

Alapvető rendelkezések

A Közbeszerzési Szabályzat célja és hatálya

1. § (1) A Közbeszerzési Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) célja, hogy meghatározza az Emberi Erőforrások Minisztériuma (a továbbiakban: Minisztérium) mint Ajánlatkérő (köz)beszerzései előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, az eljárásba bevont személyek, illetve szervezetek feladatait, felelősségi körét, a döntéshozatal és a beszerzési eljárások dokumentálásának rendjét, összhangban a vonatkozó szabályzatokkal és jogszabályokkal.

(2) A Szabályzat további célja, hogy átlátható, egységes iránymutatást nyújtson a (köz)beszerzési eljárásban részt vevők számára a (köz)beszerzések szabályszerű végrehajtásának tekintetében.

(3) A Szabályzat hatálya kiterjed a Minisztérium szervezeti egységei által kezdeményezett valamennyi, a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF), valamint a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. ellátási tevékenységéhez nem kapcsolódó, a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) hatálya alá tartozó visszterhes beszerzésre (árubeszerzésre, építési beruházásra, építési koncesszióra, szolgáltatás megrendelésre, valamint szolgáltatási koncesszióra).

(4) A Szabályzat hatálya kiterjed továbbá a központosított közbeszerzési eljárásokra is, amelyek (a Szabályzat kibocsátásakor) az alábbiak:

a) A központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet (a továbbiakban: KEF Rendelet) szerinti kiemelt termékek beszerzésére (1. függelék);

b) A Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a kormányzati kommunikációs beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet (a továbbiakban: NKOH Rendelet) szerinti kiemelt termékek beszerzésére (2. függelék);

c) A büntetés-végrehajtási szervezet részéről a központi államigazgatási szervek és a rendvédelmi szervek irányában fennálló egyes ellátási kötelezettségekről, a termékek és szolgáltatások átadás-átvételének és azok ellentételezésének rendjéről szóló 44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet (a továbbiakban: BVOP Rendelet) szerinti kiemelt termékek beszerzésére (5. függelék).

(5) A Szabályzat hatálya nem terjed ki a Minisztérium azon, a Kbt. hatálya alól kivett, védelmi és biztonsági tárgyú beszerzéseire, amelyek eljárási szabályait külön törvény - illetve annak hatálybalépéséig a Kbt. felhatalmazása alapján kiadott kormányrendelet - határozza meg. Amennyiben a Minisztérium az e bekezdés szerinti beszerzési eljárást indít, annak előkészítését megelőzően a jogi és közbeszerzési helyettes államtitkár egyedi eljárásrendben köteles szabályozni az adott védelmi és/vagy biztonsági tárgyú beszerzési eljárás előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, az ajánlatkérő nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyek, valamint szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárásai dokumentálási rendjét, összhangban a vonatkozó jogszabályokkal. Ennek keretében meg kell határoznia különösen az eljárás során hozott döntésekért felelős személyt, személyeket, vagy testületeket.

(6) Más ajánlatkérővel vagy ajánlatkérőkkel kötött megállapodás alapján, a Minisztérium mint gesztor (meghatalmazott vagy kijelölt) ajánlatkérő által lebonyolított (köz)beszerzési eljárásokra a Szabályzat hatálya nem terjed ki, kivéve akkor, ha a Szabályzat alkalmazását az érintett ajánlatkérők a gesztori megállapodásban kifejezetten kikötik. Amennyiben a Minisztérium gesztorként köteles (köz)beszerzési eljárást lebonyolítani, annak előkészítését megelőzően a jogi és közbeszerzési helyettes államtitkár egyedi eljárásrendben köteles szabályozni az adott eljárás (pl. keretmegállapodásos közbeszerzési eljárás) előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, az ajánlatkérő nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyek, valamint szervezetek felelősségi körét és a beszerzési eljárásai dokumentálási rendjét, összhangban a vonatkozó jogszabályokkal. Ennek keretében meg kell határoznia különösen az eljárás során hozott döntésekért felelős személyt, személyeket vagy testületeket. Amennyiben a Minisztérium gesztor (meghatalmazott vagy kijelölt) ajánlatkérőként történő eljárását jogszabály vagy kormányhatározat írja elő, a Szabályzat hatálya kiterjed az ez alapján lebonyolított közbeszerzési eljárásokra.

(7) A Szabályzat hatálya kiterjed az egyes központi hivatalok és költségvetési szervi formában működő minisztériumi háttérintézmények felülvizsgálatával összefüggő jogutódlásáról, valamint egyes közfeladatok átvételéről szóló 378/2016. (XII. 2.) Korm. rendelet 14. § (2) bekezdésében foglaltakra tekintettel, a Minisztérium által a Nemzeti Egészségbiztosítási Alapkezelő mint önálló ajánlatkérő javára bonyolított üzemeltetési tárgyú - ide nem értve az informatikai üzemeltetési tárgyú - közbeszerzései eljárások előkészítésének és lefolytatásának belső eljárásrendjére, az eljárásba bevont személyek, illetve szervezetek feladat- és felelősségi körére.

A közbeszerzési eljárás célja és alapelvei

2. § (1) A Kbt. célja - összhangban az európai uniós normákkal - a közpénzek hatékony felhasználásának átláthatósága és nyilvános ellenőrizhetőségének biztosítása, továbbá a közbeszerzések során a verseny tisztaságának megteremtése. Ennek alapján a közbeszerzési eljárások előkészítése, lebonyolítása, valamint a közbeszerzési szerződés megkötése és teljesítése során a Minisztérium valamennyi beszerzéssel érintett szervezeti egységének a Kbt. céljaival és alapelveivel összhangban szükséges eljárnia. A közbeszerzési eljárásban - ideértve a szerződés megkötését is - a Minisztérium köteles biztosítani, a gazdasági szereplő pedig tiszteletben tartani a verseny tisztaságát, átláthatóságát és nyilvánosságát.

(2) A közpénzek felhasználásakor a hatékony és felelős gazdálkodás elvét szem előtt tartva kell eljárni.

A közbeszerzés becsült értéke

3. § (1) A közbeszerzés becsült értékén a közbeszerzés megkezdésekor annak tárgyáért az adott piacon általában kért vagy kínált - általános forgalmi adó nélkül számított - és a Kbt. vonatkozó rendelkezéseiben foglaltakra tekintettel megállapított - teljes ellenszolgáltatást kell érteni (a továbbiakban: becsült érték). Opcionális részt tartalmazó ajánlatkérés esetében a teljes ellenszolgáltatásba bele kell érteni az opcionális rész értékét is. A közbeszerzés becsült értékébe be kell számítani a Minisztérium által az ajánlattevők részére fizetendő díjat és kifizetést (jutalékot) is, amennyiben a Minisztérium teljesít ilyen jellegű kifizetést az ajánlattevők részére. Részajánlattétel biztosítása esetén a becsült értékbe valamennyi rész értéke beleszámítandó.

(2) A becsült érték megállapításának részletes, az egyes beszerzési tárgyakra irányadó részletszabályait, valamint a beszerzések egybeszámításának (részekre bontás tilalmának) eseteit a Kbt. tartalmazza. Tilos a becsült érték meghatározásának módszerét a Kbt. megkerülése céljával megválasztani. Tilos a közbeszerzést oly módon részekre bontani, amely a Kbt. vagy a Kbt. szerinti uniós értékhatárt elérő vagy meghaladó becsült értékű beszerzésekre vonatkozó szabályai alkalmazásának megkerüléséhez vezet.

(3) A közbeszerzési eljárások előkészítése során a beszerzést kezdeményező szakterület - a Kbt.-ben foglalt egy vagy több objektív alapú módszer alkalmazása révén - köteles meghatározni a közbeszerzés becsült értékét. A becsült érték megállapításának módját (módszerét), a vizsgálat körülményeit és eredményét írásban köteles dokumentálni a Szabályzat 4. függeléke szerinti kezdeményező iratban, csatolni köteles továbbá a becsült érték megállapítását alátámasztó dokumentumokat. A becsült érték meghatározásához a Közbeszerzési Főosztály szakmai segítséget nyújt a beszerzést kezdeményező szakterület részére. Amennyiben a becsült érték megállapításának módszerei közül indikatív árajánlatok kerülnek bekérésre, az árajánlatkérés tartalmát a beszerzést kezdeményező szakterület köteles leegyeztetni a Közbeszerzési Főosztállyal.

II. FEJEZET

A közbeszerzési eljárások tervezése és előkészítése, valamint az éves statisztikai összegezés

A beszerzési igények tervezése, az éves összesített közbeszerzési terv

4. § (1) A jogi és közbeszerzési helyettes államtitkár irányítása alatt működő Közbeszerzési Főosztály a Minisztérium közbeszerzési értékhatár alatti beszerzéseiről, valamint a Kbt. kivételi rendelkezéseinek hatálya alá tartozó beszerzéseiről - a kötelezettségvállalást megelőzően rendelkezésére álló adatok figyelembevételével - nyilvántartást vezet, amely elősegíti a visszterhes beszerzések közbeszerzési szempontú kontrollját. A Közbeszerzési Főosztály nyilvántartást vezet továbbá a Minisztérium általános és központosított közbeszerzési eljárásairól is.

(2) A Minisztérium a költségvetési év elején, legkésőbb március 31. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet (a továbbiakban: közbeszerzési terv) köteles készíteni az adott évre tervezett közbeszerzéseiről. A közbeszerzési tervet a Közbeszerzési Főosztály készíti el, és a jogi és közbeszerzési helyettes államtitkár hagyja jóvá a tárgyév március 31. napjáig. A Minisztérium valamennyi olyan önálló szervezeti egysége, amely fejezeti kezelésű előirányzat vagy igazgatási cím tekintetében kötelezettségvállalásra jogosult javaslatot tenni, az éves visszterhes beszerzéseit tervezni köteles.

(3) A közbeszerzési terv a beszerzések tárgya (árubeszerzés, szolgáltatás megrendelés, szolgáltatási koncesszió, építési beruházás és építési koncesszió) szerinti bontásban tartalmazza a Minisztérium által az adott évre tervezett közbeszerzések tárgyát, megnevezését, az irányadó eljárásrendet és a közbeszerzés megindításának tervezett időpontját. A közbeszerzési terv magában foglalja az elkészítését megelőzően elindított közbeszerzéseket is.

(4) A tervezés elindításáról a jogi és közbeszerzési helyettes államtitkár körlevélben rendelkezik a szervezeti egységek vezetői részére, amelyet legkésőbb minden év február 20-áig kell kiadni. A körlevél mellékletét képezi a Szabályzat 3. függeléke szerinti adatlap.

(5) A tervezés során a visszterhes beszerzéssel érintett szervezeti egységek - a 3. függelék szerinti adatlap megfelelő kitöltésével - közbeszerzési értékhatártól függetlenül kötelesek megjelölni mindazon árubeszerzésre, szolgáltatás megrendelésre, illetve építési beruházásra irányuló beszerzési igényeiket, amelyeket az adott költségvetési évben feladataik ellátásához megvalósítani vagy megrendelni terveznek. A jelen bekezdésben meghatározott, megfelelően kitöltött adatlapot az adott beszerzés(ek)ért felelős szervezeti egység vezetője írja alá. A kitöltött és aláírt adatlapokat a körlevélben meghatározott határidőn belül, a beszerzéssel érintett főosztály irányítását ellátó állami vezető útján, ágazatonként összesítve kell megküldeni a Közbeszerzési Főosztály részére. A hatékonyabb ügyintézés érdekében a kitöltött beszerzési adatlapokat elektronikus formában kell megküldeni a Közbeszerzési Főosztály közös elektronikus levélcímére (kozbeszerzes@emmi.gov.hu). Az adatlapok aláírt szkennelt, valamint szerkeszthető formátumú megküldése kötelező.

(6) A Közbeszerzési Főosztály összesíti a szervezeti egységek által megküldött éves beszerzési igényeket, majd elkészíti a közbeszerzési tervet az alábbiak figyelembevételével:

a) áttekinti, melyek azok az igények, amelyek becsült értékét a Kbt. alapján össze kell számítani és közbeszerzési szempontból egy közbeszerzési eljárás keretében kell kezelni;

b) megvizsgálja, hogy az adott beszerzések a Kbt. szerint milyen eljárásfajta alkalmazását teszik szükségessé.

(7) A közbeszerzési terv összeállítása során kizárólag a Közbeszerzési Főosztály minősíthet valamely visszterhes beszerzési igényt a Kbt. kivételi körébe tartozó beszerzésnek. A Minisztérium által megindításra kerülő közbeszerzési eljárás típusát a Közbeszerzési Főosztály határozza meg, de amennyiben egy adott közbeszerzés több eljárásfajta szabályai szerint is jogszerűen lefolytatható, a közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység vezetője jogosult az alkalmazandó eljárás fajtáját megválasztani, a Közbeszerzési Főosztály javaslatának figyelembevétele mellett. A közbeszerzési terv összeállításához a Közbeszerzési Főosztály kiegészítő információkat jogosult kérni a beszerzéssel érintett szervezeti egységektől, illetve bevonásukkal egyeztető tárgyalásokat kezdeményezhet. A beszerzéssel érintett szervezeti egységek kötelesek együttműködni és a kért tájékoztatást a Közbeszerzési Főosztály részére haladéktalanul megadni, illetőleg a Közbeszerzési Főosztály által kezdeményezett egyeztető tárgyalásokon a témában kompetens személy útján képviseltetni magukat.

(8) Az aláírt közbeszerzési terv tájékoztatás céljából a Gazdálkodási Főosztályra is megküldésre kerül. A közbeszerzési terv jóváhagyása nem jelenti egyben az abban megadott közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatásának kötelezettségét.

(9) A közbeszerzési tervet módosítani szükséges, ha a tervben nem szereplő közbeszerzésre vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatása előre nem látható okból előállt beszerzési igény vagy egyéb változás miatt szükséges. A közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzések megindítását az adott beszerzésért felelős szervezeti egység vezetője - az irányítását ellátó állami vezető egyetértésével - feljegyzés útján írásban kezdeményezi a jogi és közbeszerzési helyettes államtitkárnál. A tervben nem szereplő közbeszerzési eljárás lefolytatását a jogi és közbeszerzési helyettes államtitkár engedélyezi, a Közbeszerzési Főosztály pedig gondoskodik a közbeszerzési terv megfelelő módosításáról. A terv módosítását indokolni szükséges. A terv módosítását megelőzően az adott közbeszerzést nem lehet megindítani.

(10) A közbeszerzési terv nyilvános, melyet a Minisztérium a Közbeszerzési Hatóság által működtetett Közbeszerzési Adatbázisban történő közzététellel biztosít. A Kbt. szerinti éves összesített közbeszerzési tervet, a tárgyév május 15. napjáig a KEF központosított közbeszerzési portálján elektronikusan rögzíteni szükséges. A közbeszerzési tervet, valamint annak módosítását a közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló 320/2015. (X. 30.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: R.) foglaltak szerint a Miniszterelnökség, valamint az e-közigazgatásért felelős miniszter részére is meg kell küldeni.

(11) A közbeszerzési tervben szereplő közbeszerzési eljárás megindításának szándékáról az adott beszerzésért felelős szervezeti egység vezetője feljegyzés útján, írásban tájékoztatja a Közbeszerzési Főosztályon keresztül a jogi és közbeszerzési helyettes államtitkárt. Közbeszerzési eljárás kizárólag a jogi és közbeszerzési helyettes államtitkár jóváhagyása esetén indítható, a Szabályzat 13. §-ában foglalt eljárásrend figyelembevételével.

(12) A Közbeszerzési Főosztály javaslata alapján - az önálló szervezeti egységek körében, a közbeszerzési terv összeállítását megelőzően elrendelt igényfelmérésen túl - a jogi és közbeszerzési helyettes államtitkár jogosult a költségvetési év során bármilyen visszterhes beszerzési tárgy vonatkozásában további vagy kiegészítő igényfelmérést elrendelni.

(13) A Nemzeti Egészségbiztosítási Alapkezelő üzemeltetési tárgyú visszterhes beszerzéseinek felmérésére, valamint e beszerzések tervezésére az (1)-(12) bekezdésben foglalt rendelkezések az alábbi eltérésekkel alkalmazandók:

a) a Nemzeti Egészségbiztosítási Alapkezelő üzemeltetési tárgyú beszerzési igényeinek felmérése és összegyűjtése a Vagyongazdálkodási Főosztály feladata;

b) a Nemzeti Egészségbiztosítási Alapkezelő éves visszterhes beszerzési igényeinek felméréséről, valamint az összesített közbeszerzési tervének összeállításáról az intézmény köteles gondoskodni a vonatkozó belső szabályzataiban foglalt előírásoknak megfelelően azzal, hogy az üzemeltetési tárgyú közbeszerzések vonatkozásában - az a) pontban foglaltakkal összhangban - a Közbeszerzési Főosztály szolgáltat adatot az intézmény részére;

c) a fenti a) és b) pontban foglalt feladatok ellátásával összefüggésben a Közbeszerzési Főosztály és a Nemzeti Egészségbiztosítási Alapkezelő közbeszerzési szakterülete a munkamegosztás rendjét - az egyes részfeladatok felelőseinek és határidejének rögzítésével - egymás között írásban rögzítik.

Előzetes tájékoztató

5. § A Minisztérium - a költségvetési év kezdetét követően - előzetes tájékoztatót készíthet az adott évre, vagy az elkövetkező legfeljebb tizenkét hónapra tervezett, a mindenkor hatályos közbeszerzésekről szóló törvényben meghatározott közbeszerzési igényeiről, melyet külön jogszabályban meghatározott minta szerinti hirdetmény útján tehet közzé.

Éves statisztikai összegezés

6. § (1) A Közbeszerzési Főosztály elkészíti a tárgyévet megelőző év közbeszerzéseire vonatkozó éves statisztikai összegezést. Az éves statisztikai összegezésben foglalt adatokat a jogi és közbeszerzési helyettes államtitkár hagyja jóvá. A jóváhagyott éves statisztikai összegezést a tárgyév május 31. napjáig kell megküldeni a Közbeszerzési Hatóság részére. Az éves statisztikai összegezést a Közbeszerzési Adatbázisban közzé kell tenni.

(2) A Nemzeti Egészségbiztosítási Alapkezelő éves statisztikai összegezésének összeállítása céljából, a Közbeszerzési Főosztály adatot szolgáltat az intézmény részére a Minisztérium által a Nemzeti Egészségbiztosítási Alapkezelő javára bonyolított üzemeltetési tárgyú közbeszerzési eljárások adatairól.

III. FEJEZET

A közbeszerzési eljárások felelősségrendje és lefolytatásának menete Általános szabályok

7. § (1) A közbeszerzési eljárás lebonyolítását és az ahhoz kapcsolódó közbeszerzésszakmai, tájékoztatási feladatokat főszabály szerint a Közbeszerzési Főosztály látja el.

(2) Külső felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadói minősítéssel rendelkező közbeszerzési szakértő (a továbbiakban: Bonyolító) bevonása esetén a szakértő feladatáról és felelősségéről a Bonyolítóval kötött megbízási szerződés rendelkezik, melyet a Közbeszerzési Főosztály készít elő vagy hagy jóvá. A megbízási szerződés megkötése kizárólag a közigazgatási államtitkár engedélyével lehetséges.

Az (1) és (2) bekezdésekben foglaltakon túl, a jelen Szabályzatban vagy jogszabályban meghatározott esetekben, továbbá a közigazgatási államtitkár erre irányuló kifejezett döntése alapján a Minisztérium közbeszerzési eljárásait külső szervezet is lebonyolíthatja. A feladatok és felelősségi körök megosztását és az együttműködés részletszabályait a Minisztérium és a Bonyolító között létrejövő megállapodásban kell rögzíteni.

(3) Közbeszerzési folyamatban részt vevőkre vonatkozó szabályok

Megfelelő szakértelem követelménye

8. § (1) A közbeszerzési eljárás előkészítése, a felhívás és a közbeszerzési dokumentumok elkészítése, az ajánlatok értékelése során és az eljárás más szakaszában a Minisztérium nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyeknek vagy szervezeteknek, megfelelő - a közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési, jogi és pénzügyi - szakértelemmel kell rendelkezniük.

(2) Az (1) bekezdésben meghatározott követelmények teljesülése érdekében, a közbeszerzési eljárásba - ideértve az eljárás előkészítésében, valamint a bírálóbizottsági munkában történő részvételt - az eljárással érintett szakterületek (a közbeszerzést kezdeményező szakterület, a Gazdálkodási Főosztály, valamint a Közbeszerzési Főosztály) olyan szakértőket kötelesek delegálni, akik a közbeszerzési eljárás során felmerülő szakmai kérdésekben állást tudnak foglalni, az értékelésben részt tudnak venni, és az ezzel járó feladataikat el tudják végezni. Az eljárásba bevont szakértők kötelesek felelősséget vállalni nyilatkozataik tartalmáért.

(3) Amennyiben a (köz)beszerzést kezdeményező szakterület - tekintettel a beszerzés speciális jellegére - nem tud az eljárásba olyan megfelelő szakembert delegálni, aki a közbeszerzés műszaki/szakmai tartalmáért szakmai felelősséget tud vállalni, külső szakértő bevonása megengedett, illetve - a kockázati vizsgálatok függvényében - kötelező.

(4) A külső szakértő bevonását a közbeszerzést kezdeményező szakterület, valamint a Közbeszerzési Főosztály is javasolhatja. A szakértői díj pénzügyi fedezetét a közbeszerzést kezdeményező szakterületnek kell biztosítania.

(5) Külső (szakterületi/műszaki) szakértői megbízást kizárólag a jogi és közbeszerzési helyettes államtitkár engedélyezhet.

Összeférhetetlenség

9. § (1) Összeférhetetlen és nem vehet részt az eljárás előkészítésében és lefolytatásában az ajánlatkérő nevében az olyan személy vagy szervezet - ideértve a közbeszerzési szolgáltatót, valamint az általa foglalkoztatottakat is -, amely funkcióinak pártatlan és tárgyilagos gyakorlására bármely okból, így különösen gazdasági vagy más érdek vagy az eljárásban részt vevő gazdasági szereplővel fennálló más közös érdek miatt nem képes.

(2) A közbeszerzési eljárás előkészítésében és lefolytatásában részt vevő, illetve közreműködő személyeknek (így különösen a bírálóbizottság tagjainak), illetve szervezeteknek írásban összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot kell tenniük. A nyilatkozathoz - adott esetben - csatolni kell az érintett külső gazdálkodó szervezet vagy személy nyilatkozatát arról, hogy az eljárásban részvételre jelentkezőként és/vagy ajánlattevőként vagy alvállalkozóként, kapacitást nyújtó szervezetként nem vesz részt, továbbá mellettük semmilyen formában nem működik közre (távolmaradási nyilatkozat).

(3) A közbeszerzési eljárásban közreműködő személy vagy szervezet, akivel szemben az eljárás során összeférhetetlenségi ok merül fel, köteles azt haladéktalanul a Közbeszerzési Főosztály vezetője részére írásban bejelenteni. A bejelentést elmulasztó személy/szervezet felelősségre vonását a Közbeszerzési Főosztály kezdeményezheti.

(4) Amennyiben az összeférhetetlenségi nyilatkozat aláírását követően merül fel az eljárásba bevont személy vonatkozásában az összeférhetetlenség, úgy az eljárás további szakaszában nem vehet rész.

(5) Összeférhetetlenségi ok felmerülése esetén az érintett személy/szervezet helyett az azt delegáló szervezeti egység vezetője, érintettsége esetén pedig annak felettese köteles más személyt/szervezetet delegálni a közbeszerzési eljárás előkészítését, illetve értékelését végző szakmai bizottságba/bírálóbizottságba.

Titoktartás

10. § (1) A közbeszerzési eljárásba bevont személyek és szervezetek - ideértve az eljárásban közreműködő személyeket, valamint a döntési mechanizmusban részt vevő vezetőket is - az eljárásba történő bevonásukat megelőzően, (eljárásonként külön-külön) titoktartási nyilatkozatot kötelesek tenni, amelyben kötelezettséget vállalnak arra, hogy a közbeszerzési eljárás során tudomásukra jutott információkat bizalmasan kezelik, illetéktelen személyek tudomására nem hozzák, valamint az eljárás kimenetelét nem befolyásolják. A titoktartási nyilatkozat az összeférhetetlenségi nyilatkozattal egy nyilatkozatban is megtehető.

(2) Az összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatok megtételét követően kerülhet sor a közbeszerzési információk átadására, megismerésére. A titoktartási kötelezettség megszegése esetén a Közbeszerzési Főosztály kezdeményezheti az érintett személy és/vagy szervezet felelősségre vonását.

(3) Nem lehet a közbeszerzési eljárásba bevonni olyan személyt vagy szervezetet, aki/amely összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozattételi kötelezettségének nem tesz eleget, illetve az azzal járó kötelezettségeit megszegi.

11. § (1) A Szabályzatban megállapított eljárási- és felelősségi rendet a Kbt. hatálya alá tartozó közbeszerzési eljárások, valamint - amennyiben a Szabályzat eltérően nem rendelkezik - a Szabályzatban ismertetett egyéb beszerzési eljárások vonatkozásában is alkalmazni szükséges.

(2) A közbeszerzési eljárásba bevont, illetve abban közreműködő valamennyi személy és szervezet felelős a Kbt. és egyéb jogszabályok, valamint a Minisztérium belső szabályzatai rendelkezéseinek betartásáért, így különösen a közbeszerzési eljárások átláthatóságára, az összeférhetetlenségre, az egyenlő elbánás elvére vonatkozó szabályok betartásáért. A közbeszerzések során az ajánlatkérő köteles minden szükséges intézkedést megtenni annak érdekében, hogy elkerülje az összeférhetetlenséget és a verseny tisztaságának sérelmét eredményező helyzetek kialakulását.

(3) Az ajánlatkérő részéről a közbeszerzési eljárásban részt vevő, javaslattételre, döntésre vagy ellenőrzésre jogosult, kormányzati szolgálati jogviszonyban álló személyeket a Minisztérium hatályos Közszolgálati Szabályzatában, valamint az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló törvényben foglaltak szerint, vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség terheli. A közbeszerzés tárgya szerinti, jogi és pénzügyi szakértelemmel rendelkező bírálóbizottsági tagok a vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségük teljesítése érdekében kötelesek felvenni a kapcsolatot a Minisztérium Humánpolitikai Főosztályával, míg a Közbeszerzési Főosztály munkatársai, valamint a döntésre és ellenőrzésre jogosult személyek a Humánpolitikai Főosztály által előírt módon, gyakorisággal és határidőre kötelesek vagyonnyilatkozatot tenni.

(4) A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség elmulasztásának jogkövetkezményei az érintett személyt terhelik.

Felelősségi rend

12. § (1) Az eljárást kezdeményező önálló szervezeti egység vezetője felelős

a) a közbeszerzési eljárásban a beszerzés tárgya szerinti szakértelem biztosításáért;

b) az általa irányított szervezeti egység tevékenysége során a Kbt. rendelkezéseinek betartásáért, illetve betartatásáért, valamint e célból közbeszerzési kérdésekben a Közbeszerzési Főosztállyal történő folyamatos konzultációért;

c) a végleges műszaki/szakmai leírás szakmailag kifogástalan összeállításáért, a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötésre kerülő szerződés alapján, a nyertes ajánlattevőt terhelő feladatok, a közbeszerzési szerződésben szerepeltetni kívánt szakmai követelmények, szerződéses feltételek összeállításáért, a 6. függelék szerinti teljességi nyilatkozat kitöltéséért és aláírásáért;

d) az éves közbeszerzési terv összeállításához vagy módosításához szükséges (ideértve a jogi és közbeszerzési helyettes államtitkár által évközben elrendelt igényfelmérést is), a Szabályzat 3. függeléke szerinti adatlap kitöltéséért, az azon szereplő adatok helyességéért, valamint az adatlap - a beszerzéssel érintett főosztály irányítását ellátó állami vezető útján - a jogi és közbeszerzési helyettes államtitkár részére történő továbbításáért;

e) a 13. § szerinti, az általa kezdeményezett közbeszerzési eljárás megindításához szükséges, a jogi és közbeszerzési helyettes államtitkárnak szóló feljegyzés és mellékletei (4. függelék; közbeszerzési szerződés teljesítéséhez szükséges fedezetigazolás; műszaki-szakmai leírás, teljességi nyilatkozat) összeállításáért, a benne foglalt adatok helyességéért, valamint a Közbeszerzési Főosztályon keresztül, a jogi és közbeszerzési helyettes államtitkár részére - annak jóváhagyása céljából - történő megküldéséért;

f) a közbeszerzés megfelelő időben - az eljárás időszükségletének figyelembevételével - történő kezdeményezéséért;

g) az általa irányított szervezeti egység vonatkozásában, az adott évre tervezett beszerzési és közbeszerzési igényekkel kapcsolatos előzetes helyzet-, illetve piacfelmérés elvégzéséért, a beszerzések becsült értékének meghatározásáért, ezek írásban történő dokumentálásáért;

h) a közbeszerzési eljárás dokumentumainak összeállításában való szakmai közreműködésért, a Közbeszerzési Főosztály által jelzett feladatok határidőre történő végrehajtásáért, a feladatainak a Szabályzatban meghatározott módon történő teljesítéséért;

i) a közbeszerzési eljárás során általa tett nyilatkozatokért;

j) a közbeszerzési eljárásba általa delegált személy (bírálóbizottsági tag vagy egyéb közreműködő) - a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelem biztosításával összefüggő - munkájáért és nyilatkozataiért a közbeszerzési eljárás során, a bizottsági üléseken, tárgyalásokon történő személyes részvételének biztosításáért, valamint a bizottsági munkával járó időszükséglet biztosításáért;

k) annak haladéktalanul történő jelzéséért a Közbeszerzési Főosztály felé, amennyiben az általa vezetett szervezeti egység állományába tartozó bírálóbizottsági tag megbízatásának visszavonása vagy - tartós távollét vagy egyéb ok miatt - tagsági feladatainak ellátásában helyettesítés válik szükségessé;

l) az eljárás eredményeként megkötésre kerülő szerződés előkészítésében való közreműködéséért;

m) a kötelezettségvállalásra vonatkozó belső szabályok betartásáért;

n) a közbeszerzési eljárás eredményeképpen megkötött szerződés módosítását megelőzően a Közbeszerzési Főosztállyal történő egyeztetésért, a szerződés módosításának jogi és közbeszerzési helyettes államtitkár felé történő kezdeményezésért;

o) a közbeszerzési szerződés teljesítésével kapcsolatos adatszolgáltatási kötelezettség teljesítéséért a Közbeszerzési Főosztály részére, ideértve különösen a teljesítéssel kapcsolatban esetlegesen felmerülő problémák kellő időben történő jelzését is;

p) a KEF online utaztatási-foglalási rendszerén (KEF Utaztatási Portál) keresztül bonyolított nemzetközi utazásszervezések esetében, a vonatkozó jogszabály szerinti előzetes igénybejelentési kötelezettség Közbeszerzési Főosztály részére történő teljesítéséért;

q) a közbeszerzési eljárással összefüggő jogorvoslati eljárás vagy előzetes vitarendezési kérelem során a szakterületét érintő kérdések megválaszolásáért, az általa vezetett szakterület magas színvonalú és szakmai felkészültségű képviseletéért, a beszerzés tárgya szerinti szakmai nyilatkozatok tartalmáért.

(2) A Gazdálkodási Főosztály felelős

a) az eljárás megindítását megelőzően a közbeszerzés adott költségvetési évre vonatkozó pénzügyi fedezetének ellenőrzéséért;

b) tevékenysége során a Kbt. rendelkezéseinek betartásáért, illetve betartatásáért, valamint e célból közbeszerzési jogi kérdésekben a Közbeszerzési Főosztállyal történő folyamatos konzultációért;

c) az eljárások előkészítése és lefolytatása során a pénzügyi szakértelem biztosításáért, a közbeszerzési eljárás dokumentumainak összeállításában való pénzügyi-szakmai közreműködésért, a közbeszerzési iratanyagban szereplő pénzügyi, finanszírozási előírások megfelelőségéért;

d) a közbeszerzési eljárásba általa delegált személy (bírálóbizottsági tag vagy egyéb pénzügyi szakértelmet képviselő közreműködő) - a pénzügyi szakértelem biztosításával összefüggő - munkájáért és nyilatkozataiért a közbeszerzési eljárás során a bizottsági üléseken, tárgyalásokon történő személyes részvételének biztosításáért, valamint a bizottsági munkával járó időszükséglet biztosításáért;

e) a Közbeszerzési Főosztály által jelzett feladatok határidőre történő végrehajtásáért, a feladatainak a Szabályzatban meghatározott módon történő teljesítéséért;

f) az ajánlati, teljesítési biztosíték kezelésével kapcsolatos pénzügyi feladatok ellátásáért;

g) a közbeszerzési eljárások alapján kötött szerződések pénzügyi ellenjegyzéséért;

h) a közbeszerzési keretszerződésekben szereplő keretösszeg terhére történő megrendelés esetén, a megrendelések pénzügyi ellenőrzéséért, valamint az azok alapján történő kifizetések nyomon követéséért;

i) a közbeszerzési szerződések pénzügyi teljesítését követő 3 munkanapon belül a Közbeszerzési Főosztály tájékoztatásáért;

j) a közbeszerzési jogszabályokban meghatározott adatszolgáltatási, jelentési kötelezettség teljesítésében való közreműködéséért;

k) az éves statisztikai összegezés összeállításához szükséges pénzügyi adatok szolgáltatásáért;

l) a közbeszerzési eljárással összefüggő jogorvoslati eljárás vagy előzetes vitarendezési kérem során a szakterületét érintő kérdések megválaszolásáért, az általa vezetett szakterület magas színvonalú és szakmai felkészültségű képviseletéért, a beszerzés tárgya szerinti szakmai nyilatkozatok tartalmáért.

(3) A Közbeszerzési Főosztály felelős

a) a Közbeszerzési Szabályzat elkészítéséért, szükség esetén aktualizálásáért;

b) a Gazdálkodási Főosztály, valamint a Perképviseleti és Igazgatási Főosztály közreműködésével a Minisztérium Beszerzési Szabályzatának az elkészítéséért, szükség esetén aktualizálásáért;

c) a beszerzési igények összesítéséért, az éves közbeszerzési terv határidőben történő elkészítéséért, a közbeszerzési terv módosításáért, nyilvánosságának biztosításáért;

d) a lefolytatott közbeszerzések nyilvántartásáért;

e) az éves statisztikai összegezés elkészítéséért és a mindenkori jogszabályi határidőn belüli a Közbeszerzési Hatóság részére történő megküldéséért;

f) a jogszabály által előírt adatoknak és dokumentumoknak a Közbeszerzési Hatóság Adatbázisába történő feltöltéséért;

g) az ajánlati, teljesítési biztosíték kezelésével kapcsolatos közbeszerzési szakmai feladatok ellátásáért;

h) az ajánlatokat elbíráló bizottság megalakításáért, a bírálóbizottság tagjait érintő kötelezettségek és összeférhetetlenségi előírások ismertetéséért, betartatásáért;

i) a bírálóbizottság munkájának koordinálásáért, a bírálóbizottsági tagok, valamint az eljárásban részt vevő egyéb közreműködők felelősségi körébe tartozó feladatok kiadásáért, határidők kitűzéséért és betartatásáért, a feladatok elvégzésének összehangolásáért, valamint a kiadott feladatok számonkéréséért;

j) a közbeszerzési eljárás megindítását megelőzően a 4. függelék szerinti adatlap közbeszerzési jogi részeinek kitöltéséért, közbeszerzési szempontú felülvizsgálatáért;

k) a közbeszerzési eljárás ügyiratainak és közbeszerzési szerződéseknek a Kbt. vagy más jogszabály által előírt időtartamig történő megőrzéséért;

l) a közbeszerzési eljárások időbeni ütemezéséért, valamint - a jogszabályi előírások és a beszerzés jellemzőinek figyelembevétele mellett - az eljárás fajtájának meghatározásáért;

m) a közbeszerzési eljárások lebonyolításáért, a kapcsolódó adminisztratív feladatok ellátásáért;

n) a közbeszerzési eljárást megindító felhívás, közbeszerzési dokumentumok elkészítéséért, annak közzétételével vagy a gazdasági szereplők részére történő rendelkezésre bocsátásával kapcsolatos feladatok ellátásáért;

o) az értékelési szempontok és módszerek alapján a beérkezett ajánlatok értékeléséért és a döntés-előkészítő anyagokat összeállításáért;

p) az ajánlatok és részvételi jelentkezések elbírálásának befejezésekor az írásbeli összegezés jogszabályban előírt formában történő elkészítéséért és a részvételre jelentkezők/ajánlattevők részére történő megküldéséért;

q) az eljáráshoz kapcsolódó hirdetmények közzétételéért, a nyilvánosság biztosításával kapcsolatos jogszabályban előírt feladatok ellátásáért;

r) a közbeszerzési eljárással összefüggő jogorvoslati eljárás, előzetes vitarendezési kérelem során, a közbeszerzési érintettségű kérdések megválaszolásáért, a közbeszerzési szakmai nyilatkozatok tartalmáért, a Közbeszerzési Döntőbizottság előtt folyó jogorvoslati eljárásban az ajánlatkérő magas színvonalú és szakmai felkészültségű képviseletéért, a jogsértéssel érintett szakterületi képviselők bevonásáért azzal, hogy a szakterületi képviselők nyilatkozataiért a felelősség a Közbeszerzési Főosztályt nem terheli;

s) a - jogi és közbeszerzési helyettes államtitkár nevében készített feljegyzés formájában - közbeszerzési szerződések aláírásának Kbt.-ben előírt határidőben történő kezdeményezéséért;

t) igény esetén a költségvetési évre szóló előzetes tájékoztató összeállításáért és közzétételéért;

u) a KEF által működtetett központosított közbeszerzési rendszerrel kapcsolatos bejelentési és nyilvántartási feladatok Közbeszerzési Főosztályt érintő feladatainak ellátásáért;

v) az igénnyel érintett szervezeti egység kezdeményezése alapján a közbeszerzési szerződés módosításának előkészítéséért, a szerződésmódosításról szóló tájékoztató hirdetmény Közbeszerzési Értesítőbe történő feladásáért;

w) az R. hatálya alá tartozó közbeszerzések és szerződések esetében az R. szerinti előterjesztés és mellékletei összeállításáért, az ellenőrző szerv részére történő megküldéséért, valamint az ellenőrzést végző személlyel vagy szervezettel történő kapcsolattartásért, továbbá az R. által előírt azon adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítéséért, melyet a Szabályzat nem utal más személy vagy szervezet hatáskörébe;

x) a 2014-2020 közötti programozási időszakban az egyes európai uniós alapokból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó közbeszerzések és szerződések esetében a kormányrendelet szerinti közbeszerzési érintettségű, ajánlatkérőt terhelő ügyviteli és szakmai feladatok ellátásáért;

y) a BVOP Rendelet által előírt ajánlatkérési feladatok év eleji, illetve év közbeni ellátásáért, valamint a BVOP Rendelet végrehajtásához kapcsolódóan kiadott, a fogvatartottak kötelező foglalkoztatása keretében előállított termékekről és szolgáltatásokról szóló BM rendeletben felsorolt termékek vonatkozásában a beszerzési igények felméréséért, továbbá az e rendeletek hatálya alá tartozó beszerzések nyomon követéséért, a Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága (a továbbiakban: BVOP) Központi Ellátó Szerve (a továbbiakban: BVOP KESZ) által kijelölt gazdasági társasággal történő ellátási szerződés megkötéséért;

z) az NKOH Rendelet végrehajtásával összefüggő, a Minisztérium szervezeti és működési szabályzatában (a továbbiakban: SZMSZ), valamint a jelen Szabályzat 27. §-ában rögzített közbeszerzési jellegű feladatok ellátásáért.

(4) Az önálló szervezeti egységeket irányító állami vezető, kabinetfőnök felelős

a) az irányítása alá tartozó önálló szervezeti egységek vonatkozásában felmerülő, a közbeszerzési tervhez szükséges éves beszerzési igények felméréséhez, valamint a BVOP ellátási körébe tartozó beszerzési igények igényfelméréséhez, továbbá az éves és negyedéves kommunikációs tervekhez kapcsolódó adatszolgáltatási kötelezettség szakmai megfelelőségéért és határidőben történő teljesítéséért;

b) az irányítása alá tartozó önálló szervezeti egységek és személyek közbeszerzési eljárásokhoz kapcsolódó nyilatkozataiért, a jelen Szabályzatban meghatározott feladataik megfelelő teljesítéséért;

c) az irányítása alá tartozó önálló szervezeti egységek közbeszerzési eljárásokhoz kapcsolódó tevékenységének ellenőrzéséért, a rájuk vonatkozó határidők betartatásáért;

d) a tevékenysége során a Kbt. rendelkezéseinek betartásáért, illetve betartatásáért, valamint e célból - szükség esetén - közbeszerzési jogi kérdésekben a Közbeszerzési Főosztállyal történő konzultációért.

(5) A Perképviseleti és Igazgatási Főosztály felelős

a) a közbeszerzési eljárást megindító felhíváshoz kapcsolódó közbeszerzési dokumentumok részét képező szerződéstervezet jogi szempontból történő vizsgálatáért és ellenőrzéséért;

b) a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződések jogi ellenjegyzéséért;

c) a közbeszerzési eljárás előkészítése és lefolytatása során - a Közbeszerzési Főosztály kérésére - a jogi szakmai támogatás biztosításáért.

(6) A jogi és közbeszerzési helyettes államtitkár felelős

a) az éves beszerzési terv és módosításainak jóváhagyásáért;

b) a közbeszerzési eljárások - ideértve a KEF és a Nemzeti Kommunikációs Hivatal (a továbbiakban: Hivatal) központosított közbeszerzési rendszeréből történő közbeszerzéseket is - engedélyezéséért;

c) döntéshozóként a Minisztérium által bonyolított közbeszerzési eljárás során a szükséges közbenső döntések, valamint a közbeszerzési eljárást lezáró, illetve a közbeszerzési ügyre vonatkozó más érdemi döntések meghozataláért;

d) a közbeszerzési eljárás során a bírálóbizottsági tagok kijelöléséért;

e) a közbeszerzési dokumentumok (ide nem értve az eljárás során adott kiegészítő tájékoztatást) jóváhagyásáért;

f) az általa irányított szervezeti egységek közbeszerzési tevékenységének ellenőrzéséért;

g) az NKOH Rendelet szerinti, a Közbeszerzési Főosztály hatáskörébe tartozó feladatok ellátásának ellenőrzéséért;

h) az R. hatálya alá tartozó közbeszerzések - ideértve a központosított közbeszerzési rendszerből történő beszerzéseket is -, valamint szerződések esetében a Miniszterelnökség részére megküldésre kerülő kérelem aláírásáért, valamint az R. által előírt adatszolgáltatási kötelezettség teljesítésének ellenőrzéséért;

i) az éves statisztikai összegezés jóváhagyásáért (aláírásáért).

A közbeszerzési eljárás megindításának rendje és dokumentumai

13. § (1) A beszerzésért felelős szervezeti egység vezetője, a Minisztérium éves összesített közbeszerzési tervében szereplő, valamint az abban nem szereplő közbeszerzési eljárást a jogi és közbeszerzési helyettes államtitkár részére írt feljegyzés útján köteles kezdeményezni, amelyhez mellékelni szükséges a Szabályzat 4. függeléke szerinti, megfelelően kitöltött és a beszerzést kezdeményező szervezeti egység vezetője által aláírt adatlapot.

(2) A közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzés kezdeményezése esetén, az adatlapon ismertetni kell a közbeszerzés megindításának szükségességét, egyúttal indokolni szükséges, hogy a beszerzés miért nem szerepelt a Minisztérium közbeszerzési tervében.

(3) A 13. § (1) bekezdés szerinti feljegyzés és a 4. függelék szerinti adatlap mellékletét képezik a közbeszerzési eljárást kezdeményező szervezeti egység által összeállított, valamint a szervezeti egység vezetője által aláírt és tartalmilag jóváhagyott közbeszerzési műszaki leírás, továbbá a 6. függelék szerinti teljességi nyilatkozat.

(4) Közbeszerzési eljárás - ide nem értve a feltételes közbeszerzés esetét - kizárólag a szerződés teljesítéséhez szükséges pénzügyi fedezet (forrás) rendelkezésre állása esetén indítható meg. A pénzügyi fedezet rendelkezésre állásáról szóló fedezetigazolást a jogi és közbeszerzési helyettes államtitkárnak szóló írásbeli feljegyzéshez csatolni szükséges. Indokolt esetben a fedezetigazolás később is csatolható, de legkésőbb az eljárás megindításának napján a Közbeszerzési Főosztály rendelkezésére kell bocsátani.

(5) A Szabályzat 4. függeléke szerinti adatlap kitöltésében a Közbeszerzési Főosztály közreműködik, és a közbeszerzési szempontú felülvizsgálat megtörténtét az adatlap aláírásával igazolja. Amennyiben a közbeszerzési tervben szereplő valamely közbeszerzési eljárás több, ágazati szempontból egymástól független szervezeti egységet is érint, a közbeszerzés megindítását - az érintett szervezeti egységekkel történt előzetes konzultációt követően - a Közbeszerzési Főosztály is kezdeményezheti. Ebben az esetben az (1) bekezdésben hivatkozott feljegyzést a Közbeszerzési Főosztály készíti el, amelyhez mellékletként csatolja az érintett szervezeti egységek vezetőjének együttes aláírásával ellátott 4. függelék szerinti, kitöltött adatlapot. A feljegyzéshez csatolni szükséges egyúttal az érintett szervezeti egységek által rendelkezésre bocsátott fedezetigazolásokat is. A közbeszerzési műszaki leírás összeállítása és a 4. függelékhez történő csatolás céljából annak rendelkezésre bocsátása, továbbá a műszaki/szakmai leíráshoz kapcsolódó, a Szabályzat 6. függeléke szerinti teljességi nyilatkozat aláírása a beszerzéssel érintett szervezeti egységek kötelezettsége. A közbeszerzési eljárás megindítását ebben az esetben is a jogi és közbeszerzési helyettes államtitkár engedélyezi.

(6) A Közbeszerzési Főosztály a jogi és közbeszerzési helyettes államtitkár által jóváhagyott közbeszerzési eljárás megindítását megelőzően, az adott közbeszerzés alapadatait tartalmazó, aláírt 4. függeléket és műszaki leírást tájékoztatás céljából megküldi a közigazgatási államtitkár részére.

Az eljárások előkészítése, az eljárás lefolytatása, az ajánlatok elbírálása A Bírálóbizottság hatásköre

14. § (1) A közbeszerzési eljárás tenderanyagainak összeállítására, a részvételi jelentkezések és az ajánlatok értékelésére a Közbeszerzési Főosztály részvételével, valamint koordinálása és irányítása mellett - a 8. § (1) bekezdésében meghatározott szakértelemmel rendelkező - legalább három tagból álló bírálóbizottságot kell létrehozni.

(2) A bírálóbizottság tagjai felelnek azért, hogy az általuk képviselt szakterület szerinti szakértelem biztosítva legyen a közbeszerzési eljárások során. Munkájukat szakmailag megalapozottan, magas színvonalon és minden esetben a Minisztérium érdekeinek megfelelően kell ellátniuk.

(3) A Közbeszerzési Főosztály a közbeszerzési eljárás tenderanyagainak összeállítására létrehozott bizottság szakmai közreműködésével elkészíti a közbeszerzési eljárás indító dokumentumait (felhívás, közbeszerzési dokumentumok). A közbeszerzési dokumentumok részét képező szerződéstervezet szükség szerint véleményezésre a Perképviseleti és Igazgatási Főosztály részére megküldhető.

(4) A bírálóbizottság hatásköre és felelőssége a kiegészítő tájékoztatás, a hiánypótlási felhívás, pontosító kérdés összeállítása, a benyújtott részvételi jelentkezések és ajánlatok értékelése (a tagok által képviselt szakértelem alapján). A bírálóbizottsági értékelés eredményéről szakvélemény készül, amit a tagok jegyzőkönyvben rögzítenek, és aláírásukkal ellátnak (értékelési jegyzőkönyv). Az értékelési (bírálóbizottsági) jegyzőkönyv részét képezhetik a bírálóbizottság tagjainak indokolással ellátott bírálati lapjai is.

(5) Az ajánlatok értékelése kizárólag az előzetesen kialakított értékelési szempontok alapján történhet.

(6) A bírálóbizottság a Minisztérium mint ajánlatkérő nevében döntési javaslatot készít a közbeszerzési eljárást lezáró döntést meghozó személy (jogi és közbeszerzési helyettes államtitkár) részére.

(7) A közbeszerzési eljárásban döntést hozó személy (jogi és közbeszerzési helyettes államtitkár) nem lehet a bírálóbizottság tagja.

(8) A bírálóbizottság állandó tagjai:

a) a Közbeszerzési Főosztály vezetője vagy az általa kijelölt személy,

b) a közbeszerzési eljárást kezdeményező szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt személy(ek),

c) a Gazdálkodási Főosztály vezetője vagy az általa kijelölt, pénzügyi szakértelemmel rendelkező személy.

(9) Az állandó tagokon kívül, a bírálóbizottság összetételére (a tagok személyére) vonatkozóan, az eljárást kezdeményező szervezeti egység vezetője - a 4. függelék szerinti adatlap vonatkozó részének kitöltésével - a jogi és közbeszerzési helyettes államtitkár részére javaslatot tehet. Javaslat tehető olyan személy bírálóbizottsági tagként történő kijelölésére is, aki nem áll a Minisztériummal kormányzati szolgálati vagy egyéb foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban (pl. a miniszter irányítása vagy felügyelete alá tartozó háttérintézmény alkalmazásában álló személy). A bírálóbizottsági tagokat - megbízó levél útján - a jogi és közbeszerzési helyettes államtitkár bízza meg.

(10) A külső szakértő által végzett szakmai munkáért (és e tevékenységből adódó költségek fedezetének biztosításáért) a delegáló szervezet tartozik felelősséggel.

Eredményes közbeszerzési eljárás lezárása, a szerződéskötés

15. § (1) Amennyiben a közbeszerzési eljárás eredményes volt, a Minisztérium azzal az ajánlattevővel köt szerződést, aki az eljárást megindító felhívásban, valamint a közbeszerzési dokumentumokban meghatározott feltételeknek megfelelő és az értékelési szempontok szerint a legkedvezőbb érvényes ajánlatot tette. A közbeszerzési szerződések aláírását a jogi és közbeszerzési helyettes államtitkár kezdeményezi.

(2) A közbeszerzési eljárás eredményeként megkötendő szerződést a Minisztérium részéről a beszerzés fedezetéül szolgáló forrás vonatkozásában kötelezettségvállalásra jogosult személy írja alá, kivéve a 13. § (5) bekezdése alapján kezdeményezett közbeszerzési eljárásban kötött szerződést, amely esetben a közigazgatási államtitkár jogosult a szerződés aláírására. Összhangban a Minisztérium Gazdálkodási Szabályzatával, a szerződést az arra jogosult személy pénzügyi ellenjegyzésével és a Perképviseleti és Igazgatási Főosztály jogi ellenjegyzésével kell ellátni.

(3) A felek által aláírt szerződés egy eredeti példányát (valamint annak összes mellékletét) meg kell küldeni a Gazdálkodási Főosztály részére. A közbeszerzési szerződés egy példánya digitalizáltan a beszerzést kezdeményező szervezeti egységet illeti.

(4) A közbeszerzési eljárás során keletkezett dokumentumok egy eredeti példányát (ideértve az aláírt szerződést is) a Közbeszerzési Főosztály őrzi.

A közbeszerzési szerződés módosítása és teljesítése

16. § (1) A közbeszerzési eljárást kezdeményező szervezeti egység vezetője köteles a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés teljesítésével kapcsolatos legfontosabb adatokról (a nyertes ajánlattevő teljesítésének időpontjáról, a teljesítés szerződésszerűségéről, az ellenszolgáltatás teljesítésének időpontjáról, valamint a kifizetett ellenszolgáltatás mértékéről), továbbá a szerződés esetleges módosításának igényéről a Közbeszerzési Főosztályt értesíteni.

(2) Közbeszerzési szerződés kizárólag a Kbt.-ben foglalt feltételek fennállása esetén módosítható, melynek vizsgálata a Közbeszerzési Főosztály feladata. A közbeszerzési szerződés módosítását a Közbeszerzési Főosztály készíti elő azzal, hogy a módosítás előzményeiről, körülményeiről, szükségességének indokairól a módosítást kezdeményező szervezeti egység az Igazgatás gazdálkodási, kötelezettségvállalási és utalványozási szabályzatának 12. függeléke szerinti adatlap megfelelő kitöltésével köteles a módosításhoz szükséges információkat megadni a Közbeszerzési Főosztály részére.

(3) A szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett iratok másolati példányát az ellenszolgáltatás teljesítését követően 2 munkanapon belül meg kell küldeni a Közbeszerzési Főosztály részére.

(4) A Közbeszerzési Főosztály gondoskodik a közbeszerzési jogszabályok által előírt tájékoztatási kötelezettség teljesítéséről.

(5) A Közbeszerzési Főosztály a szerződés módosításáról köteles tájékoztató hirdetményt közzétenni, az erre irányadó jogszabályban előírtak szerint.

(6) A Közbeszerzési Főosztály köteles a közbeszerzési szerződés teljesítésével kapcsolatos adatokat, az irányadó jogszabályban előírtak szerint a Közbeszerzési Adatbázisban közzétenni.

(7) Közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött keretszerződés terhére, a beszerzési igénnyel rendelkező szervezeti egység egyedi megrendelő útján kezdeményezhet kötelezettségvállalást, illetve rendelhet meg teljesítést a nyertes ajánlattevőtől. Az egyedi megrendelések tartalmát és közbeszerzési keretszerződéssel való összhangját, valamint a keretösszegek fogyását a Közbeszerzési Főosztály ellenőrzi, ezért az egyedi megrendeléseket még a pénzügyi ellenjegyzést és a kötelezettségvállalást megelőzően kell megküldeni a Közbeszerzési Főosztály részére.

Eredménytelen közbeszerzési eljárás

17. § (1) Amennyiben a közbeszerzési eljárást - a Kbt.-ben meghatározott - valamely okból eredménytelennek kell nyilvánítani, úgy a Közbeszerzési Főosztály feladata az eredménytelen közbeszerzési eljárás lezárásával kapcsolatos jogszabályi rendelkezések betartásának (értesítési, közzétételi kötelezettségek) biztosítása. A közbeszerzési eljárás eredménytelenségének megállapítására - a bírálóbizottság javaslata alapján - a jogi és közbeszerzési helyettes államtitkár jogosult.

(2) Az eredménytelen közbeszerzési eljárást követően ugyanabban a tárgyban új közbeszerzési eljárás megindítását a jogi és közbeszerzési helyettes államtitkár - az eljárást kezdeményező szervezeti egység vezetője által írt feljegyzés alapján - engedélyezi.

A Nemzeti Egészségbiztosítási Alapkezelő javára bonyolított közbeszerzési eljárásokra vonatkozó eltérő rendelkezések

18. § (1) A III. fejezet rendelkezéseit a Minisztérium által a Nemzeti Egészségbiztosítási Alapkezelő javára bonyolított közbeszerzési eljárásokban az alábbi, (2)-(5) bekezdésben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

(2) A Nemzeti Egészségbiztosítási Alapkezelő javára bonyolított közbeszerzési eljárásokban a 8. § (1) bekezdésében hivatkozott pénzügyi szakértelmet az Egészségbiztosítási Alap működtetéséért felelős helyettes államtitkár által irányított Nemzeti Egészségbiztosítási Alapkezelő Működtetéséért Felelős Főosztály köteles biztosítani.

(3) A Gazdálkodási Főosztály 12. § (2) bekezdésében foglalt felelősségi körébe tartozó feladatokat a Nemzeti Egészségbiztosítási Alapkezelő javára bonyolított közbeszerzési eljárásokban az Egészségbiztosítási Alap működtetéséért felelős helyettes államtitkár által irányított Nemzeti Egészségbiztosítási Alapkezelő Működtetéséért Felelős Főosztály köteles ellátni.

(4) A 14. § (8) bekezdés c) pontja nem alkalmazható azokban a közbeszerzési eljárásokban, amelyeket a Minisztérium Közbeszerzési Főosztálya a Nemzeti Egészségbiztosítási Alapkezelő javára bonyolít. Az e közbeszerzési eljárásokban, az ajánlatok értékelésére megalakított bírálóbizottság állandó tagja az Egészségbiztosítási Alap működtetéséért felelős helyettes államtitkár által irányított Nemzeti Egészségbiztosítási Alapkezelő Működtetéséért Felelős Főosztály vezetője vagy az általa kijelölt, pénzügyi szakértelemmel rendelkező személy.

(5) A Nemzeti Egészségbiztosítási Alapkezelő javára bonyolított üzemeltetési tárgyú közbeszerzési eljárásokban az eljárás lefolytatását követően a közbeszerzési szerződések megkötésére a Nemzeti Egészségbiztosítási Alapkezelő vonatkozó belső szabályzatának rendelkezései az irányadóak, amelyet a Közbeszerzési Főosztály alkalmazni köteles.

(6) A 15. § (3) bekezdésében foglalt rendelkezéseket a Nemzeti Egészségbiztosítási Alapkezelő javára bonyolított közbeszerzési eljárásokban azzal az eltéréssel kell alkalmazni, hogy a Gazdálkodási Főosztály helyett az Egészségbiztosítási Alap működtetéséért felelős helyettes államtitkár által irányított Nemzeti Egészségbiztosítási Alapkezelő Működtetéséért Felelős Főosztályt kell érteni.

Más ajánlatkérő javára bonyolított közbeszerzési eljárások

19. § A Kbt. felhatalmazása alapján a Minisztérium által más ajánlatkérő nevében lefolytatott közbeszerzési eljárások előkészítésével és bonyolításával összefüggő részfeladatokat és határidőket az érintett ajánlatkérők megállapodásban rögzítik, amelyben rendelkeznek az eljárásba bevont személyek, illetve szervezetek felelősségi köréről is.

IV. FEJEZET

A központosított (köz)beszerzések esetén alkalmazandó szabályok

20. § E fejezet az 1. § (4) bekezdésében foglalt központosított közbeszerzési rendszer keretében lefolytatásra kerülő közbeszerzési eljárások (központosított közbeszerzések) részletszabályait tartalmazza.

A Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság hatáskörébe tartozó kiemelt termékek közbeszerzése

21. § (1) A KEF mint központi beszerző szerv közbeszerzési tevékenységére épülő központosított közbeszerzési rendszer részletes szabályait a Kbt. rendelkezései alapján a KEF Rendelet határozza meg.

(2) A KEF Rendelet hatálya alá tartozó kiemelt termékeket az 1. függelék tartalmazza.

(3) A KEF központosított közbeszerzési rendszerével összefüggő, a Minisztériumot terhelő feladatok (amelyek teljesítése a Közbeszerzési Főosztály feladatkörébe tartozik) az alábbiak:

a) köteles a központosított közbeszerzési rendszerbe bejelentkezni, a KEF központosított közbeszerzési portálján szereplő intézményi adatokat évente felülvizsgálni és a KEF Rendeletben előírt határidőn belül a módosult adatokat a portálon bejelenteni;

b) a központosított közbeszerzési rendszer hatálya alá tartozó kiemelt termékekre vonatkozó beszerzési igényeket (ide nem értve azokat az igényeket, amelyek a KEF ellátási tevékenységéhez kapcsolódnak) háromhavonta előre - rendkívüli sürgősség esetében haladéktalanul, de legkésőbb a beszerzés megkezdését megelőzően -köteles bejelenteni a központosított közbeszerzési portálon (a bejelentés nem von maga után beszerzési kötelezettséget, illetve kötelezettségvállalást);

c) a kiemelt termékek beszerzési igényére vonatkozó adatok közlése mellett, a KEF Rendelet alapján elkészített éves összesített központosított beszerzési tervet köteles készíteni és a KEF központosított közbeszerzési portálján a jogszabályban előírt határidőn belül (a hatályos jogszabály szerint a tárgyév május 15-éig) azt elektronikusan rögzíteni, a tervben foglaltak módosulását pedig 5 munkanapon belül bejelenteni;

d) a b) pontban foglaltakat a nemzetközi utazásszervezések mint kiemelt termék esetében azzal az eltéréssel kell alkalmazni, hogy a Közbeszerzési Főosztály az adott költségvetési évre tervezett beszerzési (foglalási) igényeket egy alkalommal, a jogszabályban előírt határidőn belül (a hatályos jogszabály szerint május 15-éig) jelenti be a KEF részére, a tárgyév során felmerülő nemzetközi utazásokkal kapcsolatos foglalási és adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése a Minisztérium utazások szervezésére kijelölt szervezeti egységét terheli.

(4) A KEF által ellátott feladatokért fizetendő közbeszerzési díj(amely a központosított közbeszerzés keretében megvalósított közbeszerzések áfa nélkül számított értékének legfeljebb 2%-a) azt a pénzügyi keretet terheli, amelynek terhére a beszerzés megvalósul.

(5) A KEF a központosított közbeszerzési eljárás eredményeképpen keretszerződést vagy keretmegállapodást köt. A Minisztérium a központosított közbeszerzési rendszer hatálya alá tartozó beszerzési igényeit - a keretmegállapodásos eljárás második része keretében - írásbeli konzultációval vagy a verseny újranyitásával, vagy amennyiben a keretmegállapodás lehetővé teszi, közvetlen megrendeléssel valósítja meg. Írásbeli konzultáció vagy verseny újranyitás eredményeként a Minisztérium egyedi szerződést köt.

(6) A keretmegállapodásos közbeszerzési eljárás második részét (írásbeli konzultáció vagy versenyújranyitás vagy egyedi megrendelés) - ide nem értve a nemzetközi utazásszervezések mint kiemelt termékkör vonatkozásában hatályos keretmegállapodás terhére történő beszerzéseket - a Közbeszerzési Főosztály bonyolítja le. Az eljárás kezdeményezésére és lefolytatására a Szabályzat I-III. fejezetének rendelkezései alkalmazandók.

(7) A KEF Rendelet szerinti kiemelt termékek (köz)beszerzése saját hatáskörben, azaz a központosított közbeszerzési rendszeren kívül akkor valósítható meg, ha

a) a működéshez, fenntartáshoz szükséges kiemelt termékbeszerzés megvalósítása előre nem látható okból rendkívül sürgőssé válik, és a hatályos keretszerződés vagy keretmegállapodás alapján a közbeszerzés határidőre nem valósítható meg;

b) a kiemelt termékbeszerzés vonatkozásában nincs hatályos keretszerződés vagy keretmegállapodás;

c) lehetőség nyílt más intézmény készletének átvételére, és ez megfelel az állami normatíváknak;

d) a keretszerződésben meghatározott és az egyéb (például azonos szolgáltatási) feltételek tekintetében is mindenben megfelelő kiemelt terméket a keretszerződés szerinti árnál alacsonyabb áron tudja beszerezni.

(8) A (7) bekezdés b) és d) pontjában szabályozott saját hatáskörben történő beszerzés feltétele, hogy a Minisztérium a beszerzési igényét előzetesen, a központosított közbeszerzési portálon (www.kozbeszerzes.gov.hu) elektronikus úton bejelentette.

(9) A Minisztérium a saját hatáskörben megvalósítani kívánt (köz)beszerzése becsült értékének kiszámítása során mindazon beszerzések értékét köteles egybeszámítani - függetlenül attól, hogy azokat a központosított közbeszerzési rendszer keretében vagy saját hatáskörben szerezte be -, amelyek vonatkozásában fennáll a Kbt. szerinti egybeszámítási kötelezettség.

A Nemzeti Kommunikációs Hivatal hatáskörébe tartozó kiemelt termékek (köz)beszerzése

22. § (1) A Szabályzat hatálya kiterjed értékhatártól függetlenül valamennyi, a Minisztérium önálló szervezeti egységei által kezdeményezett, a 2. függelékben felsorolt tárgyú kommunikációs beszerzésre/közbeszerzésre, valamint szponzorációra.

(2) A kormányzati kommunikációs feladatok ellátását biztosító kommunikációs szolgáltatások és az azokhoz kapcsolódó termékek - központi szintű - közbeszerzését az NKOH Rendelet határozza meg.

(3) Az NKOH Rendelet szerinti központosított közbeszerzési feladatokat, valamint a hatálya alá tartozó kiemelt termékek központi beszerzését a Hivatal mint központi beszerző szerv végzi. A Hivatal a központosított közbeszerzési rendszerrel összefüggő, az NKOH Rendelet hatálya alá tartozó szervezeteket terhelő igénybejelentési és adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése érdekében Központosított Közbeszerzési Portált működtet, amellyel kapcsolatos (a Minisztériumot érintő) feladatokat a Közbeszerzési Főosztály végzi.

(3) A kommunikációs tárgyú beszerzések Minisztériumon belüli belső folyamatainak részletszabályait a közigazgatási államtitkár által kiadott eljárásrend szabályozza, amelyet az Intraneten közzé kell tenni.

(5) Az NKOH Rendelet alapján létrejött központosított rendszer működésével összefüggő, a Minisztériumot terhelő feladatokról a 23-27. § rendelkezik.

Tervezési feladatok

23. § (1) A Minisztérium köteles a Hivatal Központosított Közbeszerzési Portálján keresztül megküldeni a Hivatal részére - az alábbi, az a) és b) pontok tekintetében a Koordinációs Főosztály által felmért és a Sajtó és Kommunikációs Főosztály által szakmailag felülvizsgált és jóváhagyott - kommunikációs szolgáltatásokra és termékekre vonatkozó adatokat:

a) éves összesített - az NKOH Rendelet kiemelt termékköreit érintő beszerzési igények alapján összeállított - beszerzési tervet és szponzorációs költségkeret-tervet a tárgyévet megelőző év december 15. napjáig;

b) negyedéves beszerzési tervet a tárgyi negyedévet megelőző hónap 15. napjáig;

c) az adott beszerzésre vonatkozó igényét a megvalósítás megkezdését megelőzően legalább 10 nappal;

d) rendkívüli sürgősséget igénylő beszerzésre vonatkozó igényét haladéktalanul;

e) szponzorációra irányuló igényét a megvalósítás megkezdését megelőzően legalább 10 nappal.

(2) Az éves és negyedéves tervadatok szakmai tartalmáért és szolgáltatásáért a beszerzési igénnyel érintett önálló szervezeti egység, illetve annak vezetője, a tervadatok szakmai szempontú jóváhagyásáért pedig a Sajtó és Kommunikációs Főosztály felel.

(3) A Minisztérium köteles a Hivatal kérésére adatszolgáltatást nyújtani a megvalósított kommunikációs tevékenységekről, valamint az NKOH Rendeletben meghatározott módon és határidőben a Hivatal Központosított Közbeszerzési Portálján a megvalósult kommunikációs tárgyú beszerzésekről teljesítési adatokat szolgáltatni.

Igénybejelentés

24. § (1) A Hivatal felé leadott éves és negyedéves kommunikációs tervekben szereplő beszerzések realizálása céljából, az adott beszerzési igény megvalósítására irányuló igénybejelentést a beszerzést kezdeményező szakterület írásban köteles jelezni a Közbeszerzési Főosztály felé, a 2. függelék szerinti kitöltött és a szervezeti egység vezetőjének aláírásával ellátott adatlapon. Az igénybejelentéshez csatolni kell a kommunikációs tárgyú beszerzés szakmai/ műszaki leírását.

(2) Az igényben az érintett szervezetnek meg kell jelölnie, hogy a beszerzést a Hivatal hatályos keretmegállapodásának terhére (versenyújranyitással) vagy saját hatáskörben kívánja megvalósítani.

A teljesítéssel kapcsolatos adatszolgáltatás

25. § A Minisztérium köteles az NKOH Rendeletben meghatározott módon és határidőben a Közbeszerzési Portálon a megvalósult kommunikációs tárgyú beszerzésekről teljesítési adatokat szolgáltatni.

Saját (minisztériumi) hatáskörben megvalósuló (köz)beszerzés

26. § (1) Saját hatáskörben közbeszerzési eljárást indítani az NKOH Rendelettel érintett termékkör vonatkozásában kizárólag a Hivatal előzetes jóváhagyásával lehetséges. A Minisztérium a kommunikációs feladatainak ellátásával összefüggő, saját hatáskörben megvalósítani kívánt (köz)beszerzési igény körülményeiről, indokoltságáról és szükségszerűségéről - a közbeszerzés megkezdése előtt legalább 8 munkanappal - írásban köteles tájékoztatni a Hivatalt. A Hivatal vezetője döntése ellenére megkötött szerződés semmis.

(2) A kommunikációs tárgyú (köz)beszerzés minisztériumi (saját) hatáskörben akkor valósítható meg, ha

a) a szükséges beszerzés/közbeszerzés megvalósítása előre nem látható okból rendkívül sürgőssé válik, és a hatályos keretmegállapodás vagy közbeszerzési szerződés alapján a közbeszerzés határidőre nem lenne megvalósítható, vagy

b) a szükséges beszerzés/közbeszerzés vonatkozásában nincs hatályos keretmegállapodás vagy szerződés, vagy

c) a beszerzés összes körülménye alapján a Hivatal elnöke indokoltnak látja.

(3) A Minisztérium köteles a saját hatáskörben megvalósított közbeszerzése eredményeként megkötött közbeszerzési szerződését a Hivatal részére a közbeszerzési szerződés aláírását követő 5 munkanapon belül megküldeni.

(4) A Közbeszerzési Főosztály részére, a kommunikációs beszerzést kezdeményező szakterület köteles a beszerzési igényre vonatkozó adatokat, dokumentumokat a jogszabályban előírt határidő előtt 3 munkanappal biztosítani, annak érdekében, hogy a jogszabályi kötelezettségnek a Minisztérium határidőn belül eleget tudjon tenni.

(5) Az adatok szakmai tartalmáért a kezdeményező szakterület a felelős.

A Hivatal központosított közbeszerzési rendszere

27. § (1) A Hivatal a kormányzati kommunikációs feladatokhoz kapcsolódó szolgáltatások ellátására, az NKOH Rendelet által meghatározott kiemelt termékek vonatkozásában, központosított közbeszerzés keretében keretmegállapodást köt.

(2) A központosított közbeszerzési eljárás második részét, a versenyújranyitást mind a Hivatal, mind pedig a Közbeszerzési Főosztály lebonyolíthatja.

(3) Amennyiben a Közbeszerzési Főosztály bonyolítja a versenyújranyitást, a Szabályzat I-III. fejezetében foglalt rendelkezéseknek megfelelően kell eljárni.

(4) A Hivatal által lefolytatni kívánt versenyújranyitást a kommunikációs beszerzési igénnyel érintett szakterület kezdeményezi a Közbeszerzési Főosztály felé a 2. függelék szerinti dokumentumok benyújtásával. A Közbeszerzési Főosztály megküldi a Hivatal részére a verseny újranyitásának lebonyolításához szükséges dokumentumokat, valamint ellátja a Hivatal és a beszerzést kezdeményező szakterület közötti kapcsolattartási feladatokat.

(5) A közbeszerzési eljárás eredményeképpen a szerződést a Minisztérium köti meg a nyertes ajánlattevővel, melyet a Közbeszerzési Főosztály készít elő. Amennyiben a verseny újranyitás eredményeként keretszerződés kerül megkötésre, a keretszerződésből történő lehívások dokumentumait (egyedi megrendeléseket) ellenőrzés céljából - még a pénzügyi ellenjegyzést és a kötelezettségvállalást megelőzően - a Gazdálkodási Főosztálynak, valamint a Közbeszerzési Főosztálynak és a Hivatalnak is meg kell küldeni.

(6) A Minisztérium és a Hivatal közötti kapcsolattartási feladatokat a Közbeszerzési Főosztály látja el, valamint a Hivatal elektronikus közbeszerzési portáljára történő feltöltési jogosultsággal is a Közbeszerzési Főosztály rendelkezik.

A büntetés-végrehajtási szervezet (BVOP) hatáskörébe tartozó termékek és szolgáltatások beszerzése

28. § (1) A BVOP KESZ mint központi ellátó szerv tevékenységére épülő központosított beszerzési rendszer részletes szabályait a BVOP Rendelet határozza meg.

(2) A BVOP Rendelet hatályával érintett kiemelt termékeket az 5. függelék tartalmazza, melyek közül a Minisztériumot érintő termékkör elsősorban a nyomdai beszerzési igények.

(3) A költségvetési év kezdetén a Minisztérium önálló szervezeti egységei nyomdai igényeinek felmérését a Közbeszerzési Főosztály végzi, de a beszerzési igénnyel érintett szervezeti egységek is kötelesek az év közbeni igényüket jelezni a Közbeszerzési Főosztály felé. A bejelentett nyomdai igényeket a Közbeszerzési Főosztály összesíti, és azt megküldi a BVOP KESZ-nek.

(4) A Minisztérium köteles ellátási keretszerződést kötni a BVOP KESZ által kijelölt gazdasági társasággal és az év közben felmerülő nyomdai beszerzési igényeit e keretszerződés terhére megvalósítani. A nyomdai beszerzési igények Minisztériumon belüli megrendelésének részletszabályait a jogi és közbeszerzési helyettes államtitkár által kiadott eljárásrend szabályozza, amelyet az ellátási szerződéssel együtt az Intraneten közzé kell tenni.

(5) Amennyiben a BVOP KESZ által kijelölt gazdasági társaság kizárólag minőségi okból nem képes a Minisztérium által igényelt termék vagy szolgáltatás biztosítására, akkor a felek egymással tárgyalást kezdeményeznek.

(6) A Minisztérium jogosult a BVOP KESZ által kijelölt gazdasági társaság ajánlatát elutasítani, amennyiben hitelt érdemlően bizonyítja, hogy a gazdasági társaság árajánlatához képest legalább 20%-kal kedvezőbb ellenértéken tudja a terméket vagy a szolgáltatást más, külső szervezettől beszerezni. A Minisztérium jogosult továbbá külső szervezettől megrendelni a terméket vagy szolgáltatást abban az esetben is, amennyiben a megrendelés műszakiteljesítési paramétereinek megfelelően a BVOP KESZ által kijelölt gazdasági társaság nem tud teljesíteni.

(7) Amennyiben a BVOP KESZ által kiállított"nem teljesíthetőségi" nyilatkozat alapján a nyomdai igény más szolgáltatónál kerül megrendelésre, a megrendelés feltételei (tárgya, mennyisége, minősége, gyártási, illetve szállítási határidő stb.) nem változhatnak ahhoz képest, mint amire vonatkozóan a BVOP KESZ nyilatkozott, illetve amire vonatkozóan a BVOP KESZ által kijelölt gazdasági társaság árajánlatot adott.

(8) A Minisztérium és a BVOP KESZ, valamint az általa kijelölt gazdasági társaság közötti kapcsolattartási feladatokat a Közbeszerzési Főosztály látja el.

V. FEJEZET

A közbeszerzési kötelezettséggel nem érintett beszerzések

29. § (1) Azon beszerzések esetében, amelyek minisztériumi szinten közbeszerzési értékhatár alatti beszerzésnek minősülnek, és nem vonatkozik rájuk valamely, jelen Szabályzatban foglalt speciális beszerzési eljárás, továbbá közbeszerzési kötelezettséggel nem érintettek, az érintett önálló szervezeti egység saját hatáskörben jogosult a beszerzés megvalósítására.

(2) Amennyiben a beszerzéssel érintett szervezeti egység vezetője a nettó egymillió forint becsült értéket elérő és a nemzeti közbeszerzési értékhatár alatti beszerzés megvalósításáról dönt, a Minisztérium Beszerzési Szabályzatának előírásai szerint köteles eljárni. A Beszerzési Szabályzatot a Közbeszerzési Főosztály készíti elő a Gazdálkodási Főosztály és a Perképviseleti és Igazgatási Főosztály bevonásával, és a miniszter hagyja jóvá. A Beszerzési Szabályzat célja a közbeszerzési értékhatárok alatti értékű beszerzések megvalósításával kapcsolatos szabályokról szóló 459/2016. (XII. 23.) Korm. rendeletben foglaltak végrehajtása és gyakorlati alkalmazhatóságának elősegítése a Minisztérium önálló szervezeti egységei által bonyolított beszerzési eljárások során.

(3) Valamennyi visszterhes beszerzés esetén, a pénzügyi kötelezettségvállalást megelőzően, a beszerzéssel érintett szervezeti egység vezetője köteles a kötelezettségvállalás iratanyagait - előzetes közbeszerzési szakmai vizsgálat céljából - a Közbeszerzési Főosztály részére megküldeni. A kötelezettségvállalás iratanyagaihoz kötelezően csatolni szükséges a Minisztérium hatályos, az Igazgatás gazdálkodási, kötelezettségvállalási és utalványozási szabályzatában szereplő közbeszerzési nyilatkozatot. A Közbeszerzési Főosztály a kötelezettségvállalás iratainak vizsgálata során állást foglal, hogy az adott beszerzés - a Minisztérium egyéb visszterhes beszerzéseivel összevetve - közbeszerzési szempontból értékhatár alatti vagy a Kbt. hatálya alá nem tartozó vagy a Kbt., továbbá más speciális beszerzési eljárási szabályok hatálya alá tartozó beszerzésnek minősül-e.

(4) Utólagosan, a teljesítést követően, a beszerzések közbeszerzési szempontú minősítése nem végezhető el, ennek tényét a Közbeszerzési Főosztály a közbeszerzési nyilatkozaton rögzíti. Amennyiben a visszterhes beszerzés ügyirata a kötelezettségvállalást követően kerül megküldésre a Közbeszerzési Főosztály részére, a Kbt. megkerülése révén bekövetkezett jogsértés esetén, a beszerzéssel érintett szervezeti egység vezetőjét felelősség terheli.

(5) A közbeszerzési értékhatárt el nem érő, valamint a Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzések kötelezettségvállalásával és kifizetésével kapcsolatos részletszabályokat az Igazgatás gazdálkodási, kötelezettségvállalási és utalványozási szabályzata tartalmazza.

(6) Az európai uniós célkitűzések végrehajtására létrehozott uniós pénzügyi alapok támogatásával megvalósuló beszerzések folyamatára, az adott projekt alapító dokumentuma (PAD) a jelen Szabályzat, a Beszerzési Szabályzat, valamint az Igazgatás gazdálkodási, kötelezettségvállalási és utalványozási szabályzata rendelkezéseihez képest részletesebb eljárási szabályokat állapíthat meg, az abban foglalt rendelkezések azonban nem lehetnek ellentétesek e szabályzatok tartalmával és alapelveivel.

VI. FEJEZET

A közbeszerzési eljárások ellenőrzési rendje

30. § (1) A Minisztérium közbeszerzési eljárásainak, valamint a nettó ötvenmillió forintot elérő értékű, a Kbt. hatálya alá nem tartozó visszterhes szerződéseinek előzetes engedélyezése, valamint közbeszerzési szempontú ellenőrzése az R.-ben foglalt előírások szerint, a Miniszterelnökség ellenőrzési tevékenysége útján valósul meg.

(2) Az R. hatálya alá tartozó közbeszerzési (ideértve az R. által meghatározott központosított közbeszerzési) eljárások megindításának előzetes engedélyezését, valamint az eljárás eredményéről szóló írásbeli összegezés ajánlattevők részére történő megküldésének az R. szerinti engedélyezését a jogi és közbeszerzési helyettes államtitkár nevében a Közbeszerzési Főosztály kezdeményezi, az R.-ben meghatározott írásbeli előterjesztés és mellékleteinek a Miniszterelnökség részére - elektronikus úton - történő megküldésével. A Miniszterelnökség közbeszerzésekre vonatkozó engedélyezési és ellenőrzési eljárása során a Minisztérium részéről kapcsolattartásra a Közbeszerzési Főosztály jogosult és köteles.

(3) A (2) bekezdéstől eltérően, az R. hatálya alá tartozó, de a Kbt. hatálya alá nem tartozó, nettó ötvenmillió forintot elérő értékű visszterhes szerződések előzetes engedélyezését, a beszerzésért felelős szervezeti egység vezetője nevében a Közbeszerzési Főosztály kezdeményezi, az R.-ben meghatározott írásbeli előterjesztés és mellékleteinek a Miniszterelnökség részére - elektronikus úton - történő megküldésével. Az e bekezdés szerinti előterjesztést a beszerzésért felelős szervezeti egység vezetője írja alá, és az e beszerzésekre vonatkozó engedélyezési és ellenőrzési eljárás során a Minisztérium részéről kapcsolattartásra a beszerzéssel érintett szervezeti egység vezetője jogosult és köteles.

(4) Az R. hatálya alá tartozó szerződések módosításának engedélyezésére, valamint az eljárások utóellenőrzésére és az eljárások eredményeként megkötött szerződések teljesítésének ellenőrzésére a Miniszterelnökség jogosult.

(5) A Minisztérium belső ellenőrzése keretében ellenőriztetheti a közbeszerzési eljárások előkészítésének, lefolytatásának és döntési mechanizmusának rendjét.

(6) A Minisztérium SZMSZ-ében meghatározott belső ellenőrzési szervezeti egységen kívül a jogi és közbeszerzési helyettes államtitkár is jogosult a Minisztérium közbeszerzési tevékenységének ellenőrzésére. E bekezdés értelmében közbeszerzési tevékenységnek minősül a Minisztérium bármely szervezeti egysége által végzett, a Kbt. és végrehajtási rendeleteinek hatálya alá tartozó tevékenység vagy a közbeszerzési előírásokat sértő mulasztás is.

Függelékek

1. függelék: Az országosan kiemelt termékek jegyzéke a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (VI. 25.) Korm. rendelet 1. számú melléklete alapján

2. függelék: A Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a kormányzati kommunikációs beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet 1. melléklete szerinti kormányzati kommunikációs feladatokhoz tartozó szolgáltatások jegyzéke, kommunikációs igénybejelentő sablon, éves és negyedéves kommunikációs tervezéshez kapcsolódó adatlap

3. függelék: Adatlap visszterhes beszerzési igények felméréséhez

4. függelék: Adatlap az Emberi Erőforrások Minisztériuma jogi és közbeszerzési helyettes államtitkára részére előterjesztendő, közbeszerzési eljárás jóváhagyása iránti kérelemhez

5. függelék: A büntetés-végrehajtási szervezet részéről a központi államigazgatási szervek és a rendvédelmi szervek irányában fennálló egyes ellátási kötelezettségekről, a termékek és szolgáltatások átadás-átvételének és azok ellentételezésének rendjéről szóló 44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet alapján, a 9/2011. (III. 23.) BM rendelet szerinti termék és szolgáltatás körök jegyzéke, valamint adatlap ellátási igény bejelentéséhez

6. függelék: Műszaki leírásra vonatkozó teljességi nyilatkozat

1. függelék

Az országosan kiemelt termékek jegyzéke a 168/2004. (VI. 25.) Korm. rendelet 1. számú melléklete alapján

Kommunikációs eszközök és szolgáltatások

- Beszédcélú kapcsolók, készülékek és kapcsolódó szolgáltatások

- Aktív és passzív hálózati elemek

- Mobil kommunikációs eszközök és szolgáltatások

- Zártcélú mobil kommunikációs eszközök és szolgáltatások

- Kommunikációs eszközökhöz kapcsolódó szolgáltatások

Információtechnológiai rendszerek és szolgáltatások

- Szoftverrendszerek és elemeik

- Hardverrendszerek és elemeik

- Digitális vizuáltechnikai eszközök

- Szoftverekhez kapcsolódó szolgáltatások

- Hardverrendszerekhez, kiegészítőikhez kapcsolódó szolgáltatások

- Digitális vizuáltechnikai eszközökhöz kapcsolódó szolgáltatások

Irodatechnikai berendezések és szolgáltatások

- Nyomtatók

- Másolók és sokszorosítók

- Irodatechnikai termékekhez kapcsolódó szolgáltatások

Irodabútorok

- Irodai asztalok

- Irodai szekrények, tároló bútorok

- Irodai ülőbútorok

- Irodabútorokhoz kapcsolódó szolgáltatások

Papíripari termékek és irodaszerek

- Papírok

- Papírtermékek

- Számítógép-kiírópapírok

- Irodaszerek és írószerek

- Papíripari termékekhez kapcsolódó szolgáltatások

Gépjárművek

- Személyszállító gépjárművek

- Haszongépjárművek

- Gépjármű-flottaüzemeltetési szolgáltatások

- Új gépjárművekhez kapcsolódó szolgáltatások

Gépjármű-üzemanyagok

- Gépjármű-üzemanyag tankautós kiszállítással (nagykereskedelem)

- Gépjármű-üzemanyag és üzemanyagkártya töltőállomási kiszolgálással (kiskereskedelem)

Utazásszervezések

- Nemzetközi utazásszervezések

Elektronikus közbeszerzési szolgáltatások

- Elektronikus árlejtés szolgáltatás

2. függelék

A Kormányzati kommunikációs feladatokhoz tartozó szolgáltatásokat a Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a kormányzati kommunikációs beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet 1. melléklete határozza meg.

EMMI éves kommunikációs tervhez adatszolgáltató sablon

EMMI negyedéves kommunikációs terv sablon

Kommunikációs igénybejelentő sablon

Kötelező mind a saját hatáskörű beszerzés, mind pedig a keretmegállapodásos közbeszerzési eljárás keretében lefolytatásra kerülő versenyújranyitás esetén

Keretmegállapodásos közbeszerzési eljárás második rész: Versenyújranyitás kezdeményezése

Csatolandó dokumentumok:

1. ) Az igényelt kommunikációs beszerzés/közbeszerzés fedezetigazolása (Gazdálkodási Főosztály vezetője által aláírva) -> A beszerzést kezdeményező szakterület biztosítja

2. ) Műszaki-szakmai leírás -> A beszerzést kezdeményező szakterület feladata

3. ) Szerződés/szerződéses feltételek/megrendelés tervezete -> A beszerzést kezdeményező szakterület feladata

4. ) Nyilatkozat egybeszámításról -> Közbeszerzési Főosztály feladata

5. ) Közbeszerzési terv módosítása (szükség esetén) -> Közbeszerzési Főosztály feladata

3. függelék

4. függelék

5. függelék

6. függelék