14/2015. (V. 11.) NFM utasítás

a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium beszerzéseinek szabályozásáról

A közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény 22. § (1) bekezdése, valamint az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (2) bekezdés b) pontja alapján a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjéről, a nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyek, valamint szervezetek felelősségi köréről és a közbeszerzési eljárásai dokumentálási rendjéről az alábbiak szerint rendelkezem:

1. Az utasítás hatálya

1. § (1) Az utasítás személyi hatálya kiterjed a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: NFM) valamennyi önálló szervezeti egységére.

(2)[1] Az utasítás tárgyi hatálya az NFM következő beszerzéseire terjed ki:

a) az NFM Igazgatás költségvetése terhére, az NFM fejezeti kezelésű előirányzataiból, valamint az NFM által kiírt és európai uniós forrás felhasználásával megvalósuló, a közbeszerzésekről szóló törvény (a továbbiakban: Kbt.) hatálya alá tartozó közbeszerzési eljárás alapján történő beszerzés;

b) az NFM mint az Uniós fejlesztések fejezetbe tartozó fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználásának rendjéről szóló 549/2013. (XII. 30.) Korm. rendelet, valamint a 2014-2020 programozási időszakban az egyes európai uniós alapokból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet szerinti kezelő szerv közbeszerzési eljárás útján történő beszerzésére;

c) közbeszerzés lefolytatását nem igénylő beszerzésre, amennyiben az adott beszerzés nem tartozik a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium szerződései megkötésének és nyilvántartásának szabályairól szóló 41/2015. (XII. 23.) NFM utasítás hatálya alá.

(2a)[2] A 3. §-ban foglalt rendelkezéseket az NFM valamennyi beszerzésére alkalmazni kell.

(3) Nem terjed ki az utasítás hatálya

a) azokra a beszerzésekre, amelyeknél a társfinanszírozásra (pl. PHARE, EIB, EBRD) tekintettel, a finanszírozásban részt vevő nemzetközi szervezetek által előírt feltételek szerinti eljárást kell alkalmazni;

b) azokra a beszerzésekre, amelyeket beszerzőként az NFM irányítása alatt álló költségvetési szervek vagy az NFM-mel kötött külön szerződés alapján gazdasági társaságok folytatnak le;

c) a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet] 3. § e) pontjában rögzített kiemelt termékek (központosított) beszerzésére;

d) az olyan, jogszabályban meghatározott speciális szerződésekre, amelyek esetében a jogi és közbeszerzési szempontú megfelelőséget külső szakértő vagy tanácsadó nyilatkozata biztosítja.

(4) Az utasítás rendelkezéseitől való eltérést - a Kbt. 22. §-ában előírtak figyelembevételével - a miniszter engedélyezheti.

(5) Külső személlyel közbeszerzési eljárásban történő közreműködés céljából külön megállapodást a Kbt., az NFM kötelezettségvállalásokra vonatkozó előírásai és az utasítás rendelkezései figyelembevételével kell megkötni. Az NFM közbeszerzési eljárásaiban történő közreműködés céljából külső személlyel megbízási szerződés akkor köthető, ha a megbízott a szerződésben magára nézve kötelezőnek ismeri el jelen utasítás rendelkezéseit.

2. Döntéshozó

2. § (1) A döntéshozó a közigazgatási államtitkár (a továbbiakban: döntéshozó), aki

a) kijelöli a közbeszerzési eljárásban részt vevőket;

b) az NFM mint ajánlatkérő nevében meghozza a közbeszerzési eljárást lezáró döntéseket.

(2) A döntéshozó jóváhagyja a bírálóbizottság (a továbbiakban: BB) által véglegesített eljárást megindító felhívást is tartalmazó dokumentációt. Az eljárási cselekményekhez kapcsolódóan a BB javaslata alapján döntést hoz.

(3) A döntéshozó jelöli ki a BB elnökét és állandó tagjait. A döntéshozó az eljárás titkárát, az eljárásban közreműködő egyéb személyeket, illetve szakértőket a Gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: Főosztály) vezetője javaslatának figyelembevételével jelöli ki.

(4) A döntéshozó kizárólagos jogköre döntést hozni:

a) a pénzügyi fedezet biztosításáról;

b) a BB elnökének és tagjainak személyéről;

c) az ajánlattevőknek az eljárásból történő kizárásáról;

d) az ajánlatok érvénytelenítéséről;

e) a nyertes ajánlatról, a nyertes ajánlattevő személyéről;

f) az eljárás módosításáról, visszavonásáról;

g) az eljárás eredménytelenségéről;

h) az esetleges jogorvoslati eljárásban az NFM-et képviselő személyekről;

i) a közbeszerzési eljárás megindításáról;

j) az eljárásban részt vevő további személyek meghatározásáról (ideiglenes tagok, külső és belső szakértők, tanácsadók).

(5) A döntéshozó a kizárólagos hatáskörébe tartozó döntéseket a BB javaslatát követően hozza meg. A döntéshozót a BB javaslata nem köti, döntéséért - a Kbt.-ben foglaltaknak megfelelően - egy személyben felelős. Amennyiben ezt a döntéshozó szükségesnek tartja, a döntésének megalapozása érdekében további szakértőket is igénybe vehet.

3. A közbeszerzési terv, az éves statisztikai összegezés, az adatszolgáltatás köre

3. § (1) A Főosztály a Kbt. 33. § (1) bekezdésében foglaltak szerint a költségvetési év elején, legkésőbb tárgyév március 31. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet készít, amelyet az adott évre tervezett beszerzési igényekről, az NFM önálló szervezeti egységeitől bekért, az adott szervezeti egység tárgyévi tervezett beszerzéseinek adatai alapján állít össze, amelyek a következők:

a) a beszerzés típusa, valamint tárgyának rövid, összefoglaló megnevezése;

b) a beszerzés tárgyának részletes leírása (olyan részletezéssel, amiből megállapítható, hogy az adott beszerzés konkrétan mire irányul);

c) a beszerzés várható nettó értéke (becsült érték);

d) a szerződéskötés tervezett időpontja;

e) a tervezett teljesítési időpont;

f) a szerződő fél, felek (ha ismert);

g) kivételek és a mindenkori közbeszerzési értékhatárt el nem érő beszerzések esetén jogszabályi hivatkozás vagy az indokoló körülmény megjelölése;

h) közbeszerzés esetén az eljárás tervezett típusa (nyílt, meghívásos, tárgyalásos, versenypárbeszéd, keretmegállapodás);

i) közbeszerzés esetén az eljárás indításának tervezett időpontja; j) a kötelezettségvállaló megnevezése.

(2) A tervezés menete és nyomon követése:

a) A Főosztály beszerzési tervezési felhívást küld az NFM valamennyi önálló szervezeti egysége részére.

b) Az egyes önálló szervezeti egységek a beszerzési igényeiket az (1) bekezdésben meghatározott adattartalommal március 10-ig megküldik a Főosztály részére.

c) A Főosztály feldolgozza a beérkezett beszerzési igényeket, amelyek alapján elkészíti a Kbt. szabályainak figyelembevételével a közbeszerzési tervet. A közbeszerzési terv tartalmazza az NFM adott évben, az irányadó közbeszerzési értékhatárt elérő értékű, kivételnek nem minősülő beszerzéseit, illetve utal a központosított közbeszerzési körbe tartozó közbeszerzésekre, valamint a közbeszerzési terv elkészítése előtt tárgyévben megvalósított közbeszerzésekre is.

d) Az önálló szervezeti egységek (adatszolgáltatók) által benyújtott beszerzési igények feldolgozását követően, az egyes szervezeti egységek adatszolgáltatásában szereplő valamennyi tételt a Főosztály ellenőrzi.

e) A Főosztály a véglegesített közbeszerzési tervet megküldi a döntéshozó részére jóváhagyásra oly módon, hogy a jóváhagyás tárgyév március 31-ig megtörténjen.

(3) A közbeszerzési terv nem vonja maga után az abban megadott közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatásának kötelezettségét, azonban közbeszerzési eljárás nem folytatható le anélkül, hogy a tervben ne szerepeljen.

(4) A jóváhagyott közbeszerzési tervet az év közben bekövetkező változásokra tekintettel szükség szerint aktualizálni kell, amelynek eljárásrendje tekintetében a (2) bekezdésben foglaltak és a Kbt. 33. § (3) bekezdése értelemszerűen irányadóak azzal, hogy a közbeszerzési terv módosítására előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb változás felmerülése esetében, indokolási kötelezettség mellett van mód. A közbeszerzési terv módosítására a Főosztály tesz javaslatot - a módosítás indokának feltüntetésével - az önálló szervezeti egység (adatszolgáltató) által részére megküldött - indokolást tartalmazó - kérelme alapján. A kérelemben foglaltak helytállóságáért az adatszolgáltató önálló szervezeti egység vezetője a felelős.

(5) A közbeszerzési terv nyilvános. A Főosztály ennek keretében - a Kbt. 31. § (1) bekezdésében és a közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló 46/2011. (III. 25.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 46/2011. (III. 25.) Korm. rendelet] 13. §-ában foglalt kötelezettség és a Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a kormányzati kommunikációs beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet] 8. § a) pontja szerint - gondoskodik a közbeszerzési tervnek, valamint módosításának (módosításainak) a Közbeszerzési Hatóság által működtetett Közbeszerzési Adatbázisban (a továbbiakban: KBA), illetve amennyiben az adatbázisban való közzététel valamely okból nem lehetséges, az NFM saját honlapján, a közbeszerzési terv módosítása esetén a módosítás elkészítését és jóváhagyását követően haladéktalanul történő közzétételéről, továbbá a Miniszterelnökség (a továbbiakban: ME), a Belügyminisztérium (a továbbiakban: BM) és a Nemzeti Kommunikációs Hivatal (a továbbiakban: NKH) részére történő megküldésről.

(6) A Főosztály gondoskodik a költségvetési év végén az éves közbeszerzésekről a Közbeszerzési Hatóságnak adandó éves statisztikai összegezés összeállításáról, valamint a tárgyévet követő év május 31-ig intézkedik az éves statisztikai összegezés Közbeszerzési Hatósághoz történő eljuttatásáról.

4. A BB

4. § (1) A Kbt.-ben megfogalmazott célok érvényesülése, az NFM költségvetési forrásainak hatékony, átlátható és ellenőrizhető felhasználása, a közbeszerzési eljárások során a verseny tisztaságának és nyilvánosságának biztosítása érdekében a közbeszerzésekkel kapcsolatos döntések előkészítése érdekében BB működik.

(2) A BB a döntéshozónak alárendelten működik.

5. A BB feladat- és hatásköre

5. § (1) A BB feladat- és hatáskörébe tartozik az NFM jelen utasítás hatálya alá tartozó közbeszerzései tekintetében a vonatkozó döntések előkészítése és döntési javaslatok döntéshozó részére történő felterjesztése.

(2) A BB a közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelemmel rendelkező személyek és az eljárásba bevont szakértők közreműködésével

a) a közbeszerzési eljárás előkészítése és a részvételi/ajánlattételi időszak során:

aa) meghatározza a közbeszerzési eljárás lefolytatása során irányadó eljárási rendet a kezdeményező önálló szervezeti egység által megállapított becsült érték alapján,

ab) meghatározza a részvételre jelentkezőkkel/ajánlattevőkkel (a továbbiakban együttesen: ajánlattevők), alvállalkozókkal, kapacitást nyújtó szervezettel szemben támasztott pénzügyi, gazdasági, valamint műszaki és szakmai alkalmassági feltételeket, továbbá a kizáró okokat és mindezek igazolásának módjait a közbeszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység javaslatainak figyelembevételével,

ac) meghatározza a hiánypótlás rendjét,

ad) kidolgozza és véglegesíti az eljárás bírálati szempontját,

ae) az összességében legelőnyösebb bírálati szempont esetén meghatározza a részszempontokat, azok súlyszámát, az ajánlatok részszempontok szerinti tartalmi elemeinek értékelése során adható pontszám alsó és felső határát, valamint az értékelés módszerét a Kbt. rendelkezései alapján,

af) kidolgozza és véglegesített formájában elfogadja az eljárást megindító felhívást, továbbá a szerződéstervezetet, valamint összeállítja és elfogadja a teljes dokumentációt,

ag) elfogadja a közbeszerzéssel kapcsolatos bejelentési, adatszolgáltatási kötelezettség teljesítésével összefüggésben összeállított dokumentumokat (különösen ME, BM, NKH részére történő felterjesztés esetén),

ah) megválaszolja az ajánlattevők által feltett szakmai kérdéseket, teljesíti a kiegészítő tájékoztatást,

ai) részt vesz a helyszíni bejáráson, a konzultáció keretében nyújtott kiegészítő tájékoztatáson, választ ad az ott felmerülő szakmai kérdésekre;

b) az ajánlatok benyújtását követően:

ba) részt vesz a bontási eljárásban,

bb) végrehajtja az ajánlatok, illetve - a két szakaszból álló eljárásoknál - a részvételi jelentkezések és az ajánlatok értékelését, minősítését,

bc) tárgyalásos eljárásban lefolytatja a tárgyalásokat,

bd) javaslatot tesz az ajánlatok érvényességének, illetve érvénytelenségének megállapítására,

be) elvégzi az érvényes ajánlatok bírálatát,

bf) döntési javaslatot készít a döntéshozó részére az ajánlat(ok) érvénytelenségének megállapítására, az ajánlattevő kizárására, az eljárás, eredményességének, illetve eredménytelenségének megállapítására,

bg) az egyéni bírálat elvégzése után közös döntési javaslatot készít az eljárás nyertesének megállapítására.

(3) A BB a közbeszerzési eljárás lefolytatása során az eljárási határidők és az ajánlati kötöttség betartása érdekében, eltérően az általános szerződéskötési szabályoktól, közvetlenül látja el

a) a szerződéstervezet változása esetén az elvi engedélyezés és a véleményezés feladatait;

b) a szerződés megkötését megelőző láttamozási feladatokat.

6. A BB működése

6. § (1) A BB állandó és ideiglenes tagokból áll, továbbá ülésein tanácskozási joggal állandó meghívottként az Ellenőrzési Főosztály vezetője is részt vesz.

(2) A BB állandó tagjai:

a) a BB elnöke;

b) a Főosztály vezetője vagy az általa közbeszerzési szakértelemmel rendelkező kijelölt kormánytisztviselő;

c) a Gazdasági Ügyekért Felelős Helyettes Államtitkárság képviseletében a Költségvetési Főosztály vezetője által kijelölt kormánytisztviselő;

d) a Jogtanácsosi Főosztály képviseletében a Jogtanácsosi Főosztály vezetője által kijelölt kormánytisztviselő.

(3) A (2) bekezdésben meghatározott vezetők - az állandó tag akadályoztatása esetére - egy vagy több állandó póttagot (a továbbiakban: póttag) jelölnek.

(4) Az egyes közbeszerzések lebonyolítása során a BB ideiglenes tagokkal egészül ki. Ideiglenes tag a közbeszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt személy, fejezeti kezelésű előirányzatból finanszírozott közbeszerzés esetén az előirányzat külön utasítás szerinti szakmai kezelőjének vezetője vagy az általa kijelölt személy. Ideiglenes tag lehet továbbá más érdekelt önálló szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt személy, illetve a külső szakértő.

(5) Az elnök a döntéshozó által kijelölt kormánytisztviselő. A BB nevében az elnök ír alá. Az elnököt akadályoztatása esetén a döntéshozó által megbízott személy (póttag) helyettesíti.

(6) A BB a közbeszerzési feladatok ellátásához külső szakértő(ke)t, szakértő cég(ek)et, hivatalos közbeszerzési tanácsadót is igénybe vehet, ha ezt a feladat speciális jellege indokolja. A külső szakértő az adott eljárásban a BB ülésén - amennyiben nem kerül ideiglenes tagként megbízásra - tanácskozási joggal rendelkezik.

(7) A külső szakértővel és a hivatalos közbeszerzési tanácsadóval a közbeszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység szerződik, tartja a kapcsolatot, és viseli a kapcsolódó költségeket a 9. § (1) bekezdésében foglaltakra figyelemmel. A Főosztály felelős azért, hogy a külső szakértő az összeférhetetlenségi és szükség szerint a titoktartási nyilatkozatot megtegye.

(8) A BB titkári feladatait a Főosztály látja el.

(9) Az elnök, a BB állandó tagjai és a póttagok megbízatása visszavonásig érvényes. A BB tagjai megbízatásukat személyesen kötelesek ellátni. Az állandó tagot akadályoztatása esetén a póttag helyettesíti. A helyettesítés kiterjedhet a teljes beszerzési eljárás lefolytatására vagy egyes eljárási cselekményekben való részvételre is.

(10) A BB állandó, illetve póttagjainak megbízatása megszűnik:

a) a megbízás visszavonásával;

b) lemondással;

c) a BB tagjaira vonatkozó kizáró körülmények bekövetkezése esetén;

d) az NFM-mel fennálló kormánytisztviselői jogviszony megszűnése, illetve a (2) bekezdésben megjelölt delegáló önálló szervezeti egységtől történő belső áthelyezés esetén.

(11) A BB ideiglenes tagjának megbízatása megszűnik továbbá annak az eljárásnak a lezárásával, amellyel kapcsolatban delegálásra került.

(12) A BB állandó tagja megbízatásának megszűnése esetén az új tag kijelölésére a (2) és (9) bekezdésben foglaltakat kell irányadónak tekinteni. Az új tag kijelöléséig a póttag látja el az állandó tagot terhelő kötelezettségeket, és gyakorolja az állandó tagot megillető jogokat. Abban az esetben, ha póttag jelölésére nem került sor, akkor a BB határozatképességének folyamatos biztosítása érdekében az eredeti állandó tagot delegáló önálló szervezeti egység legkésőbb az állandó tag megbízatása megszűnését követő nyolc napon belül köteles az új állandó tag és az őt helyettesítő póttag kijelöléséről gondoskodni.

(13) A BB állandó tagjává vagy póttagjává, illetve ideiglenes tagjává csak olyan kormánytisztviselő nevezhető ki, aki a kinevezését megelőzően jogszabályban meghatározott módon vagyonnyilatkozatot tett. A BB állandó tagjai, a póttagok és az ideiglenes tagok az adott eljárás vonatkozásában kötelesek összeférhetetlenségi és szükség szerint titoktartási nyilatkozatot tenni.

(14) A BB állandó tagjai és póttagjai, illetve ideiglenes tagjai és az eljárásba bevont külső szakértők tevékenységük során nem vehetnek részt azoknak az ügyeknek az intézésében, amelyeknél részükről a Kbt. 24. §-a szerinti összeférhetetlenség áll fenn.

(15) Az összeférhetetlenségről az elnököt haladéktalanul tájékoztatni kell. A BB nem veheti igénybe azon állandó tag, póttag, külső szakértő közreműködését, akivel szemben az adott eljárás folyamán összeférhetetlenségi ok merült fel. Az elnök a saját személyét érintő összeférhetetlenségi okról a döntéshozót tájékoztatja, az adott eljárásban az elnöki jogokat a póttag gyakorolja. Állandó tag összeférhetetlensége esetén helyébe a póttag lép, az ideiglenes tag és a külső szakértő személye vonatkozásában felmerülő összeférhetetlenség esetén a beszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység gondoskodik a helyettesítésről. A közbeszerzési eljárás megkezdése előtt szükséges gondoskodni az összeférhetetlenségi nyilatkozat aláíratásáról, és a közbeszerzési eljárás mindaddig nem kezdhető meg, amíg azok nem állnak a Főosztály rendelkezésére. Az adott eljárásra vonatkozó összeférhetetlenségi nyilatkozatokat az adott eljárás dokumentumaként kell kezelni.

(16) A BB tagjai az ajánlatok szakmai tartalmának értékelése során nem utasíthatók, álláspontjukat önállóan, a jogszabályi előírások figyelembevételével kizárólag szakmai ismereteik, valamint a BB munkáját támogató szakértők által kifejtettek figyelembevételével, az eljárást megindító felhívásban megadott szempontok és pontrendszer alapján alakítják ki. A BB tagok indokolással ellátott egyéni bírálati lapjai az értékelési jegyzőkönyv mellékleteit képezik.

(17) A BB tagjainak felelőssége azon feladatkörön belül áll fenn, amely tekintetében kijelölésükre sor került.

7. A BB feladatai

7. § (1) A BB üléseiről jegyzőkönyv készül, amelyet az elnök ír alá, és az elnök által felkért tag hitelesít. A jegyzőkönyvet az adott eljárás dokumentumaként kell kezelni. A jegyzőkönyvet a BB tagjainak kérésükre meg kell küldeni.

(2) A BB üléséről készült jegyzőkönyvet tájékoztatásul, kérésre, meg kell küldeni a közigazgatási államtitkárnak.

(3) A BB az állandó tagok - vagy azokat helyettesítő póttagok - felének és a közbeszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység egy képviselőjének [6. § (4) bekezdés] jelenlétében határozatképes.

(4) A BB a döntéseit nyilvános szavazással, szótöbbséggel hozza, szavazategyenlőség esetén az elnök szavazata dönt.

(5) A döntésre vonatkozó szavazatokat a jegyzőkönyvben - egyhangú döntés kivételével - név szerint kell feltüntetni. Az állandó tag (póttag) a nemleges szavazatát köteles megindokolni, és kérésére ellenvéleményét a jegyzőkönyvben fel kell tüntetni.

(6) A BB elnöke az írásos anyag(ok) egyidejű megküldése mellett ülésen kívül, határidő kitűzésével elektronikus szavazást kezdeményezhet. A tagoknak szavazatukat elektronikusan kell megadniuk (telefaxon, e-mailen), és az aláírt dokumentumokat meg kell küldeniük a Főosztálynak. A szavazás eredményéről ebben az esetben is jegyzőkönyvet kell felvenni, csatolva a tagok véleménynyilvánítására vonatkozó dokumentumokat. A tagokat a szavazás eredményéről elektronikus úton tájékoztatni kell.

(7) A BB az ajánlatok (részvételi jelentkezések) felbontását követően a Kbt.-ben foglalt eljárási szabályok és az eljárást megindító felhívásban meghatározott szempontok szerint dönt különösen a kiegészítő tájékoztatás, felvilágosítás, indokolás és hiánypótlás elrendeléséről, és javaslatot tesz az alkalmatlan ajánlattevők kizárására, az ajánlatok érvénytelenítésére, a nyertes ajánlattevő(k)re.

(8) A BB nyertes ajánlattevőre vonatkozó döntési javaslatát jóváhagyásra az elnök küldi meg a döntéshozónak. A nyertes döntéshozói jóváhagyás hiányában nem hirdethető ki.

(9) A Kbt. 30-31. §-aiban előírt hirdetmények és tájékoztatók közzétételéről, valamint a szerződés megkötését követően a szerződés nyilvánosnak minősülő részének közzétételéről a BB elnök a Főosztály útján haladéktalanul gondoskodik.

8. A Főosztály feladatai

8. § (1) A Főosztály nyilvántartja, kezeli és irattározza a közbeszerzések dokumentumait, valamint gondoskodik a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződések tekintetében a szerződés megkötését követően a KBA-ban történő és a Kbt. 31. § (1) bekezdésében máshol nem említett közzétételi kötelezettség teljesítéséről.

(2) A dokumentáció módosításával kapcsolatos vélemények, tárgyalás során módosításra kerülő feltételek véglegesítését a Főosztály koordinálásával a bizottsági tagok végzik.

(3) Az eljárást megindító felhívás és dokumentáció - valamint versenypárbeszéd esetén az ismertető - elkészítése a Főosztály feladata a közbeszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység közreműködésével. A jóváhagyott eljárást megindító felhívás közzétételéről és az érintettekhez történő eljuttatásáról a Főosztály gondoskodik.

(4) Az NFM mint ajánlatkérő a közbeszerzési eljárásban a Kbt. szerinti, az ajánlattevők felé fennálló kiegészítő tájékoztatási kötelezettségét a Főosztály útján teljesíti. A kiegészítő tájékoztatási kötelezettség kizárólag írásban teljesíthető. Az ajánlattevők részéről az ajánlati (ajánlattételi, részvételi) felhívásban vagy dokumentációban foglaltakkal kapcsolatban írásban feltett kérdésekre a Főosztály - az adott közbeszerzési tárggyal kapcsolatos szakmai megítélést igénylő kérdések tekintetében a Kbt.-ben foglalt határidők megtartása mellett, a közbeszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység álláspontja szerint - ad választ.

(5) Az eljárás során szükséges értesítések, hiánypótlásra való felhívás érintettek részére történő eljuttatása a Főosztály feladata.

(6) A beérkezett részvételi jelentkezéseket, ajánlatokat a Főosztály bontja fel.

(7) Az eljárás eredményének (eredménytelenségének) kihirdetéséről, a külön jogszabályban meghatározott minta szerinti összegezés elkészítéséről és az eljárás eredményének közzétételéről a Főosztály gondoskodik.

(8) A nyertes ajánlattevő kiválasztására vonatkozó, az eljárás eredményéről készített összegezés megküldésével a Főosztály haladéktalanul tájékoztatja a közbeszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység vezetőjét a szerződés megkötése érdekében.

(9) A Főosztály a szerződés módosításáról szóló tájékoztatót - a Kbt. szerinti határidőben - hirdetményben teszi közzé.

9. Az eljárás lefolytatásának előkészítése, a szerződéskötéssel és annak lezárásával kapcsolatos egyéb feladatok

9. § (1) Közbeszerzési eljárás kezdeményezésére az NFM Igazgatás jóváhagyott éves költségvetésében tételes előirányzattal vagy az előirányzat felosztása következtében jóváhagyott összeggel rendelkező önálló szervezeti egység, a fejezeti kezelésű előirányzatok esetében külön utasításban kijelölt szakmai kezelő, európai uniós forrásból megvalósuló beszerzés esetén a forrás felett rendelkezési jogkörrel rendelkező önálló szervezeti egység (együtt: közbeszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység) vezetője jogosult. A közbeszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység vezetőjének az eljárás megindítására vonatkozó, a Főosztályhoz címzett kezdeményezéséhez csatolnia szükséges:

- a közbeszerzés tárgya szerint szakmailag illetékes helyettes államtitkár, államtitkár vagy a miniszteri kabinetfőnök jóváhagyását,

- a közbeszerzés tárgyára vonatkozó részletes feladatspecifikációt (műszaki leírást),

- a műszaki-szakmai alkalmassági feltételekre vonatkozó javaslatot,

- a fedezet rendelkezésre állásáról szóló nyilatkozatot,

- az ideiglenes (műszaki-szakmai szakértelemmel rendelkező) bizottsági tag és póttag kijelölését,

- a szerződéstervezetet.

(2) A közbeszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység vezetőjének feladata:

a) a beszerzés tárgyának pontos meghatározása;

b) a közbeszerzéssel kapcsolatos helyzet-, illetve piacfelmérés. A közbeszerzési eljárás becsült értékét a piaci viszonyok felmérésével kell meghatározni. A piac felmérése kizárólag úgy történhet, hogy az ne veszélyeztesse a lefolytatandó közbeszerzési eljárás pártatlanságát, tisztaságát. A beszerzés tárgyának ellenszolgáltatásaként kért összegnek kell tekinteni a beszerzés tárgyának a konkrét értékén túl a járulékos szolgáltatások árát és más költségeket, amelyek kapcsolódnak a beszerzés tárgyához;

c) a BB ideiglenes tagjának személyére és a becsült érték alapján, valamint a beszerzés tárgyát, jellegét, sajátosságait, a beszerzés időbeni szükségességét figyelembe véve az eljárás típusára vonatkozó indokolt javaslat megfogalmazása;

d) az eljárás megindításának előfeltételét képező nyilatkozatok beszerzése és megküldése a Főosztály részére;

e) az eljárást megindító felhívás összeállítása érdekében a közbeszerzés tárgya szerint megkívánt minimum műszaki és szakmai alkalmassági feltételrendszer kidolgozása, valamint az ajánlati dokumentáció tervezetének összeállítása érdekében a közbeszerzés tárgyának részletes leírása (műszaki specifikáció, részletes feladatmeghatározás);

f) a szükséges intézkedések megtétele a szerződés létrejötte (megkötése) iránt;

g) a szerződéskötés, továbbá a szerződéskötést követően haladéktalanul, de legkésőbb a szerződéskötést követő munkanapon tájékoztatás nyújtása - az aláírt szerződés papíralapú vagy elektronikus másolatának megküldésével - a Főosztály részére;

h) a megkötött szerződés teljesítésének figyelemmel kísérése;

i) amennyiben annak jogszabályi feltételei fennállnak, a megkötött szerződés módosításának kezdeményezése.

(3) Azon közbeszerzési eljárások esetében, ahol az ajánlattevő(k) felkérése közvetlenül történik, annak meghatározása, hogy legalább mely ajánlattevő(k) részére kerüljön megküldésre az ajánlattételi felhívás, a közbeszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység felelősségi körébe tartozik.

(4) A felkérés alapján a Főosztály a BB tagjaival összeállítja a dokumentációt. A véglegesített dokumentációt, a szerződések megkötésére vonatkozó általános előírásoknak megfelelően megküldi véleményezésre és kabinetfőnöki jóváhagyásra (elvi engedély).

(5) Az NFM által véglegesített eljárást megindító felhívás és dokumentáció további jóváhagyása a részben vagy egészben európai uniós forrás felhasználásával megvalósuló közbeszerzések esetén a 2007-2013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet és a 2014-2020 programozási időszakban az egyes európai uniós alapokból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet előírásainak figyelembevételével, hazai költségvetési forrásból megvalósuló beszerzések esetén a 46/2011. (III. 25.) Korm. rendelet és a 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet előírásainak figyelembevételével történik.

(6) A jóváhagyott dokumentációban az eljárás során módosítás véleményezése a kiegészítő tájékoztatás vagy az eljárás rendje szerinti tárgyalás során a BB megfelelő szakmai szakértelemmel rendelkező tagjának joga és kötelessége.

(7) Az ajánlati kötöttségre figyelemmel az eredményhirdetést követően - figyelemmel a szerződéskötési moratóriumra is - a szerződés közvetlenül kerül felterjesztésre aláírásra.

(8) A szerződést - a kötelezettségvállalásra vonatkozó előírásokra tekintettel - a kötelezettségvállalásra jogosult vezető köti meg az NFM nevében, és kíséri figyelemmel annak teljesítését, valamint eltérő rendelkezés hiányában igazolja az elvégzett munkát, továbbá érvényesíti az esetleges igényeket. A megkötött szerződés egy - aláírt, papíralapú vagy elektronikus - másolati példányát a szerződéskötést követően haladéktalanul, de legkésőbb a szerződéskötést követő munkanapon a közbeszerző önálló szervezeti egység köteles a Főosztály részére megküldeni.

(9) A közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződések nyilvántartásba vételére, tejesítés igazolására, érvényesítésére, utalványozására, módosításának kezdeményezésére az általános szerződéskötési szabályok az irányadóak.

(10) A közbeszerzési eljárás eredményeként kötött szerződések teljesüléséről - a pénzügyi teljesítést követően haladéktalanul, legfeljebb négy munkanapon belül - a közbeszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység a teljesítésigazolás másolatának és a pénzügyi teljesítés igazolásának megküldésével köteles a Főosztályt tájékoztatni a Kbt.-ben foglalt közzétételi kötelezettségek határidőben történő teljesíthetősége érdekében.

(11) A közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység köteles a Főosztályt haladéktalanul tájékoztatni bármely, a közbeszerzési eljárás lefolytatásával vagy a szerződés teljesítésével kapcsolatban felmerült lényeges körülményről.

10. Egyéb rendelkezések

10. § (1) A 46/2011. (III. 25.) Korm. rendelet szerinti állásfoglalás kiadása, illetve uniós eljárásrendű eljárás esetén az Országgyűlés illetékes bizottsága általi, a Kbt. alkalmazását kizáró előzetes döntés meghozatala érdekében a Főosztály a beszerzést kezdeményező önálló szervezeti egységgel való együttműködésben készíti el a dokumentumokat és küldi meg a döntéshozónak.

(2) Amennyiben a beszerzés indításához szükséges és a 46/2011. (III. 25.) Korm. rendelet szerinti állásfoglalás rendelkezésre áll, illetve uniós eljárásrendű eljárásnál az Országgyűlés illetékes bizottsága a Kbt. alkalmazását kizáró előzetes döntését meghozta, a részvételi, illetve ajánlattételi felhívást a Főosztály küldi meg a részvételre, illetve ajánlattételre felkérni kívánt szervezeteknek.

(3) A 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet 1. számú melléklete szerinti országosan kiemelt termékeket a kijelölt szervezeten a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóságon keresztül a 168/2004. (V. 25.) Korm. rendeletben meghatározott módon kell beszerezni.

(4) Jogorvoslattal érintett közbeszerzési eljárás esetén a Közbeszerzési Döntőbizottság előtti képviseletet a BB javaslatára, a döntéshozó által felkért vagy megbízott személy látja el, a BB és a Főosztály kijelölt kormánytisztviselőjével együtt.

(5) A szerződések becsült értékének kiszámítása során a szerződéskötést kezdeményező önálló szervezeti egység köteles érvényesíteni a Kbt. 18. § (1) és (2) bekezdésében rögzített részekre bontás tilalmára vonatkozó rendelkezéseket.

(6) A szerződés előkészítésének folyamatában pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén, amennyiben

a) az adott szerződés értéke nem éri el a mindenkori közbeszerzési értékhatárt;

b) a Kbt. 4. számú melléklete szerinti jogi szolgáltatás megrendelésére irányul, és a Kbt. 19. § (3) bekezdése alapján nem kell közbeszerzési eljárást lefolytatni;

c) az adott szerződés értéke nem éri el az uniós értékhatárt és a Kbt. 120. §-ában a kivételek között feltüntetésre került.

Ugyanakkor nem kizárólagosan egy szervezet/személy képes teljesíteni, a szakmailag és gazdaságilag legmegfelelőbb partner(ek) kiválasztása érdekében lehetőség szerint legalább 3 (három) ajánlat bekérése és kiértékelése a szerződéskötést kezdeményező önálló szervezeti egység feladata.

(7) A kiértékelést és a kiválasztást jegyzőkönyvbe kell foglalni, amelyet az árajánlatokkal együtt az aláírásra előterjesztett szerződéshez csatolni szükséges.

(8) A 46/2011. (III. 25.) Korm. rendelet rendelkezései alapján a szerződéskötést kezdeményező önálló szervezet egység a megkötni vagy módosítani tervezett, a Kbt. 18. § (2) bekezdése szerint számítva nettó ötvenmillió forintot elérő értékű azon szerződések esetében, amelyek megkötésére nem közbeszerzési eljárás keretében kerül(t) sor, a szerződés megkötését, illetve módosítását a Korm. rendelet szerinti előterjesztésnek az ME részére való közvetlen megküldésével (kozbeszerzes.ellenorzes@me.gov.hu e-mail címre) kell kezdeményeznie.

(9) A lefolytatott közbeszerzési eljárásban a BB döntéseiért, valamint a Kbt.-ben foglaltak megtartásáért - az ott előírtaknak megfelelően - a BB, illetve a BB adott eljárásban részt vevő állandó vagy pót- és ideiglenes tagjai a szakmai szakértelmüknek megfelelő feladatkörön belül személyes (munkajogi, illetve anyagi) felelősséggel tartoznak. A jelen utasításban rögzített, a közbeszerzési eljárások eredményeként megkötött szerződések és módosításaik másolatának megküldésére vonatkozó kötelezettség teljesítéséért a közbeszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység által az adott közbeszerzési eljárásba delegált ideiglenes tag tartozik felelősséggel. A jelen utasításban rögzített és a szerződések teljesítésével kapcsolatos tájékoztatási kötelezettség elmaradásáért a közbeszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység által az adott közbeszerzési eljárásba delegált ideiglenes tag tartozik felelősséggel.

(10) A közbeszerzési eljárások Kbt.-ben előírt adminisztratív feladatainak teljesítéséért, illetve az ezekre vonatkozó szabályok megtartásáért a Főosztály vezetője felelős.

(11) Jogsértő esemény, illetve jogsértő döntés esetén mentesül a felelősség alól, aki az adott döntés során "nem"-mel szavazott, és ellenvéleményét kérésére rögzítették, valamint az is, akinek távollétében történt a jogsértő esemény, illetve született a jogsértő döntés.

(12) Aki a közbeszerzések során vagy azokkal kapcsolatban bármilyen szabálytalanságot vagy az eljárás tisztaságát veszélyeztető cselekményt észlel, a tisztességtelen piaci magatartás és a versenykorlátozás tilalmáról szóló 1996. évi LVII. törvény 11. §-a vagy az Európai Unió működéséről szóló szerződés 101. cikke szerinti rendelkezések nyilvánvaló megsértését észleli, vagy azt alapos okkal feltételezi, arról haladéktalanul köteles az elnököt írásban értesíteni.

(13) Az (1) bekezdésben meghatározott felelősséggel kapcsolatos helytállás maradéktalan teljesítése érdekében az NFM a BB állandó, pót- és ideiglenes tagjai tekintetében felelősségbiztosítást köt.

11. Záró rendelkezések

11. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) Hatályát veszti a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium beszerzéseinek szabályozásáról szóló 28/2011. (V. 23.) NFM utasítás.

(3) Az utasítás hatálybalépését megelőzően megkezdett beszerzési eljárások jelen utasítás hatálybalépését követő eljárási cselekményeire jelen utasítás rendelkezéseit kell alkalmazni.

Dr. Seszták Miklós s. k.,

nemzeti fejlesztési miniszter