26/2013. (VIII. 30.) BM utasítás

a Belügyminisztérium hivatali szervezetei kötelezettségvállalási, utalványozási és ellenjegyzési, valamint érvényesítési rendjéről

Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 10. § (5) bekezdésében foglaltaknak megfelelően, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott feladatkörömben eljárva - tekintettel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára - kiadom a következő utasítást:

1. § A Belügyminisztérium hivatali szervezetei kötelezettségvállalási, utalványozási és ellenjegyzési, valamint érvényesítési rendjéről szóló szabályzatot a jelen utasítás mellékletében foglaltak szerint határozom meg.

2. § Az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba, rendelkezéseit a folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell.

3. §[1] Ezen utasításnak a Belügyminisztérium hivatali szervezetei kötelezettségvállalási, utalványozási és ellenjegyzési, valamint érvényesítési rendjéről szóló 26/2013. (VIII. 30.) BM utasítás módosításáról szóló 4/2020. (III. 27.) BM utasítással (a továbbiakban: Módosító Utasítás) megállapított rendelkezéseit a Módosító Utasítás hatálybalépésének időpontjában folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell.

4. §[2] Ezen utasításnak a Belügyminisztérium hivatali szervezetei kötelezettségvállalási, utalványozási és ellenjegyzési, valamint érvényesítési rendjéről szóló 26/2013. (VIII. 30.) BM utasítás módosításáról szóló 21/2024. (X. 24.) BM utasítással (a továbbiakban: Mód. utasítás) megállapított rendelkezéseit a Mód. utasítás hatálybalépésekor folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell.

Dr. Pintér Sándor s. k.,

belügyminiszter

Melléklet a 26/2013. (VIII. 30.) BM utasításhoz

I. Az utasítás hatálya

1. Az utasítás hatálya a Belügyminisztérium hivatali szervezeteire (a továbbiakban: BM Igazgatás) terjed ki.

2. Az utasítás hatálya a BM Igazgatás előirányzatának, valamint az európai uniós források BM Igazgatáson keresztül történő felhasználására terjed ki.

II. Általános szabályok

3. A BM Igazgatás kötelezettségvállalási, utalványozási és ellenjegyzési, valamint érvényesítési rendjéről szóló jelen szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) és az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.) vonatkozó rendelkezéseinek betartásával kell alkalmazni.

III. Értelmező rendelkezések

4. Jelen utasítás alkalmazásában:

a) Érvényesítés: az Ávr. 58. § (1) bekezdésében foglaltak szerinti eljárás, amelynek lefolytatása a Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: PEF) feladatkörébe tartozik.

b) Jogi ellenjegyzés: annak írásban történő előzetes igazolása, hogy a kötelezettségvállalás dokumentuma az alaki, tartalmi követelményeknek, jogszabályoknak, a közjogi szervezetszabályozó eszközöknek megfelel a kötelezettségvállalások körében, valamint a megbízási szerződésekre vonatkozóan értékhatártól függetlenül.[3]

c) Jogi ellenjegyző: a Jogtanácsosi és Adatvédelmi Főosztály (a továbbiakban: JAFO) jogi végzettséggel rendelkező munkatársa vagy a JAFO hatáskörében eljáró ügyvéd.[4]

d) Ügyvédi törvény: az ügyvédi tevékenységről szóló 2017. évi LXXVIII. törvény (a továbbiakban: Ügyvédi törvény).[5]

e)[6]

f) Szakmai ellenjegyző: a kötelezettségvállalás szakmai tartalmáért felelős vezető, amennyiben személye nem azonos a kötelezettségvállalóval.

g) Szakmai ellenjegyzés: annak írásban történő előzetes igazolása, hogy a kötelezettségvállalás dokumentuma a szakmai szempontoknak megfelel.

h) Keretgazda: A 8. pontban meghatározottak szerint felhatalmazott személyek.

i) Költségvetési keret: olyan keretösszeg, amely felett a 7. pontban meghatározott kötelezettségvállalásra jogosult rendelkezik, jelen Szabályzat szerint.

j) Kötelezettségvállalás: az Áht. 1. § 15. pontjában foglaltak szerint.[7]

k) Pénzügyi ellenjegyzés: az Ávr. 55. § (1) bekezdésében foglaltak szerint.

l)[8]

m) Teljesítésigazolás: Ávr. 57. § (1) bekezdésében foglaltak szerint.

n)[9]

o) Utalványozás: a kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának írásbeli elrendelése.

p) Írásbeli forma: ahol az utasítás írásbeli formát ír elő, azon az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvényben meghatározott elektronikus formát is érteni kell.[10]

q) Okirati ellenjegyzés: ha jogszabály előírja és az Ügyvédi törvényben meghatározott feltételek adottak, a JAFO bejegyzett kamarai jogtanácsosa, vagy megbízási jogviszony alapján közreműködő ügyvéd által, az Ügyvédi törvény 43-45. §-a szerint biztosított okirati ellenjegyzés, értékhatártól függetlenül.[11]

r) Okirati ellenjegyző: a JAFO bejegyzett kamarai jogtanácsosa, vagy megbízási jogviszony alapján közreműködő ügyvéd.[12]

IV. Kötelezettségvállalás

5. (1) Kötelezettséget vállalni a BM Szervezeti és Működési Szabályzatában (a továbbiakban: SZMSZ) meghatározott feladatok célszerű és hatékony ellátására, pénzügyi ellenjegyzés és jogi ellenjegyzés után írásban lehet.[13]

(2) Amennyiben a kötelezettségvállalás elektronikus úton történik, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Korm. rendelet) meghatározott egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszert kell alkalmazni, a Korm. rendelet I. mellékletében felsorolt szervek esetén.

6.[14]

7. A BM igazgatása cím költségvetése terhére kötelezettségvállalásra jogosultak az SZMSZ-ben meghatározott feladataik alapján:[15]

a) korlátlan összegben:

- belügyminiszter (a továbbiakban: miniszter);

- közigazgatási államtitkár;

- gazdasági helyettes államtitkár;

b) gazdasági eseményenként bruttó ötmillió forint értékhatárig:

- Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztály főosztályvezetője;

c) keretgazdálkodás keretében:

ca) gazdasági eseményenként bruttó 50 millió forint értékhatárig:[16]

- intézményi egészségügyi keret terhén: egészségügyi államtitkár;

- intézményi köznevelési keret terhén: köznevelési államtitkár;

- intézményi gondoskodáspolitikai keret terhén: gondoskodáspolitikáért felelős államtitkár;

- integrált jogvédelmi szolgálat (a továbbiakban: IJSZ) keret terhén: jogvédelmi biztos;

- intézményi fogyatékosságügyi keret terhén: fogyatékosságügyi államtitkár;

- társadalmi esélyek és roma kapcsolatok intézményi keret terhén: társadalmi esélyekért és roma kapcsolatokért felelős államtitkár;

- miniszteri, a továbbképzési normatíva, a Belügyi Tudomány Tanács (a továbbiakban: BTT), Vezetőképzési és Továbbképzési Főosztály (a továbbiakban: VTF), Kiválasztási és Alkalmasságvizsgálati Főosztály keret terhén: személyügyi helyettes államtitkár;

- nemzetközi keret terhén: európai uniós és nemzetközi helyettes államtitkár;

- Nemzeti Bűnmegelőzési Tanács (a továbbiakban: NBT) keret terhén: NBT elnöke;

cb) gazdasági eseményenként bruttó 5 millió forint értékhatárig:[17]

- miniszteri keret terhén: Személyügyi Főosztály vezetője, távollétében szervezeti szintű helyettese;

- nemzetközi keret terhén: Nemzetközi Főosztály vezetője, távollétében szervezeti szintű helyettese;

- NBT keret terhén: NBT Titkárságának vezetője, távollétében szervezeti szintű helyettese;

- VTF, illetve a továbbképzési normatíva keret terhén: a VTF vezetője, távollétében szervezeti szintű helyettese;

- BTT keret terhén: Tudománystratégiai és -koordinációs Főosztály vezetője, távollétében szervezeti szintű helyettese;

d) a személyügyi határozatok tekintetében, munkáltatói jogkörben eljárva az irányítása alá tartozó szervezeti egységekre vonatkozóan:[18]

- miniszteri kabinetfőnök;

- parlamenti államtitkár;

- parlamenti államtitkári kabinetfőnök;

- rendészeti államtitkár;

- rendészeti államtitkár kabinetfőnöke;

- egészségügyi államtitkár;

- egészségügyi államtitkár kabinetfőnöke;

- köznevelési államtitkár;

- köznevelési államtitkár kabinetfőnöke;

- gondoskodáspolitikáért felelős államtitkár;

- gondoskodáspolitikáért felelős államtitkár kabinetfőnöke;

- fogyatékosságügyi államtitkár;

- fogyatékosságügyi államtitkár kabinetfőnöke;

- társadalmi esélyekért és roma kapcsolatokért felelős államtitkár;

- társadalmi esélyekért és roma kapcsolatokért felelős államtitkár kabinetfőnöke.

e) európai uniós projektek esetén kötelezettségvállalásra közigazgatási államtitkár, egynél több európai uniós projektet érintő, bruttó 10 millió forint összeghatárt meg nem haladó kötelezettségvállalásra az európai uniós fejlesztések koordinációjáért felelős helyettes államtitkár, valamint az egyedi miniszteri felhatalmazásban meghatározott személyek jogosultak.[19]

8. (1) A kötelezettségvállalási, keretgazdai, a kötelezettségvállalás ellenjegyzési, az érvényesítési, az utalványozási, az utalvány-ellenjegyzési, a teljesítésigazolási, valamint a jogi ellenjegyzési, okirati ellenjegyzési jogkörök gyakorlását - az erre feljogosított személyek, valamint a távollétükben ezen jogosultságot gyakorló személyek névjegyzékének és aláírásmintájának jóváhagyásával, a PEF vezetőjének javaslatára, a gazdasági helyettes államtitkár egyetértésével - a közigazgatási államtitkár engedélyezi.[20]

(2) Az engedélyezett kötelezettségvállalási, keretgazdai, a kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzési, a szakmai ellenjegyzési, a teljesítésigazolási, valamint a jogi ellenjegyzési névjegyzéket és az aláírásmintákat a PEF főosztályvezetője megküldi a Rendvédelmi Informatikai és Elektronikus Rendszerek Működtetéséért és Fejlesztéséért Felelős Főosztály (a továbbiakban: RERIFO) részére, hogy az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben a jogosultságokat ennek alapján beállítsa, rögzítse és hozzáférhetővé tegye.[21]

9. A kötelezettségvállalásra jogosultak a BM Igazgatás feladatainak végrehajtása érdekében fizetési, vagy más teljesítési kötelezettséget a jelen utasítás 7. pontjában meghatározott értékhatárig vállalhatnak.

10. Kötelezettséget a költségvetési év kiadási előirányzata terhére akkor lehet vállalni, ha a pénzügyi teljesítés a tárgyév december 31. napjáig megtörténik.[22]

11. Több év előirányzatait tartalmazó kötelezettségvállalás az Ávr. 46. § (2) bekezdésében és az Ávr. 49. §-ában foglaltak szerint köthető.[23]

12. A PEF a kötelezettségvállalások nyilvántartását a Forrás.Net integrált pénzügyi számviteli ügyviteli rendszerben vezeti az Ávr. 56. § (1) és (2) bekezdésében foglaltak szerint.[24]

13. Az Áht. 36. § (2) bekezdése esetében a PEF gondoskodik a kötelezettségvállalás Kincstár felé történő bejelentéséről az Ávr. 5. melléklet 14b. pontja szerint. A bejelentést a PEF elektronikusan teszi meg.[25]

14. A felhalmozási előirányzatok felhasználása az Ávr. 129. §-a szerint történik. Az előirányzat-finanszírozási tervet a PEF Intézmény-gazdálkodási Osztálya készíti és vezeti az Ávr. 172/A. §-ában meghatározott rend szerint, és a PEF a Fejezeti Összefoglaló Főosztályánál kezdeményezi a teljesítésarányos támogatási keretnyitás kincstári ügyintézését.[26]

15. A PEF Intézmény-gazdálkodási Osztálya az Ávr. 172/A. §-a szerinti előrejelzést készít a Kincstár által működtetett elektronikus adatszolgáltató rendszerben.[27]

16. A kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódóan a PEF olyan naprakész analitikus nyilvántartást köteles vezetni, amelyből megállapítható az évenkénti kötelezettségvállalás összege.

17. A kötelezettségvállalás módosításának eljárási rendje megegyezik a kötelezettségvállalás eljárási rendjével.

18. A gazdasági eseményenként kétszázezer forintot meg nem haladó kötelezettségvállalások eljárási rendje megegyezik a kétszázezer forintot meghaladó kötelezettségvállalások eljárási rendjével.[28]

V. Kötelezettségvállalás és utalványozás ellenjegyzése

19. A pénzügyi ellenjegyzésre jogosultnak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie az Áht. 37. § (1) bekezdésében foglaltakról. A pénzügyi ellenjegyző feladata ellátásához szükség szerint szakértőt vehet igénybe jelen Szabályzatban foglaltak szerint.

19/A. Az utalvány ellenjegyzésre jogosult a pénzügyi ellenjegyzésre vonatkozó szabályok megfelelő alkalmazásával az utalvány ellenjegyzése során meggyőződik arról, hogy a teljesítés igazolása és az érvényesítés megtörtént-e.[29]

20. Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg a 19. pontban előírtaknak, a pénzügyi ellenjegyzésre jogosult erről írásban tájékoztatja a kötelezettségvállalót, a közigazgatási államtitkárt és a gazdasági helyettes államtitkárt. Az ellenjegyzőnek a kötelezettségvállalást vagy utalványozást egyet nem értése esetén akkor kell ellenjegyeznie, ha erre a közigazgatási államtitkár írásban utasítja. Ebben az esetben a kötelezettségvállalás dokumentumát "A kötelezettségvállalás/utalványozás ellenjegyzése utasításra történt" záradékkal kell ellátnia. Az ellenjegyző ebben az esetben haladéktalanul írásban értesíti a minisztert, aki a tájékoztatás kézhezvételétől számított nyolc munkanapon belül köteles kivizsgálni és kezdeményezni az esetleges felelősségre vonást.[30]

21. A pénzügyi ellenjegyzés az ellenjegyzésre jogosult aláírásával, szervezeti egységének feltüntetésével, dátummal és az alábbi szöveggel történik: "Pénzügyi ellenjegyzés".

VI. A teljesítés igazolása

22. A teljesítésigazolásra jogosultnak a kiadás teljesítésének elrendelése előtt, és az Áht. 36. § (2) bekezdésében foglaltakon kívüli fizetési kötelezettségekre vonatkozóan az okmányok alapján ellenőrizni és igazolni kell az Ávr. 57. § (1) bekezdésében foglaltakat.

22a. Az Ávr. 57. § (2) bekezdése alapján kötelező a teljesítés igazolása a BM Igazgatás azon közhatalmi bevételeinek körét érintően, amelyeknél a számviteli bizonylat kiállítása a BM Igazgatás által történik.[31]

23. A teljesítésigazolás az erre a célra rendszeresített "Teljesítésigazolás" elnevezésű, az utasítás 1. függeléke szerinti nyomtatványon történik, amelyen a szakmai teljesítést az arra jogosult személynek az igazolás dátumának rávezetésével és aláírásával kell igazolnia.

24. Az Európai Unió által finanszírozott projektekhez kapcsolódó BM Igazgatás által teljesülő - átvett előleg terhére, vagy a BM Igazgatás által megelőlegezett - kifizetések esetén a kifizetés kezdeményezése az erre a célra rendszeresített 2. függelék szerinti "Kifizetés kezdeményezése" nyomtatványon történik a jelen Szabályzatban foglaltak szerint, amelyhez csatolni kell az 1. függeléket is.[32]

VII. Érvényesítés

25. A teljesítésigazolás alapján az érvényesítőnek az Ávr. 58. § (1) és (3) bekezdésében foglaltak szerint kell eljárnia.

25a. A teljesítésigazolás kiállítása elektronikus úton történik, amennyiben a kötelezettségvállalás elektronikusan az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszeren keresztül történik.[33]

26. Ha az érvényesítő az Ávr. 58. § (1) bekezdésében foglaltak megsértését tapasztalja, köteles ezt jelezni az utalványozónak. Az érvényesítés nem tagadható meg, ha ezt követően az utalványozó erre írásban utasítja az érvényesítőt. A további eljárásra a 20. pontban foglalt szabályokat kell alkalmazni.

VIII. Utalványozás

27. Az utalványozásra jogosultnak az utalványozást az Ávr. 59. § (1), (2) bekezdésében foglaltak szerint kell elvégeznie.[34]

28. Az utalványrendeletben fel kell tüntetni az Ávr. 59. § (3) bekezdésében foglaltakat, figyelemmel az Ávr. 59. § (4) bekezdésében foglaltakra.

29. Nem kell utalványozni az Ávr. 59. § (5) bekezdésében meghatározottakat.

IX. Összeférhetetlenségi szabályok

30. Az összeférhetetlenségi szabályokra az Ávr. 60. § (1) és (2) bekezdésében foglaltakat kell alkalmazni.

X. A keretgazdálkodás

31. Amennyiben a tárgyévi költségvetés lehetővé teszi, a PEF által elkészített elemi költségvetés jóváhagyását követő 30 napon belül, a PEF vezetője által készített felterjesztés alapján - a gazdasági helyettes államtitkár egyetértésével - a közigazgatási államtitkár dönt a keretgazdák által felhasználható éves keretösszegről. A döntésről a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőt a PEF vezetője visszaigazolással értesíti.[35]

31/A. (1) A keretgazdálkodás érdekében a következő keretek hozhatóak létre:[36]

a) miniszteri keret,

b) Belügyminisztérium igazgatása keret,

c) nemzetközi keret,

d) Vezetőképzési és Továbbképzési Főosztály (a továbbiakban: VTF) kerete,[37]

e) BTT kerete,[38]

f) Továbbképzési normatíva keret,

g) NBT keret esetében a 7. pont c) alpontjától eltérően gazdasági eseményenként bruttó 50 millió forintos értékhatárig.[39]

h) intézményi egészségügyi keret,[40]

i) intézményi köznevelési keret,[41]

j) intézményi gondoskodáspolitikai keret,[42]

k) intézményi fogyatékosságügyi keret,[43]

l) társadalmi esélyek és roma kapcsolatok intézményi keret.[44]

(2) Rendelkezési jogosultság a keretek felett:

a) az (1) bekezdés a) pontja szerinti keret felett a személyügyi helyettes államtitkár, a Személyügyi Főosztály vezetője, távollétében szervezeti szintű helyettese rendelkezik,[45]

b) az (1) bekezdés b) pontja szerinti keret felett a Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztály vezetője, távollétében szervezeti szintű helyettese rendelkezik,

c) az (1) bekezdés c) pontja szerinti keret felett az európai uniós és nemzetközi helyettes államtitkár, a Nemzetközi Főosztály főosztályvezetője, távollétében szervezeti szintű helyettese rendelkezik,[46]

d) az (1) bekezdés d) pontja szerinti keret felett a személyügyi helyettes államtitkár, a VTF főosztályvezetője, távollétükben szervezeti szintű helyettesei rendelkeznek,[47]

e) az (1) bekezdés e) pontja szerinti keret felett a személyügyi helyettes államtitkár, a Tudományszervezési Főosztály főosztályvezetője, távollétükben szervezeti szintű helyettesei rendelkeznek,[48]

f) az (1) bekezdés f) pontja szerinti keret felett a személyügyi helyettes államtitkár, a VTF főosztályvezetője, távollétükben szervezeti szintű helyettesei rendelkeznek,[49]

g) az (1) bekezdés g) pontja szerinti keret felett - a 7. pont c) alpontjától eltérően - gazdasági eseményenként bruttó 50 millió forintos értékhatárig az NBT elnöke, távollétében szervezeti szintű helyettese rendelkezik.

h) az (1) bekezdés h) pontja szerinti keret felett az egészségügyi államtitkár rendelkezik,[50]

i) az (1) bekezdés i) pontja szerinti keret felett a köznevelési államtitkár rendelkezik,[51]

j) az (1) bekezdés j) pontja szerinti keret felett a gondoskodáspolitikáért felelős államtitkár rendelkezik,[52]

k) az (1) bekezdés k) pontja szerinti keret felett a fogyatékosságügyi államtitkár rendelkezik,[53]

l) az (1) bekezdés l) pontja szerinti keret felett a társadalmi esélyekért és roma kapcsolatokért felelős államtitkár rendelkezik.[54]

32. A tárgyév november 30. napjáig kötelezettségvállalással nem terhelt keretösszeg felhasználható a BM Igazgatás működésére jelen Szabályzatban foglaltak szerint.

XI. A kötelezettségvállalási eljárási rendje

1. Az igény felmerülése

33. (1) Az igény felmerülését követően a lehetséges szerződéses partner felkutatása és a kötelezettségvállalás kezdeményezése az adott szakmai feladattal érintett szervezeti egység (a továbbiakban: Kezdeményező) feladata.[55]

(2) Amennyiben a kötelezettségvállalás elektronikus úton történik, a kötelezettségvállalás eljárási rendje megegyezik a jelen utasításban meghatározottakkal, azzal az eltéréssel, hogy ahol az utasítás:

a) aláírást említ, azon a minősített tanúsítvánnyal rendelkező fokozott biztonságú elektronikus aláírást,

b) megküldést említ, azon az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszeren keresztül történő továbbítást kell érteni.

2. Értékhatár vizsgálata, a kötelezettségvállalás dokumentumának előkészítése

34. Az értékhatár vizsgálata során a Kezdeményező megállapítja, hogy a szerződés megkötéséhez szükséges-e a BM Beszerzési Szabályzata vagy más jogszabály szerinti beszerzési eljárás (a továbbiakban együttesen: beszerzési eljárás) lefolytatása.

35. Az értékhatár vizsgálata során a Kezdeményező figyelembe veszi a kormany.hu honlapon közzétett tárgyévi közbeszerzési tervet, a belső honlapon (Intranet) közzétett közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések tervét és adatszolgáltatást kér a kötelezettségvállalás tárgyára vonatkozóan a PEF által vezetett kötelezettségvállalási nyilvántartásból.

36. Amennyiben nincs szükség beszerzési eljárásra, és a kötelezettségvállalás tárgya a Kezdeményező megítélése szerint különleges szakértelmet nem igényel, teljesítése rövid határidőn belül történik, szerződés helyett írásbeli megrendelés is alkalmazható. A megrendelés szövegének elkészítése a Kezdeményező feladata. A megrendelésnek tartalmaznia kell az Ávr. 50. § (1) és (2) bekezdésében foglaltakat, így különösen a megrendelő és a partner azonosítására alkalmas adatokat (név, székhely, adószám), a megrendelés tárgyát a mennyiségi és minőségi jellemzők meghatározásával, a teljesítés határidejét, az ellenértéket. A megrendelést - az 5. ponttól eltérően - kötelezettségvállalásra jogosult vezetőnek kell aláírnia, pénzügyi ellenjegyzést követően.[56]

37. Amennyiben a kötelezettségvállaláshoz nem kell beszerzési eljárást lefolytatni, a szakmailag és gazdaságilag legmegfelelőbb partner kiválasztására a Kezdeményező három ajánlatot kérhet.

38. Amennyiben a kötelezettségvállaláshoz szükség van beszerzési eljárásra, együttesen kell alkalmazni jelen Szabályzatot, valamint a BM Beszerzési Szabályzatát.

39. A Kezdeményező elkészíti a kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés tervezetét (a továbbiakban: szerződés tervezete). A szerződéstervezet elkészítésénél figyelemmel kell lenni az Ávr. 50. § (1) és (2) bekezdésében, az Ávr. 51. § (2) bekezdésében, valamint a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény 8. § (1)-(3) bekezdésében foglaltakra is.

40. A megrendelésben és szerződésben is rögzíteni kell, hogy

a) a számla benyújtásának helye

aa) a PEF,[57]

ab)[58]

b) a kifizetés határideje

ba) a számla Belügyminisztériumba történő beérkezését követő 30 nap, amennyiben a kötelezettség forrása BM Igazgatás vagy európai uniós forrás utófinanszírozással,

bb) a vonatkozó jogszabályok és az adott projektre vonatkozó eljárásrend által meghatározott, amennyiben a kötelezettség forrása európai uniós forrás szállítói finanszírozással.

3. Véleményezési eljárás

41. Az igény felmerülését és az értékhatár vizsgálatát követően a Kezdeményező a PEF részére, jogi vagy okirati ellenjegyzés szükségessége esetében a JAFO részére, szakmai ellenjegyzés szükségessége esetén a szakmai ellenjegyzésre jogosult szervezeti egység vezetője részére átiratban továbbítja a szerződéstervezetet és annak valamennyi mellékletét.[59]

42. A szerződés tervezetéhez kötelezően csatolandó mellékletek:

a) a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény szerinti közbeszerzési értékhatárt elérő vagy az azt meghaladó szerződéses összeg esetében a BM Beszerzési Szabályzatáról szóló 21/2022. (XII. 16.) BM utasítás 21. § (1) bekezdése szerinti előkészítő bizottság létrehozásáról szóló nyilatkozat,[60]

b) amennyiben a szerződés azt nem tartalmazza, a kötelezettségvállaló által tett nyilatkozat arra vonatkozóan, hogy mely jogszabályhelyre való hivatkozással, milyen indokkal mellőzte a közbeszerzési eljárást,

c) valamennyi olyan előzményirat, amely a szerződés tartalmát, előkészítésének módját alátámasztja.

43. A PEF, a JAFO, valamint a szakmai ellenjegyző jelen szabályzatban meghatározottak szerint véleményezi a szerződéstervezetet, majd - a 42. pontban megjelölt valamennyi, a szerződés tervezetéhez kötelezően csatolandó mellékletnek a hatáskörrel rendelkező JAFO-hoz, PEF-hez vagy szakmai ellenjegyzőhöz történő beérkezésétől számított - 10 munkanapon belül véleményét megküldi a Kezdeményezőnek.[61]

44. A Kezdeményező a jogi vélemény alapján átdolgozott tervezetet megküldi ismételten a JAFO és a PEF részére, amely az átdolgozott tervezet beérkezését követő 10 munkanapon belül küldi meg álláspontját a Kezdeményezőnek.[62]

45. A BM Beszerzési Szabályzat 5. pontja szerinti előzetes engedélyek beszerzése a Kezdeményező feladata.

4. Pénzügyi ellenjegyzés, jogi ellenjegyzés[63]

46. A véleményezési eljárást követően a Kezdeményező a PEF, a JAFO és a szakmai ellenjegyző által jóváhagyott véglegesített szerződést (a továbbiakban: véglegesített szerződés) a szerződő felek számánál kettővel több eredeti példányban megküldi a szakmai ellenjegyző részére szakmai ellenjegyzés céljából. Informatikai tárgyú áru vagy szolgáltatás megrendelésnél kizárólag a RERIFO vezetője lehet a szakmai ellenjegyző.[64]

47. A szakmai ellenjegyzést követően Kezdeményező a véglegesített szerződést a szerződő felek számánál kettővel több eredeti példányban megküldi a PEF részére pénzügyi ellenjegyzés céljából. A pénzügyi kötelezettséget nem tartalmazó szerződést, megállapodást pénzügyi ellenjegyzésre nem kell megküldeni, annak aláírására az állami vezető jogosult önállóan.[65]

48. A PEF - amennyiben a pénzügyi fedezet biztosított - a szerződést nyilvántartásba veszi, elkülöníti a feladat pénzügyi forrását, és pénzügyi ellenjegyzéssel látja el a dokumentumot.[66]

49. A pénzügyi ellenjegyző és a jogi ellenjegyző ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan azonos személy nem lehet.[67]

50. Forráshiány esetén a PEF a teljes dokumentációt visszaküldi a Kezdeményezőnek "pénzügyi fedezet nem áll rendelkezésre" megjegyzéssel.

51. A PEF a pénzügyi ellenjegyzéssel ellátott szerződést jogi ellenjegyzés érdekében megküldi a JAFO részére. A JAFO a jogi és pénzügyi ellenjegyzéssel ellátott szerződést megküldi a Kezdeményező részére.[68]

52. A Kezdeményező gondoskodik a szerződés szerződő felek által történő aláírásáról. Amennyiben a kötelezettségvállaló és a Kezdeményező nem azonos személy, a Kezdeményező szakmai indokolással alátámasztott átiratban kezdeményezi kötelezettségvállalónál a szerződés aláírását.

53. Abban az esetben, ha a pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó, nyilvántartásba vett, pénzügyileg ellenjegyzett szerződést a szerződő felek nem írják alá, a szerződés nem jön létre, a Kezdeményező erről indokolást tartalmazó átiratban tájékoztatja a PEF-et.

54. A Kezdeményező egy-egy eredeti, aláírt, jogilag és pénzügyileg ellenjegyzett példányt irattárba helyez, megküld a szerződő félnek és a PEF vezetőjének. Jogi vagy okirati ellenjegyzés esetén egy eredeti, aláírt, jogi és pénzügyi ellenjegyzéssel ellátott példányt a JAFO vezetője részére küld meg. Amennyiben az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben elektronikusan történik a kötelezettségvállalás, az elektronikus irat megőrzésére alkalmas felület kifejlesztése, kezelése, működtetése és a jogosult személyek részére a hozzáférés biztosítása a RERIFO feladata.[69]

55. Amennyiben a szerződés úgy szűnik meg, hogy a pénzügyi ellenjegyzés során kötelezettségvállalási nyilvántartásba vett összeg nem került teljes egészében felhasználásra, a Kezdeményező írásbeli indokolással ellátott átiratban intézkedik a PEF felé a fel nem használt összeg felszabadításáról.

XI/A. A mintaszerződés[70]

55/A. A mintaszerződés a kötelezettségvállalás céljának megfelelő tartalommal a területért felelős szakmai egységek által szükség szerint előkészített, a JAFO által jogilag ellenjegyzett és a PEF főosztályvezetője vagy helyettese által oldalanként szignált, a jogi és koordinációs helyettes államtitkár által jóváhagyott minta szerint aláírásra kerülő szerződés.[71]

55/B. A mintaszerződésekről a kötelezettségvállalásért felelős szakmai egység nyilvántartást vezet, és a bizonylatmegőrzési szabályoknak megfelelően azok megőrzéséről gondoskodik. A mintaszerződés nyilvántartásba vételét követően a kötelezettségvállalásért felelős szakmai egység egy eredeti példányt megküld a PEF és a JAFO részére.[72]

55/C. A jóváhagyott mintaszerződéstől eltérő szerződés megkötése (módosítása) során értékhatártól függően - figyelemmel a 4. pont b) alpontjára is - kötelező a jogi ellenjegyzés. A mintaszerződés alapján megkötött szerződés módosítása, ha az a mintaszerződés tartalmát érintő változást eredményezne, értékhatártól függően - figyelemmel a 4. pont b) alpontjára is - jogi ellenjegyzéshez kötött. A mintaszerződés tartalmát nem érintő módosítás esetén jogi ellenjegyzés szükséges.[73]

XII. Felelősség

56. A kötelezettségvállaló - amennyiben a kötelezettségvállaló és Kezdeményező nem azonos személy, akkor e két személy együttesen, valamint szakmai ellenjegyzés esetén a szakmai ellenjegyző - aláírásával felelősséget vállal azért, hogy a kötelezettségvállalás

a) szakmailag indokolt,

b) előzetes írásbeli pénzügyi fedezetigazoláson és jogi ellenjegyzésen alapul, és[74]

c) annak során betartották a BM Beszerzési Szabályzat előírásait.

57. Az 56. pontban meghatározott személyeket e tevékenységükért a jogszabályokban meghatározott fegyelmi felelősség terheli és kár okozása esetén a jogszabályok szerinti kártérítési felelősséggel tartoznak.

XIII. A számlák pénzügyi teljesítésének eljárási rendje a BM igazgatás előirányzatainak felhasználása esetén

58. A PEF a beérkezett és szabályszerűen kiállított számlákat 2 munkanapon belül teljesítésigazolás céljából továbbítja az érintett teljesítésigazolásra jogosult szervezeti egység részére.

59. A teljesítés igazolására jogosult személy a teljesítésigazolással és a kötelezettségvállalás dokumentumával ellátott számlát (a XIII. fejezet tekintetében a továbbiakban: dokumentumok) a számla szervezeti egységhez történő beérkezését követő 3 munkanapon belül köteles tovább küldeni a PEF részére pénzügyi teljesítés céljából.

60. A PEF a visszaérkezett dokumentumokat megvizsgálja, és amennyiben a dokumentumok között eltérést tapasztal, 3 munkanapon belül visszaküldi a teljesítésigazoló személy részére javítás céljából. A teljesítésigazoló személy a javított dokumentumokat 3 munkanapon belül köteles visszaküldeni a PEF részére.

61. A PEF a szabályszerűen összeállított dokumentumok alapján a fizetési határidő figyelembevételével gondoskodik a számla pénzügyi teljesítéséről.[75]

62. Amennyiben a teljesítésigazoló személy a dokumentumokat nem küldi vissza 3 munkanapon belül a PEF részére, a PEF írásban értesítheti az érintett szervezeti egység szakmai irányításáért felelős állami vezetőjét.

XIV. A számlák pénzügyi teljesítésének eljárási rendje Európai Uniós forrásból finanszírozott kifizetések esetén

1. Eljárási rend utófinanszírozás esetén

63. A PEF a beérkezett és szabályszerűen kiállított számlákat 2 munkanapon belül teljesítésigazolás céljából továbbítja az Európai Uniós és Nemzetközi Projektek Főosztálya (a továbbiakban: EUNPFO) felé. Az EUNPFO a beérkezett és szabályszerűen kiállított számlát, a teljesítésigazolás dokumentumát, a kifizetés kezdeményezése iratot, a szerződésben előírt, szükséges alátámasztó dokumentumokat - beleértve a kötelezettségvállalás dokumentumát - 2 munkanapon belül BM Igazgatás általi pénzügyi teljesítés esetén megküldi a PEF részére. A PEF a szabályszerűen összeállított dokumentumok alapján a fizetési határidő figyelembevételével gondoskodik a számla pénzügyi teljesítéséről.[76]

64.[77]

65.[78]

2. Eljárási rend szállítói finanszírozás esetén

66. Az EUNPFO a beérkezett és szabályszerűen kiállított számla esetén az adott projektre vonatkozó jogszabályok és eljárásrend szerint, de legkésőbb 15 napon belül továbbítja azt kifizetésre a Közreműködő Szervezet részére.[79]

XV. EGYÉB RENDELKEZÉSEK[80]

67. (1) A Kormány által elrendelt veszélyhelyzet esetén a gazdasági helyettes államtitkár javaslatára a közigazgatási államtitkár elrendelheti a

a) 19/A. pont (utalvány ellenjegyzése),

b)[81]

c) gazdasági eseményenként kétszázezer forintot meg nem haladó kötelezettségvállalás esetében az írásbeli kötelezettségvállalás és pénzügyi ellenjegyzés szabályainak

mellőzését.

(2) Az (1) bekezdés alkalmazásának kezdőidőpontját, időtartamát a gazdasági helyettes államtitkár javaslata alapján a közigazgatási államtitkár írásba foglalt döntésével határozza meg.

1. függelék

2. függelék[82]