7/2004. (III. 2.) BM rendelet

a közszolgálati nyilvántartás egyes kérdéseiről szóló 7/2002. (III. 12.) BM rendelet módosításáról

A közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adatkezelésre és a közszolgálati nyilvántartásra vonatkozó szabályokról szóló 233/2001. (XII. 10.) Korm. rendelet 27. § b) pontjában foglalt felhatalmazás alapján a következőket rendelem el:

1. §

(1) A közszolgálati nyilvántartás egyes kérdéseiről szóló 7/2002. (III. 12.) BM rendelet (a továbbiakban: Vhr.) 1. §-ának (1) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"1. § (1) E rendelet hatálya - a (3) bekezdés kivételével - a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény (a továbbiakban: Ktv.) 1. § (1)-(2) bekezdésében meghatározott szerveknél, valamint törvényi rendelkezés alapján a Ktv. 2. §-ának b) pontjában meghatározott szerveknél (a továbbiakban együtt: közigazgatási szerv) foglalkoztatott köztisztviselőre és ügykezelőre (a továbbiakban együtt: köztisztviselő) - ide nem értve a Ktv. 3. § (2) bekezdése szerint az Igazságügyi Minisztériumba beosztott bírót, illetve ügyészt, továbbá a fegyveres szervek hivatásos állományú tagjainak szolgálati viszonyáról szóló 1996. évi XLIII. törvény értelmében átirányított (vezényelt) hivatásos személyeket - terjed ki."

(2) A Vhr. 1. §-ának (3) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(3) E rendelet 4. számú mellékletével kiadott "A köztisztviselői tartalékállomány információs rendszerének működési szabályzata" (a továbbiakban: MSZ) az annak első része I/1. pontjában meghatározott közigazgatási szervekre és köztisztviselőkre - ide nem értve az ügykezelőket - terjed ki."

2. §

A Vhr. 2. §-ának (1) bekezdése a következő mondattal egészül ki:

"...Az adatlap egységes; folyamatos vezetése a (2) és a (3) bekezdésben szereplő oldalak tekintetében egyaránt kötelező."

3. §

A Vhr. 4. §-ának (2) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(2) Egyidejűleg további közszolgálati jogviszony - Ktv. 21. §-a (2) és (4) bekezdéseinek figyelembevételével történő - létesítése, határozott idejű áthelyezés és kirendelés, valamint főtisztviselő határozott idejű kötelező áthelyezése esetén az új közigazgatási szerv is köteles Adatlapot kitölteni."

4. §

A Vhr. 5. §-ának helyébe a következő rendelkezés lép:

"5. § (1) A Belügyminisztérium Közigazgatásszervezési és Közszolgálati Hivatal (a továbbiakban: BM KKH) a központi közszolgálati nyilvántartást (a továbbiakban: KÖZIGTAD) és a szervazonosító kódot a közigazgatási szerv bejelentkezése alapján alakítja ki. A KÖZIGTAD részére történő adatszolgáltatás szempontjából - kivéve az R. 2. § (2) bekezdésében meghatározott megállapodás (a továbbiakban: megállapodás) esetét - az a közigazgatási szerv minősül adatszolgáltatónak, amelyet a BM KKH saját szervazonosító kóddal lát el. Az R. 16. § (2) bekezdése alapján a rendelkezési állomány számára megállapított szervazonosító kódon az adatszolgáltatást a Miniszterelnöki Hivatal látja el. Megállapodás esetén a közigazgatási szerv irányító, felügyelő, ellenőrző szerve (a továbbiakban: irányító szerv) végzi az adatszolgáltatást. Ha megállapodás rendezi a KÖZIGTAD részére történő adatszolgáltatással kapcsolatos adatfeldolgozást, az irányító szerv az irányítása, felügyelete, ellenőrzése alatt álló közigazgatási szerv szervazonosító kódján teljesíti az adatszolgáltatást. A megállapodás módosítása, illetve megszűnése esetén az R. 2. § (4) bekezdése szerint kell eljárni.

(2) A közszolgálati alapnyilvántartásnak a Ktv. 4. számú mellékletében meghatározott alapadatairól és azok változásairól a közigazgatási szerv minden évben köteles a szeptember 1-jei állapotnak megfelelően adatszolgáltatást teljesíteni a KÖZIGTAD részére:

a) az adatszolgáltatásnak mindig az előző év szeptember másodika és a tárgyév szeptember elseje között - beleértve a szeptember elsejei adatokat is - (adatváltozási időszak) keletkezett új adatokat és a bekövetkezett adatváltozásokat kell tartalmaznia,

b) az adatszolgáltatás nem terjed ki azoknak a köztisztviselőknek az adataira, akiknek a közszolgálati jogviszonya az adatváltozási időszakon belül keletkezett és meg is szűnt,

c) a főtisztviselők adatait a szeptember 1-jei állapotra vonatkozó adatszolgáltatásban nem keli szerepeltetni, tekintettel a folyamatos adatszolgáltatási kötelezettségre,

d) az adatszolgáltatást szeptember 15-től október 31-ig kell teljesíteni. Az adatszolgáltatás technikai szabályait és az adatfeldolgozás ütemezésére vonatkozó előírásokat az ÜSZ tartalmazza."

5. §

A Vhr. 9. §-ának helyébe a következő rendelkezés lép:

"9. § (1) A BM KKH a R. 1. § (3) bekezdésében meghatározott tájékoztatás beérkezését követően a főtisztviselő részére azonosító kódot állapít meg, amelyről 3 napon belül írásban értesíti a tájékoztatásban megjelölt közigazgatási szervet. A 4 számjegyből álló főtisztviselői azonosító kód a főtisztviselő azonosítására szolgál a FŐTISZTAD-ban. A főtisztviselői azonosító kódot a KF jelű adatlapon kell feltüntetni és az a főtisztviselői kinevezés teljes időtartama alatt változatlan és érvényes.

(2) A tájékoztatásban megjelölt szerv a főtisztviselői kinevezésről való tudomásszerzéstől számított 8 napon belül közvetlenül megküldi a FŐTISZTAD részére a főtisztviselő folyamatosan vezetett közszolgálati alapnyilvántartási adatlapjának az ÜSZ 4.2. a) pontjában felsorolt - a főtisztviselői kinevezés időpontjában aktuális adatokat tartalmazó - adatlap-oldalait.

(3) Ha a főtisztviselőnek a (2) bekezdésben meghatározott adataiban változás következik be, vagy új adat keletkezik, a közigazgatási szerv a változásokról 8 napon belül közvetlenül tájékoztatja a FŐTISZTAD-ot az ÜSZ-ben meghatározottak szerint."

6. §

A Vhr. 12. §-ának (1)-(3) bekezdése helyébe a következő rendelkezések lépnek:

"(1) A KÖZIGTAD (beleértve a FŐTISZTAD-ot is) Kódrendszerét és Útmutatóját az adatszolgáltató közigazgatási szervek részére a BM KKH közvetlenül küldi meg.

(2) A Kódrendszer és az Útmutató karbantartásáról és annak az adatszolgáltatókhoz az (1) bekezdésben meghatározott módon történő eljuttatásáról a BM KKH szükség szerint gondoskodik.

(3) A közszolgálati alapnyilvántartáshoz szükséges adatlapot a BM KKH biztosítja."

7. §

(1) Ez a rendelet a kihirdetését követő 8. napon lép hatályba.

(2) E rendelet hatálybalépésével egyidejűleg

a) a Vhr. 2. §-ának (2) bekezdésében a hivatkozás "[R. 19. § (1) bek.]",

b) a Vhr. 6. §-ának (1) bekezdésében a "Belügyminisztériumot" szövegrész a "BM KKH-t",

c) a Vhr. 6. §-ának (2) bekezdésében a "Belügyminisztériumnak" szövegrész a "BM KKH-nak"

szövegre módosul.

(3) E rendelet hatálybalépésével egyidejűleg

a) a Vhr. 1. számú mellékletének a "Közszolgálati alap-és központi nyilvántartás adatlapja" J, JV, KF jelölésű adatlap-oldalai és "Tárgymutató" című része helyébe az e rendelet 1. számú melléklete szerinti J, JV, KF jelölésű adatlap-oldalak és Tárgymutató lépnek;

b) a Vhr. 1. számú melléklete az e rendelet 2. számú melléklete szerinti, a "Közszolgálati alapnyilvántartás adatlapja ÁKV" jelölésű adatlap-oldallal egészül ki;

c) a Vhr. 2. számú melléklete helyébe az e rendelet 3. számú melléklete (Központi Közszolgálati Nyilvántartás Üzemeltetési Szabályzata) lép (beleértve a hozzá tartozó 1. és 2. számú Függeléket is);

d) a Vhr. 3. számú mellékletében a II. Részletes szabályok 1. c) pontja helyébe a következő szövegrész lép: "a kiemelt főtisztviselőkre vonatkozó adatjelentések továbbításának szabályairól.";

e) a Vhr. 8. §-a, továbbá a Vhr. 1. számú mellékletének a "Közszolgálati alap- és központi nyilvántartás adatlapja" D jelölésű adatlap-oldala hatályát veszti.

8. §

(1) Az e rendelet 4. §-ával megállapított Vhr. 5. § (2) bekezdésében meghatározott adatszolgáltatás 2004. évi teljesítésekor a KÖZIGTAD részére valamennyi köztisztviselőre vonatkozóan meg kell küldeni a J jelű adatlap-oldal adatait, függetlenül attól, hogy az adatváltozási időszak alatt adatváltozás bekövetkezett-e vagy sem.

(2) Az e rendelet 4. §-ával megállapított Vhr. 5. § (2) bekezdésében meghatározott adatszolgáltatás 2004. évi teljesítésekor az ügykezelőkről az alábbiak szerint kell az adatszolgáltatást teljesíteni:

a) azokról a 2003. évi XLV. törvény 131. § (1)-(2) bekezdésének hatálya alá tartozó ügykezelőkről, akiknek munkaviszonya 2003. július 1-jén közszolgálati jogviszonnyá alakult át, és jogviszonyuk 2004. szeptember 1-jén fennáll, teljes körű adatszolgáltatást kell teljesíteni valamennyi - 2004. szeptember 1-jén aktuális - adatuk tekintetében;

b) azokról az ügykezelőkről, akik 2003. július 1-je és 2004. szeptember 1-je között közszolgálati jogviszonyt létesítettek, teljes körű adatszolgáltatást kell teljesíteni valamennyi - 2004. szeptember 1-jén aktuális - adatuk tekintetében;

c) nem kell adatszolgáltatást teljesíteni - az általános szabályokon túlmenően - azokról az ügykezelőkről, akiknek a közszolgálati jogviszonya 2003. július 2-a és 2003. augusztus 31-e között megszűnt (függetlenül attól, hogy 2003. július 1. és 2003. augusztus 31. között munkaviszonyuk közszolgálati jogviszonnyá minősült át vagy közszolgálati jogviszonyt létesítettek).

(3) Az e rendelet hatálybalépéséig vezetett Vhr. 1. számú mellékletének a "Közszolgálati alap- és központi nyilvántartás adatlapja" D jelölésű adatlap-oldalai változatlanul részei maradnak a közszolgálati alap- és központi nyilvántartásnak.

Dr. Lamperth Mónika s. k.,

belügyminiszter

1. számú melléklet a 7/2004. (III. 2.) BM rendelethez

2. számú melléklet a 7/2004. (III. 2.) BM rendelethez

2. számú függelék a 2. számú melléklethez[1]

Állományformátum a központi közszolgálati nyilvántartás részére történő adat és adatváltozás jelentésére

Az állományformátum célja

Az állományformátum meghatározása azt a célt szolgálja, hogy a számítástechnikai eszközökkel vezetett közszolgálati alapnyilvántartásokból elektronikus adathordozón keresztül, adatlap közbeiktatása nélkül lehessen adatokat szolgáltatni a központi közszolgálati nyilvántartás részére.

1. Az állomány általános leírása

Az állomány adattartalmára, valamint a kódszótárakra vonatkozóan az Adatlap kitöltési útmutatója az irányadó.

Az állomány szöveg formátumú (txt file), azaz bármely egyszerű szövegszerkesztő program segítségével olvasható.

Az állományok feltöltésére az MSZ 7795-3 szabvány szerinti ASCII (szabványos ASCII 0-127-ig), illetve ASCII/PC (852-es) vagy pedig a CWI karakterkód készletek használhatók.

Az állomány rekordokból tevődik össze, az egyes rekordok hézag, elválasztó jel nélkül követik egymást.

Az első rekord az állományra vonatkozó kísérő információkat tartalmazza (azonosító rekord), további rekordjai az Adatlap egyes lapjainak felelnek meg (adatrekordok), s a KÖZIGTAD-ba jelentett adatokat tartalmazzák.

Az adatváltozásokat tartalmazó rekordok (adatrekordok) első hat mezője (adatrekord fejrésze) azonos szerkezetű minden rekord esetében, és az adott adatrekordot egyértelműen azonosító információkat tartalmazza.

A rekordok mezőkből épülnek fel. A mezők - és ezen keresztül a rekordok - mérete az aktuális kitöltöttségtől függetlenül, de a lap típusától függően állandó (fix rekordszerkezet) . Az üres mezőket a szóközzel kell feltölteni. A mezőkben szereplő számokat balról nullákkal kell feltölteni. A mezőkben szereplő szövegek elhelyezése balra igazítva, a végén szóközzel (jelölése: ~) feltöltve történik.

Minden rekord háromjegyű sorszámmal kezdődik, amely az állomány első, kísérő információkat tartalmazó rekordja (azonosító rekord) esetén 000, majd egyesével folyamatosan növekszik. A rekordsorszám három jegyen tárolódik. A rekordsorszámok a rekordoknak csak az adott állományon belüli sorrendjét határozzák meg, egyéb jelentéssel nem bírnak.

Egy adatállományban tetszőleges darabszámú adatrekord szerepelhet. A 999. sorszámú adatrekord után a 000. sorszámmal egy új adatrekord következik.

Egy technikai azonosítóhoz tartozó lapoknak (adatrekordoknak) egy adatállományon belül kell szerepelniük.

Az adatváltozásokat hordozó rekordok tartalmuktól függetlenül, tetszőleges sorrendben követhetik egymást (de a feldolgozás hatékonyságának növelése érdekében az egyes technikai azonosítóhoz tartozó rekordok egymás után szerepeltetése célszerű) .

Az egyes rekordokat a"kocsivissza" (hex0D) és a"soremelés" (hex0A), az állományt pedig a"file vége" (hex1A) kódok zárják le.

Az adatváltozásokat tartalmazó rekordok első hat adatcsoportja azonos szerkezetű és a rekordot egyértelműen azonosító információkat tartalmazza.

Az első adatcsoport egyetlen mezőből áll, mely a már említett állományon belüli sorszámot tartalmazza.

A második adatcsoport egyetlen ún. rekord állapotjelző számból áll, mely 0 vagy 1 vagy 8 lehet. A 0 azt jelzi; hogy a rekordban található adatokat az első alkalommal jelentik a központi közszolgálati nyilvántartás számára, azaz az adott technikai azonosítót és lapsorszámot tartalmazó rekordot eddig még nem küldtek.

Ha a jelző értéke 1, az arra utal, hogy a rekordban található adatokat egy előzőleg küldött adatváltozás-jelentő rekordjavításaként küldik a központi közszolgálati nyilvántartás részére. Ebben az esetben a technikai azonosító és a lapsorszám kötelezően megegyezik a javítandó rekord technikai azonosítójával és lapsorszámával.

Ha egy korábban elküldött rekord törlése válik szükségessé, a jelző értékét 8-ra kell állítani. Ebben az esetben a technikai azonosítón a kitöltés időpontján és a lap sorszámán kívül egyéb adatot nem tartalmazhat a rekord.

A harmadik adatcsoportot szintén egy mező alkotja, amely annak a személynek a technikai azonosítóját tartalmazza, akinek az adatai a rekordban találhatók.

A negyedik adatcsoport azt a kitöltési időpontot tartalmazza, amikor a rekordban található adatokat a közszolgálati alapnyilvántartásba felvették. Ez az időpont az Adatlapon vezetett közszolgálati alapnyilvántartás"a kitöltés időpontja" adatának megfelelője. Az adatcsoport az év, hónap és nap mezőkből áll.

Az ötödik adatcsoport a rekordban közölt információk jellegére utal, a hatodik mező pedig egy sorszámot tartalmaz, mely megmondja, hogy az adott személyről ilyen jellegű adatváltozást hányadik alkalommal vettek fel a közszolgálati alapnyilvántartásba. Ez az adatcsoport az adatlapon a lap sorszámának felel meg.

3.1. Kísérő információk rekordleírása (azonosító rekord)

2. Az állomány neve

Az állomány azonosító neve nyolc, a név kiterjesztése pedig három karakterből áll.

A név első hat karaktere az adatokat küldő szerv azonosító száma, mely megegyezik az Adatlapon a technikai azonosító első hat jegyével.

Az utolsó két karakter annak az évszámnak az utolsó két jegyével egyezik meg, amely évben az állományt létrehozták.

A kiterjesztés az adott évben az adott szerv által elkészített adatjelentő állományok sorszámát tartalmazza. Az első állomány sorszáma 001, a következőké pedig folyamatosan egyesével növekszik.

3. Az adatállományban szereplő rekordok leírása

A következő táblázatok az alábbi oszlopokból épülnek fel:

ID: az adott rekordon belül a mező azonosítására szolgáló mező

A mező rövid megnevezése: az adott rekord mezőjének rövid megnevezése

Típus: az adatmező típusát jelzi az alábbiak szerint:

- 'N' - numerikus

- 'AN' - alfanumerikus

- 'D' - dátum típusú

Mezőméret: az adatmezőt alkotó karakterek száma. Leírás: az adatmező tartalma.

A *-gal jelölt mezők tetszőleges tartalmúak lehetnek, a balra igazítás ezekben a mezőkben nem kötelező.

3.2. Legmagasabb iskolai végzettség, továbbá szakirányú továbbképzésben szerzett végzettség adatai ("I" adatlap)

3.3. Iskolarendszeren kívüli oktatás keretében szerzett szakképesítés, meghatározott munkakör betöltésére jogosító okirat adatai ("S" adatlap)

3.4. Tudományos fokozat adatai ("T" adatlap)

3.5. Idegennyelv-ismeret adatai ("N" adatlap)

3.6. Közigazgatási vizsga adatai ("V" adatlap)

3.7. Közigazgatási vizsga letételének adatai ("VL" adatlap)

3.8. Közszolgálati jogviszony tartalmára vonatkozó adatok ("J" adatlap)

3.9. Besorolás adatai ("B" adatlap)

3.10. A képzés, továbbképzés, vezetőképzés, átképzés (együtt: továbbképzés) adatai ("TK" adatlap)

3.11. Vezetőre vonatkozó adatok ("VEZ" adatlap)

3.12. A vezetői kinevezés, illetve vezetői megbízás megszűnésének adatai ("VEZM" adatlap)

3.13. Tartós távollét adatai ("TAR" adatlap)

3.14. Tartós távollét megszűnésének adatai ("TARM" adatlap)

3.15. Áthelyezés, illetve a közszolgálati jogviszony megszűnésének adatai ("JV" adatlap)

3. számú melléklet a 7/2004. (III. 2.) BM rendelethez

[2. számú melléklet a 7/2002. (III. 12.) BM rendelethez]

Központi Közszolgálati Nyilvántartás Üzemeltetési Szabályzata

1. A Központi Közszolgálati Nyilvántartás Üzemeltetési Szabályzata (a továbbiakban: ÜSZ) a Ktv.-ben; az R.-ben és a Vhr.-ben szereplő, a KÖZIGTAD-dal és a FŐTISZTAD-dal összefüggő feladatok szakmai, technikai szabályait és teljesítésük határidőit tartalmazza.

2. Az adatszolgáltatás időpontja és adattartalma:

2.1. Az adatszolgáltató közigazgatási szerv - ideértve az R. 2. § (2) bekezdésben meghatározott szervet is - (a továbbiakban együtt: adatszolgáltató) az adatszolgáltatást a köztisztviselők tekintetében évente egyszer, a Vhr. 5. § (2) bekezdés d) pontja szerinti határidőre (minden év szeptember 15.-október 31. között) teljesíti. A főtisztviselők tekintetében az adatszolgáltatás folyamatosan történik; a Vhr. 9. § (2)-(3) bekezdése szerint az adat keletkezésétől, illetve az adatváltozástól számított 8 napon belül.

2.2. Az adatszolgáltató a köztisztviselőkről az R. 20. § (1) bekezdése alapján a székhelye szerint illetékes megyei, fővárosi közigazgatási hivatal vagy a BM KKH (a továbbiakban: adatgyűjtő) útján továbbítja a KÖZIGTAD számára a Vhr. 2. § (1) bekezdésében meghatározott Adatlap I, S, T, N, V-VL, J, B, TK, VEZ-VEZM, TAR-TARM, JV betűjelű oldalain szereplő adatokat.

2.3. Az adatszolgáltató a főtisztviselőkről közvetlenül a BM KKH számára küldi meg a Vhr. 2. § (1) bekezdésében meghatározott adatlap KF betűjelű oldalán és a 2.2. pontban meghatározott adatlap-oldalakon szereplő adatokat. A főtisztviselői adatszolgáltatáshoz az 1. számú Függelékben szereplő papíralapú Kísérőjegyzéket kell kitölteni. A Kísérőjegyzéken folytatólagosan több főtisztviselőre vonatkozó adatközlés is szerepelhet. A főtisztviselői adatok átvétele után az átvételt igazoló 6. pontot a BM KKH kitölti és az így lezárt Kísérőjegyzékről készített másolatot az adatszolgáltatónak visszaküldi. Az adatátadás során jelentkező hibák, eltérések esetén 8 napon belül le kell zárni az egyeztetést.

3. Az adatszolgáltatás teljesítésének módja:

3.1. A Vhr. 5. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott adatszolgáltatást - további intézkedésig - papíralapú és mágneslemezes adathordozón lehet teljesíteni a 3.1. pont a) és b) pontjában foglaltak szerint, az adatgyűjtővel előzetesen egyeztetett időpontban.

a) Papíralapú adathordozón teljesített adatszolgáltatás esetében az adatváltozási időszakra vonatkozó új, továbbá a megváltozott adatokat tartalmazó adatlap-oldalak adatait az adatszolgáltatót képviselő köztisztviselőnek az adatgyűjtőnél biztosított technikai eszközön kell berögzítenie. A KÖZIGTAD adatainak rögzítése céljából az adatgyűjtőnél elhelyezett számítógép szigorú adatbiztonság mellett működik. Ennek részét képezik az alábbi azonosítók:

- az adatszolgáltató szerv hivatalos kérelmére az adatgyűjtő által kiadott, az adatrögzítő személyére szóló "rögzítési azonosító", amely mindaddig érvényes, amíg az adatrögzítést végző köztisztviselő személyében nem következett be változás. Személyi változás esetén új rögzítési azonosítót kell igényelni az adatgyűjtőtől. Az adatgyűjtő az új rögzítési azonosító kiadásával egyidejűleg a régit visszavonja. A rögzítési azonosítót az adatgyűjtő minden esetben köteles ellenőrizni;

- az adatrögzítést végző köztisztviselő által megállapított és alkalmazott "belépési jelszó", amelynek kialakítási szabályairól az adatgyűjtő tájékoztatja az adatrögzítési azonosítóval rendelkező köztisztviselőt. A belépési jelszót az adatszolgáltató szerv illetékesein kívül más nem ismerheti meg (kivéve azt az esetet, amikor az adatszolgáltató szerv kérésére az adatgyűjtő rögzít).

Ugyanazon technikai azonosítóhoz tartozó adatlapoldalak tetszőleges sorrendben követhetik egymást, így a különböző technikai azonosítókhoz tartozókat nem kell típusuk szerint csoportosítani.

A rögzítés elsősorban az adatszolgáltató szerv köztisztviselőjének feladata és felelőssége, az adatgyűjtő a rögzítéshez segítséget nyújt.

A papír alapú adatjelentések számítógépes bevitelére kivételesen - az adatszolgáltató írásbeli igénye és felhatalmazása esetén - az adatgyűjtőnek is lehetősége van. Ebben az esetben az adatgyűjtő az adatszolgáltató rögzítési azonosítójával, az adatszolgáltató által megadott belépési jelszóval veszi igénybe a rögzítő programot.

b) Mágneslemezes adatszolgáltatás esetén az adatszolgáltató szerv rögzítési azonosítóval rendelkező köztisztviselője a saját belépési jelszava segítségével az adatgyűjtőnél elhelyezett számítógépbe személyesen bemásolja a mágneslemezen található adatokat. Az adatgyűjtő a munkafolyamathoz szükség szerint segítséget nyújt.

3.2. A mágneslemezen történő adatszolgáltatást az "Állományformátum a központi közszolgálati nyilvántartás részére történő adat és adatváltozás jelentésére" című, az ÜSZ 2. számú függelékében megadott formátumú állomány alkalmazásával kell teljesíteni.

3.3. Az adatszolgáltatás teljesítésének igazolására az adatgyűjtői rendszer Jegyzéket állít elő, amelyben szerepel az adatszolgáltató szerv neve, a KÖZIGTAD-ba bekerült Adatlapok típusa, darabszáma és az adatszolgáltatás időpontja. Az adatszolgáltatás teljesítését igazoló Jegyzékből egy példányt az adatszolgáltató kap.

3.4. Az adatgyűjtői ellenőrző program mind a papír alapú, mind a mágneslemezes adathordozók esetében ellenőrzi meghatározott adatok helyességét. Rögzítéskor az azonnal megjelenő hibaüzenet figyelmeztet az el nem fogadott adatok javításának szükségességére. Lemezes adatszolgáltatásnál a bemásolást követően készített és 5 munkanapon belül - az adatgyűjtő jóváhagyását követően - a BM Központi Adatfeldolgozó, Nyilvántartó és Választási Hivatalt (a továbbiakban: BM KANYVH) által az adatszolgáltató rendelkezésére bocsátott ún. "hibalista" tartalmazza a javítandó hibákat. Az adatszolgáltató köteles az adatállományával összefüggésben esetlegesen felmerülő hibákat kijavítani a hibáról szerzett értesülést követő 8 napon belül. A hibás adatszolgáltatás kijavítása során az adatszolgáltatónak biztosítania kell a közszolgálati alapnyilvántartásnak való megfelelőséget, valamint a jogszabályokkal, munkáltatói intézkedésekkel való összhangot. A hibajavítás során az adatszolgáltatóknak és az adatgyűjtőnek együtt kell működniük. Az adatgyűjtők, valamint a BM KANYVH közötti koordinációt a BM KKH végzi.

3.5. Az adatszolgáltatás útján a központi adatbázisba bekerült köztisztviselői adatok az adatgyűjtőnél elhelyezett számítógépen mind az adatszolgáltató, mind az adatgyűjtő által ellenőrizhetők. A BM KKH technikai okokból, szükség esetén az adott évben megállapíthatja az adatok fogadásának záró időpontját. A hibajavításnak a zárást követő 13. napon be kell fejeződnie.

4. A főtisztviselői adatokra vonatkozó adatszolgáltatás speciális szabályai:

4.1. A Vhr. 9. § (2)-(3) bekezdésben szereplő főtisztviselői adatokat számítógépes közszolgálati alapnyilvántartás esetén a kinyomtatott adatlap-oldalak beküldése, papíralapú közszolgálati alapnyilvántartás esetén pedig az adatlap-oldalak fénymásolatának beküldése útján kell teljesíteni. A főtisztviselői adatokat tartalmazó adathordozók futárszolgálattal, átadókönyvvel történő kézbesítéssel, vagy postai úton - ajánlott vagy tértivevényes küldeményként - továbbíthatók a BM KKH részére. A főtisztviselői adatok hibajavítási folyamatában a BM KKH kötelessége a hibák jelzése, az adatszolgáltatóknak 5 munkanap áll rendelkezésére a hibák kijavítására.

4.2. Az adatjelentések tartalma:

a) Főtisztviselői kinevezés esetén meg kell küldeni a KF betűjelű adatlap-oldal adatait, továbbá valamennyi olyan adatlap-oldalt (I, S, T, N, V-VL, J, B, TK, VEZ-VEZM, TAR-TARM) amelyen aktuális adatok szerepelnek.

b) Az a) pont alapján jelentett adatok megváltozása, illetve új adat keletkezése esetén nem kell beküldeni a KF betűjelű adatlap-oldal adatait, csak a megváltozott és az újonnan keletkezett adatot tartalmazó aktuális adatlap-oldalak) adatait.

c) Minden olyan esetben be kell küldeni a KF betűjelű adatlap-oldalt, amikor sor kerül a főtisztviselő

- áthelyezésére;

- rendelkezési állományba helyezésére;

- lemondására;

- felmentésére;

- főtisztviselői kinevezésének megszűnésére;

- a főtisztviselői kinevezéssel együtt közszolgálati jogviszonyának megszűnésére, illetve olyan közigazgatási szervhez történő áthelyezésére, amely nem tartozik a Ktv. 31/A. § (2) bekezdés a) pontban meghatározott szervek közé.

d) A c) pontban felsorolt esetekben azokat az adatlapoldalakat kell beküldeni a KF betűjelű adatlap-oldallal együtt, amelyeket a Kitöltési Útmutató és Kódszótár FŐTISZTAD-ra vonatkozó része meghatároz.

5. A "nemleges jelentés" szabályai a Vhr. 5. § (2) bekezdés a) pontjában szereplő adatszolgáltatás során:

a) Ha az adatváltozási időszakban egyetlen köztisztviselői adatváltozás sem következett be az adatszolgáltató szervnél, akkor írásban nemleges jelentést kell készíteni és a Vhr. 5. § (2) bekezdés d) pontjában megjelölt határidőn belül beküldeni az adatgyűjtőnek. A nemleges jelentésnek az alábbiakat kell tartalmaznia:

- az adatszolgáltató szerv megnevezése,

- az adatszolgáltató szerv KÖZIGTAD szervazonosító kódja,

- az adatváltozási időszak megjelölése,

- egyértelmű megjelölése annak, hogy az adatváltozási időszakban az előző év szeptember 1-jén közölt adatokhoz képest semmilyen változás nem következett be az adatokban; új adat sem keletkezett és közszolgálati jogviszony sem szűnt meg,

- hivatalos aláírás.

b) Az a) pontban jelzett nemleges jelentés értelemszerűen nem terjedhet ki a főtisztviselői adatokra.

6. Az adatszolgáltató a Vhr. 3. számú melléklete szerint a Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzatában rendelkezik a KÖZIGTAD-ba és a FŐTISZTAD-ba történő adatszolgáltatással összefüggő iratok és számítástechnikai adathordozók adatvédelméről és kezeléséről - ide értve az ÜSZ. 3.1. pontjában foglalt azonosítókat is.

7. Az adatgyűjtéssel összefüggő feladatok:

7.1. Az adatgyűjtő az R. 20. § (3)-(4) bekezdésében meghatározott feladataival összefüggésben az alábbiakat látja el:

- ellenőrzi a közszolgálati alapnyilvántartás folyamatos vezetését;

- ellenőrzi az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítését;

- fogadja az adatszolgáltatótól érkező adatokat, és ellenőrzi azok teljességét;

- kezeli a KÖZIGTAD adatgyűjtői feladatokat támogató számítástechnikai rendszerét;

- segíti az adatszolgáltató rögzítő munkáját;

- intézkedik az elmulasztott adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése érdekében;

- gondoskodik a jelzett hibák kijavíttatásáról;

- az adatgyűjtő a hibajavítási folyamatban a ténylegesen észlelt hibák közlése mellett - tájékoztató jelleggel - felhívja a figyelmet azokra az adatcsoport(ok) ra, illetve adat(ok) ra, amelyekre az adatszolgáltató előzetes adatjelentései alapján változásjelentésnek kellett volna érkeznie, de ez nem történt meg;

- közreműködik az adatszolgáltatók R. 23. § (3) bekezdése alapján történő évenkénti tájékoztatásának ösz-szeállításában és azokat nyomtatott formában vagy elektronikus adathordozó igénybevételével továbbítja az adatszolgáltató szervek számára a megfelelő adatvédelmi előírások biztosításával.

7.2. Az adatgyűjtő az adatszolgáltató kérésére kiadja, illetve visszavonja a rögzítési azonosítót, ellenőrzi annak érvényességét és gondoskodik nyilvántartásáról.

8. A betekintési jog gyakorlásának szabályai:

Az R. 16. § (9) és (10) bekezdésében foglalt betekintési jog gyakorlásának során a köztisztviselő az adatszolgáltatótól kapott - a saját technikai azonosító kódját (a FŐTISZTAD-ba történő betekintési jog gyakorlásánál a főtisztviselői azonosító kódot is) tartalmazó - igazolással a BM KKH-nál kérheti, hogy betekinthessen a KÖZIGTAD-ban (FŐTISZTAD-ban) tárolt saját adataiba. Az igazolásnak tartalmaznia kell az alkalmazó közigazgatási szerv nevét, címét, az érintett nevét és technikai azonosító kódját (FŐTISZTAD-ba történő betekintés esetén a főtisztviselői azonosító kódját), az érintett közszolgálati jogviszonya fennállásának tényét, az igazolást kiadó nevét, beosztását és aláírását.

A BM KKH köteles az igazolásban szereplő technikai azonosító kódon nyilvántartott valamennyi információt - a kérelmező személyazonosságának megállapítása után - a köztisztviselő számára értelmezhető módon megjeleníteni vagy igény szerint írásban kinyomtatni az igénylést követőén azonnal, de legkésőbb 3 munkanapon belül. A betekintési jogot gyakorló köztisztviselő a számára kiadott igazoláson szereplő technikai azonosító kódot és a főtisztviselői azonosító kódot más szervnek vagy személynek nem adhatja át. Az igazolást a betekintési jog gyakorlásának dokumentálása céljából a továbbiakban a BM KKH kezeli.

Amennyiben a betekintés során az adatok tévesnek bizonyulnak, a BM KKH, az adatgyűjtő és az adatszolgáltató 30 napon belül köteles a hiba forrását együttesen feltárni és erről az érintettet értesíteni. Az adatszolgáltató és a BM KKH köteles a Ktv. 62. § (1) bekezdésére tekintettel is a hiba javításáról gondoskodni.

9. A KÖZIGTAD adatkezelésével és adatfeldolgozásával összefüggő egyes szabályok:

9.1. A KÖZIGTAD számítógépes információs rendszerének felelőse a BM KKH. A BM KKH - figyelemmel az R. 17. § (1) bekezdésben foglaltakra - a KÖZIGTAD számítógépes információs rendszerének fejlesztési, üzemeltetési, adatfeldolgozási feladataival a BM KANYVH-t bízza meg.

9.2. A központi közigazgatási szervek vonatkozásában, illetve az R. 20. § (2) bekezdése alapján hozott ilyen értelmű döntés esetén a BM KKH Közszolgálati Főosztálya látja el az adatgyűjtői feladatokat.

9.3. A BM KKH feladatai:

- koordinálja a KÖZIGTAD-dal összefüggő feladatok tekintetében az adatszolgáltatók, adatgyűjtők és a BM KANYVH együttműködését;

- összehangolja az adatgyűjtők tevékenységét; összegyűjti, elemzi és érvényesíti tapasztalataikat, javaslataikat;

- ellátja a KÖZIGTAD elkülönített főtisztviselői nyilvántartásával (FŐTISZTAD) kapcsolatos koordinációs, adatfeldolgozási, üzemeltetői feladatokat;

- ellátja az adatszolgáltató szervek bejelentkezésével és kijelentkezésével kapcsolatos tevékenységet, továbbá az R. 2. § (2) bekezdésében foglalt feladatokat;

- ellátja a köztisztviselők R. 16. § (10) bekezdésében szereplő betekintési joga gyakorlásának biztosításával összefüggő tevékenységet;

- gondoskodik a KÖZIGTAD számítógépes rendszerének jogszerű működéséről;

- ellenőrzi az információs rendszer dokumentációinak elkészítését és az adatvédelmi, adatbiztonsági követelmények betartását;

- meghatározza az információs rendszer fejlesztésének közszolgálati-szakmai tartalmát, közreműködik a tesztelési feladatokban;

- évente június 30-áig/július 15-éig a BM KANYVH számára - előzetes konzultációt követően - írásban meghatározza az adott évi fejlesztési feladatokat és az adatfeldolgozás ütemezését, határidőit, továbbá a 13. pontban szereplő tájékoztatási feladatok teljesítéséhez szükséges aktuális ütemezést;

- ellenőrzi az adatok feldolgozását és a munkatáblákat; jóváhagyja a végleges adatállományt és a tájékoztatási rendszer alapjául szolgáló eredménytáblákat;

- koordinálja az R. 23. §-ában foglalt tájékoztatási feladatokat.

9.4. A KÖZIGTAD adatfeldolgozója, a BM KANYVH

- ellátja a KÖZIGTAD információs rendszerének fejlesztésével és továbbfejlesztésével kapcsolatos feladatokat;

- gyűjti, ellenőrzi, védi, karbantartja, tárolja, archiválja a KÖZIGTAD adatait, az adatfeldolgozásokat a számára meghatározott határidők szerint biztosítja;

- elkészíti a szükséges dokumentációkat;

- az adatfeldolgozás során észlelt adatszolgáltatási hibákat az adatgyűjtői ellenőrzés lehetőségének biztosításával javíttatja az adatszolgáltatóval;

- felelős a KÖZIGTAD-dal kapcsolatos technikai adatvédelem és adatbiztonság biztosításáért, a rendszer működési zavarainak kiküszöböléséért.

10. Az adatszolgáltató szervek adatszolgáltatási határidői a KÖZIGTAD-dal összefüggésben:

11. Az adatgyűjtő szervek határidői a KÖZIGTAD-dal összefüggésben:

12. A FŐTISZTAD-dal összefüggő feladatok határidői:

13. A KÖZIGTAD tájékoztatási rendszerének határidői:

1. számú függelék a 2. számú melléklethez