96/1987. (XII. 30.) PM rendelet

a felügyeleti jellegű költségvetési ellenőrzésről és a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről[1]

Az állami pénzügyekről szóló 1979. évi II. törvény végrehajtásáról szóló - módosított - 23/1979. (VI. 28.) MT rendelet (a továbbiakban: R.) 105. §-ának (1) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján - a külképviseletek és a külkereskedelmi kirendeltségek tekintetében a külügyminiszterrel és az ipari, kereskedelmi és idegenforgalmi miniszterrel egyetértésben - a következőket rendelem.[2]

A felügyeleti jellegű költségvetési ellenőrzés

1. § Azoknál a minisztériumoknál és országos hatáskörű szerveknél, amelyeknél az ellenőrzési feladat az erre függetlenített szervezetet nem teszi szükségessé, a költségvetési ellenőrzés más típusú ellenőrzéseket is végző közös függetlenített szervezet keretében is ellátható.

2. § (1) A részben önálló költségvetési szerv költségvetési ellenőrzését a gazdálkodását lebonyolító önálló költségvetési szerv ellenőrzése keretében kell elvégezni.

(2) Azoknál a községi önkormányzatoknál, amelyeknél csak részben önálló kölségvetési szervek működnek, ezekre közvetlenül irányul a költségvetési ellenőrzés.

Az ellenőrzés feladatai

3. § (1) A költségvetési ellenőrzés során értékelni kell

a) a gazdálkodás színvonalát, a pénzeszközök felhasználásának célszerűségét és az egyes erőforrások (munkaerő, állóeszközök, készletek stb.) működtetésének hatékonyságát;

b) a finanszírozott feladatok és szervezetek indokoltságát;

c) az önfinanszírozó képesség javítását, a bevételek szabályszerű előírását és maradéktalan beszedését; a költségek csökkentését, a takarékosság érdekében tett intézkedések hatását; a belső érdekeltségi rendszer működését;

d) a működés szabályozottságát, a tevékenységek és a gazdálkodás rendjét, szabályszerűségét, a bizonylati rend és okmányfegyelem biztosítását, valamint a társadalmi tulajdon védelmét;

e) a mérleg és a költségvetési beszámoló, valamint a pénzmaradványok és az eredmény kimunkálásának valódiságát, szabályszerűségét, jogszabályban a költségvetési ellenőrzés hatáskörébe utalt állammal szembeni befizetési kötelezettségek teljesítését, az alapok képzésének és felhasználásának szabályszerűségét;

f) a pénzügyi szabályozás hatását;

g) a belső ellenőrzés és a helyi tanácsnál a költségvetési ellenőrzés rendszerét, szervezettségét és hatékonyságát.

(2) Abban az évben, amelyben a szakmai feladatok értékelésére is kiterjedő költségvetési ellenőrzés végrehajtására kerül sor, az ellenőrzés egyben magában foglalja a kétévenként esedékes ellenőrzést is.

Az ellenőrzés szervezete

4. §[3] A községi tanácsok a felügyeletük alá tartozó intézmények költségvetési ellenőrzését elláthatják közösen foglalkoztatott ellenőr vagy külső szakértő útján is. Ebben az esetben is be kell tartani a 22. §-ban foglaltakat.

Az ellenőrzés megállapításainak hasznosítása

5. § (1) Az ellenőrzés megállapítása és az erre történt felhívás alapján annak kézhezvételétől számított 30 napon belül az ellenőrzött szerv, illetve szervezet vezetője a tett intézkedésekről és azok eredményéről az ellenőrzést végző felügyeleti szerv vezetőjének (illetve belső ellenőrzés esetén a költségvetési szerv vezetőjének) köteles számot adni.

(2) A fővárosi, megyei tanács végrehajtó bizottsága által a helyi tanács végrehajtó bizottságánál végzett költségvetési ellenőrzések megállapításait, javaslatait indokolt esetben a helyi tanács végrehajtó bizottsága soron következő ülésén meg kell tárgyalni. Az ellenőrzés megállapításai alapján szükséges intézkedések a helyi tanács végrehajtó bizottságának határozatával is elrendelhetők.

(3) Az ellenőrzések tapasztalatait, a feltárt hibák és hiányosságok megszüntetése érdekében tett intézkedések hatékonyságát, valamint a felelősség következetes érvényesítését az ellenőrzött szerv működésének értékelésénél, vezetőinek minősítésénél, anyagi és erkölcsi elismerésénél kiemelt szempontonként kell figyelembe venni.

Tájékoztató és beszámoló

6. §[4]

A költségvetési szervek belső ellenőrzése

7. § A belső ellenőrzés működéséért való felelősség a részben önálló költségvetési szervek esetében elsődlegesen a részben önálló szerv vezetőjét terheli, de a belső ellenőrzési rendszer kialakításáért és működtetéséért felelősséggel tartozik az önálló szerv vezetője is.

Vezetői ellenőrzés

8. § (1) A vezetők irányító tevékenységének részét képező vezetői ellenőrzés eszközei különösen

a) a vezetői és felsőbb döntések végrehajtásával kapcsolatos szakmai, gazdasági és más információk, a rendszeres vagy eseti statisztikai és egyéb adatok elemzése, értékelése;

b) a feladatok teljesítéséről, az intézkedések végrehajtásáról a beosztott vezetők és dolgozók rendszeres és eseti beszámoltatása;

c) az aláírási, utalványozási, láttamozási, ellenjegyzési jog gyakorlása során szakmai és gazdasági kihatással járó intézkedések indokoltságának, tartalmi helyességének, szabályszerűségének vizsgálata;

d) közvetlen tapasztalatok szerzése céljából a munkahelyen végzett helyszíni ellenőrzés.

(2) A vezetők ellenőrzési kötelezettségét munkaköri leírásuk tartalmazza.

A munkafolyamatba épített ellenőrzés

9. § (1) A szakmai, gazdasági, ügyviteli stb. munkafolyamatokba épített ellenőrzést a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendekben, valamint ügyviteli szabályzatokban, részleteiben pedig a munkaköri leírásokban kell szabályozni.

(2) A különböző munkafolyamatok szabályozása keretében gondoskodni kell

a) a munkafolyamat ellenőrzésre kijelölt műveleteinek, az ellenőrzés munkakör szerinti kötelezettségének, továbbá

b) az ellenőrzés módjának, gyakoriságának, valamint az ellenőrzés eredménye hasznosításának meghatározásáról.

A függetlenített belső ellenőri szervezet

10. § (1) A költségvetési szerv vezetőjének közvetlenül felügyelete alatt álló belső ellenőrzési szervezetnek az ésszerű és szabályszerű gazdálkodás előmozdítása, a belső tartalékok feltárása érdekében - időszerűen és a helyi viszonyoknak megfelelően - ellenőriznie és értékelnie kell

a) a szaktevékenység ellátásának hatékonyságát, fejlesztésének tervszerűségét és gazdaságosságát, a működés és gazdálkodás szervezettségét;

b) a munkaerő foglalkoztatásának, az állóeszközök optimális kihasználásának, fenntartásának és fejlesztésének ellenőrzésével a rendelkezésére álló erőforrások hatékony felhasználását;

c) a jogszabályok és más általános érvényű rendelkezések, a belső szabályzatok és utasítások megtartását, a bizonylati és okmányfegyelem meglétét, a társadalmi tulajdon védelmét, annak szervezettségét, rendjét és hatékonyságát;

d) a költségvetési beszámoló, az előző évi pénzmaradvány- és eredményelszámolás megalapozottságát.

(2) A minisztérium, az országos hatáskörű szerv ellenőrzési szervezete, a tanács végrehajtó bizottságának pénzügyi feladatot ellátó szakigazgatási szerve - a miniszter, az országos hatáskörű szerv vezetőjének, illetve a tanács elnökének megbízása alapján - belső ellenőrzést végez a minisztérium, országos hatáskörű szerv saját belső gazdálkodást folytató szervezeteinél, a tanács végrehajtó bizottsága költségvetéshez kapcsolódó részben önálló szerveknél, valamint a társfőosztályok, társ-szakigazgatási szervek által közvetlenül lebonyolított gazdálkodására irányulóan. Ha az ellenőrzési feladat sajátosságai úgy kívánják, e teendők ellátásával más szakigazgatási szerv is megbízható. A községi, nagyközségi tanács belső ellenőrzési rendszere működéséért a tanács elnöke, a szakigazgatási szerven belüli belső ellenőrzésért a végrehajtó bizottság titkára a felelős.

(3) Az önállóan gazdálkodó költségvetési szerv (így pl. a Gamesz) a saját tevékenységén kívül belső ellenőrzést végez a hozzákapcsolt részben önálló intézménynél is. Ez az ellenőrzés nem érinti a részben önálló intézmény szakmai feladatait és saját hatáskörű gazdálkodási döntéseit. A részben önálló költségvetési szerv függetlenített belső ellenőrzésének szervezeti feltételeiről az önálló költségvetési szerv vezetője tartozik gondoskodni.

(4) A függetlenített belső ellenőrzés feladatait kis intézményeknél el lehet látni osztott munkakörű dolgozóval, részfoglalkozású alkalmazottal, külső szakértő eseti megbízásával, vagy több intézmény által közösen foglalkoztatott belső ellenőrrel.

Az osztott munkakörű belső ellenőr más jellegű feladatainak ellenőrzéséről a költségvetési szerv vezetője köteles gondoskodni.

(5) A függetlenített belső ellenőrzés rendjét belső ellenőrzési szabályzatban kell meghatározni. A szabályzatban rögzíteni kell a függetlenített belső ellenőri szervezet jogállását, részletes feladatait és eljárási szabályait.

(6) A költségvetési szerv vezetőjének a belső ellenőr (ellenőrök) feladatait éves munkatervben kell megállapítani.

Az ellenőrzés lebonyolításának szabályai

Az ellenőrzési terv tartalma

11. § (1) Az éves ellenőrzési terv tartalmazza az elvégzendő kétévenkénti és középtávú tervidőszakonkénti, valamint a téma-, a cél- és az utóellenőrzéseket.

(2) Témaellenőrzés: amelynek során több költségvetési szervnél azonos jellegű feladat végrehajtását, a gazdálkodás egyes területeit, vagy valamely jogszabály alkalmazását vizsgálják.

(3) Célellenőrzés: egy feladat végrehajtásának, valamely körülhatárolt kérdésnek, illetve jogszabály alkalmazásának egy költségvetési szervnél történő megvizsgálása.

(4) Utóellenőrzés: az ellenőrzés alapján tett intézkedések végrehajtásának és eredményének helyszíni felülvizsgálata.

(5) A szakmai tevékenységre is kiterjedő ellenőrzésekbe az ellenőrző szerv szakmai, szakigazgatási részlegeinek munkatársai és/vagy külső szakértőket is be kell vonni. Erre elsődlegesen a középtávú időszakonkénti ellenőrzéseknél van szükség, de esetenként a kétévenkénti ellenőrzéseknél is be lehet vonni.

Ellenőrzési program és megbízólevél

12. § (1) A felügyeleti szerv vezetője, illetve a belső ellenőrzés szervezetének vezetője gondoskodik arról, hogy az ellenőrzéseket ellenőrzési program alapján folytassák le.

(2) Az ellenőrzési programnak tartalmaznia kell

a) az ellenőrzés jellegét, célját, az ellenőrző és az ellenőrzendő szerv (egység) megnevezését,

b) az ellenőrzés feladatainak részletes meghatározását,

c) az ellenőrzést végző személyek, az ellenőrzendő időszak megjelölését, az ellenőrzés kezdő és befejező időpontját, továbbá a programot kiadó vezető aláírását.

(3) Az ellenőrzendő időszakot úgy kell megállapítani, hogy az közvetlenül kapcsolódjék az előző ellenőrzés által vizsgált időszak befejező időpontjához.

(4) A program az azt kiadó vezető engedélyével - szükség esetén - módosítható.

13. § Az ellenőrt megbízólevéllel kell ellátni. Ebben hivatkozni kell az ellenőrzés alapjául szolgáló jogszabályra.

Az ellenőrzés végrehajtása

14. § (1) Az ellenőrzést a helyszínen, a tények alátámasztását szolgáló eszközöket (pl. számvitel, bizonylatok, okmányok, nyilatkozat, szemle stb.) felhasználva kell folytatni.

(2) Az ellenőrzést végző személy felelős megállapításai helytállóságáért és megalapozottságáért.

(3)[5] A külügyminiszter és az ipari, kereskedelmi és idegenforgalmi miniszter a felügyelete alá tartozó külképviseletek, kereskedelmi kirendeltségek költségvetési gazdálkodásának ellenőrzését az előírt időszakonként rendszeresen megküldött naplók és a hozzá tartozó bizonylatok, valamint egyéb adatszolgáltatások felülvizsgálata alapján látja el.

(4) A (3) bekezdés szerint megküldött anyagok felülvizsgálata során felmerülő kérdések tisztázására vagy egyéb okok miatt helyszíni ellenőrzés is végezhető. Ha a helyszíni ellenőrzést a pénzügyminiszter végzi, arról az ellenőrzés megkezdése előtt 30 nappal értesíti az illetékes minisztereket.

Az ellenőrzés megszakítása és felfüggesztése

15. § (1) Az ellenőrzés indokolt esetben egy ízben legfeljebb 30 napi időtartamra megszakítható. Erről az ellenőrzött szervet értesíteni kell.

(2) Ha az ellenőrzött szerv számviteli rendje a törvényes követelményeket nem elégíti ki és ez akadályozza az ellenőzési feladatok végrehajtását, az ellenőrző szerv az ellenőrzött szervet a számviteli rend meghatározott határidőn belüli helyreállítására hívja fel.

(3) A felhívásban meg kell jelölni az elvégzendő feladatokat. A számviteli rend helyreállítására a hiányosságok súlyához mért, de legfeljebb 3 havi határidőt lehet megállapítani.

(4) Ha a számviteli rend helyreállításáig az ellenőrzés nem folytatható, az ellenőrzést az ellenőrző szerv vezetője felfüggesztheti. Ez esetben a felhívást és a felfüggesztés tényét jegyzőkönyvbe kell foglalni.

(5) Az ellenőrzés felfüggesztésével egyidejűleg az ellenőrzött szerv vezetőjének és a számvitelért felelős vezetőnek a felelősségét meg kell állapítani.

(6) Ha a számvitel hiányosságaival összefüggésben bűncselekmény elkövetésének alapos gyanúja merül fel, az ellenőrzés esetleges felfüggesztése előtt gondoskodni kell a bűncselekménynek az ellenőrzés eszközeivel lehetséges feltárásáról, a bizonyítékok, okmányok bevonásáról, illetve biztonságos megőrzéséről.

Írásba foglalás

16. § (1) Az ellenőrzés megállapításait jelentésbe kell foglalni. A jelentésben

a) az ellenőrzött szerv gazdálkodását fejlődésében kell értékelni;

b) a hibák, hiányosságok rögzítése mellett rá kell mutatni azok okaira és következményeire is;

c) a követelmények megsértése esetén a vonatkozó jogszabályokra, egyébb rendelkezésekre és okmányokra hivatkozni kell;

d) ki kell térni a példamutató és elterjesztésre alkalmas tényekre is;

e) meg kell fogalmazni a megállapítások hasznosításához szükséges javaslatokat.

(2) Az ellenőrzés során nagyobb számban megállapított, de egyenként kisebb jelentőségű hibákról és hiányosságokról indokolt esetben a jelentés mellékleteként hibajegyzéket kell összeállítani. Az ezekből levont általánosítható következtetéseket a jelentésben szerepeltetni kell.

(3) A megállapítások alátámasztására, illusztrálására szolgáló esetek, részmegállapítások a jelentés mellékletét képező példatárba is foglalhatók.

(4) A költségvetési ellenőrzés során a felügyeleti és más állami szerv működésére vonatkozó észrevételeket külön jelentésbe kell foglalni.

17. § (1) Az ellenőrzés megállapításainak bizonyítására felhasználható az eredeti okmány, a hitelesített másolat, kivonat, tanúsítvány, hitelesített összesítő kimutatás, közbeeső jegyzőkönyv, a fénykép, a nyilatkozat, a szakértői vélemény.

(2) A közbeeső jegyzőkönyv olyan tényállás vagy esemény bizonyítására szolgál, amelyről eredeti okmány nincs, de amelynek valóságáról az ellenőrzést végző személy és az ellenőrzött szerv dolgozója együttesen meggyőződtek és azt aláírásukkal igazolják. A közbeeső jegyzőkönyv kizárólag közösen megfigyelt tényeket tartalmazhat, következtetések, vélemények nem foglalhatók bele.

(3) A nyilatkozat az ellenőrzött szerv dolgozójának olyan írásbeli kijelentése, amelyben - egyéb okmányok hiányában - tényállást igazol vagy közöl.

(4) A szakértői vélemény az arra hivatott intézmény, vagy személy által készített okmány olyan megállapítás bizonyítására, amelyhez különleges felkészültség szükséges.

18. § (1) A személyes felelősséget az ellenőrzött szerv azon dolgozójával szemben kell megállapítani, akinek magatartása (cselekménye, mulasztása)

a) a munkaköri kötelezettség - kárral, gazdasági vagy egyéb hátránnyal járó - vétkes (szándékos vagy gondatlan) megsértését okozta;

b) jogszabályi előírást vagy belső utasítást sértett és ezzel veszélyeztette a társadalmi tulajdont, a költségvetési szerv vagyonát;

c) a belső ellenőrzés nem kielégítő működéséhez vezetett;

d) az egyszer már feltárt hibák, hiányosságok fennmaradását, ismétlődését tette lehetővé.

(2) Az ellenőr a felelősként megjelölt személyekkel a rájuk vonatkozó megállapításokat köteles ismertetni. A felelőssé tett személy a felelősségével kapcsolatos megállapítások megismerését záradékkal ellátott jelentés aláírásával köteles elismerni.

(3) A felelősként megnevezett személy a rá vonatkozó megállapítások megismertetésétől számított 3 napon belül az ellenőrző szerv ellenőrzési szervezete vezetőjének köteles írásbeli magyarázatot adni, s abban nyilatkozni arról, hogy

a) elismeri-e a terhére rótt tényt és azzal kapcsolatos felelősségét,

b) mi volt a mulasztás, a hiányosság oka,

c) mit kíván tenni a hinyosság kijavítása érdekében.

(4) Ha a felelőssé tett személy a mulasztás tényét, azzal kapcsolatos felelősségét tagadja, akkor ellenvéleményét okmányokkal kell alátámasztania.

(5) Az ellenőrző szerv ellenőrzési szervezetének vezetője az írásbeli magyarázat adására - indokolt esetben - hosszabb határidőt is megállapíthat.

(6) Az írásbeli magyarázatot és az ellenőr arra tett észrevételét a jelentéshez kell csatolni.

(7) A felelőssé tett személlyel szemben az ellenőrző szerv vezetője a fegyelmi, illetve az egyéb felelősségre vonás iránti eljárást kezdeményezni köteles.

(8) Az ellenőrzés megállapításai alapján szükséges fegyelmi, kártérítési, szabálysértési, büntetőeljárás kezdeményezésénél a vonatkozó külön jogszabályok előírásai szerint kell eljárni.

19. § (1) A megállapítások hasznosítása érdekében a jelentést záradékkal kell ellátni. Ennek formái:

a) az ellenőrzött szerv vezetője a megállapításokat megismerte, azokkal kapcsolatban észrevételt nem tesz és ezt aláírásával igazolja,

b) az ellenőrzött szerv vezetője a megállapításokat megismerte és azokkal kapcsolatban észrevételt kíván tenni.

(2) Az ellenőrzés megállapításával kapcsolatban az ellenőrzött szerv vezetőjén kívül - a vezető tudomásával - észrevételt tehet minden olyan személy, akivel az ellenőrzés megállapításait ismertették. Ezzel a jogosultságukkal a megállapítás megismertetésétől számított 8 napon belül élhetnek.

Az ellenőrzési megállapítások hasznosítása

20. § (1) Az ellenőrzés megállapításai alapján a szükséges intézkedések elrendelése történhet zárótárgyaláson vagy realizáló levélben. Az ellenőrzés tapasztalatait a helyszíni ellenőrzés befejezését követő egy hónapon belül kell hasznosítás céljából megtárgyalni, illetve realizáló levélben felhívást adni a szükséges intézkedések megtételére.

(2) Az ellenőrzési megállapításoknak realizáló levéllel történő hasznosítására akkor kerülhet sor, ha az ellenőrzött szervnél csak szűkebb körben fordultak elő hiányosságok és azok kisebb súlyúak.

(3) A szakmai tevékenység értékelésére is kiterjedő, középtávú tervidőszakonként elvégzendő ellenőrzések esetében a felügyeleti szerv vezetője (helyettese) személyes részvétellel zárótárgyalás keretében gondoskodik a szükséges intézkedések elrendeléséről. A kétévenkénti költségvetési ellenőrzés esetében ez a személy a pénzügyi felügyeletet ellátó szervezet vezetője vagy minisztériumoknál, országos hatáskörű szerveknél átruházott hatáskörben az ellenőrzési szervezet vezetője is lehet.

(4) A zárótárgyalásra meg kell hívni a vizsgált szerv vezetőjét, érintett helyetteseit, a társadalmi szervezetek helyi szerveinek képviselőit, valamint a vizsgálat vezetőjét. A tárgyaláson részt vesz a pénzügyi felügyeletet és szakfelügyeletet ellátó szervezet vezetője, valamint az ellenőrző szervezet vezetője.

(5) A zárótárgyaláson az ellenőrzési megállapítások hasznosításával kapcsolatos főbb intézkedéseket, továbbá a zárótárgyalás konkrét tényét jegyzőkönyvbe kell foglalni. Az ellenőrzött szerv kötelezettsége mellett a felügyeleti szerv részéről szükséges intézkedéseket is rögzíteni kell.

(6) A felügyeleti szerv vezetője (helyettese) dönt arról, hogy az ellenőrzés megállapításai és javaslatai alapján tett, illetve tervezett intézkedéseket kielégítőnek tartja-e. Ha a felügyeleti szerv vezetője nem tartja megfelelőnek a tett intézkedéseket, újabb felhívást kell kiadnia és új határidőt kell megállapítani azok megtételére. Amennyiben ez sem járt a kívánt erdménnyel, az ellenőrzött szerv (szervezet) vezetőjének személyes felelősségét kell megállapítani.

(7) A megtett intézkedésekről, valamint azok hatásáról utóellenőrzéssel kell meggyőződni. Az utóellenőrzést általában a következő vizsgálat keretében kell elvégezni. Ha azonban súlyos hiányosságok felszámolására kellett intézkedéseket tenni vagy az ellenőrzött szerv (szervezet) által jelzett, illetve tett intézkedések nem voltak kielégítőek, külön utóellenőrzést kell végezni.

(8) A költségvetési ellenőrzések megállapításairól az ellenőrző szerv vezetője szükség esetén más állami szervet tájékoztat. A tájékoztatással egyidejűleg az illetékes szerv megfelelő intézkedését kell kérni. Az ellenőrző szervnek ezeket az intézkedéseket, illetve azok eredményességét figyelemmel kell kísérni.

Az ellenőrzések nyilvántartása

21. § Az ellenőrző szerveknek az ellenőrzendő szervekről (egységekről) olyan nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza

a) az ellenőrzendő szerv megnevezését és fontosabb adatait (címét, telephelyét stb.),

b) az ellenőrzendő szervhez tartozó ellenőrzendő részben önálló költségvetési intézmények adatait,

c) az azoknál tartott ellenőrzések időpontját, fontosabb adatait (pl. ügyirat száma, fontosabb intézkedések kelte, száma stb.).

Szakmai képesítés

22. §[6]

Vegyes és záró rendelkezések

23. § (1)[7] Az e rendeletben nem szabályozott kérdésekben az állami ellenőrzésről szóló 50/1977. (XII. 21.) MT rendeletben foglaltak szerint kell eljárni.

(2) A költségvetési szervek belső ellenőrzésének eljárási kérdéseiben a költségvetési ellenőrzés szabályait megfelelően kell alkalmazni.

(3)[8]

(4) A fegyveres erők és a fegyveres testületek költségvetési ellenőrzéséről külön jogszabály intézkedik.

24. §[9] A tanácsnál lehetővé kell tenni, hogy a költségvetési ellenőrzésekben a tanács számvizsgáló bizottsága vagy más bizottságai, a bizottsági és a tanácstagok részt vehessenek.

25. § E rendelet 1988. január 1-jén lép hatályba.