9/2010. (III. 3.) IRM utasítás

az Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium beszerzési szabályzatáról

Jelen utasítás a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvényben (továbbiakban: Kbt.) és a hozzá kapcsolódó jogszabályokban - különös tekintettel a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendeletben, a tervpályázati eljárások részletes szabályairól szóló 137/2004. (IV. 29.) Korm. rendeletben, az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendeletben, valamint a Magyar Köztársaság Országgyűlése által elfogadott tárgyévi költségvetési törvény vonatkozó rendelkezéseiben - foglaltakkal összhangban tartalmazza az árubeszerzések, építési beruházások, építési koncessziók lebonyolításának, valamint a szolgáltatások, szolgáltatási koncessziók igénybevételének egységes eljárási rendjét.

A Kbt. 6. § (1) bekezdése alapján - figyelemmel az Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 9/2009. (VII. 10.) IRM utasítás mellékletének 41.§ (1) bekezdés j) alpontjára - a következő utasítást adom ki:

1. § Az Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium (továbbiakban: IRM) árubeszerzései, építési beruházásai, építési koncessziói lebonyolításának,valamint a szolgáltatások, szolgáltatási koncessziók igénybevételének egységes eljárási rendjét a jelen utasítás mellékletét képező beszerzési szabályzat szerint határozom meg.

2. § Az utasítás hatálya az IRM valamennyi szervezeti egységére kiterjed.

3. § Jelen utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. Rendelkezéseit a hatálybalépése után megkezdett közbeszerzésekre és beszerezésekre kell alkalmazni. Egyidejűleg az Igazságügyi Minisztérium beszerzési szabályzatáról szóló 8/2004. (IK. 10.) IM utasítás hatályát veszti.

Dr. Forgács Imre s. k.,

igazságügyi és rendészeti miniszter

Melléklet a 9/2010. (III. 3.) IRM utasításhoz

Az Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium beszerzési szabályzata

I. FEJEZET

BEVEZETŐ RENDELKEZÉSEK

Alapelvek

1. 1.1. A közbeszerzési, valamint a beszerzési eljárások során az ajánlatkérő köteles biztosítani:

a) a verseny tisztaságát és nyilvánosságát;

b) az esélyegyenlőséget és az egyenlő bánásmódot;

c) a nemzeti elbánást a Kbt. szabályai szerint.

1.2. Tilos a Kbt. megkerülése céljával alkalmazni a becsült értékre vonatkozó, Kbt.-ben meghatározott becslési módszert, továbbá tilos a Kbt. 40. § (2) bekezdésébe ütköző módon a közbeszerzést részekre bontani.

1.3. A közbeszerzési eljárásokat, valamint a Kbt. hatálya alá nem tartozó egyéb beszerzéseket az ésszerűsség, szükségszerűség, gazdaságosság követelményeinek megfelelően - figyelemmel az IRM éves költségvetési előirányzatára és a tárca rendelkezésére álló egyéb pénzeszközre is - kell kezdeményezni.

Értelmező rendelkezések

2. A szabályzat alkalmazásában:

a) ajánlattevő: az a természetes személy, jogi személy, jogi személyiség nélküli gazdasági társaság, egyéni cég vagy személyes joga szerint jogképes szervezet, aki, illetőleg amely a közbeszerzési eljárásban ajánlatot tesz; ajánlattevőnek minősül a külföldi székhelyű vállalkozás magyarországi fióktelepe is;

b) ajánlatkérő: az IRM;

c) egyéb beszerzés: a Kbt.-ben megállapított értékhatárokat el nem érő értékű árubeszerzés, szolgáltatás, építési beruházás megrendelése;

d) ellenjegyzésre jogosult: az IRM kötelezettségvállalásait ellenjegyző személyek, akiknek listáját az IRM számviteli politikájának függeléke tartalmazza;

e) felügyeletet gyakorló vezető: a miniszter, az államtitkár, a szakállamtitkár, a kabinetfőnök és a miniszter által erre kijelölt személy;

f) kiemelt termék: a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet 1. mellékletében meghatározott és felsorolt termékek, és szolgáltatások;

g) kiíró: a tervpályázati eljárások vonatkozásában az IRM;

h) kötelezettségvállalásra jogosult: az a személy, aki hatáskörében eljárva jogosult munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony keretében munkavégzésre megbízási szerződést kötni, illetőleg közbeszerzési eljárás tárgyát megrendelni. A szerződés megkötésével, valamint a megrendeléssel egyidejűleg - az IRM nevében - kötelezettséget vállal arra, hogy amennyiben a teljesítés megvalósul, annak ellenértékét megfelelő előirányzat terhére a nyertes ajánlattevő, illetőleg az egyéb jogviszony (pl. megbízási szerződés) alapján teljesítő fél részére kifizeti. Az IRM kötelezettségvállalásra jogosultjainak listáját az IRM mindenkor hatályos számviteli politikájának függeléke tartalmazza;

i) szervezeti egység vezetője: a szakállamtitkár, a kabinetfőnök, a főosztályvezető, a titkárságvezető, az önálló szervezeti egységet vezető főosztályvezető-helyettes vagy az osztályvezető;

j) hivatalos közbeszerzési tanácsadó: az a természetes személy, jogi személy, vagy jogi személyiséggel nem rendelkező gazdasági társaság, amely a Közbeszerzések Tanácsa által vezetett hivatalos közbeszerzési tanácsadói névjegyzékben szerepel (továbbiakban: tanácsadó), és amely a vonatkozó jogszabályok szerint kiválasztásra került az IRM közbeszerzési eljárásai keretében meghatározott feladatok ellátására.

Alapelvek

3. 3.1. A közbeszerzési, valamint a beszerzési eljárások során az ajánlatkérő köteles biztosítani:

a) a verseny tisztaságát és nyilvánosságát;

d) az esélyegyenlőséget és az egyenlő bánásmódot;

e) a nemzeti elbánást a Kbt. szabályai szerint.

3.2. Tilos a Kbt. megkerülése céljával alkalmazni a becsült értékre vonatkozó, Kbt.-ben meghatározott becslési módszert, továbbá tilos a Kbt. 40. § (2) bekezdésébe ütköző módon a közbeszerzést részekre bontani.

3.3. A közbeszerzési eljárásokat, valamint a Kbt. hatálya alá nem tartozó egyéb beszerzéseket az ésszerűsség, szükségszerűség, gazdaságosság követelményeinek megfelelően - figyelemmel az IRM éves költségvetési előirányzatára és a tárca rendelkezésére álló egyéb pénzeszközre is - kell kezdeményezni.

II. FEJEZET

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

A közbeszerzési eljárások lefolytatásának általános szabályai

4. 4.1. A közbeszerzési eljárás az értékhatárok vonatkozásában lehet közösségi értékhatárokat elérő értékű, illetve nemzeti értékhatárokat elérő értékű, ún. általános egyszerű közbeszerzési eljárás.

4.2. Az IRM éves szinten történő közbeszerzéseinek és beszerzéseinek mindenkori értékét a Költségvetési és Gazdasági Főosztály kíséri figyelemmel. Amennyiben az évközi beszerzések, közbeszerzések értéke eléri vagy meghaladja az egyes közbeszerzési értékhatárokat, haladéktalanul értesíti a kezdeményező szervezeti egységet a szükséges intézkedések megtétele végett.

4.3. A közbeszerzési eljárás a lebonyolítás módja tekintetében nyílt, meghívásos és tárgyalásos, valamint versenypárbeszéd lehet. Főszabályként a nyílt vagy meghívásos eljárást, illetőleg a versenypárbeszéd szerinti eljárást kell alkalmazni. Tárgyalásos eljárásra akkor kerülhet sor, ha azt a Kbt. megengedi, és annak megalapozottságát az ajánlatkérő szervezeti egység megfelelően indokolni tudja.

4.4. A közbeszerzési eljárás során nem lehet áttérni az egyik eljárási fajtáról a másikra.

4.5. A meghívásos és a hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás esetében indokolt esetben - a Kbt. szerint előírt feltételek fennállásakor és a Kbt. szerinti módon - gyorsított eljárás alkalmazható.

4.6. A Kbt. szabályai szerint keretmegállapodásos eljárást is le lehet folytatni. Amennyiben ez az eljárás kerül kiválasztásra, ennek keretében gyorsított eljárás nem alkalmazható. A keretmegállapodásos eljárás során a szerződések legfeljebb 4 évre köthetők. A keretmegállapodás alapján kötött szerződések időtartama nem haladhatja meg a keretmegállapodás időtartamát.

4.7. A Kbt. értelmében, illetőleg a tervpályázatra irányadó külön jogszabályban meghatározott részletszabályok alapján nyílt vagy meghívásos eljárás keretében tervpályázati eljárás is kiírható, illetőleg meghatározott esetekben kiírandó.

4.8. A 4.5. és 4.6. pontokban nevesített gyorsított és keretmegállapodásos eljárás szolgáltatási koncesszió esetében nem alkalmazható.

4.9. Az IRM közbeszerzési és beszerzési ügyeinek koordinálását a Költségvetési és Gazdasági Főosztály végzi.

4.10. Az IRM közbeszerzési eljárásait a vonatkozó jogszabályi előírások, valamint külön keretszerződés alapján, a tanácsadó folytatja le. Az egyes közbeszerzési eljárásokat a hivatalos tanácsadó kizárólag az IRM írásbeli, eseti jellegű megrendelése alapján bonyolíthatja le. A közbeszerzést lebonyolító tanácsadó kiválasztására irányuló eljárást - a koordinációs szakállamtitkár jóváhagyásával - a Költségvetési és Gazdasági Főosztály folytatja le.

Felelősségi szabályok a közbeszerzési eljárás esetén

5. 5.1. A Kbt. és a kapcsolódó jogszabályok betartásáért valamennyi, a közbeszerzésben közreműködő a hatáskörének megfelelően, a közreműködés mértékéig felelős.

5.2. A közbeszerzés során:

a) a szükséges pénzügyi fedezet rendelkezésre állásáért, illetve éven túli kötelezettségek vállalása esetén a pénzügyi fedezet várható rendelkezésre állásáért: a Költségvetési és Gazdasági Főosztály;

b) e szabályzat 6.3. pontban meghatározott előzetes bejelentésnek határidőn belüli leadásáért: a szervezeti egység vezetője;

c) az engedélyezett eljárás fajtáját alátámasztó dokumentum szakmai tartalmáért, a beszerzés tárgyát képező árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, szolgáltatás, szolgáltatási koncesszió pontos megjelöléséért, a szakmai szempontból lényeges ajánlati és szerződési feltételek meghatározásáért, a szakmai program és a dokumentáció tartalmáért: a kezdeményező szervezeti egység vezetője;

d) a közbeszerzési eljárás kiírásának jogszerűségéért és szakszerűségéért a közbeszerzési referens, illetve a hivatalos közbeszerzési tanácsadó, a konkrét eljárás felelősségi rendje szerint;

e) a bírálat szakmai szempontból történő helytállóságáért, a döntési javaslat kidolgozásáért a kijelölt bírálóbizottság tagjai és elnöke egyetemlegesen;

f) a bírálóbizottság szabályszerű, törvényes működéséért, az összeférhetetlenségi szabályok betartásáért a bírálóbizottság elnöke egy személyben;

g) a Kbt. 17/C. § (1) bekezdésében meghatározott, a közbeszerzési eljárás nyilvánosságát biztosító adatoknak a minisztérium honlapján történő közzétételének kezdeményezéséért a közbeszerzési szakreferens felelős.

A közbeszerzési eljárások kezdeményezésének szabályai

6. 6.1. A közbeszerzések pénzügyi forrásainak ütemezése az IRM éves költségvetési előirányzata, és a tárca rendelkezésére álló egyéb pénzeszközök alapján történik. A közbeszerzési eljárást megindítani csak akkor lehet, ha az ajánlatkérés időpontjában az anyagi fedezet rendelkezésre áll, vagy megalapozottan feltételezhető, hogy a teljesítés időpontjában az anyagi fedezet rendelkezésre fog állni.

6.2. A közbeszerzési eljárások szakmai szempontok alapján történő kezdeményezését az IRM szervezeti egységei végzik. Ennek keretében az adott szervezeti egység a szervezeti egységet érintő, a tárgyévet követő költségvetési évre előre látható közbeszerzésekről a 6.3. pontban ismertetett előzetes bejelentést köteles készíteni. Az előzetes bejelentésben nem szerepeltetett, de a tárgyév során felmerülő beszerzések tekintetében a szervezeti egység a beszerzés megkezdése előtt - legalább 30 nappal - a beszerzés tárgyának, értékének részletes megjelölésével írásban tájékoztatja a Költségvetési és Gazdasági Főosztályvezetőjét, aki a bejelentést megvizsgálja és 5 munkanapon belül értesíti a kezdeményező szervezeti egységet arról, hogy a beszerzés közbeszerzésnek vagy a Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzésnek minősül. A minősítés jellegétől függően a kezdeményező szervezeti egység a szabályzat közbeszerzési eljárásokra, vagy a Kbt. hatálya alá nem tartozó egyéb beszerzésekre irányadó rendelkezései alapján köteles eljárni.

6.3. A tárgyévre tervezhető közbeszerzési értékhatárt a becsült érték alapján várhatóan elérő, vagy azt meghaladó értékű beszerzésekről az adott beszerzéssel érintett szervezeti egység vezetőjének előzetes bejelentést kell készítenie, amelyet legkésőbb a tárgyévet megelőző év november 30. napjáig meg kell küldeni a Költségvetési és Gazdasági Főosztály részére. Az előzetes bejelentést e szabályzat 1. függelékében közzétett minta alapján kell elkészíteni.

6.4. Az előzetes bejelentés nem helyettesíti a közbeszerzési eljárás megindításának a kezdeményezését. Az eljárás megindítását - az eljárás fajtája által meghatározott határidőkre figyelemmel - külön iratban kell kezdeményezni.

6.5. A Költségvetési és Gazdasági Főosztálya költségvetési év április 15. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet köteles készíteni az adott évre tervezett közbeszerzésekről, melyet öt évig köteles megőrizni.

6.6. A 6.3. pontban ismertetett előzetes bejelentések- kivéve az építési koncessziót, építési beruházást kezdeményező bejelentéseket - alapján a Költségvetési és Gazdasági Főosztály legkésőbb a tárgyév április 15. napjáig előzetes összesített tájékoztatót köteles készíteni és azt hirdetmény útján közzétenni, abban az esetben, ha a közbeszerzések becsült értéke eléri vagy meghaladja a Kbt. 42. §-ában nevesített közbeszerzési értékhatárokat. Építési beruházás esetén a Költségvetési és Gazdasági Főosztály az előzőekben ismertetett közzétételi kötelezettségét az építési beruházás megvalósítására vonatkozó döntést követően haladéktalanul, de legkésőbb öt munkanapon belül köteles teljesíteni.

6.7. Az előkészítő bizottság (továbbiakban: EB) a munkája végén a közbeszerzési eljárás előkészítő szakaszának lezárásaként - az SZMSZ-ben meghatározott hatásköri szabályok alapján - a közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység kezdeményező iratot intéz a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőhöz közbeszerzési eljárás megindításának jóváhagyása céljából. A kezdeményező irathoz mellékelni kell a közbeszerzési eljárás eredményeképpen megkötendő szerződés tervezetét is. A közbeszerzési eljárás lefolytatására irányuló kezdeményezést e szabályzat 2. függelékében közzétett minta alapján kell elkészíteni.

6.8. A kezdeményező iratban gondoskodni kell a közbeszerzés tárgyát képező árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, szolgáltatás, szolgáltatási koncesszió pontos megjelöléséről, a szakmai szempontból lényeges ajánlati feltételek meghatározásáról, a beszerzésnek a szakmai programban elfoglalt helyéről, valamint a tervezett bírálati szempontokról. A közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység az EB javaslata alapján, csatolja a közbeszerzési eljárás fajtájára, és ahhoz kapcsolódóan az eljárást megindító felhívás tartalmi kellékeit tartalmazó dokumentációt. A kezdeményező iratot az EB-tagként közreműködő közbeszerzési referens - a Kbt. 6. § (2) bekezdése szerint - ellenjegyzi. Az eljárást megindító hirdetményt nem lehet ellenjegyezni, ha az sérti a közbeszerzésre, illetőleg a közbeszerzési eljárásra vonatkozó jogszabályokat. Az eljárást megindító hirdetmény ellenjegyzése nélkül a közbeszerzési eljárás nem indítható meg.

6.9. A közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység vezetője, a közbeszerzési eljárás megindításának engedélyezése iránti kérelmet, - a Költségvetési és Gazdasági Főosztály vezetője által ellenjegyzett és jóváhagyott kezdeményező irat alapján - a beszerzésben érintett szervezeti egység felügyeletét gyakorló vezetőhöz (a továbbiakban: döntéshozó) nyújtja be.

6.10. A döntéshozó ezt követően, a közbeszerzési eljárás felelősségi rendjének jóváhagyásával egyidejűleg (Kbt. 6. § (1) bekezdés) kinevezi a közbeszerzési eljárás bírálóbizottságának vezetőjét és tagjait (beszerzési szabályzat 12. pont). Amennyiben a közbeszerzési eljárás tekintetében illetékes döntéshozó az eljárás megkezdése előtt, vagy annak során önmagára nézve összeférhetetlenségi okot észlel, köteles ezt a miniszternek bejelenteni, aki gondoskodik más döntéshozó kijelöléséről.

A közbeszerzési eljárások lefolytatásának részletszabályai

7. 7.1. A döntéshozó által jóváhagyott kezdeményező irat alapján a közbeszerzési eljárást a Költségvetési és Gazdasági Főosztálya közbeszerzési eljárást lefolytató hivatalos tanácsadó bevonásával indítja meg és bonyolítja le.

7.2. A közbeszerzési eljárás során fizetendő közzétételi és egyéb díjak megfizetése, illetőleg a dokumentációk ajánlattevők részére történő átadásáért - amennyiben az a Kbt. 54. § (4) bekezdése alapján nem térítésmentes - meghatározott ellenérték mértékének és a megfizetés módjának a meghatározása, valamint - a kezdeményező szervezeti egység által elkészített tervezet alapján - a szerződés véglegesítése, aláírásra előkészítése a Költségvetési és Gazdasági Főosztály feladatkörébe tartozik. A véglegesnek tekintett szerződés tervezetét a közbeszerzési szakreferens még az aláírások megkezdése előtt, e-mailben, tájékoztatásul megküldi a kezdeményező szervezeti egység részére.

7.3. Az ajánlati biztosíték indokolt esetben történő kikötésének szükségességéről, annak mértékéről a közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység, valamint a Költségvetési és Gazdasági Főosztály egyeztetett formában döntenek. Az ajánlati biztosíték - Kbt. által előírt módon való - kezeléséről, nyilvántartásáról, illetőleg visszaadásáról a Költségvetési és Gazdasági Főosztály gondoskodik. A közösségi forrásból támogatott projektek esetében az eredeti pályázati anyagokat - azok ellenőrzésekor - köteles az ellenőrzést végző szervezet, illetve az ellenőrzött szervezeti egység rendelkezésére bocsátani.

7.4. A közbeszerzési eljárás során keletkezett iratok - így különösen a pályázati anyagok - adatvédelmi és iratkezelési szabályoknak megfelelő tárolásáról, nyilvántartásáról a Költségvetési és Gazdasági Főosztály köteles gondoskodni.

A Költségvetési és Gazdasági Főosztály feladata a közbeszerzési eljárásban

8. A Költségvetési és Gazdasági Főosztály a közbeszerzés során felelősséggel tartozik különösen:

a) az IRM beszerzéseinek folyamatos figyelemmel kíséréséért az értékhatárok vonatkozásában;

b) az IRM-ben érvényben lévő keretmegállapodásokról nyilvántartás készítéséért és vezetéséért;

c) az IRM igazgatása közbeszerzési eljárásainak koordinálásáért, a közbeszerzések engedélyezésének ellenőrzéséért és az illetékes felügyeletet gyakorló vezető megfelelő időben történő tájékoztatásáért;

d) a döntéshozó részére jóváhagyás céljából történő előterjesztéséért; az IRM előzetes összesített közbeszerzési tájékoztatójának és az éves összesített közbeszerzési tervének - a szervezeti egységek bevonásával történő - évenkénti elkészítéséért;

e) az érvényben lévő keretmegállapodásoknál - az érintett szervezeti egységek kezdeményezését követően - közbeszerzési eljárás időbeni kezdeményezéséért;

f) a jogszabályokban a saját szervezeti egysége által végzett cselekmények tekintetében előírt határidők betartásáért;

g) a közbeszerzési eljárást lefolytató tanácsadóval történő hatékony együttműködésért;

h) a közbeszerzési eljárások keretében megkötésre kerülő szerződések elkészítésének koordinálásáért;

i) a költségvetési év végén, az év során lefolytatott közbeszerzésekről éves statisztikai összegezés készítéséért, továbbá annak, valamint a Kbt.-ben meghatározott esetekben előírt tájékoztatók elkészítéséért és a Közbeszerzések Tanácsa részére történő megküldéséért;

j) a közbeszerzési eljárás során keletkezett iratok megőrzéséért;

k) a közbeszerzési eljárás előkészítése során, szükség esetén, hivatalos közbeszerzési tanácsadó bevonásáért;

l) jelen szabályzat évenkénti felülvizsgálatának és az esetlegesen szükségessé vált módosításának kezdeményezéséért.

A közbeszerzési szakreferens feladata a közbeszerzési eljárásban

9. A közbeszerzési szakreferens a közbeszerzési eljárás során teljeskörűen ellátja az IRM-re háruló feladatokat, így különösen:

a) intézkedik az eljárás lefolytatásához szükséges adatok rendelkezésre bocsátásáról;

b) jóváhagyásra előkészíti a tanácsadó által bemutatott anyagokat;

c) előkészíti az ajánlatok elbírálását;

d) véleményezi a közbeszerzési eljárás során közzétételre kerülő, az eljárást megindító (meghirdető) felhívásokat, részvételi felhívásokat, hirdetményeket, dokumentációt;

e) elvégzi a szerződéskötés előkészítését, valamint - a kezdeményező szervezeti egység által megadott tervezet alapján - a szerződések véglegesítését, aláírásra előkészítését;

f) állandó tagja az EB-nek, továbbá a bírálóbizottságnak (továbbiakban: bizottság).

A közbeszerzésekkel érintett egyéb szervezeti egységek feladatai

10. A közbeszerzést kezdeményező szervezeti egységek feladatai:

a) tárgyévet megelőző év november 30-ig a Költségvetési és Gazdasági Főosztály feladatát képező előzetes összesített közbeszerzési tájékoztató, és éves összesített közbeszerzési terv elkészítéséhez megadják a szükséges adatokat és tájékoztatást;

b) az a) pont alapján előre el nem tervezett, év közben felmerülő beszerzések lebonyolítása előtt - legalább 30 nappal - tájékoztatják a Költségvetési és Gazdasági Főosztályt;

c) közbeszerzési eljárás megindítását kezdeményezik;

d) a már kezdeményezett közbeszerzési eljárás megindításához, jóváhagyás céljából kezdeményező iratot állítanak össze a kötelezettségvállalásra jogosult vezető részére, amelyben gondoskodnak a közbeszerzés tárgyát képező árubeszerzés, szolgáltatás, szolgáltatási koncesszió, építési beruházás és építési koncesszió pontos megjelöléséről, annak a szakmai programban elfoglalt helyének meghatározásáról, a szakmai szempontból lényeges ajánlati feltételek megállapításáról;

e) a döntéshozó által történt kijelölés esetén a bizottság munkájában a beszerzés tárgya tekintetében szakértő munkatársa útján részt vesz, aki köteles szakmai felkészültségének megfelelően, a vonatkozó szabályok betartásával és a közbeszerzéssel kapcsolatos információk figyelembe vételével, aktív közreműködéssel eljárni;

f) folyamatosan figyelemmel kíséri a közbeszerzési, illetve beszerzési eljárás alapján megkötött szerződések teljesítését és az esetleges késedelmet vagy hiányosságot jelzi a Költségvetési és Gazdasági Főosztály vezetőjének;

g) az IRM éves beszerzéseit tartalmazó éves statisztikai összegezés elkészítése érdekében a tárgyévet követő év február 28. napjáig a Költségvetési és Gazdasági Főosztály részére rendelkezésre bocsátják a statisztika elkészítéséhez szükséges adatokat.

III. FEJEZET

AZ ELŐKÉSZÍTŐ BIZOTTSÁG ÉS A BÍRÁLÓBIZOTTSÁG

Az előkészítő bizottság

11. 11.1. A közbeszerzési eljárást kezdeményező szervezeti egység vezetője, a közbeszerzési eljárás előkészítése szakszerűségének biztosítása érdekében, előkészítő bizottságot hozhat létre. Az EB elnöke a kezdeményező szervezeti egység vezetője, illetve az általa kijelölt köztisztviselő, tagjai: a beszerzés tárgya szerint illetékes felkért szakértő(k), egy pénzügyi ismeretekkel rendelkező köztisztviselő, a minisztérium közbeszerzési szakreferense, továbbá - szükség esetén - a minisztérium hivatalos közbeszerzési tanácsadója.

11.2. Az EB meghatározza az ajánlattevőkkel szemben támasztott műszaki, szakmai alkalmassági feltételeket, elkészíti az ajánlati dokumentációt (ajánlati felhívás, közbeszerzési-műszaki dokumentáció, szerződéstervezet).

11.3. Az EB ülését - az ülés helyének és időpontjának megjelölésével - az EB elnöke hívja össze.

11.4. Az előkészítő eljárás során a hivatalos tanácsadó által feltett kérdésekre az EB elnöke adhat hivatalos választ, a tagok egyidejű értesítése mellett.

A bírálóbizottság

12. 12.1. A bizottság elnökből és legalább kettő további tagból áll. A bizottság elnökére és tagjaira a közbeszerzési eljárást kezdeményező szervezeti egység vezetője tesz javaslatot. Elnöke a közbeszerzési eljárást kezdeményező szervezeti egység köztisztviselője, tagjai közül, egy-egy személy a pénzügyi területen, illetve a közbeszerzés területén megfelelő szakértelemmel rendelkezik. További tagokat a közbeszerzés tárgyát tekintve szakértelemmel rendelkező köztisztviselők, vagy külső szakértők lehetnek.

12.2. A megjelölt határidőre, zárt borítékban beérkezett ajánlatokat kizárólag az arra kijelölt személyek bonthatják fel. A bontásról - amelynek részletes szabályait a Kbt. 80. §-a tartalmazza - jegyzőkönyvet kell készíteni. A bontásban közreműködnek:

a) a közbeszerzési szakreferens, vagy a hivatalos tanácsadó

b) a bizottság egy köztisztviselő tagja és a

c) jegyzőkönyvvezető.

12.3. A bizottság a közbeszerzési eljárások során a részvételi feltételek megvalósulásának vizsgálatát és az ajánlatok elbírálását végzi, amelynek eredményét jegyzőkönyvbe köteles foglalni.

12.4. A bizottság ülését - az ülés helyének és időpontjának megjelölésével - a bizottság elnöke hívja össze. A bizottság munkájáról jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyhez csatolni kell - amennyiben ilyen készült - a tagok indokolással ellátott bírálati lapjait is.

12.5. A bizottság minden esetben páratlan számú, legalább háromtagú testület. A bizottság tagjai a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény. 22/A. §-ában meghatározott, vagyongyarapodási nyilatkozatot tett személyek közül, lehetőség szerint 3 különböző szervezeti egységtől kerülnek kijelölésre.

12.6. A bizottságban folyó értékelő és bírálati munkára olyan személyek kijelölése szükséges, akik a beszerzés tárgya tekintetében megfelelő szakértelemmel rendelkeznek. A közösségi értékhatárt elérő vagy meghaladó értékű beszerzések esetén a közbeszerzési eljárásban - így különösen a felhívás, a dokumentáció elkészítéséhez és a bizottság munkájába - a tanácsadót be kell vonni.

12.7. Az európai uniós támogatásban részesített és az egymilliárd forintot meghaladó közbeszerzések esetében, az Európai Uniós Közbeszerzési Koordinációs és Szabályossági Egység (EKKE) tagjának a részvétele kötelező a bizottságban.

12.8. A bizottság eseti tagjai:

A döntéshozó által kijelölt, vagy felkért köztisztviselő (köztisztviselők), illetve külső szakember (szakemberek).

12.9. Az állandó tagok kijelölésével egyidejűleg póttagok is kijelölésre kerülhetnek, akik az állandó tagként kijelölt köztisztviselő(k) akadályoztatása esetén a bírálóbizottság tagjává válnak.

12.10. A bizottság elnöke és tagjai a kijelölés alapján jogosultak és kötelesek a bírálóbizottságban való részvételre. Feladatukat legjobb tudásuk szerint és adott esetben közszolgálati jogviszonyukból eredő kötelezettségük maradéktalan betartásával kell ellátniuk.

12.11. A bizottság tagjainak esetleges távolmaradásáról a szervezeti egység vezetője a bizottság elnökét köteles előzetesen értesíteni.

12.12. A bizottság elnöke és tagjai felkérésük, illetve kijelölésük után, eljárásonként összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot kötelesek tenni a szabályzat 4. függelékében található mintának megfelelő tartalommal. A bizottság tagja az elnöknek, az elnök pedig a döntéshozó részére köteles bejelenteni, ha személyére nézve összeférhetetlenségi ok áll fenn, vagy keletkezett.

12.13. Összeférhetetlenségi ok felmerülése esetén, a döntéshozó kezdeményezésére, a Humánigazgatási és Fejlesztési Főosztály jár el. Az összeférhetetlenség vizsgálatának eredményéről - javaslattétele mellett - tájékoztatja a döntéshozót, aki a javaslat ismeretében megteszi a szükséges intézkedéseket. Így különösen, dönt az összeférhetetlenség kérdésében és szükség esetén újtagot jelöl ki.

A közbeszerzési eljárás során beérkezett ajánlatok értékelésekor a bizottság elnökét és tagjait észrevételezési, javaslattételi és szavazati jog illeti meg. A döntéshozatal során minden tagnak egy szavazata van. A bizottság döntését egyszerű szavazattöbbséggel hozza meg.

12.14. Amennyiben az ajánlattevő által benyújtott ajánlat hiányos, és az ajánlatkérő az eljárást megindító (meghirdető) felhívásban, részvételi felhívásban, valamint ajánlati felhívásában biztosította a hiánypótlás lehetőségét, a bizottság feladata a hiánypótlási kérdések meghatározása és a közbeszerzési szakreferensé a hiánypótlással kapcsolatos ügyintézés.

12.15. A bizottság üléseihez kapcsolódó adminisztratív-igazgatási teendőket (pl. jegyzőkönyvvezetés, gépírás, értesítések postai úton történő továbbítása) a Költségvetési és Gazdasági Főosztályvezetője által kijelölt munkatárs végzi, akire irányadók e szabályzat összeférhetetlenségre vonatkozó előírásai.

12.16. Az eljárás előkészítő szakaszában a hivatalos tanácsadó által feltett kérdésekben a bizottság elnöke vagy az általa kijelölt tag - de egy eljárásban mindig ugyanaz a személy-jogosult nyilatkozni, a többi tag egyidejű értesítése mellett.

Az ajánlatok elbírálásának szempontrendszere

13. 13.1. A bizottság az ajánlatokat az ajánlati felhívásban előre meghatározott értékelési szempontok alapján köteles elbírálni. Az ajánlatok értékelésének eredményéről, a Kbt. 94-96. §-aiban meghatározott szabályok szerint, valamennyi ajánlattevőt írásban tájékoztatni kell és arról, a Kbt. 98. §-ának rendelkezései szerint, a Közbeszerzési Értesítőben közleményt kell közzé tenni.

13.2. A bírálati szempontrendszer felülvizsgálatáról a bizottság egyeztetni köteles a megbízott tanácsadó képviselőjével és a közbeszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység vezetőjével. Amennyiben az egyeztetések lefolytatását követően - de még az eljárás megindítása előtt - az előzetesen kialakított szempontrendszert módosítani kell, azt jóváhagyásra a döntéshozóhoz kell felterjeszteni. A szempontrendszer kialakítása során kiemelt fontossággal be kell tartani a Kbt. objektív összehasonlíthatóságra vonatkozó előírását.

13.3. A Kbt. vonatkozó rendelkezéseinek figyelembevételével az ajánlatok elbírálása történhet a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás, vagy az összességében legelőnyösebb ajánlat kiválasztásával. Ahol a beszerzés tárgya lehetővé teszi a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás kiválasztásával történő beszerzést, ezt a módszert célszerű alkalmazni.

13.4. Építési beruházás (figyelemmel az építési beruházások közbeszerzésekkel kapcsolatos részletes szabályairól szóló 162/2004. (V. 21.) Korm. rendelet 18/A. § (3) bekezdésében foglaltakra), építési és szolgáltatási koncesszió esetében az ajánlatok bírálati szempontja csak az összességében legelőnyösebb ajánlat kiválasztása lehet.

13.5. Az összességében legelőnyösebb ajánlat kiválasztása esetén az ajánlatok - részszempontonkénti - összevetése szükséges. Az ajánlatok értékelése során minden esetben egzakt módon sorrendet kell felállítani - részszempontonként - az egyes ajánlatok között.

13.6. Az ajánlatok elbírálását a Közbeszerzések Tanácsának 2/2004. (KÉ. 84. szám) ajánlásában foglaltakkal összhangban kell elvégezni.

13.7. Az ajánlatok elbírálása során, a bírálati jegyzőkönyvnek a bírálati lapok alapján készített indokolást kell tartalmaznia a döntés megalapozottságát illetően.

A bírálati szakasz lezárása

14. 14.1. A bírálati jegyzőkönyv végén a bizottság-bírálati jegyzőkönyvébe foglalt értékelésével összhangban-javaslatot tesz a döntéshozó részére, hogy mely ajánlattevővel javasolja a szerződés megkötését.

14.2. A Kbt. 63. § (3) bekezdése szerint amennyiben a nyertes ajánlattevő, a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozója, továbbá az erőforrást nyújtó szervezet - ha az ajánlatban nem adta be-az eredményhirdetést követő nyolc napon belül (két szakaszos és gyorsított eljárás esetében a részvételi határidőt követő 15 napon belül) köteles csatolni a 60. § (1) bekezdéséneke) pontja és - ha az ajánlatkérő azt előírta - a 61. § (2) bekezdése szerinti köztartozást nyilvántartó hatóságok igazolását arról, hogy az igazolás kiállításának időpontjában van-e az ajánlattevőnek vagy alvállalkozójának vagy a számára erőforrást nyújtó szervezetnek a hatóság által nyilvántartott köztartozása, vagy ha van, annak megfizetésére halasztást kapott.

14.3. A Kbt. 63. § (4) bekezdése szerint amennyiben az ajánlatkérő alkalmazza a 91. § (2) bekezdését, és a nyertes ajánlattevő, a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozója, továbbá az erőforrást nyújtó szervezet a (3) bekezdésben előírt határidőn belül az igazolásokat nem, vagy nem megfelelő tartalommal csatolja, az ajánlatkérő az eredményhirdetést követő kilencedik napon elektronikus úton felhívja a következő legkedvezőbb ajánlatot tevőt az igazolások benyújtására. A következő legkedvezőbb ajánlatot tevőnek, a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozójának, továbbá a számára erőforrást nyújtó szervezetnek az eredményhirdetést követő kilencedik naptól számított nyolc napon belül kell a szükséges igazolásokat becsatolnia, ha az ajánlatban nem adta be.

14.4. A bizottság javaslata alapján a döntéshozó megállapítja a közbeszerzési eljárás eredményét, melynek alapján az IRM szerződést köt a nyertes ajánlattevővel.

14.5. Amennyiben a mérlegelési jogkörrel rendelkező döntéshozó nem fogadja el a bizottság döntés-előkészítő javaslatát, akkor köteles megindokolni, hogy milyen okból mellőzte azt, és melyek voltak a döntését megalapozó körülmények és tények.

14.6. A döntést követően a bizottság vezetője gondoskodik az eredmény kihirdetéséről, a közbeszerzési referens pedig - a tanácsadó útján - az eredménynek, a Kbt. szerinti hirdetményben történő közzétételéről.

IV. FEJEZET

A SZERZŐDÉSKÖTÉS SZABÁLYAI A KÖZBESZERZÉSEK SORÁN

Általános rendelkezések

15. 15.1. Az eredményesen lefolytatott közbeszerzési eljárást követően a nyertes ajánlattevővel a szerződés aláírásának előkészítése a Költségvetési és Gazdasági Főosztály feladatkörébe tartozik.

15.2. A szerződéskötés során a szerződés tartalmát tekintve a Kbt. szerződéskötésre vonatkozó rendelkezéseit figyelembe véve kell eljárni.

15.3. A szerződést hat példányban kell elkészíteni. Ebből két példányt a nyertes ajánlattevő, egy-egy példányt a Költségvetési és Gazdasági Főosztály, a közbeszerzési referens, illetve a teljesítésigazolást végző szervezeti egység kap meg, míg egy példányt az irattárba kell helyezni. A közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot a közbeszerzési eljárás lezárulásától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított 5 évig, vagy ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, annak jogerős befejezéséig, de legalább az említett 5 évig az iratkezelési és adatvédelmi szabályoknak megfelelően kell megőrizni. A Közösségi forrásból támogatott projektek esetében a dokumentumok őrzési ideje ettől eltérhet. Az IRM által megvalósított kiemelt projektek esetében az iratokat 25 évig kell megőrizni.

15.4. A szerződést az IRM nevében a döntésre jogosult felső vezető írja alá és a Költségvetési és Gazdasági Főosztály vezetője -, illetve az IRM számviteli politikájának függelékében meghatalmazott más személy - ellenjegyzi.

A szerződés teljesítésének igazolása és a kifizetés

16. 16.1. A szerződés alapján ellenszolgáltatás kifizetésére csak a szerződésben kikötött feladat igazolt teljesítését követően kerülhet sor. A szerződésben a teljesítés igazolására megjelölt személy köteles figyelemmel kísérni a szerződés teljesítését.

16.2. A Költségvetési és Gazdasági Főosztály kifizetést akkor teljesít, ha a szerződéskötéshez a Költségvetési és Gazdasági Főosztályvezetője a pénzügyi fedezet rendelkezésre állását igazolta, továbbá, ha:

a) szerződésben a minisztérium részére teljesítést vállaló másik fél a szabályszerűen kiállított és aláírt számláját a Költségvetési és Gazdasági Főosztály részére benyújtotta;

b) a szerződésben megjelölt vezető a szerződésben foglaltak maradéktalan teljesítését igazolta és az igazolást a Költségvetési és Gazdasági Főosztály részére továbbította;

c) a számfejtéshez, illetve az átutaláshoz szükséges valamennyi adat rendelkezésére áll.

V.FEJEZET

AZ ÁLTALÁNOS EGYSZERŰ KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK LEBONYOLÍTÁSA

Felelősségi szabályok az általános egyszerű közbeszerzési eljárás keretében megvalósuló beszerzések esetén

17. Az e fejezet hatálya alá tartozó közbeszerzések során a felelősségi szabályok tekintetében a szabályzat 5. pontjának rendelkezései az irányadók.

A Költségvetési és Gazdasági Főosztály koordinációs feladata

18. Az IRM általános egyszerű közbeszerzési eljárás alá eső közbeszerzési tevékenységét a közbeszerzési szakreferens - a közbeszerzési tanácsadó közreműködésével - végzi.

Az ajánlatok elbírálásának szempontjai

19. Az általános egyszerű közbeszerzési eljárás esetén a Kbt. 57. §-ának szabályait kell alkalmazni azzal, hogy építési beruházásra irányuló közbeszerzési eljárásban figyelemmel kell lenni a 162/2004. (V. 21.) Korm. rendelet 8/A. § (3) és (4) bekezdéseiben, valamint a 8/B. (1)-(3) bekezdéseiben foglaltakra is.

VI. FEJEZET

ELJÁRÁSREND A KÖZPONTOSÍTOTT KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS HATÁLYA ALÁ TARTOZÓ ESETEKBEN

Általános rendelkezések

20. 20.1. A Költségvetési és Gazdasági Főosztály valamennyi központosított közbeszerzési eljárás esetén köteles:

a) a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat-és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet 3. mellékletében közzétett és kitöltött intézményi bejelentkezési adatlap megküldésével az IRM-et a központosított közbeszerzési rendszerbe bejelenteni;

b) valamennyi, az űrlap adataiban bekövetkező változást 5 munkanapon belül a központi beszerző szervezet részére bejelenteni;

c) tárgyévenként az adatlap tartalmát felülvizsgálni, és a központosított közbeszerzés útján végzett beszerzéseit, az a) pontban meghatározott módon, legkésőbb a tárgy év január 31. napjáig bejelenteni.

20.2. A Költségvetési és Gazdasági Főosztály köteles továbbá:

a) a Kbt. 42. § (1) bekezdése szerint elkészített éves előzetes összesített közbeszerzési tájékoztatót legkésőbb a tárgyév április 15. napjáig a központi beszerző szervezet részére megküldeni;

b) valamennyi, a közbeszerzési tervben bekövetkezett változásról 5 munkanapon belül a központi beszerző szervezetet tájékoztatni;

c) a megrendelés teljesítéséről, valamint annak pontos adatairól és minősítéséről a központi beszerző szervezetet tájékoztatni.

20.3. Amennyiben a keretmegállapodásos eljárás második szakaszát az IRM, mint az igényt bejelentő szervezet folytatja le, jelen szabályzat II., III., IV. fejezetének rendelkezéseit kell alkalmazni.

20.4. A beszerzéssel érintett szervezeti egységek kötelesek azon beszerzési igényeiket is a közbeszerzési terv előkészítésekor a Költségvetési és Gazdasági Főosztálynak jelezni, amelyeknél a beszerzésre a központosított közbeszerzés szabályai az irányadóak.

20.5. A központosított közbeszerzések esetén, a jelen fejezetben nem érintett kérdések tekintetében, a beszerzési szabályzat IX. fejezetének a szabályait kell alkalmazni. Így különösen a beszerzés kezdeményezésénél és a szerződés megkötésénél azzal, hogy a beszerzéssel érintett szervezeti egységek és a Költségvetési és Gazdasági Főosztály a szolgáltatást nyújtó kiválasztásában szoros együttműködésben járnak el.

VII. FEJEZET

A TERVPÁLYÁZATI ELJÁRÁSRA VONATKOZÓ SZABÁLYOK

Általános rendelkezések

21. 21.1. Tervpályázati eljárást kell lefolytatni a Kbt. hatálya alá tartozó építési beruházás esetén, az építmény építészeti-műszaki tervezésének a kivitelezést megelőző versenyeztetésére - ha jogszabály eltérően nem rendelkezik-, valamint az önálló szolgáltatásként megrendelendő építészeti-műszaki tervezés versenyeztetésére.

21.2. A tervpályázati eljárás fajtáját tekintve lehet pályaművön alapuló tervpályázat vagy ötletpályázat. Az ötletpályázat kiírása nem kötelező, és nem pótolja a tervpályázat kiírására vonatkozó kötelezettséget.

A tervpályázati eljárásban részt vevők köre és kötelezettsége

22. 22.1. A tervpályázati eljárás résztvevői:

a) az IRM mint kiíró képviseletében a Költségvetési és Gazdasági Főosztály,

b) bizottság,

c) a pályázó.

22.2. A Költségvetési és Gazdasági Főosztály felelős a tervpályázat kiírásának és lebonyolításának szakszerűségéért és jogszerűségéért. Ennek maradéktalan megvalósulása érdekében a tervpályázati eljárás kezdeményezésére a közbeszerzési eljárás kapcsán megállapított részletszabályok az irányadók azzal az eltéréssel, hogy a már jóváhagyott tervpályázati eljárás lebonyolítására - külön írásbeli megállapodás alapján - a közbeszerzési eljárások lebonyolításában közreműködő tanácsadó is felkérhető.

22.3. A bizottság vonatkozásában e szabályzat III. fejezetének rendelkezései alkalmazandók az alábbi eltérésekkel:

a) a bizottság legalább öttagú;

b) a bizottság állandó tagjai közé tartozik a szakmai titkár, akinek feladata a tervpályázati kiírás előkészítése, valamint a tervpályázat lebonyolításának szervezése. A szakmai titkár a bizottság ülésein szavazásra jogosult. A szakmai titkár a minisztériumnak, a döntéshozó által kijelölt köztisztviselője, vagy felkért külső szakértő;

c) ha a tervpályázati kiírásban a pályázókkal (jelentkezőkkel) szemben szakmai követelményeket, képzettséget határozott meg a kiíró, a bizottság szavazásra jogosult tagjai legalább 2/3-ának rendelkeznie kell a pályázókkal szemben szakmai követelményként előírt vagy azzal egyenértékű szakképesítéssel.

VIII. FEJEZET

EGYÉB RENDELKEZÉSEK

Éves statisztikai összegezés

23. 23.1. A Költségvetési és Gazdasági Főosztály az IRM tárgyévi beszerzéseiről a Kbt. 16. §-ának (1) bekezdésében meghatározottak szerint éves statisztikai összegezést köteles készíteni, amelyet meg kell küldenie a Közbeszerzések Tanácsának.

23.2. A tárgyévben beszerzéseket kezdeményező szervezeti egységek az éves statisztikai összegezés elkészítése végett legkésőbb a tárgyévet követő év február 28. napjáig kötelesek a Költségvetési és Gazdasági Főosztály részére megküldeni a statisztika elkészítéséhez szükséges adatokat.

A szerződés módosítása, teljesítése

24. 24.1. A felek kizárólag akkor módosíthatják a szerződésnek a felhívás, a dokumentáció feltételei, illetőleg az ajánlat tartalma alapján meghatározott részét, ha a szerződéskötést követően - a szerződéskötéskor előre nem látható ok következtében - beállott körülmény miatt a szerződés valamelyik fél lényeges jogos érdekét sérti és erre a Kbt. lehetőséget ad.

24.2. A beszerzést kezdeményező szervezeti egység részletes szakmai javaslata alapján a szerződés módosítását - a hivatalos közbeszerzési tanácsadó és a Költségvetési és Gazdasági Főosztály véleményének beszerzése után - a közbeszerzési szakreferens készíti elő döntésre. A döntés és a szerződést módosító okirat aláírása után, a Költségvetési és Gazdasági Főosztály gondoskodik a szerződésmódosítás végrehajtásáról.

24.3. A Költségvetési és Gazdasági Főosztály köteles a Kbt. 307. § (1) bekezdése szerint a szerződés módosításáról, valamint a szerződés teljesítéséről tájékoztatót készíteni, s azt hirdetmény útján a Közbeszerzési Értesítőben közzétenni.

Előzetes vitarendezés

25. 25.1. A Kbt. 96/B.§ (1) bekezdése szerint, ha az ajánlattevő nem ért egyet az írásbeli összegezésben [93. § (2) bekezdés] foglalt valamely megállapítással, az eredményhirdetést követő öt napon belül köteles - kérelem benyújtásával - az ajánlatkérőhöz fordulni jogorvoslatért.

25.2. Az esetlegesen felmerülő előzetes vitarendezés esetén a beszerzési eljárásban érdekelt szakmai főosztályok és a Költségvetési és Gazdasági Főosztály írásbeli összegező vélemény készítésével, adatszolgáltatással kötelesek segíteni egymás, illetve bevonása esetén a Jogi Képviseleti Osztály munkáját.

25.3. Amennyiben valamely ajánlattevő előzetes vitarendezési kérelmet nyújtott be, az IRM a kérelem benyújtásától a válaszának megküldését követő tizedik napig nem kötheti meg a szerződést.

25.4. A közbeszerzési szakreferens az írásbeli összegezésben észlelt bármely elírást (névcserét, hibás névírást, szám vagy számítási hibát vagy más hasonló elírást) kérelemre vagy kérelem hiányában is kijavíthatja. A kijavított írásbeli összegezést a közbeszerzési szakreferens legkésőbb az eredményhirdetést követő öt napon belül köteles egyidejűleg megküldeni az összes ajánlattevőnek.

25.5. A közbeszerzési szakreferens az eredményhirdetéstől számított tizedik napig egy alkalommal jogosult az írásbeli összegezést módosítani és szükség esetén az érvénytelenségről szóló tájékoztatást visszavonni, ha az eredményhirdetést követően észleli, hogy a kihirdetett eredmény (eredménytelenség) törvénysértő volt és a módosítás a törvénysértést orvosolja. A szakreferens a módosított írásbeli összegezést köteles elektronikus úton haladéktalanul, egyidejűleg az összes ajánlattevőnek megküldeni.

25.6. A jogi képviseletet ellátó osztály minden, az előzetes vitarendezés szempontjából lényeges kérdésben köteles a szakmai főosztállyal egyeztetni, továbbá az eljárás lényeges eseményeiről és a minisztérium működésére vagy megítélésére vonatkozó várható kihatásáról a szolgálati út megtartásával az illetékes vezetőt tájékoztatni.

Jogorvoslat

26. 26.1. Az esetlegesen felmerülő jogviták, jogorvoslati eljárások esetén a beszerzési eljárásban érdekelt szakmai főosztályok és a Költségvetési és Gazdasági Főosztály írásbeli összegező vélemény készítésével, adatszolgáltatással kötelesek segíteni egymás, illetve bevonása esetén a Jogi Képviseleti Osztály munkáját. Az eljáráshoz szükséges minden iratelőzmény átadásáról a Költségvetési és Gazdasági Főosztály gondoskodik.

26.2. A beszerzést kezdeményező vagy annak teljesítésében érdekelt főosztályok haladéktalanul kötelesek értesíteni a jogi képviseletet ellátó szervezeti egységet, ha jogorvoslat szükségessége merül fel, akár külső szervtől, természetes vagy jogi személytől, akár a minisztérium valamely szervezeti egységénél merül fel a jogorvoslati igény.

26.3. A jogi képviseletet ellátó osztály minden, a jogorvoslat szempontjából lényeges kérdésben köteles a szakmai főosztállyal egyeztetni, továbbá az eljárás lényeges eseményeiről és a minisztérium működésére vagy megítélésére vonatkozó várható kihatásáról a szolgálati út megtartásával az illetékes vezetőt tájékoztatni.

A beszerzések ellenőrzése

27. 27.1. A beszerzések folyamatos ellenőrzése a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés körébe tartozik, melyet a Költségvetési és Gazdasági Főosztály az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 120/A. § (2) bekezdésének a) pontja, valamint 121. §-a, továbbá az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 145/A-145/C. §-ai alapján végez. Az ellenőrzés folyamatára minden év március 31-ig belső ellenőrzési tervet kell készíteni, amelyet a koordinációs szakállamtitkár hagy jóvá.

27.2. A közbeszerzésekkel kapcsolatos belső ellenőrzési tevékenységet a Belső Ellenőrzési Osztály, a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendeletben, valamint a belső ellenőrzési kézikönyvben foglalt eljárási szabályok szerint tervezi és végzi.

IX. FEJEZET

A KBT. HATÁLYA ALÁ NEM TARTOZÓ BESZERZÉSEK SPECIÁLIS SZABÁLYAI

Általános rendelkezések

28. 28.1. E fejezet szabályait kell alkalmazni azokra a beszerzésekre, amelyek

a) értéke nem éri el a Kbt. szerinti nemzeti közbeszerzési eljárás értékhatárát, vagy

b) a Kbt. szerinti kivételi körbe tartozó beszerzések, amelyekre nem vonatkozik külön jogszabály.

28.2. Nem köthető megbízási szerződés a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény (továbbiakban: Ktv.) 1. § (8) bekezdésében meghatározott köztisztviselői feladat ellátására.

28.3. Az IRM saját dolgozójának megbízási szerződés alapján megbízási díja munkakörébe tartozó, munkaköri leírása szerint számára előírható feladatra nem fizethető.

28.4. E fejezet alkalmazásában:

a) szolgáltató: a gazdasági társaságokról szóló 2006. évi IV. törvény hatálya alá tartozó gazdálkodószervezet, továbbá a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény hatálya alá tartozó, valamint egyéb jogszabály alapján működő azon jogi és jogi személyiség nélküli szervezet, továbbá azon számlaképes magánszemély, aki az általa teljesített szolgáltatással kapcsolatban számla adására kötelezett (pl. gazdasági társaság, egyéni ügyvéd, ügyvédi iroda, egyéni vállalkozó, az Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatalnál költségelszámolásra bejelentkezett, adószámmal rendelkező magánszemély stb.);

b) természetes személy: az IRM-mel szerződő, nem számlaképes magánszemély;

c) szolgáltatást nyújtó: az a) és b) pontok szerinti, IRM-mel szerződő fél.

A szerződéskötés kezdeményezése

29. 29.1. E fejezet hatálya alá tartozó szerződések megkötésének kezdeményezésére jogosultak a szervezeti egységek vezetői, a felügyeletet gyakorló vezető egyetértésével.

29.2. A tárgyévet megelőzően előre látható beszerzések előzetes bejelentésére vonatkozóan a 6.3. pontban foglaltak az irányadók.

29.3. A 27.2. pont szerint előzetesen bejelentett beszerzések, valamint a tárgyévben előre nem tervezetten, de szükségszerűen felmerült beszerzések tekintetében a szerződéskötést a szerződés tervezett kezdő időpontja előtt legalább 15 nappal kell kezdeményezni, annak érdekében, hogy a szerződést a felek képviselői legkésőbb a teljesítés megkezdése előtti napon aláírják.

29.4. Szellemi tevékenység számla ellenében történő igénybevételére a szellemi tevékenység szolgáltatási szerződéssel számla ellenében történő igénybevételének feltételeiről szóló 4/2002. (IK 7.) IM utasításban (továbbiakban: utasítás) foglaltak maradéktalan teljesülése esetén kezdeményezhető a szerződéskötés. Az utasításban foglaltak betartása a kezdeményező szervezeti egység vezetőjének a felelőssége.

29.5. A szerződéskötés kezdeményezése előtt a kezdeményező szervezeti egységnek:

a) meg kell győződnie arról, hogy a beszerzés a Kbt. hatálya alá tartozik-e. Kétség esetén a kezdeményezőnek a Költségvetési és Gazdasági Főosztálytól kell állásfoglalást kérnie;

b) meg kell vizsgálnia, hogy szükséges-e a megbízni kívánt természetes személy, illetve gazdasági társaság nevében személyesen közreműködő személy nemzetbiztonsági ellenőrzése;

c) meg kell vizsgálnia - cégkivonat, egyéni vállalkozói igazolvány, ügyvédi igazolvány, önéletrajz, képesítési vagy más okirat alapján -, hogy a szolgáltatást nyújtó jogosult-e a szerződés tárgyát képező tevékenység folytatására,

d) a szerződés megkötése nem ütközik-e a Ktv. 1. § (9) bekezdésébe.

29.6. A szerződés megkötését az 5. függelékszerinti formanyomtatványon kell kezdeményezni. A kezdeményezéshez csatolni kell:

a) a szolgáltatást nyújtó, illetve a szerződő fél 6. függelék szerinti adatait;

b) természetes személy esetén a díjazást terhelő közterhek teljesítéséhez szükséges nyilatkozatot vagy a munkáltató igazolását (7. függelék);

c) a szolgáltató cégkivonatának/egyéni vállalkozói igazolványának/ügyvédi igazolványának másolatát;

d) a 6.7. pontban meghatározott szerződéstervezetet.

29.7. A felügyeletet gyakorló vezető aláírásával is ellátott, hiánytalanul kitöltött formanyomtatványt meg kell küldeni a Költségvetési és Gazdasági Főosztályvezetője részére, aki nyilatkozik a pénzügyi fedezet rendelkezésre állásáról.

29.8. Amennyiben a pénzügyi fedezet - fejezeti forrásból, közösségi forrásból, vagy az IRM működési költségeinek terhére - biztosított, a tartós feladat ellátást tartalmazó megbízásokra vonatkozó szerződéseknél a Humánigazgatási és Fejlesztési Főosztály vezetője, egyéb szerződéseknél a Költségvetési és Gazdasági Főosztály vezetője - a kezdeményező szervezeti egységgel összhangban - gondoskodik azok előkészítéséről.

A szerződések előkészítése és aláírása

30. 30.1. Amennyiben a szerződés megkötésének nincs akadálya a jelen szabályzat 28.1. pontja szerint illetékes szervezeti egység - szükség esetén a Költségvetési és Gazdasági Főosztály illetékes munkatársának közreműködésével - előkészíti a szerződést. Egyidejűleg - amennyiben az a beszerzés jellege miatt szükséges - a Humánigazgatási és Fejlesztési Főosztályvezetője intézkedik a szolgáltatást nyújtó nemzetbiztonsági ellenőrzésének megindítása iránt.

30.2. A szerződést legalább négy példányban kell elkészíteni, ebből egy példány a szolgáltatást nyújtót illet, egy-egy példányt a Költségvetési és Gazdasági Főosztály és a szerződés teljesítésének igazolására kötelezett szervezeti egység és a szerződés előkészítését végző főosztály kezel.

30.3. A szerződés-előkészítő főosztály vezetője az előkészített szerződést szignálja, majd ellenjegyzés végett továbbítja a kötelezettségvállalásra jogosult vezető részére.

30.4. Az ellenjegyzést követően a szerződést az előkészítést végző főosztály vezetője terjeszti fel aláírásra, dokumentáltan, az arra jogosult vezetőhöz.

30.5. A szerződést az IRM nevében a miniszter, államtitkár, kabinetfőnök, szakállamtitkár, valamint - a minisztérium napi működéséhez szükséges és a közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések esetén - a Költségvetési és Gazdasági Főosztályvezetője írja alá és a kötelezettségvállalásra jogosult vezető ellenjegyzi.

30.6. A kötelezettségvállalásra jogosult vezető a szerződést az aláírását követően, dokumentáltan, visszaküldi a beszerzést kezdeményező szervezeti egység vezetőjének, aki gondoskodik a szolgáltatást nyújtó általi aláírásról.

30.7. A beszerzést kezdeményező főosztály vezetője a szerződő felek által aláírt és ellenjegyzett szerződés egy példányát átadja a szolgáltatást nyújtónak, egy példányát, valamint a számfejtéshez szükséges munkáltatói igazolást (nyilatkozatot) pedig a szerződés teljes körű aláírását követőn azonnal továbbítja a Költségvetési és Gazdasági Főosztálynak. A szerződés további példányait, illetve az előzményi iratokat a főosztály az iratkezelési és adatvédelmi szabályoknak megfelelően köteles őrizni.

30.8. Az aláírt szerződésekről a Költségvetési és Gazdasági Főosztály naprakész nyilvántartást köteles vezetni.

A szerződés teljesítésének igazolása és kifizetése

31. 31.1. A szerződés teljesítésének igazolására és kifizetésére a 15. pont rendelkezései az irányadók.

31.2. A teljesítésigazolást eseti (egyszeri) szerződés esetén a szerződésben foglalt feladatok maradéktalan teljesítését követően, folyamatos szerződés esetében a teljesítést követő hónap 5. napjáig kell megküldeni a Költségvetési és Gazdasági Főosztály részére.

X. FEJEZET

ELEKTRONIKUS ELJÁRÁSI CSELEKMÉNYEK

32. 32.1. Az e szabályzatban meghatározott eljárási cselekmények a Kbt.-ben, illetőleg külön jogszabályban meghatározott feltételek mellett elektronikusan is gyakorolhatók, azonban a Kbt. 21. § (4) bekezdése értelmében, a Kbt. IV. fejezete szerinti eljárásokat, külön jogszabályban meghatározott feltételek mellett elektronikus úton kell lefolytatni.*[1]

32.2. Az eljárási cselekmények elektronikus formában történő gyakorlását, a kezdeményező iratban arra kijelölt személy végzi a közbeszerzési eljárásokban elektronikusan gyakorolható eljárási cselekmények szabályairól, valamint az elektronikus árlejtés szabályairól szóló 257/2007. (X. 4.) Korm. rendeletben (továbbiakban: R.) foglaltak alapján.

32.3. Az elektronikus eljárási cselekmények gyakorlása, az elektronikus árlejtés során biztosítani kell különösen:

a) a kapcsolattartás kiválasztott eszközei nem eredményezhetik az ajánlattevők megkülönböztetését, nem korlátozhatják a gazdasági élet szereplőinek hozzáférését a közbeszerzési eljáráshoz;

b) a kapcsolattartást, valamint az információk továbbítását, cseréjét és tárolását oly módon kell végezni, hogy biztosítsa az adatok változatlan továbbítását, illetve a dokumentumok megváltoztathatatlanságát, letagadhatatlanságát, illetve az ajánlatok, részvételi jelentkezések bizalmas jellegének megőrzését;

c) azt, hogy az elektronikusan továbbított adatokhoz ne lehessen határidő előtt hozzáférni; illetve e tilalom megsértésének felderíthetőségét, valamint az ajánlatok benyújtásának pontos meghatározhatóságát;

d) azt, hogy a közbeszerzési eljárás során az elbíráláshoz szükséges adatokhoz kizárólag az arra jogosultak, a jogosultságuk igazolását követően férhessenek hozzá;

e) azt, hogy a beérkezett adatok megnyitásának időpontját csak az arra jogosult személyek állapíthatják meg és csak az arra jogosultak számára maradhatnak hozzáférhetők.

32.4. Az R. által szabályozott közbeszerzési szolgáltatások:

a) a közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó eljárások valamelyikének, vagy valamennyi eljárási cselekmény lebonyolításának informatikai támogatása, ideértve az elektronikus árlejtést;

b) a szállítók áruszállításra és szolgáltatásnyújtására, valamint az építési beruházásra vonatkozó adatokat és feltételeket tartalmazó elektronikus katalógusok kezeléséhez kapcsolódó szolgáltatás.

32.5. Az elektronikus árlejtés a közbeszerzési eljárás részét képező olyan ismétlődő folyamat, amely az ajánlatoknak a Kbt. 81. § (4) bekezdése szerinti, teljes körű értékelését követően új, az ellenszolgáltatás mértékére [Kbt. 57. § (2) bek. a) pont], illetőleg az ajánlatnak a bírálati részszempontok szerinti egyes tartalmi elemeire vonatkozó, összességében kedvezőbb ajánlat megtételét [Kbt. 57. § (2) bek. b) pont], és az ajánlatok rangsorolását elektronikus eszköz segítségével, automatizáltan teszi lehetővé az R.-ben meghatározott részletes szabályok szerint.

Amennyiben a Kbt.-ben és az R.-ben meghatározott feltételek fennállnak, illetve maradéktalanul biztosíthatóak, az Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium, mint ajánlatkérő, az elektronikus árlejtés-alkalmazást - más bírálati módszerekkel szemben - előnyben részesíti.

FÜGGELÉKEK

1. függelék

2. függelék

3. függelék

Jegyzőkönyvminta a közbeszerzési eljárás során beérkezett ajánlatok bontásáról

4. függelék

5. függelék

6. függelék

7. függelék

Segédlet az informatikai beszerzések lebonyolításához

Informatikai rendszerek beszerzésével szemben támasztott

informatikai biztonsági követelmények

Bevezetés

Jelen dokumentum célja az Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium (továbbiakban: IRM) integrált informatikai rendszerével és annak rendszerelemeivel szemben támasztott informatikai biztonsági elvárások összefoglalása és rendszerezése, valamint az ajánlati felhívások és tenderek kiírásánál az alapvető informatikai biztonsági követelmények meghatározása a megvalósítandó integrált informatikai rendszer, illetve annak rendszerelemei tekintetében.

Minden egyes, az IRM informatikai rendszerével kapcsolatba kerülő fejlesztési vagy bővítési projektnél figyelembe kell venni az IRM érvényben lévő, vonatkozó szabályzatait, különös tekintettel az Informatikai Biztonsági Szabályzatra, annak tudomásul vételét és elfogadását a szerződésben rögzíteni kell.

Az IRM biztonsági szempontjainak érvényesítése az informatikai projektek bevezetési szakaszában az informatikai biztonsági felelős feladata. Az informatikai biztonsági felelős bevonása a projekt tervezési szakaszában a projektvezető kötelessége. A biztonsági paraméterek pontos értékének meghatározása az integrált informatikai rendszer adatgazdájának és az informatikai üzemeltetésért felelős vezetőnek a feladata.

A jelen dokumentum a projektek során szerzett tapasztalatok függvényében, de legalább évente egyszer kerüljön felülvizsgálatra az informatikai biztonsági felelős, és elfogadásra az informatikai üzemeltetésért felelős vezető által, az IRM belső szabályzatainak és a vonatkozó ajánlásoknak a figyelembevételével.

Mivel jelen utasítás az IRM számára érzékeny információkat tartalmaz, ezért a dokumentumhoz hozzáférés csak az informatikai biztonsági felelős által feljogosított személyek számára engedélyezett. Külső partnerek és szerződött felek a dokumentum tartalmát csak érvényes cégszerű titoktartási nyilatkozat esetén ismerhetik meg. A titoktartási nyilatkozat mintája a jelen dokumentum mellékletében található.

A figyelembe veendő biztonsági célú szempontok

Dokumentálás

Formai követelmények

Az informatikai rendszer dokumentálása során az alábbi pontokban részletezett formai elemeket minden dokumentumban értelemszerűen kell szerepeltetni.

- dátum

- verziószám

- státus

- készítő

- minősítés

- lapszámozás

- tartalomjegyzék

- tárgymutató

Dokumentumok rendelkezésre állása

Az integrált informatikai rendszer dokumentációjának egy eredeti nyomtatott példányban és Microsoft Word vagy szerkeszthető és nyomtatható PDF formátumban elektronikus formában kell rendelkezésre állnia.

Rendszerterv

A szállítónak a rendszerelem megvalósítása során rendszertervet kell készítenie, amely két részből áll az alábbiakban részletezett tartalommal:

Az első rész tartalmazza:

- a követelménylistát

- a feldolgozási folyamatok részletes leírását

- az ellenőrzési rendszer leírását

- a hibakezelési eljárásokat

- a rendszer-felügyeleti kapcsolatokat

- a kapcsolódó rendszerelemek hivatkozását

- a kapacitástervezési leírást.

A második rész tartalmazza:

- a logikai adatmodellt

- az I/O adatszerkezeteket

- a képernyőterveket

- a listaterveket

- a rendszer logikai architektúraábráját

- az elemek funkcionális leírását

- a technikai környezet leírását

- a biztonsági kontrollok ismertetését

Felhasználói dokumentáció - Felhasználói kézikönyv

A felhasználói dokumentáció egy adott rendszerelem szakszerű és üzembiztos használatának módját írja le a végfelhasználók által érthető módon. A felhasználói dokumentáció tartalmazza:

- a funkciók felhasználói leírása képekkel illusztrálva

- a kezelési felületek, menürendszer ismertetését

- az interfészleírásokat

- a funkcióleírásokat, a funkciójegyzéket

- a kapcsolódó rendszerelemek pontos hivatkozását

- az ellenőrzési és hibakezelési eljárásokat/hibajegyzéket

- logikai kontrollok ismertetése

Üzemeltetői dokumentáció - Üzemeltetési kézikönyv

Az üzemeltetési dokumentáció egy adott rendszerelem működtetésére, karbantartására és felügyeletére vonatkozó utasításokat tartalmazza az üzemeltetési feladatokat végző munkatársak által érthető módon. Az üzemeltetési dokumentáció tartalmazza:

- a technikai környezet ismertetését

- a kapacitástervezési leírást

- az alkalmazott portok, szolgáltatások, és protokollok részletes ismertetését

- a kommunikációs környezet ismertetését

- a szerepköröket és hozzájuk tartozó feladatok ismertetését

- a jogosultsági rendszer részletes ismertetését

- a feldolgozások részletes ismertetését üzemeltetési szempontból

- a mentés, archiválás, monitorozás ismertetését

- az időszaki teendők ismertetését

- a hibaüzenetek, hibaelhárítással kapcsolatos feladatok ismertetését

Rendszerdokumentáció

A rendszerdokumentáció egy adott rendszerelem ismertetését tartalmazza az alkalmazásfejlesztők által érthető módon. A rendszerdokumentáció tartalmazza:

- a logikai adatmodellt, az egyedleírásokat, a struktúraábrákat

- a fizikai adatmodellt, az adatleírásokat, az adatjegyzéket

- a feldolgozási folyamatok részletes ismertetését

- a külső/belső rendszerkapcsolatok részletes ismertetését

- az I/O adatszerkezetek ismertetését

- az egyéb környezeti/kapcsolati feltételek ismertetését

- a hibaelhárítással kapcsolatos feladatok ismertetését

- az alkalmazott preventív, detektáló és javítókontroll-eljárások ismertetését

- az audit üzenetek/naplózás ismertetését

Változáskezelés

Az integrált informatikai rendszer infrastruktúrájában bekövetkező változásokat dokumentálni kell.

Az infrastruktúrában bekövetkező változások dokumentációja tartalmazza:

- a régi rendszerelem pontos megnevezését

- az új rendszerelem pontos megnevezését

- a régi rendszerelem mentésének jegyzőkönyvét

- a végrehajtott változtatások indokát, részletes ismertetését

- a vonatkozó dokumentumok frissített változatainak pontos megnevezését

Rendszer szintű jogosultságkezelés

Az integrált informatikai rendszer rendszerelemei a felhasználók kötelező azonosítása után a hozzájuk rendelt jogosultságokat biztosítsák számukra.

Az integrált informatikai rendszerben megvalósított funkciókhoz és kezelt adatokhoz előre meghatározott szerepkörök szerint hozzáférési jogosultságokat kell definiálni.

A jogosultságkezelő rendszerrel kapcsolatos általános elvárásokat az IRM jogosultság és hozzáférési szabályzata tartalmazza.

Az azonosító rendszernek alkalmasnak kell lennie az IRM felhasználói informatikai biztonsági házirendjében rögzített jelszó házirendjének kikényszerítésére.

Auditálhatóság (naplózás)

Az integrált informatikai rendszerben végrehajtott mindennemű műveletet naplózni kell. A naplók hatékony elemzésének érdekében a naplók adattartama, illetve az adatok intervallum szerinti szűkítési lehetőségét biztosítani kell.

A naplóba történő betekintés csak és kizárólag az arra felhatalmazott személyek részére legyen megengedett.

Az esemény típusának megfelelően az általános feldolgozási eseményt az eseménynaplóban, a biztonsággal összefüggő eseményeket pedig a biztonsági naplóba kell rögzíteni.

A napló tartalmazza:

- a rendszerelem azonosítóját

- az adatazonosítót (fájl/rekord/mező)

- az esemény ismertetését/a funkcióazonosítót

- a felhasználó azonosítóját

- az esemény időpontját

- az esemény elemzéséhez szükséges adattartalmakat vagy az arra vonatkozó hivatkozásokat, illetve annak végrehajtási státusát

Mentési eljárások

Az integrált informatikai rendszer által kezelt adatok rendelkezésre állásának biztosítása végett mentési eljárást kell alkalmazni. A mentési eljárást úgy kell kialakítani, hogy az illeszkedjen az IRM jelenlegi mentési rendszeréhez, és megfeleljen az IRM mentési és visszatöltési utasításában megfogalmazott általános elvárásoknak.

A mentési és visszatöltési eljárások segítségével az integrált informatikai rendszernek egy korábbi konzisztens állapotba visszaállíthatónak kell lennie.

Archiválás

Rendszerelemenként előírt rendszerességgel kell biztosítani a mentett applikációk és az általuk kezelt mentett adatok költséghatékony, biztonságos adathordozón történő archiválását.

Az archiválási eljárást úgy kell kialakítani, hogy annak során végrehajtott adattörlés és tisztítás után az adatbázis konzisztenciája fenntartható legyen.

Az archivált adatok előre meghatározott halmazát szabályszerű felhasználásra vissza kell tudni tölteni.

Rendszerkövetés (támogatás)

Az integrált informatikai rendszerhez a szállítónak szerződésben rögzített feltételek mellett az alábbi területeket magában foglaló támogatást kell nyújtania:

- A rendszerben felmerülő hibák javítása

- Az IRM fejlesztési igényeinek ellátása

- A rendszerfuttató környezetének (operációs rendszer, adatbázisrendszerek) frissítése

- Minden egyes újverzióra kiterjedően a szoftverkód átadása az IRM részére, vagy a kód letétbe helyezése közjegyzőnél olyan formában, hogy a támogató cég megszűnése esetén a kód az IRM számára hozzáférhető legyen.

A szerződésben rögzíteni kell a támogatás körülményeit (határidők, rendelkezésre állás, helyszíni vagy telefonos támogatás) is a megfelelő szolgáltatási szint biztosítására. A paraméterek pontos értékének meghatározása az integrált informatikai rendszer adatgazdájának és az informatikai üzemeltetésért felelős vezető feladata.

Rendszerintegritás

Fejlesztett komponensek esetében a szerződésben rögzíteni kell, hogy a leszállított szoftver megfelelően biztonságos környezetben, auditálható körülmények között készült, így nem tartalmaz bújtatottan hátsó bejáratot, vírust, trójai faló, vagy bármilyen más egyéb káros kódrészletet. Amennyiben mégis tartalmazna, és ebből adódóan az IRM-nek bármilyen kára keletkezik, akkor azért a szállító felelősséggel tartozik.