32006R0885[1]

A Bizottság 885/2006/EK rendelete ( 2006. június 21. ) az 1290/2005/EK tanácsi rendeletnek a kifizető ügynökségek és más testületek akkreditációja és az EMGA és az EMVA számláinak elszámolása tekintetében történő alkalmazására vonatkozó részletes szabályok megállapításáról

A BIZOTTSÁG 885/2006/EK RENDELETE

(2006. június 21.)

az 1290/2005/EK tanácsi rendeletnek a kifizető ügynökségek és más testületek akkreditációja és az EMGA és az EMVA számláinak elszámolása tekintetében történő alkalmazására vonatkozó részletes szabályok megállapításáról

AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA,

tekintettel az Európai Közösséget létrehozó szerződésre,

tekintettel a közös agrárpolitika finanszírozásáról szóló, 2005. június 21-i 1290/2005/EK tanácsi rendeletre ( 1 ) és különösen annak 42. cikkére,

(1)

Az 1290/2005/EK rendelet elfogadását követően új részletes szabályokat kell megállapítani a kifizető ügynökségek és más szervek akkreditációja, valamint az Európai Mezőgazdasági Garanciaalap (EMGA) és az Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap (EMVA) számláinak elszámolása tekintetében. Következésképpen a 729/70/EGK tanácsi rendeletnek az EMOGA Garanciarészlege számlaelszámolási eljárása tekintetében történő alkalmazására vonatkozó részletes szabályok megállapításáról szóló, 1995. július 7-i 1663/95/EK bizottsági rendeletet ( 2 ) hatályon kívül kell helyezni és helyébe új rendeletnek kell lépni.

(2)

A kifizető ügynökségek akkreditációját csak a tagállamok adhatják meg, ha a kifizető ügynökségek megfelelnek bizonyos közösségi szinten megállapított minimumkövetelményeknek. Ezek a kritériumok négy alapvető területet érintenek: belső környezet, ellenőrző tevékenységek, tájékoztatás és kommunikáció, illetve monitoring. A tagállamoknak lehetőségük van további akkreditációs kritériumok megállapítására az egyes kifizető ügynökségek sajátosságaira tekintettel.

(3)

A tagállamok számára kötelező folyamatos felügyelet alatt tartani kifizető ügynökségeiket, valamint létre kell hozniuk egy rendszert a kritériumok teljesítésének esetleges elmulasztásával kapcsolatos információ cseréjére. Eljárást kell kidolgozni az ilyen esetek kezelésére, beleértve a feltárt hiányosságok meghatározandó határidőn belüli megszüntetésére alkalmazandó intézkedési terv kötelező kidolgozását. Az olyan kifizető ügynökségek által teljesített kiadásokat, amelyek akkreditációját a tagállam annak ellenére fenntartja, hogy a meghatározott határidőn belül nem hajtottak végre ilyen, a hiányosságok megszüntetését célzó tervet, az 1290/2005/EK rendelet 31. cikkében meghatározott megfelelőségvizsgálati eljárásnak kell alávetni.

(4)

Részletes szabályokat kell megállapítani az 1290/2005/EK rendelet 8. cikke (1) bekezdése c) pontjának iii. alpontjában említett igazoló nyilatkozat tartalmára és formájára vonatkozóan.

(5)

Tisztázni kell az 1290/2005/EK rendelet 6. cikkének (3) bekezdésében említett koordinációs szerv szerepét és meg kell határozni akkreditációjának feltételeit.

(6)

Annak biztosítása érdekében, hogy az 1290/2005/EK rendelet 7. cikkében említett tanúsító szervek által kiadott tanúsítványok és jelentések a Bizottság számára segítséget jelentsenek a számlaelszámolási eljárás során, meg kell határozni azok tartalmát.

(7)

Annak érdekében, hogy a Bizottság a számlaelszámolást az 1290/2005/EK rendelet 30. cikke alapján hajthassa végre, meg kell határozni a kifizető ügynökségek éves beszámolóinak tartalmát és határidőt kell meghatározni az említett éves beszámolók és egyéb vonatkozó dokumentumok Bizottsághoz történő benyújtására. Ezenkívül meg kell határozni, hogy a kifizető ügynökségeknek milyen hosszú ideig kell az összes kiadással és átruházott bevétellel kapcsolatos kísérő dokumentumokat a Bizottság rendelkezésére bocsátaniuk.

(8)

Ezenkívül rendelkezni kell arról, hogy a Bizottság határozza meg azoknak a számviteli adatoknak a formáját és tartalmát, amelyeket a kifizető ügynökségeknek el kell hozzá juttatniuk. Ebben az összefüggésben szintén helyénvaló ebbe a rendeletbe belefoglalni a jelenleg az EMOGA Garanciarészlege számláinak elszámolása végett, valamint monitoring- és előrejelzési célokból a Bizottság rendelkezésére bocsátandó számviteli adatok formájának és tartalmának megállapításáról szóló, 1999. október 25-i 2390/1999/EK bizottsági rendeletben ( 3 ) az ilyen számviteli adatok felhasználására vonatkozóan megállapított szabályokat. A 2390/1999/EK rendeletet ezért hatályon kívül kell helyezni.

(9)

Részletes rendelkezéseket kell megállapítani mind az 1290/2005/EK rendelet 30. cikkében meghatározott pénzügyi elszámolási eljárás tekintetében, mind pedig az ugyanennek a rendeletnek a 31. cikkében meghatározott megfelelőségvizsgálati eljárás tekintetében, beleértve egy olyan mechanizmus kidolgozását, amelynek keretében az eredményként kijövő összeget az esettől függően levonják vagy hozzáadják a tagállamoknak legközelebb kifizetendő összegek egyikéből/egyikéhez.

(10)

A megfelelőségvizsgálati eljárás alkalmazásában az Európai Mezőgazdasági Orientációs és Garanciaalap (EMOGA) Garanciarészlege számlaelszámolásával összefüggő egyeztetési eljárás kialakításáról szóló, 1994. július 1-jei 94/442/EK bizottsági határozat ( 4 ) egyeztető testületet állított fel és szabályokat határozott meg annak összetételére és működésére vonatkozóan. Egyszerűsítés céljából ezeket a szabályokat bele kell foglalni ebbe a rendeletbe, és ahol szükséges, azokat ki kell igazítani. Ezért a 94/442/EK határozatot hatályon kívül kell helyezni.

(11)

Amennyiben egy, az 1663/95/EK rendelet szerint akkreditált kifizető ügynökség 2006. október 16-a után olyan felelősségi kört vesz fel, amellyel kapcsolatban eddig nem tartozott felelősséggel, az e rendeletben meghatározott követelmények szerinti, az új felelősségi körökre kiterjedő akkreditáció megadására van szükség. Átmeneti intézkedéséként indokolt engedélyezni, hogy az akkreditáció új követelményekhez igazítása 2007. október 16. előtt megtörténjen.

(12)

Az e rendeletben előírt intézkedések összhangban vannak a mezőgazdasági alapok bizottsága véleményével,

ELFOGADTA EZT A RENDELETET:

1. FEJEZET

KIFIZETŐ ÜGYNÖKSÉGEK ÉS MÁS SZERVEK

1. cikk

Kifizető ügynökségek akkreditációja

(1) Az akkreditáció megadásához a kifizető ügynökségnek az 1290/2005/EK rendelet 6. cikke (1) bekezdésében meghatározottak szerint olyan adminisztratív szervezettel és belső ellenőrzési rendszerrel kell rendelkezni, amelyek megfelelnek az e rendelet I. mellékletébe foglalt, itt felsorolt kritériumoknak (a továbbiakban: akkreditációs feltételek):

a) belső környezet;

b) ellenőrző tevékenységek;

c) tájékoztatás és kommunikáció;

d) monitoring.

A tagállamok további akkreditációs kritériumokat határozhatnak meg a kifizető ügynökség méretét, felelősségeit és más különös sajátosságait figyelembe véve.

(2) A tagállam minden kifizető ügynökség esetében kijelöl egy miniszteri szintű hatóságot, amely az ügynökség akkreditációjának megadását és visszavonását, valamint e rendelet által rá ruházott tevékenységeket végzi (a továbbiakban: illetékes hatóság). Erről tájékoztatja a Bizottságot.

(3) Az illetékes hatóság az akkreditációs kritériumok vizsgálata alapján közokiratban dönt a kifizető ügynökség akkreditációjának megadásáról.

A vizsgálatot az akkreditálandó kifizető ügynökségtől független szervezet végzi, és az kiterjed különösen az Európai Mezőgazdasági Garancia Alap (EMGA) és az Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap (EMVA) által finanszírozott ügyletekre vonatkozóan az alábbi tevékenységek rendszereire: kifizetések engedélyezése és végrehajtása, a közösségi költségvetés érdekeinek védelme, információs rendszerek biztonsága, könyvelési nyilvántartások naprakészen tartása, a feladatok elkülönítése és a külső és belső ellenőrzések megfelelősége.

(4) Amennyiben az illetékes hatóság nem győződött meg az akkreditációs kritériumoknak a kifizető ügynökség általi teljesítéséről, az ügynökség számára utasításokat ad az akkreditáció megadása előtt teljesítendő feltételekről.

A szükséges változtatások végrehajtásáig az akkreditációt feltételes jelleggel is meg lehet adni az észlelt problémák súlyosságától függően meghatározott időtartamra, ami nem haladhatja meg a 12 hónapot. Megfelelően indokolt esetben a Bizottság az adott tagállam kérése az említett időszakot meghosszabbíthatja.

(5) Az 1290/2005/EK rendelet 8. cikke (1) bekezdése a) pontjában meghatározott tájékoztatásokat közvetlenül a kifizető ügynökség első akkreditálása után kell elvégezni, és minden esetben az előtt, hogy az általa teljesített kiadásokat az EMGA-ra vagy az EMVA-ra terhelnék. Ezeket az alábbiakkal kapcsolatos nyilatkozatoknak és dokumentumoknak kell kísérniük:

a) a kifizető ügynökségre ruházott felelősségek;

b) a feladatkörök megoszlása a szervezeti egységei között;

c) kapcsolata más, olyan magán- vagy állami szervezetekkel, amelyek olyan intézkedések végrehajtásáért felelősek, amelyek keretében az ügynökség kiadásokat terhel az EMGA-ra vagy az EMVA-ra;

d) azok az eljárások, amelyek szerint fogadják, elbírálják és engedélyezik a kedvezményezettek kérelmeit, valamint amelyek szerint a kifizetéseket engedélyezik, kifizetik és könyvelik;

e) az információs rendszerek biztonságára vonatkozó rendelkezések.

(6) A Bizottság tájékoztatja a mezőgazdasági alapok bizottságát az egyes tagállamokban akkreditált kifizető ügynökségekről.

2. cikk

Az akkreditáció felülvizsgálata

(1) Az illetékes hatóság a felelőssége alá tartozó kifizető ügynökségeket folyamatos felügyelet alatt tartja, nevezetesen az 5. cikk (3) és (4) bekezdése szerinti igazoló szerv által készített jelentések és tanúsítványok alapján, és nyomon követi az esetlegesen feltárt hiányosságokat. Az illetékes hatóság háromévente írásban tájékoztatja a Bizottságot a felügyelet eredményeiről, és jelzi, hogy a kifizető ügynökségek folyamatosan teljesítik-e az akkreditációs feltételeket.

(2) A tagállamok létrehoznak egy rendszert, ami biztosítja, hogy az arra utaló információkat, hogy egy kifizető ügynökség nem teljesíti az akkreditációs követelményeket, késedelem nélkül közöljék az illetékes hatósággal.

(3) Amennyiben egy kifizető ügynökség már nem teljesít egy vagy több akkreditációs kritériumot, vagy olyan hiányosságokkal rendelkezik, amelyek akadályozzák az ügynökséget az 1290/2005/EK rendelet 6. cikke (1) bekezdésében foglalt feladatok elvégzésében, az illetékes hatóság az ügynökség akkreditációját próbaidőre felfüggeszti, és intézkedési tervet készít a feltárt hiányosságnak a probléma súlyától függő, de az akkreditáció próbaidőre történő felfüggesztésének napjától számított 12 hónapot nem meghaladó határidőn belüli megoldására. Megfelelően indokolt esetben a Bizottság az adott tagállam kérése az említett időszakot meghosszabbíthatja.

(4) Az illetékes hatóság értesíti Bizottságot a (3) bekezdés szerint elkészített intézkedési tervről és annak megvalósításáról.

(5) Az akkreditáció visszavonásakor az illetékes hatóság késedelem nélkül egy másik ügynökséget hagy jóvá az 1290/2005/EK rendelet 6. cikke (2) bekezdésének megfelelően, és e rendelet 1. cikke biztosítja, hogy a kedvezményezettek számára ne függesszék fel a kifizetéseket.

(6) Amennyiben a Bizottság úgy találja, hogy az illetékes hatóság nem készítette el a (3) bekezdés szerinti, a hiányosságok megszüntetését célzó intézkedési tervet, vagy a kifizető ügynökség akkreditációját a tagállam annak ellenére fenntartja, hogy meghatározott határidőn belül nem hajtottak végre ilyen tervet, a hiányosságokat az 1290/2005/EK rendelet 31. cikkében meghatározott megfelelőségi vizsgálat eljárásnak kell alávetni.

3. cikk

Igazoló nyilatkozat

(1) Az 1290/2005/EK rendelet 8. cikke (1) bekezdésének c) pontja iii. alpontjában említett igazoló nyilatkozatot a megfelelő időben kell kiállítani az igazoló szerv számára, hogy az ki tudja adni az e rendelet 5. cikke (4) bekezdése második albekezdése b) pontjában említett véleményt.

Az igazoló nyilatkozatnak teljesítenie kell a II. mellékletben meghatározott követelményeket, és azt a potenciális pénzügyi hatást számszerűsítő fenntartásokkal lehet ellátni. Ebben az esetben tartalmaznia kell egy intézkedési tervet és az annak megvalósítására szolgáló precíz ütemezést.

(2) Az igazoló nyilatkozat az irányítási és ellenőrzési rendszer hatékony, az egész év során gyakorolt felügyeletén alapul.

4. cikk

Koordináló szerv

(1) Az 1290/2005/EK rendelet 6. cikke (3) bekezdése szerinti koordináló szerv látja el a Bizottság és az érintett tagállamok közti kizárólagos közvetítő szerepét az EMGA és EMVA Alapokkal kapcsolatos alábbi kérdésekben:

a) a rájuk, a kifizető ügynökségekre és a végrehajtásukért, valamint a harmonizált alkalmazás előmozdításért felelős szervezetekre vonatkozó közösségi szövegek és iránymutatások terjesztése;

b) az 1290/2005/EK rendelet 6. és 8. cikkében említett információk Bizottsággal történő közlése;

c) a statisztikai és ellenőrzési célból szükséges összes számviteli adatnak a Bizottság rendelkezésére tartása.

(2) Egy kifizető ügynökség működhet koordináló szervként is, feltéve hogy a két funkció elkülönül.

(3) A koordináló szerv feladatai ellátása során a nemzeti eljárásokkal összhangban egyéb közigazgatási szerveket, illetve szervezeti egységeket is megkereshet, különösen a számviteli vagy műszaki szakértelemmel rendelkezőket.

(4) Az érintett tagállam miniszteri szintű okiratban dönt a koordináló szerv akkreditációjának megadásáról, miután meggyőződött arról, hogy a szerv adminisztratív rendszerei megfelelő biztosítékot adnak arra, hogy az képes az 1290/2005/EK rendelet 6. cikke (3) bekezdése második albekezdésében említett feladatok elvégzésére.

Az akkreditáció megadásához a koordináló szervnek eljárásokkal kell rendelkeznie az alábbiak biztosítására:

a) a Bizottságnak adott minden nyilatkozat megbízható forrásokból származó információn alapul;

b) a Bizottságnak adott nyilatkozatot megfelelő módon engedélyezik a kiküldés előtt;

c) a Bizottság számára elküldött információk alátámasztására megfelelő ellenőrzési nyomvonal;

d) a fogadott és küldött információkról szóló nyilvántartást biztonságosan, papíron vagy számítógépes formában tárolják.

(5) A koordináló szerv által kezelt számítógépes adatok titkosságát, épségét és elérhetőségét az egyes koordinációs szervek adminisztratív struktúrájára, személyzetére és technológiai környezetére vonatkozó intézkedésekkel kell biztosítani. A pénzügyi és technológiai ráfordításoknak arányban kell állniuk a fellépő aktuális kockázattal.

(6) Az 1290/2005/EK rendelet 6. cikke (3) bekezdésének első albekezdésében és a 8. cikk (1) bekezdésének a) pontjában meghatározott közleményeket közvetlenül a koordináló szerv első akkreditációja után kell elvégezni, és minden esetben az előtt, hogy a felelősségi körébe tartozó bármely kiadást az EMGA-ra vagy az EMVA-ra terhelnének. Az akkreditációt a szerv akkreditációs okiratának, valamint a működésére vonatkozó adminisztratív, számviteli és belső ellenőrzési feltételekkel kapcsolatos információnak kell kísérnie.

5. cikk

Igazolás

(1) Az 1290/2005/EK rendelet 8. cikkében említett igazoló szervet az illetékes hatóság jelöli ki. A szerv működésében független az érintett kifizető ügynökségtől és koordináló testülettől, és rendelkezik a szükséges technikai tapasztalattal.

(2) Az igazoló szerv az adott kifizető ügynökség vizsgálatát a nemzetközileg elfogadott számviteli standardok szerint végzi, a Bizottság által az e standardok alkalmazására vonatkozóan meghatározott esetleges iránymutatások figyelembevételével.

A tanúsító szerv az ellenőrzést minden költségvetési év során és annak vége után is elvégzi.

(3) Az igazoló szerv tanúsítványt állít ki, amiben kijelenti, hogy rendelkezésre állt-e megfelelő biztosíték annak megállapítására, hogy a Bizottságnak küldendő beszámolók megfelelők, teljes körűek és pontosak, valamint hogy a belső ellenőrzési eljárások kielégítően működtek.

A tanúsítvány az eljárások vizsgálatán és az ügyletekből kiválasztott mintán alapul. A vizsgálat kiterjed a kifizető ügynökség igazgatási struktúrájára, de kizárólag abból a szempontból, hogy az alkalmas-e annak biztosítására, hogy a kifizetés teljesítése előtt a közösségi szabályoknak való megfelelőség ellenőrzésére sor kerüljön.

(4) Az igazoló szerv jelentést készít megállapításairól. A jelentésnek ki kell terjednie az átruházott vagy a nemzeti vámhatóságok által gyakorolt funkciókra. A jelentés az alábbiakra tér ki:

a) az akkreditációs kritériumoknak a kifizető ügynökség általi teljesítése;

b) a kifizető ügynökség eljárásai megfelelő biztosítékot jelentenek-e arra, hogy a kiadások EMGA-ra és EMVA-ra terhelése a közösségi szabályok betartásával történt, és ha vannak ilyenek, akkor milyen ajánlásokat tettek és követtek nyomon;

c) a rendelet 6. cikke (1) bekezdésének a) pontjában említett éves beszámolók összhangban vannak-e a kifizető ügynökségnél vezetett könyvek és nyilvántartások adataival;

d) az előírt kiadás- és intervenciós műveleti kimutatások a valóságnak megfelelően, teljeskörűen és pontosan tükrözik-e az EMGA és EMVA terhére elszámolt műveleteket;

e) a Közösség pénzügyi érdekei megfelelő védelemben részesülnek-e a kifizetett előlegekkel, a megszerzett fedezeti garanciákkal, az intervenciós készletekkel, valamint a behajtandó pénzösszegekkel összefüggésben.

A jelentéshez csatolni kell:

a) a könyvvizsgálatot végző személyzet létszámára és képesítésére, az elvégzett munkára, a megvizsgált ügyletek számára, a valóságnak való megfelelés és a megszerzett bizonyosság szintjére, az esetlegesen feltárt gyengeségekre és a fejlesztési ajánlásokra, valamint a tanúsító szerv és egyéb, a kifizető ügynökségen kívüli és belüli könyvvizsgáló testületek működésére vonatkozó információkat, amelyekből a tanúsító szervnek a jelentés tárgykörére vonatkozó megállapításai részben vagy egészben származnak;

b) az 1290/2005/EK rendelet 8. cikke (1) bekezdésének c) pontja iii. alpontjában említett igazoló nyilatkozatról szóló véleményt.

1a. FEJEZET

TARTOZÁSOK BEHAJTÁSA

5a. cikk

De minimis szabály

Az 1782/2003/EK tanácsi rendelet ( 5 ) 6. cikke (3) bekezdése első albekezdésének sérelme nélkül az 1290/2005/EK rendelet 32. cikke (6) bekezdésének a) pontjában, valamint 33. cikkének (7) bekezdésében előírt feltételek teljesítettnek tekintendőek, amennyiben egy támogatási rendszer kedvezményezettjének javára történt egyedi kifizetéssel kapcsolatban a kedvezményezettől behajtandó összeg kamatok nélkül nem haladja meg a 100 EUR-t.

5b. cikk

A behajtás módszere

A nemzeti jogban előírt bármely más jogérvényesítő intézkedés sérelme nélkül a tagállam levonja egy kedvezményezettnek a nemzeti joggal összhangban megállapított, még fennálló tartozását az adósság behajtásáért felelős kifizető ügynökség által ugyanazon kedvezményezett javára végrehajtandó jövőbeli kifizetés összegéből.

2. FEJEZET

SZÁMLAELSZÁMOLÁS

6. cikk

Az éves beszámoló tartalma

Az 1290/2005/EK rendelet 8. cikke (1) bekezdése c) pontjának iii. alpontjában említett éves beszámolóknak tartalmazniuk kell a következőket:

a) az 1290/2005/EK rendelet 34. cikke szerinti átruházott bevételeket;

b) a közösségi költségvetési tételenként és altételenként összesített EMGA-kiadásokat, a pénzügyi év végéig nem behajtott, a h) pont hatálya alá nem tartozó, jogosulatlan kifizetéseknek a rájuk érvényes kamatokkal együtt történő levonása után;

c) az EMVA-kiadásokat programonként és intézkedésenként. A program lezárása esetén a nem behajtott, a h) pont hatálya alá nem tartozó, jogosulatlan kifizetéseket a rájuk érvényes kamatokkal együtt a szóban forgó pénzügyi év kiadásaiból kell levonni;

d) a kiadásokra és átruházott bevételre vonatkozó információkat, vagy annak megerősítését, hogy minden ügylet részletes adatait számítógépes adatállomány tartalmazza, amely a Bizottság rendelkezésére áll;

e) az éves beszámolóban, illetve az EMGA esetében az 1290/2005/EK tanácsi rendeletnek az EMGA és az EMVA keretében a kifizető ügynökségek számlavezetésére, a kiadásigazoló és a bevételi nyilatkozatokra, valamint a kiadások visszatérítési feltételeire vonatkozó részletes alkalmazási szabályairól szóló, 2006. június 21-i 883/2006/EK bizottsági rendelet ( 6 ) 4. cikke (1) bekezdésének c) pontjában, az EMVA esetében az említett rendelet 16. cikkének (2) bekezdésében említett dokumentumokban szereplő adatok között a megegyező időszakra bevallott kiadások és átruházott bevételek tekintetében fennálló különbségeket tételenként és altételenként, illetve az EMVA esetében programonként és intézkedésenként csoportosítva tartalmazó eltérési táblázatot, minden eltérésre magyarázatot adva;

f) elkülönítve az érintett tagállam, illetve a Közösség által az 1290/2005/EK rendelet 32. cikke (5) bekezdése első albekezdésének, illetve 32. cikke (6) bekezdésének megfelelően viselt összegeket;

g) elkülönítve az érintett tagállam, illetve a Közösség által az 1290/2005/EK rendelet 33. cikke (8) bekezdése első albekezdésének, illetve 33. cikke (7) bekezdésének megfelelően viselt összegeket;

h) a jogosulatlan kifizetések táblázatát a pénzügyi év végén a 2988/95/EK, Euratom tanácsi rendelet ( 7 ) 1. cikkének (2) bekezdésében említett szabálytalanságok következtében behajtandó és a szankciókat és a kamatokat is tartalmazó összegekre vonatkozóan, az e rendelet III. mellékletében szereplő minta alapján;

i) az adósnyilvántartás kivonatát a behajtandó és az EMGA vagy az EMVA javára jóváírandó, a b), c) és h) pontokban nem említett, a szankciókat és a kamatokat is tartalmazó összegekre vonatkozóan, a IIIa. mellékletben szereplő minta alapján;

j) az intervenciós műveletek összefoglalását és nyilatkozatot a készleteknek a pénzügyi év végén meglévő mennyiségéről és helyéről;

k) annak megerősítését, hogy az intervenciós raktározás keretében minden készletmozgás részletei szerepelnek a kifizető ügynökség nyilvántartásában.

7. cikk

Információtovábbítás

(1) Az 1290/2005/EK rendelet 30. cikke szerinti számlaelszámolás alkalmazása céljából a tagállamok megküldik a Bizottság részére az alábbiakat:

a) az éves beszámolóban szereplő tételek a rendelet 6. cikke szerint;

b) az e rendelet 5. cikke (3) és (4) bekezdésében említett igazoló szerv vagy szervek által kiadott tanúsítványok és jelentések;

c) a statisztikai és ellenőrzési célból szükséges számviteli információk teljes nyilvántartása;

d) az e rendelet 3. cikkében említett igazoló nyilatkozat vagy nyilatkozatok.

(2) Az (1) bekezdésben említett dokumentumokat és számviteli információkat legkésőbb a vonatkozó költségvetési év végét követő év február 1-jéig kell a Bizottságnak elküldeni. Az említett bekezdés a), b) és d) pontjában hivatkozott dokumentumokat egy nyomtatott és egy elektronikus példányban kell elküldeni a 883/2006/EK bizottsági rendelet 18. cikkében meghatározott formának és feltételeknek megfelelően.

(3) A Bizottság kérésére vagy a tagállam kezdeményezésére a számlaelszámolással kapcsolatos további információkat lehet a Bizottságnak címezni a Bizottság által - az információ biztosításához szükséges munka mennyiségének figyelembevételével - meghatározott időszakon belül. Ilyen információk a hiányában a Bizottság a rendelkezésére álló információk alapján számolja el a számlákat.

(4) Megfelelően indokolt esetben a Bizottság kérelmet fogadhat el az információk későbbi szolgáltatására vonatkozóan, amennyiben a kérelmet a benyújtási határidő előtt adták be.

(5) Ezenkívül, amennyiben egy tagállam több mint egy kifizető hatóságot hagyott jóvá, akkor a Bizottság számára az adott költségvetési év végét követő év február 15-ig el kell küldeni egy, a koordináló szerv által összeállított összefoglalót, ami áttekinti a 3. cikkben említett igazoló nyilatkozatokat és az 5. cikk (3) bekezdésében említett tanúsítványokat.

8. cikk

Számviteli adatok formája és tartalma

(1) A 7. cikk (1) bekezdésének c) pontjában említett számviteli információk formáját és tartalmát, valamint azoknak a Bizottság számára történő továbbításának módját az 1290/2005/EK rendelet 41. cikke (2) bekezdése szerinti eljárással állapítják meg.

(2) A számviteli információkat a Bizottság kizárólag az alábbi célokra használja fel:

a) az 1290/2005/EK rendelet szerinti számlaelszámolással kapcsolatos funkciók végrehajtása;

b) fejlesztések figyelemmel kísérése és előrejelzések készítése az agrárágazatban.

Az Európai Számvevőszék és az Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF) feladataik ellátása céljából hozzáférhetnek ezekhez az információkhoz.

(3) A beszolgáltatott számviteli adatok között szereplő bármilyen személyes adatot kizárólag a (2) bekezdésben meghatározott célokra lehet felhasználni. Különösen abban az esetben, ha a Bizottság a (2) bekezdés b) pontjában említett célból használja a számviteli adatokat, ezeket név nélküli formában hozza létre és kizárólag összesített formában kezeli.

(4) A személyes adatok feldolgozásával kapcsolatos kérdéseket az érintett személyek a Bizottságnak címezhetik a IV. mellékletben meghatározottak szerint.

(5) A Bizottság biztosítja a számviteli információk titkos és biztonságos tárolását.

9. cikk

Számviteli információk megőrzése

(1) Az EMGA által finanszírozott kiadással és beszedendő átruházott bevétellel kapcsolatos kísérő dokumentumokat az adott pénzügyi év számláinak a Bizottság által az 1290/2005/EK rendelet 30. cikke szerinti elszámolás követő három évig kell a Bizottság rendelkezésére bocsátani.

(2) Az EMVA által finanszírozott kiadással és beszedendő átruházott bevétellel kapcsolatos kísérő dokumentumokat a kifizető ügynökség által teljesített végső kifizetés dátumától számított legalább három évig kell a Bizottság rendelkezésére bocsátani.

(3) Szabálytalanság vagy gondatlanság esetén az (1) és (2) bekezdésben említett kísérő dokumentumokat az összegek kedvezményezettől teljes mértékben történő behajtásának és az EMGA vagy EMVA számára történő jóváírásának napjától, vagy a behajtás elmaradásából származó pénzügyi következményeknek az 1290/2005/EK rendelet 32. cikkének (5) bekezdése vagy 33. cikkének (8) bekezdése szerint történő megállapításától számított legalább három évig kell a Bizottság rendelkezésére bocsátani.

(4) Az 1290/2005/EK rendelet 31. cikke szerinti megfelelőségvizsgálati eljárás esetén az e cikk (1) és (2) bekezdésében említett kísérő dokumentumokat az eljárás lezárásának évét követő egy évig, illetve ha a megfelelőségvizsgálati eljárás az Európai Közösségek Bírósága előtt folyó jogi eljárás tárgyát képezi, az eljárás befejezésének évétől számított egy évig kell a Bizottság rendelkezésére bocsátani.

(5) Az (1)-(4) bekezdésben említett kísérő dokumentumokat nyomtatott formában, elektronikus formában vagy elektronikus és nyomtatott formában kell a Bizottság rendelkezésére bocsátani.

A dokumentumok csak akkor tárolhatók kizárólagosan elektronikus formában, ha az érintett tagállam nemzeti joga a nemzeti bírósági eljárások során megengedi az elektronikus dokumentumok felhasználását az eljárások alapját képező ügyletek bizonyítására.

Ha a dokumentumokat kizárólag elektronikus formában tárolják, az erre szolgáló rendszernek meg kell felelnie az I. melléklet 3. B) pontjában foglalt követelményeknek.

10. cikk

Pénzügyi vizsgálat

(1) Az 1290/2005/EK rendelet 30. cikkében említett számlaelszámolási döntés állapítja meg az egyes tagállamokban a szóban forgó pénzügyi év során felmerült kiadásoknak az EMGA és EMVA Alapokra terhelhetőnek elismert pénzösszegeit az e rendelet 6. cikkében említett számlák, valamint az 1290/2005/EK rendelet 17. és 27. cikke szerinti esetleges csökkentések és felfüggesztések alapján.

Az EMGA esetén ezen kívül megállapítja még a Közösségre és a tagállamokra terhelendő, az 1290/2005/EK rendelet 32. cikkének (5) bekezdése szerinti összegeket.

Az EMVA esetében a számlaelszámolási döntés által meghatározott összeg tartalmazza azokat az összegeket, amelyeket a tagállam az 1290/2005/EK rendelet 33. cikke (3) bekezdésének c) pontja alapján ismételten felhasználhat.

(2) Az EMGA esetében a számlaelszámolási döntés alapján az egyes tagállamoktól behajtandó vagy számukra kifizetendő összeget úgy kell meghatározni, hogy a szóban forgó pénzügyi évre vonatkozó havi kifizetéseket kivonják az ugyanerre az évre vonatkozó, az (1) bekezdés szerint elismert kiadásokból. Ezt az összeget a Bizottság levonja vagy hozzáadja a számlaelszámolási döntés elfogadásának hónapját követő második hónapban felmerülő költségekhez kapcsolódó havi kifizetéshez.

Az EMVA esetében a számlaelszámolási döntés alapján az egyes tagállamoktól behajtandó vagy számukra kifizetendő összeget úgy kell meghatározni, hogy a szóban forgó pénzügyi évre vonatkozó időközi kifizetéseket kivonják az ugyanerre az évre vonatkozó, az (1) bekezdés szerint elismert kiadásokból. Ezt az összeget a Bizottság levonja az első olyan kifizetésből, illetőleg hozzáadja az első olyan kifizetéshez, amelynek vonatkozásában a tagállam az 1290/2005/EK rendelet 30. cikke szerinti határozat elfogadását követően benyújtotta a kiadásigazoló nyilatkozatot.

(3) A Bizottság legkésőbb a pénzügyi év végét követő március 31-éig közli az érintett tagállammal a szolgáltatott információk ellenőrzésének eredményeit, valamint az általa javasolt módosításokat.

(4) Amennyiben az érintett tagállamnak tulajdonítható okokból a Bizottság a következő év április 30-áig nem tudja elszámolni a tagállam számláit, a Bizottság értesíti a tagállamot azokról a további vizsgálatokról, amelyeket az 1290/2005/EK rendelet 37. cikke alapján kíván elvégezni.

(5) Ez a cikk értelemszerűen vonatkozik az 1290/2005/EK rendelet 34. cikke értelmében vett átruházott bevételekre.

11. cikk

Megfelelőségvizsgálat

(1) Amennyiben egy vizsgálat alapján a Bizottság úgy véli, hogy egy kiadást nem a közösségi szabályoknak megfelelően teljesítettek, megállapításait közli az érintett tagállammal, és meghatározza az említett szabályok jövőbeni teljesítését biztosító helyesbítő intézkedéseket.

A tájékoztatásban hivatkozni kell erre a cikkre. A tagállam e tájékoztatást követő két hónapon belül válaszol, amit követően a Bizottság módosíthatja az álláspontját. Indokolt esetben a Bizottság a válaszadási határidőt meghosszabbíthatja.

A válaszadási időszak lejártát követően a Bizottság kétoldalú megbeszélést hív össze, és a két fél megkísérel megállapodásra jutni a végrehajtandó intézkedésekben, a jogsértés súlyának értékelésében, valamint a közösségi költségvetésnek okozott anyagi kár mértékében.

(2) Az (1) bekezdés harmadik albekezdésében említett kétoldalú tárgyalás jegyzőkönyvének átvételét követő két hónapon belül a tagállam közli az említett tárgyaláson kért információkat, vagy a folyamatban levő vizsgálathoz általa hasznosnak ítélt egyéb információkat.

Indokolt esetben a Bizottság a tagállam jól megalapozott kérésére az első albekezdésben említett időszakot meghosszabbíthatja. A kérelmet a Bizottságnak kell benyújtani az említett időszak lejárta előtt.

Az első albekezdésben említett időszak lejáratát követően a Bizottság a megfelelőségvizsgálati eljárás során kapott információk alapján hivatalosan közli következtetéseit a tagállammal, hivatkozva e rendelet 3. fejezetére. A közlemény felbecsüli a közösségi finanszírozás alól az 1290/2005/EK rendelet 31. cikke alapján a Bizottság által kizárni kívánt kiadási tételt, és hivatkozik e rendelet 16. cikkének (1) bekezdésére.

(3) A tagállam tájékoztatja a Bizottságot a közösségi szabályoknak való megfelelés érdekében tett helyesbítő intézkedésekről, és azok végrehajtásának időpontjáról.

A Bizottság, az egyeztető szerv által e rendelet 3. fejezete szerint elkészített jelentésének vizsgálata után - ha szükséges - egy vagy több döntést hoz az 1290/2005/EK rendelet 31. cikke szerint a közösségi szabályok nem teljesítése által érintett közösségi finanszírozás alá eső kiadási tétel közösségi finanszírozásból történő kizárására, amíg a tagállam a helyesbítő intézkedéseket nem hajtja eredményesen végre.

A közösségi finanszírozásból kizárandó kiadási tétel értékelésekor a Bizottság figyelembe vehet bármilyen, a tagállam által a (2) bekezdésben említett időszak lejáratát követően közölt információt, amennyiben ez szükséges a közösségi költségvetést ért anyagi károk jobb felbecsléséhez, feltéve hogy az információ későbbi benyújtását rendkívüli körülmények indokolják.

A Bizottság az eljárást annak bármelyik szakaszában - az érintett tagállamra nézve pénzügyi következmények nélkül - megszüntetheti, ha feltételezései szerint az első bekezdésben említett vizsgálat eredményeképp feltárt meg nem felelés lehetséges pénzügyi hatásai nem haladják meg sem az 50 000 EUR-t, sem a vonatkozó kiadás, illetőleg a visszatérítendő összegek 10 %-át.

(4) Az EMGA-val kapcsolatosan a közösségi finanszírozásból történő levonásokat a Bizottság az 1290/2005/EK rendelet 31. cikke szerinti döntést követő második hónapban felmerült kiadásaihoz kapcsolódó havi kifizetésekből hajtja végre.

Az EMVA-val kapcsolatosan az uniós finanszírozásból történő levonásokat a Bizottság abból a kifizetésből hajtja végre, amelynek vonatkozásában a tagállam az 1290/2005/EK rendelet 31. cikke szerinti határozat elfogadását követően benyújtotta a kiadásigazoló nyilatkozatot.

Azonban a tagállam kérelmére, valamint a mezőgazdasági alapok bizottságával folytatott konzultációt követően a Bizottság határozatot fogadhat el:

a) amelyben a levonások végrehajtására új időpontot jelöl ki, vagy engedélyezi a levonások összegének egy vagy több részletben történő visszafizetését, ha ezt az 1290/2005/EK rendelet 31. cikke alapján elfogadott végrehajtási aktusban foglalt levonások mértéke indokolja; vagy

b) amelyben a határozat elfogadásának napjától számított legfeljebb tizennyolc hónapos időtartamra felfüggeszti az említett időszakban esedékes valamennyi levonás végrehajtását, és ezzel egyidejűleg engedélyezi a levonások legfeljebb három egyenlő, éves részletben történő végrehajtását a felfüggesztés időtartamának végét követően azon tagállamok esetében, amelyek pénzügyi támogatásban részesülnek a 332/2002/EK tanácsi rendelet ( 8 ), a 407/2010/EK tanácsi rendelet ( 9 ), a 2010. június 7-én aláírt EFSF-keretmegállapodás, valamint az európai stabilitási mechanizmus létrehozásáról szóló szerződés értelmében.

A harmadik albekezdés b) pontjában említett időtartam nem hosszabbítható meg, továbbá egyazon tagállam vonatkozásában nem fogadható el a levonások felfüggesztését engedélyező újabb határozat. A levonás felfüggesztéséről szóló határozat által érintett tagállam gondoskodik róla, hogy a levonások indokául szolgáló és a határozat meghozatalának időpontjában is fennálló hiányosságok - a Bizottsággal folytatott konzultáció során kidolgozott, egyértelmű eredménymutatókat tartalmazó cselekvési terv alapján - felszámolásra kerüljenek. Ha a tagállam elmulasztja a cselekvési tervben a hiányosságok felszámolására meghatározott, szükséges intézkedések megtételét, ha az eredménymutatók alapján a hiányosságok felszámolására szolgáló intézkedések nem biztosítanak kellő előrelépést, vagy ha az intézkedések nem járnak kielégítő eredménnyel, a Bizottság - az arányosság elvének tiszteletben tartásával - visszavonhatja a levonás végrehajtása időpontjának felfüggesztéséről szóló határozatát.

(5) Ez a cikk értelemszerűen vonatkozik az 1290/2005/EK rendelet 34. cikke értelmében vett átruházott bevételekre.

3. FEJEZET

EGYEZTETŐ ELJÁRÁS

12. cikk

Egyeztető szerv

Az 1290/2005/EK rendelet 31. cikke szerinti megfelelőségvizsgálati eljárás céljából a Bizottság egy egyeztető szervet állít fel. A szerv feladatai a következők:

a) olyan tagállam által a szerv elé utalt ügyek vizsgálata, amely tagállam a Bizottságtól e rendelet 11. cikke (2) bekezdésének harmadik albekezdése szerinti hivatalos közleményt kapott, beleértve olyan kiadási tétel felbecsülését, amelyet a Bizottság ki kíván zárni a közösségi finanszírozás alól;

b) az érintett tagállam és a Bizottság eltérő álláspontjai összeegyeztetésének elősegítése;

c) a vizsgálatai végén az egyeztetés terén tett erőfeszítéseinek eredményéről szóló jelentés készítése, amely magában foglalja a hasznosnak vélt esetleges megjegyzéseket, ha a vita összes vagy néhány pontja megoldatlan maradt.

13. cikk

Az egyeztető szerv összetétele

(1) Az egyeztető szerv teljes mértékben garantált függetlenségű, a közös agrárpolitika finanszírozásában - beleértve a vidékfejlesztést vagy a pénzügyi vizsgálatok gyakorlatát - magasan képzett személyek közül kiválasztott tagokból áll.

A tagoknak különböző tagállamok állampolgárainak kell lenniük.

(2) Az elnököt, a tagokat és a helyettesítő tagokat a mezőgazdasági alapok bizottságával történő konzultáció után a Bizottság jelöli ki hároméves megbízással.

A mezőgazdasági alapok bizottságának tájékoztatásával a megbízás egy alkalommal egy évvel meghosszabbítható. Ha azonban a kijelölendő elnök már tagja az egyeztető szervnek, az elnökként eltöltött megbízása három év.

Az elnök, a tagok és a helyettesítő tagok nevét az Európai Unió Hivatalos Lapjának C sorozatában kell közölni.

(3) Az egyeztető szerv tagjainak díjazását az általuk végzett feladat által megkövetelt idő figyelembevételével állapítják meg. A kommunikációs és utazási költségeket a hatályos szabályok szerint térítik meg.

(4) Megbízásuk lejárta után az elnök és a tagok mindaddig hivatalban maradnak, amíg nem gondoskodnak utódjukról, vagy meg nem újítják kinevezésüket.

(5) Az olyan tag megbízását, aki az egyeztető szerven belüli feladatainak ellátásához szükséges feltételeket többé már nem tejesíti, vagy bármely okból határozatlan ideig nem áll rendelkezésre, a Bizottság a mezőgazdasági alapok bizottságával történő konzultáció után megszüntetheti.

Ebben az esetben a tagot az eredeti kinevezése szerinti hivatali idejének hátralevő részében egy helyettes tag váltja fel, és értesítik a mezőgazdasági alapok bizottságát.

Amennyiben megbízását megszüntetik, a Bizottság a mezőgazdasági alapok bizottságával történő konzultáció után jelöli ki az elnöki feladatokat az elnök eredeti megbízásának hátralevő része folyamán ellátó személyt.

14. cikk

Az egyeztető szerv függetlensége

(1) Az egyeztető szerv tagjainak feladataikat függetlenként eljárva kell végrehajtaniuk, semmilyen kormánytól, illetve testülettől nem kérhetnek és nem fogadhatnak el utasításokat.

Olyan tag, aki korábbi megbízatása során személyesen érintett volt, a kérdéses ügyben nem vehet részt az egyeztető szerv vonatkozó munkájában, és nem írhat alá az ügyről szóló jelentést.

(2) A Szerződés 287. cikkének sérelme nélkül a szerv tagjai nem hozhatnak nyilvánosságra az egyeztető szervnél végzett munkájuk során birtokukba jutott információt. Az ilyen információ bizalmas és szakmai titoktartási kötelezettség tárgyát képezi.

15. cikk

Munkaszervezés

(1) Az egyeztető szerv a Bizottság székhelyén tartja üléseit. Az elnök készíti elő és szervezi meg a munkát. Az elnök távollétében, a 13. cikk (5) bekezdése első albekezdésének sérelme nélkül, a legmagasabb beosztású tag veszi át az elnöki feladatot.

Az egyeztető szerv titkárságát a Bizottság biztosítja.

(2) A 14. cikk (1) bekezdése második albekezdésének sérelme nélkül a jelentéseket a jelen levő tagok abszolút többségével lehet elfogadni, a határozatképes létszám három.

A jelentéseket az elnök és a tanácskozásokon részt vett tagok írják alá. A jelentéseket a titkárság ellenjegyzi.

16. cikk

Egyeztető eljárás

(1) Egy tagállam egy ügyet a 11. cikk (2) bekezdésének harmadik albekezdésében említett hivatalos bizottsági közlemény kézhezvételétől számított harminc munkanapon belül - az egyeztető szerv titkárságához indoklással ellátott kérelem benyújtásával - adhat át.

A követendő eljárásról és a titkárság címéről a tagállamokat a mezőgazdasági alapok bizottságán keresztül tájékoztatják.

(2) Az egyeztetési kérelem csak akkor fogadható el, ha a közösségi finanszírozás alól a Bizottság közleménye szerint kizárni kívánt összeg vagy:

a) meghaladja az egymillió euro összeget;

vagy

b) a tagállam szóban forgó költségvetési fejezeten belüli éves összkiadásának legalább 25 %-át teszi ki.

Továbbá ha az ezt megelőző megbeszélések során a tagállam állítja és bebizonyítja, hogy az ügy a közösségi szabályok alkalmazásához kapcsolódó elvi kérdés, az egyeztető szerv elnöke az egyeztetési kérelmet elfogadhatónak nyilváníthatja. Azonban egy ilyen kérelem nem fogadható el, ha kizárólag jogértelmezési ügyre vonatkozik.

(3) Az egyeztető szerv a vizsgálatait a lehető legkötetlenebb formában és legsürgősebben végzi a tárgyban előadott bizonyítékok, valamint a Bizottság és az érintett nemzeti hatóságok kiegyensúlyozott meghallgatása alapján.

(4) Amennyiben az egyeztető szerv az ügy elé utalását követő négy hónapon belül nem képes a Bizottság és a tagállam álláspontjainak összeegyeztetésére, az egyeztetési eljárás sikertelennek minősül. Az 12. cikk c) pontjában említett jelentésnek tartalmaznia kell az álláspont-egyeztetés sikertelenségének okait. Jeleznie kell, hogy az eljárás során a feleknek sikerült-e részleges megállapodást elérniük.

A jelentést el kell küldeni:

a) az érintett tagállamnak;

b) a Bizottságnak;

c) a mezőgazdasági alapok bizottságának keretein belül a többi tagállamnak.

4. FEJEZET

ÁTMENETI ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

17. cikk

Átmeneti rendelkezések

(1) Amennyiben egy, az 1663/95/EK rendelet szerint jóváhagyott kifizető ügynökség olyan felelősségi kört vesz fel, amellyel kapcsolatban eddig nem tartozott felelősséggel, az e rendelet 1. cikkének (3) bekezdésében említett vizsgálat és az új felelősségi körök miatt szükségessé váló akkreditációt legkésőbb 2007. október 16-ig meg kell adni.

(2) A 2007-es pénzügyi évre vonatkozóan az igazoló szerv által készített, az 5. cikk (4) bekezdésében említett jelentés csak megjegyzéseket és egy pontozó rendszer segítségével készített átmeneti következtetéseket tartalmazhat a kifizető ügynökség által alkalmazott intézkedésekről, az információs rendszer biztonságára is kitérve. A megjegyzések az I. melléklet 3.B. pontjában említett, megfelelő, nemzetközileg elfogadott biztonsági szabványokon alapulnak, és bemutatják, hogy milyen mértékben voltak érvényben eredményes biztonsági intézkedések.

18. cikk

Hatályon kívül helyezés

(1) Az 1663/95/EK rendeletet, a 2390/1999/EK rendeletet, valamint a 94/442/EK határozatot 2006. október 16-tól hatályon kívül helyezik. Ugyanakkor az 1663/95/EK rendelet továbbra is érvényes marad az 1258/1999/EK tanácsi rendelet ( 10 ) 7. cikkének (3) bekezdése szerinti, a 2006-os költségvetési évre vonatkozó számlaelszámolásra vonatkozóan.

Azonban az egyeztető szerv a 94/442/EK határozat szerint kijelölt elnöke, tagjai és helyettesítő tagjai mindaddig hivatalban maradnak, amíg megbízásuk le nem jár, vagy helyükre új tagot nem neveznek ki.

(2) Az (1) bekezdésben hatályon kívül helyezett jogszabályokra történő hivatkozásokat e rendeletre való hivatkozásként kell tekinteni, az V. mellékletben megadott megfelelési táblázatnak megfelelően.

19. cikk

Hatálybalépés és alkalmazás

Ez a rendelet az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő hetedik napon lép hatályba.

A rendeletet 2006. október 16-tól kezdődően kell alkalmazni. Ugyanakkor a 3. és 5. cikk, a 6. cikk a)-e), g) és h) pontja, valamint a 7. és 10. cikk az említett időponttól kizárólag a 2007. és azt követő költségvetési évben felmerülő kiadásokra és átruházott bevételekre vonatkozóan alkalmazandó.

Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó valamennyi tagállamban.

I. MELLÉKLET

AKKREDITÁCIÓS FELTÉTELEK

1. Belső környezet

A) Szervezeti felépítés

Az ügynökség olyan szervezeti felépítéssel rendelkezik, ami lehetővé teszi számára a következő főbb funkciók ellátását az EMGA- és EMVA-kiadásokra vonatkozóan:

i. A kifizetések engedélyezése és ellenőrzése a kérelmezőnek kifizetendő összeg közösségi szabályoknak való megfelelésének meghatározására; ezek különösen az adminisztratív és helyszíni ellenőrzéseket foglalják magukban.

ii. A kifizetések teljesítése a kérelmezőnek (vagy engedményesének) engedélyezett összeg, illetve - a vidékfejlesztés esetében - a Közösség társfinanszírozási részének kifizetése céljából.

iii. A kifizetések könyvelése abból a célból, hogy az ügynökségek az EMGA- és EMVA-kiadások nyilvántartására elkülönített könyvelésükbe egy információs rendszer formájában bejegyezzék az összes kifizetést; valamint a kiadások időszakos összefoglalóinak az előkészítése, beleértve a Bizottság felé tett havi, negyedévenkénti (EMVA esetében) és éves beszámolókat. A könyvelés tartalmazza az alapok által finanszírozott eszközöket is, különösen az intervenciós készleteket, az el nem számolt előlegeket, a biztosítékokat és a követeléseket.

Az ügynökség szervezeti rendszerében minden szervezeti szinten elő kell írni a megbízatások és felelősségek egyértelmű kijelölését, valamint az első bekezdésben említett három funkció elkülönítését, az ezekre vonatkozó felelősségeket szervezeti ábrán kell meghatározni. Ez magában foglalja a 4. pontban említett technikai szolgálatokat és a belső ellenőrzési szolgálatot.

B) Emberi erőforrások normái

Az ügynökség biztosítja a következőket:

i. A műveletek végrehajtásához szükséges megfelelő emberi erőforrás rendelkezésre állását, valamint a műveletek különböző szintjein szükséges műszaki ismeret meglétét.

ii. A feladatok elkülönítését úgy, hogy egyik tisztviselő sem felelős a következő feladatok közül egynél többért: az EMGA vagy az EMVA terhére írt összegek kifizetésének engedélyezése, a kifizetés teljesítése vagy könyvelése, valamint egyik tisztviselő sem végzi a fenti feladatokat úgy, hogy munkája ne állna valamely másik tisztviselő felügyelete alatt.

iii. Az egyes tisztviselők feladatait írásban rögzítik, beleértve hatáskörük pénzügyi határainak meghatározását.

iv. A személyzet megfelelő képzését minden műveleti szinten, és egy rendszert az érzékeny területen működő tisztviselők rotációjára vagy fokozott felügyeletére.

v. Megfelelő intézkedések megtételét az összeférhetetlenség elkerülésére olyan a kérelmek ellenőrzésében, engedélyezésében, kifizetésében és könyvelésében felelősségteljes vagy érzékeny pozíciót betöltő személyek esetében, akik az ügynökségen kívül egyéb funkciókat is ellátnak.

C) Hatáskör-átruházás

Amennyiben a kifizető ügynökség feladatait az 1290/2005/EK rendelet 6. cikkének (1) bekezdése szerint egyéb szervre ruházzák át, a következő feltételeket kell teljesíteni:

i. Írásbeli megállapodást kell kötni az ügynökség és az említett szerv között az ügynökséghez benyújtandó információ jellege és a kísérő dokumentumok, valamint a beadási határidő meghatározására. A megállapodásnak lehetővé kell tennie az ügynökség számára, hogy megfeleljen az akkreditációs kritériumoknak.

ii. Az ügynökség minden esetben felelős marad az érintett alapok hatékony kezeléséért.

iii. A másik szerv felelősségeit és kötelezettségeit - főként azokat, amelyek a közösségi szabályoknak való megfelelés ellenőrzésére és vizsgálatára vonatkoznak - egyértelműen meg kell határozni.

iv. Az ügynökség biztosítja, hogy a szerv hatékony rendszereket hoz létre felelősségei kielégítő módon történő teljesítése céljából.

v. A szerv egyértelműen bizonyítja az ügynökségnek, hogy felelősségeit ténylegesen teljesíti, továbbá részletezi alkalmazott módszereit.

vi. Az ügynökség rendszeresen felülvizsgálja az átruházott funkciókat annak megerősítésére, hogy az elvégzett munka kielégítő minőségű és megfelel a közösségi szabályoknak.

A fent meghatározott feltételek értelemszerűen a nemzeti vámhatóságok által végzett mezőgazdasági kiadásokhoz kapcsolódó feladatokra is vonatkoznak.

2. Ellenőrzési tevékenységek

A) Kérelmek engedélyezési eljárása

Az ügynökségnek a következő eljárásokat kell alkalmaznia:

i. Az ügynökség részletes eljárásokat készít a kérelmek fogadásáról, nyilvántartásáról és feldolgozásáról, beleértve az összes erre a célra használt dokumentum leírását.

ii. Minden engedélyezésért felelős tisztviselőnek részletes listával kell rendelkeznie azokról az igazolásokról, amelyeket el kell végeznie, és a kérelem kísérő dokumentumai között szerepeltetnie kell arról szóló tanúsítványát, hogy az említett igazolásokat elvégezte. A tanúsítvány elektronikus úton is elkészíthető. Bizonyíthatónak kell lennie, hogy a munkát a személyzet egy magas beosztású tagja felülvizsgálta.

iii. A kérelmezett támogatás kifizetését kizárólag akkor lehet engedélyezni, ha a közösségi szabályoknak való megfelelőség igazolása céljából megfelelő módon ellenőrizték. Az ellenőrzések között szerepelnek azok, amelyeket a támogatási kérelmet megalapozó, egyedi intézkedést szabályozó rendelet ír elő, valamint azok, amelyeket az 1290/2005/EK rendelet 9. cikke a csalás és a szabálytalanság megelőzésére és feltárására vonatkozóan ír elő, különös tekintettel a felmerülő kockázatokra. Az EMVA esetében ezenkívül annak igazolására is létesülnek eljárások, hogy a támogatás jóváhagyási kritériumait tekintetbe vették, valamint hogy az összes alkalmazandó közösségi szabálynak megfeleltek, különösen a közbeszerzésre és a környezet tiszteletben tartására vonatkozó szabályoknak.

iv. Az ügynökség - megfelelő szintű - vezetését rendszeresen és időben tájékoztatni kell az elvégzett ellenőrzések eredményeiről úgy, hogy ezeknek az ellenőrzéseknek a megfelelő volta egy kérelem elbírálása előtt minden esetben figyelembe vehető legyen.

v. Az elvégzett munkát részletesen le kell írni az egyes kérelmekhez, kérelmek csomagjaihoz mellékelt, vagy valamely gazdasági évre vonatkozó jelentésben. A jelentéshez tanúsítványt kell csatolni az engedélyezett kérelmek jogosultságáról, valamint az elvégzett munka jellegéről, terjedelméről és kereteiről. Az EMVA esetében ezenkívül azt is biztosítják, hogy a támogatás jóváhagyási kritériumait tekintetbe vették, valamint hogy az összes alkalmazandó közösségi szabálynak megfeleltek, különösen a közbeszerzésre és a környezet tiszteletben tartására vonatkozó szabályoknak. Amennyiben valamely fizikai vagy adminisztratív jellegű ellenőrzés nem terjed ki mindenre, hanem a kérelmeknek csak egy mintáján végezték el, a kiválasztott kérelmeket azonosítani kell, a mintavételezés módszerét meg kell adni, és jelentést kell készíteni az eltérések és szabálytalanságok tekintetében végzett összes ellenőrzés eredményéről és intézkedésről. A kísérő dokumentumok megfelelő biztosítékot nyújtanak arra, hogy az engedélyezett kérelmek jogosultságára vonatkozó minden szükséges ellenőrzést elvégeztek.

vi. Amennyiben az engedélyezett kérelmekre és az elvégzett ellenőrzésekre vonatkozó (papír vagy elektronikus formátumú) okiratokat más testületek őrzik, akkor mind ezek a testületek, mind az ügynökség eljárást alakít ki annak biztosítására, hogy az ügynökség által teljesített kifizetésekre vonatkozó minden okirat elérhetőségi helyét nyilvántartsák.

B) Kifizetési eljárások

Az ügynökség szükséges eljárásokat alkalmaz annak biztosítására, hogy a kifizetéseket kizárólag az igénylő vagy engedményesének bankszámlájára teljesítsék. A kifizetést az EMGA-nak vagy az EMVA-nak történt felszámítást követő öt munkanapon belül az ügynökség bankja vagy - adott esetben - az államkincstár teljesíti. A 2007. és 2008. költségvetési években azonban a kifizetéseket fizetési meghagyással is teljesíthetik. Eljárásokat kell kialakítani annak biztosítására, hogy minden olyan kifizetést, amelynek átutalását nem teljesítették, az alapok javára ismét jóváírják. Készpénzben nem történik kifizetés. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő és/vagy a felettese által adott jóváhagyás elektronikus úton is történhet, azzal a feltétellel, hogy ezek az eszközök megfelelő szintű biztonságot nyújtanak, és az aláíró személye szerepel az elektronikus nyilvántartásokban.

C) Könyvelési eljárások

Az ügynökségnek a következő eljárásokat kell alkalmaznia:

i. A könyvelési eljárások biztosítják, hogy a havi, a negyedéves (az EMVA esetében) és az éves beszámolók teljes körűek, pontosak és időszerűek legyenek, valamint azt, hogy bármely hibát és mulasztást feltárnak és helyesbítenek, különösen az időközönként tartott ellenőrzések és egyeztetések révén.

ii. Az intervenciós raktározás könyvelése biztosítja, hogy a raktározott mennyiségek és a hozzájuk kapcsolódó költségek az ajánlat elfogadásától a termék fizikai rendelkezésre állásáig, az alkalmazandó rendeleteknek megfelelően minden szakaszban pontosan és késedelem nélkül, azonosítható tételenként feldolgozzák, nyilvántartják és pontosan elszámolják, valamint biztosítja, hogy a készletek mennyisége és jellege bármely helyszínen bármikor meghatározható legyen.

D) Az előlegekre és biztosítékokra vonatkozó eljárások

Az előlegek kifizetését a könyvelésben vagy a kiegészítő nyilvántartásban külön azonosítani kell. Eljárásokat kell kialakítani a következők biztosítására:

i. Kizárólag azoktól a pénzügyi intézményektől fogadnak el garanciákat, amelyek megfelelnek a 2220/85/EGK bizottsági rendelet ( 11 ) feltételeinek, és amelyeket megfelelő hatóságok hagytak jóvá, továbbá amelyek érvényesek maradnak addig, míg el nem számolják vagy be nem hajtják azokat, és az ügynökség egyszerű kérésére megadják azokat.

ii. Az előlegeket az előírt időn belül elszámolják, és az elszámolandó, esedékes összegeket azonnal azonosítják és a garanciákat haladéktalanul behajtják.

E) Tartozási eljárások

Az A)-D) pontban meghatározott kritériumokat értelemszerűen az olyan lefölözésekre, elveszett biztosítékokra, megtérített támogatásokra és átruházott bevételekre stb. is alkalmazni kell, amelyeket az ügynökség az EMGA és az EMVA nevében köteles beszedni.

Az ügynökség rendszert dolgoz ki minden esedékes összeg elismerésére, valamint az összes ilyen tartozásnak az átvétele előtt az adós főkönyvébe történő bevezetésére. Az adós főkönyvét rendszeres időközönként ellenőrizni kell, és az esedékes tartozások behajtása céljából intézkedéseket kell tenni.

F) Ellenőrzési nyomvonal

A kérelmek engedélyezésére, könyvelésére és kifizetésére, valamint az előlegek, a biztosítékok és a tartozások kezelésére vonatkozó okirati bizonyítékkal kapcsolatos információnak hozzáférhetőnek kell lennie az ügynökségnél a megfelelően részletezett ellenőrzési nyomvonal biztosítása céljából.

3. Tájékoztatás és kommunikáció

A) Kommunikáció

Az ügynökség eljárásokat alkalmaz annak biztosításához, hogy a közösségi rendeletek minden változását, különösen a támogatás mértékének változását rögzítsék és az utasításokat, adatbázisokat, valamint ellenőrzési listákat megfelelő időben frissítsék.

B) Információs rendszerek biztonsága

Az információs rendszerek biztonságának az alábbi, nemzetközileg elfogadott szabványok egyikének az adott pénzügyi évben alkalmazandó változatában meghatározott feltételeken kell alapulnia:

i. Nemzetközi Szabványügyi Szervezet (ISO) 27002: Az információbiztonság menedzsmentjének gyakorlati kódexe (ISO);

ii. Bundesamt für Sicherheit in der Infomationstechnik (Német Szövetségi Informatikai Biztonsági Hivatal): IT-Grundschutzhandbuch/Az alapvető informatikai védelem kézikönyve (BSI);

iii. Információrendszer-ellenőrök Egyesülete (ISACA): Információs és kapcsolódó technológiák ellenőrzései (COBIT).

Az ügynökség ezek közül a nemzetközi szabványok közül választ ki egyet, ami az információs rendszerek biztonságának alapjául szolgál.

A biztonsági intézkedéseket hozzá kell igazítani minden egyes kifizető ügynökség hivatali struktúrájához, személyzeti és technológiai környezetéhez. A pénzügyi és technológiai ráfordításoknak arányban kell állniuk a fellépő aktuális kockázattal.

4. Monitoring

A) Folyamatos monitoring belső ellenőrző tevékenységeken keresztül

A belső ellenőrző tevékenységeknek legalább a következő területre kell kiterjedniük:

i. A technikai szolgálatok és azon szervek monitoringja, amelyekre az ellenőrzés és más funkciók elvégzését átruházták, a szabályzatok, iránymutatások és eljárások megfelelő végrehajtásának biztosítása érdekében.

ii. A rendszer megváltoztatásának kezdeményezése az ellenőrzési rendszer általános jellegű fejlesztése érdekében.

iii. Az ügynökséghez benyújtott kérelmek és kérések, valamint más, a szabálytalanság gyanúját felvető információk felülvizsgálata.

A folyamatos monitoringot beépítették a kifizető ügynökség normál, visszatérő működési tevékenységeibe. Az ügynökség ellenőrzési tevékenységeit és napi működését minden szinten folyamatosan nyomon kell követni a kielégítően részletes ellenőrzési nyomvonal biztosítása érdekében.

B) Különálló értékelések a belső ellenőrzési szolgálat által

Az ügynökség erre vonatkozóan a következő eljárásokat alkalmazza:

i. A belső ellenőrzési szolgálat független az ügynökség egyéb részlegeitől és az ügynökség elnökének számol be.

ii. A belső ellenőrzési szolgálat meggyőződik arról, hogy az ügynökség által elfogadott eljárások alkalmasak a közösségi szabályoknak való megfelelőség ellenőrzésének biztosítására, továbbá hogy a számlák pontosak, teljesek és időszerűek. Az ellenőrzéseket korlátozhatják bizonyos intézkedésekre és ügyletekből kiválasztott mintákra, feltéve hogy az auditterv biztosítja, hogy minden jelentős terület, beleértve az engedélyezésért felelős részlegeket, öt évet meg nem haladó időn belül ellenőrzésre kerül.

iii. A belső ellenőrzési szolgálat a munkáját a nemzetközileg elfogadott szabályok szerint végzi, munkaanyagokban rögzíti, és munkája eredményeként az ügynökség felső vezetőse részére címzett jelentéseket és ajánlásokat készít.

II. MELLÉKLET

IGAZOLÓ NYILATKOZAT

Alulírott, ..., a ... kifizető ügynökség elnöke, benyújtom a nevezett kifizető ügynökség xx.10.16. és xx+1.10.15-e közötti pénzügyi évre vonatkozó beszámolóját.

Kijelentem, hogy saját megítélésem és a rendelkezésemre álló információk, többek között a belső ellenőrzési szolgálat munkájának eredménye alapján:

- A benyújtott beszámolók a legjobb tudásom szerint a valóságnak megfelelően, teljeskörűen és pontosan tükrözik a szóban forgó pénzügyi évre vonatkozó kiadásokat és bevételeket. Különösen, minden általam ismert tartozás, előleg, garanciafizetés és készlet szerepel a beszámolókban, és az EMGA- és EMVA-alapokkal kapcsolatosan beszedett bevételeket a megfelelő alapok számára jóváírták.

- Olyan rendszert vezettem be, ami megfelelő biztosítékot nyújt az alapul szolgáló ügyletek jogszerűségére és szabályszerűségére vonatkozóan, beleértve a kérelmek jogosultságát, és a vidékfejlesztésre vonatkozóan biztosítja, hogy a segélyek elosztási eljárásának irányítása, ellenőrzése és dokumentációja a közösségi szabályoknak megfelelően történjen.

[Erre a biztosítékra azonban a következő fenntartások vonatkoznak:]

Megerősítem továbbá, hogy nincs tudomásom olyan nyilvánosságra nem hozott ügyről, ami a közösség pénzügyi érdekeit sértheti.

Aláírás

III. MELLÉKLET

A 6. cikk h) pontjában említett táblázatminta

A tagállamok kifizető ügynökségenként a következő táblázatok használatával biztosítják a 6. cikk h) pontjában említett információkat.

IIIa. MELLÉKLET

A 6. cikk i) pontjában említett táblázatminta

Az adósnyilvántartásban szereplő egyéb, az EMGA-nak és az EMVA-nak jóváírandó kinnlevő összegek.

A tagállamok kifizető ügynökségenként a következő táblázatok használatával biztosítják a 6. cikk i. pontjában említett információkat.

IV. MELLÉKLET

A 8. CIKK (4) BEKEZDÉSÉBEN EMLÍTETT KÉRÉSEK ELKÜLDÉSE

A 8. cikk (4) bekezdésében említett kéréseket az alábbi címekre kell küldeni:

- Európai Bizottság, DG AGRI-J1, Rue de la Loi 200, B-1049 Brüsszel,

- vagy

- AGRI-J1@cec.eu.int.

V. MELLÉKLET

MEGFELELÉSI TÁBLÁZAT

( 1 ) HL L 209., 2005.8.11., 1. o. A 320/2006/EK rendelettel (HL L 58., 2006.2.28., 42. o.) módosított rendelet.

( 2 ) HL L 158., 1995.7.8., 6. o. A legutóbb a 465/2005/EK rendelettel (HL L 77., 2005.3.23., 6. o.) módosított rendelet.

( 3 ) HL L 295., 1999.11.16., 1. o. A legutóbb az 1359/2005/EK rendelettel (HL L 214., 2005.8.19., 11. o.) módosított rendelet.

( 4 ) HL L 182., 1994.7.16., 45. o. A legutóbb a 2001/535/EK határozattal (HL L 193., 2001.7.17., 25. o.) módosított határozat.

( 5 ) HL L 270., 2003.10.21., 1. o.

( 6 ) HL L 171., 1996.6.23., 1. o.

( 7 ) HL L 312., 1995.12.23., 1. o.

( 8 ) HL L 53., 2002.2.23., 1. o.

( 9 ) HL L 118., 2010.5.12., 1. o.

( 10 ) HL L 160., 1999.6.26., 103. o.

( 11 ) HL L 205., 1985.8.3., 5. o.