12/2017. (V. 17.) BM utasítás

a Belügyminisztérium Beszerzési Szabályzatáról

Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (2) bekezdés b) pontjában foglaltaknak megfelelően, tekintettel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára, valamint a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény 27. § (1) bekezdésében foglaltakra, kiadom a következő utasítást:

I. Fejezet

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. A szabályzat hatálya

1. § (1) A Belügyminisztérium Beszerzési Szabályzata (a továbbiakban: szabályzat) személyi hatálya a Belügyminisztérium (a továbbiakban: BM) - a Belügyminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 15/2014. (IX. 5.) BM utasítás szerinti - hivatali egységeire terjed ki.

(2) A szabályzat tárgyi hatálya

a) a BM igazgatása, a BM fejezeti kezelésű előirányzatai terhére megvalósuló, valamint

b) az európai uniós támogatás terhére elszámolásra kerülő,

a 3. § b) pontja szerinti beszerzésekre terjed ki, amelyek esetében a szerződő fél a BM.

(3) A szabályzatot a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvénnyel (a továbbiakban: Kbt.) és a közbeszerzési eljárásokra vonatkozó jogszabályokkal együtt kell alkalmazni, figyelemmel az Európai Unió intézményeinek közbeszerzési tárgyú rendeleteire, irányelveire, közleményeire, a Közbeszerzési Hatóság útmutatóira, ajánlásaira és tájékoztatóira, a Közbeszerzési Döntőbizottság összkollégiumi állásfoglalásaira, valamint európai uniós forrásból megvalósuló beszerzések esetén a támogatásra vonatkozó egyedi szabályokra, útmutatókra.

2. § (1) A BM-ben a beszerzési eljárások koordinálását

a) a BM igazgatása, valamint a BM fejezeti kezelésű előirányzatainak terhére történő beszerzések esetén a Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: PEF) Beszerzési Osztály (a továbbiakban: PEF BEO),

b) az európai uniós támogatásból történő beszerzések esetén a Támogatás-koordinációs Főosztály (a továbbiakban: TKFO)

látja el.

(2) Amennyiben a beszerzési eljárás BM igazgatás és/vagy BM fejezeti kezelésű előirányzat és európai uniós támogatás terhére is kerül megvalósításra, úgy az eljárások koordinálását végző szervezeti egységről a PEF BEO és a TKFO közösen dönt.

2. Értelmező rendelkezések

3. §[1] A szabályzat alkalmazásában:

1. ajánlatkérő: a BM;

2. beszerzés:

a) közbeszerzés: a beszerzés tárgya és értéke alapján a Kbt. hatálya alá tartozó beszerzés;

b) védelmi és biztonsági célú beszerzés: a védelmi és biztonsági célú beszerzésekről szóló 2016. évi XXX. törvény (a továbbiakban: Vbt.) hatálya alá tartozó beszerzés;

c) BV-s beszerzés: a büntetés-végrehajtási szervezet részéről a központi államigazgatási szervek és a rendvédelmi szervek irányában fennálló egyes ellátási kötelezettségekről, a termékek és szolgáltatások átadás-átvételének és azok ellentételezésének rendjéről szóló 44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet (a továbbiakban: 44/2011. Korm. rendelet), valamint a büntetés-végrehajtási szervezet részéről a büntetés-végrehajtásért felelős miniszter vezetése, irányítása vagy felügyelete alá tartozó szervek irányában fennálló ellátási kötelezettségről, a fogvatartottak kötelező foglalkoztatása keretében előállított termékekről és szolgáltatásokról, azok átadás-átvételéről és az ellentételezés rendjéről szóló 9/2011. (III. 23.) BM rendelet (a továbbiakban: 9/2011. BM rendelet) hatálya alá tartozó beszerzés;

d) központosított közbeszerzés: a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Kkr.) hatálya alá tartozó beszerzés;

e) minősített beszerzés: az alapvető biztonsági érdeket érintő beszerzések Országgyűlés általi mentesítésének kezdeményezésére vonatkozó feltételekről és eljárásról, valamint az ilyen beszerzések megvalósításakor az ajánlatkérő által érvényesítendő követelményekről szóló 225/2016. (VII. 29.) Korm. rendelet, valamint a minősített beszerzések Országgyűlés általi mentesítésének kezdeményezésére vonatkozó feltételekről és eljárásról, valamint az ilyen beszerzések megvalósításakor az ajánlatkérő által érvényesítendő követelményekről szóló 492/2015. (XII. 30.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó beszerzések;

f) egyéb beszerzés: minden olyan beszerzés, amely nem tartozik a 2. pont a)-e) alpontja hatálya alá, valamint azon beszerzések is, amelyek a Kbt. 9-14. §-a, és 111. §-a szerinti kivételi körbe tartoznak;

3. beszerzési eljárás: a 2. pont a)-b) és d)-f) alpontjában meghatározott beszerzési eljárások;

4. Döntéshozó: a BM állami vezetői, valamint a BM önálló hivatali egységét vezető személy;

5. EKR rendszer: az elektronikus közbeszerzés részletes szabályairól szóló 424/2017. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: EKR rendelet) 1. § (2) bekezdésében meghatározott informatikai rendszer;

6. európai uniós forrás: az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 1. § 7. pontja szerinti forrás;

7. egyéb beszerző: olyan természetes személy vagy gazdálkodó szervezet, akivel, illetve amellyel a BM beszerzési eljárás lefolytatására megbízási szerződést köt;

8. felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó: a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadói tevékenységről szóló 14/2016. (V. 25.) MvM rendelet 1. § 1. pontjában meghatározott természetes személy;

9. Kezdeményező: az a BM hivatali egység, amelynél a beszerzési igény felmerül. Vita esetén a hivatali egységeket irányító helyettes államtitkárnak, különböző helyettes államtitkárságok vagy államtitkárságok irányítása alá tartozó hivatali egységek esetén a BM közigazgatási államtitkárának döntése szerinti hivatali egység;

10. Kötelezettségvállaló: a BM hivatali szervezetei kötelezettségvállalási, utalványozási és ellenjegyzési, valamint érvényesítési rendjéről szóló BM utasításban, a fejezeti kezelésű előirányzatok terhére kötendő szerződés esetén a fejezeti és központi kezelésű előirányzatok felhasználásának rendjéről szóló BM utasításban kötelezettségvállalásra felhatalmazott személy;

11. Megfigyelő: a Döntéshozó által eseti jelleggel kijelölt, az előkészítő bizottság és/vagy a bírálóbizottság tevékenységét figyelemmel kísérő, szavazati joggal nem rendelkező személy;

12. Szakértő: a BM állományába nem tartozó természetes személy, jogi személy vagy személyes joga szerint jogképes szervezet, ide nem értve a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót, aki vagy amely speciális szakértelmet biztosít.

II. Fejezet

A BESZERZÉSEK TERVEZÉSE, ADATSZOLGÁLTATÁSOK, ELŐZETES ENGEDÉLYEK, DOKUMENTÁLÁS

3. Beszerzések tervezése

4. § (1) A Kbt. 42. § (1) bekezdése szerinti éves összesített közbeszerzési terv (a továbbiakban: közbeszerzési terv), valamint a beszerzési terv elkészítéséhez a PEF BEO felhívására az 1. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben a Kezdeményező közvetlenül, az 1. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a TKFO-n keresztül küldi meg a beszerzésekre vonatkozó adatot a PEF BEO részére.

(2) A közbeszerzési és beszerzési tervet a PEF BEO készíti el, illetve véglegesíti.

5. § A közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzésre vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésre vonatkozó eljárás is lefolytatható, ha az új közbeszerzési igény előre nem látható okból, vagy a módosítás egyéb változás miatt merült fel. Ez esetben az igény vagy a módosított igény felmerülésekor, az eljárás megindítását megelőzően, a Kezdeményező írásbeli indokolással együtt kezdeményezi a közbeszerzési terv módosítását a 4. § (1) bekezdésében meghatározott módon.

6. § A Kezdeményező a közbeszerzési terv, illetve a beszerzési terv elkészítése előtt is indíthat beszerzési eljárást. A közbeszerzési és a beszerzési terv összeállítása során ezen eljárásokat is szerepeltetni kell.

7. § (1) A közbeszerzési és beszerzési tervet a PEF BEO legkésőbb a tárgyév március 20. napjáig készíti el.

(2) A közbeszerzési tervet a PEF BEO felterjesztése alapján, a gazdasági helyettes államtitkár egyetértésével a közigazgatási államtitkár az 1. melléklet szerinti formanyomtatványon hagyja jóvá legkésőbb tárgyév március 30-ig.

(3) A közbeszerzési terv öt évig történő megőrzéséről a PEF BEO gondoskodik.

8. § (1) A közbeszerzési terv, illetve annak módosításának

a) a kormányzati honlapon (www.kormany.hu) való közzététel érdekében történő megküldéséről tárgyév március 31. napjáig a Kommunikációs Főosztály útján;

b)[2] a közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények feladásának, ellenőrzésének és közzétételének szabályairól, a hirdetmények mintáiról és egyes tartalmi elemeiről, valamint az éves statisztikai összegzésről szóló 44/2015. (XI. 2.) MvM rendelet (a továbbiakban: MvM rendelet) 36. § (1)-(5) bekezdésekben megjelölt adatbázisban történő közzétételéről; valamint

c) a közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló 320/2015. (X. 30.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Kbell. Korm. rendelet) foglaltak szerinti, a közbeszerzésekért felelős miniszter részére történő megküldéséről

a PEF BEO gondoskodik.

(2) A jóváhagyott közbeszerzési tervet, illetve annak módosítását a Közgazdasági Főosztály részére a PEF BEO haladéktalanul köteles megküldeni.

9. § A közbeszerzési terv (1. melléklet) és a beszerzési terv (2. melléklet) BM belső honlapján (Intranet) történő közzététel kezdeményezéséről a PEF BEO gondoskodik.

10. § A beszerzési terv, illetve közbeszerzési terv nem vonja maga után az abban meghatározott beszerzésekre és közbeszerzésekre vonatkozó eljárás lefolytatásának kötelezettségét, azt a Kezdeményezőnek külön kell kezdeményeznie az eljáráshoz szükséges időtartam figyelembevételével, jelen szabályzatban foglaltak megfelelő alkalmazásával.

11. §[3] (1) A Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a kormányzati kommunikációs beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet (a továbbiakban: NKoH rendelet) hatálya alá tartozó közbeszerzés és beszerzés (a továbbiakban együtt: NKoH rendelet szerinti beszerzés) tekintetében a PEF BEO elkészíti az NKoH rendelet 8. § (1) bekezdés a) pontja szerinti éves összesített beszerzési tervet és a szponzorációs költségkeret tervet az NKoH rendeletben meghatározott formában és határidőig.

(2) A PEF BEO gondoskodik - a gazdasági helyettes államtitkár egyetértését követően felterjesztett és a közigazgatási államtitkár által jóváhagyott - éves összesített beszerzési terv és szponzorációs költségkeret terv rögzítéséről, illetve ha szükséges, a módosítások átvezetéséről a Nemzeti Kommunikációs Hivatal (a továbbiakban: Hivatal) által működtetett központosított közbeszerzési portálon (a továbbiakban: NKoH portál).

(3) A PEF BEO számára - az általa megküldött formában és tartalommal - a Kezdeményező az NKoH rendelet 8. § (1) bekezdés a) pontja szerinti éves összesített beszerzési terv, valamint a szponzorációs költségkeret terv elkészítése érdekében tárgyév november 30-ig adatot szolgáltat, továbbá a szükséges módosításokat haladéktalanul jelzi.

(4) Az NKoH rendelet szerinti beszerzések érdekében az NKoH portálon való bejelentkezés, valamint a szervezet adataiban történő változás átvezetése - a változás bekövetkezéstől számított 30 napon belül - a PEF BEO feladata.

12. §[4] (1) Az NKoH rendelet szerinti beszerzés tekintetében - a Kezdeményező által megküldött adatok alapján - a PEF BEO, az 1. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a TKFO feladata

a) az NKoH rendelet 8. § (1) bekezdés c), d) és e) pontjai szerinti igények összeállítása, valamint annak az NKoH portálon történő rögzítése,

b) az NKoH rendelet 13. § (1) és (2) bekezdése szerinti valamennyi adatszolgáltatás összeállítása és az NKoH portálon történő rögzítése, illetve a Hivatal részére történő megküldése,

c) az NKoH rendelet 15. § (3) bekezdése szerinti adatszolgáltatás teljesítése.

(2) Ha az (1) bekezdés a) pontjában meghatározott feladatok előkészítése során a felmerült beszerzési igény a 11. § (3) bekezdésében meghatározott éves összesített beszerzési tervben nem szerepel, vagy az igény becsült értékét el nem érő összeggel szerepel, úgy haladéktalanul gondoskodni kell - az 1. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a TKFO jelzése alapján - a PEF BEO-nak az éves összesített terv módosításáról.

(3) Ha az (1) bekezdés b) pontjában meghatározott feladatok ellátása során az adatszolgáltatás teljesítését az éves összesített beszerzési terv módosításával lehet csak megvalósítani, úgy a módosításról haladéktalanul gondoskodni kell a (2) bekezdésben foglaltak szerint.

(4) A PEF BEO a (3) bekezdésben foglaltak alapján saját hatáskörében módosítja az éves összesített beszerzési tervet, amennyiben az ellenszolgáltatást érintő módosítás mértéke nem haladja meg az éves összesített beszerzési tervben az adott beszerzés vonatkozásában rögzített összeg 10%-át.

4. Éves statisztikai összegzés, statisztikai jelentés

13. § (1) A PEF BEO a BM közbeszerzéseiről az MvM rendelet előírásainak megfelelően a tárgyévet követő év május 20-ig éves statisztikai összegzést készít. A Kezdeményező a PEF BEO felhívására az 1. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben közvetlenül, az 1. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a TKFO-n keresztül küldi meg az éves statisztikai összegzés elkészítéséhez szükséges adatokat a PEF BEO részére.

(2)[5] A statisztikai összegzés Kbt. 43. § (1) bekezdés g) pontja szerinti adatbázisban történő közzétételéről a PEF BEO gondoskodik az MVM rendelet előírásainak megfelelően azzal, hogy amennyiben az adatbázisban való közzététel nem lehetséges, úgy a kormányzati honlapon (www.kormany.hu) való közzétételre való megküldéséről - a PEF BEO kezdeményezése alapján - a Kommunikációs Főosztály gondoskodik.

(3) A Vbt. 171. §-a szerinti statisztikai jelentés összeállításáért a PEF BEO felel.

5. Előzetes engedélyek

14. § Az egyes beszerzésekre vonatkozóan az alábbi előzetes engedélyek beszerzése, bejelentések megtétele szükséges:

a) a 44/2011. Korm. rendelet, valamint a 9/2011. BM rendelet szerint az ellátási kötelezettség minimális értékét elérő beszerzés esetén a Központi Ellátó Szerv nyilatkozatának beszerzése, melyet a PEF BEO szerzi be;

b) a Kormány irányítása alá tartozó fejezetek költségvetési szerveinek eszközbeszerzéseiről szóló 1982/2013. (XII. 29.) Korm. határozat szerinti beszerzési tilalom alá eső beszerzések esetén a Miniszterelnökséget vezető miniszter engedélye. A felmentési engedélyt a Kezdeményező a Belügyminisztérium Közgazdasági Főosztály Fejezeti Költségvetési és Kontrolling Osztályán keresztül szerzi be;

c)[6] a Kbell. Korm. rendeletben meghatározott hozzájárulás, jóváhagyás, melyet a PEF BEO - a Közgazdasági Főosztály Gazdálkodás-szabályozási és Tulajdonosi Felügyeleti Osztály tájékoztatása mellett - szerez be;

d) az európai uniós forrásból megvalósuló projektekhez szükséges előzetes engedélyek beszerzése, figyelemmel a 2014-2020 programozási időszakban az egyes európai uniós alapokból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet 98-109. §-ában foglaltakra, melyet a TKFO szerez be;

e) a 168/2004. Korm. rendelet 7. § (1) bekezdés b) és d) pontjában szabályozott, saját hatáskörben történő beszerzés esetén a beszerzési igénynek a központosított közbeszerzési portálon keresztül elektronikus úton történő előzetes bejelentése, melyet az 1. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben a PEF BEO, az 1. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a TKFO szerez be;

f)[7] az NKoH rendeletben meghatározott igénybejelentés megtétele, illetve az előírt engedélyek megszerzése az 1. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben - a Kezdeményező által megküldött adatok alapján - a PEF BEO, az 1. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a TKFO feladata;

g) az adott beszerzésre vonatkozó jogszabályi előírás szerint az Országgyűlés illetékes bizottságának előzetes engedélyének megszerzése, melyet a PEF BEO szerez be.

6. Dokumentálás

15. § A beszerzési eljárások cselekményeit azok előkészítésétől az eljárás alapján kötött szerződés teljesítéséig - ide értve azon szerződéses kötelezettségek teljesítését is, amelyek az eljárásban az értékelés során figyelembevételre kerültek, valamint minden, a szerződésben foglaltaktól eltérő teljesítést, annak okait és adott esetben a szerződésszegéssel kapcsolatos igények érvényesítését is - dokumentálni kell. A dokumentumok kezelése, az abból történő adatszolgáltatás a BM Iratkezelési Szabályzatában meghatározottak szerint a Kezdeményező - az 1. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben a PEF BEO, az 1. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a TKFO közreműködésével - feladata.

16. §[8] A beszerzési eljárások előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot a beszerzési eljárás lezárulásától vagy a szerződés teljesítésétől számított öt évig, európai uniós forrásból megvalósuló projektek esetében a támogatási szerződésben meghatározott időpontig kell megőrizni a BM Iratkezelési Szabályzatának megfelelően. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezésétől számított öt évig kell megőrizni.

17. § A nyertes ajánlattevőként szerződő fél szerződésszegéséről a Kezdeményező PEF BEO-nak megküldött értesítése alapján a Kbt. 142. § (5) és (6) bekezdése szerinti bejelentést PEF BEO teljesíti a Közbeszerzési Hatóság felé.

III. Fejezet

A KÖZBESZERZÉSEKRE ÉS MINŐSÍTETT BESZERZÉSEKRE VONATKOZÓ KÖZÖS SZABÁLYOK

7. A beszerzési eljárásban részt vevő személyek

18. § A beszerzési eljárásban részt vevő személyek:

a) a Döntéshozó,

b) a bírálóbizottság elnöke és tagjai, illetve akadályoztatásuk esetén kijelölt helyetteseik (a továbbiakban együtt: bírálóbizottság),

c) a Döntéshozó eseti döntése alapján megfigyelő, szakértő, valamint

d) a Döntéshozó eseti döntése alapján - amennyiben azt a Kbt. nem teszi kötelezővé - felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó vagy a beszerzési eljárást lefolytató egyéb beszerző.

19. § A Döntéshozó

a) irányítja az adott beszerzési eljárást, felügyeli azok folyamatát;

b) jóváhagyja a bizottság elnökének és tagjainak, valamint további résztvevőinek kijelöléséről szóló előterjesztést;

c) jóváhagyja a beszerzési eljárásra vonatkozó felelősségi rendet;

d) dönt a Kbt. 27. § (3) bekezdésében meghatározott kötelező igénybevétel eseteit kivéve a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó bevonásáról;

e) jóváhagyja az eljárás megindítását, a közbeszerzési dokumentumok tartalmát;

f) dönt a felhívás vagy egyéb közbeszerzési dokumentumok módosításáról, visszavonásáról;

g) dönt a bírálóbizottság által előterjesztett közbenső döntési javaslatokról;

h) a beszerzési eljárás lezárásaként meghozza az ajánlat(ok) érvényességéről, illetve érvénytelenségéről, az eljárás eredményességéről, illetve eredménytelenségéről szóló döntést;

i) meghozza a nyertes ajánlatról szóló döntést (esetenként a nyertes ajánlatot követő legkedvezőbb ajánlat kihirdetéséről).

20. § Amennyiben a beszerzési eljárást egyéb beszerző folytatja le, úgy az egyéb beszerző felelősségét és feladatait a vele megkötött szerződésében rögzíteni kell.

21. § (1) A beszerzési eljárás lefolytatásához legalább 5 fős bírálóbizottságot kell létrehozni az alábbi összetételben:

a) az 1. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben a PEF BEO részéről, az 1. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a TKFO részéről közbeszerzési szakértelemmel rendelkező személy;

b) a Kezdeményező hivatali egység vezetője által javasolt, legalább kettő, a beszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező személy, akik közül 1 fő a bizottság elnöke és 1 fő a bizottság tagja;

c)[9] jogi szakértelemmel rendelkező munkatárs, akit azon beszerzési eljárásban, amely eredményeként megkötendő szerződés jogi ellenjegyzése a Jogtanácsosi és Adatvédelmi Főosztály (a továbbiakban: JAFO) hatáskörébe tartozik, a JAFO javasol;

d) gazdasági (pénzügyi) szakértelemmel rendelkező munkatárs;

e) szükség esetén:

ea) a közbeszerzés tárgyában érintett, egyéb BM hivatali egység munkatársa;

eb) felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó;

ec) Kezdeményező által felkért és a Döntéshozó által jóváhagyott Szakértő;

ed) Döntéshozó által kijelölt Megfigyelő.

(2) A bírálóbizottság létrehozását és munkáját az 1. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben a PEF BEO, az 1. §

(2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a TKFO koordinálja.

(3) A bírálóbizottság működése az eljárás eredményéről szóló tájékoztató közzétételéig tart.

22. § Amennyiben egy személy több területet érintő szakértelemmel is rendelkezik, úgy jogosult mindkét szakterület

képviseletére azzal, hogy a bírálóbizottság tagjainak száma ebben az esetben sem lehet kevesebb, mint 5 fő.

23. § (1) A bírálóbizottság határozatképes, ha a bizottsági ülésen a tagok több mint fele, valamint valamennyi, a Kbt. 27. § (3) bekezdése szerinti szakértelem képviselve van. Határozatképtelenség fennállásakor újabb bizottsági ülést kell összehívni.

(2) A bírálóbizottsági tagot delegáló hivatali egység vezetője a bizottsági tag akadályoztatása (így különösen betegség, szabadság) esetére köteles helyettesítő személyt javasolni a Döntéshozónak, aki teljes jogkörrel helyettesíti.

(3)[10] A bírálóbizottság valamennyi tagja 1-1 szavazati joggal rendelkezik. A bizottság döntési javaslatait egyszerű szavazattöbbséggel hozza. Szavazategyenlőség esetén a bizottság elnöke dönt, de ebben az esetben a bíráló bizottság köteles tájékoztatni a döntéshozót a különvélemény(ek)ről.

(4) A beszerzési eljárás bármely szakaszába bevont személyeknek meg kell felelniük a vonatkozó jogszabályokban meghatározott összeférhetetlenségi feltételeknek.

24. § A bizottsági tagok kijelölésével egyidejűleg - jelen szabályzattal összhangban - a 3. melléklet szerinti minta szerint kell meghatározni a bírálóbizottság elnökének és tagjainak feladatait, valamint a rájuk vonatkozó felelősségi rendet, melyet a Döntéshozó állapít meg és hagy jóvá.

25. § (1) A bírálóbizottság üléseiről jegyzőkönyvet és jelenléti ívet kell készíteni, amelynek részét képezhetik - ha a bírálóbizottság elnöke vagy a bírálóbizottság tagja ezt kifejezetten kéri - a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai.

(2) Az ajánlatok bírálata és értékelése során a jegyzőkönyvnek részletes indokolást kell tartalmaznia a döntési javaslat megalapozottságát illetően.

(3) Az eljárást lezáró döntési javaslatot tartalmazó jegyzőkönyvben a bizottság - jegyzőkönyvbe foglalt értékelésével - javaslatot tesz a Döntéshozó részére, hogy mely ajánlattevőt javasolja az eljárás nyertesének, akivel javasolja a szerződés megkötését. A bírálóbizottság javaslatot tehet a második helyezett megnevezésére is, amennyiben az ahhoz szükséges forrás biztosított.

(4) A bírálóbizottság javaslata alapján az ajánlatok érvénytelenségéről, az ajánlattevők kizárásáról, az érvényes ajánlatokról, az eljárás eredményességéről vagy annak eredménytelenségéről, az eljárás nyerteséről a döntést a Döntéshozó hozza meg.

(5) Aki a beszerzési eljárás tekintetében bármilyen, az eljárás tisztaságát veszélyeztető cselekményt észlel, köteles ezt haladéktalanul a bizottság elnökének, illetve közvetlen vezetőjének írásban jelenteni.

26. § Az eljárás eredményét csak a Döntéshozó döntését követően - figyelemmel a beszerzési eljárásra vonatkozó egyéb jogszabályokban foglaltakra is - lehet kihirdetni. Köztes döntés esetén a köztes döntésről szóló tájékoztatást csak a Döntéshozó döntését követően lehet megadni.

27. § A bírálóbizottság feladatai:

a) az ajánlattétel/részvételre jelentkezés előtt a gazdasági szereplők által a dokumentációval kapcsolatosan benyújtott szakmai kérdések megválaszolása, a beérkezett ajánlatok/jelentkezések vizsgálata, bírálata, közreműködés az egyes eljárási cselekményekben;

b) az eljárási határidők betartása;

c) az ajánlatok/részvételi jelentkezések felbontását követően az ajánlat(tétel)i felhívásban/részvételi felhívásban meghatározott szempontok szerint - a vonatkozó jogszabályok figyelembevételével - elbírálja az ajánlatokat/ részvételi jelentkezéseket, amelyet a bizottság minden tagjának a rendelkezésére kell bocsátani;

d) az ajánlatokat az eljárást megindító felhívásban meghatározott értékelési szempont(ok) szerint értékeli;

e) amennyiben az adott bírálóbizottsági tag szükségesnek tartja, akkor egyéni bírálati lap elkészítése, mely tartalmazhat javaslattételt az ajánlattevő(k)/részvételre jelentkező(k) kizárására, alkalmatlanságára, az ajánlat(ok)/részvételre jelentkezések érvényességére vagy érvénytelenségére, a beszerzési eljárás eredményére vagy eredménytelenségére, a nyertes ajánlattevőre, a szerződés megkötésére;

f) a bírálatot és az értékelést követően írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készít az eljárást lezáró döntést meghozó személy részére;

g) a beszerzési eljárással kapcsolatos jogorvoslati eljárás esetén a BM-et képviselő személy szakmai támogatása.

28. § A bírálóbizottság tagjai a részvételi jelentkezések/ajánlatok bírálata, valamint az ajánlatok értékelése során nem utasíthatók, álláspontjukat önállóan, kizárólag a jogszabályokban előírtak szerint, a szakmai ismereteik és az általánosan elfogadott szakmai szokások figyelembevételével, a beszerzési dokumentumokban meghatározottak szerint alakítják ki.

29. § A bírálóbizottság tagjai a beszerzési eljárásban feladataikat a saját szakterületükre vonatkozó jogszabályok, közjogi szervezetszabályozó eszközök, belső normák és szakmai elvárások szerint kötelesek ellátni.

8. Beszerzési eljárások előkészítése és megindítása

30. § (1)[11] Kezdeményező - a TKFO vagy a PEF BEO irányításával - a beszerzési igény felmerülését követően a bírálóbizottság összehívásáig előkészítő bizottságot hív össze.

(2) Az előkészítő bizottság tagjai szakterületüket érintően részt vesznek a beszerzési eljárás alapjául szolgáló dokumentáció összeállításában, szükség esetén az alkalmassági és értékelési szempontrendszer és az egyéb érvényességi kritériumok meghatározásában, valamint a szerződés tervezete vonatkozásában minden esetben a szakmai feltételek kidolgozásában.

(3) Az előkészítő bizottság tagja egyben a bírálóbizottság tagja is lehet.

31. § (1) Minden beszerzési igényt - függetlenül annak értékétől - a beszerzések megvalósítása előtt az alábbi szempontok szerint szükséges megvizsgálnia a Kezdeményezőnek:

a) a tervezett, illetve kezdeményezett beszerzés tárgyának becsült értékét a beszerzési eljárás alapjául szolgáló jogszabályok alapján egybe kell-e számítani a BM egyéb, a tárgyévben megvalósított vagy megvalósítani tervezett beszerzéseinek értékével, és

b) a szerződés megkötése céljából szükséges-e beszerzési eljárás lefolytatása.

(2) Az egybeszámítási szabályok értelmezéséhez a PEF BEO vagy a TKFO megkeresés esetén támogatást nyújt.

32. § (1) Az éves beszerzési vagy közbeszerzési tervben szereplő vagy más konkrét beszerzésre vonatkozó eljárás megindítása érdekében a Kezdeményezőnek írásos és részletesen indokolt adatszolgáltatást kell adni az 1. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben PEF, az 1. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a TKFO részére.

(2) Az (1) bekezdés szerinti adatszolgáltatás kötelező tartalmi elemei:

a) a beszerzés tárgya, mennyisége;

b) a beszerzés szükségességének részletes indokolása;

c) a szerződés tervezett teljesítési határideje;

d) a beszerzés becsült összegének Kezdeményező által történő megjelölése;

e) a beszerzési igény részletes műszaki leírása, szakmai feltételeinek meghatározása;

f) az alkalmassági feltételek meghatározása;

g) a beszerzési eljárás megindításának tervezett időpontja;

h) az árajánlatra/ajánlattételre felkérni kívánt gazdasági szereplők felsorolása;

i) a Kezdeményező részéről kijelölt szakmai kapcsolattartó megnevezése;

j) a beszerzési eljárás lefolytatása esetén a Kezdeményező részéről kijelölt bírálóbizottsági tagok megnevezése;

k) közbeszerzési eljárás lefolytatása esetén - amennyiben a Kbt. nem teszi kötelezővé - felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó igénybevételének igénye.

33. § A Kezdeményező - az 1. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben a PEF BEO-val, az 1. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a TKFO-val együttműködve - köteles a közbeszerzési eljárások megindítása előtt a tényleges becsült érték meghatározása és alátámasztása céljából - a Kbt. 28. § (2) bekezdése szerinti - külön vizsgálatot végezni annak érdekében, hogy az egyes közbeszerzések értékét a piaci viszonyok alapján reálisan tudja megbecsülni.

34. § (1) A 33. § szerinti vizsgálatot a Kezdeményező végzi azzal, hogy

a) a Kbt. 28. § (2) bekezdése szerinti vizsgálat elvégzését megelőzően a Kezdeményező ellenőrzés céljából elektronikus úton megküldi az 1. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben a PEF BEO, az 1. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a TKFO részére a vizsgálat alapját képező dokumentumokat;

b) a megküldött dokumentumok alapján a PEF BEO vagy a TKFO megvizsgálja, hogy azok alkalmasak-e a becsült érték alátámasztásához szükséges eljárás megkezdéséhez, javasolhatja azok kiegészítését, pótlását;

c) a PEF BEO vagy a TKFO hozzájárulása nélkül a becsült érték alátámasztására szolgáló, a Kbt. 28. § (2) bekezdés a) alpontja szerinti eljárás nem indítható meg;

d) a teljes folyamatot írásban dokumentálni kell.

(2) A PEF főosztályvezetőjének döntése esetén a 33-34. § szerinti vizsgálatot a Kezdeményező helyett a PEF BEO végzi el.

35. § Építési beruházás esetén a beszerzési eljárás indítását megelőzően a beruházás három hónapnál régebben készített tervezői költségvetését a Kezdeményező a tervezővel egyezteti az aktuális piaci-kereskedelmi árviszonyoknak való megfelelés és a beruházás pénzügyi fedezetének biztosítása érdekében.

36. § A becsült érték alapján a Kezdeményező - az 1. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben a PEF BEO-val, az 1. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a TKFO-val együttműködve - elvégzi az egybeszámítási vizsgálatot. Ennek során figyelembe kell venni a tárgyévi közbeszerzési tervet, a BM belső honlapján (Intranet) közzétett beszerzési tervét és a PEF-től megkért kötelezettségvállalási nyilvántartási adatokat.

37. § (1) A becsült érték és az egybeszámítási vizsgálat eredményéről a Kezdeményező a 4. melléklet szerint nyilatkozik, ami alapján az 1. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben a PEF BEO, az 1. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a TKFO meghatározza az alkalmazandó eljárásrendet.

(2) A beszerzési eljárás lefolytatásához

a) a PEF vezetőjének visszaigazolása (fedezetigazolás) szükséges arról, hogy az ajánlatkérés időpontjában a pénzügyi fedezet rendelkezésre áll (5. melléklet szerinti minta);

b) - a Kbt. 53. § (6) bekezdése szerinti feltételes közbeszerzés esetén - a PEF tájékoztatása szükséges, a tájékoztatásnak tartalmaznia kell a 6. melléklet szerinti nyilatkozatot, amelyen a PEF vezetője a tájékoztatás tudomásulvételét aláírásával igazolja.

38. § Az előkésztés során a rendelkezésre álló adatok alapján - a bizottsági tagok vagy az eljárásba bevont személyek közreműködésével - előkésztő bizottság elkészíti a beszerzés dokumentációját.

39. § (1) A Kbell. Korm. rendelet hatálya alá tartozó beszerzés esetén a dokumentációt a bizottság általi véglegesítését követően a PEF BEO - a hivatali út betartásával - a Miniszterelnökség részére megküldi a beszerzés indokoltságának vizsgálata és a beszerzési eljárás ellenőrzése céljából.

(2) A Miniszterelnökség írásos véleményének és hiánypótlásának kézhezvételét követően a PEF BEO a bizottsági tagok közreműködésével megvizsgálja a visszaküldött véleményt és hiánypótlást, és a hiánypótlásban megszabott határidőn belül intézkedik a Miniszterelnökség által megjelölt adatok, dokumentumok és hiányosságok pótlására, a hibák javítására és a minőség-ellenőrzési tanúsítványban meghatározott észrevételekre vonatkozó válaszok megadására.

(3) A Kbell. Korm. rendelet hatálya alá tartozó beszerzési eljárás az illetékes miniszter hozzájárulása hiányában nem kezdhető meg.

40. § A Kezdeményező - az 1. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a TKFO közreműködésével történő - felterjesztése alapján a Döntéshozó hagyja jóvá

a) az ajánlattételre felkérni kívánt gazdasági szereplők személyét, ha az eljárás alapján szükséges;

b) az összeállított közbeszerzési dokumentumok tartalmát;

c) a közbeszerzési eljárás megindítását.

41. § A közbeszerzési eljárás során az 1. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben a PEF BEO, az 1. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a TKFO feladata a Kbt. 37. §-a, valamint a 43. § (1) bekezdés b)-f) pontja szerinti dokumentumok közzététele.

9. Az ajánlatok felbontása

42. § (1) Az ajánlatok felbontását a bírálóbizottság kijelölt tagja végzi.

(2) Az ajánlatok felbontásának technikai feltételeiről, így különösen a beléptetésről, a helyszín biztosításáról, a jelenléti ív és a jegyzőkönyvek elkészítéséről, azok megküldéséről a bírálóbizottság kijelölt tagja gondoskodik.

10. Felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó igénybevétele

43. § Kezdeményező a közbeszerzési eljárásba annak előkészítésétől felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót vonhat be, ha erre a forrás biztosított. Továbbá felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót von be a Kbt. 27. § (3) bekezdésében meghatározott esetekben. A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadói tevékenységet elláthatja a BM állományába tartozó természetes személy is.

44. § A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadóval kötendő szerződéskötésnél Kezdeményező figyelembe veszi az alábbiakat:

a) Ha a BM rendelkezik vonatkozó keretszerződéssel, akkor Kezdeményezőnek lehetősége van ennek keretei között igénybe venni a PEF engedélyével a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó szolgáltatását. Ha a BM nem rendelkezik ilyen keretszerződéssel, Kezdeményező intézkedik a szerződés megkötésére vonatkozóan.

b) A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadónak rendelkeznie kell külön jogszabályban meghatározott felelősségbiztosítással. A szerződésben rögzíteni kell, hogy a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó rendelkezésére álló biztosítási összeghatár a biztosítási időszakban esetleg már korábban bekövetkezett biztosítási események következtében nem csökkenhet.

c)[12] A szerződésben rögzíteni kell, hogy jogorvoslat esetén a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó képviseli a BM-et a Közbeszerzési Döntőbizottság előtt, valamint ha az eljárás bírósági szakaszba kerül, köteles együttműködni a JAFO-val.

11. Szerződéssel kapcsolatos követelmények, a szerződések megkötése

45. § Az építési beruházás tervezésére vonatkozó szerződésben rögzíteni kell, hogy a tervező a szerződés teljesítésének időpontját követő 24 hónapban a BM igénye esetén egy alkalommal térítésmentesen felülvizsgálja és - szükség szerint változtatással - ismételten megállapítja a beruházásnak a tervezési szerződés teljesítésekor a BM részére már átadott árazott tervezői költségvetését.

46. § Az eredményes beszerzési eljárást követően a nyertes ajánlattevővel a szerződés aláírásának előkészítése és lebonyolítása a Kezdeményező vagy az 1. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben a PEF BEO, az 1. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a TKFO feladata.

12. A Kkr. hatálya alá tartozó közbeszerzésekre vonatkozó szabályok

47. § (1)[13] A Kkr. hatálya alá tartozó kiemelt termékeket érintő közbeszerzések és beszerzések (a továbbiakban együtt: Kkr. szerinti beszerzés) vonatkozásában a PEF BEO - a Rendvédelmi Informatikai és Elektronikai Rendszerek Működtetéséért és Fejlesztéséért Felelős Főosztály közreműködésével - elkészíti és a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) által működtetett központosított közbeszerzési portálon (a továbbiakban: KEF portál) rögzíti a Kkr. 17. § (2) és (3) bekezdése szerinti - a (2) bekezdés szerinti adatszolgáltatás alapján összesített - éves közbeszerzési tervet az ott meghatározott formában és határidőig, továbbá gondoskodik az azt érintő módosítások bejelentéséről.

(2)[14] A Rendvédelmi Informatikai és Elektronikai Rendszerek Működtetéséért és Fejlesztéséért Felelős Főosztály - a központi beszerzési rendszerhez történő kapcsolódás érdekében - a Kkr. 16. § (1) bekezdése szerint bejelentkezik a KEF portálon, valamint ha szükséges, a KEF portálon az intézményi és felhasználói adatokban bekövetkezett változásokat öt munkanapon belül átvezeti, továbbá gondoskodik a Kkr. 16. § (3) bekezdése szerinti éves felülvizsgálat elvégzéséről.

48. § (1) Az 1. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben a PEF BEO, az 1. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a TKFO feladata:

a) a Kkr. 17. § (1) bekezdésében foglalt igények - ide értve a Kkr. 7. § (1) bekezdés b) és d) pontjában szabályozott, saját hatáskörben történő beszerzési igényt is - KEF portálra történő bejelentése, előzetes rögzítése, valamint

b) a Kkr. 8. § (1) bekezdése szerinti esetben a tájékoztató megküldése a KEF számára.

(2)[15] A KEF portálra való bejelentkezési jogosultság biztosításáról a PEF vezetőjének igénylésére a Rendvédelmi Informatikai és Elektronikai Rendszerek Működtetéséért és Fejlesztéséért Felelős Főosztály gondoskodik.

49. §[16] (1) A Kkr. szerinti beszerzéseket az 1. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben a PEF BEO, az 1. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a TKFO bonyolítja le.

(2) A Kbell. Korm. rendelet 6. § (5) bekezdése szerinti adatszolgáltatást a PEF BEO végzi.

13. Minősített beszerzési eljárás

50. § A minősített beszerzési eljárásra - a Kbt. 9. § (1) bekezdés a) pontja szerinti beszerzések kivételével - alkalmazni kell a Kbell. Korm. rendelet szabályait.

51. § (1) Ha a beszerzés

a) a Kbt. 9. § (1) bekezdés a) pont második fordulata alapján a Vbt. alkalmazása alól is kivételt képez, akkor az alapvető biztonsági érdeket érintő beszerzések Országgyűlés általi mentesítésének kezdeményezésére vonatkozó feltételekről és eljárásról, valamint az ilyen beszerzések megvalósításakor az ajánlatkérő által érvényesítendő követelményekről szóló 225/2016. (VII. 29.) Korm. rendelet, illetve

b) ha a Kbt. 9. § (1) bekezdés b) pont hatálya alá tartozik, akkor a minősített beszerzések Országgyűlés általi mentesítésének kezdeményezésére vonatkozó feltételekről és eljárásról, valamint az ilyen beszerzések megvalósításakor az ajánlatkérő által érvényesítendő követelményekről szóló 492/2015. (XII. 30.) Korm. rendelet

által meghatározott eljárásrend szerint a Kezdeményező a Nemzetbiztonsági Kabinet Koordinációs Főosztály útján szerzi be az Országgyűlés illetékes bizottságának döntését.[17]

(2) Kezdeményező az (1) bekezdés szerinti engedély megszerzése érdekében készített kérelmet - annak megküldését megelőzően - legalább 3 napos véleményezési határidővel szakmai egyeztetés céljából megküldi a gazdasági helyettes államtitkár és a szabályozási és koordinációs helyettes államtitkár számára.

14. Az EKR rendszer használata[18]

51/A. §[19] (1) Közbeszerzési eljárást a Kbt. és az EKR rendelet alapján, az azokban meghatározott esetekben az EKR rendszer használatával kell lefolytatni.

(2) Az EKR rendszer használatára a PEF BEO, a TKFO munkatársai vagy a BM által megbízott egyéb beszerzők jogosultak.

(3)[20] Az EKR rendszer használatához szükséges jogosultság biztosításáról a PEF vagy a TKFO vezetőjének igénylésére a Rendvédelmi Informatikai és Elektronikai Rendszerek Működtetéséért és Fejlesztéséért Felelős Főosztály gondoskodik.

IV. Fejezet

EGYÉB BESZERZÉSEKRE VONATKOZÓ SZABÁLYOK

52. § (1) Az egyéb beszerzésekre a II. Fejezettől eltérően az e fejezetben foglalt szabályokat kell alkalmazni.

(2) Amennyiben a beszerzés értéke meghaladja a nettó 1 000 000 Ft-ot, illetve természetes személlyel megkötendő megbízási szerződések esetében a bruttó 1 000 000 Ft-ot, és nem kötelező más beszerzési eljárást alkalmazni, úgy legalább három gazdasági szereplőtől vagy természetes személytől kell egy időben, írásban árajánlatot kérni (a továbbiakban: árajánlatkérés) a teljesítésre.

(3) Az egyéb beszerzések esetében is figyelembe kell venni a Kbt. szerinti egybeszámítási kötelezettséget.

(4) A közbeszerzési értékhatárok alatti értékű beszerzések megvalósításával és ellenőrzésével kapcsolatos szabályokról szóló 459/2016. (XII. 23.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: 459/2016. Korm. rendelet) meghatározott adatszolgáltatásokat a PEF BEO végzi.

53. § (1) Nem kell három árajánlatot kérni

a) a Kbt. kivételi körbe tartozó beszerzések esetében;

b) a 459/2016. Korm. rendelet 3. § (1) bekezdése szerinti esetekben;

c) amennyiben a beszerzés értéke nem haladja meg a nettó 1 000 000 Ft-ot, illetve természetes személlyel megkötendő megbízási szerződések esetében a bruttó 1 000 000 Ft-ot, és nem kötelező más beszerzési eljárást alkalmazni.

(2) Az (1) bekezdés szerinti kivételi körbe tartozó beszerzésnél a Kezdeményező árajánlatokat kérhet be. Ebben az esetben a Döntéshozó az árajánlatok alapján dönthet, hogy mely ajánlattevővel köt szerződést.

54. § Az egyéb beszerzés lefolytatása esetén kizárólag az 1. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben a PEF, az 1. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a TKFO vezetőjének javaslata alapján kell bizottságot létrehozni.

55. § (1)[21] A beszerzési eljárás előkészítését, az árajánlatkérést, az ahhoz kapcsolódó eljárást és a gazdasági szereplőkkel való kapcsolattartást a Kezdeményező végzi az 1. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben a PEF BEO, az 1. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a TKFO irányításával. A Kezdeményező:

a) a beszerzési eljárás megindítása előtt meghatározza a beszerzési eljárás becsült értékét, kijelöli az ajánlattételre felkérni kívánt gazdasági szereplőket, bizottság kijelölésének kezdeményezése esetén a Kezdeményező részéről megnevezi kijelölt bizottsági tagot, valamint a kezdeményező szervezeti egységnél kijelölt szakmai kapcsolattartót;

b) az árajánlatkérést megelőzően az árajánlatkérést, illetve adott esetben az annak részét képező egyéb kapcsolódó dokumentumokat elektronikus úton megküldi az 1. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben a PEF BEO, az 1. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a TKFO részére;

c) az 1. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben a PEF BEO, az 1. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a TKFO a megküldött dokumentumokat - a pénzügyi ellenjegyzést, illetve a becsült érték alapján a jogi vizsgálatot vagy jogi ellenjegyzést végző hivatali egység bevonásával - megvizsgálja, hogy azok alkalmasak-e az eljárás megkezdéséhez, javasolhatja azok kiegészítését, pótlását;

d) az 1. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben a PEF BEO, az 1. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a TKFO hozzájárulása nélkül az eljárás nem indítható meg.

(2) Az 1. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben a PEF, az 1. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a TKFO vezetőjének döntése alapján az (1) bekezdésben meghatározott feladatokat a közvetlenül a PEF BEO vagy a TKFO végzi a Kezdeményező közreműködésével.

56. § (1) Bizottság kijelölése esetén legalább 3 fő vesz részt az eljárásban a következő összetételben:

a) az 1. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben a PEF BEO, az 1. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a TKFO kijelölt munkatársa;

b) 1 fő beszerzés tárgya szerinti, szakmai szakértelemmel rendelkező, a kezdeményező szervezeti egység által megjelölt munkatárs;

c)[22] 1 fő jogi szakértelemmel rendelkező munkatárs a JAFO részéről, ha a megkötendő szerződés jogi ellenjegyzése a JAFO hatáskörébe tartozik.

(2) A Döntéshozó az eljárásban részt vevőket egy megbízásban jelöli ki.

57. § (1) Az egyéb beszerzést - annak előkészítésétől az eljárás alapján kötött szerződés megkötéséig - kötelező írásban dokumentálni.

(2) Az egyéb beszerzés esetében az árajánlatkérést a gazdasági szereplők részére egyidejűleg, írásban, valamennyi, az ajánlattételhez szükséges információval együtt kell megküldeni.

58. § Az árajánlatkérésnek legalább az alábbiakat kell tartalmaznia:

a) az egyéb beszerzés tárgyának pontos meghatározását, főbb adatait, mennyiségét;

b) a teljesítés helyét, határidejét, feltételeit, az ellenszolgáltatással kapcsolatos kikötéseket, feltételeket;

c) az árajánlat benyújtásának helyét, módját (írásban vagy elektronikus úton), határidejét (óra, perc pontossággal), példányszámát és a szükséges mellékleteket, valamint azt a rendelkezést, hogy az árajánlatoknak a benyújtásra nyitva álló határidőben be kell érkezniük a BM-hez, azaz nem elegendő az ajánlatok postára adása;

d) az értékelés szempontját;

e) a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény 6:74. § (2) bekezdésben foglalt tájékoztatást, mely szerint az ajánlatkérő kiköti azt a jogot, hogy a szerződéskötést megtagadhatja;

f) a tárgyalás tartásának lehetőségéről szóló tájékoztatást, amennyiben az egyéb tárgya vagy egyéb indok megköveteli;

g) a szerződéstervezetet vagy írásos megrendelés esetén a megrendelésben rögzítendő feltételeket.

59. § Az árajánlat benyújtásának határidejét úgy kell megállapítani, hogy a gazdasági szereplők egyenlő eséllyel megfelelő árajánlatot tehessenek. Az árajánlatkérés tartalmát úgy kell meghatározni, hogy annak alapján a gazdasági szereplők megfelelő árajánlatot tehessenek, és a szabályszerűen, határidőben benyújtott árajánlatok összehasonlíthatóak legyenek.

60. § Árajánlatkérő az árajánlatkérésben meghatározott feltételeknek megfelelő árajánlatokat a legalacsonyabb ár vagy a legjobb ár-érték arány értékelési szempont alapján bírálja el. Amennyiben az értékelés szempontjaként a legjobb ár-érték arány kerül előírásra, úgy az ár részszempont mellett további legalább egy részszempontot kell meghatározni.

61. § Az árajánlat benyújtására előírt határidő lejártáig módosíthatóak az árajánlatkérésben meghatározott feltételek. A módosított feltételekről az árajánlat benyújtási határidő lejártáig új árajánlatkérést kell egyidejűleg valamennyi gazdasági szereplőnek küldeni, amelyben - szükség esetén - új árajánlat benyújtási határidőt kell megállapítani.

62. § (1) Az árajánlatot

a) személyesen vagy postai úton az árajánlatkérésben meghatározott példányban, írásban, zárt borítékba csomagolva kell benyújtani az árajánlatkérésben megjelölt címre, vagy

b) elektronikus úton lehet benyújtani az ajánlatkérésben meghatározottak szerint.

(2) Az árajánlatkérésben elő kell írni, hogy borítékon fel kell tüntetni az árajánlatot tevő gazdasági szereplő nevét és székhelyét, valamint az árajánlat tárgyát és azt hogy: "az árajánlat benyújtási határidő előtt nem bontható fel"

63. § Az árajánlatot tevő gazdasági szereplő részére - amennyiben árajánlatát személyesen nyújtja be - az árajánlat átvételéről elismervényt kell adni. Az átvételi elismervénynek tartalmaznia kell az átvétel helyét, időpontját, az átadó és az átvevő nevét és kézjegyét. Elektronikus úton benyújtott árajánlat esetén elektronikus visszaigazolást kell küldeni az árajánlat megérkezéséről.

64. § A beérkezett árajánlatok vizsgálatát az árajánlatkérésben meghatározott feltételeknek megfelelően az 1. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben a PEF BEO, az 1. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a TKFO kijelölt munkatársa vagy - kijelölés esetén - a bizottság végzi. A Kezdeményezővel a beérkezett árajánlatok és a műszaki tartalom megfelelőségét egyeztetni kell.

65. § Amennyiben az árajánlatot tevő gazdasági szereplő által megadott szakmai ajánlat az egyenértékűség vizsgálatát szükségessé teszi, úgy a beszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező bizottsági tag dönt az árajánlat megfelelőségéről.

66. § Érvénytelen az árajánlat, amennyiben

a) az árajánlat benyújtási határidő lejártát követően nyújtja be azt a gazdasági szereplő;

b) az abban meghatározott ellenszolgáltatás mértéke eléri a Kbt. szerinti közbeszerzési értékhatárt;

c) az árajánlatkérésben foglaltaknak nem felel meg, vagy a gazdasági szereplő nem tudja megfelelő módon igazolni az eltérést.

67. § Eredménytelen az egyéb beszerzés, ha az értékelési szempontra tekintettel legkedvezőbb érvényes árajánlat meghaladja a fedezet mértékét, és a hiányzó fedezet nem bocsátható rendelkezésre.

68. § A Döntéshozó az elbírált árajánlatok alapján saját hatáskörben dönt az ajánlatok elfogadásáról és szerződéskötés engedélyezéséről.

69. § A döntést követően 8 napon belül az árajánlatkérés eredményéről tájékoztatni kell az árajánlatot tevő gazdasági szereplőket, továbbá tájékoztatni kell a nyertes ajánlattevőt a szerződéskötés tervezett idejéről.

V. Fejezet

A KÖZBESZERZÉSEK ELLENŐRZÉSE

70. § A BM közbeszerzéseinek belső ellenőrzését az éves ellenőrzési terv vagy a miniszter külön utasítása alapján az Ellenőrzési Főosztály végzi.

VI. Fejezet

JOGORVOSLAT

71. § (1) Ha az eljárásba felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó

a) bevonásra került, akkor a jogorvoslatra a 44. § c) alpontjában foglaltakat kell alkalmazni;

b)[23] nem kerül bevonásra, akkor a BM-et a jogorvoslat minden szakaszában a JAFO képviseli.

(2)[24] Jogorvoslat esetén Kezdeményező haladéktalanul intézkedik az eljárás dokumentumainak JAFO-ra történő megküldéséről.

VII. Fejezet

ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

72. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) Ezen utasítás rendelkezéseit a hatálybalépését követően megindított eljárásokban kell alkalmazni.

73. § Hatályát veszti a Belügyminisztérium Beszerzési Szabályzatáról szóló 6/2016. (IV. 25.) BM utasítás.

Dr. Pintér Sándor s. k.,

belügyminiszter

1. melléklet a 12/2017. (V. 17.) BM utasításhoz

2. melléklet a 12/2017. (V. 17.) BM utasításhoz

3. melléklet a 12/2017. (V. 17.) BM utasításhoz

4. melléklet a 12/2017. (V. 17.) BM utasításhoz

5. melléklet a 12/2017. (V. 17.) BM utasításhoz

Fedezetigazolás

(Minta)

6. melléklet a 12/2017. (V. 17.) BM utasításhoz