9/2016. (V. 11.) NFM utasítás

a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium beszerzéseinek és közbeszerzéseinek szabályozásáról

A közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény 27. § (1) bekezdése, valamint az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (2) bekezdés b) pontja alapján a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjéről, a nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyek, valamint szervezetek felelősségi köréről és közbeszerzési eljárásai dokumentálási rendjéről az alábbiak szerint rendelkezem:

1. Az utasítás hatálya

1. § (1)[1] Az utasítás személyi hatálya kiterjed az Innovációs és Technológiai Minisztérium (a továbbiakban: ITM) valamennyi önálló szervezeti egységére.

(2)[2] Az utasítás tárgyi hatálya az ITM Igazgatás költségvetése terhére, az ITM fejezeti kezelésű előirányzataiból, valamint az ITM mint kedvezményezett által más forrásból megvalósítandó, a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) hatálya alá tartozó közbeszerzési eljárás alapján történő beszerzésekre, valamint a közbeszerzés lefolytatását nem igénylő, egyoldalú írásbeli megrendelő lap útján megvalósuló beszerzésekre, továbbá a közbeszerzés lefolytatását nem igénylő, a kétszázezer forintot el nem érő beszerzésekre (a továbbiakban: kis értékű beszerzések) terjed ki (a továbbiakban együtt: beszerzések). Jelen utasításban nem szabályozott kérdésekben a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium szerződései megkötésének és nyilvántartásának szabályairól szóló 41/2015. (XII. 23.) NFM utasítás (a továbbiakban: szerződéskötési utasítás) szabályait kell alkalmazni.

(3)[3] A 3. §-ban foglalt rendelkezéseket az ITM valamennyi beszerzésére alkalmazni kell.

(4) Nem terjed ki az utasítás hatálya

a) azokra a beszerzésekre, amelyeknél a társfinanszírozásra tekintettel, a finanszírozásban részt vevő nemzetközi szervezetek által előírt feltételek szerinti eljárást kell alkalmazni;

b)[4] azokra a beszerzésekre, amelyeket beszerzőként az ITM irányítása alatt álló költségvetési szervek vagy az ITM-mel kötött külön szerződés alapján gazdasági társaságok folytatnak le;

c) a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet] 3. § e) pontjában rögzített kiemelt termékek (központosított) beszerzésére és

d) a Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a kormányzati kommunikációs beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet] mellékletében meghatározott termékekre, amennyiben nem került kiadásra jóváhagyás a saját hatáskörben történő lebonyolításhoz.

(5)[5]

2. § (1) Az előzetes fedezetvizsgálat, a pénzügyi kötelezettségvállalást, pénzügyi ellenjegyzést tartalmazó szerződések teljesítésigazolása, az érvényesítés, az utalványozás, továbbá a szerződések nyilvántartásba vétele és megőrzése, a megkötött szerződésekről nyújtandó adatszolgáltatás esetében a szerződéskötési utasítás szabályait kell alkalmazni.

(2)[6] A közbeszerzési eljáráshoz szükséges formanyomtatványokat az elektronikus közbeszerzés részletes szabályairól szóló 424/2017. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: EKR rendelet), valamint a közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények feladásának, ellenőrzésének és közzétételének szabályairól, a hirdetmények mintáiról és egyes tartalmi elemeiről, valamint az éves statisztikai összegezésről szóló 44/2015. (XI. 2.) MvM rendelet [a továbbiakban: 44/2015. (XI. 2.) MvM rendelet] határozza meg.

2. A közbeszerzési terv, az éves statisztikai összegzés, az adatszolgáltatás köre

3. § (1)[7] A Jogtanácsosi Főosztály a Kbt. 42. § (1) bekezdésében foglaltak szerint a költségvetési év elején, legkésőbb tárgyév március 31. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet készít, amelyet az adott évre tervezett közbeszerzési igényekről, az ITM önálló szervezeti egységeitől bekért, az adott szervezeti egység tárgyévi tervezett beszerzéseinek adatai alapján állít össze, amelyek a következők:

a) a beszerzés típusa, valamint tárgyának rövid, összefoglaló megnevezése;

b) a beszerzés tárgyának részletes leírása (olyan részletezéssel, amiből megállapítható, hogy az adott beszerzés konkrétan mire irányul);

c) a beszerzés várható nettó értéke (becsült érték);

d) a szerződéskötés tervezett időpontja;

e) a tervezett teljesítési időpont;

f) közbeszerzés esetén az eljárás indításának tervezett időpontja.

(2)[8] A közbeszerzési terv tartalmazza az ITM éves - az irányadó közbeszerzési értékhatárt elérő értékű, kivételnek nem minősülő - beszerzéseit, illetve utal a központosított közbeszerzési körbe tartozó közbeszerzésekre, valamint a közbeszerzési terv elkészítése előtt tárgyévben megvalósított közbeszerzésekre is.

(3) A tervezés menete és nyomon követése:

a)[9] a Jogtanácsosi Főosztály beszerzési tervezési felhívást küld az ITM valamennyi önálló szervezeti egysége részére;

b)[10] az egyes önálló szervezeti egységek a beszerzési igényeiket az (1) bekezdésben meghatározott adattartalommal legkésőbb március 10-ig megküldik a Jogtanácsosi Főosztály részére;

c)[11] a Jogtanácsosi Főosztály feldolgozza a beérkezett beszerzési igényeket, amelyek alapján elkészíti a Kbt. szabályainak figyelembevételével a közbeszerzési tervet;

d)[12] az önálló szervezeti egységek által benyújtott beszerzési igények feldolgozását követően, az egyes szervezeti egységek adatszolgáltatásában szereplő valamennyi tételt a Jogtanácsosi Főosztály ellenőrzi;

e)[13] a Jogtanácsosi Főosztály a véglegesített közbeszerzési tervet megküldi a közigazgatási államtitkár részére jóváhagyásra oly módon, hogy a jóváhagyás tárgyév március 31-ig megtörténjen.

(4) A közbeszerzési terv nem vonja maga után az abban megadott közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatásának kötelezettségét. A közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzésre vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésre vonatkozó eljárás is lefolytatható. Ezekben az esetekben a közbeszerzési tervet módosítani kell az ilyen igény vagy egyéb változás felmerülésekor, megadva a módosítás indokát is.

(5) A közbeszerzési tervet, illetve annak módosítását a közigazgatási államtitkár hagyja jóvá.

(6)[14] A jóváhagyott közbeszerzési tervet az év közben bekövetkező változásokra tekintettel szükség szerint aktualizálni kell, amelynek eljárásrendje tekintetében a (2) bekezdésben foglaltak és a Kbt. 42. § (3) bekezdése értelemszerűen irányadóak azzal, hogy a közbeszerzési terv módosítására közbeszerzési igény vagy egyéb változás felmerülése esetében, indokolási kötelezettség mellett van mód. A közbeszerzési terv módosítására a Jogtanácsosi Főosztály tesz javaslatot - a módosítás indokának feltüntetésével - az önálló szervezeti egység által részére megküldött - indokolást tartalmazó - kérelme alapján. A kérelemben foglaltak helytállóságáért az adatszolgáltató önálló szervezeti egység vezetője a felelős.

4. §[15] (1)[16] A közbeszerzési terv törvényben megállapított nyilvánosságának biztosítása érdekében a Jogtanácsosi Főosztály - a Kbt. 43. § (1) bekezdésében foglaltakra tekintettel - gondoskodik a közbeszerzési tervnek (és módosításainak) a Közbeszerzési Hatóság által működtetett Közbeszerzési Adatbázisban (a továbbiakban: KBA) és az elektronikus közbeszerzési rendszerben (a továbbiakban: EKR) való közzétételéről.

(2)[17] A közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet] 23. §-ában foglalt kötelezettség teljesítéséről, valamint a Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a kormányzati kommunikációs beszerzések közbeszerzési rendszeréről szóló 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet] 8. § a) pontja szerinti összesített kommunikációs beszerzési és rendezvényszervezési terv, valamint a szponzorációs költségkeret-terv megküldésről a Jogtanácsosi Főosztály gondoskodik.

(3)[18] Ha az adatbázisban való (1) bekezdés szerinti közzététel valamely okból nem lehetséges, a Jogtanácsosi Főosztály gondoskodik az ITM saját honlapján - a közbeszerzési terv módosítása esetén a módosítás elkészítését és jóváhagyását követően haladéktalanul - történő közzétételéről, továbbá a Miniszterelnökség és a Nemzeti Kommunikációs Hivatal (a továbbiakban: NKOH) részére történő megküldésről.

5. §[19] (1) A 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet 1. mellékletében meghatározott termékekre vonatkozóan az alábbiak szerint kell eljárni:

a) a Jogtanácsosi Főosztály - az önálló szervezeti egységektől bekért adatszolgáltatás alapján előkészített - éves összesített kommunikációs beszerzési és rendezvényszervezési tervet, valamint a szponzorációs költségkeret-tervet minden év március 31. napjáig az NKOH Központosított Közbeszerzési Portálján köteles rögzíteni;

b) a közbeszerzést kezdeményező önálló szervezeti egységnek a hatályos keretmegállapodás 2. részének lefolytatásához az alábbi dokumentumokat kell megküldeni a Jogtanácsosi Főosztálynak:

ba) a szerződéstervezetet;

bb) a műszaki leírást;

bc) beszerzésre vonatkozó igénybejelentőt.

Az engedélyezett, saját hatáskörben lefolytatható eljárásokra jelen utasítás előírásai az irányadóak.

(2) Az NKOH Központosított Közbeszerzési portálján kizárólag olyan igény nyújtható be, amely az éves összesített tervek valamelyikében szerepel.

3. A bíráló bizottságtagjai

6. §[20] A Kbt.-ben megfogalmazott célok érvényesülése, az ITM költségvetési forrásainak hatékony, átlátható és ellenőrizhető felhasználása, a közbeszerzési eljárások során a verseny tisztaságának és nyilvánosságának biztosítása céljából, a közbeszerzésekkel kapcsolatos döntések előkészítése érdekében bíráló bizottság (a továbbiakban: bizottság) működik.

7. §[21] (1) A bizottság tagjai az ajánlatok szakmai tartalmának értékelése során nem utasíthatók, álláspontjukat önállóan, a jogszabályi előírások figyelembevételével kizárólag szakmai ismereteik, valamint a bizottság munkáját támogató szakértők által kifejtettek figyelembevételével, az eljárást megindító felhívásban megadott szempontok és pontrendszer alapján alakítják ki. Amennyiben a bizottság tagjai indokolással ellátott egyéni bírálati lapot készítenek, azok az értékelési jegyzőkönyv mellékleteit képezik.

(2) A bizottság állandó tagjai:

a) a Jogtanácsosi Főosztály Közbeszerzési Osztályának vezetője vagy az általa kijelölt közbeszerzési szakértelemmel rendelkező személy,

b) a közbeszerzési eljárást kezdeményező szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező személy(ek),

c) a közbeszerzési eljárás pénzügyi forrásától függően a közbeszerzési szerződés pénzügyi ellenjegyzéséért felelős önálló szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt, pénzügyi szakértelemmel rendelkező személy,

d) a Jogtanácsosi Főosztály Szerződéses Ügyek Osztályának vezetője vagy az általa kijelölt, jogi szakértelemmel rendelkező személy.

(3) A bizottság ülésein tanácskozási joggal állandó meghívottként az Ellenőrzési Főosztály vezetője is részt vehet.

(4) Az állandó tagokon kívül a bírálóbizottság összetételére (a tagok személyére) vonatkozóan a beszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység vezetője vagy a Jogtanácsosi Főosztály vezetője a közigazgatási államtitkár részére javaslatot tehet.

(5) Ha a beszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység - tekintettel a beszerzés speciális jellegére - nem tud az eljárásba olyan megfelelő szakembert delegálni, aki a közbeszerzés műszaki, szakmai tartalmáért szakmai felelősséget tud vállalni, jogosult, illetve ha - a kockázati vizsgálatok függvényében indokolt - köteles az ITM-mel a beszerzés kezdeményezése idején jogviszonyban nem álló szakértő (a továbbiakban: külső szakértő) bevonását is kezdeményezni. A külső szakértő bevonását a Jogtanácsosi Főosztály is javasolhatja. A szakértői díj pénzügyi fedezetének rendelkezésre állása iránt a beszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység köteles gondoskodni. Külső szakértői megbízás létesítését a közigazgatási államtitkár engedélyezi. Javaslat tehető természetes személy külső szakértő bírálóbizottsági tagként történő kijelölésére is, aki nem áll az ITM-mel kormányzati szolgálati vagy egyéb munkavégzésre irányuló jogviszonyban, így javaslat tehető különösen a miniszter irányítása vagy felügyelete alá tartozó háttérintézménnyel, vagy az ITM tulajdonosi joggyakorlása alatt álló gazdasági társasággal munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló természetes személy, vagy szükség esetén megbízási szerződés keretében megbízott természetes személy kijelölésére.

(6) A Jogtanácsosi Főosztály kezdeményezése alapján a bizottság tagjait a közigazgatási államtitkár jelöli ki eljárásonként, megbízó levél útján, és bízza meg az eljárásban részt vevő további személyeket (külső és belső szakértők, tanácsadók).

8. §[22] (1) A Kbt.-ben meghatározott esetekben felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó bevonása szükséges. A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó biztosítása a Jogtanácsosi Főosztály vezetőjének feladata, akit a Jogtanácsosi Főosztály állományából jelöl ki, vagy külső szakértővel külön megállapodás megkötését kezdeményezi.

(2) A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó tevékenysége során nem utasítható.

(3) A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó elektronikusan hagyja jóvá - papír alapon lefolytatott eljárás esetén aláírásával köteles ellátni -:

a) a közbeszerzési eljárást megindító felhívást és - a műszaki leírás, műszaki tervdokumentáció és az árazatlan költségvetés kivételével - a közbeszerzési dokumentumokat;

b) elektronikusan benyújtott és felbontott ajánlatok esetében - az elektronikus rendszer által generált bontási jegyzőkönyv kivételével - a bontási jegyzőkönyvet;

c) bírálóbizottsági munkáról készült jegyzőkönyveket;

d) az összegezést.

9. § (1) A bizottság tagjai megbízatásukat személyesen kötelesek ellátni.

(2)[23]

10. §[24]

11. §[25]

12. §[26] A bizottság elnökét a megbízó levélben jelöli ki a közigazgatási államtitkár a bizottság tagjai közül. A bizottság nevében az elnök ír alá. Az elnököt akadályoztatása esetén a közigazgatási államtitkár által megbízott személy helyettesíti.

13. § (1)[27] Az elnök, a bizottság tagjainak megbízatása annak az eljárásnak a lezárásáig érvényes, amellyel kapcsolatban delegálásra került.

(2)[28]

(3) A bizottság tagjainak megbízatása - az (1) bekezdésben foglaltakon túlmenően - megszűnik:[29]

a) a megbízás visszavonásával;

b) lemondással;

c) a bizottság tagjaira vonatkozó kizáró körülmények bekövetkezése esetén;

d)[30] az ITM-mel fennálló kormánytisztviselői jogviszony megszűnése, illetve a 7. § (3) bekezdésben megjelölt delegáló önálló szervezeti egységtől történő belső áthelyezés esetén.

(4)[31] A bizottság tagja megbízatásának megszűnése esetén az új tag kijelölésére a 7. § (3) bekezdésében és az (1) bekezdésben foglaltakat kell irányadónak tekinteni. A bizottság határozatképességének folyamatos biztosítása érdekében az eredeti tagot delegáló önálló szervezeti egység legkésőbb a bizottsági tag megbízatása megszűnését követő nyolc napon belül köteles az új tag kijelöléséről gondoskodni.

4. Összeférhetetlenség

14. §[32] (1) Bizottsági tagként csak olyan kormánytisztviselő bízható meg, aki vállalja a jogszabályban meghatározott módon vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség teljesítését.

(2) A bizottság tagjai az adott eljárás vonatkozásában kötelesek összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot tenni.

(3) A bizottság tagjai és az eljárásba bevont külső szakértők tevékenységük során nem vehetnek részt azoknak az ügyeknek az intézésében, amelyeknél részükről a Kbt. 25. §-a szerinti összeférhetetlenség áll fenn.

(4) Az összeférhetetlenségről az elnököt haladéktalanul tájékoztatni kell. A bizottság nem veheti igénybe azon tag, és külső szakértő közreműködését, akivel szemben az adott eljárás folyamán összeférhetetlenségi ok merült fel. Az elnök a saját személyét érintő összeférhetetlenségi okról a közigazgatási államtitkárt tájékoztatja. A bizottsági tag összeférhetetlensége esetén helyébe új tag lép, a külső szakértő személye vonatkozásában felmerülő összeférhetetlenség esetén a közbeszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység gondoskodik a helyettesítésről.

(5) A közbeszerzési eljárás megkezdése előtt szükséges gondoskodni az összeférhetetlenségi nyilatkozatok aláíratásáról, és a közbeszerzési eljárás mindaddig nem kezdhető meg, amíg azok nem állnak a Jogtanácsosi Főosztály rendelkezésére. Az adott eljárásra vonatkozó összeférhetetlenségi nyilatkozatokat az adott eljárás dokumentumaként kell kezelni.

5. A bizottság ülése

15. § (1) A bizottság a munkáját ülések keretében végzi.

(2)[33] A bizottság titkári feladatait a bizottság közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tagja látja el.

(3) A bizottság üléseit a titkár hívja össze.

(4) A bizottság tagjai azonos súlyú szavazattal rendelkeznek. A bizottság az alábbi eljárási cselekmények során szavaz:

a) a dokumentáció elfogadásakor, módosításakor;

b)[34]

c) a hiánypótlás előírásakor, a benyújtott hiánypótlás értékelésekor;

d) a döntési javaslat előkészítése során.

(5)[35] A bizottság a tagok felének és a közbeszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység egy képviselőjének jelenlétében határozatképes.

16. § (1) A bizottság a döntéseit nyilvános szavazással, szótöbbséggel hozza, szavazategyenlőség esetén az elnök szavazata dönt.

(2)[36] A döntésre vonatkozó szavazatokat a jegyzőkönyvben - egyhangú döntés kivételével - név szerint kell feltüntetni. A bizottsági tag a döntéssel ellentétes szavazatát köteles megindokolni, és kérésére ellenvéleményét a jegyzőkönyvben fel kell tüntetni.

17. §[37] A bizottság közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tagja az írásos anyag(ok) egyidejű megküldése mellett ülésen kívül, határidő tűzésével elektronikus szavazást kezdeményezhet. A tagoknak szavazatukat elektronikusan kell megadniuk (e-mailben), és az aláírt dokumentumokat meg kell küldeniük a Jogtanácsosi Főosztály részére. A szavazás eredményéről ebben az esetben is jegyzőkönyvet kell felvenni, csatolva a tagok véleménynyilvánítására vonatkozó dokumentumokat. A tagokat a szavazás eredményéről elektronikus úton tájékoztatni kell.

18. § (1) A titkár a bizottság üléséről jegyzőkönyvet készít, amelyet az elnök ír alá, és az elnök által felkért tag hitelesít. A jegyzőkönyvet az adott eljárás dokumentumaként kell kezelni. A jegyzőkönyvet a bizottság tagjainak kérésükre meg kell küldeni.

(2) A bizottság üléséről készült jegyzőkönyvet tájékoztatásul, kérésre meg kell küldeni a közigazgatási államtitkárnak.

19. §[38] Az ellenőrzési tanúsítványokban szereplő, közbeszerzési kérdéseket érintő feltételek előírásai alapján a Jogtanácsosi Főosztály közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tagja a bizottság jóváhagyása nélkül is módosíthatja a dokumentációt.

6. A közbeszerzési eljárás kezdeményezése

20. § (1)[39] Közbeszerzési eljárás kezdeményezésére az ITM Igazgatás jóváhagyott éves költségvetésében tételes előirányzattal vagy az előirányzat felosztása következtében jóváhagyott összeggel rendelkező önálló szervezeti egység, a fejezeti kezelésű előirányzatok esetében külön utasításban kijelölt szakmai kezelő, európai uniós forrásból megvalósuló beszerzés esetén a forrás felett rendelkezési jogkörrel rendelkező önálló szervezeti egység (a továbbiakban együtt: közbeszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység) vezetője jogosult.

(2) A közbeszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység vezetőjének feladata:

a) a beszerzés tárgyának pontos meghatározása;

b) a közbeszerzéssel kapcsolatos helyzet-, illetve piacfelmérés;

c)[40] javaslattétel a bizottság közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező tagjának személyére;

d)[41] az eljárás megindításának előfeltételét képező nyilatkozatok beszerzése és megküldése a Jogtanácsosi Főosztály részére;

e) az eljárást megindító felhívás összeállítása érdekében a közbeszerzés tárgya szerint megkívánt minimum műszaki és szakmai alkalmassági feltételrendszer kidolgozása, valamint az ajánlati dokumentáció tervezetének összeállítása érdekében a közbeszerzés tárgyának részletes leírása (műszaki specifikáció, részletes feladatmeghatározás).

(3) A (2) bekezdés b) pontja szerinti helyzet-, illetve piacfelmérés során a közbeszerzési eljárás becsült értékét a piaci viszonyok felmérésével kell meghatározni. A piac felmérése kizárólag úgy történhet, hogy az ne veszélyeztesse a lefolytatandó közbeszerzési eljárás pártatlanságát, tisztaságát. A beszerzés tárgyának ellenszolgáltatásaként kért összegnek kell tekinteni a beszerzés tárgyának a konkrét értékén túl a járulékos szolgáltatások árát és más költségeket, amelyek kapcsolódnak a beszerzés tárgyához.

(4)[42] A közbeszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység - a Miniszteri Kabinet kivételével az őt irányító helyettes államtitkár, államtitkár jóváhagyásával - kezdeményezi a Jogtanácsosi Főosztálynál a közbeszerzési eljárás megindítását. A kezdeményezéséhez csatolni kell:

a) a közbeszerzés tárgyára vonatkozó részletes feladatspecifikációt (műszaki leírást);

b) a műszaki-szakmai alkalmassági feltételekre vonatkozó javaslatot;

c) a fedezet rendelkezésre állásáról szóló nyilatkozatot;

d) a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező bizottsági tag kijelölésére vonatkozó javaslatot;

e) a közbeszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység által előkészített, az ITM szerződéskötésre irányadó belső szabályzatában foglaltaknak megfelelően véleményeztetett szerződéstervezetet;

f) azon közbeszerzési eljárások esetében, ahol a gazdasági szereplők ajánlattételre való felkérése közvetlenül történik, annak meghatározását, hogy legalább mely gazdasági szereplők részére kerüljön megküldésre az ajánlattételi felhívás.

(5) A becsült érték meghatározásakor a Kbt. 19. §-ában meghatározottak szerint kell eljárni.

7. Az EKR rendszerben történő regisztrációra jogosultak köre, valamint az EKR rendszer alkalmazására vonatkozó jogosultságok gyakorlásának rendje[43]

21. §[44] (1) Az EKR rendelet alapján az ajánlatkérő és a gazdasági szereplők között a közbeszerzési eljárással kapcsolatos, a Kbt.-ben vagy végrehajtási rendeletében szabályozott írásbeli kommunikáció - az EKR rendeletben előírt kivételek figyelembe vétele mellett - elektronikus úton az EKR rendszerben történik.

(2) Az ITM mint ajánlatkérő nevében eljárva az EKR rendszerben történő regisztrációra a Jogtanácsosi Főosztály vezetője és a Közbeszerzési Osztály vezetője mint a (3) bekezdés a) pontja szerinti szervezeti szuper user jogosult.

(3) Az EKR rendszerben az ITM részéről az alábbi szervezeti szintű szerepkörök kerülnek kialakításra:

a) szervezeti szuper user: módosíthatja az ITM mint szervezet adatait, elbírálja a szervezethez csatlakozni kívánó felhasználók csatlakozási kérelmeit, karbantartja a csatlakozott felhasználók szervezeten belüli jogosultságait, és eljárásonként más-más szerepkört állíthat be a felhasználókhoz,

b) szervezet tag: az a regisztrált felhasználó, aki tagja az ITM-nek mint szervezetnek, a szervezethez való csatlakozási kérelmét a szervezeti szuper user elfogadta, és akinek részére a szervezeti szuper user további jogosultságokat biztosíthat. Ilyen jogosultsággal a szervezeti szuper userek és a Jogtanácsosi Főosztály közbeszerzési eljárások lebonyolításába, előkészítésébe, koordinálásába bevont munkatársai rendelkezhetnek,

c) közbeszerzési terv karbantartó: szerkeszteni és publikálni jogosult az éves közbeszerzési tervet, mely jogosultsággal a szervezeti szuper userek és a Jogtanácsosi Főosztály munkatársai rendelkezhetnek,

d) eljárás jogosultság karbantartó: jogosult karbantartani a szervezet tagjainak a szervezet eljárásaira vonatkozó jogosultságait. Új eljárásra vonatkozó jogosultságot hozhat létre, meglévő jogosultságot vonhat vissza. Ilyen jogosultsággal a szervezeti szuper userek rendelkeznek,

e) közbeszerzési eljárást létrehozó: jogosult az ITM nevében egy új közbeszerzési eljárás indítására, azaz elindítja a közbeszerzési eljárás előkészítését, mely jogosultsággal a szervezeti szuper userek, a Jogtanácsosi Főosztály közbeszerzési eljárások lebonyolításába, előkészítésébe, koordinálásába bevont munkatársai, valamint a megbízott felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó rendelkezhet.

(4) Az EKR rendszerben az ITM részéről az alábbi eljárás szintű szerepkörök kerülnek kialakításra:

a) közbeszerzési eljárást irányító: a közbeszerzési eljárásban jogosult eljárási cselekményeket elindítani, beleértve az eljárás szakaszát közvetlenül módosító eljárási cselekményeket, kivéve a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadói ellenjegyzést (a továbbiakban: FAKSZ ellenjegyzés), továbbá más felhasználóknak az eljárásra jogosultságot kiosztani. Ilyen jogosultsággal a szervezeti szuper userek rendelkeznek,

b) közbeszerzési eljárást szerkesztő: a közbeszerzési eljárásban jogosult eljárási cselekményeket elindítani, kivéve az eljárás szakaszát közvetlenül módosító eljárási cselekményeket, a FAKSZ ellenjegyzést, más felhasználóknak az eljárásra való jogosultságot kiosztani. Ilyen jogosultsággal a Jogtanácsosi Főosztály közbeszerzési eljárások lebonyolításába, előkészítésébe, koordinálásába bevont munkatársai és a megbízott felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó rendelkezhet,

c) közbeszerzési eljárás betekintő: olyan olvasási joggal rendelkező felhasználók, amelyek megtekinthetik a közbeszerzési eljárás adatait, mely jogosultságot eseti jelleggel szervezeti szuper userek és a Jogtanácsosi Főosztály munkatársai adhatnak,

d) FAKSZ ellenjegyző: kizárólag felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó regisztrációval rendelkező felhasználó, amely jogosult az eljárási cselekményekben a FAKSZ ellenjegyzést elindítani. Ilyen jogosultsággal a Jogtanácsosi Főosztály felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadói munkatársai vagy a megbízott felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó rendelkezhetnek.

(5) Az egyes jogosultsági szerepkörök az arra jogosult általi delegálás útján, a fentiek figyelembe vétele mellett kerülnek kiosztásra. A delegálásra jogosult személy a kiadott jogosultságot bármikor visszavonhatja.

(6) A szervezeti szuper user köteles

a) a szervezeti tag ilyen minőségét megszüntetni, ha a jogosult foglalkoztatási jogviszonya megszűnik, a megszűnéssel egyidejűleg,

b) az ITM adatait szükség esetén és haladéktalanul módosítani, és

c) a benyújtott csatlakozási és jogosultsági kérelmeket két munkanapon belül elbírálni.

8. A közbeszerzési eljárás lefolytatása

21/A. §[45]

22. § (1)[46] A felkérés alapján a Jogtanácsosi Főosztály a bizottság tagjaival összeállítja a dokumentációt, melynek során a közbeszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység javaslatainak figyelembevételével meghatározza a részvételre jelentkezőkkel/ajánlattevőkkel (a továbbiakban együttesen: ajánlattevők) alvállalkozókkal, kapacitást nyújtó szervezetekkel szemben támasztott pénzügyi, gazdasági, valamint műszaki és szakmai alkalmassági feltételeket, a kizáró okokat és mindezek igazolásának módjait, a hiánypótlás rendjét, kidolgozza és véglegesíti az eljárás bírálati szempontját, valamint meghatározza a Kbt. 76. § (2) bekezdés b)-c) pontjának alkalmazása esetén az értékelési szempontokat és a megfelelő módszereket. A végleges, a bizottság által elfogadott dokumentumokat a Jogtanácsosi Főosztály küldi meg jóváhagyásra a közigazgatási államtitkár részére.

(2) A bizottsági tag képviseli a delegáló főosztály véleményét.

(3) A közbeszerzési eljárás típusáról a becsült érték alapján a bizottság dönt.

23. § Amennyiben a Miniszterelnökség, a Belügyminisztérium vagy az NKOH részére közbeszerzéssel kapcsolatos bejelentés, adatszolgáltatás szükséges, úgy a bizottság előzetesen elfogadja a bejelentés vagy adatszolgáltatás teljesítésére megküldendő dokumentumokat.

24. § (1)[47] Az ITM által véglegesített eljárást megindító felhívás és dokumentáció további jóváhagyása a részben vagy egészben európai uniós forrás felhasználásával megvalósuló közbeszerzések esetén a 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet előírásainak figyelembevételével, hazai költségvetési forrásból megvalósuló beszerzések esetén a 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet és a 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet előírásainak figyelembevételével történik.

(2)[48] Az (1) bekezdés szerinti ellenőrzésre való megküldésről, a jóváhagyott eljárást megindító felhívás közzétételről és az érintettekhez történő eljuttatásáról a Jogtanácsosi Főosztály gondoskodik.

25. § A dokumentációban az eljárás során tett módosítás(ok) véleményezése, illetve a módosítás(ok) átvezetése - a kiegészítő tájékoztatás vagy az eljárás rendje szerinti tárgyalás során - a bizottság megfelelő szakmai szakértelemmel rendelkező tagjának joga és kötelessége, figyelemmel az őt delegáló közbeszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység véleményére is.

26. §[49] A bizottság feladata a gazdasági szereplők által feltett szakmai kérdések megválaszolása és a kiegészítő tájékoztatás előkészítése, melyet a Jogtanácsosi Főosztály útján teljesít. A kiegészítő tájékoztatási kötelezettség kizárólag írásban teljesíthető.

27. § A bizottság részt vesz a helyszíni bejáráson, a konzultáció keretében nyújtott kiegészítő tájékoztatáson, illetve választ ad az ezzel kapcsolatos szakmai kérdésekre.

28. § (1)[50]

(2) A bizottság az ajánlatok (részvételi jelentkezések) felbontását követően a Kbt.-ben foglalt eljárási szabályok és az eljárást megindító felhívásban meghatározott szempontok szerint dönt különösen a felvilágosítás, indokolás és hiánypótlás elrendeléséről, és javaslatot tesz az alkalmatlan ajánlattevők kizárására, az ajánlatok érvénytelenítésére, a nyertes ajánlattevő(k)re.

29. § Tárgyalásos eljárás esetén a bizottság folytatja le a szükséges tárgyalásokat.

30. §[51] Az eljárás során szükséges értesítések, hiánypótlásra való felhívás érintettek részére történő eljuttatása az EKR-en keresztül a Jogtanácsosi Főosztály feladata.

31. §[52] Sorsolás megtartásának szükségessége esetén a sorsolás lebonyolításának megszervezése (helyszín, közjegyzői felügyelet biztosítása) a Jogtanácsosi Főosztály feladata.

32. § (1) A bizottság javaslatot tesz az ajánlatok érvényességének, illetve érvénytelenségének megállapítására, a nyertes ajánlattevő(k)re. A bizottság döntési javaslatát jóváhagyásra az elnök küldi meg a közigazgatási államtitkárnak.

(2) Az eljárás eredménye a közigazgatási államtitkár jóváhagyásának hiányában nem hirdethető ki.

33. § (1)[53] Az eljárás eredményének (eredménytelenségének) kihirdetéséről, a 44/2015. (XI. 2.) MvM rendeletben meghatározott minta szerinti összegezés elkészítéséről és az eljárás eredményének az EKR-en keresztül történő közzétételéről a Jogtanácsosi Főosztály gondoskodik.

(2)[54] A nyertes ajánlattevő kiválasztására vonatkozó, az eljárás eredményéről készített összegezés megküldésével a Jogtanácsosi Főosztály haladéktalanul tájékoztatja a közbeszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység vezetőjét a szerződés megkötése érdekében.

8/A. A kis értékű beszerzések lebonyolításának eljárási szabályai[55]

33/A. §[56] (1) A kis értékű beszerzések esetén nem szükséges árajánlat beszerzése, és a szerződés kötése mellőzhető. Ez esetben a (2)-(4) bekezdésben foglaltak alkalmazandók.

(2)[57] A kis értékű beszerzést a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár engedélyével bonyolítja le a kis értékű beszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység. Az engedélyt kérő feljegyzésben meg kell jelölni a beszerzés tárgyát, értékét, szükségességének indokolását, a megtérítendő összeg megtérítésének módját, majd előzetesen meg kell küldeni a Jogtanácsosi Főosztály részére, amely intézkedik a Közbeszerzési Osztály közbeszerzési jogi minősítése beszerzése érdekében.

(3) Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 53. § (1) bekezdés a) pontja alapján a százezer forintot el nem érő kis értékű beszerzés utólag is engedélyezhető. Ebben az esetben a (2) bekezdésben foglaltak mellett a számlát is csatolni kell az engedélyt kérő feljegyzéshez.

(4)[58] Az engedély megadását követően a kis értékű beszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység kiállítja a teljesítésigazolást, gondoskodik a kifizetés engedélyezéséről, a Gazdálkodási Főosztály pedig teljesíti a kifizetést.

8/B. Az egyoldalú írásbeli megrendelő lap útján megvalósuló beszerzések lebonyolításának eljárási szabályai[59]

33/B. §[60] (1) A közbeszerzés lefolytatását nem igénylő, egyoldalú írásbeli megrendelő lap útján megvalósuló beszerzések esetén a beszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység a Melléklet szerinti formanyomtatvány (a továbbiakban: megrendelő lap) kitöltésével és a kötelezettségvállalóhoz intézett feljegyzéssel kezdeményezi a beszerzés (2)-(5) bekezdés szerinti lebonyolítását.

(2)[61] A megrendelő lap alkalmazása esetén a szerződés kötése, az előzetes fedezetvizsgálat és a megrendelő lap tervezetének előzetes véleményezése, továbbá a jogi megfelelőség tanúsítása mellőzhető, a pénzügyileg ellenjegyzett és a kötelezettségvállaló által aláírt megrendelő lap az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 50. § (1) bekezdése szerinti írásbeli kötelezettségvállalásnak minősül.

(3) A beszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység köteles a kezdeményező feljegyzés útján

a) a megrendelő lapot,

b) szükség esetén az írásbeli ajánlatokat, a kiértékelésről készült jegyzőkönyvvel együtt, vagy ha nem kellett árajánlatot kérni, az erről szóló dokumentumot vagy erre vonatkozó indokolást,

c) szükség esetén az átláthatósági és antikorrupciós nyilatkozatot

a pénzügyi ellenjegyzést megelőzően a Jogtanácsosi Főosztály részére megküldeni jogi véleményezés és közbeszerzési jogi minősítése beszerzése érdekében. Ha a Jogtanácsosi Főosztály véleménye szerint a beszerzéssel létrejövő jogviszony tartalmára tekintettel - ide nem értve a protokollkiadásokról szóló 29/2011. (V. 23.) NFM utasítás szerinti miniszteri, államtitkári, közigazgatási államtitkári és helyettes államtitkári megrendeléseket bruttó egymillió forint összeghatárig - szerződés kötése indokolt, a megrendelő lapot visszaküldi a beszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység részére, amely - feltéve, hogy a beszerzési igényét fenntartja - a szerződéskötési utasításnak megfelelően jár el. Eltérő esetben a Jogtanácsosi Főosztály a megrendelő lapot a közbeszerzési jogi minősítéssel együtt továbbítja a pénzügyi ellenjegyzésért felelős szervezeti egység részére.[62]

(4)[63] A pénzügyi ellenjegyzésért felelős szervezeti egység a megrendelő lap alapján fedezetvizsgálatot végez, majd a szerződéskötési utasítás megfelelő alkalmazásával intézkedik a megrendelő lap pénzügyi ellenjegyzése érdekében, feltéve, hogy az pénzügyi ellenjegyzésre alkalmas. Ha a megrendelő lap pénzügyi ellenjegyzésre nem alkalmas, a pénzügyi ellenjegyzésért felelős szervezeti egység - a Jogtanácsosi Főosztály egyidejű tájékoztatásával - visszaküldi azt a beszerzést kezdeményező szervezeti egység részére.

(5) A pénzügyi ellenjegyzésért felelős szervezeti egység a pénzügyi ellenjegyzést tartalmazó megrendelő lapot és annak ügyiratát továbbítja az egyetértő és a kötelezettségvállaló részére aláírás érdekében. A megrendelő lap legalább egy-egy aláírt, eredeti példányát kell biztosítani a beszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység, a Gazdálkodási Főosztály és a beszerzést megvalósító partner részére.

9. A szerződéstervezet pénzügyi ellenjegyzése, a szerződés aláírása

34. §[64] A szerződéstervezet jogi megfelelőségi tanúsítása, pénzügyi ellenjegyzése és a szerződés aláírása során az ITM szerződéskötésre irányadó belső szabályzatában foglaltaknak megfelelően kell eljárni azzal, hogy ahol az ITM szerződéskötésre irányadó belső szabályzata szerződés előkészítéséért felelős szervezeti egységet nevesíti, ott jelen utasítás hatálya alá tartozó esetben a Jogtanácsosi Főosztályt kell érteni, az Innovációs és Technológiai Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 4/2019. (II. 28.) ITM utasítás (a továbbiakban: SzMSz) eltérő rendelkezése hiányában.

10. A szerződés módosítása, teljesítés nélkül történő megszűnése, a pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés lezárása

35. §[65] (1) A közbeszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység köteles a Jogtanácsosi Főosztályt haladéktalanul tájékoztatni bármely, a közbeszerzési eljárás lefolytatásával vagy a szerződés teljesítésével kapcsolatban felmerült lényeges körülményről (teljesítés, módosítás).

(2) Amennyiben a közbeszerzési eljárás során megkötött szerződéssel kapcsolatban módosítási igény merül fel, a szerződésmódosítás tervezetét a közbeszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység az ITM szerződéskötésre irányadó belső szabályzatában foglaltaknak megfelelően küldi meg véleményezésre.

(3) A szerződésmódosítás tervezetét jogszabály előírásai alapján ellenőrzésre meg kell küldeni a 24. § alapján.

(4) A szükséges jóváhagyások hiányában a szerződés nem módosítható.

(5) A Jogtanácsosi Főosztály - az SzMSz eltérő rendelkezése hiányában - intézkedik a szerződés módosításának a 34. §-ban foglaltak szerinti aláíratásáról, valamint az aláírt szerződésmódosítás egy eredeti példányának megküldéséről a közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység részére.

(6) A Jogtanácsosi Főosztály a szerződés módosításáról szóló tájékoztatót - a Kbt. szerinti határidőben - hirdetményben közzéteszi.

11. Felelősségi szabályok

36. § (1)[66] A lefolytatott közbeszerzési eljárásban a bizottság döntéseiért, valamint a Kbt.-ben foglaltak megtartásáért - az ott előírtaknak megfelelően - a bizottság, illetve a bizottság adott eljárásban részt vevő tagjai a szakmai szakértelmüknek megfelelő feladatkörön belül személyes (munkajogi, illetve anyagi) felelősséggel tartoznak.

(2) A bizottság tagjainak felelőssége azon feladatkörön belül áll fenn, amely tekintetében kijelölésükre sor került.

(3)[67] A jelen utasításban rögzített, a közbeszerzési eljárások eredményeként megkötött szerződések és módosításaik másolatának megküldésére vonatkozó kötelezettség teljesítéséért a közbeszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység által az adott közbeszerzési eljárásba delegált bizottsági tag tartozik felelősséggel. A szerződésekben foglalt kötelezettségek teljesítéséért és a szerződések teljesítésével kapcsolatos tájékoztatási kötelezettség elmaradásáért a közbeszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység vezetője tartozik felelősséggel.

(4)[68] A közbeszerzési eljárások Kbt.-ben előírt adminisztratív feladatainak teljesítéséért, illetve az EKR alkalmazása során az alábbi szabályok megtartásáért a Jogtanácsosi Főosztály vezetője felelős:[69]

a) az ajánlatkérő adatainak szükség szerinti frissítése;

b) megfelelő szintű jogosultság (betekintés, felhasználás) biztosítása az eljárás előkészítésében és lefolytatásában részt vevő személyek részére, szükség esetén a Közbeszerzési Hatóság, a Gazdasági Versenyhivatal és a jogszabályban az adott eljárás ellenőrzésére feljogosított szerv, valamint jogorvoslati kérelem vagy hivatalbóli kezdeményezés benyújtása esetén a Közbeszerzési Döntőbizottság és az eljáró bíróság a közbeszerzési eljárás iratainak az EKR-ben történő elérése.

(5) Jogsértő esemény, illetve jogsértő döntés esetén mentesül a felelősség alól, aki az adott döntés során "nem"-mel szavazott, és ellenvéleményét kérésére rögzítették, valamint az is, akinek távollétében történt a jogsértő esemény, illetve született a jogsértő döntés.

(6) Aki a közbeszerzések során vagy azokkal kapcsolatban bármilyen szabálytalanságot vagy az eljárás tisztaságát veszélyeztető cselekményt észlel, a tisztességtelen piaci magatartás és a versenykorlátozás tilalmáról szóló 1996. évi LVII. törvény 11. §-a vagy az Európai Unió működéséről szóló szerződés 101. cikke szerinti rendelkezések nyilvánvaló megsértését észleli, vagy azt alapos okkal feltételezi, arról haladéktalanul köteles az elnököt írásban értesíteni.

(7)[70]

37. §[71] A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó a 14/2016. (V. 25.) MvM rendelet és a Kbt. rendelkezései szerint felelősséggel tartozik abban az eljárásban, amely tekintetében kijelölésére sor került.

12. Belső ellenőrzés

38. §[72] Az ITM Ellenőrzési Főosztálya éves munkatervében meghatározottak szerint jogosult a beszerzési, valamint közbeszerzési eljárások során keletkezett dokumentumok ellenőrzésére.

13. Záró rendelkezések

39. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) Hatályát veszti a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium beszerzéseinek szabályozásáról szóló 14/2015. (V. 11.) NFM utasítás.

(3) Az utasítás hatálybalépését megelőzően megkezdett közbeszerzési eljárások jelen utasítás hatálybalépését követő eljárási cselekményeire jelen utasítás rendelkezéseit kell alkalmazni.

Dr. Seszták Miklós s. k.,

nemzeti fejlesztési miniszter

Melléklet a 9/2016. (V. 11.) NFM utasításhoz[73]