29/2011. (V. 23.) NFM utasítás

a protokollkiadásokról

A Nemzeti Fejlesztési Minisztérium tevékenységével kapcsolatos protokollkiadások eljárásrendjét és költségtérítését a következők szerint szabályozom:

1. Az utasítás hatálya

1.1. Az utasítás hatálya kiterjed a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) igazgatás-költségvetés terhére elszámolható reprezentációs kiadásokra, a Minisztérium vezetőinek külföldi hivatalos és munkalátogatása során reprezentációval kapcsolatos tevékenységére és a személyi reprezentációs keret megállapítására. Továbbá kiterjed a hivatali célú ajándékozás főbb eljárási szabályaira és a protokollkonyha működésére, melyek forrása a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) költségvetésében jelenik meg.[1]

2. A reprezentáció fogalma, esetei

2.1. Jelen utasítás alkalmazásában vendéglátásnak és reprezentációnak minősül:

a) a miniszter, az államtitkárok, a közigazgatási államtitkár, a helyettes államtitkárok (a továbbiakban együtt: állami vezetők), a kormánybiztosok, a miniszteri kabinetfőnök, a miniszteri biztosok, a Miniszteri Titkárság vezetője és a miniszteri biztos külföldi vendégeinek magyarországi tartózkodásával kapcsolatos költsége; így különösen: étkezési és szállásköltség, tárgyalási bekészítés, terembérleti díj, ajándékozás, dekoráció, idegenvezető, virág, kulturális, rekreációs, sportprogram, városnézés, oktatási intézmény, alapítvány, vállalat megtekintésének költségei;[2]

b) az állami vezetők, kormánybiztosok, miniszteri kabinetfőnök, miniszteri biztosok, a Miniszteri Titkárság vezetője és a miniszteri biztos belföldi vendégei részére adott villásreggeli, ebéd, vacsora, fogadás költségei;[3]

c) a főosztályvezetők által külföldi vendégek részére adandó ebédek, vacsorák, amelyeket az irányítást ellátó állami vezető (vagy a miniszter által irányított szervezeti egység esetén a miniszter kabinetfőnöke) a 3.4. pont szerint engedélyez;

d) egyes belföldi rendezvények, pl.: kitüntetésátadás, nemzeti ünnepek, évfordulók alkalmával szervezett ünnepségek, szakmai tárgyalások, tanácskozások, sajtótájékoztatók, sajtóbeszélgetések;

e) személyi reprezentáció;

f) hivatalos célú ajándékozás;

g) a protokollkonyha szolgáltatásai.

2.2.[4]

3. A reprezentációra fordítható kiadások

3.1. A reprezentációs szolgáltatások igénybevételénél szigorúan a költségtakarékos megoldások alkalmazására kell törekedni. A hivatalos vendéglátásra az 1. melléklet szerinti keretösszegekig teljesíthető kiadás (Magyarországon a forintösszeg, külföldön az euró összeg érvényes). Az esetleges eltérés engedélyezésére a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár jogosult.[5]

3.2. A protokollkonyha szolgáltatásait (ásványvíz, kávé, tea bekészítése, illetve felszolgálása) a tárgyalótermekben tartott hivatalos tárgyalásaik alkalmával az állami vezetők, a kormánybiztosok, a miniszteri kabinetfőnök, a miniszteri biztosok és a Miniszteri Titkárság vezetője létszámkorlátozás nélkül, a főosztályvezetők a bekészítést legalább 10 fő vendég részvétele esetén vehetik igénybe a 6. melléklet szerinti igénylőlapon. Főosztályvezetők esetében belső egyeztetésen vagy 10 fő vendég alatt a 3.8. pont szerinti személyi reprezentációs keret terhére történik a vendéglátás. Pogácsa, édes-sós aprósütemény, szendvics, illetve ünnepélyes alkalmakkor pezsgő és gyümölcslé csak az állami vezetők, a kormánybiztosok, a miniszteri kabinetfőnök, a miniszteri biztosok és a Miniszteri Titkárság vezetője, sajtótájékoztató esetén pogácsa a Kommunikációs Főosztály vezetője aláírásával igényelhető a 2. melléklet szerinti protokoll-igénylőlapon.[6]

3.3. Hazánkba érkező vendég állami vezető hivatalos és munkalátogatása során a vendéglátás mértékét elsősorban a viszonosság határozza meg. Díszétkezés a magyarországi tartózkodás során egy alkalommal szervezhető, ettől való eltérést a Protokoll Főosztály vezetőjét irányító állami vezető engedélyezhet.[7]

3.4. Főosztályvezető az irányítását ellátó helyettes államtitkár (vagy a miniszter által irányított szervezeti egység esetén a miniszter kabinetfőnöke) előzetes engedélyével láthat vendégül külföldi delegációt.[8]

3.5. A rendezvény alkalmából történő vendéglátás szintjét a vendégül látott külföldi személy rangja, illetőleg a legmagasabb rangú magyar vendéglátó rangja határozza meg. A rendezvények meghívottai, közreműködői és egyéb kisegítői a következő kategóriákba sorolhatók (1. melléklet):[9]

a) Vendég I. kategóriába tartoznak a minisztériumi vezetők és vendégeik,

b) Vendég II. kategóriába tartoznak az egyéb kísérők, protokollosok, személyi biztosítók, tolmácsok, orvos, idegenvezetők,

c) Vendég III. kategóriába tartoznak a gépkocsivezetők, hivatalsegédek, adminisztratív beosztottak, illetőleg más fizikai kisegítő alkalmazottak.

A kategóriák a magyar és a külföldi kísérőkre egyaránt vonatkoznak.

3.6. Sajtókíséret részére étkezés általában nem biztosítható. A nemzetközi gyakorlatnak és a viszonosságnak megfelelően, külföldi küldöttség látogatásakor, vidéki program esetén, a sajtókíséret részére egy alkalommal ebéd vagy vacsora adható, a Vendég II. költségkeretnek megfelelően.

3.7. A Protokoll Főosztály feladatkörébe tartozó rendezvények megszervezéséhez, illetve lebonyolításához szükséges eszközök (pl. zászló, csomagolóanyag stb.), eseti beszerzések (pl. virág, koszorú, sütemény stb.) és szolgáltatások (pl. parlamenti látogatás, múzeumi belépők stb.) a főosztályvezető döntése alapján, protokoll-igénylőlap kitöltése nélkül, készpénzes kifizetéssel megrendelhetőek.[10]

3.8. Személyi reprezentációs keretre jogosult a politikai felsővezető, a közigazgatási államtitkár, a helyettes államtitkár, a miniszteri kabinetfőnök, a főosztályvezető, valamint a politikai felsővezető, helyettes államtitkár titkárságát vezető titkárságvezető az irányítása alá tartozó szervezeti egységek reprezentációs kiadásainak fedezetére. A személyi reprezentációs keret összege a miniszter részére bruttó 70 000 Ft, a miniszteri kabinetfőnök részére 30 000 Ft, az államtitkár, a közigazgatási államtitkár részére bruttó 20 000 Ft, a helyettes államtitkár részére bruttó 15 000 Ft, a szervezeti egységet vezető főosztályvezető és az állami vezető titkárságát vezető titkárságvezető részére bruttó 8000 Ft havonta, ami hivatalos célú tárgyalások alkalmával felmerülő, számlával igazolt kiadások finanszírozására szolgál. E kiadások között különösen víz, üdítőital, kávé, tea, tej, tejtermékek, cukor és édesítőszer, illetve egyéb ízesítők, olajos magvak, dió, mogyoró, édes és sós sütemény, sós és édes késztermék, gyümölcs, zöldség, szalvéta és virág vásárlásának, csomagolásának, szállításának ellenértéke számolható el. A főosztályvezető a legelső reprezentációs előlege felvétele alkalmával az igénylő feljegyzéshez csatolja a főosztályvezetői kinevezése, illetőleg a beosztási okirata másolatát úgy, hogy a másolatban a nevén, a szervezeti egységén és a főosztályvezetői kinevezésén kívül minden egyéb adatot olvashatatlanná tesz.[11]

4. Ajándék

4.1. Ajándékot adhatnak saját jogukon az állami vezetők, a kormánybiztosok, a miniszteri kabinetfőnök, a miniszteri biztosok és a Miniszteri Titkárság vezetője. Főosztályvezető az irányítását ellátó helyettes államtitkár (vagy a miniszter által irányított szervezeti egység esetén a miniszter kabinetfőnöke) előzetes engedélyével ajándékozhat.[12]

4.2. A kialakult nemzetközi gyakorlatnak megfelelően a Magyarországra látogató külföldi küldöttségek esetében főszabályként a delegációvezetőt lehet megajándékozni, továbbá a viszonosság elvének szigorú figyelembevételével a delegációtagokat is. Kiutazó magyar küldöttség esetében a partner(ek)nek, illetve a magyar küldöttség munkáját segítő munkatársaknak adható ajándék. Az ajándékozás keretösszegét és a jogosultak körét az 1. melléklet tartalmazza.[13]

4.3. Az ajándékozott tárgyakra a Protokoll Főosztály tesz javaslatot, és tartja nyilván azokat.[14]

4.4. Ajándékozási célra a jogelőd minisztériumok által beszerzett ajándéktárgyakat kell elsősorban felhasználni, ez esetben a 1. mellékletben szereplő értékhatárokat figyelmen kívül lehet hagyni.

5. A repülőtéri kormányváró használata

5.1. Az állami vezetői juttatásokról szóló 275/2015. (IX. 21.) Korm. rendelet alapján az állami vezetők, a kormánybiztosok, a miniszteri kabinetfőnök és a miniszteri biztosok külföldre utazás és külföldről történő hazautazás esetén, illetve külföldi állami vezetők fogadása (kísérése) céljából jogosultak a kormányváró-helyiségek használatára. Magáncélú utazás esetén a kormányváró használatára vonatkozó jogosultság a Kormány tagját illeti meg.[15]

5.2. A kormányvárót az állami vezetők, a kormánybiztosok, a miniszteri kabinetfőnök és a miniszteri biztosok, valamint indokolt esetben a kíséretükben utazó delegációtagok is igénybe vehetik kiutazáskor. Külföldi repülőtereken csak a miniszter és kísérete veheti igénybe a kormányvárót. A kormányváróban kávé, alkoholmentes üdítőital, tea fogyasztható. Alkoholtartalmú ital fogyasztásának költségei az igénybe vevőt terhelik.[16]

5.3. A kormányváró igénybe vehető alacsonyabb rangú külföldi vendég részére is, ha minisztériumi tárgyalópartnere állami vezető. Külföldi vendégekre nem vonatkozik a kormányváróban történő szeszes ital fogyasztásának korlátozása.[17]

6. Igénylés

6.1. A 3.3-3.6. pontok szerinti reprezentációs szolgáltatáshoz a 2. melléklet szerinti protokoll-igénylőlapot kell kitölteni, amelyet a Protokoll Főosztályhoz kell az igénybevétel előtt legalább 3 munkanappal az igénylő részéről az állami vezetők, a kormánybiztosok, a miniszteri kabinetfőnök, a miniszteri biztosok vagy a Miniszteri Titkárság vezetője aláírásával eljuttatni. Ez alól kivételt képeznek a sajtótájékoztatóra igényelt megrendelések.[18]

6.2. Ajándék igényléséhez az 5. melléklet, a 3.2. pontban foglalt protokollkonyhai szolgáltatáshoz a 6. melléklet, bővített protokollszolgáltatáshoz a 2. melléklet szerinti igénylőlapot kell kitölteni, és legalább 3 nappal az utazás, találkozó, program előtt a Protokoll Főosztályra eljuttatni.[19]

6.3. A 2.1. pont a) és b) alpontjaiban foglalt hivatali vendéglátási kiadások - utólagos elszámolási kötelezettség mellett - a 7.2., valamint a 7.3. pontokban foglalt általános eljárástól eltérően, állami vezetők esetében legfeljebb bruttó 1 000 000 Ft-ig, a 2.1. pont a) és b) alpontjaiban az állami vezetőkön kívül legfeljebb bruttó 200 000 Ft-ig VIP-kártyával is kiegyenlíthetőek az 1. melléklet szerinti személyenkénti keretösszegek betartásával. Az elszámoláshoz a 3. melléklet szerinti protokollelszámoló lapot kell csatolni.[20]

7. A reprezentációs kiadások pénzgazdálkodási előírásai

7.1. A protokollkonyha és az ajándékraktár feltöltésének költségeit és közterheit a KEF éves költségvetése tartalmazza. Az ajándék beszerzésének kötelezettségvállalója a Protokoll Főosztály vezetője, ellenjegyzője a KEF igazgatója által kijelölt személy.[21]

7.2. A Minisztérium rendezvényeinek fedezetét, valamint az ezekhez kapcsolódó adó- és járulékvonzatot az NFM Igazgatás Szervezeti és Működési költségvetése tartalmazza. Az NFM Igazgatás Szervezeti és Működési költségvetésében a miniszter által jóváhagyott előirányzatok összegéig vállalható a reprezentációs kiadásokkal összefüggésben kötelezettség. A 3.1.-3.7. pontok szerinti reprezentációs kiadások kötelezettségvállalására a Protokoll Főosztály vezetője, a személyi reprezentációs kiadások kötelezettségvállalására a 3.8. pontban meghatározott személyek jogosultak.[22]

7.3. Gazdasági eseményenként a bruttó 100 000 Ft-ot meghaladó megrendelés esetén a kötelezettségvállaláshoz a Protokoll Főosztály vezetőjét irányító állami vezető jóváhagyása is szükséges. A kötelezettségvállalás ellenjegyzője a Gazdálkodási Főosztály vezetője vagy az általa - a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár egyetértésével - írásban kijelölt személy.[23]

7.4. A Minisztérium rendezvényeivel kapcsolatos kötelezettségek analitikus nyilvántartását a Gazdálkodási Főosztály Igazgatási Pénzügyi Osztálya vezeti. Ennek biztosítására a Protokoll Főosztály valamennyi befogadott, 2. melléklet szerinti igénylőlap 1 példányát a Gazdálkodási Főosztály rendelkezésére bocsátja.[24]

7.5. A protokollszolgáltatások számláinak teljesítési igazolása - az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 57. §-ában foglaltaknak megfelelően - a Protokoll Főosztály vezetőjének feladat- és hatáskörébe tartozik.[25]

7.6. A Gazdálkodási Főosztály a protokollkeret állásáról negyedévente, a tárgynegyedévet követő hó 15-ig a Protokoll Főosztály vezetője részére kimutatást küld. A kimutatás információt nyújt az aktuális szabad reprezentáció-előirányzatról, valamint a kötelezettségvállalások állományáról.[26]

7.7. A személyi reprezentációs keret negyedévi összegét előre, egy összegben a 3.8. pontban meghatározott jogosult vagy az általa írásban meghatalmazott személy veheti fel a Minisztérium házipénztárában, pénztári időben. A személyi reprezentációs keret felvételének feltétele a megelőző negyedévi személyi reprezentációs kerettel való elszámolás és annak elfogadása. A jogosult a 4. melléklet szerinti kitöltött elszámolást, valamint a Minisztérium nevére és az Alapító Okiratában szereplő címére (1011 Budapest, Fő u. 44-50.) kiállított számlákat a Protokoll Főosztályon adja le legkésőbb az adott negyedév utolsó hónapjának 15. napjáig, a negyedik negyedévben december 5-éig. A miniszteri kabinetfőnök számol el a saját keretével és a miniszteri kerettel is. Az elszámolás aláírásával a Protokoll Főosztály vezetője igazolja a teljesítést, és az aláírt elszámolást a számlákkal együtt a negyedév utolsó hónapjának 25. napjáig, a negyedik negyedévben december 10-éig megküldi a Gazdálkodási Főosztálynak.[27]

7.8. A tárgynegyedévben személyi reprezentációs keret fel nem használt részét a Gazdálkodási Főosztály az elszámolás alapján bevételezi, azt a tárgyéven belül a következő negyedévben a jogosult felhasználhatja.[28]

8. Záró rendelkezés

8.1. Jelen utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

8.2. Az utasítás hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a minisztérium reprezentációs kiadásairól szóló 12/2009. (III. 6.) KHEM utasítás, valamint a kincstári VIP-kártya kiadásáról és használati rendjéről szóló 8/2011. (II. 11.) NFM utasítás 5. § (4) bekezdése és melléklete.

Dr. Fellegi Tamás s. k.,

nemzeti fejlesztési miniszter

1. melléklet a 29/2011. (V. 23.) NFM utasításhoz[29]

Hivatali vendéglátásra jogosultak köre és a vendéglátásra fordítható bruttó keretösszegek személyenkénti felső határai belföldön és külföldön

* Főosztályvezető a 3.4. pontban foglaltak szerint.

Ajándékozásra jogosultak köre és az ajándék bruttó összegének személyenkénti felső határa

* Főosztályvezető a 4.1. pontban foglaltak szerint.

2. melléklet a 29/2011. (V. 23.) NFM utasításhoz[30]

3. melléklet a 29/2011. (V. 23.) NFM utasításhoz[31]

4. melléklet a 29/2011. (V. 23.) NFM utasításhoz

5. melléklet a 29/2011. (V. 23.) NFM utasításhoz[33]

6. melléklet a 29/2011. (V. 23.) NFM utasításhoz[34]