7/2002. (III. 12.) BM rendelet[1]

a közszolgálati nyilvántartás egyes kérdéseiről

A közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adatkezelésre és a közszolgálati nyilvántartásra vonatkozó szabályokról szóló 233/2001. (XII. 10.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.) 27. §-ában foglalt felhatalmazás alapján a közszolgálati adatvédelmi szabályzat alapvető tartalmi követelményeiről, az alapnyilvántartás adatlapjáról, kötelezően alkalmazandó kategóriáiról, adatstruktúrájáról, valamint a központi közszolgálati nyilvántartás részére történő adatszolgáltatás technikai szabályairól, teljesítésének határidejéről és a feladat ellátásának ellenőrzéséről a következőket rendelem el:

1. §

(1)[2] E rendelet hatálya - a (3) bekezdés kivételével - a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény (a továbbiakban: Ktv.) 1. § (1)-(2) bekezdésében meghatározott szerveknél, valamint törvényi rendelkezés alapján a Ktv. 2. §-ának b) pontjában meghatározott szerveknél (a továbbiakban együtt: közigazgatási szerv) foglalkoztatott köztisztviselőre és ügykezelőre (a továbbiakban együtt: köztisztviselő) - ide nem értve a Ktv. 3. § (2) bekezdése szerint az Igazságügyi Minisztériumba beosztott bírót, illetve ügyészt, továbbá a fegyveres szervek hivatásos állományú tagjainak szolgálati viszonyáról szóló 1996. évi XLIII. törvény értelmében átirányított (vezényelt) hivatásos személyeket - terjed ki.

(2) Az Állami Számvevőszékre, a Gazdasági Versenyhivatalra, a Közbeszerzések Tanácsára, valamint a Hírközlési Felügyeletre e rendelet szabályait a jogállásukra vonatkozó jogszabályok eltérő rendelkezéseinek figyelembevételével kell alkalmazni.

(3)[3]

A közszolgálati alapnyilvántartás adatlapja

2. §

(1)[4] A közszolgálati alapnyilvántartás [R. 9. § (2) bek.] adatlapjának tartalmát és formáját (szerkezetét) e rendelet 1. számú melléklete szerinti "Közszolgálati alapnyilvántartás adatlap"-ja (a továbbiakban: Adatlap) tartalmazza. Az adatlap egységes; folyamatos vezetése a (2) és a (3) bekezdésben szereplő oldalak tekintetében egyaránt kötelező.

(2)[5] A közigazgatási szerveknek a központi közszolgálati nyilvántartás [R. 19. § (1) bek.] részére történő adatszolgáltatás adatait az Adatlapnak az erre szolgáló oldalain, azok szerkezetének megfelelően, az e rendelet 2. számú mellékletével kiadott "Központi Közszolgálati Nyilvántartás Üzemeltetési Szabályzata" (a továbbiakban: ÜSZ), valamint a közvetlenül megküldésre kerülő "Kitöltési Útmutató" (a továbbiakban: Útmutató) és a "Kötelező Kódrendszer" (a továbbiakban: Kódrendszer) figyelembevételével kell vezetniük.

(3) Az Adatlapnak azokat az oldalait, amelyek nem tartoznak a (2) bekezdés hatálya alá, az 1. számú mellékletben meghatározott adattartalommal kell vezetni, de annak szerkezetét eltérően is ki lehet alakítani.

3. §

(1) A közigazgatási szerv által számítógéppel vezetett alapnyilvántartási rendszer adattartalmának teljes egészében meg kell felelnie az Adatlap tartalmi követelményeinek, továbbá az így kezelt adatok feldolgozásával kinyomtatott iratnak az R. 12. § (1) és (2) bekezdéseiben foglalt esetekben azonosnak kell lennie az Adatlap megfelelő oldalával.

(2) Ha a közigazgatási szerv a központi közszolgálati nyilvántartás részére az adatszolgáltatást mágneslemezen vagy távadatátviteli eszközön keresztül továbbítja, azt az ÜSZ 2. függelékében megadott állományformátum alkalmazásával kell teljesítenie.

4. §

(1) Adatlapot kell kitölteni annak a köztisztviselőnek az adatairól, aki

a) határozott vagy határozatlan időre kinevezett;

b) teljes, illetve nem teljes munkaidőben foglalkoztatott;

c) nyugdíjasként foglalkoztatott.

(2)[6] Egyidejűleg további közszolgálati jogviszony - Ktv. 21. §-a (2) és (4) bekezdéseinek figyelembevételével történő - létesítése, határozott idejű áthelyezés és kirendelés, valamint főtisztviselő határozott idejű kötelező áthelyezése esetén az új közigazgatási szerv is köteles Adatlapot kitölteni.

(3) Az Adatlap első alkalommal történő kitöltésekor, illetve számítógépes nyilvántartás esetén annak kinyomtatott példányán az érintett köztisztviselő aláírásával igazolja, hogy a felvett adatok a valóságnak megfelelnek.

Központi közszolgálati nyilvántartás részére történő adatszolgáltatás szabályai

5. §[7]

(1) A Belügyminisztérium Közigazgatásszervezési és Közszolgálati Hivatal (a továbbiakban: BM KKH) a központi közszolgálati nyilvántartást (a továbbiakban: KÖZIGTAD) és a szervazonosító kódot a közigazgatási szerv bejelentkezése alapján alakítja ki. A KÖZIGTAD részére történő adatszolgáltatás szempontjából - kivéve az R. 2. § (2) bekezdésében meghatározott megállapodás (a továbbiakban: megállapodás) esetét - az a közigazgatási szerv minősül adatszolgáltatónak, amelyet a BM KKH saját szervazonosító kóddal lát el. Az R. 16. § (2) bekezdése alapján a rendelkezési állomány számára megállapított szervazonosító kódon az adatszolgáltatást a Miniszterelnöki Hivatal látja el. Megállapodás esetén a közigazgatási szerv irányító, felügyelő, ellenőrző szerve (a továbbiakban: irányító szerv) végzi az adatszolgáltatást. Ha megállapodás rendezi a KÖZIGTAD részére történő adatszolgáltatással kapcsolatos adatfeldolgozást, az irányító szerv az irányítása, felügyelete, ellenőrzése alatt álló közigazgatási szerv szervazonosító kódján teljesíti az adatszolgáltatást. A megállapodás módosítása, illetve megszűnése esetén az R. 2. § (4) bekezdése szerint kell eljárni.

(2) A közszolgálati alapnyilvántartásnak a Ktv. 4. számú mellékletében meghatározott alapadatairól és azok változásairól a közigazgatási szerv minden évben köteles a szeptember 1-jei állapotnak megfelelően adatszolgáltatást teljesíteni a KÖZIGTAD részére:

a) az adatszolgáltatásnak mindig az előző év szeptember másodika és a tárgyév szeptember elseje között - beleértve a szeptember elsejei adatokat is - (adatváltozási időszak) keletkezett új adatokat és a bekövetkezett adatváltozásokat kell tartalmaznia,

b) az adatszolgáltatás nem terjed ki azoknak a köztisztviselőknek az adataira, akiknek a közszolgálati jogviszonya az adatváltozási időszakon belül keletkezett és meg is szűnt,

c) a főtisztviselők adatait a szeptember 1-jei állapotra vonatkozó adatszolgáltatásban nem kell szerepeltetni, tekintettel a folyamatos adatszolgáltatási kötelezettségre,

d) az adatszolgáltatást szeptember 15-től október 31-ig kell teljesíteni. Az adatszolgáltatás technikai szabályait és az adatfeldolgozás ütemezésére vonatkozó előírásokat az ÜSZ tartalmazza.

6. §

(1)[8] Ha a közigazgatási szerv - az R. melléklete szerinti - adataiban változás történik, az adatszolgáltató köteles arról a változást követő harminc napon belül a BM KKH-t tájékoztatni.

(2)[9] A közigazgatási szerv megszűnése esetén a jogutód közigazgatási szerv hivatali szervezetének vezetője, jogutód nélküli megszűnés esetén - ha jogszabály eltérően nem rendelkezik - a megszűnő közigazgatási szerv felügyeleti szervének vezetője a megszűnést követő 30 napon belül köteles a megszűnés tényét a BM KKH-nak bejelenteni (kijelentkezés).

7. §[10]

Kiemelt Főtisztviselői Kar Közszolgálati Nyilvántartása

8. §[11]

9. §[12]

(1) A BM KKH a R. 1. § (3) bekezdésében meghatározott tájékoztatás beérkezését követően a főtisztviselő részére azonosító kódot állapít meg, amelyről 3 napon belül írásban értesíti a tájékoztatásban megjelölt közigazgatási szervet. A 4 számjegyből álló főtisztviselői azonosító kód a főtisztviselő azonosítására szolgál a FŐTISZTAD-ban. A főtisztviselői azonosító kódot a KF jelű adatlapon kell feltüntetni és az a főtisztviselői kinevezés teljes időtartama alatt változatlan és érvényes.

(2) A tájékoztatásban megjelölt szerv a főtisztviselői kinevezésről való tudomásszerzéstől számított 8 napon belül közvetlenül megküldi a FŐTISZTAD részére a főtisztviselő folyamatosan vezetett közszolgálati alapnyilvántartási adatlapjának az ÜSZ 4.2. a) pontjában felsorolt - a főtisztviselői kinevezés időpontjában aktuális adatokat tartalmazó - adatlap-oldalait.

(3) Ha a főtisztviselőnek a (2) bekezdésben meghatározott adataiban változás következik be, vagy új adat keletkezik, a közigazgatási szerv a változásokról 8 napon belül közvetlenül tájékoztatja a FŐTISZTAD-ot az ÜSZ-ben meghatározottak szerint.

A Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzat

10. §

(1) A Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) célja, hogy rögzítse és összefoglalja azokat a követelményeket és biztosítékokat, amelyek a helyi sajátosságokra figyelemmel biztosítják az adatvédelmi és adatbiztonsági szabályok kialakítását.

(2) A Szabályzat hatályának ki kell terjednie a közigazgatási szervnél a közszolgálati nyilvántartással és a hozzá kapcsolódó iratok, valamint a vagyonnyilatkozattal kapcsolatos elkülönített iratok jogszabályszerű kezelésével összefüggő teljes adatkezelési és informatikai folyamatra.

(3) A Szabályzatban meg kell határozni azokat a legszükségesebb ügyviteli, adatbiztonsági és védelmi intézkedéseket, amelyek az adott közigazgatási szervnél biztosítják a közszolgálati nyilvántartásra és a személyi iratokra vonatkozó általános és különös adatvédelmi és adatbiztonsági szabályok végrehajtását.

(4) A Szabályzatban rendelkezni kell különösen

a) a közszolgálati jogviszonyban állók adatainak, valamint a vagyonnyilatkozati iratoknak az adatvédelmi követelményeknek megfelelő gyűjtéséről, feldolgozásáról, felhasználásáról, továbbításáról;

b) a kiemelt főtisztviselő adatainak kezeléséről, továbbításáról;

c) a köztisztviselő saját adataival történő rendelkezési joga biztosításáról;

d) az R. 2. § (2) bekezdése szerinti megbízás esetén annak szabályairól;

e) az adatszolgáltatással összefüggő iratok, javítások, adatbevitelt igazoló nyugta adatvédelméről, kezeléséről;

f) az érintett köztisztviselő adatbetekintési és adathelyesbítési joga gyakorlásának módjáról;

g) a Ktv. 63. § (1) bekezdésének a)-k) pontjaiban feljogosított személyek betekintési (adatigénylési) joga gyakorlásának módjáról és annak nyilvántartásáról (naplózás), valamint harmadik személy részére történő adattovábbításról;

h) a közszolgálati nyilvántartást és a személyi iratokat kezelő köztisztviselők feladatairól, adathozzáférési jogosultságuk terjedelméről és felelősségükről;

i) a jogosulatlan hozzáférés megakadályozásának eszközeiről;

j) az információrendszert közvetve vagy közvetlenül fenyegető veszélyforrások kiküszöbölésének módjáról.

(5) A Szabályzatnak tartalmaznia kell a közszolgálati alapnyilvántartás számítógépes rendszere biztonságos üzemelésének szabályait.

(6) A Szabályzatot az e rendelet 3. számú mellékletével kiadott Mintaszabályzat figyelembevételével kell elkészíteni (R. 26. §).

Vegyes rendelkezések

11. §[13]

12. §

(1)[14] A KÖZIGTAD (beleértve a FŐTISZTAD-ot is) Kódrendszerét és Útmutatóját az adatszolgáltató közigazgatási szervek részére a BM KKH közvetlenül küldi meg.

(2)[15] A Kódrendszer és az Útmutató karbantartásáról és annak az adatszolgáltatókhoz az (1) bekezdésben meghatározott módon történő eljuttatásáról a BM KKH szükség szerint gondoskodik.

(3)[16] A közszolgálati alapnyilvántartáshoz szükséges adatlapot a BM KKH biztosítja.

(4)[17]

(5) Ez a rendelet a kihirdetését követő 8. napon lép hatályba, ezzel egyidejűleg a közszolgálati nyilvántartás egyes kérdéseiről szóló 16/1993. (XII. 14.) BM rendelet, továbbá a módosításáról szóló 7/1996. (III. 20.) BM rendelet, 42/1997. (VIII. 1.) BM rendelet, 4/1998. (II. 4.) BM rendelet, 7/1999. (III. 24.) BM rendelet, 10/2001. (VI. 21.) BM rendelet a hatályát veszti.

Dr. Pintér Sándor s. k,

belügyminiszter

1. számú melléklet a 7/2002. (III. 12.) BM rendelethez

[19]

[20]

[21]

2. számú melléklet a 7/2002. (III. 12.) BM rendelethez[22]

Központi Közszolgálati Nyilvántartás Üzemeltetési Szabályzata

1. A Központi Közszolgálati Nyilvántartás Üzemeltetési Szabályzata (a továbbiakban: ÜSZ) a Ktv.-ben; az R.-ben és a Vhr.-ben szereplő, a KÖZIGTAD-dal és a FŐTISZTAD-dal összefüggő feladatok szakmai, technikai szabályait és teljesítésük határidőit tartalmazza.

2. Az adatszolgáltatás időpontja és adattartalma:

2.1. Az adatszolgáltató közigazgatási szerv - ideértve az R. 2. § (2) bekezdésben meghatározott szervet is - (a továbbiakban együtt: adatszolgáltató) az adatszolgáltatást a köztisztviselők tekintetében évente egyszer, a Vhr. 5. § (2) bekezdés d) pontja szerinti határidőre (minden év szeptember 15.-október 31. között) teljesíti. A főtisztviselők tekintetében az adatszolgáltatás folyamatosan történik; a Vhr. 9. § (2)-(3) bekezdése szerint az adat keletkezésétől, illetve az adatváltozástól számított 8 napon belül.

2.2. Az adatszolgáltató a köztisztviselőkről az R. 20. § (1) bekezdése alapján a székhelye szerint illetékes megyei, fővárosi kormányhivatal vagy a BM KKH (a továbbiakban: adatgyűjtő) útján továbbítja a KÖZIGTAD számára a Vhr. 2. § (1) bekezdésében meghatározott Adatlap I, S, T, N, V-VL, J, B, TK, VEZ-VEZM, TAR-TARM, JV betűjelű oldalain szereplő adatokat.[23]

2.3. Az adatszolgáltató a főtisztviselőkről közvetlenül a BM KKH számára küldi meg a Vhr. 2. § (1) bekezdésében meghatározott adatlap KF betűjelű oldalán és a 2.2. pontban meghatározott adatlap-oldalakon szereplő adatokat. A főtisztviselői adatszolgáltatáshoz az 1. számú Függelékben szereplő papíralapú Kísérőjegyzéket kell kitölteni. A Kísérőjegyzéken folytatólagosan több főtisztviselőre vonatkozó adatközlés is szerepelhet. A főtisztviselői adatok átvétele után az átvételt igazoló 6. pontot a BM KKH kitölti és az így lezárt Kísérőjegyzékről készített másolatot az adatszolgáltatónak visszaküldi. Az adatátadás során jelentkező hibák, eltérések esetén 8 napon belül le kell zárni az egyeztetést.

3. Az adatszolgáltatás teljesítésének módja:

3.1. A Vhr. 5. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott adatszolgáltatást - további intézkedésig - papíralapú és mágneslemezes adathordozón lehet teljesíteni a 3.1. pont a) és b) pontjában foglaltak szerint, az adatgyűjtővel előzetesen egyeztetett időpontban.

a) Papíralapú adathordozón teljesített adatszolgáltatás esetében az adatváltozási időszakra vonatkozó új, továbbá a megváltozott adatokat tartalmazó adatlap-oldalak adatait az adatszolgáltatót képviselő köztisztviselőnek az adatgyűjtőnél biztosított technikai eszközön kell berögzítenie. A KÖZIGTAD adatainak rögzítése céljából az adatgyűjtőnél elhelyezett számítógép szigorú adatbiztonság mellett működik. Ennek részét képezik az alábbi azonosítók:

- az adatszolgáltató szerv hivatalos kérelmére az adatgyűjtő által kiadott, az adatrögzítő személyére szóló "rögzítési azonosító", amely mindaddig érvényes, amíg az adatrögzítést végző köztisztviselő személyében nem következett be változás. Személyi változás esetén új rögzítési azonosítót kell igényelni az adatgyűjtőtől. Az adatgyűjtő az új rögzítési azonosító kiadásával egyidejűleg a régit visszavonja. A rögzítési azonosítót az adatgyűjtő minden esetben köteles ellenőrizni;

- az adatrögzítést végző köztisztviselő által megállapított és alkalmazott "belépési jelszó", amelynek kialakítási szabályairól az adatgyűjtő tájékoztatja az adatrögzítési azonosítóval rendelkező köztisztviselőt. A belépési jelszót az adatszolgáltató szerv illetékesein kívül más nem ismerheti meg (kivéve azt az esetet, amikor az adatszolgáltató szerv kérésére az adatgyűjtő rögzít).

Ugyanazon technikai azonosítóhoz tartozó adatlapoldalak tetszőleges sorrendben követhetik egymást, így a különböző technikai azonosítókhoz tartozókat nem kell típusuk szerint csoportosítani.

A rögzítés elsősorban az adatszolgáltató szerv köztisztviselőjének feladata és felelőssége, az adatgyűjtő a rögzítéshez segítséget nyújt.

A papír alapú adatjelentések számítógépes bevitelére kivételesen - az adatszolgáltató írásbeli igénye és felhatalmazása esetén - az adatgyűjtőnek is lehetősége van. Ebben az esetben az adatgyűjtő az adatszolgáltató rögzítési azonosítójával, az adatszolgáltató által megadott belépési jelszóval veszi igénybe a rögzítő programot.

b) Mágneslemezes adatszolgáltatás esetén az adatszolgáltató szerv rögzítési azonosítóval rendelkező köztisztviselője a saját belépési jelszava segítségével az adatgyűjtőnél elhelyezett számítógépbe személyesen bemásolja a mágneslemezen található adatokat. Az adatgyűjtő a munkafolyamathoz szükség szerint segítséget nyújt.

3.2. A mágneslemezen történő adatszolgáltatást az "Állományformátum a központi közszolgálati nyilvántartás részére történő adat és adatváltozás jelentésére" című, az ÜSZ 2. számú függelékében megadott formátumú állomány alkalmazásával kell teljesíteni.

3.3. Az adatszolgáltatás teljesítésének igazolására az adatgyűjtői rendszer Jegyzéket állít elő, amelyben szerepel az adatszolgáltató szerv neve, a KÖZIGTAD-ba bekerült Adatlapok típusa, darabszáma és az adatszolgáltatás időpontja. Az adatszolgáltatás teljesítését igazoló Jegyzékből egy példányt az adatszolgáltató kap.

3.4. Az adatgyűjtői ellenőrző program mind a papír alapú, mind a mágneslemezes adathordozók esetében ellenőrzi meghatározott adatok helyességét. Rögzítéskor az azonnal megjelenő hibaüzenet figyelmeztet az el nem fogadott adatok javításának szükségességére. Lemezes adatszolgáltatásnál a bemásolást követően készített és 5 munkanapon belül - az adatgyűjtő jóváhagyását követően - a BM Központi Adatfeldolgozó, Nyilvántartó és Választási Hivatalt (a továbbiakban: BM KANYVH) által az adatszolgáltató rendelkezésére bocsátott ún. "hibalista" tartalmazza a javítandó hibákat. Az adatszolgáltató köteles az adatállományával összefüggésben esetlegesen felmerülő hibákat kijavítani a hibáról szerzett értesülést követő 8 napon belül. A hibás adatszolgáltatás kijavítása során az adatszolgáltatónak biztosítania kell a közszolgálati alapnyilvántartásnak való megfelelőséget, valamint a jogszabályokkal, munkáltatói intézkedésekkel való összhangot. A hibajavítás során az adatszolgáltatóknak és az adatgyűjtőnek együtt kell működniük. Az adatgyűjtők, valamint a BM KANYVH közötti koordinációt a BM KKH végzi.

3.5. Az adatszolgáltatás útján a központi adatbázisba bekerült köztisztviselői adatok az adatgyűjtőnél elhelyezett számítógépen mind az adatszolgáltató, mind az adatgyűjtő által ellenőrizhetők. A BM KKH technikai okokból, szükség esetén az adott évben megállapíthatja az adatok fogadásának záró időpontját. A hibajavításnak a zárást követő 13. napon be kell fejeződnie.

4. A főtisztviselői adatokra vonatkozó adatszolgáltatás speciális szabályai:

4.1. A Vhr. 9. § (2)-(3) bekezdésben szereplő főtisztviselői adatokat számítógépes közszolgálati alapnyilvántartás esetén a kinyomtatott adatlap-oldalak beküldése, papíralapú közszolgálati alapnyilvántartás esetén pedig az adatlap-oldalak fénymásolatának beküldése útján kell teljesíteni. A főtisztviselői adatokat tartalmazó adathordozók futárszolgálattal, átadókönyvvel történő kézbesítéssel, vagy postai úton - ajánlott vagy tértivevényes küldeményként - továbbíthatók a BM KKH részére. A főtisztviselői adatok hibajavítási folyamatában a BM KKH kötelessége a hibák jelzése, az adatszolgáltatóknak 5 munkanap áll rendelkezésére a hibák kijavítására.

4.2. Az adatjelentések tartalma:

a) Főtisztviselői kinevezés esetén meg kell küldeni a KF betűjelű adatlap-oldal adatait, továbbá valamennyi olyan adatlap-oldalt (I, S, T, N, V-VL, J, B, TK, VEZ-VEZM, TAR-TARM) amelyen aktuális adatok szerepelnek.

b) Az a) pont alapján jelentett adatok megváltozása, illetve új adat keletkezése esetén nem kell beküldeni a KF betűjelű adatlap-oldal adatait, csak a megváltozott és az újonnan keletkezett adatot tartalmazó aktuális adatlap-oldalak) adatait.

c) Minden olyan esetben be kell küldeni a KF betűjelű adatlap-oldalt, amikor sor kerül a főtisztviselő

- áthelyezésére;

- rendelkezési állományba helyezésére;

- lemondására;

- felmentésére;

- főtisztviselői kinevezésének megszűnésére;

- a főtisztviselői kinevezéssel együtt közszolgálati jogviszonyának megszűnésére, illetve olyan közigazgatási szervhez történő áthelyezésére, amely nem tartozik a Ktv. 31/A. § (2) bekezdés a) pontban meghatározott szervek közé.

d) A c) pontban felsorolt esetekben azokat az adatlapoldalakat kell beküldeni a KF betűjelű adatlap-oldallal együtt, amelyeket a Kitöltési Útmutató és Kódszótár FŐTISZTAD-ra vonatkozó része meghatároz.

5. A "nemleges jelentés" szabályai a Vhr. 5. § (2) bekezdés a) pontjában szereplő adatszolgáltatás során:

a) Ha az adatváltozási időszakban egyetlen köztisztviselői adatváltozás sem következett be az adatszolgáltató szervnél, akkor írásban nemleges jelentést kell készíteni és a Vhr. 5. § (2) bekezdés d) pontjában megjelölt határidőn belül beküldeni az adatgyűjtőnek. A nemleges jelentésnek az alábbiakat kell tartalmaznia:

- az adatszolgáltató szerv megnevezése,

- az adatszolgáltató szerv KÖZIGTAD szervazonosító kódja,

- az adatváltozási időszak megjelölése,

- egyértelmű megjelölése annak, hogy az adatváltozási időszakban az előző év szeptember 1-jén közölt adatokhoz képest semmilyen változás nem következett be az adatokban; új adat sem keletkezett és közszolgálati jogviszony sem szűnt meg,

- hivatalos aláírás.

b) Az a) pontban jelzett nemleges jelentés értelemszerűen nem terjedhet ki a főtisztviselői adatokra.

6. Az adatszolgáltató a Vhr. 3. számú melléklete szerint a Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzatában rendelkezik a KÖZIGTAD-ba és a FŐTISZTAD-ba történő adatszolgáltatással összefüggő iratok és számítástechnikai adathordozók adatvédelméről és kezeléséről - ide értve az ÜSZ. 3.1. pontjában foglalt azonosítókat is.

7. Az adatgyűjtéssel összefüggő feladatok:

7.1. Az adatgyűjtő az R. 20. § (3)-(4) bekezdésében meghatározott feladataival összefüggésben az alábbiakat látja el:

- ellenőrzi a közszolgálati alapnyilvántartás folyamatos vezetését;

- ellenőrzi az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítését;

- fogadja az adatszolgáltatótól érkező adatokat, és ellenőrzi azok teljességét;

- kezeli a KÖZIGTAD adatgyűjtői feladatokat támogató számítástechnikai rendszerét;

- segíti az adatszolgáltató rögzítő munkáját;

- intézkedik az elmulasztott adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése érdekében;

- gondoskodik a jelzett hibák kijavíttatásáról;

- az adatgyűjtő a hibajavítási folyamatban a ténylegesen észlelt hibák közlése mellett - tájékoztató jelleggel - felhívja a figyelmet azokra az adatcsoport(ok) ra, illetve adat(ok) ra, amelyekre az adatszolgáltató előzetes adatjelentései alapján változásjelentésnek kellett volna érkeznie, de ez nem történt meg;

- közreműködik az adatszolgáltatók R. 23. § (3) bekezdése alapján történő évenkénti tájékoztatásának ösz-szeállításában és azokat nyomtatott formában vagy elektronikus adathordozó igénybevételével továbbítja az adatszolgáltató szervek számára a megfelelő adatvédelmi előírások biztosításával.

7.2. Az adatgyűjtő az adatszolgáltató kérésére kiadja, illetve visszavonja a rögzítési azonosítót, ellenőrzi annak érvényességét és gondoskodik nyilvántartásáról.

8. A betekintési jog gyakorlásának szabályai:

Az R. 16. § (9) és (10) bekezdésében foglalt betekintési jog gyakorlásának során a köztisztviselő az adatszolgáltatótól kapott - a saját technikai azonosító kódját (a FŐTISZTAD-ba történő betekintési jog gyakorlásánál a főtisztviselői azonosító kódot is) tartalmazó - igazolással a BM KKH-nál kérheti, hogy betekinthessen a KÖZIGTAD-ban (FŐTISZTAD-ban) tárolt saját adataiba. Az igazolásnak tartalmaznia kell az alkalmazó közigazgatási szerv nevét, címét, az érintett nevét és technikai azonosító kódját (FŐTISZTAD-ba történő betekintés esetén a főtisztviselői azonosító kódját), az érintett közszolgálati jogviszonya fennállásának tényét, az igazolást kiadó nevét, beosztását és aláírását.

A BM KKH köteles az igazolásban szereplő technikai azonosító kódon nyilvántartott valamennyi információt - a kérelmező személyazonosságának megállapítása után - a köztisztviselő számára értelmezhető módon megjeleníteni vagy igény szerint írásban kinyomtatni az igénylést követőén azonnal, de legkésőbb 3 munkanapon belül. A betekintési jogot gyakorló köztisztviselő a számára kiadott igazoláson szereplő technikai azonosító kódot és a főtisztviselői azonosító kódot más szervnek vagy személynek nem adhatja át. Az igazolást a betekintési jog gyakorlásának dokumentálása céljából a továbbiakban a BM KKH kezeli.

Amennyiben a betekintés során az adatok tévesnek bizonyulnak, a BM KKH, az adatgyűjtő és az adatszolgáltató 30 napon belül köteles a hiba forrását együttesen feltárni és erről az érintettet értesíteni. Az adatszolgáltató és a BM KKH köteles a Ktv. 62. § (1) bekezdésére tekintettel is a hiba javításáról gondoskodni.

9. A KÖZIGTAD adatkezelésével és adatfeldolgozásával összefüggő egyes szabályok:

9.1. A KÖZIGTAD számítógépes információs rendszerének felelőse a BM KKH. A BM KKH - figyelemmel az R. 17. § (1) bekezdésben foglaltakra - a KÖZIGTAD számítógépes információs rendszerének fejlesztési, üzemeltetési, adatfeldolgozási feladataival a BM KANYVH-t bízza meg.

9.2. A központi közigazgatási szervek vonatkozásában, illetve az R. 20. § (2) bekezdése alapján hozott ilyen értelmű döntés esetén a BM KKH Közszolgálati Főosztálya látja el az adatgyűjtői feladatokat.

9.3. A BM KKH feladatai:

- koordinálja a KÖZIGTAD-dal összefüggő feladatok tekintetében az adatszolgáltatók, adatgyűjtők és a BM KANYVH együttműködését;

- összehangolja az adatgyűjtők tevékenységét; összegyűjti, elemzi és érvényesíti tapasztalataikat, javaslataikat;

- ellátja a KÖZIGTAD elkülönített főtisztviselői nyilvántartásával (FŐTISZTAD) kapcsolatos koordinációs, adatfeldolgozási, üzemeltetői feladatokat;

- ellátja az adatszolgáltató szervek bejelentkezésével és kijelentkezésével kapcsolatos tevékenységet, továbbá az R. 2. § (2) bekezdésében foglalt feladatokat;

- ellátja a köztisztviselők R. 16. § (10) bekezdésében szereplő betekintési joga gyakorlásának biztosításával összefüggő tevékenységet;

- gondoskodik a KÖZIGTAD számítógépes rendszerének jogszerű működéséről;

- ellenőrzi az információs rendszer dokumentációinak elkészítését és az adatvédelmi, adatbiztonsági követelmények betartását;

- meghatározza az információs rendszer fejlesztésének közszolgálati-szakmai tartalmát, közreműködik a tesztelési feladatokban;

- évente június 30-áig/július 15-éig a BM KANYVH számára - előzetes konzultációt követően - írásban meghatározza az adott évi fejlesztési feladatokat és az adatfeldolgozás ütemezését, határidőit, továbbá a 13. pontban szereplő tájékoztatási feladatok teljesítéséhez szükséges aktuális ütemezést;

- ellenőrzi az adatok feldolgozását és a munkatáblákat; jóváhagyja a végleges adatállományt és a tájékoztatási rendszer alapjául szolgáló eredménytáblákat;

- koordinálja az R. 23. §-ában foglalt tájékoztatási feladatokat.

9.4. A KÖZIGTAD adatfeldolgozója, a BM KANYVH

- ellátja a KÖZIGTAD információs rendszerének fejlesztésével és továbbfejlesztésével kapcsolatos feladatokat;

- gyűjti, ellenőrzi, védi, karbantartja, tárolja, archiválja a KÖZIGTAD adatait, az adatfeldolgozásokat a számára meghatározott határidők szerint biztosítja;

- elkészíti a szükséges dokumentációkat;

- az adatfeldolgozás során észlelt adatszolgáltatási hibákat az adatgyűjtői ellenőrzés lehetőségének biztosításával javíttatja az adatszolgáltatóval;

- felelős a KÖZIGTAD-dal kapcsolatos technikai adatvédelem és adatbiztonság biztosításáért, a rendszer működési zavarainak kiküszöböléséért.

10. Az adatszolgáltató szervek adatszolgáltatási határidői a KÖZIGTAD-dal összefüggésben:

11. Az adatgyűjtő szervek határidői a KÖZIGTAD-dal összefüggésben:

12. A FŐTISZTAD-dal összefüggő feladatok határidői:

13. A KÖZIGTAD tájékoztatási rendszerének határidői:

1. számú függelék a 2. számú melléklethez

3. számú melléklet a 7/2002. (III. 12) BM rendelethez

Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzat (Mintaszabályzat)

Közigazgatási szerv neve:

székhelye:

címe:

Ez a Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) a (........... közigazgatási szerv neve) közszolgálati nyilvántartásával összefüggő legfontosabb adatvédelmi, informatikai-biztonsági szabályokat tartalmazza különös tekintettel az adatkezeléssel, adattovábbítással és nyilvánosságra hozatallal kapcsolatos adatvédelmi követelményekre.

I. Általános rendelkezések

A Szabályzat elkészítésekor figyelembe veendő jogszabályok:

- a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény,

- a statisztikáról szóló 1993. évi XLVI. törvény,

- a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény (a továbbiakban: Ktv.),

- a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adatkezelésre és a közszolgálati nyilvántartásra vonatkozó szabályokról szóló 233/2001. (XII. 10.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.),

- a közszolgálati nyilvántartás egyes kérdéseiről szóló 7/2002. (III. 12.) BM rendelet (a továbbiakban: Vhr.).

II. Részletes szabályok

1. A Szabályzatban rendelkezni kell:

a) a személyi iratok (ideértve a közszolgálati jogviszony létrehozását kezdeményező iratokat is) kezelésének adatvédelmi követelményeiről, külön kiemelve a személyi anyag kezelésével kapcsolatos szabályokat;

b) a köztisztviselők vagyonnyilatkozat tételével, átadásával, kezelésével kapcsolatos adatvédelmi szabályokról;

c) a kiemelt főtisztviselőkre vonatkozó adatjelentések továbbításának szabályairól;[24]

d) a közszolgálati alapnyilvántartás Adatlapja vezetésének adatvédelmi szabályairól;

e) a Ktv. 63. § (1) és a 64. § (2) bekezdésében foglalt betekintési jog gyakorlásának szabályairól;

f) a közszolgálati nyilvántartásban és a személyi iratokban szereplő személyes adatokat kezelők személyes felelősségéről;

g) a közszolgálati nyilvántartást kezelő, személyes adatot tartalmazó számítógépes információs rendszer(ek) adatvédelmi és adatbiztonsági szabályairól;

h) az R. 2. §-a (2) bekezdésének b) pontjában foglaltakról, amennyiben ilyen irányú megállapodás irányító és irányított szerv között létrejön.

2. A II/1. a), d), e) pontokban foglalt szabályokat minden közigazgatási szerv a sajátosságainak megfelelően állapítja meg.

Az f) és g) pontokban foglalt szabályok megállapításához az alábbi szempontokat kell figyelembe venni:

ad II/1. f) ponthoz:

A felelősségi viszonyok szabályozása:

1. A közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adatok kezeléséért

- a közigazgatási szerv hivatali szervezetének vezetője,

- az érintett köztisztviselő felettese,

- a minősítést, illetve teljesítményértékelést végző vezető,

- a személyzeti szerv vezetője,

- a személyzeti feladatot ellátó köztisztviselő,

- a köztisztviselő a saját adatainak közlése tekintetében tartozik felelősséggel.

2. A közigazgatási szerv hivatali szervezetének vezetője, illetve az R. 2. §-a (2) bekezdésének a) pontjában említett megállapodás esetén az irányító közigazgatási szerv vezetője felel a megállapodással érintett feladatok körében a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adatok védelmére és kezelésére vonatkozó jogszabályok, valamint az e Szabályzatban rögzített előírások megtartásáért, illetve e követelmények teljesítésének ellenőrzéséért. E felelősségi körében köteles gondoskodni

- a közszolgálati adatvédelmi szabályzat kiadásáról;

- az ellenőrzés módszereinek és rendszerének kialakításáról és működtetéséről;

- a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adatok védelmével kapcsolatos követelmények közigazgatási szerven belüli közzétételéről.

3. A köztisztviselő - közszolgálati jogviszonyban álló - felettese felelősségi körén belül köteles a Ktv. 63. § (1) és 64. § (2) bekezdésében foglalt jogosultságának gyakorlása esetén az Adatlapon dokumentálni a jogosultság gyakorlásának jogalapját, valamint a megismerni kívánt adatok körét.

4. A minősítést, illetve a teljesítményértékelést végző vezető felelősségi körén belül gondoskodik arról, hogy a minősítés, illetve teljesítményértékelés folyamatába a Ktv. 35. § (1) bekezdése alapján bevont harmadik személy kizárólag csak a jogszerű és tárgyilagos minősítéshez, illetve teljesítményértékeléshez szükséges adatokat ismerhesse meg.

5. A személyzeti szerv vezetője felelősségi körén belül köteles intézkedni arról, hogy

- az R. 8. § (3) bekezdésében foglalt esetben az adatot a megfelelő személyi, illetve személyzeti iratra az adat keletkezésétől, illetőleg változásától számított - legkésőbb 3 munkanapon belül - rávezessék;

- a köztisztviselő által szolgáltatott és igazolt adatok helyesbítését és kijavítását az R. 5. § (2) bekezdése alapján történt kezdeményezés és igazolás alapján legkésőbb 3 munkanapon belül átvezessék;

- ha a köztisztviselő az R. 5. § (2) bekezdése alapján egyéb, nem általa szolgáltatott adatainak kijavítását vagy helyesbítését kéri, kezdeményezi a munkáltatói jogkör gyakorlójánál az adathelyesbítés, illetve kijavítás engedélyezését. A munkáltatói jogkör gyakorlójának döntése alapján haladéktalanul köteles eljárni.

6. A személyzeti feladatot ellátó köztisztviselő felelősségi körén belül köteles

- gondoskodni arról, hogy az általa kezelt - a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő - adat és megállapítás az adatkezelés teljes folyamatában megfeleljen az R. 8. § (3) bekezdésében felsorolt iratok, valamint jogszabályi rendelkezések tartalmának;

- gondoskodni arról, hogy a személyi iratra csak olyan adat, illetve megállapítás kerülhessen, amely az R. 8. § (3) bekezdésében foglalt adatforráson alapul;

- a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adat helyesbítését és törlését kezdeményezni a személyzeti szervezet vezetőjénél, ha megítélése szerint a személyi iraton szereplő adat a valóságnak már nem felel meg.

A személyzeti feladatot ellátó köztisztviselőn minden olyan köztisztviselőt érteni kell, aki a közigazgatási szervnél tevékenysége során a közszolgálati nyilvántartással és személyi irattal összefüggő adatot kezel.

7. A köztisztviselő felelős azért, hogy az általa a közigazgatási szerv részére átadott, bejelentett adatok hitelesek, pontosak, teljesek és aktuálisak legyenek.

ad II/1. g) ponthoz:

A közszolgálati jogviszonnyal összefüggő személyes adatokat tartalmazó számítógépes információs rendszer (számítógéppel vezetett közszolgálati alapnyilvántartás) védelmének szabályozása azt a célt szolgálja, hogy biztosítsa az információs rendszerben az adatkezelés fizikai biztonságát, a működtetés rendjét (adatbiztonság szabályozása).

1. Az adatbiztonság szabályozásának biztosítania kell:

a) az adatkezelésre használt számítástechnikai és manuális eszközökhöz történő illetéktelen fizikai hozzáférés megakadályozását;

b) az adathordozók tartalma illetéktelen megismerésének, lemásolásának, megváltoztatásának vagy az adathordozó eltávolításának a megelőzését;

c) annak megakadályozását, hogy az adatkezelésre használt számítástechnikai és manuális eszköztárba illetéktelen bevitelt hajtsanak végre, vagy a tár tartalmát illetéktelenül megismerjék, töröljék, vagy bármilyen módon megváltoztassák;

d) annak megakadályozását, hogy adatkezelésre használt távadatátviteli vonalon az adatokhoz illetéktelenül hozzáférjenek;

e) a hozzáférési jogosultság betartását;

f) azoknak az azonosítását, akiknek az adatkezelésből adatokat továbbítanak;

g) annak azonosítását, hogy a számítástechnikai, valamint manuálisan vezetett eszköztárba milyen adatokat, mikor és ki rögzített, illetve intézkedett a rögzítésről;

h) annak megakadályozását, hogy az adatok továbbítása alkalmával az adatokat illetéktelenül megismerjék, lemásolják, töröljék, vagy bármilyen módon megváltoztassák.

2. A fizikai biztonság szabályozásakor különösen fontosak az alábbi szempontok:

- az adathordozó eszközök elhelyezésére szolgáló helyiségeket úgy kell kialakítani, hogy elegendő biztonságot nyújtsanak illetéktelen vagy erőszakos behatolás, tűz vagy természeti csapás ellen;

- azokba a helyiségekbe, ahol adatkezelés folyik, a személyek belépését a hivatalos feladataikkal összhangban megállapított felhatalmazás alapján kell szabályozni, ellenőrizni;

- számítástechnikai eszközzel olvasható és manuális adathordozók tárolását, felhasználását és a hozzáférést ellenőrizni kell;

- az adathordozókról, azok mozgásáról, tartalmáról és felhasználásukról nyilvántartást kell vezetni;

- meg kell határozni azoknak a személyeknek a körét, akik az adathordozó eszközöket üzemeltethetik;

- gondoskodni kell arról, hogy a számítástechnikai eszközök biztonsági megoldásainak dokumentációjához csak az arra felhatalmazott személyek férjenek hozzá.

3. Az üzemeltetési biztonság szabályozásakor különösen fontosak az alábbi szempontok:

- össze kell állítani és elérhető helyen kell tartani a számítástechnikai eszközök használatára felhatalmazott személyek névsorát, feladataikat körül kell határolni;

- meg kell határozni az adatokhoz való hozzáférés szintjének szabályait;

- külső személy - például karbantartás, javítás, fejlesztés céljából - a számítástechnikai eszközökhöz lehetőleg úgy férjen hozzá, hogy a kezelt adatokat ne ismerje meg;

- a számítástechnikai rendszert - ideértve a programokat is - dokumentálni kell; a rendszer vagy annak bármely eleme csak az arra illetékes személy felhatalmazásával változtatható meg, amelyet ellenőrizni kell;

- a hozzáférés jelszavait időközönként, de az üzemeltető személyének megváltozásakor azzal egyidejűleg meg kell változtatni; jelszót ismételten nem lehet kiadni;

- a számítástechnikai rendszer üzemeltetéséről - hagyományos vagy automatikus módon - nyilvántartást kell vezetni, amelyet az arra illetékes személynek folyamatosan ellenőriznie kell;

- a rendszerbe kerülő adatokat tartalmazó (hagyományos vagy számítástechnikai eszközzel olvasható) dokumentumokat úgy kell kezelni, hogy elvesztésük, elcserélésük vagy meghibásodásuk elkerülhető, kiküszöbölhető legyen;

- olyan tervet kell kidolgozni, amely a számítástechnikai eszközök előre nem látható üzemzavarának hatását ellensúlyozni képes intézkedéseket tartalmaz.

4. A technikai biztonság szabályozásakor különösen fontosak az alábbi szempontok:

- az adatok és programok véletlen vagy szándékos megrongálását számítástechnikai módszerekkel is meg kell akadályozni;

- az adatállományok kezelését úgy kell megszervezni, hogy részleges vagy teljes megsemmisülésük esetén tartalmuk rekonstruálható legyen, az adatállományok tartalmát képező adattételek számát folyamatosan ellenőrizni kell;

- a hozzáférést jelszavakkal kell ellenőrizni;

- az adatok és az adatállományok változását naplózni kell;

- az adatbevitel során a bevitt adatok helyességét ellenőrizni kell;

- on-line adatmozgás kezdeményezésének jogosultságát ellenőrizni kell;

- programfejlesztés vagy próba céljára valódi adatok felhasználását - ha a próbát külső szerv vagy személy végzi - el kell kerülni.

5. Az információtovábbítás szabályozásakor különösen fontosak az alábbi szempontok:

- meg kell határozni, hogy a közszolgálati alapnyilvántartás számítógépes információs rendszeréből adatot szolgáltatni

= mely jogszabály alapján,

= kinek, mely szervnek,

= milyen tartalommal

lehetséges;

- a rendszer adminisztrációjának teljeskörűen tükröznie kell az adatszolgáltatást.

Megjegyzés: A közigazgatási szerv hivatali szervezetének vezetője saját hatáskörében dönti el, hogy a Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzatot különállóan vagy milyen egyéb formában adja ki, és gondoskodik arról, hogy a Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzat előírásait minden érintett megismerje.

A Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzat tartalmát érintő jogszabályi változások esetén a Szabályzatot ki kell egészíteni, vagy szükség esetén módosítani kell.

4. számú melléklet a 7/2002. (III. 12.) BM rendelethez[25]

- területi szinten pedig az adatgyűjtői feladatokat ellátó kormányhivatalokban, illetve a Belügyminisztérium Közszolgálati Főosztályán.[26]

ca) Az"Értesítés"-t a tartalékállományba helyezést követő öt munkanapon belül kell megküldeni annak a kormányhivatalnak, amely a munkáltató közigazgatási szerv székhelye szerint illetékes - központi közigazgatási szervek esetében a BM Közszolgálati Főosztályának - (a továbbiakban együtt: adatgyűjtő).[27]

Ha a tartalékállományba helyezésre vonatkozó döntés (a kinevezési/munkáltatói jogkör gyakorlása okán) az irányító/felügyeleti jogkört gyakorló (központi) közigazgatási szervben születik meg, az "Értesítés"-t akkor is annak a helyi, területi szervnek a székhelye szerinti kormányhivatalhoz kell eljuttatni, ahol a felmentett köztisztviselő a munkáját végzi (pl. a megyei hivatal hivatalvezetője).[28]

1. A megyei és fővárosi kormányhivatal, mint területi közigazgatási szerv saját szervezete tekintetében a saját adatgyűjtői rendszerébe viszi be az üres álláshely adatainak jelentésével és a pályázati felhívás közzétételével kapcsolatos adatokat. A megyei és fővárosi kormányhivatal tehát a saját szervezete tekintetében ellátja a KTV TARTINFO adatgyűjtői feladatait.[29]

Ha jogszabályellenes tartalmat, illetve adathiányt észlelnek, a kormányhivatal megfelelő szervezeti egységei megteszik a szükséges intézkedéseket[30]

7. Az adatgyűjtő kormányhivatalok a KTV TARTINFO és adatfogadó-adattovábbító programjainak a működésével kapcsolatban javaslattevő, véleményező jogkörükben a BM Közszolgálati Főosztályának észrevételeket tehetnek, de a programokban beavatkozásokat csak a BM Közszolgálati Főosztálya által megbízott fejlesztők végezhetnek.[31]

8. A kormányhivatalok informatikai szakemberei a témával összefüggő ügyintézési és ügyviteli munka észszerűsítését helyi számítástechnikai megoldásokkal támogathatják.[32]

1. A KTV TARTINFO a Belügyminisztériumban és a megyei (fővárosi) kormányhivatalokban működő, számítógéppel támogatott információs rendszer, amely "KÍNÁLAT" és "KERESLET" alrendszerből áll.[33]

Az ÉRTESÍTÉS-t a tartalékállományba helyezést követő öt munkanapon belül a tartalékállományba helyezett köztisztviselő közigazgatási szervének székhelye szerint illetékes kormányhivatalhoz/BM Közszolgálati Főosztályához kell eljuttatni. (Csak az eredeti irat fogadható el hivatalosnak.)[34]

SEGÉDLET A MUNKÁLTATÓ SZERV SZÁMÁRA ahhoz a tájékoztatáshoz, amelyet a tartalékállomány megszűnésének egyes eseteiről kell küldenie az adatgyűjtő kormányhivatalnak (központi szervek esetében a BM Közszolgálati Főosztályának)[35]

SEGÉDLET A KÖZIGAZGATÁSI SZERV SZÁMÁRA ahhoz a KÉRELEM-hez, amelyet a 150/1998. (IX. 18.) Korm. rendelet 4. § (1) bekezdése alapján nyújt be az adatgyűjtő kormányhivatalnak (központi szervek esetében a BM Közszolgálati Főosztályának) a tartalékállományba helyezett köztisztviselők adatainak megkérése céljából[36]