40/2017. (XII. 29.) ORFK utasítás

az Iratkezelési Szabályzatról

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában és a Rendőrségről szóló 1994. évi XXXIV. törvény 6. § (1) bekezdés b) pontjában, valamint a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (3) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet, valamint az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény, valamint a végrehajtására kiadott az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet rendelkezéseinek figyelembe vételével, a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter és a Magyar Nemzeti Levéltár egyetértésével kiadom az alábbi utasítást:

I. RÉSZ

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

I. FEJEZET

A SZABÁLYZAT CÉLJA, HATÁLYA, ALAPFOGALMAI

1. A Szabályzat célja, hatálya

1. Az Iratkezelési Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) célja, hogy meghatározza az elektronikus ügyintézéssel és iratkezeléssel kapcsolatos egységes szabályokat, annak érdekében, hogy[1]

a) az ügyfél az ügyét döntése alapján - amennyiben annak jogszabályi feltételei fennállnak - elektronikusan intézhesse;

b) az általános rendőrségi feladatok ellátására létrehozott szerv (a továbbiakban: Rendőrség) iratkezelési tevékenysége egységes szabályok szerint történjen, valamint

c) a Rendőrség szerveinek irattári anyaga - ügyviteli és levéltári érdekekre, valamint a közérdekű adatok nyilvánosságának elvére tekintettel - szakszerűen kezelt és rendszerezett, jól használható forrásanyaggá váljék, annak maradandó értékű része épségben és használható állapotban a jövő nemzedék számára is fennmaradjon.

2. A Szabályzat hatálya kiterjed:

a) az Országos Rendőr-főkapitányságra (a továbbiakban: ORFK);

b) a vármegyei (fővárosi) rendőr-főkapitányságokra, a Készenléti Rendőrségre (a továbbiakban: KR), a Repülőtéri Rendőr Igazgatóságra, a Nemzetközi Bűnügyi Együttműködési Központra (a továbbiakban: NEBEK), a Rendőrségi Oktatási és Kiképző Központra, valamint a Nemzetközi Oktatási Központra (a továbbiakban együtt: területi szervek);[2]

c) a rendőrkapitányságokra és a határrendészeti kirendeltségekre (a továbbiakban: helyi szervek);

mint az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szervekre (1. melléklet), valamint - a 3. pontban foglalt korlátozással - azok irattári anyagára.

3. A Szabályzat rendelkezéseit a minősített adatokra és azok kezelési rendjére külön jogszabályokban, valamint belső normákban meghatározott előírások figyelembe vételével kell alkalmazni.

2. Értelmező rendelkezések

4. A Szabályzat alkalmazásában:

4.1. alszám: alszámokra tagolódó sorszámos iktatási rendszerben a két- vagy többfázisú ügyek második és további ügyiratdarabjainak iktatószáma;

4.2. általános nyomtatványkitöltő űrlapbenyújtás-támogatási szolgáltatás: olyan szolgáltatás, amely a Központi Elektronikus Ügyintézési Szolgáltatás (a továbbiakban: KEÜSZ) szolgáltató által elérhetővé tett, letölthető alkalmazás használatával biztosítja a szolgáltató által meghatározott technikai előírásoknak megfelelő elektronikus űrlapok megtervezését, ügyfél általi kitöltését és az azonosított ügyfél általi benyújtását;

4.3. általános nyomtatványkitöltő űrlap: általános nyomtatványkitöltő keretprogrammal kitölthető és beküldhető űrlap (a továbbiakban: ÁNYK);

4.4.[3]

4.5. átmeneti irattár: az ügyintéző szervezeti elemnél kialakított olyan irattár, amelyben a papíralapú irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti - központi irattárba adás előtti - őrzése történik;[4]

4.6. beadvány: valamely szervtől vagy személytől érkező papíralapú vagy elektronikus irat;

4.7.[5]

4.8. elektronikus bélyegző: elektronikus aláírás, amelyet az aláíró biztonságos aláírás-létrehozó eszközzel hozott létre, hitelesítése céljából tanúsítványt bocsátottak ki, azonosítja az eljáró/kiadmányozó szervet, és amelyet kizárólag a jogosultsággal rendelkező személyek alkalmazhatnak;

4.9. elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával - elektronikus formában rögzített - elektronikus úton érkezett, készített, illetve továbbított irat, amelyet a vonatkozó jogszabályok szerinti hitelesítési rend szerint hitelesítettek;[6]

4.10. elektronikus ügyintézés: a Rendőrség feladatkörébe tartozó ügyek elektronikus úton történő ellátása, az eközben felmerülő tartalmi és formai kezelési munkamozzanatok összessége;

4.11. elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét;

4.12.[7]

4.13. előirat: az érkezett küldeménynek korábban már regisztrált előzménye;

4.14. előszignálás: a munkaköri leírásban arra kijelölt személy végleges szignálást elősegítő tevékenysége, amely során javaslatot tesz az ügy határidejére, az ügyintéző személyére és az üggyel kapcsolatos feladatra;[8]

4.15. előjóváhagyás: a jóváhagyásra/kiadmányozásra jogosult vezető döntése alapján - ügyrendben, munkaköri leírásban - meghatározott személy által végzett olyan tevékenység, ami elősegíti a jóváhagyási, kiadmányozási vagy a visszautasítási tevékenységet;

4.16. előzménykutatás: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy új ügyiratdarabot kell-e neki nyitni;

4.17. e-Papír szolgáltatás: olyan KEÜSZ szolgáltatás, amelynek keretében a szolgáltató biztosítja, hogy az ügyfél az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (a továbbiakban: E-ügyintézési tv.) 18. § (2) bekezdése szerinti azonosítását követően az elektronikus ügyintézést biztosító szervhez szabad szöveges beadványt terjesszen elő, ha a beadvány elektronikus úton történő előterjesztését a jogszabály nem zárja ki, és a beadvány elektronikus úton történő előterjesztésére jogszabály további formai követelményt nem állapít meg;

4.18.[9]

4.19. érkeztető pont: a szervezeti és működési szabályzatban, illetve ügyrendben meghatározottak szerint az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv azon szervezeti egysége vagy eleme (a továbbiakban együtt: szervezeti elem), amely az ügykezelési feladatokat végzi;

4.20.[10]

4.21. felterjesztés: valamely iratnak a döntésre, kiadmányozásra jogosult vezető részére közvetlenül, illetve az alakisághoz, továbbá megfelelő eljárási rendhez kötött, valamint a szolgálati út figyelembe vételével történő megküldése, amely aktus egyben a felterjesztésre jogosult vezető részéről annak igazolása, hogy az irat alakilag és tartalmilag aláírásra és kiadmányozásra alkalmas;

4.22. gépi adathordozó: külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél-hivatal, illetve a hivatal-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz;

4.23. határidőben lévő ügyirat: olyan ügyirat, amely "határidőbe helyezve" jelzést kapott, mivel elintézése még azért nem zárult le, mert abban további ügyintézés vagy felülvizsgálat várható;[11]

4.24. hiteles elektronikus másolat: valamely nem elektronikus dokumentumról az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv másolatkészítési szabályzatában foglaltaknak megfelelően készített, a papíralapú dokumentummal képileg és tartalmilag egyező, joghatás kiváltására alkalmas, elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes;

4.25. hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az eredeti száma, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja;

4.26. hozzáférési jogosultság: a felhasználó részére a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye és munkaköre alapján megadott funkciók és szerepkörök;[12]

4.27. időbélyegző: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában, változatlan formában létezett;

4.28.[13]

4.29. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik;

4.30.[14]

4.31. információátadási szabályzat: azon szabályok összessége, amely meghatározza az elsődleges és másodlagos információk körét, a működtetett automatikus információátadási felület adatait, illetve azt, hogy az információátadási felület alkalmazásával, mely információk, milyen feltételek mellett adhatók át az együttműködő szervek részére;

4.32.[15]

4.33.[16]

4.34. iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása - elektronikus irat esetén hozzáférhetővé tétele - az irattárból;[17]

4.35. iratszerelés/irategyesítés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell;

4.36.[18]

4.37. irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre;

4.38.[19]

4.39.[20]

4.40. irattári tétel: az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendelkező - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak;

4.41.[21]

4.42. irattári törzskönyv: olyan nyilvántartókönyv, amely tartalmazza a központi irattárban papíralapon tárolt iratok mennyiségét évkörönként, a szervezeti elemek átmeneti irattárától átvett iratok és a selejtezett iratok mennyiségét;[22]

4.43. kapcsolatos szám: ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyirat tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez;

4.44. KÉR azonosító: a Közszolgáltatási e-címregiszterben nyilvántartott, szervezeti egység szintű címezhetőséget biztosító azonosító;[23]

4.45.[24]

4.46.[25]

4.47. kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hitelesített irat;

4.48. kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyásának, letisztázhatóságának, elküldhetőségének engedélyezése a kiadmányozásra jogosult részéről;

4.49. kivonat: valamely irat egy részének szó szerinti idézése vagy lényegének rövid összefoglalása. Az eredeti irat formájának (alakjának) megtartása nem kötelező, azonban a "Kivonat ..... számú .....tárgyú .....ból" jelölést fel kell tüntetni;

4.50.[26]

4.51. központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti eleme irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár;

4.52. kormányzati ügyfélvonal: az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Eütv. vhr.) 40. § 3. pontjában meghatározott ügyfélszolgálat, amelynek feladata az elektronikus ügyintézés igénybevételével összefüggő általános kérdések megválaszolása;

4.53.[27]

4.54. küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, illetve olvashatóvá tétele;

4.55. NEO Posta: a Robotzsaru NEO és NOVA.Irat együttes integrált ügyviteli, ügyfeldolgozói és elektronikus iratkezelő rendszerben (a továbbiakban: Robotzsaru rendszer) elérhető speciális funkció, amely biztosítja a rendőri szervek között az ügyiratok alszámainak vagy a teljes ügyirat és metaadatainak továbbítását;[28]

4.56-4.62.[29]

4.63. NOVA SZEÜSZ küldési mód: a Robotzsaru rendszer olyan szolgáltatása, amely hivatali kapun keresztül biztosítja a hiteles elektronikus iratok kézbesítését a KÉR azonosítóval rendelkező szervezetek számára;[30]

4.64. nyilvántartási szám: az ügykezelési segédletbe történt bejegyzések sorszáma, amely az iratok azonosítására, hollétének kimutatására szolgál, a rendszeresített számítógépes programban az irat azonosítására szolgáló sorszám, illetve ideiglenes ügyszám is;

4.65. Posta SZEÜSZ küldési mód: a Magyar Posta olyan szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatása, amely a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) 38/H. § (1)-(2) bekezdésében meghatározottak szerint készült, hiteles elektronikus küldemények hiteles papíralapú kézbesítését biztosítja;

4.66.[31]

4.67.[32]

4.68.[33]

4.69. szignálás: az ügyben eljáró szervezeti elem és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása, továbbá a vezetői döntése arról, hogy az iratot melyik iktatókönyvbe kell iktatni;

4.70. szolgáltatási szabályzat: az E-ügyintézési tv. 1. § 41. pontjában meghatározott, a Rendőrség által az ügyfeleknek elektronikus űrlap biztosításával nyújtott elektronikus ügyintézési szolgáltatásának szabályzata;

4.71. ügyféltájékoztató: az elektronikus űrlaphoz biztosított ügyleírás, amely tartalmazza az adott üggyel összefüggő ismereteket és eljárási rendet;

4.72.[34]

4.73. utóirat: valamely ügyiraton belül egy ügyiratdarabot közvetlenül követő másik ügyiratdarab (az utóirat egyben egy őt közvetlenül követő másik ügyiratdarabnak az előirata is lehet);

4.74. ügyfél: a szolgáltatási szabályzatban leírt elektronikus ügyintézést a Rendőrségtől igénybe vevő természetes vagy jogi személy, illetve annak az erre vonatkozó eljárásrend szerint feljogosított képviselője;

4.75. ügyfélkapu: a Szabályzat alkalmazásában az Eütv. vhr.-ben meghatározott, regisztrációhoz kapcsolódó tárhely, amely biztosítja, hogy az ügyfél egyedileg azonosított módon, biztonságosan léphessen kapcsolatba az elektronikus ügyintézést, illetve elektronikus szolgáltatást nyújtó rendszerekkel;[35]

4.76. ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki), kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége;

4.77.[36]

4.78.[37]

4.79. ügyiratdarab: az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza;

4.80.[38]

4.81. tárgykör: az irat besorolását segítő irattípus jellemző, amelyet az elektronikus rendszerben kódszámmal azonosítunk.

4.82. cégkapu: a kézbesítési szolgáltatáshoz kötődő, biztonságos kézbesítési szolgáltatási címnek minősülő, a kijelölt szolgáltató által a gazdálkodó szervezetek számára biztosított tárhely;[39]

4.83. hivatali kapu: a kijelölt szolgáltató által az együttműködő szervek számára nyújtott hivatalos elektronikus kapcsolattartásra szolgáló tárhely, biztonságos kézbesítési szolgáltatási cím.[40]

4.84. folyamatba helyezés: a központi, valamint átmeneti irattárban lévő ügyirat újranyitása, amennyiben új irat érkezik vagy keletkezik az adott ügyben.[41]

II. FEJEZET

AZ ELEKTRONIKUS ÜGYINTÉZÉS ÉS AZ IRATKEZELÉS ALAPELVEI

5. Az elektronikus ügyintézést és az iratkezelést úgy kell kialakítani, megszervezni és működtetni, hogy az tegye lehetővé az ügyfél számára ügyének elektronikus intézését, az érkezett, a keletkezett, illetve a továbbított irat azonosítható legyen, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető, továbbá a kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen.

6. Az elektronikus ügyintézést és az iratkezelést úgy kell kialakítani, hogy az ügyintézést gyorsítsa, az adminisztratív terheket csökkentse.

7. Az elektronikus ügyintézés biztosítása érdekében olyan elektronikus űrlapot és tájékoztatást kell az ügyfél rendelkezésére bocsátani, ami lehetővé teszi az ügyintézéshez szükséges adatok felvételét úgy, hogy az ügyfél is megfelelő bizonyítékkal rendelkezhessen a szolgáltatott adatokról.

8. Az elektronikus ügyintézés és az iratkezelés során úgy kell eljárni, hogy az iratok tartalmát csak arra jogosult személy ismerhesse meg, biztosítva ezzel az iratokban szereplő személyes adatok és üzleti titok, valamint a "Nem nyilvános!" jelzéssel ellátott adatok illetéktelen megismerés, illetve felhasználás elleni védelmét. Az adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, valamint a megsemmisülés és a sérülés ellen.[42]

9. Az irattári anyag rendszeres (évenkénti) selejtezésével gondoskodni kell az irattári anyag felesleges felhalmozódásának megelőzéséről, illetve a maradandó értékű iratok megőrzésének biztosításáról.

10. Az elektronikus ügyintézés és az iratkezelés szervezetét úgy kell kialakítani, hogy az elősegítse az ügyintézési érdekeket, így különösen az ügyfelek hatékony ügyintézését, az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv feladatainak eredményes és gyors megoldását, rendeltetésszerű működését, valamint garantálja az iratok épségben és használható állapotban történő őrzését.

11. Elektronikus iratkezelésre kizárólag olyan elektronikus iratkezelési szoftver alkalmazható, amely a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelel, és tanúsítvánnyal rendelkezik.

12. A Rendőrség elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerveinél még nem alkalmazott új elektronikus iratkezelési rendszer bevezetésére az országos rendőrfőkapitány előzetes jóváhagyását követően kerülhet sor.

13. Az iratkezelés szervezetét, az ügyek és az iratok nyilvántartásának módját, rendszerét megváltoztatni csak naptári év kezdetén, az illetékes levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével lehet.

III. FEJEZET

AZ ELEKTRONIKUS ÜGYINTÉZÉS ÉS IRATKEZELÉS IRÁNYÍTÁSA ÉS FELÜGYELETE

14. Az elektronikus ügyintézést és az iratkezelést biztosító szervek vezetői a szervezeti és működési szabályzatban, illetve ügyrendben határozzák meg az elektronikus ügyintézés és az iratkezelés szervezeti rendjét, az elektronikus ügyintézés és az iratkezelés, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, továbbá kijelölik az elektronikus ügyintézés és az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.

15. Az elektronikus ügyintézést és az iratkezelést biztosító szervek vezetői felelősek:

a) a Szabályzatban foglaltak végrehajtásáért;

b) a szervezeti és működési szabályzat, az ügyrend és a munkaköri leírások kidolgozásáért;

c) a papír alapon megőrzendő iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért;

d) az adatbiztonsági előírások meghatározásáért, továbbá

e) az elektronikus ügyintézés és az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért.

16. Az elektronikus ügyintézés és az iratkezelési tevékenység szakmai irányítása, felügyelete és ellenőrzése az elektronikus ügyintézésért és az iratkezelésért felelős vezető feladata.

17. Az elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőnek csak felsőfokú végzettséggel rendelkező személy jelölhető ki.

18. Az ORFK elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezetője gondoskodik:

a) a Szabályzat előkészítéséről;

b) az elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos szolgáltatási szabályzatok kiadásáról;

c) a Rendőrség Információátadási Szabályzatának kiadásáról;

d) a szabályozott elektronikus ügyintézési és központi elektronikus ügyintézési szolgáltatások igénybevételéhez szükséges szakmai közreműködés biztosításáról;

e) az állampolgári tájékoztatók magyar és angol nyelven történő elkészítéséről;

f) az Országos Rendőr-főkapitányság Másolatkészítési Szabályzatának kiadásáról;

g) az Országos Rendőr-főkapitányság Elektronikus Aláírási és Elektronikus Bélyegzési Szabályzatának kiadásáról;

h) az elektronikus ügyintézés biztosításához igénybe vett ügyfélszolgálattal összefüggő feladatok végrehajtásáról, az első és a második szintű támogatásban részt vevő személyek képzéséről;

i) az elektronikus ügyintézés biztosításához szükséges űrlapok kialakításáról és nyilvántartásáról;

j) a Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén a Szabályzat módosításának kezdeményezéséről;

k) az elektronikus ügyintézésért és iratkezelésért felelős vezetők, illetve ügykezelést végző személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről;

l) az elektronikus ügyintézés és iratkezelés központi szakirányításáról;

m) az elektronikus ügyintézés és iratkezelés egységes gyakorlatának kialakítását szolgáló állásfoglalások, módszertani útmutatók kiadásáról;

n) az elektronikus ügyintézéssel összefüggő jogszabályban nevesített szabályzatok, tájékoztatók Rendőrség hivatalos honlapján történő közzétételéről;

o) az elektronikus ügyintézéssel összefüggő bejelentési kötelezettségek teljesítéséről.

p) a Rendőrség elektronikus ügyintézés biztosításával kapcsolatos incidenseinek kezelésére vonatkozó eljárási szabályok előkészítéséről.[43]

19. A gazdasági országos rendőrfőkapitány-helyettes gondoskodik:

a) a Rendőrség hivatali kapujának rendeltetésszerű működtetéséről, az esetlegesen fellépő problémák, üzemzavar azonnali elhárításáról;

b) az elektronikus ügyintézést biztosító informatikai rendszer jogszabályokban meghatározott követelményeinek teljesítéséről;

c) az elektronikus ügyintézés és elektronikus iratkezelés infrastrukturális hátterének megteremtéséről és rendelkezésre állásáról;

d) a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokhoz (a továbbiakban: SZEÜSZ), valamint a KEÜSZ-ökhöz történő csatlakozási szerződés megkötéséről;

e) az elektronikus űrlapok működésével kapcsolatos hardver és szoftver feltételek biztosításáról;

f) az elektronikus bélyegző, illetve az elektronikus aláírások beszerzéséről, kiosztásáról, visszavonásáról, törléséről;

g) az együttműködő szervekkel és az ügyfelekkel történő elektronikus kapcsolattartás biztosításáról;

h) a biztonságos kézbesítési szolgáltatáson keresztül küldemények fogadásáról és küldéséről;

i) a legalább fokozott biztonságú és a közigazgatási követelményeknek megfelelő elektronikus dokumentumok feldolgozásának biztosításáról;

j) az elektronikus ügyintézés és az elektronikus ügykezeléssel kapcsolatos fejlesztési igények végrehajtásáról, a működésével kapcsolatos hardver és szoftver feltételek biztosításáról;

k) az elektronikus ügyintézést és az iratkezelést biztosító szervek hivatalos elektronikus postafiókjainak működtetéséről, a működési feltételek biztosításáról;

l) az elektronikus iratkezelő rendszer jogosultsági rendszerének kialakításáról;

m) az elektronikus ügyintézési és iratkezelési rendszer üzemeltetési utasításának elkészítéséről, folyamatos karbantartásáról;

n) az adatbiztonsági követelmények érvényesítéséről, az adatátviteli utak rendelkezésre állásáról;

o) az adatállományok meghatározott időszakonkénti mentéséről;

p) az elektronikus ügyintézési rendszer szolgáltatási szabályzatban meghatározottak szerinti működéséről, az elektronikus iratkezelési rendszer folyamatos, szünetmentes működtetéséről, az adatvesztések elkerüléséről;

q) az elektronikus iratkezelési rendszer vizsgamoduljának karbantartásáról;

r) az elektronikus iratkezelési rendszer tanúsításáról;

s) az elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos 2. szintű ügyfélszolgálat működéséhez szükséges telefonos hálózat és hangrögzítés infrastrukturális hátterének rendelkezésre állásáról.

20. Az elektronikus ügyintézéssel érintett szakterületek vezetői felelősek

a) az elektronikus ügyintézést biztosító elektronikus űrlapok adott ügyet meghatározó jogszabály alapján történő megtervezéséért;

b) az elektronikus űrlapok aktualitásának figyelemmel kíséréséért, az esetleges módosítás vagy új űrlap bevezetéséért;

c) új űrlap bevezetése esetén az állampolgári tájékoztató elkészítéséért.

21. Amennyiben az elektronikus ügyintézés biztosításához kialakított űrlapban módosítás, vagy új űrlap kialakítása válik szükségessé, a módosítást vagy az új űrlap létrehozását az űrlappal érintett szakterület vezetőjének előterjesztése alapján az ORFK elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezetője engedélyezi, figyelemmel a tájékoztatási kötelezettségre jogszabályban előírt határidőre.[44]

22. Az ORFK Kommunikációs Szolgálata gondoskodik:

a) az ORFK elektronikus ügyintézés és ügykezelés felügyeletét ellátó vezető egyetértésével a Rendőrség hivatalos honlapján megjelenő elektronikus ügyintézési felület strukturális kialakításáról;

b) a kialakított struktúrához történő hozzáférési jogosultság biztosításáról.

23. A területi és helyi szervek elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezetője köteles gondoskodni:

a) a másolatkészítési szabályzat kiadásáról;

b) az elektronikus aláírási és elektronikus bélyegzési szabályzat kiadásáról;

c) az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv elektronikus ügyintézési és iratkezelési rendszerének kialakításáról;

d) a Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, az esetlegesen feltárt szabálytalanságok megszüntetéséről;

e) az elektronikus ügyintézést és iratkezelést végző vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről;

f) az elektronikus ügyintézéssel összefüggő jogszabályban nevesített szabályzatok, tájékoztatók Rendőrség hivatalos honlapján történő közzétételéről.

24. Az iratkezelési feladatokat az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv érkeztető pontja, több érkeztető pont esetén pontjai, valamint szervezeti elemeinek ügykezelői végzik. Az ügykezelő távolléte esetén a helyettesítésről gondoskodni kell. Az érkeztető pont szervezetében ki kell jelölni egy olyan személyt, aki az iratkezelési folyamatot az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv tekintetében irányítja.[45]

25.[46]

II. RÉSZ

AZ ELEKTRONIKUS ÜGYINTÉZÉS

IV. FEJEZET

AZ ELEKTRONIKUS ÜGYINTÉZÉS BIZTOSÍTÁSA

26. Az ügyfél elektronikus ügyintézés igénybevételére vonatkozó jogosultsága - jogszabályban meghatározott kivételeken túl - nem korlátozható.

27. A Rendőrség az ügyfél részére az elektronikus ügyintézés lehetőségét a Rendőrség hivatalos honlapján közzétett tájékoztatásban foglaltaknak megfelelően biztosítja. Amennyiben az ügyfél az elektronikus ügyintézést választotta, részére az elektronikus ügyintézéshez szükséges nyilatkozatok, eljárási cselekmények és egyéb kötelezettségek teljesítését - törvény eltérő rendelkezése hiányában - az egységes személyre szabott ügyintézési felületen vagy Rendőrség hivatalos honlapján közzétett tájékoztatásban foglaltaknak megfelelően kell biztosítani.

28. Az elektronikus ügyintézés biztosítására vonatkozó feltételek fennállása esetén az elektronikus ügyintézést biztosító szakterület vezetője az ORFK elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezetővel együttműködve megtervezi az elektronikus űrlapot és elkészíti az állampolgári tájékoztatót.

29. A SZEÜSZ-höz, illetve a KEÜSZ-höz történő csatlakozást a gazdasági országos rendőrfőkapitány-helyettes készíti elő, a csatlakozáshoz az ORFK elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőjének egyetértése szükséges.

V. FEJEZET

AZ ELEKTRONIKUS ÜGYINTÉZÉSI RENDSZER MŰKÖDÉSÉNEK SZAKMAI IRÁNYÍTÁSA

30. Az elektronikus ügyintézés során felmerült szolgáltatás kiesésekről a gazdasági országos rendőrfőkapitány-helyettes vagy az általa kijelölt személy tájékoztatja az ORFK elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőjét és gondoskodik a szolgáltatás kieséssel összefüggő információk Rendőrség hivatalos honlapján való közzétételről. Az ORFK elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezetője szükség szerint gondoskodik a Rendőrség elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerveinek tájékoztatásáról, illetőleg felhívja őket az esetlegesen indokolt intézkedések megtételére.

31. Az elektronikus ügyintézést érintő informatikai rendszer karbantartására vonatkozó információknak a Rendőrség hivatalos honlapján történő közzétételére a Rendőrség elektronikus ügyintézés biztosításával kapcsolatos incidenseinek kezelésére vonatkozó eljárási szabályokban foglaltak az irányadók.[47]

32. Az ORFK elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezetője az elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos informatikai igények és fejlesztések során szakmai felügyeletet gyakorol.

33.[48]

VI. FEJEZET

AZ ELEKTRONIKUS ŰRLAP NYILVÁNTARTÁS KIALAKÍTÁSA, KARBANTARTÁSA

34. Az ORFK Hivatal Elektronikus Ügyviteli és Adatvédelmi Főosztály nyilvántartást vezet az elektronikusan intézhető űrlapokról (a továbbiakban: elektronikus űrlap nyilvántartás), amelynek kötelező tartalmi elemei:[49]

a) az elektronikusan intézhető ügy témacsoportjának megnevezése;

b) az ügytípus megnevezése;

c) az elektronikus űrlap azonosítója;

d) az űrlap verziószáma;

e) az űrlap hatálybalépésének és publikálásának dátuma;

f) az űrlap típusa;

g) az e-Papír szolgáltatás esetén az e-Papír link;

h) a címezhető rendőrségi szervek;

i) az elektronikus ügyintézést biztosító szakterület megnevezése;

j) az állampolgári tájékoztató megnevezése és verziószáma;

k) az állampolgári tájékoztató hatálybalépés dátuma és publikálás dátuma;

l) az űrlapterv pdf vagy word formátuma;

m)[50]

n) az automatikus iktatás iktatókönyvének rövid jelzése és az automatikus iktatás adatai (irattári tételszám, tárgykód);

o) az űrlap beérkezésével kapcsolatos riasztás adatai.

35.[51]

VII. FEJEZET

A SZOLGÁLTATÁSI SZABÁLYZAT

36. Az elektronikus ügyintézésben részt vevő ügyfélre, illetve az elektronikus ügyintézést biztosító szervre vonatkozó jogokat és kötelezettségeket az ORFK elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezetője által kiadott szolgáltatási szabályzatban kell meghatározni, amely magában foglal minden olyan ismeretet, amely kihatással van az ügyfél elektronikus ügyintézéssel összefüggő tevékenységére.

37. Amennyiben az elektronikus ügyintézés biztosításához az elektronikus ügyintézést támogató informatikai megoldás létrehozása szükséges, és ez a megoldás kihatással van az ügyfélre, úgy a vonatkozó jogokat és kötelezettségeket a szolgáltatási szabályzatban kell szabályozni.

38. A szolgáltatási szabályzatot és annak esetleges módosítását - a hatálybalépést megelőző tizenöt naptári nappal - meg kell küldeni az Elektronikus Ügyintézési Felügyeletnek, valamint a Rendőrség hivatalos honlapján közzé kell tenni.

39. Az elektronikus űrlap biztosításával nyújtott elektronikus ügyintézés igénybevételének szabályait, az irányadó jogszabályokkal összhangban meghatározott feltételeit, ebből eredően az ügyfél jogait és kötelezettségeit a Rendőrség elektronikus űrlap biztosításával nyújtott elektronikus ügyintézési szolgáltatási szabályzata tartalmazza, amely rendelkezik:

a) a Rendőrség elektronikus ügyintézést biztosító szerveinek elérhetőségéről;

b) a Rendőrség ügyfélszolgálatának elérhetőségéről;

c) az elektronikus ügyintézés igénybevétele kapcsán az ügyfélre irányadó szabályokról;

d) az elektronikus ügyintézés leírásáról;

e) a technikai követelményekre vonatkozó információkról;

f) az általános együttműködési kötelezettségre vonatkozó előírásokról;

g) a szabályzat módosításával összefüggő szabályokról;

h) az informatikai rendszer rendelkezésre állásával összefüggő szabályokról;

i) a rendkívüli helyzetből adódó változásokról;

j) a szolgáltatás szüneteltetésére, karbantartásra vonatkozó előírásokról;

k) a bejelentések, panaszok kezelésének rendjéről;

l) az adat- és titokvédelmi előírásokról, valamint

m) a jogviták rendezésére vonatkozó szabályokról.

40. A Rendőrség elektronikus űrlap biztosításával nyújtott elektronikus ügyintézési szolgáltatási szabályzata mellékleteként szerepeltetni kell az elektronikusan intézhető űrlapokról szóló nyilvántartás kivonatát, amelynek kötelező elemei:

a) az elektronikusan intézhető ügy témacsoportja;

b) az elektronikusan intézhető ügy típusa;

c) az űrlap azonosítója;

d) az űrlap típusa, valamint

e) a címezhető rendőrségi szervek megnevezése.

VIII. FEJEZET

ÁLLAMPOLGÁRI TÁJÉKOZTATÓ, HONLAP KARBANTARTÁSA, ÜGYFÉLSZOLGÁLATI FELADATOK

3. Az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó állampolgári tájékoztató

41. Az ügyfél részére az elektronikus űrlapok alkalmazásához állampolgári tájékoztatót kell készíteni.

42. Az állampolgári tájékoztatókban szerepeltetni kell:

a) az ügyintézés jogszabályi hátterét;

b) az elektronikusan intézhető ügy leírását;

c) az ügyintézés elektronikus formáját (így különösen ÁNYK, e-Papír);

d) az ügyintézéshez használt elektronikus űrlap megnevezését;

e) az ügyintézési határidőt;

f) az ügyintézéssel kapcsolatos fizetési kötelezettségeket;

g) az ügyintézéshez szükséges csatolmányok és azok hitelessége biztosításának módját.

43. Az állampolgári tájékoztatót magyar és angol nyelven, az elektronikus űrlaphoz csatolva a Rendőrség hivatalos honlapján közzé kell tenni.

4. A honlap információk karbantartása

44. A Rendőrség hivatalos honlapja elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos felületének karbantartását - ide nem értve az ügyintézést érintő informatikai üzemszünetről és üzemzavarról szóló tájékoztatók közzétételét - az ORFK Hivatal Elektronikus Ügyviteli és Adatvédelmi Főosztály végzi.[52]

45. Az elektronikus ügyintézéssel összefüggésben megjelentetni szükséges információkat úgy kell szerepeltetni, hogy az az állampolgár számára átlátható legyen és elősegítse az elektronikus ügyintézést.

5. Az ügyfélszolgálati feladatokkal kapcsolatos szabályok

46. Az elektronikus ügyintézés segítése, valamint az elektronikus ügyintézés során felmerült ügyfélpanaszok kezelése érdekében a Rendőrség a Kormányzati Ügyfélvonallal (a továbbiakban: 1818) együttműködve biztosítja a két szintű telefonos ügyfélszolgálatot.

47. Az első szintű telefonos ügyfélszolgálatot a 1818 nyújtja, amelynek keretében tájékoztatást ad a Rendőrség feladat- és hatásköréről, elérhetőségeiről, ügyfélfogadási idejéről, valamint a kezelt ügytípusok folyamatairól, a panasz, a bejelentés fogadásáról és az illetékes rendőri szervhez történő továbbításáról.

48. A különös szakértelmet igénylő állampolgári kérdések megválaszolása érdekébe második szintű telefonos ügyfélszolgálatot kell működtetni. Az első szintű telefonos ügyfélszolgálatot biztosító 1818 részére a második szintű - szakmai háttértámogatást nyújtó - telefonos ügyfélszolgálatot az ORFK elektronikus ügyintézést biztosító szakterületeinek erre a feladatra kijelölt ügyintézői nyújtják a hivatali munkaidőben az erre a célra kijelölt telefonszámokon keresztül.

49. Az ORFK elektronikus ügyintézéssel érintett szakterületeinek ügyintézői - az ORFK elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőjének koordinációjával - az együttműködési megállapodásban megjelölt időszakokban vagy az elektronikus ügyek menetében bekövetkezett változásokra figyelemmel soron kívül képzést tartanak a 1818 kijelölt ügyfélszolgálati munkatársainak.

50. Az ORFK elektronikus ügyintézéssel érintett szakterületének második szintű telefonos ügyfélszolgálatot nyújtó ügyintézője folyamatosan frissíti a 1818 részére átadott általános ügy- és folyamatleírásokat, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó felhasználói leírásokat, valamint az adatvédelemmel kapcsolatos információkat (a továbbiakban: tudásanyag).

51. Az elkészített tudásanyagot az ORFK elektronikus ügyintézéssel érintett szakterületének vezetője az ORFK elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezetője útján továbbítja a 1818 részére.

IX. FEJEZET

EGYES SZABÁLYZATOKRA VONATKOZÓ SZABÁLYOK

6. Információátadással kapcsolatos szabályok

52. Az ügyfél terheinek csökkentése érdekében az ORFK elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezetője valamennyi rendőri szervre kiterjedő hatállyal egységes információátadási szabályzatot ad ki, amit a Rendőrség hivatalos honlapján közzé kell tenni.

53. A Rendőrség Információátadási Szabályzatba bele kell foglalni az elsődleges és másodlagos információforrásból rendelkezésre álló adatokat és iratokat.

54. Amennyiben a Rendőrség Információátadási Szabályzatában módosításra okot adó körülmény merül fel, a körülmény bekövetkezésétől számított 30 napon belül azt módosítani kell.

55. A Rendőrség Információátadási Szabályzatában bekövetkezett módosításról a hatálybalépést megelőző tizenöt nappal az Elektronikus Ügyintézési Felügyeletet tájékoztatni kell, illetve azt a Rendőrség hivatalos honlapján közzé kell tenni.

7. A másolatkészítési szabályzatra vonatkozó egységes szabályok

56. A beérkező papíralapú iratról - amennyiben az nem tartozik a Korm. rendelet és a 2. melléklet, továbbá a papíralapú küldemények elektronikus irattá történő átalakításáról szóló 3/2017. (I. 24.) BM utasítás szerinti kivételi körbe -, valamint a hivatali működés során keletkezett papíralapú iratról a másolatkészítési szabályzatban meghatározott eljárási rendben hiteles elektronikus másolatot kell készíteni.[53]

57. A hiteles másolatkészítési eljárási rendet úgy kell kialakítani, hogy a másolatkészítés és hitelesítés folyamata egy lépésben garantálja a másolat teljes képi és tartalmi megfelelését.[54]

58. Az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító rendőrségi szerveknek önálló másolatkészítési szabályzattal kell rendelkezniük, amit - amennyiben a szerv vezetője nem tartja fenn magának a kiadmányozási jogot - a szerv elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezetője ad ki.

59. A másolatkészítési szabályzat mellékletét képezi a másolat hitelesítésére feljogosított személyek névjegyzéke, valamint a hiteles másolatkészítési rend technikai leírása.

60. A hitelesítést végző személyi körben bekövetkezett változást a névjegyzéken folyamatosan át kell vezetni.

61. A másolatkészítési szabályzat formai követelményei tekintetében a másolatkészítési szabályzat fedlapjának tartalmaznia kell:

a) a másolatkészítési szabályzat megnevezését;

b) a másolatkészítési szabályzat verziószámát;

c) a kibocsátó szervezet megnevezését;

d) az alkalmazási terület megjelölését (tárgyi hatály);

e) a kibocsátás dátumának, a hatálybalépés dátumának és az érvényessége megjelölését.

62. A verziószám első számjegye a másolatkészítési szabályzat rendelkező részére, a második (a tizedespont utáni) számjegye a másolatkészítési szabályzat mellékleteire vonatkozik. Amennyiben a másolatkészítési szabályzat rendelkező része módosul, az első számjegy növelése szükséges, a második tag egyúttal nullával újrakezdődik, amennyiben kizárólag a másolatkészítési szabályzat melléklete változik akkor a második tag növelés szükséges, az első tag változatlan marad.[55]

63. A másolatkészítési szabályzatnak táblázatos formában tartalmaznia kell a változáskövetést. A változáskövetésnek tartalmaznia kell:[56]

a) a verzió számát;

b) a változás leírását;

c) a hatálybalépés dátumát és

d) a készítő nevét és rendfokozatát.

64. Az elkészített másolatkészítési szabályzatot a mellékleteivel együtt egy pdf fájlban kell kiadmányozni.

65. A másolatkészítési szabályzatot a kiadását követően soron kívül a Rendőrség hivatalos honlapján közzé kell tenni. A hatályon kívül helyezett másolatkészítési szabályzatot a hatályon kívül helyezés időpontjától számított 10 évig meg kell őrizni.

66. A másolatkészítési szabályzat kiadásával egy időben az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv Robotzsaru rendszergazdája gondoskodik a másolatkészítési szabályzat pontos megnevezésének és verziószámának Robotzsaru rendszerben történő rögzítéséről.

8. Az elektronikus aláírási és elektronikus bélyegzési szabályzatra vonatkozó egységes szabályok

67. Az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szervek - amennyiben a szerv vezetője nem tartja fenn magának a kiadmányozási jogot - az elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezető által kiadott elektronikus aláírási és elektronikus bélyegzési szabályzatban kötelesek rendelkezni az elektronikus aláírás és az elektronikus bélyegző használatára vonatkozó szabályokról.

68. Az elektronikus aláírási és az elektronikus bélyegzési szabályzat mellékletében kell szerepeltetni az elektronikus aláírásra feljogosított személyek névjegyzékét.[57]

69. Az elektronikus aláírás használatára feljogosított személyek körében bekövetkezett változást a névjegyzéken folyamatosan át kell vezetni.[58]

70. Az elektronikus aláírási és elektronikus bélyegzési szabályzat formai követelményei tekintetében az elektronikus aláírási és elektronikus bélyegzési szabályzat fedlapjának tartalmaznia kell:

a) az elektronikus aláírási és elektronikus bélyegzési szabályzat megnevezését;

b) az elektronikus aláírási és elektronikus bélyegzési szabályzat verziószámát;

c) a kibocsátó szervezet megnevezését;

d) az alkalmazási terület megjelölését (tárgyi hatály);

e) a kibocsátás dátumának, a hatálybalépés dátumának, valamint az érvényessége megjelölését.

71. A verziószám első számjegye az elektronikus aláírási és elektronikus bélyegzési szabályzat rendelkező részére, a második (a tizedespont utáni) számjegye az elektronikus aláírási és elektronikus bélyegzési szabályzat mellékleteire vonatkozik. Amennyiben az elektronikus aláírási és elektronikus bélyegzési szabályzat rendelkező része módosul, az első számjegy növelése szükséges, a második tag egyúttal nullával újrakezdődik, amennyiben kizárólag az elektronikus aláírási és elektronikus bélyegzési szabályzat melléklete változik akkor a második tag növelés szükséges, az első tag változatlan marad.[59]

72. Az elektronikus aláírási és elektronikus bélyegzési szabályzatnak táblázatos formában tartalmaznia kell a változáskövetést. A változáskövetesnek tartalmaznia kell:

a) a verzió számát;

b) a változás leírását;

c) a hatálybalépés dátumát és

d) a készítő nevét és rendfokozatát.

73. Az elkészített elektronikus aláírási és elektronikus bélyegzési szabályzatot a mellékleteivel együtt egy pdf fájlban kell kiadmányozni.

74. Az elektronikus aláírási és az elektronikus bélyegzési szabályzatot a kiadástól számított öt munkanapon belül a Rendőrség hivatalos honlapján közzé kell tenni. A Rendőrség hivatalos honlapján a hatályon kívül helyezett elektronikus aláírási és elektronikus bélyegzési szabályzatot a hatályon kívül helyezés időpontjától számított 10 évig meg kell őrizni.

X. FEJEZET

A RENDŐRSÉG ELEKTRONIKUS KAPCSOLATTARTÁSA

75. A Rendőrség az ügyféllel, illetve más szervekkel az elektronikus kapcsolatot:

a) ügyfélkapun;

b) hivatali kapun, illetve

c) cégkapun

keresztül tartja.

76. Amennyiben jogszabály vagy a Szabályzat másként nem rendelkezik, a hivatali működése során előállított dokumentumokat elektronikus úton kell továbbítani a címzett részére.

77. A gazdasági országos rendőrfőkapitány-helyettes gondoskodik a Rendőrség hivatali kapujának folyamatos működéséről.

78. Amennyiben az elektronikus kapcsolattartással összefüggésben a Rendőrség informatikai rendszerében működési zavar lép fel, és az befolyásolja az elektronikus ügyintézés és iratkezelés végrehajtását, a Rendőrség elektronikus ügyintézés biztosításával kapcsolatos incidenseinek kezelésére vonatkozó eljárási szabályok szerint kell eljárni.[60]

III. RÉSZ

IRATKEZELÉSI SZABÁLYOK

XI. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉS SZERVEZETE

9. Az iratkezelés rendje

79. Az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerveknél vegyes iratkezelést kell működtetni. Az iratok nyilvántartására az ORFK elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezetője által külön nyilvántartásban (a továbbiakban: iktatókönyvek nyilvántartása) nyilvántartott tárgykör szerint felfektetett iktatókönyveket kell vezetni.[61]

80. Új iktatókönyv állandó vagy ideiglenes jelleggel csak az ORFK elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőjének írásbeli engedélye alapján hozható létre, kizárólag abban az esetben, ha a kialakításra tervezett nyilvántartás védendő értéket vagy érdeket képvisel, az az elektronikus ügyintézést szolgálja, illetve ha egyéb ok a külön iktatókönyv alkalmazását indokolja.[62]

10. Iratkezelés az elektronikus iratkezelő rendszer leállása esetén

81. Az elektronikus iratkezelő rendszer leállásának idejére minden érkeztető ponton az adott évben 1-től kezdődő iktatószámmal - a Korm. rendelet 39. § (2) bekezdése szerinti adattartalommal - papíralapú iktatókönyvet (a továbbiakban: ideiglenes iktatókönyv) kell felfektetni, amely biztosítja az "Azonnal!", "Soron kívül!", "Sürgős!" kezelési jelzéssel ellátott, a jogszabályok által határidővel érintett, valamint a vezető által meghatározott iratok hiteles nyilvántartását.

82. Az ideiglenes iktatókönyvben kell iktatni az "Azonnal!", "Soron kívül!", "Sürgős!" kezelési jelzés nélküli iratokat is, ha az iktatás akadályoztatása meghaladja a 24 órát. Amennyiben ismert az elektronikus iratkezelő rendszerben kapott iktatószám, azt az iktatás során minden esetben fel kell tüntetni az ideiglenes iktatókönyv "Megjegyzés" rovatában.

83. Az ideiglenes iktatókönyvet a Főnyilvántartó Könyvben kell nyilvántartásba venni. Az ideiglenes iktatókönyvből kapott szám az irat érkeztető és iktatószáma is egyben, amit a következő módon kell képezni: az ideiglenes manuális iktatókönyv megkülönböztető jele-iktatókönyv azonosítója / szám / évszám (pl. Id.-bű/1/2009., vagy id.-ált/2/2009.).

84. Az iktatást folyamatos sorszámozással kell végezni, az iratok átadás-átvételét Főnyilvántartó Könyvben nyilvántartott manuális átadókönyvben kell végrehajtani.

85. Az elektronikus iratkezelő rendszer újraindulását követően az ideiglenes iktatókönyvben nyilvántartásba vett iratokat érkeztetni kell, át kell iktatni az elektronikus iratkezelő rendszerbe, és az átvezetés tényét a két nyilvántartásban a kölcsönösen hivatkozott érkeztetési és iktatószámokkal jelezni kell, valamint - amennyiben szükséges - az iktatószámok változásáról az átiktatást végző személy az érintetteket értesíti.

86. Az elektronikus iratkezelő rendszer leállása esetén alkalmazott iktatókönyvet az év végén az utolsó iktatószám alatt aláhúzással le kell zárni, majd azt a keltezést követően aláírással és a hivatali egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni. Az ideiglenes iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tárolni.

87. A papíralapú iktatókönyvben ceruzával írni, sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni tilos. Amennyiben helyesbítés szükséges, a téves bejegyzést egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

88. A Posta Hibrid szolgáltatás kiesés/leállás esetén a hiteles elektronikus iratból a papíralapú hiteles másolat elkészítésének szabályai alapján létrehozott hiteles papíralapú küldeményt manuálisan kell expediálni.

11. Az ügyviteli feladatok megoszlása

89. Az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv érkeztető pontjának ügykezelői végzik:

a) a szervhez nem hivatali kapun beérkezett elektronikus, valamint a papír alapon beérkezett küldemények átvételét, érkeztetését;[63]

b) a papíralapú küldemény felbontását, a postabontási adatok rögzítését, a címzetthez vagy az előszignálásra/szignálásra jogosult személyhez történő továbbítását;[64]

c) az elektronikus küldemények felbontását, megnyithatóság, olvashatóság szempontjából történő ellenőrzését, amennyiben szükséges, az érkeztetési adatok pontosítását, a postabontási adatok rögzítését, a címzetthez vagy az előszignálásra/szignálásra jogosult személyhez történő továbbítását;[65]

d) az iratok előzménykutatását, csatolását, szerelését;[66]

e) a kivételi körbe tartozó küldemények címzetthez történő továbbítását;

f) a központi irattár kezelését, ennek keretében:[67]

fa) az átmeneti irattárából átvett iratok központi irattárban történő tárolását,

fb) a kölcsönzés, folyamatbahelyezés végrehajtását,

fc) a selejtezést,

fd) a megsemmisítést,

fe) a maradandó értékű iratok közlevéltárba átadásának előkészítését;

g) az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv hivatalos elektronikus postafiókjának hivatali munkaidőben történő kezelését;[68]

h) a normanyilvántartást;

i) a másolatkészítési szabályzatban meghatározott feladatok végrehajtását[69]

j) az érkeztető ponthoz érkezett és hiteles elektronikus irattá alakított papíralapú küldemények tárolását;[70]

k) valamennyi hiteles elektronikus irattá alakított papíralapú küldemény megsemmisítését;[71]

l) az automatikusan vagy az érkeztető pont által keletkeztetett, nem rendezett érkeztető számok ellenőrzését, a szükséges ügykezelői művelet (a címzetthez vagy az előszignálásra/szignálásra jogosult személyhez történő továbbítás, tévessé tétel) végrehajtását;[72]

m) amennyiben a címzett szervezeti eleme vagy felettes szervezeti egysége/eleme nem rendelkezik ügykezelővel, az iratok iktatását, előzmény esetén az iratok alszámra iktatását, papíralapú irat esetén az ügyintézővel egyeztetve az irattári tételszám rögzítését.[73]

n) a téves címre érkezett elektronikus küldeményeknek NOVA SZEÜSZ küldési móddal történő soron kívüli továbbítását.[74]

90. A szervezeti elem ügykezelője vagy a szervezeti elemnél ügykezelői feladatokat ellátó személy (a továbbiakban: szervezeti elem ügykezelője) végzi:[75]

a) a szervezeti elemhez közvetlenül érkező küldemények érkeztetését, a küldemény felbontását, a postabontási adatok rögzítését, az előszignálásra/szignálásra jogosult személyhez történő továbbítását;

b) az iratok előzménykutatását, iktatását, csatolását, szerelését, az ügykezelés típusának beállítását, az iratok továbbítását a címzettekhez, illetve az előszignálásra/szignálásra jogosult személyhez;[76]

c) a másolatkészítési szabályzatban meghatározott feladatok ellátását;

d) a szervezeti elem hivatalos elektronikus postafiókjának kezelését;

e) a szervezeti elem átmeneti irattárának, valamint a határidőben lévő ügyiratok kezelését, az átmeneti irattárban lévő iratok iratkölcsönzését, valamint átadását a központi irattárnak;[77]

f) az iratok lezárását, az átmeneti irattárból az ügyirat folyamatba helyezését, valamint a határidőben lévő ügyirat határidőből kivételét;[78]

g) a szervezeti elemhez közvetlenül érkezett és hiteles elektronikus irattá alakított papíralapú küldemény megsemmisítésig történő tárolását.[79]

h) a papír alapon érkezett irat esetében az ügyintézővel egyeztetve az irattári tételszám rögzítését az iktatás során, de legkésőbb az iktatást követő munkanapon.[80]

i) a szervezeti elem által keletkeztetett, nem rendezett érkeztető számok ellenőrzését, a szükséges ügykezelői műveletek (szignálásra ajánlás, iktatás, tévessé tétel) végrehajtását.[81]

j) az ügyintéző elektronikus levélcímére érkezett küldemények érkeztetését, postabontását, előzménykutatását, előzmény esetén a küldemény alszámra történő iktatását, előzmény hiányában a küldemény szignálásra ajánlását.[82]

91.[83]

92. A vezetők - a feladat- és hatáskörükbe tartozó ügyekben - végzik:

a) a szignálást;

b) a koordinációra bocsátást;

c) az elintézés/koordináció határidejének meghatározását;

d) az érkezett irattal kapcsolatban tett intézkedések jóváhagyását;

e) a feladat végrehajtásának ellenőrzését;

f) a határidő-hosszabbítás és a határidőben lévő iratok felülvizsgálatát;[84]

g) a kiadmányozást;

h) a védettség és a betekintő körének meghatározását;

i) az érkezett papíralapú iratok megsemmisítési jegyzőkönyv tervezetéből történő törlését, az abba történő újbóli felvétel engedélyezését;[85]

j) az irattári tételszám meghatározását, az irattározás, az irattárba adás engedélyezését.[86]

k) az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv hivatalos elektronikus postafiókjának hivatali munkaidőn kívül kezeléséért felelős személy vagy szervezeti egység kijelölését.[87]

93. Az ügyintézők:[88]

a) a beérkezett ügyfélbeadványok ügyintézésekor - jogszabály eltérő rendelkezése hiányában - ellenőrzik az ügyfél elektronikus ügyintézési rendelkezéseit a kapcsolattartás formája, a kapcsolattartás módja, a képviseleti jog (meghatalmazás) vonatkozásában;

b) elkészítik a fogalmazványt;

c) az elektronikus levélcímükre érkezett küldeményeket soron kívül továbbítják a szervezeti elem ügykezelőjének elektronikus levélcímére, vagy az iratkezelési feladatok ellátása céljából végrehajtják a saját hivatalos elektronikus levélcímükre érkezett küldemények érkeztetését, postabontását, előzménykutatását, előzmény esetén a küldemény alszámra történő iktatását, előzmény hiányában a küldemény szignálásra ajánlását;[89]

d) végzik saját készítésű papíralapú irat esetén a hiteles elektronikus másolatkészítést a másolatkészítési szabályzatban meghatározottak szerint;[90]

e) értesítik az ügyfelet a beadványa mellékletének értelmezhetetlenségéről;[91]

f) javaslatot tesznek a tárgykörre és az irattári tételszámra;

g) rögzítik a vezetői tájékoztatáshoz, valamint az expediáláshoz és az iratkezeléshez szükséges adatokat;

h) figyelemmel kísérik a küldemények feladásának sikeres megtörténtéről kiállított elektronikus visszaigazolások beérkezését, amennyiben a feladási nyugta legkésőbb a következő munkanapon az elektronikus rendszerben nem jelenik meg, úgy intézkednek az ismételt megküldésre, tömegesen előforduló esetben jelentik a felmerült hibát az elektronikus ügyintézésért és iratkezelésért felelős vezetőnek.[92]

i) az ügyfél ügyintézési rendelkezésének nyilvántartásában ellenőrzik az ügyfél elektronikus kapcsolattartásra vonatkozó rendelkezését, melynek eredményét az ügy alszámára iktatják, és az eredmény függvényében intézkednek a megfelelő küldési mód alkalmazására;[93]

j) a munkaköri leírásukban kapott felhatalmazás alapján döntenek az ügyirat határidőbe történő helyezéséről.[94]

12. Az iratkezelés rendszere

94. A Rendőrség elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerveinél az iratok kezelése az iktatókönyvek nyilvántartásában nyilvántartott iktatókönyvekben történik, ahol minden irat csak egy érkeztető, illetve - amennyiben iktatásköteles - egy iktatószámot kap. A küldemény, illetve az irat szervezeti elemek közötti mozgása és mindenkori fellelési helye átadáskor-átvételkor automatikusan naplózásra kerül.[95]

95. Az iratkezelési mozzanatokat (így különösen az érkeztetést, postabontást, iktatást) - a normanyilvántartás, a futárposta összeállítása és továbbításra átadása, a központi irattárhoz kapcsolódó tevékenységek, valamint az elektronikus másolat hitelesítésének kivételével - az irattal, annak mozgásával, az ügy intézésével kapcsolatos adatfelvételt - a munkaköréből, illetve a konkrét irattal kapcsolatos jogosultságától függően - bármely erre a feladatra munkaköri leírásában kijelölt személy elvégezheti.[96]

96. A visszaérkezett tértivevények és elektronikus visszaigazolások, valamint a 120. pontban meghatározottak kivételével az érkeztető könyvben valamennyi papíralapú, elektronikus, egyéb adathordozón beérkező küldemény adatait rögzíteni kell, és automatikusan érkeztetési sorszámot kell adni akkor is, ha a küldemény nem iktatásköteles.

97. A postabontó könyvben valamennyi papíralapú, elektronikus, egyéb adathordozón beérkező küldemény bontási adatait rögzíteni kell.

98. Az elektronikus belső (ideiglenes) munkakönyv a szignálásra felajánlott és a saját készítésű, kiadmányozásra, illetve további feladat-meghatározásra váró iratok nyomon követhetőségét biztosító nyilvántartó könyv.

99. Az iktatókönyvben történik az ügy, illetve az irat témájától függően az iratok:

a) iktatása,

b) az egyes szervezeti elemek egymás közötti, illetve a köztük és a külső szervek közötti iratforgalom jelzése,

c) az ügyviteli, szignálási, kiadmányozási, irattári kezeléssel, valamint közlevéltárba adási kötelezettséggel kapcsolatos adatok regisztrálása.

100. A Robotzsaru rendszer koordinációs rendszerét kell alkalmazni, amennyiben az iratot az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerven belül egy időben, egy vagy több belső címzett részére kell továbbítani. A rendszer a koordinációra felkínált elektronikus iratot is tartalmazza, azt iktatószámon tartja nyilván, a válaszokat alszámmal látja el. A kapott koordinációból - amennyiben szükséges - további koordináció indítható vagy ha iratkezelési szempontból szükséges, az külön főszámra is iktatható a szignálásra jogosult vezető indokolt döntése alapján.

101. A belső átadókönyvben történik egy elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerven belül az érkeztetett, nem iktatásköteles iratok belső címzetthez történő továbbítása, valamint azok átadásának-átvételének regisztrálása.

102. A külső átadókönyvben történik a Rendőrség elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szervei közötti, valamint a külső szerveknek, személyeknek kézbesítendő papíralapú küldemények továbbításának regisztrálása.

103. Az elektronikus feladójegyzéken - az elektronikus feladójegyzéken nem szerepeltethető küldemények esetén a postakönyvben - történik a Magyar Posta útján továbbított papíralapú küldemények nyilvántartása.[97]

104. A Robotzsaru rendszer elektronikus küldemények listájában történik az elektronikusan érkezett, valamint a továbbított küldemények nyilvántartása.[98]

105. Az Állami Futárszolgálat útján továbbított küldemények nyilvántartása futárjegyzéken történik.[99]

106.[100]

107. Az elektronikus iratkezelési rendszer az ügyviteli állományokat egy közös számítógépes adatbázisban tárolja, amelyet az arra jogosult, egyedi azonosítókkal és jelszóval rendelkező felhasználók a számítógépes hálózaton munkaállomásaikról elérnek, abban jogosultságuknak megfelelően írhatnak, olvashatnak, műveleteket végezhetnek.

13. A jogosultsági rendszer

108. Az elektronikus iratkezelő rendszerhez kiadott hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. A Robotzsaru rendszer használatához a jogosultságokkal kapcsolatos előírásokat külön utasítás tartalmazza.

XII. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA

14. A küldemények átvétele

109. Az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szervhez beérkező küldemény átvételére jogosult hivatali munkaidőben:

a) elsősorban az érkeztető pont ügykezelője;

b) a szerv vezetője vagy az általa megbízott személy;

c) az elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezető vagy az általa megbízott személy;

d) a címzett vagy az általa megbízott személy;

e) a címzett elöljárója;

f) a postai meghatalmazással rendelkező személy;

g) az ügyfélszolgálati vagy panasziroda alkalmazottja;

h) az ügy előadója, ügyintézője;

i) az elektronikus rendszer;

j) a hivatalos elektronikus postafiók.

110. A küldemény átvételére jogosult hivatali munkaidőn túl:

a) a szerv vezetője által felhatalmazott személy;

b) a címzett vagy a szerv vezetője által esetileg felhatalmazott személy;

c) az elektronikus rendszer;

d) a hivatalos elektronikus postafiók.

111. Amennyiben a küldeményt nem a címzett vette át, azt a legrövidebb időn belül, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén át kell adni a címzettnek. A gyors elintézést igénylő ("Azonnal!", "Soron kívül", "Sürgős!" kezelési jelzésű) küldeményt - az érkeztetést követően - haladéktalanul továbbítani kell a címzetthez. Hivatali munkaidőn túl a gyors elintézést igénylő küldeményeket az intézkedésre jogosult személynek - így különösen vezető ügyeletesnek, ügyeletesnek, szolgálatparancsnoknak - kell átadni, aki intézkedik a küldemény ügykezelőhöz történő továbbítására.[101]

112. A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:

a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát;

b) a kézbesítőokmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel (nyilvántartó vagy iktatószám) megegyezőségét;

c) a küldeményt (az iratot) tartalmazó boríték, egyéb csomagolás sérthetetlenségét, valamint az elektronikus fájl megnyithatóságát, olvashatóságát;

d) ha a küldemény nem borítékban (csomagban) érkezett, illetve amennyiben a küldemény felbontására jogosult, az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben az irat tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az irat illetékköteles, az illeték lerovásának tényét, az illetékbélyeg meglétét.

113. Az átvevő személy a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával, az átvétel dátumának feltüntetésével és az átvételi okmány lebélyegzésével köteles az átvételt elismerni. A futárszolgálattól átvett küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell az átvételi okmányon megjelölni. Az "Azonnal!", a "Soron kívül!" és a "Sürgős!" jelzés esetében a küldeményen a hiteles másolatkészítést megelőzően rögzíteni kell az érkezés idejét óra, perc pontossággal. A papíralapú tértivevény esetén az átvevő személy köteles gondoskodni a tértivevény feladóhoz történő visszajuttatásáról.[102]

114. Az ügyfélkapun, a hivatali kapun és a cégkapun keresztül érkezett küldemények esetében az elektronikus iratkezelő rendszer a feladónak automatikusan elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés sorszámát is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát).

115. A nem elektronikus úton érkező sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon, illetve az érkeztető-postabontó könyvben egyaránt jelölni kell, és soron kívül ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét. Irathiány esetén ennek tényét két példányban felvett jegyzőkönyvben, illetve az érkeztető-postabontó könyvben kell rögzíteni. A jegyzőkönyvből egy példányt az iratküldő szervhez vagy személyhez kell továbbítani.

116. Ha az érkezett elektronikus irat sérült vagy a küldemény címzettje nem beazonosítható, az érkeztetést végző szervezeti elem soron kívül intézkedik a küldő szerv erről történő tájékoztatására, és a 3. melléklet szerinti iratminta felhasználásával kezdeményezi a küldemény ismételt megküldését.[103]

117. Téves címzés esetén a papíralapú küldeményt[104]

a) amennyiben a címzett az Állami Futárszolgálat rendszerébe bekapcsolt szerv, akkor az Állami Futárszolgálattal;

b) amennyiben a címzett szerv nincs bekapcsolva az Állami Futárszolgálat rendszerébe, a Magyar Posta útján tovább kell küldeni a címzett részére.

118. A téves címre érkezett elektronikus küldeményt - soron kívül - tovább kell küldeni a címzett részére.[105]

119.[106]

15. A küldemények érkeztetése

120. Minden beérkezett küldeményt a beérkezés helyén és a beérkezést követő legrövidebb időn belül dokumentáltan érkeztetni kell, kivéve azon beadványokat, amelyeket a szerv foglalkoztatottjának elektronikus levélcímére küldtek, és az ügyintéző a beadvány tartalmából megállapítja, hogy a beadvány nem a szerv hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul.[107]

120/A. A Posta SZEÜSZ alkalmazásával kézbesített, azonban sikertelen kézbesítés miatt a feladónak visszaküldött küldeményeket az érkeztetőpont a selejtezési és megsemmisítési eljárás mellőzésével azonnal megsemmisíti. A kivételi körbe tartozó küldeményként feladott, sikertelen kézbesítés miatt a feladónak visszaküldött küldeményeket az érkeztetőpont a feladó szervezeti elem ügykezelési feladatait ellátó munkatársának átadja, aki az ügyintézővel egyeztetve intézkedik a visszaérkezett küldemény ügyiratban történő elhelyezésére vagy megsemmisítésére.[108]

121. Az érkezett küldemény borítékjáról vagy csomagolásáról, illetve az iratról az érkeztető könyvben

a) rögzíteni kell:

aa) a küldemény iktatószámát, ragszámát,

ab) a küldő szerv/személy nevét, címadatait,

ac) a belső címzett szerv/személy nevét, beosztását;

ad) a küldemény típusát (papíralapú, elektronikus, vegyes);[109]

b) rögzíteni lehet:

ba) az adathordozó fajtáját,[110]

bb) a küldemény érkezési módját,

bc) a kezelési utasítást,

bd) a kezelési jelzést,

be) az átvétellel, az érkeztetéssel, a küldeménnyel kapcsolatos egyéb fontos információkat.

122. Az ügyfélkapuról, a cégkapuról és a hivatali kapuról érkező küldemény érkeztetését és a beérkezés visszaigazolását a küldő felé a Robotzsaru rendszer automatikusan végzi.[111]

123. A küldemények érkeztetése minden év elején újra kezdődő sorszámos rendszerben történik. A soron következő érkeztető szám, valamint az érkeztetés ideje automatikusan generálódik. Az érkeztető szám a szervezeti azonosítóból, a sorszámból, az évszámból és az érk. jelzésből áll. (29000-1/2017. érk.)

124. Elektronikus küldemény (e-mail) manuális érkeztetése esetén az elektronikus iratkezelő rendszer érkeztető könyvében az érkeztető szám, az érkeztető személy azonosítójának, valamint az érkeztetés idejének kivételével minden adat javítható, felülírható. Amennyiben ugyanazon küldeményt több módon - így különösen, elektronikus levelező rendszeren és papíron, ide nem értve a NEO Postán keresztül küldött ügyiratokat - is megküldték, és azokat külön-külön érkeztették, azt az érkeztető számot kell iktatni, amely tartalmazza a küldemény összes mellékletét, a további - még nem iktatott - érkeztető számokat "nem iktatandó" jelöléssel kell ellátni, azzal, hogy az iktatószámot a megjegyzés rovatban jelölni kell, illetve, amennyiben az érkeztető szám iktatása már megtörtént, akkor a küldeményt annak alszámára kell beiktatni.[112]

124/A. Amennyiben a panaszostól, közérdekű bejelentőtől vagy egyéb bejelentő személytől érkezett elektronikus küldemény (e-mail) címzettjei között több rendőri szerv vagy szervezeti elem hivatalos elektronikus postafiók címe is szerepel, akkor az elsőként megjelölt hivatalos elektronikus postafiókhoz tartozó szerv vagy szervezeti elem intézkedik a küldemény iktatására, valamint a küldeményben foglalt feladatok végrehajtására, így különösen a hatáskör és az illetékesség vizsgálatára, valamint ennek alapján az ügy szükség szerinti áttételére. Ilyen esetben a további címzettek - ideértve a másolati címzetteket is - az e-mail-beadványt a küldemény érkeztetését követően nem iktatandó jelöléssel látják el, és a megjegyzés mezőben a "Nem iktatandó az Iratkezelési Szabályzat 124/A. pontja alapján." szöveget tüntetik fel.[113]

125. A papíralapú irat érkeztetéshez - a lehetőségek függvényében - érkeztető bélyegzőt kell használni. Az érkeztető bélyegzőnek tartalmaznia kell a küldemény érkezésének időpontját (év, hónap, nap) és az érkeztető számot. Amennyiben az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv érkeztető bélyegzővel nem rendelkezik, az érkeztetésre vonatkozó adatokat kézzel kell az érkezett iratra rávezetni, mely az "É" előtagból, a sorszámból és az évszámból áll (É-1/2017.).

126. Amennyiben az irat elektronikus adathordozón érkezett, az érkeztető számot a kísérő levélre és - amennyiben ez lehetséges - az adathordozó burkolatára is rá kell írni.

127. Amennyiben a küldemény csomagolásán kerül rögzítésre érkeztető szám, és a csomagolás a későbbiekben nem kerül elhelyezésre az irat mellé, akkor ezeket az adatokat felbontás után az iratra rá kell vezetni.

128.[114]

129.[115]

16. A küldemények felbontása

130. Az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szervhez érkezett küldeményeket a címzett, az ügykezelő vagy az elektronikus iratkezelő rendszer bonthatja fel.

131. A postabontó könyvben

a) rögzíteni kell a küldemény tárgyát, valamint - amennyiben a küldeményben felbontáskor érték található - az érték megnevezését, összegét és az érték elintézési módját;

b) csatolni kell a papíralapú küldemény elektronikus másolatát;[116]

c) rögzíteni lehet:

ca) a küldemény tárgykörét,[117]

cb) a küldemény lap- vagy darabszámát,

cc) a mellékletek leírását, számát.

132. A felbontás nélkül a címzett részére továbbított küldeményeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, illetve felettese bonthatja fel. Ha az ilyen küldeményt iktatni kell, a nyilvántartásba vételhez szükséges adatokat közölni kell a címzett szervezeti elem ügykezelőjével.[118]

133. A felbontás nélkül a címzett részére továbbítandó kezelési utasítással ellátott küldemény címzettjének döntése esetén a papíralapú iratot nem kell hiteles elektronikus irattá alakítani, mely döntését a címzett az iraton, azt követően a szervezeti elem ügykezelője az elektronikus iratkezelő rendszerben megjegyzésként rögzít.[119]

134. A küldemények felbontásakor ellenőrizni kell az iraton feltüntetett mellékletek meglétét. A mellékletek hiánya esetén - amennyiben lehet - az ügy elintézését meg kell kezdeni, és ezzel egy időben a küldő szervet hiánypótlásra kell felkérni.

135. Az elektronikusan érkezett küldeményt iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell. Amennyiben a küldemény az Eütv. vhr-ben közzétett formátumokat kezelő programokkal nem nyitható meg, azt iktatni kell, de a küldőt - amennyiben elektronikus kapcsolattartásra szolgáló elérhetőségét megadta - az érkezéstől számított legkésőbb három munkanapon belül az érkeztető szervezeti elem a 3. melléklet szerinti iratminta felhasználásával elektronikus úton értesíti a küldemény értelmezhetetlenségéről és a szerv által használt formátumokról. Amennyiben a küldeménynek csak egyes elemei nem nyithatóak meg az egységes közigazgatási informatikai követelmény- és tudástárban közzétett formátumokat kezelő programokkal, úgy az ügyintézőnek a küldőt értesíteni kell az értelmezhetetlen elemekről és az iratpótlás szükségességéről, lehetőségeiről.[120]

136. Amennyiben az elektronikus iratkezelő rendszer nem rendelkezik automatikus értesítési lehetőséggel, az értesítést írásba kell foglalni. Az értesítésnek tartalmaznia kell a küldemény azonosító adatait, azon tényt, hogy az elektronikus irat nem nyitható meg, az iratpótlás szükségességét, illetve a szerv által használt formátumokról.

137.[121]

138. A papíralapú küldemény téves felbontásakor a felbontó a téves felbontás tényét a felbontott küldeményen a dátum megjelölésével és a szerv körbélyegzőjének lenyomatával ellátva aláírásával dokumentálja, és a küldemény visszazárása után azonnal gondoskodik a küldemény címzetthez való eljuttatásáról. A felbontás tényét és dátumát az érkeztető szám megjegyzés rovatában is köteles rögzíteni.

139. A papíralapú küldemény borítékját mindig az irat mellé kell csatolni, amennyiben azon olyan információ került rögzítésre, amelyet a küldeményben lévő irat nem tartalmaz.[122]

140. Amennyiben a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetve az értéket köteles az iraton vagy feljegyzés formájában az irathoz csatoltan részletesen feltüntetni. A pénzt vagy egyéb értéket elismervény ellenében kell átadni az ügyintézőnek. Az elismervényt az irathoz kell csatolni.[123]

140/A. A pénzkezeléssel megbízott az illetékbélyeg értékét az iraton rögzíti, és - amennyiben az még nem történt meg - az illetékbélyeget az iratra felragasztja, majd áthúzással vagy felülbélyegzéssel értékteleníti. Az illetékkel kapcsolatos - a Szabályzatban nem szabályozott - egyéb eljárásokat az illetékről szóló rendelkezések szerint kell végrehajtani.[124]

17. A küldemények szignálása

141. Az ügykezelő az iratot az iktatást megelőzően vagy - a 149. pontban meghatározott esetek kivételével - az iktatást követően szignálás végett köteles az elektronikus rendszerben felajánlani, vagy kivételi körbe tartozó küldemények esetén azt a szignálásra feljogosított személynek bemutatni. Előadói ívbe helyezve kell bemutatni a kivételi körbe tartozó papíralapú küldeményeket, míg azon elektronikus iratokhoz, melyeknek ügyintézése elektronikusan történik, nem kell előadói ívet alkalmazni. Utóbbi esetben a vezetői és ügyintézői feljegyzéseket az elektronikus iratkezelő rendszerben kell dokumentálni. A vegyes ügyiratok kezelése esetén az első kivételi körébe tartozó irat érkezése vagy keletkezése időpontjában kell az előadói ívet megnyitni.[125]

142. Az elektronikus iratkezelő rendszerben a szignálásra felajánlott, illetve a további feladat-meghatározást igénylő saját készítésű iratot a belső (ideiglenes) munkakönyv számán kell a szignáló, feladat-meghatározó vezetőnek továbbítani.[126]

143. Az elektronikus iratkezelő rendszer a 192. pontban meghatározottak alapján az elektronikus ügyintézés keretében benyújtott iratot automatikusan felajánlja szignálásra a vezetőnek.

144. A vezető az irat beérkezését követő 90 napon belül dönthet a hiteles elektronikus irat papíralapú példányának megsemmisítési jegyzőkönyv tervezetéből történő törléséről, illetve indokolt esetben intézkedik az abba történő újbóli felvételről.[127]

145. Az előadói ívben az iratokat úgy kell sorrendbe helyezni, hogy az üggyel kapcsolatos iratok iktatásának emelkedő sorrendjében helyezkedjenek el.

146.[128]

147.[129]

148. Az előadói ívet csak a vezető iktatásra, illetve intézkedésre utaló szignálása után kell kitölteni. Abban az esetben, ha az érkezett papíralapú irat érdemi intézkedést igényel, kötelező az egyéb vezetői utasítások, ügyintézői és ügykezelői feljegyzések rögzítése a csatolt előadói íven és az elektronikus iratkezelő rendszerben.[130]

149. A vezető előzetesen meghatározott ügyfajták esetében engedélyezheti az irat bemutatás (szignálás) előtti iktatását. Amennyiben a szignálásra jogosult másként nem rendelkezik, nem kell bemutatni azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, és az ügy feldolgozására az ügyintéző kijelölése már korábban megtörtént.

150. Az irat előszignálására/szignálására jogosult vezető az érkeztetést követő egy munkanapon belül:[131]

a) kijelöli az ügyintézőt;[132]

b) meghatározza, hogy az iratot melyik iktatókönyvbe kell iktatni;

c) közli az elintézéssel kapcsolatos utasításait - így különösen az elvégzendő feladatot, a határidőt, a sürgősségi fokot -, papír alapon érkezett irat esetén rendelkezik a megsemmisítési jegyzőkönyv tervezetéből történő törlésről;[133]

d) meghatározza az irat tárgyát és tárgykörét, irattári tételszámát.[134]

150/A. Elektronikus ügyintézés és vegyes irat esetén a 150. pontban meghatározott adatokat, valamint egyéb utasításait a vezető az elektronikus rendszerbe jegyzi be.[135]

150/B. Papíralapú irat esetén a vezető az "Elektronikus szignálás alapján!" utasítást keltezéssel és aláírással hitelesíti az előadói íven, majd a kitöltött előadói ívbe helyezett iratot visszaadja az ügykezelőnek.[136]

150/C. A vezető azon iratok esetében, amelyekhez nem kell előadói ív, az "Elektronikus szignálás alapján!" utasítást az iratra jegyzi rá, és azt visszaadja az ügykezelőnek.[137]

151. A szignálásra jogosult vezető a szignálás adatait felülírhatja, a feladatot továbbadhatja, új felelőst, határidőt, instrukciókat határozhat meg, illetve a korábbi adatokat módosíthatja (továbbszignálás, átszignálás).

18. Határidő megállapítása

152. Az ügyek elintézésének általános határideje hatvan nap. Ennél hosszabb határidőt jogszabály, vagy különösen indokolt esetben - jogszabály eltérő rendelkezése hiányában - a szignálásra jogosult vezető határozhat meg.[138]

153. Amennyiben a szignálást végző az iraton vagy az előadói íven ettől eltérő határidőt nem határoz meg:

a) "Azonnal!" jelzés alkalmazása esetén az irat érkezését követő munkanap kezdetéig;

b) "Soron kívül!" jelzés alkalmazása esetén az irat érkezését követő második munkanap végéig;

c) "Sürgős!" jelzés alkalmazása esetén az irat érkezését követő harmadik munkanap végéig

kell intézkedni a szignálásban meghatározott feladat végrehajtására.

154. Határidő kijelölése, módosítása vonatkozásában az alábbiak szerint kell eljárni:

a) a vezető, illetve az arra jogosult személy határidőt jelölhet meg az alárendelt szerveknek, ettől eltérő más szerveket rövid indokolással kell felkérni a határidő betartására;

b) a határidőt úgy kell megállapítani, hogy az intézkedést végrehajtó szervnek vagy személynek (ügyintéző, ügyfél) elegendő idő álljon rendelkezésére az ügy elintézéséhez;

c) az ügyintéző köteles jelenteni vezetőjének, ha az ügyet a határidőig elintézni nem tudja, és amennyiben a határidőt felső szerv állapította meg, távbeszélőn vagy írásban hosszabbítást kell kérni, továbbá távbeszélőn adott határidő-hosszabbítás esetén az előadói ívre, az ügyiratra vagy az elektronikus iratkezelő rendszerben fel kell jegyezni az új határidőt, az engedélyező nevét, rendfokozatát, beosztását, az engedélyezés idejét;

d) tisztán elektronikus ügyirat esetén az ügyintéző köteles feljegyzésbe foglalni és vezetőjének felterjeszteni, ha az ügyet határidőig elintézni nem tudja, és amennyiben a határidőt felső szerv állapította meg, távbeszélőn vagy elektronikus irattal hosszabbítást kell kérni, továbbá távbeszélőn adott határidő-hosszabbítás esetén feljegyzést kell készíteni, amelyben rögzíteni kell az új határidőt, az engedélyező nevét, rendfokozatát, beosztását, az engedélyezés idejét.

19. Iratkezelési okmányok, segédletek és bizonylatok

155. Az iratkezelés alapokmánya a Főnyilvántartó Könyv és az iktatókönyv(ek).

156. Iratkezelési segédletek és bizonylatok (a továbbiakban: iratkezelési okmány):[139]

a) segédletek:

aa) az érkeztető könyv,

ab) a postabontó könyv,

ac) a kutatási nyilvántartás,

ad) az irattári törzskönyv,

ae) belső (ideiglenes) munkakönyv;

b) bizonylatok:

ba) a postakönyv,

bb) az átadókönyv,

bc) a futárjegyzék,

bd) a sokszorosító napló.

157. Használatba és nyilvántartásba vétel előtt minden papíralapú iratkezelési okmányt hitelesíteni kell. A hitelesítés összefűzésből és záradékolásból áll. A hitelesítési záradék az okmány megnevezését, a lapok számát (számmal és betűvel), a használatba vétel időpontját, keltezést és aláírást, valamint a hitelesítő szerv körbélyegzőjének lenyomatát tartalmazza.[140]

158. A Főnyilvántartó Könyvet az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv vezetője, minden más okmányt az elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezető vagy az általa megbízott személy hitelesíti. A megbízást munkaköri leírásban rögzíteni kell. Az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv egyetlen Főnyilvántartó Könyvvel rendelkezik, melyet az érkeztető pont vezet, azonban a minősített adatok iratkezelési segédleteinek főnyilvántartásba vételét a Nyilvántartó vezetője vagy a titkos ügykezelő köteles végrehajtani.

159. Az okmányok lapjait tintával meg kell számozni, a lapokat zsineggel át kell fűzni, a zsineg végeit össze kell kötni és a kötést körcímkével (ragasztószalaggal) a külső borítólap belső oldalához kell erősíteni. A könyvben, füzetben hitelesítés után a külső és belső borítólapok kivételével számozatlan lap nem maradhat.[141]

160. Nem kell átfűzni azon okmányokat, amelyek könyvkötészeti eljárással készültek és a megbontásuk ránézéssel megállapítható. Amennyiben használat során egyes lapok kilazulnak, az átfűzést pótlólag végre kell hajtani.

161. Az okmányokon a hitelesítési záradékot a külső borító belső oldalának alsó részén - az átfűzést leragasztó körcímke alatt - kell elhelyezni.

162. A körcímke bélyegzésére Főnyilvántartó Könyv esetében az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv vezetőjének bélyegzőlenyomatát, minden más okmány esetében az ügyviteli szerv körbélyegzőjét kell alkalmazni. A bélyegzésnél ügyelni kell arra, hogy a bélyegzőlenyomat egyik fele a körcímkére, míg a másik fele a borító belső lapjára kerüljön.[142]

163.[143]

164. A Főnyilvántartó Könyvet nem kell nyilvántartásba venni. A Főnyilvántartó Könyvet egyes sorszámmal kell kezdeni, betelte után a következő könyvet sorszámkihagyás nélkül kell folytatni. A sorszám előtt a "Főnyilvántartás" rövidített megkülönböztető jelzését kell alkalmazni (pl. Fnyt. 50.). A számképzésnél az aktuális évszámot kiírni nem kötelező.

165. A manuális iktatókönyvek és az iratkezelési okmányok a Főnyilvántartó Könyvből kapnak számot. A Robotzsaru rendszerben iktatott ügyként, elektronikusan vezetett iratkezelési okmányok esetén hitelesítésként a Főnyilvántartó Könyvből kapott nyilvántartási számot az ügyirat tárgyában kell feltüntetni.[144]

165/A. Főnyilvántartó Könyvben kell nyilvántartásba venni azokat a papíralapú, több lapból álló, összefűzött és hitelesítéssel ellátott okmányokat, bizonylatokat, nyilvántartásokat, amelyek valamilyen eszköz használatát, átadás-átvételét vagy egy adott tevékenységnek az elvégzését dokumentálják, így különösen az Irattári Terv 671-676. irattári tételszámai alá tartozó nyilvántartásokat, valamint a 156. pontban felsorolt iratkezelési okmányokat. Használatukra, nyilvántartásba vételükre és vezetésükre a jelen alcímben foglalt szabályokat kell alkalmazni.[145]

166. A papíralapú iratkezelési okmányok vezetésénél:

a) a kitöltést tintával kell végrehajtani;

b) a rovatokat olvashatóan és pontosan kell kitölteni;

c) téves bejegyzés esetén a helytelen adatot vékony vonallal oly módon kell áthúzni, hogy az eredeti adat olvasható maradjon, alá, fölé vagy mellé kell írni a helyes adatot, és a javítást keltezéssel és olvasható aláírással kell igazolni;

d) a tévesen kiadott nyilvántartási szám nem használható fel újra.[146]

167. A papír alapon vezetett iratkezelési okmányok esetében a bejegyzésre felhasznált utolsó számot követően azt aláhúzással kell lezárni, és a lezárást keltezéssel, a lezárást végző személy aláírásával, továbbá a körbélyegző lenyomattal hitelesíteni kell. A lezárt iktatókönyvben nem lehet iktatást végezni.

168. Iratkezelési szoftver alkalmazása esetén az iratkezelő rendszer üzemeltetéséért felelős szervezeti egység köteles elkészíteni az elektronikus érkeztető könyv, az elektronikus iktatókönyv, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, naplózás információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, elektronikus bélyegzővel és időbélyegzővel ellátott, elektronikus adathordozóra elmentett változatát.[147]

169. Az elektronikus bélyegzővel és időbélyegzővel ellátott, lezárt érkeztető könyvet, iktatókönyvet, adatállományait és az elektronikus dokumentumokat az iratkezelő rendszer üzemeltetését ellátó szervezeti egység archiválja, és a biztonsági másolatot elektronikus adathordozón tűzbiztos helyen tárolja. Az elektronikus érkeztető könyv elektronikus adathordozóra elmentett példányát az archiválást követő második évben meg kell semmisíteni.[148]

170. Amennyiben a papíralapú iratkezelési okmányok beteltek, és az utolsó bejegyzéssel összefüggő kivezetés megtörtént - amennyiben kivezetendő bejegyzést tartalmaz - vagy azokat a használatból kivonják, irattárba helyezik vagy megsemmisítik, a kivonás, irattárba helyezés vagy a megsemmisítés tényét, annak időpontjának megjelölésével a Főnyilvántartó Könyv megfelelő rovatába be kell jegyezni.

171. A Főnyilvántartó Könyvben dokumentálni kell, amennyiben az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv megnevezése változik. A dokumentálást a következőképpen kell végrehajtani:

a) az utolsó bejegyzés alatt vízszintes vonalat kell húzni;

b) a vonal alatt a szerv új megnevezését kell rögzíteni;

c) a dokumentálást követően a számozást folytatni kell.

20. Iktatókönyv, az iratok iktatása

172. Iktatókönyvben kell nyilvántartani az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szervekhez érkezett vagy ott keletkezett iratokat. A belső (ideiglenes) munkakönyv számán nyilvántartásba vett iratokat - amennyiben iktatáskötelesek - a meghatározott iktatókönyvbe előzmény nélküli irat esetén főszámra kell iktatni.

173. A különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett, az iktatókönyvek nyilvántartásában felsorolt elektronikus iktatókönyvekben szereplő iratokat éven túli iktatással kell nyilvántartani úgy, hogy a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat a már meglévő iktatószám soron következő alszámára kell iktatni.[149]

174. Az iktatószám alatt folyamatosan, alszámokon kell nyilvántartani az ügy különböző fázisaiban keletkezett iratokat.

175. Az iktatókönyveket minden naptári év végén le kell zárni, és a következő évben a sorszámot újból eggyel kell kezdeni.

176. A lezárt iktatókönyvben új irat új főszámra történő iktatása nem megengedett, az érkezett újabb iratot az ugyanazon ügy főszámának soron következő alszámára kell iktatni.

177. Az iktatószám felépítése: az iktatóhely azonosítója - az iktatókönyv száma/az iktatókönyv sorszáma (főszám) - a hozzá tartozó alszám/évszám, a számsor végén az iktatókönyv egyedi azonosítója (pl. 99999-101/10-1/2016. Szü., 99999/5-1/2016. ált.).

178. A kivételi körbe tartozó beérkező és iktatást igénylő irat jobb felső részére iktatóbélyegző lenyomatot kell elhelyezni és annak rovatait kitölteni. Amennyiben helyhiány miatt ez nem lehetséges, úgy az iktatóbélyegzőt az irat utolsó lapjának hátoldalára kell elhelyezni.

179. Az iktatószámot a Robotzsaru rendszer a saját készítésű, kizárólag elektronikus formában létező iraton,

a) amennyiben az irathoz melléklet nem tartozik, az irat jobb felső sarkában;

b) ha az irathoz melléklet is tartozik, az ügyiratdarabhoz készített fedlap jobb felső sarkában vagy minden egyes irat jobb felső sarkában;

c) ha több elektronikus aláírás elhelyezése szükséges, akkor a kiadmányozó aláírásánál automatikusan helyezi el.

180. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:

a) a szerv nevét, székhelyét;

b) az iktatás évét, hónapját, napját;

c) az iktatószámot (alszámot);

d) az ügyintéző szerv megnevezését vagy az ügyintéző személy nevét;

e) a példányszámot, lapszámot, a mellékletek számát.

181. Az iktatószámot és az esetleges előzmények iktatószámait fel kell tüntetni a kivételi körbe tartozó irathoz tartozó előadói íven.

182. Amennyiben az irat elektronikus adathordozón érkezett, az iktatószámot a papíralapú kísérőlevélre és - amennyiben ez lehetséges - az adathordozó burkolatára is rá kell írni.

183. Nem kell iktatni, de érkeztetni kell:

a) a könyveket;

b) a reklámanyagokat, tájékoztatókat;

c) a meghívókat, üdvözlőlapokat;[150]

d) a nem szigorú számadású bizonylatokat;

e) a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat;

f) nyugtákat, pénzügyi bizonylatokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat;[151]

g) a munkaügyi nyilvántartásokat;

h) az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat;

i) a közlönyöket, sajtótermékeket.

j)[152]

k) a Szabályzatban meghatározott elektronikus küldeményeket;[153]

l) az egészségügyi dokumentációkat;[154]

m) a tervdokumentációkat.[155]

183/A. A visszaérkező tértivevényeket az érkeztető pont dátumbélyegzővel látja el, majd a küldeményt feladó szervezeti elem ügykezelője részére átadja. A szervezeti elem ügykezelője - a tevékenységére vonatkozó jogszabályokkal összhangban - intézkedik a tértivevényről készített hiteles elektronikus másolat alszámhoz történő csatolására. A papíralapú tértivevényt a szervezeti elem ügykezelője az ügy irattári tételszámát figyelembe véve 90 napot követően selejtezési eljárás mellőzésével megsemmisíti vagy a vegyes ügyirat részeként megőrzi.[156]

183/B. A nyugtákat, pénzügyi bizonylatokat, fizetésiszámla-kivonatokat, fizetési felszólításokat, egyenlegközlőket, számlákat minden esetben érkeztetni kell. A nyugtákat, pénzügyi bizonylatokat, fizetésiszámla-kivonatokat, fizetési felszólításokat, egyenlegközlőket, számlákat a kifizetésért felelős szervezeti elemnél abban az esetben kell iktatni, ha a kifizetésen kívül egyéb, iratkezeléssel is összefüggő feladat/ok - így különösen teljesítésigazolás készítése, egyéb irat készítése, megküldése más szervhez vagy szervezeti elemhez - végrehajtását teszi szükségessé, vagy kapcsolódik a kifizetés alapját képező alapirathoz (így különösen kérelem, határozat, szerződés, megállapodás).[157]

184. Az iratokat az érkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatni kell. Haladéktalanul kell elvégezni a határidős iratok, az elsőbbségi küldemények, az "Azonnal!", a "Sürgős!" és a "Soron kívül!" jelzéssel ellátott iratok iktatását.[158]

185. Az iratok iktatása az iktatókönyvek nyilvántartásában meghatározott iktatókönyvekben történik.[159]

186. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye. Amennyiben a küldeménynek van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni.

186/A. Amennyiben az előzményirat központi vagy átmeneti irattárban van, az ügyiratot folyamatba kell helyezni. A központi irattárban lévő ügyirat folyamatba helyezése az ügyintézésért felelős szervezeti elem vezetőjének írásbeli utasítása alapján, a szervezeti elemnél keletkeztetett ügyben a 7. melléklet szerinti iratnak az elektronikus ügyintézésért és az iratkezelésért felelős vezető részére történő koordinálását követően hajtható végre. Az átmeneti irattárban lévő lezárt ügyirat folyamatba helyezése a szervezeti elem vezetőjének közvetlen utasítására hajtható végre.[160]

187. Amennyiben az ügyintéző az elektronikus levélcímére érkezett elektronikus küldemény érkeztetésekor megállapítja, hogy annak van előzménye, akkor azt az előzmény iktatószámának következő alszámára iktatja. Amennyiben az elektronikus küldeménynek nincs előzménye, akkor azt az ügyintéző az iktatást megelőzően szignálásra felajánlja az előszignálásra/szignálásra jogosult vezetőnek.[161]

188. Az iktatókönyvnek kötelezően kell tartalmaznia az alábbi adatokat:

a) iktatószám;

b) iktatás időpontja;

c) beérkezés időpontja, módja, érkeztetési azonosítója;

d) adathordozó típusa (papíralapú, elektronikus), adathordozó fajtája;

e) expediálás időpontja, módja;

f) küldő adatai (név, cím);

g) címzett adatai (név, cím);

h) hivatkozási szám (idegen szám);

i) mellékletek száma, típusa (papíralapú, elektronikus);

j) ügyintéző megnevezése;

k) irat tárgya;

l) elő- és utóiratok iktatószáma;

m) kezelési feljegyzések;

n) intézés határideje, módja és elintézés időpontja;

o) irattári tételszám;

p) irattárba helyezés.

189. Az irat iktatószámáról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügyintézőről és hivatali elérhetőségéről - az érkeztetési számra hivatkozással - a küldőt, ha ezt kérte, a beérkezéstől számított öt munkanapon belül értesíteni kell. Az értesítés felhasználható az üggyel kapcsolatosan fennálló fizetési kötelezettségre vonatkozó értesítésre is, de azt önállóan is meg lehet küldeni.

190. A hivatali-, a cég- és az ügyfélkapun keresztül érkezett iratok esetén az elektronikus iratkezelő rendszer automatikusan tájékoztatja a küldőt a küldemény iktatószámáról, a kijelölt ügyintéző nevéről és elérhetőségéről és az ügyintézési határidőről.

190/A. Ha az elektronikus aláírás ellenőrzés megállapítja, hogy az elektronikus aláírás nem érvényes, akkor az elektronikus dokumentum nem tekinthető hitelesnek. Ebben az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni.[162]

191. Az ügyintéző szervezeti elem havonta köteles a belső (ideiglenes) munkakönyvet felülvizsgálni és az el nem intézett ügyek elintézéséről (iktatás, átiktatás, nem iktatandóra jelölés), a kiosztásra váró ügyek ügyintézőjének beállításáról gondoskodni.[163]

21. Automatikus iktatás

192. Az iktatókönyvek nyilvántartásában meghatározott ügyek tekintetében a hivatali, a cég- és az ügyfélkapun keresztül érkezett iratok érkeztetése, postabontása, a meghatározott iktatókönyvben történő iktatása és a szignálásra jogosult részre történő átadása automatikusan történik meg.[164]

192/A. Az ügykör szerint érintett szakterület javaslata alapján az elektronikus ügyintézésért és iratkezelésért felelős vezető engedélyével, meghatározott küldeményekhez automatikus műveletek társíthatók. A beállított automatikus műveletekről az elektronikus ügyintézésért és iratkezelésért felelős vezető nyilvántartást vezet.[165]

22. Az irat átadása-átvétele szervezeten belül

193. Az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv szervezeti elemei között az irat átadás-átvételét az iratkezelő rendszerben kell dokumentálni. Az átadókönyvbe be kell jegyezni:[166]

a) az átadó szerv megnevezését vagy az átadó személy nevét;

b) az átvételre felhívott szerv megnevezését vagy személy nevét;

c) az átvételre felhívás dátumát;

d) az átvétel dátumát;

e) az irat tárgyát;

f) az irat iktatószámát;

g) az irat példány- és lapszámát.

23. Kiadmányozás, aláírás

194. Iratot csak a szervezeti és működési szabályzatban vagy az ügyrendben meghatározott, kiadmányozási/aláírási joggal rendelkező személy írhat alá. Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás, valamint a Nemzetközi Bűnügyi Együttműködési Központ feladat- és hatáskörébe tartozó, a nemzetközi bűnügyi együttműködés során készített, joghatás kiváltására nem alkalmas elektronikus irat. A kézbesítés módjáról (így különösen tértivevényes, ajánlott küldemény, elektronikus küldési mód) a kiadmányozás során kell dönteni.

195. Az irat akkor hiteles, ha

a) a kiadmányozó vagy aláíró az elektronikus iratot jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel látta el;[167]

b) a papíralapú iratot az arra felhatalmazott kiadmányozó saját kezűleg aláírja, és aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel;

c) a kiadmányozó neve mellett az "s. k." jelzés szerepel, a hitelesítésre felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel;

d) a hiteles papíralapú másolat a hiteles elektronikus iratról a másolatkészítési szabályoknak megfelelően készült.[168]

e) a hiteles elektronikus másolat a hiteles papíralapú iratról a másolatkészítési szabályzatban foglaltaknak megfelelően készült.[169]

196. Nyomdai sokszorosítás esetén az irat akkor hiteles kiadmány, ha

a) a kiadmányozó neve mellett az "s. k." jelzés és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata vagy

b) a kiadmányozó alakhű aláírásmintája és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata

szerepel.

197. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók:

a) "Saját kezű felbontásra!";

b) "Más szervnek nem adható át!";

c) "Nem másolható!";

d) "Kivonat nem készíthető!";

e) "Elolvasás után visszaküldendő!";

f) "Zárt borítékban tárolandó!" (a kezelésére vonatkozó utasítások megjelölésével);

g) "Nem nyilvános!";

h) "Üzleti titkot tartalmaz!";

i) "Orvos, pszichológus bonthatja fel!"

j) "Baleset esetén csak a küldő szerv bonthatja fel!";

k) "Külön kézbesítővel továbbítandó!".

l) "Elkülönítetten kezelendő!".[170]

198. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési jelzések alkalmazhatók:

a) "Azonnal!";

b) "Sürgős!" vagy

c) "Soron kívül!".

199. A kezelési utasítást és a kezelési jelzést az iraton, illetve - amennyiben az a mellékletre is kiterjed - a melléklet jobb felső sarkában és az előadói íven is fel kell tüntetni. Szükség szerint az iraton több kezelési utasítás és kezelési jelzés is felsorolható.

200. A névaláírást tartalmazó bélyegző nem alkalmazható azokon a kiadmányokon, amelyekhez joghatás fűződik.

201.[171]

24. Az irat továbbítása, expediálás

202. A kiadmányozott iratot:[172]

a) az elektronikus kapcsolattartásra nem kötelezett, vagy az elektronikus kapcsolattartásra kötelezett, de arra nem képes címzett, továbbá azon természetes személy címzett esetében, aki ügyfélkapuval nem rendelkezik, vagy rendelkezik ügyfélkapuval, de a rendelkezési nyilvántartás szerint kapcsolattartási formaként nem az elektronikus utat választotta, Posta SZEÜSZ küldési móddal;[173]

b) az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerbe bevont szervek esetén a címzett szerv KÉR azonosítójának megadásával NOVA SZEÜSZ küldési móddal;[174]

c) az elektronikus kapcsolattartásra kötelezett címzett esetében biztonságos kézbesítési szolgáltatással hivatali kapura vagy cégkapura;

d) azon elektronikus kapcsolattartásra nem kötelezett címzett esetében, aki az elektronikus kapcsolattartást vállalta, illetve a rendelkezési nyilvántartásban elektronikus kapcsolattartás választásáról nyilatkozott a Rendőrség esetében, biztonságos kézbesítési szolgáltatással a címzett hivatalos elektronikus elérhetőségére (ügyfélkapu);

e) amennyiben a küldemény kivételi körbe tartozik, vagy terjedelme, illetve annak tartalma nem teszi lehetővé a hivatali kapura/cégkapura/ügyfélkapura kézbesítést, vagy Posta SZEÜSZ vagy a NOVA SZEÜSZ küldési móddal történő továbbítást (jelen alcím vonatkozásában a továbbiakban: kivételi körbe tartozó küldemény), az Állami Futárszolgálat rendszerébe bekapcsolt szervek esetében Állami Futárszolgálattal, amennyiben a címzett szerv nincs bekapcsolva az Állami Futárszolgálat rendszerébe, a Magyar Posta útján;

f) külön kézbesítővel;

g) az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerven belüli címzett esetén koordinációs küldési móddal

h) a hivatali munkaidőn túl a 24 órás ügyeleti jellegű szolgálatok esetén NOVA SZEÜSZ/koordinációs küldési mód mellett e-mail küldési móddal[175]

kell továbbítani.

202/A. Amennyiben a címzett azonosításához szükséges adatok rendelkezésre állnak és az ügyintézési határidő tartható, az elektronikus kapcsolattartásra nem kötelezett ügyfél rendelkezési nyilatkozata hiányában is az ismert elektronikus kézbesítési címére kell kézbesíteni a küldeményt, azzal, hogy a küldemény kézbesítésére az E-ügyintézési tv. 15. §-át kell alkalmazni.[176]

203. Az Állami Futárszolgálat rendszerébe bekapcsolt szerveknek, valamint a külön kézbesítővel küldött kivételi körbe tartozó küldemény borítékjának (csomag) címoldalán fel kell tüntetni:

a) a küldő szerv megnevezését;

b) az irat(ok) iktatószámát;

c) a címzett megnevezését és címét, valamint

d) a kezelési utasításokat és kezelési jelzéseket.

e) a minősített küldemények futárkódszámát.[177]

204. A kivételi körbe tartozó küldemény borítékjának (csomag) címoldalán fel kell tüntetni:[178]

a) a küldő szerv megnevezését;

b) az irat(ok) iktatószámát;

c) a címzett megnevezését és címét;

d) az ajánlott (R), az elsőbbségi (E), az ajánlott+elsőbbségi (R+E), valamint a tértivevényes (Tv) megkülönböztetett postai rövidítéseket.

204/A. Hivatalos irat esetén a borítékon fel kell tüntetni az értesítés típusának megfelelő postai jelölést.[179]

205. Szükség esetén - ha az iratforgalom nagysága indokolja - az irattovábbításhoz futárzsákot lehet alkalmazni. A futárzsák lezárásához lakatot kell használni, amelynek kulcsát a szerv vezetője által kijelölt személy kezeli. Az iratokról két példányban futárjegyzéket kell készíteni, a futárzsák átadása kétpéldányos futárzsák-jegyzékkel történik.

206. Az expediálási adatok megadása előtt az ügyintéző kötelessége a rendelkezési nyilvántartásból lekérdezést végrehajtani és az abban rögzített rendelkezésnek megfelelően kell az expediálás adatait felvenni.

207. Az expediálás adatainak felvételét az ügyintéző végzi, ennek során megadja:[180]

a) a küldemény küldésének módját;

b) a küldemény típusát (postai szolgáltatás típusát);

c) a címzett szerv(ek), személy(ek) nevét, címadatait, valamint

d) a kivételi körbe tartozó küldemények esetén az ajánlott (R), az elsőbbségi (E), az ajánlott+elsőbbségi (R+E), valamint a tértivevényes (Tv) megkülönböztetett postai rövidítéseket.

208. Az ügykezelőnek a papíralapú iratok expediálása előtt ellenőriznie kell, hogy az aláírt, hitelesített iraton végrehajtottak-e minden kiadmányozói utasítást, csatolták-e a mellékleteket, megfelelő-e a címzés, el van-e látva a szükséges alaki kellékekkel, illetve az irat digitalizálása és alszámhoz történő fűzése végrehajtásra került-e. Az iraton és a borítékon a címzésen kívül az iktatószámot is fel kell tüntetni.[181]

209. Az érkeztető pont előállítja az elektronikus feladójegyzéket, amelyre rögzíti a küldemény elektronikus példányát. Az érkeztető pont ügykezelője ellenőrzi a küldeményhez tartozó expediálási adatokat, amelyet szükség esetén - címzési hiba esetén egyeztetve az ügy előadójával - módosít, továbbá kiegészíti a hozzátartozó kézbesítési beállításokat.[182]

210. Az érkeztető pontok továbbítják a kivételi körbe tartozó küldeményeket.

211. A koordinációra bocsátás, a Posta SZEÜSZ, a NOVA SZEÜSZ, valamint a hivatali kapura/cégkapura/ügyfélkapura történő küldés a szervezeti elemeknél történik.[183]

212. A kivételi körbe tartozó küldeményeket az elektronikus feladójegyzékhez rendelten kell csoportosítani. A postai küldemények ajánlott, elsőbbségi, tértivevényes vagy közönséges küldeményként kerülnek elküldésre.[184]

213.[185]

214. Az elektronikus tértivevény visszaérkezésének tényét és dátumát az iratkezelő rendszer az elküldött iratpéldány metaadatai között automatikusan rögzíti. A papíralapú tértivevény visszaérkezésének tényét és dátumát az elküldött irat iktatószámánál az iktatókönyvben regisztrálni kell.[186]

215. Az elektronikus iratot gépi adathordozón (így különösen hajlékony lemez, CD-ROM) elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájl nevét és típusát, az adathordozó paramétereit, és azt, hogy rendelkezik-e elektronikus aláírással.[187]

216. A büntető- és szabálysértési ügyek, valamint az ehhez kapcsolódó bűnjelek és egyéb tárgyak, valamint büntető- és szabálysértési ügyekben keletkezett iratok akkor továbbíthatók a futárszolgálattal, ha megfelelnek a futárküldeményekre vonatkozó jogszabályi előírásoknak, továbbá:

a) méretüket és mennyiségüket tekintve futárjáratokkal szállíthatók;

b) a folyékony, törékeny, mérgező, fertőzésveszélyes, romlandó, bűzös tartalmú vagy egyéb okból veszélyes küldemények csomagolási módja kizárja a szállítás során történő sérülés és káros következmények bekövetkezésének lehetőségét;

c) tűzveszélyes, sugárzó vagy robbanóanyagot nem tartalmaznak;

d) csomagolásukon feltüntetésre került a "Bűnjel!" felirat, a tartalom, a belső és külső csomagolás módja, valamint a csomagolást végző személy neve;

e) a vér- és vizelet-, valamint a DNS minták a továbbításukra rendszeresített egységcsomagban, egyedi azonosításra alkalmas nyilvántartási számmal vannak ellátva.

XIII. FEJEZET

IRATTÁROZÁS, LEVÉLTÁRBA ADÁS

25. A rendőrségi irattárak

217. Az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szervek érkeztető pontjának kezelésében központi irattárat, az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szervek szervezeti elemeinél átmeneti irattárat kell létrehozni és működtetni.[188]

217/A. A határrendészeti kirendeltségeken az elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezető dokumentált döntése alapján az átmeneti irattár működtetése mellőzhető. Ebben az esetben a lezárást követően az iratok átadása közvetlenül a központi irattár részére történik.[189]

218. Az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szervek kötelesek a szervesen összetartozó irataik egységének, illetve eredeti rendjének megőrzéséről, valamint megóvásáról gondoskodni.

219. A köziratot elidegeníteni, megrongálni vagy egyéb módon használhatatlanná tenni, továbbá - a szabályosan lefolytatott selejtezési eljárást kivéve - megsemmisíteni tilos.

220. A központi irattárban elhelyezett iratok védelmét és őrzését a következő rendelkezések betartásával kell biztosítani:

a) az iratok kezelése és tárolása egyéb tevékenységtől elkülönítetten történik;

b) a munkatevékenységet úgy kell meghatározni, hogy a takarítás, karbantartás csak az irattári munkatárs jelenlétében történhessen;

c) a nyílászárót külső behatolás ellen ráccsal, a bejárati ajtót pecsételhető rács felszerelésével védetté kell tenni, az ajtóra jól látható helyen fel kell tüntetni a belépésre jogosultak nevét, rendfokozatát és beosztását;

d) a helyiségben tárolt anyagokat az Országos Tűzvédelmi Szabályzatról szóló 54/2014. (XII. 5.) BM rendelet 9. §-a alapján kell besorolni, és arra ennek megfelelő tűzvédelmi előírásokat kell megállapítani, azt technikai elektronikai eszközökkel, riasztó berendezéssel, tűzjelző készülékkel fel kell szerelni;[190]

e) a helyiség elhagyásakor annak szabályos lezárása után a kulcsot kulcsdobozban a szerv vezetője által meghatározott helyen kell tárolni;

f) az iratokat sugárzó napfénytől elzártan kell tárolni,

g) az ideális léghőmérséklet 19 °C, amit központi, táv- vagy egyedi fűtéssel kell biztosítani;

h) a hőmérsékleti és légnedvességi viszonyokat úgy kell kialakítani, hogy azok megakadályozzák, de legalábbis csökkentsék a káros fertőzések lehetőségét, a relatív légnedvesség nem ingadozhat, 65% feletti relatív páratartalmú helyiségben tilos központi irattárat kialakítani;

i) a helyiségben nem lehet vízfőnyomó-vezeték, valamint szennyvíz-elvezető csatorna;

j) gondoskodni kell a megfelelő megvilágításáról;

k) biztosítani kell a rendszeres levegőcserét, a szellőztetést, ami természetes és mesterséges szellőztetés egyaránt lehet.

220/A. A 220. pont c) alpontja szerinti pecsételhető rács felszerelésétől el lehet tekinteni, amennyiben az irattári helyiség rendelkezik azzal egyenértékű vagy erősebb védelemmel, így különösen, ha a nyílászárók biztonsági üvegszerkezettel védettek, a bejárati ajtó elektronikus beléptető rendszerrel felszerelt, valamint illetéktelen behatolást érzékelő és fegyveres biztonsági őrség értesítésére alkalmas riasztó rendszerrel van ellátva.[191]

26. Az Irattári Terv

221. A Rendőrség valamennyi szervére vonatkozóan, jelen Szabályzat 1. függelékeként kiadott Irattári Terv "Általános" és "Különös része" tartalmazza tárgykör szerint csoportosítva azon iratfajtákat, amelyek a rendőri szervek gyakorlatában általában, illetve egy adott szakterülethez kapcsolódva speciálisan előfordulhatnak, tárgykörönként megjelölve az adott tárgyban keletkező iratok megőrzési idejét.

222. A vezetők kötelesek figyelemmel kísérni a vezetésük alá tartozó szerveknél keletkező iratfajták tárgykörének alakulását, és esetleges módosító javaslataikat, észrevételeiket minden év október 31-ig kell megküldeni az ORFK elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőjének. A Szabályzat és Irattári Terv bármilyen módosítása esetén azt egyetértés beszerzése céljából meg kell küldeni a Magyar Nemzeti Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter részére.

27. Az ügyirat irattárba helyezése

223. Irattárba kell helyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott papíralapú és elektronikus ügyiratokat.

224. Az iratok központi irattárba történő befogadására a központi irattár kezeléséért felelős szervezeti elem ütemtervet köteles készíteni.[192]

225. Az ügyintéző a papíralapú ügyiratot irattárba helyezés előtt köteles átvizsgálni, hogy az teljes-e (az alapirat mellett szerepelnek-e az egyes alszámokra iktatott iratok, az ügyhöz tartozó mellékletek és a csatoltként vagy szereltként jelzett egyéb iratok, illetve a digitalizálható iratoknál az elektronikusan hitelesített példányok alszámhoz fűzése végrehajtásra került-e), nincs-e köztük elintézetlen irat, és köteles az iratokat iktatásuk sorrendjében összeállítani és dönteni a csatolt irat végleges szereléséről vagy a csatolás megszüntetéséről.

226. Az ügyintéző az elektronikus ügyiratot irattárba helyezés előtt köteles átvizsgálni, hogy az iktatószám minden alszámán megtalálható-e a hozzá tartozó hiteles elektronikus irat és dönteni a csatoltként vagy szereltként jelzett egyéb irat esetén a csatolt irat végleges szereléséről vagy a csatolás megszüntetéséről.

227. Legkésőbb az irattárba helyezés során gondoskodni kell a feleslegessé vált munkapéldányok és másolatok (az alszámmal nem rendelkező elektronikus és papíralapú munkapéldányok, másolatok, jegyzetek) ügyiratból történő kiemeléséről és a selejtezési és megsemmisítési eljárás mellőzésével történő megsemmisítéséről.[193]

228. Amennyiben az ügyirat vegyes ügyirat, azaz különböző alszámokon hiteles elektronikus és hiteles papíralapú ügyiratdarabokat is tartalmaz, az ügyintéző ennek tényét az előadói ív "Feljegyzések:" rovatában köteles jelezni.

229. Az ügyben készített utolsó irat keletkezésének időpontjában hatályos Irattári Terv alapján az irattári tételszámot az ügy tárgyának ismeretében az ügyintéző felülvizsgálja és szükség esetén intézkedik a módosításra.[194]

230. Az ügyirat utolsó irata keletkezésének időpontjában hatályos Irattári Terv alapján meghatározott irattári tételszám megjelölésével az ügyintéző engedélyezés céljából az ügyben adott utolsó feladat elintézése során jelzi a vezetője részére az ügyirat lezárását, vagy feladat hiányában feljegyzésben - vegyes ügyirat esetén az iratborítón - rögzíti a szükséges adatokat, amit felterjeszt az engedélyező vezetőnek. A vezetői engedélyezés esetén az ügyintéző rögzíti az irattározás feltételeit a Robotzsaru rendszer "Utasítás az ügykezelőnek" rovatában. A szervezeti elem ügykezelője a lezárás engedélyezését követően az utasításnak megfelelően jár el.[195]

230/A. Azonos irattári tételszámú, tömegesen előforduló ügycsoportban a vezető - az engedélyt külön főszámra iktatva - egyszerre is engedélyezheti az ügyek irattárba helyezését.[196]

230/B. A vezetői engedélyezést követően, amennyiben az ügyintéző személye megegyezik az ügykezelő személyével, akkor nem kell külön rögzíteni az irattározás feltételeit a Robotzsaru rendszer "Utasítás az ügykezelőnek" rovatában. Amennyiben az ügyintéző személye megegyezik az iratot kiadmányozó vezető személyével, az ügy lezárásánál nem kell rögzíteni a lezáráshoz szükséges vezetői engedélyt a Robotzsaru rendszerben, elegendő a vezető által az "Utasítás az ügykezelőnek" rovat kitöltése. Az elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezető, valamint a javaslata alapján erre ügyrendben felhatalmazott vezetők az iratkezelési mozzanatok önálló végrehajtására jogosultak.[197]

231. Az ugyanabban az ügyben keletkezett különböző megőrzési idejű ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak mindig a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni. Az irattári tételszámot papíralapú ügyirat esetén, mind az előadóíven, mind a Robotzsaru rendszerben, elektronikus ügyirat esetén a Robotzsaru rendszerben fel kell tüntetni.[198]

232. Papíralapú irat irattárba helyezése előtt a szervezeti elem ügykezelője köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az ügykezelő hiányosságot észlel, azt jelzi az ügyintézőnek, aki köteles soron kívül gondoskodni annak pótlásáról. Azon ügyiratok esetén, amelyek jogosultsági szintje "g", vagy annál magasabb hozzáférési szintű, az ügyirat irattárba helyezésénél vezetői döntéshez kötötten az ügyintéző a felelős az irattárba helyezés szabályainak betartásáért.[199]

232/A. A szervezeti elem ügykezelője legkésőbb a központi irattárba átadást megelőzően ellenőrzi az iratkezelő rendszerben az ügykezelés típusának beállítását (elektronikus vagy vegyes) és szükség esetén intézkedik a módosításra.[200]

232/B. Irattárba papíralapú iratot csak abban az esetben lehet befogadni, amennyiben az ügyiratra a vonatkozó irattári tételszám D/PM, NS és D/PM, illetve HN és D/PM jelöléssel ellátott, illetve nem tartozik a 292/A. pont hatálya alá.[201]

233. A papíralapú ügyiratokat irattári tételszám szerint, azon belül az iktatószám emelkedő sorrendjében kell csoportosítani.

234. Szükség esetén egyes iratokat irattári tételszám szerint összevontan is lehet csoportosítani. Ebben az esetben az iratokat a csoporton belül szervezeti elemenként, azon belül évfolyamonként kell elhelyezni. Ilyen iratok lehetnek:

a) a belső normák;

b) a szervezetre, létszámra, ügyvitelre vonatkozó javaslatok, tervezetek;

c) a munkatervek;

d) a végzett munkáról szóló jelentések;

e) az ellenőrzésekről szóló jelentések;

f) a vezetői és szakmai értekezletek anyagai.

234/A. Az elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezető a 234. pontban meghatározott ügykörökön túl is meghatározhatja azokat az irattári tételszámokat, amelyek tárolása a határrendészeti kirendeltségek központi irattáraiban csoportosan történik.[202]

28.[203]

235.[204]

236.[205]

237.[206]

29. Átmeneti irattár

238. Az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szervek szervezeti elemei kötelesek a feladat- és hatáskörükbe tartozó papíralapú ügyirataikat egy adott tárgyévben az általuk működtetett átmeneti irattárban megőrizni és azt követően a külön ütemtervben meghatározottak szerint, rendezett állapotban azokat a központi irattárnak átadni.[207]

239. Az átmeneti irattárban tárolt papíralapú ügyiratokat munkaidőn kívül lemezszekrényben, zárható irodai bútorokban vagy személyi (negatív) pecsétnyomóval lezárt, átmeneti irattár részére kialakított helyiségben kell tárolni.[208]

240.[209]

241.[210]

242.[211]

30. A központi irattár működése, a maradandó értékű iratok levéltári átadása

243. Az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szervek kötelesek központi irattárat kialakítani és működtetni.

244. A központi irattárba

a) a lezárt évfolyamú ügyiratokat és azok iktatókönyveit, iratkezelési okmányokat,

b) a 173. pontban meghatározottak szerinti iktatást végző szerveknek - a helyi megőrzési idő után - az évfolyam lezárásától függetlenül a lezárt ügyiratait,[212]

c) a 169. pont szerint elkészített elektronikus adathordozókat, továbbá[213]

d) az év közben a 238. pontban meghatározott eljárásrend szerint lezárt elektronikus ügyiratokat[214]

kell leadni.

245. A központi irattár

a) végzi a részére átadott iratok őrzését az illetékes közlevéltárnak történő átadásig;

b) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak a Magyar Nemzeti Levéltár, illetve egyéb illetékes közlevéltár és törvény által meghatározott szerv részére történő átadásáról (az iratokat a vonatkozó jogszabályok szerint teljes és lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, az Irattári Terv szerinti átadás-átvételi jegyzőkönyv és annak mellékletét képező iratjegyzék kíséretében adja át);

c) gondoskodik az általa őrzött iratok rendelkezésre állásáról, amennyiben az az ügyintézési érdekek miatt szükséges, a betekintés lehetővé tételével vagy az irat megküldésével biztosítja az irathoz történő hozzáférést;

d) végzi a lejárt megőrzési idejű iratok selejtezését, a selejtezési jegyzőkönyv illetékes közlevéltár részére történő továbbítását, az iratok megsemmisítését;

e) az irattárban őrzött iratanyagokról - a 8. melléklet szerinti minta felhasználásával - irattári törzskönyvet vezet.

246. A központi irattárból irat a kiadmányozó vagy a kiadmányozó jogutódjának írásbeli engedélyével adható ki. Jogutód nélkül megszűnt szervek esetében az engedélyt a központi irattárat működtető szervezeti elem vezetője jogosult megadni.

247. A központi irattár az illetékes közlevéltár, illetve törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve, ha azt a keletkeztető szerv vagy jogutódja vezetőjének megkeresésére más irathoz szerelik.

248. Az ORFK központi irattárában az 5 évnél régebbi, 5 éven túl megőrzendő papíralapú iratok központi irattári tárolását a Korm. rendelet rendelkezései alapján központi szolgáltató látja el.

249. Az ORFK központi irattárába átadásra kerülő 5 évnél régebbi, 5 éven túl megőrzendő papíralapú iratok átadása kizárólag átadás-átvételi jegyzőkönyv és az iratkezelő szoftveren történő átadásával történhet. Az átadásra előkészített papíralapú iratokat megőrzési idő, irattári tételszám szerint, azon belül emelkedő sorrendben dobozokban kell összeállítani.

249/A. A központi szolgáltatónál tárolt iratok kikérését az ORFK elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőjénél kell kezdeményezni, aki az igény alapján intézkedik az iratkikérésre.[215]

31. Az irattárba helyezett ügyiratok kezelése

250. Az irattárakban a papíralapú ügyiratokat évkörönként, irattári tételszám szerint, azon belül az iktatószám emelkedő sorrendjében kell tárolni.[216]

251. Az irattári tételszámot az előadói íven az alábbi módon kell feltüntetni:[217]

a) maradandó értékű irat esetében pl. Itsz: 1-a NS 15 év;

b) ügyviteli értékkel rendelkező irat esetében pl. Itsz: 1/d 3 év.

252. Az irattárba helyezés során az iratanyagot olyan burkolatba - így különösen előadói ívben, szalagos irományfedélben - kell elhelyezni, amely biztosítja annak hosszú ideig tartó, biztonságos őrzését. Az irattárolón fel kell tüntetni a szerv megnevezését és az irattári tételszámot.

253. Az ügyiratok tételszám szerinti megőrzéséhez szükséges tároló berendezések és egyéb segédeszközök biztosításáért az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szervek vezetői felelősek.

32. A maradandó értékű iratok rendezése

254. A maradandó értékű iratokat ügyviteli segédleteikkel együtt, az Irattári Terv szerint átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében és annak mellékletét képező átadási egység szerinti tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. Az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltár részére történő átadásának szabályait az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMl rendelet tartalmazza. Az iratanyag átadásával kapcsolatos teendőkről és költségekről az átadó szervnek kell gondoskodni.

255. A közlevéltárnak történő átadás előtt az iratokról a levéltár által közzétett minta szerinti jegyzéket kell készíteni.[218]

256.[219]

257. Az irattárak a maradandó értékű irataikat a következők szerint készítik elő átadásra:

a) irattári tételszám szerinti csoportosításban;

b) iktatószám emelkedő számsorrendjében;

c) savmentes szabvány irattartó dobozokban elhelyezve;

d) a kapcsolódó nyilvántartásokkal, segédletekkel együtt;

e) iratjegyzékkel ellátva.

258. Az átadandó iratokról az elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezető által aláírt átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell készíteni.[220]

259. Az átadás-átvételi jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell:

a) az átadó szerv megnevezését;

b) az átadó és átvevő személyek nevét és beosztását;

c) az átadó és átvevő szervek hivatalos bélyegző-lenyomatát;

d) az iratok tárgy- és évkörét, a kapcsolódó iktatókönyveket, segédleteket;

e) az iratok mennyiségét (a sorszámozott dobozokat és az iratfolyómétert);

f) annak a szervezeti elemnek a megnevezését, amelynek iratanyaga átadásra kerül.

260. A közlevéltár részére átadandó iratokat elkülönítetten - savmentes szabvány irattároló dobozban - kell tárolni, eredeti alakjukban, a fémből készült iratkapcsok eltávolításával. Az irattároló dobozok beszerzéséről az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv vezetőjének kell gondoskodni.

261. Az iratok dobozán fel kell tüntetni:

a) az iratok keltezésének évét;

b) az irattári tételszámot;

c) az iratjegyzék szerinti sorszámát (-tól, -ig);

d) a doboz számát.

262. Az Irattári Terv alapján nem selejtezhetőnek minősített iratok teljes és lezárt évfolyamait - a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig - az illetékes közlevéltárnak át kell adni. Csak teljesen lezárt, rendezett évfolyam iratai adhatóak át.

263. Ha a levéltári átadásra kötelezett iratok átadás-átvételére azért nem kerül sor, mert a nem selejtezhető iratokra a szervnek ügyviteli szempontból még rendszeresen szüksége van, vagy ha az illetékes közlevéltár az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik, az irattári megőrzési idő felülvizsgálata keretében az átadás-átvételi határidő a levéltárral egyeztetett időtartammal meghosszabbításra kerül. Ennek időpontját és a további őrzési évek számát dokumentáltan rögzíteni kell.

264. A minősített iratok átadására az érvényességi idő lejárta előtt kizárólag a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 12. § (6) bekezdésében meghatározott feltételek fennállása esetén kerülhet sor.[221]

265. Az iratok átadás-átvételének időpontjáról a szervek vezetői az illetékes közlevéltárakkal állapodnak meg.

266. Amennyiben valamely szervnek vagy személynek a hivatali működéséből kifolyólag a közlevéltár által már átvett iratra lenne szüksége, írásbeli kérelmével az elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőhöz kell fordulnia. A kérelemben meg kell határozni a szükséges irat adatait és azt az okot, amely alapján az irat kiadását kéri.

33. Az iratok kölcsönzése az irattárból[222]

267. Az irattározott iratanyagba - amennyiben jogszabály másként nem rendelkezik - a feladat- és hatáskörének gyakorlásához szükséges mértékben, a személyes adatokat tartalmazó iratanyag esetén a célhoz kötöttség követelményének betartásával az erre jogosultsággal vagy kiadmányozói engedéllyel rendelkező rendőrségi dolgozó tekinthet be.

268. Az ügyiratokat az irattárból elektronikus úton kezdeményezve csak nyilvántartásba vétel mellett, maximum 30 napig lehet kölcsönözni, amelyet további 30 nappal lehet meghosszabbítani. Papíralapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet - mint elismervényt - az átvevő köteles aláírni, valamint a Robotzsaru rendszer elektronikus kölcsönzőkönyvébe is be kell vezetni a kölcsönzés tényét. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni.[223]

269. Az ügyiratok kölcsönzésekor az ügyiratpótló lapon és a Robotzsaru rendszer elektronikus kölcsönzőkönyvében rögzíteni kell:[224]

a) a kölcsönző nevét, munkakörét, beosztását, szolgálati helyét, munkavégzés helyét;

b) az irat kiadásának időpontját,

c) az irat visszahozatalának határidejét, valamint

d) a kölcsönzést engedélyező személy nevét, munkakörét, beosztását.

269/A. Az irattárazott elektronikus iratba az ahhoz hozzáférési joggal rendelkező személy a hozzáférési engedélyben meghatározott körben és időtartamig tekinthet be, amelyet a Robotzsaru rendszer automatikusan naplóz.[225]

270. Amennyiben a kikölcsönzött iratot a kölcsönző személy határidőre nem szolgáltatja vissza, az elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezető köteles az irat visszahozatali kötelezettségére írásban felszólítani.

34. Kutatás a Rendőrség irattáraiban

271. A Rendőrség irattáraiban kutatás csak az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv vezetőjének engedélyével végezhető. Az engedély megítélésekor a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény, az Ltv., valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezései szerint kell eljárni.

272. A kutatási kérelemben a kérelmezőnek meg kell jelölnie a kutatás célját, a kutatás tárgyát és időhatárát.

273. Az irattárak a kutatásra kiadott anyagokról és a kutatási kérelmekről kötelesek nyilvántartást vezetni. A kutatási nyilvántartásnak tartalmaznia kell:

a) a kutató nevét;

b) a kutatás időpontját, engedélyszámát;

c) a kutatott iratok évkörét;

d) a kutatott iratok iktatószámát és tárgyát.

XIV. FEJEZET

AZ IRAT SELEJTEZÉSE

35. A selejtezésre vonatkozó általános szabályok

274. Az irattárba helyezett iratok közül évente egyszer, de legfeljebb négyszer selejtezés alá kell vonni azokat az iratokat, amelyeknek az Irattári Tervben meghatározott megőrzési idejük lejárt. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő naptól kell számítani. Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok selejtezése, fizikai törlése a metaadatok törlése nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatállományból.[226]

275. Az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerven belül is gondoskodni kell arról, hogy ugyanazon iratokat csak egy helyen - a készítő szervezeti elem iratai között - őrizzék (munkatervek, jelentések stb.). Az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szervek további őrzés céljából csak indokolt esetben tarthatnak meg más elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szervek által készített iratokat. Ennek megfelelően felhasználás, illetve hatályon kívül helyezés után ki kell selejtezni:

a) a más elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szervektől érkezett rendelkezéseket (parancsokat, utasításokat, szabályzatokat stb.), tájékoztatókat és oktatási anyagokat (kivéve az Irattári Tervet, amelyből egy példányt minden esetben meg kell őrizni az előírásai alapján irattározott iratok kezelése érdekében, valamint a minősített normák módosítására kiadott normákat);

b) a munkaterveket és időszaki jelentéseket;

c) azokat az iratokat (statisztikai táblázatokat, jelentéseket, munkaterveket stb.), amelyek adatai összefoglalóban szerepelnek;

d) a más állami, gazdasági vagy civil szervektől információátadás, tájékoztatás céljából érkezett iratokat.

36.[227]

276.[228]

277.[229]

37. A selejtezés megszervezése

278. Az elektronikus ügyintézés és az elektronikus iratkezelés felügyeletét ellátó vezető jelöli ki a legalább kéttagú selejtezési bizottságot, amelynek egyik tagja az érkeztető pont vezetője.[230]

278/A. Annál az elektronikus ügyintézést biztosító szervnél, ahol elkülönülten több érkeztető pont működik, az iratok selejtezését a kijelölt érkeztető pont végzi.[231]

279. A selejtezési bizottság feladata az iratselejtezés és megsemmisítés (kiválogatás, rendezés, zúzás) szakszerű megszervezése, lebonyolítása, ennek során a selejtezési jegyzőkönyv elkészítése.

38. A selejtezés végrehajtása

280. Az iratok selejtezését az ügyben keletkezett utolsó irat keletkezésekor (iktatásakor) hatályos Irattári Terv alapján kell végrehajtani.

281. A selejtezés során ellenőrizni kell azt, hogy:

a) az iratok csoportosítása a rajtuk, valamint a nyilvántartásban feltüntetett irattári tételszám, illetve megőrzési idő alapján történt-e;

b) a nyilvántartás (iktatókönyv, iktatólap, tartalomjegyzék, kiadási füzet) alapján a csoportosított iratok hiánytalanul megvannak-e.

281/A. A megőrzési idejét tekintve feltételhez kötött, ügyviteli értékkel rendelkező iratok selejtezésével összefüggésben a felülvizsgálatra vonatkozó eljárásrendet az elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezető határozza meg.[232]

282. A selejtezésre kiválogatott ügyiratokról jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyben fel kell tüntetni (9. melléklet: selejtezési jegyzőkönyv minta):[233]

a) a selejtezés végrehajtása során alkalmazott norma (Iratkezelési Szabályzat és Irattári Terv) megjelölését;

b) az iratok évfolyamát;

c) az alkalmazott Irattári Terv szerinti irattári tételszámot és az iratok megőrzési idejét;[234]

d) az iratok Irattári Tervben meghatározott tárgykörét (az egyéb kategóriába sorolt iratok esetében az irat rövid tárgyát);

e) az iratok iktatószámát (irattári tételenként csoportosítva, folyamatos iktatószámok esetén "-tól, -ig" jelölve);

f) a selejtezéssel érintett iratok mennyiségét (iratfolyóméterben jelölve, összesítve);

g) a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását és az ügykezelési egység vezetőjének hivatali elérhetőségét.

283. Az iratselejtezésről - a legalább évente egyszer, legfeljebb évente négyszer - készített elektronikus selejtezési jegyzőkönyvet az elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezető vagy az ügyrendben kijelölt személy jóváhagyását követően az illetékes levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyezése érdekében.[235]

284. Iratselejtezés alkalmával az elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezető, vagy az általa ügyrendben kijelölt személy köteles az iratokat szúrópróbaszerűen ellenőrizni és ennek megtörténtét az ellenőrzött iratok nyilvántartási számának feltüntetésével a jegyzőkönyvön dokumentálni, továbbá az ellenőrzés időpontjának rögzítésével aláírni. A selejtezési jegyzőkönyvben szereplő iratokat elkülönítve kell tárolni a közlevéltár által záradékolt jegyzőkönyv visszaérkezéséig.[236]

285. A közlevéltár egyedi szempontok alapján mintát kérhet a selejtezhető iratokból, amelynek átvételéhez az előkészítést az adott szerv munkatársai végzik a levéltári mintaselejtezés alapján.[237]

286. Az iratselejtezésről felvett jegyzőkönyveket iktatni kell, melyeket nem lehet selejtezni.

287. A nem selejtezhető iratokat is tartalmazó nyilvántartásokból az utolsó, kiselejtezhető irat selejtezése után kivonatot (irattári jegyzéket) lehet felfektetni. Az irattári jegyzék tartalmazza:

a) a szervezeti elem megnevezését;

b) az irat iktatószámát, az irattári tételszámot és a tárgykört;

c) az ügykezelési segédletek esetében a szervezeti elem megnevezését, az évszámot (mettől-meddig használták);

d) az irattárban hol található az irat (pl. doboz, dosszié vagy iratcsomó száma, polc jele).

288. Az irattári jegyzéket iratkereséshez, iratkutatáshoz, iratkölcsönzéshez, valamint a nem selejtezhető iratok központi irattár részére történő átadásánál (átadás-átvételi jegyzőkönyv elkészítése) lehet felhasználni.

289. A hiányzó iratokról hiányjegyzéket (jegyzőkönyvet) kell felvenni, az adott irat iktatókönyv-bejegyzésénél az irathiány tényét a tárgymezőbe a jegyzőkönyv számának és "H" betű beírásával jelezni kell, és meg kell tenni a szükséges intézkedéseket az irat hollétének felkutatására.[238]

39. A hiteles elektronikus irattá alakított papíralapú példányok megsemmisítése

290. A papíralapon nem megőrzendő, illetve nem maradandó értékű, hiteles elektronikus irattá alakított érkezett, illetve keletkezett papíralapú példányok jegyzőkönyv felvétele mellett semmisíthetők meg.[239]

291. A megsemmisítési jegyzőkönyvet az illetékes közlevéltárnak nem kell megküldeni.

292. A hiteles elektronikus másolattá alakítandó, de emellett papír alapon is megőrzendő ügyköröket a Szabályzat 1. függelékeként kiadott Irattári Terv meghatározott jelöléssel ellátott része tartalmazza.

292/A. A maradandó értékű irat (NS és HN) papíralapú példányának megsemmisítéséhez negyedéves időszakonként kérni kell az illetékes levéltár jóváhagyó nyilatkozatát a maradandó értékű iratokról készített jegyzék megküldésével. A jegyzéken szereplő azon maradandó értékű papíralapú iratok, melyek megőrzésére a levéltár a nyilatkozata szerint nem tart igényt, megsemmisítési jegyzőkönyvre vehetők és megsemmisíthetők. Az illetékes levéltár által papír alapon is megőrzendőnek ítélt maradandó értékű iratot a levéltárba adásig papíralapú iratként is meg kell őrizni.[240]

293. Az elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezető minden évben intézkedik a hiteles elektronikus irattá alakítandó, de papír alapon is megőrzendő ügykörök felülvizsgálatáról.[241]

40. A kiselejtezett iratok megsemmisítése

294. A kiselejtezett iratok megsemmisítése csak a közlevéltárnak a visszaküldött selejtezési jegyzőkönyvre vezetett hozzájárulása után és alapján történhet.

295. A kiselejtezett iratokat zúzással, égetéssel vagy az irat anyagától függő egyéb módszer alkalmazásával - az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv által biztosított felügyelet mellett - úgy kell megsemmisíteni, hogy azt követően a tartalmukat megismerni ne lehessen. A bűnügyi, fegyelmi és TÜK iratok esetén a megsemmisítés - az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv által biztosított felügyelet mellett - kizárólag zúzással történhet. Az elektronikus köziratok megsemmisítését úgy kell végrehajtani, hogy az adathordozó tartalma a későbbiek során ne legyen helyreállítható.[242]

296. A hulladékanyag-hasznosító vállalatnak a kiselejtezett iratokat zúzott állapotban lehet átadni. Amennyiben zúzás nem történik, zsineggel átkötött zsákokban két, szállítással megbízott munkatárs felügyelete mellett szabad átadni. A személyes és a különleges adatot tartalmazó iratok megsemmisítése csak a selejtezést végző rendőri szerv munkatársainak állandó jelenléte mellett történhet. Nem szükséges a selejtezést végző rendőri szerv munkatársának jelenléte, amennyiben a zúzás és megsemmisítés büntetés-végrehajtási intézetben történik.[243]

297. A megsemmisítés (szállítás és bezúzás) megtörténtét igazoló jegyzőkönyvet (12. melléklet) az iratok selejtezéséről felvett jegyzőkönyvvel együtt kell kezelni.[244]

41. Az Objektív Felelősség Rendszer Alkalmazásban és a Traffic Point Útdíj Hatósági Rendszer Alkalmazásban kezelt iratok selejtezésének eltérő szabályai[245]

298. Az Objektív Felelősség Rendszer Alkalmazásban (a továbbiakban: OFRA) és a Traffic Point Útdíj Hatósági Rendszer Alkalmazásban (a továbbiakban: TP-UHR) rögzített ügyek selejtezését az ezen alcímben meghatározott eltérésekkel kell végrehajtani.[246]

299. Az OFRA és a TP-UHR által működtetett háttérfolyamat alapján minden év január 1-jén digitálisan leválogatásra kerülnek azok az ügyek, amelyek a selejtezés feltételeit - így különösen ügyállapotukat, a bennük található iratok, beadványok keletkezési idejét, az irattári megőrzési időt és a pénzügyi adatokat - figyelembe véve selejtezhetők.[247]

300. A közigazgatási hatósági szolgálatok ügyintézői a selejtezés végrehajtásakor a "selejtezésre jelölt ügyeket" egyenként leellenőrzik. Amennyiben az ügy selejtezhető, az ügyintézők beállítják a selejtezés dátumát, ezáltal az ügy állapota automatikusan "selejtezett" státuszúra változik. Amennyiben az ügy az adott évben nem selejtezhető, az ügyintézők beállítják az ellenőrzés alapján azt a valószínűsíthető selejtezési évet, amikor az ügy ismételten a "selejtezésre váró ügyek" közé kerülhet.[248]

301. Ha az ügyirat tartalmaz az ügyfél vagy a hatóság által küldött olyan papíralapú iratot, ami digitalizált formátumban az ügyirat részét képezi, azt az ügyintézők elkülönítik, és a megsemmisítésig külön kezelik.

302. Az összes "selejtezésre váró ügy" felülvizsgálatát követően a selejtezendő ügyekről digitálisan leválogatott ügylistát kell készíteni, ami elektronikus adathordozóra kimentve képezi az illetékes közlevéltárnak küldött jegyzőkönyv mellékletét.

302/A. Azon ügyekről, amelyek irattári besorolásuk alapján a jogerősen kiszabott bírságösszeg megfizetését követően azonnal selejtezhetők, az ügyintézők ügylistát készítenek, ami elektronikus adathordozóra kimentve képezi az illetékes közlevéltárnak küldött jegyzőkönyv mellékletét.[249]

303. Az illetékes közlevéltár selejtezéshez történő hozzájárulását követően a program alkalmazásával kell elvégezni a selejtezendő ügyek törlését. Az ügyek törlése során visszaállíthatatlanul törlődnek a bináris adatok (képek, iratok, beadványok, tértivevények) és a személyes adatok, azonban megmaradnak az ügyeket leíró adatok (metaadatok).

304. A digitális irattörléssel párhuzamosan kell gondoskodni az elkülönített, papíralapú iratok megsemmisítéséről.

41/A. Az ügyészség engedélyével kérhető adatszolgáltatással beszerzett adatok megsemmisítésének eltérő szabályai[250]

304/A. Az ügyészség engedélyével kérhető adatszolgáltatás során, amennyiben az ügyészségi engedély beszerzése az adatkéréssel elérni kívánt cél elérését veszélyeztetné, ezért az engedély megkérésére utólag került sor, de az ügyészség az adatkérést utólag nem engedélyezi, a már beszerzett adatok megsemmisítését az ezen alcímben meghatározott eltérésekkel kell végrehajtani.[251]

304/B. Ha az ügyészség utólag nem engedélyezi az adatkérést, az ügyintéző az elektronikus rendszerből haladéktalanul törli a beszerzett adatokat, ezzel egyidejűleg a törlés körülményeit az elektronikus rendszer által biztosított űrlapon felvezeti, amelyen megadja a törlés okát. Az elektronikus rendszer időbélyegzővel rögzíti a törlés időpontját, valamint automatikusan rögzíti a törlést végző felhasználó adatait.[252]

304/C. Amennyiben az ügyirat az adatszolgáltató által küldött papíralapú ügyiratot tartalmaz, a digitális törléssel párhuzamosan gondoskodni kell a papíralapú iratok megsemmisítéséről a 11. melléklet szerinti megsemmisítési jegyzőkönyv felhasználásával, amelyet a törléssel érintett alszámhoz kell fűzni.[253]

XV. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉSRE VONATKOZÓ EGYÉB SZABÁLYOK

42. Az irat külalakja

305. Objektív Felelősség Rendszer Alkalmazásban és a TrafficPoint Útdíj Hatósági Rendszer Alkalmazásban generált, első fokú bírságot kiszabó döntések kivételével az iraton - a 10. melléklet szerinti minta felhasználásával - fel kell tüntetni Times New Roman betűtípussal:[254]

a) az irat fejlécében középen Magyarország címerét és a szerv, szervezeti egység, illetve szervezeti elem megnevezését (12-es betűmérettel);

b) fejrész alatt bal oldalon az irat iktatószámát - kivéve a kizárólag elektronikus formában létező iratok esetén, amelyeknél a 179. pont irányadó - (10-es betűmérettel);

c) a fejrész alatt jobb oldalon (10-es betűmérettel):

ca) amennyiben alkalmazására sor kerül, a kezelési jelzést és kezelési utasítást,

cb) az irat tárgyát,

cc) a hivatkozási számot,

cd) az ügyintéző nevét, rendfokozatát,

ce) együttműködő szerv címzett részére, valamint belső levelezés során készített irat esetén az ügyintéző városi, illetve BM telefonszámát;

d) az irat bal oldalán (12-es betűmérettel, félkövér betűstílussal):

da) a címzett nevét, amennyiben azzal rendelkezik, rendfokozatát, beosztását,

db) székhelyét, székhelyének címét,

dc) a címzett megszólítását (rendfokozat, ha az nincs, beosztás, magánszemély teljes neve megjelöléssel);

e) a szöveg alatt bal oldalon a keltezést - székhely, elektronikus irat esetén "időbélyegző szerint", papíralapú irat esetén "év, hónap, nap" megjelölést alkalmazva - (12-es betűmérettel, félkövér betűstílussal);

f) a szöveg alatt jobb oldalon (12-es betűmérettel, félkövér betűstílussal):

fa) a kiadmányozó nevét, rendfokozatát,

fb) a beosztását,

fc) papíralapú irat esetén a bélyegzőlenyomatot;

g) a kiadmányozás alatt bal oldalon a mellékletek felsorolását, példány, lapszám, illetve csomag jelöléssel (10-es betűmérettel);

h) az irat láblécében középen (10-es betűmérettel):

ha) a szerv (szervezeti egység, illetve szervezeti elem) címét, postafiókszámát,

hb) telefonszámát,

hc) elektronikus elérési lehetőségét,

hd) a szervezet KÉR azonosítóját.

306.[255]

43. A megszűnt szervek iratainak kezelése

307. Az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv megszüntetése vagy feladatkörének megváltoztatása esetén a rendelkező szerv köteles intézkedni az érintett elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv irattári anyagának további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és használhatóságáról.

308. Ha az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv jogutód nélkül szűnik meg, irattári anyagának maradandó értékű részét az illetékes közlevéltárba kell elhelyezni. Az irattári anyag többi részének meghatározott ideig történő további őrzéséhez, kezeléséhez, illetőleg selejtezéséhez szükséges költségek biztosításáról, a megszüntetésről intézkedő szerv gondoskodik. A selejtezhető iratok tekintetében - a selejtezési és megsemmisítési szabályok betartásával - a megsemmisítést a megszűnés napjáig kell elvégezni. A megszüntetésről intézkedő szerv gondoskodik továbbá a jogutód nélkül megszűnő elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv közlevéltárba nem kerülő irattári anyagának elhelyezéséről.

309. A jogutód nélkül megszűnt elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szervek irattározott iratait az arra illetékes közlevéltár egyidejű értesítése mellett az ORFK központi irattárának vagy az illetékes területi elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szervnek kell átadni, és azokat az ide vonatkozó szabályok szerint őrizni vagy selejtezni.

310. Az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv jogutódlással történő megszűnése esetén iratait jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a jogutódnak, az el nem intézett, illetőleg a folyamatban lévő ügyek iratait a jogutód szervnél az átvételt követően nyilvántartásba kell venni, figyelemmel arra, hogy az ügyintézési határidő betartásra kerüljön.

310/A. Az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv szervezeti egységének vagy szervezeti elemének megszűnése esetén a nem lezárt ügyiratokat a jogutód szervezeti egység vagy szervezeti elem részére át kell adni, jogutód hiányában le kell zárni. A megszűnt szervezeti egység vagy szervezeti elem lezárt ügyiratait a központi irattárnak át kell adni.[256]

311. Amennyiben a megszűnő szervezeti elem feladatköre több szervezeti elem között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan lehet megosztani, vagy a központi irattárban elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni.

312. A hivatali egység feladatkörének megváltozása esetén a feladatot átvevő szervnek kell intézkednie az érintett hivatali egység irattári anyagának további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.

44. A munkakör átadással kapcsolatos rendelkezések

313. Aki szolgálati viszonyának, munkaviszonyának megszűnése, munkakörének megváltoztatása miatt vagy egyéb okból iratokat nem tarthat magánál, azt a kapott feladatok és koordinációk elintézése mellett a részére korábban kiadott iratokkal és egyéb eszközökkel - így különösen a részére kiadott bélyegzővel vagy személyi (negatív) pecsétnyomóval - el kell számoltatni.

314. Az iratokat és az egyéb anyagokat a munkakör átvételével érintett személynek az ügykezelő bevonásával kell átadni. Amennyiben nincs átvételre kijelölt személy, az iratokat és eszközöket az érkeztető pontnak kell átadni.

315. A kiadott iratok, bélyegzők, személyi (negatív) pecsétnyomók meglétét az adott szervezeti elem ügykezelője köteles ellenőrizni, és az átadás-átvétel megtörténtét jegyzőkönyvben és az elektronikus iratkezelő rendszerben dokumentálni.

316. Az ügykezelő munkakörének átadásánál a vezetőjének vagy a vezető által megbízott személynek is jelen kell lennie. Az átadás során az irattárba helyezett iratokat szúrópróbaszerűen kell ellenőrizni. Az ügykezeléshez használt segédletek, bélyegzők, személyi (negatív) pecsétnyomók átadását a nyilvántartásba is be kell jegyezni. Az átadásról (átvételről) jegyzőkönyvet kell felvenni, és ha a szervezeti elem vezetője aláírta, az ügykezelőnél irattárba kell helyezni.[257]

45. Az iratsokszorosítás, a nyomdai előállítás és a másolatkészítés szabályai

317. Az iratok másolását a szerv vezetője által megbízott dolgozó végezheti. Amennyiben a vezető a másolással külön személyt nem bíz meg, akkor a másolást minden ügyintéző maga végzi.

318. Nyílt kiadmány, nyomdai termék a vonatkozó külön meghatározott - beszerzési, kötelezettségvállalási - előírások betartásával bármely nyomdával elkészíttethető. A külső nyomdával kötött szerződésben rögzíteni kell a nyomdai termék készítésével kapcsolatos kikötéseket, így különösen a kézirat, a korrektúra visszaadása, a selejtanyagok megsemmisítése kapcsán.

319. A nyomdába küldött, jóváhagyott kéziraton bármilyen változtatásra csak a kéziratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.

320. A szervnél keletkezett iratokról a kiadmányozó, a kiadmányozó jogutódja, illetve a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben hitelesítéssel felhatalmazott személy jogosult - a készítő nevének, kézjegyének és a készítés dátumának feltüntetésével - hiteles papíralapú és hiteles elektronikus másolat készítését engedélyezni és készíteni, az E-ügyintézési tv. 102. és 103. §-ában meghatározott előírások figyelembevételével.

321. A hiteles elektronikus iratról hiteles papíralapú másolat előállítása során "A papíralapú kiadmány az alapul szolgáló elektronikusan hitelesített irattal megegyezik." feliratú záradékbélyegző használata kötelező.

322. A papíralapú iratról hiteles elektronikus másolat előállítása során "Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező" elektronikus záradékbélyegző alkalmazása kötelező.

46. Bélyegzőkkel, személyi (negatív) pecsétnyomókkal kapcsolatos rendelkezések

323. A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, segédbélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről, névbélyegzőkről, szárazbélyegzőkről, az egyéb, a szerv elnevezését nem tartalmazó bélyegzőkről (a továbbiakban: bélyegzők), valamint a személyi (negatív) pecsétnyomókról nyilvántartást kell vezetni.[258]

324. A bélyegzők, valamint a személyi (negatív) pecsétnyomók nyilvántartó könyvét a Főnyilvántartó Könyvben kell nyilvántartásba venni.

324/A. A 323. pont szerinti nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból a bélyegző, személyi (negatív) pecsétnyomó használója, kezelője mindenkor megállapítható legyen.[259]

325. Az elkülönített nyilvántartás érdekében minden bélyegzőfajtára külön nyilvántartást vagy egy nyilvántartáson belül külön fejezetet kell felfektetni, hogy az azonos megnevezésű pótlólag rendelt bélyegzőket is a megfelelő helyen lehessen bevezetni.

326. A bélyegzők nyilvántartásának vezetésére vonatkozó szabályok:

a) a bélyegzőt a megnevezésének megfelelő helyre, érkezésének sorrendjében kell bevezetni;

b) minden bélyegzőt új számra kell bevezetni;

c) minden bélyegző lenyomatát vagy feliratát el kell helyezni, illetve be kell vezetni a nyilvántartásba;

d) a bélyegző kiadása és visszavétele esetén a kiadás és a visszavétel időpontját tintával kell kitölteni, a rovatban a használó személy nevét rögzíteni kell;

e) az átadó és az átvevő aláírásával az átadást-átvételt igazolni kell.

326/A. A személyi (negatív) pecsétnyomót a lenyomatával vagy számának és az esetleges betűjelölésének együttes dokumentálásával, az érkezésének sorrendjében kell nyilvántartásba venni. Minden személyi (negatív) pecsétnyomót új sorszámon kell nyilvántartásba venni.[260]

326/B. A bélyegzők cseréjét - a bélyegző lenyomatát is csatolva - írásban kell kérni. Ha a bélyegző szövege olvashatatlan, a bélyegző eredeti szövegét a lenyomat alá kell írni.[261]

326/C. A régi bélyegzőt az új bélyegző megérkezését követő nyolc munkanapon belül, jegyzőkönyv egyidejű felvételével az azt nyilvántartó szervezeti elem selejtezi olyan módon, hogy eredeti alakja visszaállíthatatlan legyen. A megsemmisítés tényét a nyilvántartásban fel kell tüntetni.[262]

326/D. Az elhasználódott személyi (negatív) pecsétnyomók selejtezéséről jegyzőkönyv egyidejű felvételével az azt nyilvántartó szervezeti elem gondoskodik. A selejtezés tényét a nyilvántartásban fel kell tüntetni.[263]

47. A hivatalos bélyegzők használata

327. A hivatalos iratokon használandó bélyegzők közül:

a) a beosztást megjelölő címeres körbélyegzők használatára jogosultak a központi szerv vezetője és helyettesei, valamint a területi szervek vezetői és azok helyettesei;

b) a szerv megnevezésével és sorszámmal ellátott címeres körbélyegzők használatára jogosultak a központi, területi és helyi szervek, valamint ezen szervek kiadmányozási joggal rendelkező vezetői;

c) a nemzetközi szervezetet és funkciót megjelölő címeres körbélyegzők használatára jogosultak a nemzetközi szerződések alapján létrehozott bizottságok, vegyesbizottságok kinevezett elnökei, tisztviselői (megbízottak, főmegbízottak) és ezek helyettesei.

328. A körbélyegzőt papíralapú hivatalos iratokon kell alkalmazni a hivatalos aláírás mellett.[264]

329.[265]

330. A Rendőrség szervei csak a hivatalos szövegű és formájú bélyegzőket használhatják.

331.[266]

332.[267]

333.[268]

334.[269]

335. Az ügyviteli szerv körbélyegzőjét kell használni:

a) a Főnyilvántartó Könyv kivételével minden iratkezelési okmány hitelesítésekor a hitelesítő zsinór ragasztásának bélyegzésére;

b) kiadványok, másolatok, kivonatok hitelesítésére, ha a hitelesítési záradékot az érkeztető pont vezetője írja alá, vagy ha a záradékot aláíró személy nem rendelkezik saját körbélyegzővel.

336. A bélyegző, személyi (negatív) pecsétnyomó használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.

337. Személyi (negatív) pecsétnyomó lenyomatával kell ellátni a minősített adathordozó, továbbá a fegyverzet tárolására szolgáló lemezszekrény, helyiség ajtaját, illetve a kulcsdobozokat. A szerv vezetője a belső rend és biztonság érdekében a pecsétnyomó használatát egyéb esetekben is elrendelheti.

338.[270]

339.[271]

340. A bélyegzőket, valamint a személyi (negatív) pecsétnyomót a használója:

a) csak a hivatali munkával kapcsolatban használhatja;

b) hivatalos idő befejezése után, illetve a hivatali helyiségből való távozáskor köteles elzárni [kivétel a személyi (negatív) pecsétnyomó és a hivatali épületen kívüli munkavégzés alkalmával használt bélyegző];

c) másnak csak a nyilvántartásban történő előzetes átírás után adhatja át;[272]

d) munkaviszony megszűnése esetén az ügykezelőnek köteles visszaadni;

e) áthelyezés esetén köteles leadni, és az új munkahely ügykezelőjénél újat felvenni;

f) ha elvész vagy eltűnik, erről a közvetlen vezetőjét soron kívül szóban, majd írásban köteles tájékoztatni, aki annak pótlásáról gondoskodik. A személyi (negatív) pecsétnyomóért használója kártérítési felelősséggel tartozik, elvesztése vagy eltűnése esetén a kártérítési eljárás lefolytatását követően intézkedni kell a személyi (negatív) pecsétnyomó nyilvántartásból való törlésére.

341. A szerv megnevezését vagy kódszámát tartalmazó körbélyegző, bélyegző, személyi (negatív) pecsétnyomó eltűnéséről és a bélyegző felkutatására tett intézkedésről, majd az ügyben lefolytatott eljárás megállapításairól nyolc munkanapon belül - a szolgálati út betartásával - írásban értesíteni kell az illetékes gazdasági szervet. A központi beszerzésű bélyegző eltűnéséről írásban az utánpótlásra kötelezett szervet is értesíteni kell. Amennyiben olyan jellegű bélyegző veszett el, amelyhez joghatás fűződhet, intézkedni kell az eltűnés Hivatalos Értesítőben történő közzétételére.[273]

XVI. FEJEZET

AZ IRATOK VÉDELMÉVEL KAPCSOLATOS SZABÁLYOK

48. Általános szabályok

342. Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott gépi adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről, beleértve a vírusvédelmet és a kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is. Biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papíralapú, mind a gépi adathordozó esetében. Az elektronikus adatok olvashatóságának biztosítása érdekében biztonsági mentéseket kell végezni.

343. A szervek dolgozói csak azokhoz az iratokhoz, illetőleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van.[274]

344. Ügyfélnek és képviselőjének a reá vonatkozó iratba való betekintés lehetőségét és arról másolat, kivonat készítését olyan módon kell biztosítani, ahogyan azt jogszabály lehetővé teszi, és ahogyan az mások személyiségi jogainak sérelme nélkül lehetséges.

345. A "Nem nyilvános!" jelzéssel ellátott iratokat a betekintésre jogosultakon kívül más személy csak abban az esetben ismerhet meg, ha ezt munkájával, tevékenységével összefüggő feladatok ellátása szükségessé teszi, és a megismerésen alapuló jogosultságát igazolni tudja.[275]

346. A megismerést az iraton a megismerés időpontjával (év, hó, nap) és a megismerő személy nevével kell igazoltatni.

347. A vezetői értekezletek azon előterjesztéseit, amelyeket törvény nem sorol a védendő adatok körébe és ezért nyilvánosságuk nem korlátozható, de a felsővezetés egyetértését még nem nyerték el, a következő megjegyzéssel kell ellátni: "Az előterjesztés nem tükrözi a döntésre jogosult vezető álláspontját". A megjegyzést az irat fejrésze alatt jobb oldalon kell elhelyezni.

348. Munkahelyen kívül iratot feldolgozni, tanulmányozni csak az iratot kiadmányozó személy egyetértésével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen személy ne ismerhesse meg. Az egyetértést az iraton dokumentálni kell.

349. Az ország területéről iratot csak az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv vezetőjének engedélyével szabad kivinni.

350. A folyamatban lévő iratokat - függetlenül attól, hogy személyes adatot tartalmaznak-e, vagy sem - munkaidőn kívül lemezszekrényben vagy zárható irodai bútorokban kell tárolni. A lemezszekrény kulcsait kulcsdobozban vagy másik lemezszekrényben kell elhelyezni, a zárható irodai bútorok kulcsát pedig eltávozáskor mások által hozzá nem férhető helyen kell elhelyezni.[276]

351. Az iratok tárolására szolgáló irodai bútoroknak, szekrényeknek a használó távollétében történő felnyitása legalább két személy jelenlétében történhet, erről, valamint a felnyitásra okot adó eseményről és a kivett vagy megtekintett iratokról jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvben fel kell tüntetni a tárolóeszköz felnyitására utasítást adó vezető nevét, beosztását, és az utasítást adó vezető által aláírt jegyzőkönyv egy példányát az érintett személynek át kell adni.

352. A lepecsételt kulcsdobozokat olyan módon kell tárolni, hogy az esetleges illetéktelen hozzáférés kizárható, illetve a kulcsdobozt felvevő és leadó személy kiléte, valamint a felvétel és leadás időpontja megállapítható legyen.

353. A kulcsdobozokon fel kell tüntetni a doboz sorszámát (1-től kezdődően) és az iroda számát vagy a szervezeti elem megnevezését. A felvételére jogosult személyek nevét, a személyi (negatív) pecsétnyomójuknak, illetve a felvételre jogosító egyéb engedélyüknek (pl. belépőkártya) számát a kulcsdoboz kiadására felhatalmazott szervezeti elemmel kell közölni a felvételi jogosultság megállapíthatósága érdekében.

354. A felügyelet nélkül hagyott helyiségek nyílászáróit munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok (adathordozók), technikai eszközök védelme érdekében.

355. Az ügyvitel valamennyi résztvevőjét a kezelésében, illetve birtokában lévő irat elvesztéséért, megsemmisüléséért felelősség terheli.[277]

356. Az irattárban kezelt iratokról, illetve azok tartalmáról külső szerv, személy részére csak az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv vezetője vagy a kiadmányozó írásos engedélye alapján adható felvilágosítás, illetve adható ki hiteles másolat.

357. Az ügykezelési helyiség hivatali munkaidőn kívüli felnyitásáról az ügykezelőt értesíteni kell. Amennyiben ügykezelő jelenlétének biztosítására nincs lehetőség, a helyiség felnyitása legalább két személy jelenlétében történhet, erről, valamint a felnyitásra okot adó eseményről és a kivett vagy megtekintett iratokról részletes jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyben fel kell tüntetni a felnyitás elrendelésére utasítást adó vezető nevét és beosztását is. A szerv vezetője által aláírt jegyzőkönyvet a felnyitást követő munkanapon át kell adni az ügykezelőnek.

49. Gyanús küldemények észlelése esetén alkalmazandó szabályok

358. A futárküldeményeket, illetve a postai forgalomban vagy személyes kézbesítéssel érkezett küldeményeket a felbontásig elkülönítetten kell kezelni.[278]

359. A nem futárküldeményként - postán feladott vagy személyes kézbesítéssel - érkezett küldemények felbontását gumikesztyűben kell végezni. Az érintett személyi állomány gumikesztyűvel történő ellátásáról az érintett szervek vezetői - az ORFK esetében az ORFK Gazdasági Főigazgatóság - gondoskodnak.[279]

360. A postabontás során a helyiségben a postát bontó személyen kívül más személy nem tartózkodhat, és ott egyéb más tevékenység sem végezhető.

361. A postai küldemények felbontása során az ügykezelő szemrevételezéssel meggyőződik arról, hogy a küldemény gyanús-e. Gyanús küldemény lehet különösen az, amely:

a) finom port tartalmaz;

b) külföldről érkezett olyan küldemény, amelynek nincs feladója vagy a feladó ismeretlen;

c) címzése idegenszerű írásmódú;

d) rossz magyarsággal és nem szabályosan címzett;

e) sérülten vagy felbontva érkezett;

f) gyanús a tapintása vagy ha a küldeményen szereplő megjegyzésből, szövegből arra lehet következtetni, hogy az fertőzött.

362. A postai úton érkezett, "Saját kezű felbontásra!" vagy erre utaló jelzéssel ellátott küldeményt szemrevételezéssel, lehetőleg annak megérintése nélkül meg kell vizsgálni, hogy gyanúsnak minősíthető-e. Abban az esetben, ha gyanús körülmények merülnek fel (így különösen, ha a csomag aszimmetrikus vagy egyenlőtlen eloszlású, a méretéhez mérten túlsúlyos, bármilyen tűhegynyi nyílás, vagy perforáció található a csomagoláson), a címzettet - lehetőleg távbeszélőn - haladéktalanul értesíteni kell. Az ilyen küldemény felbontása és átvizsgálása csak a címzett előzetes engedélyével történhet. Abban az esetben, ha ezt nem engedélyezi, részére a küldeményt felbontás nélkül - fóliában vagy "talpas borítékban" lezárva - kell továbbítani. A címzett ilyen esetben a küldeményt személyesen, a helyiségben egyedül tartózkodva bonthatja fel. Amennyiben a címzett a küldeményt annak érkezésétől számított huszonnégy órán belül nem tudja átvenni, és nem járult hozzá annak felnyitásához, azt a veszélyes anyagok tárolására szolgáló edényben kell elhelyezni, továbbá intézkedni kell a küldemény azonnali bakteriológiai bevizsgálására, illetve azonnal értesíteni kell az illetékes szakszolgálatot.

363. Gyanús küldemény észlelése esetén azt a veszélyes anyagok tárolására szolgáló edényben kell elhelyezni, és erről a küldemény címzettjét, valamint a területileg illetékes katasztrófavédelmi szervet azonnal értesíteni kell.

364. A gyanús küldemény tárolóedényben történő elhelyezését követően az ügykezelő a tárolóedényt légmentesen lezárja, a küldemények további felbontását a katasztrófavédelem képviselőjének megérkezéséig felfüggeszti, a helyiségben esetlegesen már kialakított légtechnikai berendezéseket haladéktalanul kikapcsolja, a nyitott nyílászárókat (ablak) becsukja, majd a helyiséget elhagyva, annak ajtaját/ajtajait bezárja. Az ügykezelő a katasztrófavédelem képviselőjének megérkezéséig egy, az érintett helyiség közelében lévő és előzőleg kiürített helyiségben tartózkodik. Ezalatt az érintett helyiségek egyikébe sem be, sem pedig onnan ki nem léphet senki, azokból semmilyen természetű tárgyat, anyagot kihozni nem lehet.

365. A gumikesztyűket használat után a veszélyes anyagok összegyűjtésére és tárolására rendszeresített tárolóedényben kell elhelyezni. A tárolóedények kezelésére a veszélyes hulladékokra vonatkozó általános szabályok vonatkoznak. A veszélyes hulladékok tárolására szolgáló edény beszerzéséről az érintett szervek vezetői - az ORFK esetében az ORFK Gazdasági Főigazgatóság - gondoskodnak.

366. Ha a magánküldeményt a feladó személy személyesen kívánja átadni, fel kell szólítani arra, hogy a küldeményt bontsa fel, személyazonosságát igazolja, és adatait a küldeményen rögzítse. Ezután a küldeményt a Rendőrség által biztosított borítékban vagy csomagolóanyagban kell elhelyezni és megcímezni. A rendőri szerv a küldeményt akkor veheti át, ha a küldeményt hozó személy a személyazonosságát igazolta, és azt a borítékon is rögzítette.

367. Amennyiben a magánküldeményt átadó személy a személyazonosságát igazolni nem hajlandó, intézkedés alá kell vonni, személyazonosságát meg kell állapítani, fel kell szólítani a küldemény meghatározott helyre történő elhelyezésére, és értesíteni kell a területileg illetékes katasztrófavédelmi szervet.

368. Gyanús küldemény bejelentése esetén a szükséges közegészségügyi, munkavédelmi intézkedések haladéktalan megkezdése céljából a legrövidebb időn belül értesíteni kell az ORFK vezető főorvosát is. Az értesítésben fel kell tüntetni az addig megtett intézkedéseket és az érintett személyek számát.

369. A személyi állomány gyanús küldeményekkel foglalkozó, intézkedő tagjai részére - a munkakörükből adódó biológiai kockázati tényezők minimálisra csökkentése érdekében - évente minimum egy alkalommal, illetve a munkába lépést megelőzően oktatást kell tartani. Az oktatások rendszeres megtartására a szerv egészségügyi feladatokat ellátó szervezeti elemének vezetője intézkedik.

XVII. FEJEZET

AZ EGYES ÜGYCSOPORTOKRA VONATKOZÓ KÜLÖNÖS IRATKEZELÉSI SZABÁLYOK

50. A bűnügyi iratok kezelésére vonatkozó külön rendelkezések[280]

370. A bűnügyi iratok kezelése során az ügykezelés általános szabályait jelen alcímben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.[281]

371. Bűnügyi irat a büntetőeljárásban az előkészítő eljárás és a nyomozás, valamint a vagyon-visszaszerzési eljárás során keletkezett irat, a rendkívüli halálesetek vizsgálatára folytatott hatósági eljárás iratai, a kábítószer elkobzására irányuló intézkedések iratai, valamint a magánvádas bűncselekményekkel összefüggő iratok (a továbbiakban együtt: bűnügyi irat). A bűnügyi iratot a más jellegű iratoktól elkülönítve kell kezelni.[282]

371/A.[283]

372. A bűnügyi iraton - amennyiben tartalma alapján az indokolt - alkalmazni kell az "Előállított!", "Őrizetes!", "Letartóztatott!", "Bűnügyi felügyelet alatt álló terhelt!" vagy "Bűnjeles!" kezelési jelzéseket. A személyi szabadságot korlátozó kényszerintézkedésekre vonatkozó jelölések alkalmazása esetén a beérkezés után az iratot soron kívül a szignálásra jogosult vezetőnek kell szignálásra felajánlani.[284]

373. Az általános szabályokban meghatározottakon kívül bűnügyi irat papíralapú szignálása során az iraton és a feladatmezőben, elektronikus irat szignálása során a feladatmezőben fel kell tüntetni a bűncselekmény megnevezését a törvényhelyre történő utalással vagy bűncselekmény hiányában az esemény megnevezését (így különösen halálos üzemi baleset).[285]

374. Az általános szabályokban meghatározottakon kívül a vagyonelvonásra irányuló eljárási irat papíralapú szignálása során az iraton és a feladatmezőben, elektronikus irat szignálása során a feladatmezőben fel kell tüntetni az alapbűncselekmény megnevezését a törvényhelyre történő utalással, az alapeljárást folytató nyomozó hatóság megnevezését, az alapügy bűnügyi, valamint ügyészi számát, továbbá[286]

a) előkészítő eljárás esetén a bűncselekmény megnevezését, amellyel kapcsolatban lefolytatásra került;

b) jogerős ítéletet követő eljárás esetén - ideértve azt az esetet, amikor büntetés kiszabására azt kizáró ok miatt nem került sor, azonban a vagyonelkobzás elrendelésre került - a bűncselekmény megnevezését, amely vonatkozásában a döntés megszületett, az ítéletet meghozó bírói szervet, a bírósági eljárás számát;

c) bírósági eljárással párhuzamos eljárás esetén az alapul szolgáló bűncselekmény megnevezése mellett az azt folytató, illetve a vagyonelvonásért felelős szervet megkereső ügyészség megnevezését, az ügyészi számot.

375. A bűnügyi iratokat az alábbi iktatókönyvek szerint kell besorolni és nyilvántartani:[287]

a) a bűnügyek iratai (bü.) iktatókönyvbe kell iktatni a büntetőeljárásnak az alábbi, nyomozáshoz kapcsolódó iratait:

aa) a leplezett eszközökkel kapcsolatos iratok kivételével az előkészítő eljárás iratait,

ab) a bűncselekmény gyanúját tartalmazó, a nyomozás elrendelése tárgyában szükséges - vezetői döntéssel még nem érintett - iratot,

ac) az ügyész által megküldött nyomozást elrendelő határozatot,

ad) a más szerv által - a nyomozás elrendelése, lefolytatása és befejezése céljából - áttett bűnügyi iratot,

ae) a határozat nélkül elvégzett eljárási cselekményt rögzítő iratot,

af) az olyan - konkrét bűncselekményre utaló - feljelentést, amelyben bűncselekmény gyanúját nem lehet megállapítani, ezért a feljelentés elutasítására kerül sor,

ag) az olyan feljelentést, amely alapján feljelentéskiegészítésre kerül sor;

b) a rendkívüli halálesetek (rk.) iktatókönyvbe kell iktatni a rendkívüli haláleset körülményeinek kivizsgálása céljából folytatott hatósági eljárás iratait, az olyan halálesettel kapcsolatos bejelentést, ahol

ba) a halál természetes módon való bekövetkezését a körülmények kétségessé teszik, azonban bűncselekmény gyanúja nem merül fel (baleset, öngyilkosság, ismeretlen előzmény vagy körülmény, és nem áll rendelkezésre olyan adat, amelyekből megalapozottan lehet következtetni a halál természetes okból történő bekövetkeztére),

bb) a holttest személyazonossága ismeretlen,

bc) az elhunyt fogvatartott;

c) a leplezett eszközök az előkészítő eljárásban (leple.) iktatókönyvbe kell iktatni a büntetőeljárásnak az előkészítő eljáráshoz tartozó leplezett eszközökhöz kapcsolódó nyílt iratait;

d) vagyon-visszaszerzési eljárás (bü-vve.) iktatókönyvbe kell iktatni, a büntetőeljárásról szóló 2017. évi XC. törvény (a továbbiakban: Be.) 353. § (2) bekezdése alapján a Rendőrség és a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (a továbbiakban: NAV) nyomozó hatósága, valamint az ügyészség által az elkobozható vagy a vagyonelkobzás alá eső dolog vagy vagyon felderítése és biztosítása érdekében a nyomozó hatóság vagyon-visszaszerzési szervének vádemelés előtt küldött megkeresését azzal, hogy a megkeresés teljesítésekor keletkező iratok bűnügyi iktatószámot a vagyon-visszaszerzési eljárás lezárását követően a megkereső szervnél kapnak;[288]

e) a kábítószer elkobzására irányuló eljárás iktatókönyvbe (kobz.) kell iktatni az elkobzásról szóló bírói, szabálysértési ítéleteket, végzéseket és határozatokat, valamint a rendőrség területi, helyi szervei által megküldött vegyészszakértői vagy botanikus szakértői véleményeket;

f) nemzetközi vagyon-felderítés (nvf.) iktatókönyvbe kell iktatni a Be. 353. § (2) bekezdése alapján a Rendőrség és a NAV nyomozó hatósága, valamint az ügyészség által, az elkobozható vagy a vagyonelkobzás alá eső dolog vagy vagyon felderítése és biztosítása érdekében a nyomozó hatóság vagyon-visszaszerzési szervének vádemelés előtt küldött nemzetközi vonatkozású megkeresését azzal, hogy a megkeresés teljesítésekor keletkező iratok bűnügyi iktatószámot a vagyon-visszaszerzési eljárás lezárását követően a megkereső szervnél kapnak;[289]

g) vádemelés utáni adatgyűjtés (vva.) iktatókönyvbe kell iktatni az ügyészség kezdeményezésére vádemelés után a bizonyítási indítvány megtétele, bizonyítási eszköz felkutatása és biztosítása, továbbá az elkobozható vagy a vagyonelkobzás alá eső dolog vagy vagyon felderítése és biztosítása érdekében végzett adatgyűjtés során keletkező iratokat;[290]

h) vagyonkutatás (bü-vk.) iktatókönyvbe kell iktatni a Be. 820. § (2) bekezdése alapján a bíróság jogerős ügydöntő határozatát követően az ügyészség által elrendelt vagyonkutatást.[291]

376. Az egyes eljárási cselekmények végrehajtása érdekében küldött megkeresést - ideértve az elfogatóparanccsal érintett személy vonatkozásában a körözési rendszerben kért eljárási cselekményekkel kapcsolatban keletkező valamennyi iratot - a megkeresett szerv megkeresések (megk.) iktatókönyvébe kell iktatni. A megkeresés teljesítésekor keletkező iratok bűnügyi iktatószámot a megkereső szervnél kapnak.[292]

377. Bűnügyek egyesítésekor a határozatban megjelölt iktatószámú ügy(ek)et a határozaton szereplő ügyszámhoz kell szerelni.[293]

378. Bűnügyek elkülönítésekor új bűnügyi iktatószámot kell létrehozni, és az alapügyből az elkülönített ügyben is szükséges iratok hiteles másolati példányait az így létrehozott bűnügyi számhoz tartozó alszámokra kell iktatni.[294]

379. A perújítási nyomozást új bűnügyi számra kell iktatni, és szerelni kell hozzá az esetleges korábbi (régi számon iktatott) ügy iratait is. A régi iktatásnál ezt a körülményt jelezni kell.[295]

379/A. A magánvádas bűncselekmények iktatókönyvébe (mv.) kell iktatni:[296]

a) a magánvádas bűncselekményre vonatkozó bejelentést, feljelentést és mellékleteit;

b) az a) pontban meghatározott iratoknak az ügyészség részére történő továbbításról szóló átiratot;

c) a bíróságnak a magánvádas bűncselekménnyel kapcsolatos eljárásában a nyomozó hatóságnak címzett küldeményeit és az azok alapján keletkező iratokat.

380. A bűnügyi iratok iktatókönyveiben kell nyilvántartani:[297]

a) a feljelentő (sértett) személy vezeték- és utónevét vagy szerv megnevezését;

b) a gyanúsítható, feljelentett, gyanúsított vezeték- és utónevét [több elkövetőnél az elsőként megjelölt gyanúsított vezeték- és utónevét kell beírni és az "és társa(i)" jelölést kell alkalmazni, az iktatáskor ismeretlen elkövető vezeték- és utónevét az ismertté váláskor be kell írni];

c) a bűncselekmény megnevezését;

d) a vagyonelvonásra irányuló eljárás esetén

da) a lefolytatását kérő vagy az azt elrendelő szerv megnevezését,

db) az eljárással érintett személy/szerv vezeték- és utónevét/megnevezését,

dc) az eljárás alapjául szolgáló ügyben eljárt nyomozó hatóság megnevezését,

dd) az alapügy bűnügyi és ügyészi számát,

de) a bírói szerv megnevezését és ügyszámát;

e) az elkobzásra vonatkozó iktatókönyvben

ea) az elkobzásról szóló döntés iktatószámát,

eb) az eljáró hatóság megnevezését,

ec) az alapügy (büntető vagy szabálysértési) iktatószámát,

ed) annak a terheltnek a vezeték- és utónevét, akire az elkobzás vonatkozik;

f) a vagyoni kényszerintézkedéssel érintett személy(ek)/szerv vezeték- és utónevét/megnevezését, azonosító adatait.

51. A fegyverrel kapcsolatos engedélyek iktatásával és nyilvántartásával összefüggő külön szabályok

381. A fegyverrel kapcsolatos kérelmek és engedélyek iratait a Robotzsaru rendszerben, külön erre a célra megnyitott iktatókönyvbe kell iktatni. Az ügyiratokat folyamatosan a kérelmező főszámán kell nyilvántartani, és az egyes ügyiratokat külön-külön alszámra kell iktatni, olyan módon, hogy a főszámhoz kapcsolódóan minden tárgyévben 0-ról indul az új alszámozású iktatás. Az így keletkezett alszámos iratok az adott év végén történő lezáráskor a kérelmező főszámához tartozó iratban megjelennek.[298]

381/A. Amennyiben a szignálásra jogosult másként nem rendelkezik, az ügyfélfogadás alkalmával átvett, a fegyverengedélyüggyel kapcsolatos papíralapú iratok esetében megengedett az irat bemutatás (szignálás) előtti iktatása. A papíralapú irat digitalizálására a szignálással egyidejűleg kell intézkedni.[299]

52. A személy- és vagyonvédelmi, illetve a magánnyomozói tevékenységgel kapcsolatos engedélyek iktatásával és nyilvántartásával kapcsolatos külön szabályok

382. Az egyéni, illetve társas vállalkozás keretében végzett személy- és vagyonvédelmi, illetve magánnyomozói tevékenység engedélyezése, valamint a tevékenység személyes végzésére jogosító rendőrhatósági igazolvány kiadása, illetve a kiadott engedély érvényességének meghosszabbítása iránt benyújtott kérelmeket és a kiadott engedélyekkel kapcsolatos iratokat a Robotzsaru rendszerben, külön erre a célra megnyitott iktatókönyvbe kell iktatni. Az ügyiratokat folyamatosan a kérelmező főszámán kell nyilvántartani, és az egyes ügyiratokat külön-külön alszámra kell iktatni, olyan módon, hogy a főszámhoz kapcsolódóan minden tárgyévben 0-ról indul az új alszámozású iktatás. Az így keletkezett alszámos iratok az adott év végén történő lezáráskor a kérelmező főszámához tartozó iratban megjelennek. Az igazolvány és a működési engedély kiadására vonatkozó kérelmeket ugyanazon személy vagy vállalkozás esetében is önálló főszámra kell iktatni.[300]

382/A. Amennyiben a szignálásra jogosult másként nem rendelkezik, az ügyfélfogadás alkalmával átvett, a személy- és vagyonvédelmi, magánnyomozói, valamint vagyonvédelmi rendszert tervező, szerelő tevékenységgel kapcsolatos papíralapú iratok esetében megengedett az irat bemutatás (szignálás) előtti iktatása. A papíralapú irat digitalizálására a szignálással egyidejűleg kell intézkedni.[301]

383. A hatósági ellenőrzést vagy rendőri intézkedést foganatosító rendőrkapitányságokon az esetleges jogsértések elkövetése esetén a tetten ért igazolvány-tulajdonossal szemben tett intézkedésekről készült ellenőrzési jegyzőkönyveket, illetve jelentéseket az általános iktatókönyvbe kell iktatni.

384. Az egyéni, társas vállalkozó által a szerződéseiről vezetett nyilvántartást tartalmazó naplók esetében a rendőrkapitányságok igazgatásrendészeti szerveinél az engedélyügyi előadó feladata a naplók hitelesítése és nyilvántartásba vétele. Erre a célra az ügykezelő által főnyilvántartó-könyvi számmal ellátott külön nyilvántartást kell felfektetni.

53. A szabálysértési ügyek iratainak kezelésére vonatkozó külön rendelkezések

385. A szabálysértési iratot minden más ügytől elkülönítetten, a Robotzsaru rendszer szabálysértési moduljában (a továbbiakban: szabálysértési modul) kell iktatni. A szabálysértési modul továbbítja:

a) a közlekedési előéleti pontrendszert nyilvántartó szervnek a közlekedési előéleti pontokat;

b) a szabálysértési nyilvántartási rendszer részére az eljárás alá vont személy, a szabálysértési, valamint egyes eljárási cselekmények külön jogszabályban meghatározott adatait, valamint

c) a szabálysértési eljárás során hozott jogerős marasztaló döntés - külön jogszabályban meghatározott - személyre, cselekményre és marasztalásra vonatkozó adatait.

386. A szabálysértési hatóságok a szabálysértési modulban:[302]

a) a befogadott szabálysértési feljelentéseket szabálysértési számra (szabálysértési ügyek iktatókönyve);

b) a szabálysértési hatóság által elutasított feljelentéseket feljelentés elutasítási számra (elutasított szabálysértési feljelentések iktatókönyve);

c) a más rendőri szervtől érkező meghallgatás-kéréseket és a kézbesítési jogsegély iránti kérelmeket megkeresési számra (szabálysértési megkeresések iktatókönyve);[303]

d) a Rendőrség által kiszabott helyszíni bírság meg nem fizetése okán a hatósághoz érkezett iratokat helyszíni bírság végrehajtási számra (helyszíni bírság végrehajtási eljárások iktatókönyve);

e) a nem rendőri szerv által kiszabott helyszíni bírság meg nem fizetése miatt a hatósághoz érkezett iratokat helyszíni bírság végrehajtási számra (önkormányzati - KF - helyszíni bírság végrehajtása iktatókönyve);

f) a bíróságtól a kiszabott szankció végrehajtása érdekében érkezett iratokat bírósági végzés végrehajtási számra (bírósági végzés végrehajtás iktatókönyve);

g) a külföldi határozat végrehajtása érdekében érkezett szabálysértési végrehajtási ügyeket szabálysértési végrehajtási jogsegély számra (szabálysértési végrehajtási jogsegély iktatókönyve)

iktatják.

386/A. A szabálysértési hatóságok a szabálysértési modulban általános számra iktatják a szakmai felettes szervüknek készített, a szabálysértési eljárással összefüggő jelentéseket és adatszolgáltatásokat, valamint a közjogi tisztség betöltésén alapuló mentességet élvező személyek szabálysértési ügyeit, a mentességről történő lemondásig és a mentesség felfüggesztéséig.[304]

386/B. Az ORFK és a vármegyei rendőr-főkapitányságok igazgatásrendészeti szolgálati ágai a szabálysértési eljárásban hozzájuk felterjesztett iratokat a szabálysértési modulban általános számra iktatják.[305]

387. A feljelentő rendőri szerv a feljelentést elektronikusan NOVA SZEÜSZ küldési móddal, valamint indokolt esetben NEO Postával a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező rendőrkapitányság szabálysértési hatóságának, a szabálysértési modulra küldi meg.[306]

387/A. Amennyiben[307]

a) a feljelentő a KR, vagy[308]

b) az illetékességi területükön kívül feladatot ellátó ideiglenes csapatszolgálati egységek előállítást foganatosítottak, vagy a szabálysértési eljárásban történő lefoglalás érdekében dolog ideiglenes elvételére intézkedtek,

a szabálysértési feljelentést - függetlenül attól, hogy az eljárás lefolytatása mely rendőri szerv hatáskörébe tartozik - az a)-b) alpont szerinti szervezeti egység/szervezeti elem az intézkedés helye szerinti rendőrkapitányságnak adja át, amely továbbítja a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező rendőrkapitányság szabálysértési hatóságának.

388. A szignálásra jogosult ellenőrzi, hogy hatósága az eljárásra vonatkozóan rendelkezik-e hatáskörrel és illetékességgel, kijelöli az ügyintézőt és az eljárási utasításokon túl a feladatmezőben a megfelelő kódok megadásával ütközteti és minősíti a cselekmény(eke)t, dönt a feljelentés esetleges elutasításáról. Ha a szignálásra jogosult személy megállapítja, hogy[309]

a) hatósága az eljárásra vonatkozóan rendelkezik hatáskörrel és illetékességgel, akkor szignálást követően iktatásra átadja az iratot az ügykezelőnek;

b) hatósága az eljárásra vonatkozóan nem rendelkezik hatáskörrel, illetve illetékességgel, akkor az ügyintéző a feljelentés szabálysértési modulban szabálysértési számra történő beiktatását követően az áttételről szóló döntést hoz, és az iratot haladéktalanul a megfelelő szervhez továbbítja.[310]

389. Az ügy előadója:

a) az iktatott ügyek feldolgozását a szabálysértési modulban végzi;

b) az eljárás során létrehozza az iratokat, és alszámos iratként iktatja;

c) megállapítja és rögzíti a döntés jogerejét;

d) az iratot elektronikusan kiadmányozza vagy az arra jogosultnak kiadmányozásra felterjeszti;[311]

e) rögzíti a bíró, az ügyész, a felettes szervek döntését.[312]

f) a munkaköri leírásában erre kapott felhatalmazása esetén engedélyezi és intézkedik az ügyirat határidőben lévő ügyiratként történő kezelésére.[313]

389/A. A határidőben lévő ügyiratok felülvizsgálatáról az irat tárgya szerint kiadmányozásra jogosult vezető negyedévente gondoskodik, ennek során dönt az ügyirat átmeneti vagy központi irattárba áthelyezéséről vagy további határidőben tartásáról.[314]

390. A szabálysértési modulban az ügyirathoz csatolás mellett rögzíteni kell az alábbi adatokat:

a) a pénzbírság helyébe lépő, illetve büntetésként kiszabott közérdekű munka teljesítéséről szóló értesítést;

b) az adók módjára történő behajtásról és az elzárás végrehajtásáról szóló értesítéseket;

c) a külföldre kézbesített küldemény tértivevényét;[315]

d) méltányosság során elengedett pénzbírság összegét, illetve elengedett órák számát.

391. A szabálysértési számra történő iktatás során a program a következő jelzéseket tünteti fel a borítón:

a) B: anyagi kárral járó baleset;

b) BS: olyan anyagi kárral járó baleset, melynek során személyi sérülés történt;

c) F: az eljárás alá vont személy fiatalkorú;

d) GY: a szabálysértési tényállást megvalósító személy gyermekkorú;

e) GYS: a szabálysértés sértettje gyermekkorú;

f) DT: az eljárás alá vont személy diplomáciai mentességet élvez;

g) M: az eljárás alá vont személy közjogi tisztség betöltésén alapuló mentességet élvez;

h) KAT: az eljárás alá vont személy katonának minősül;

i) K: a sértett nem magyar állampolgár;

j) EGT: az eljárás alá vont személy az EGT egyik tagjának állampolgára;

k) HO: az eljárás alá vont személy harmadik ország állampolgára.

392. A lefoglalásról szóló határozatot, valamint a lefoglalt dolgot a nyilvántartásba való bejegyzés és a további kezelés céljából át kell adni a tárgykezeléssel megbízott személynek. A lefoglalt tárgy nyilvántartása papíralapon vagy elektronikus úton vezetett nyilvántartó könyvben történik. Az elektronikus úton vezetett nyilvántartás tartalmilag megegyezik a papíralapon vezetett nyilvántartással.[316]

392/A. A 392. pont szerinti papíralapú nyilvántartás esetén a Robotzsaru rendszerben a tárgy iktatási adatainál - a megjegyzés rovatban - rögzíteni kell a feljelentett személy(ek)től elvett tárgy(ak) nyilvántartó könyv szerinti számát, minden ismertetőjegyét/azonosítóját. Elektronikus nyilvántartás esetén a tárgy nyilvántartása "bűnjelként" történik, amely során szabálysértési nyilvántartási számot (SNYT) kap.[317]

393. A szabálysértési hatóság a lefoglalást elrendelő határozat jogerőre emelkedését követően a lefoglalt lőfegyverdarabot, lőszerelemet, légfegyvert, gáz- és riasztófegyvert, robbanó-, gyújtó- és pirotechnikai szakanyagot átadja a vármegyei (fővárosi) rendőr-főkapitányság fegyverzeti műszaki szakterületének.[318]

394. A szabálysértési hatóság a lefoglalt lőfegyverdarab, lőszerelem, légfegyver, gáz- és riasztófegyver, valamint pirotechnikai termék elkobzásáról vagy a lefoglalásának megszüntetéséről a vármegyei (fővárosi) rendőr-főkapitányság fegyverzeti műszaki szakterületét, illetve a tűzszerész szolgálatot a tárgykezelő útján értesíti.[319]

395. A szabálysértési hatóság az elkobzást elrendelő határozat jogerőre emelkedését követően 394. pontban nem nevesített, értékesíthető elkobzott dolgot az elkobzást elrendelő határozat egy példányával megküldi az illetékes gazdasági szerv vezetőjének, míg egyéb dolgok megsemmisítéséről maga intézkedik.

396. Ha a szabálysértési előadó a lefoglalt tárgy(ak) visszaadását rendeli el, a határozat alapján a tárgykezelő intézkedik a tárgy(ak) tulajdonos részére történő kiadása iránt. A tárgykezelő a tulajdonos, illetve meghatalmazottja által két példányban aláírt átvételi elismervény alapján adja ki a lefoglalt dolgot, melyből egy példányt a szabálysértési irathoz, egyet a nyilvántartó könyvhöz kell mellékelni. A visszaadás tényét a tárgykezelő az elektronikus nyilvántartásban rögzíti. Ha a tulajdonos vagy meghatalmazottja a 393. pontban felsorolt tárgy(ak) átvételének céljából nem jelenik meg, akkor a szabálysértési hatóság gondoskodik a tárgy(ak)nak a Belügyminisztérium Technikai Szabályzatáról szóló 29/2011. (X. 28.) BM utasításban meghatározottak szerinti továbbadásáról, illetve megsemmisítéséről.[320]

396/A. A szabálysértési hatóság a lefoglalt tárgy elkobzásáról és megsemmisítéséről rendelkező jogerős határozat egy példányát átadja a tárgykezeléssel megbízott személynek, aki a megsemmisítés tényét a papíralapon vagy az elektronikus úton vezetett nyilvántartásba rögzíti.[321]

397. A szabálysértési ügyintéző köteles negyedévente a nyilvántartókönyvbe bejegyzett adatokat egyeztetni azokkal az iratokkal, illetve tárgyakkal, melyekben lefoglalás, illetve elkobzás történt. A nyilvántartókönyvet a nyilvántartókönyv vezetésével megbízott személy a tárgyév végén lezárja, és az erre vonatkozó záradékot - papíralapú nyilvántartás esetén - az igazgatásrendészeti osztály (alosztály) vezetője ellenjegyzi. Az elektronikus nyilvántartás vezetéséért a tárgykezelő felel.[322]

54. A helyszíni bírságolással kapcsolatos iratfajták iktatásával, nyilvántartásával összefüggő külön rendelkezések

398. A helyszíni bírsággal kapcsolatos iratokat a Robotzsaru rendszerben a külön erre a célra megnyitott iktatókönyvbe kell iktatni. Az ügyiratokat folyamatosan főszámokon és az ügyben keletkezett, valamint az ügyhöz érkezett iratokat külön-külön alszámra kell iktatni.

55. A Nemzeti Szakértői és Kutató Központ részére továbbítandó küldemények kezelése[323]

399. A Nemzeti Szakértői és Kutató Központ (a továbbiakban: NSZKK) szervezeti elemei részére a tárgy- vagy csomagmellékletet nem tartalmazó, illetve különleges digitalizálási eljárást nem igénylő küldeményeket NOVA SZEÜSZ küldési móddal kell továbbítani.[324]

400. Amennyiben a bűnjel, vizsgálati tárgy vagy betekintés céljából megküldött nyomozási ügyirat átadásával járó szakértő kirendelő határozat címzettje az NSZKK, a hitelességláncolat fenntartása érdekében a bűnjel, a vizsgálati tárgy Állami Futárszolgálat útján történő megküldése vagy személyes kézbesítő útján történő átadása során a kirendelő határozatból egy példányt, papír alapon készült irat esetén kizárólag papír alapon, elektronikus irat esetén annak hiteles papíralapú másolatát kell átadni az NSZKK illetékes szervezeti elemének. A kirendelő határozatot - a felbontással együtt járó szennyeződés okozta károkra tekintettel - a bűnjelektől külön kell csomagolni.[325]

401. Az ujj- és tenyérnyomatlapokat nyilvántartásba vétel céljából eredetben, megküldő átirat nélkül, a többi küldeménytől elkülönítve kell az NSZKK-nak megküldeni.[326]

402. A felhasznált fekete DNS-egységcsomagokat nyilvántartásba vétel céljából további borítékolás és megküldő átirat nélkül kell az NSZKK-nak megküldeni.[327]

56. A felnőttképzéssel kapcsolatos iratokra irányadó külön szabály[328]

402/A. Amennyiben az iratképző szerv szerepel a felnőttképzésről szóló 2013. évi LXXVII. törvény szerinti felnőttképzők nyilvántartásában, úgy a felnőttképzési tevékenysége gyakorlása során használt képzési dokumentációban, a felnőttképzési tevékenységével kapcsolatos dokumentumok láblécében, valamint a felnőttképzési tevékenysége keretében kiállított számlán és más számviteli bizonylaton a felnőttképzők nyilvántartásában szereplő nyilvántartási számát fel kell tüntetni.[329]

XVIII. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS MUNKA ELLENŐRZÉSE

403. Az iratok nyilvántartására és kezelésére vonatkozó szabályok megtartásának ellenőrzésére jogosultak

a) az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv részéről:

aa) a szerv vezetője,

ab) az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető,

ac) a szerv ügykezelője,

ad) a szerv ellenőrzési feladatokat ellátó ügyintézője,

ae) a szerv vezetője által írásban felhatalmazott személy;

b) más szerv részéről:

ba) a szakirányítást ellátó szerv vezetője, illetőleg az általa írásban felhatalmazott személy,

bb) a központi szakirányítást ellátó vezető által írásban felhatalmazott személy.

404. A szakirányítás keretében végzett ellenőrzés során az ügykezeléssel összefüggő feladatokat is ellenőrizni kell. A mulasztásokról, szabálytalanságokról az ellenőrzést elrendelő vezető köteles tájékoztatni az ellenőrzött szerv vezetőjét, aki köteles gondoskodni az ellenőrzés során megállapított hiányosságok megszüntetéséről.

405. Az ügykezelő köteles folyamatosan ellenőrizni a Szabályzatban foglalt előírások betartását, az ellenőrzés során tapasztalt rendellenességeket közvetlen vezetőjének jelenteni.

406. A vezetők kötelesek folyamatosan figyelemmel kísérni az iratok készítésének, nyilvántartásának és kezelésének rendjét, a határidők betartását, a vonatkozó rendelkezések végrehajtását.[330]

406/A. A határidőben lévő ügyiratok és az éventúli folyamatban lévő ügyek felülvizsgálatáról az irat tárgya szerint kiadmányozásra jogosult vezető legalább évente gondoskodik, amely során dönt az ügyirat átmeneti vagy központi irattárba áthelyezéséről vagy a határidőbe tételről.[331]

407. A nem selejtezhető köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében a Rendőrség elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerveinél az illetékes közlevéltár, valamint a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter által az iratok védelmével és az iratkezelés rendjével kapcsolatban elrendelt ellenőrzést az ellenőrzött szerv a vonatkozó jogszabályi keretek között köteles elősegíteni.

408. A szakirányítást ellátó szervek a szakirányításuk alá tartozó szerveknél az ügykezeléssel egyidejűleg az iratselejtezést és irattározást is rendszeresen kötelesek ellenőrizni.[332]

409. Az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szervek minden év március 31-ig jelentésben értékelik az elektronikus ügyintézéssel és iratkezeléssel kapcsolatos előző évi feladatok végrehajtását. A területi szervek az irányítása alá tartozó helyi szervek értékelésének eredményét is összesítő jelentést minden év április 15-éig tájékoztatásul továbbítják az ORFK elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőjének. Az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szervnek a jelentésben ki kell térnie:[333]

a)[334]

b) a papír alapon érkezett és hiteles elektronikus irattá alakított iratok számára;

c)[335]

d) a központi irattárba vont papíralapú, elektronikus, valamint vegyes összetételű iratok iratmennyiségére;

e) a selejtezett, illetve selejtezésre váró papíralapú iratok iratmennyiségére (ifm);

f) a levéltárnak átadott papíralapú iratok iratmennyiségére (ifm);

g) az általuk elvégzett ellenőrzések megállapításaira;

h) az esetlegesen feltárt szabálytalanságokra, hiányosságokra és a megszüntetésükre tett intézkedésekre;

i) az általa szervezett oktatások, továbbképzések gyakorlatára.

j) a helyes küldési módok ellenőrzésének megállapításaira;[336]

k) az érkeztető számok és ideiglenes számok, kiosztásra váró ügyek, éventúli folyamatban lévő ügyek ellenőrzésének megállapításaira.[337]

XIX. FEJEZET

OKTATÁS, VIZSGÁZTATÁS

410. Ügykezelői beosztásban foglalkoztatni kívánt személy az iratkezelésre vonatkozó jogszabályokból és a Szabályzat alkalmazásából a kinevezését követő három hónapon belül, de legkésőbb a véglegesítéséig online formában vagy az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv vezetője vagy az elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezető által kijelölt bizottság előtt köteles vizsgát tenni. Az ügykezelői munkakörbe történő véglegesítés a sikeres vizsga esetén történhet meg. A vizsga eredményes letételéről szóló igazolás egy példányát az érintett személyügyi iratai között kell elhelyezni. Az ügykezelő feladatait munkaköri leírásban kell rögzíteni.[338]

411. Az ügyintézői állomány a kinevezését követő három hónapon belül köteles online formában vagy az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szerv vezetője vagy az elektronikus ügyintézés és iratkezelés felügyeletét ellátó vezető által kijelölt bizottság előtt az ügykezelési ismeretekből vizsgát tenni.[339]

412. Az elektronikus ügyintézést és iratkezelést biztosító szervek vezetői kötelesek gondoskodni arról, hogy a Szabályzat rendelkezéseit az állomány részére rendszeresen - évente legalább egy alkalommal - továbbképzés keretében oktassák. Az oktatáson történő részvételt és a Szabályzat tartalmának megismerését jelenléti oktatás esetén az érintettek aláírásával ellátott nyilatkozata, online oktatás esetén az oktatásra történő bejelentkezése igazolja.[340]

IV. RÉSZ

ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

413. Ez a Szabályzat - a 414. pontban meghatározott kivétellel - 2018. január 1-jén lép hatályba.

414.[341]

415.[342]

416.[343]

417.[344]

Papp Károly r. altábornagy s. k.,

országos rendőrfőkapitány

1. melléklet a 40/2017. (XII. 29.) ORFK utasításhoz

A RENDŐRSÉG ELEKTRONIKUS ÜGYINTÉZÉST ÉS IRATKEZELÉST BIZTOSÍTÓ SZERVEI

1. Országos Rendőr-főkapitányság

2. Készenléti Rendőrség

3. Repülőtéri Rendőr Igazgatóság

4. Nemzetközi Bűnügyi Együttműködési Központ

5. Rendőrségi Oktatási és Kiképző Központ

6. Nemzetközi Oktatási Központ

7. vármegyei (fővárosi) rendőr-főkapitányság[345]

8. rendőrkapitányság

9. határrendészeti kirendeltség

2. melléklet a 40/2017. (XII. 29.) ORFK utasításhoz[346]

A Korm. rendelet 2. mellékletében meghatározott további, speciális kivételi körbe tartozó iratfajták:

1. a "Címzett kezébe (ck.)!", a "Csak orvos bonthatja fel!", illetve a "Csak pszichológus bonthatja fel!" kezelési utasítással ellátott küldemények;

2. a Tanúvédelmi Szolgálat címére érkező küldemények;

3. a Nemzetközi Rendészeti Akadémia (ILEA) címére érkező küldemények.

3. melléklet a 40/2017. (XII. 29.) ORFK utasításhoz[347]

4. melléklet a 40/2017. (XII. 29.) ORFK utasításhoz[348]

5. melléklet a 40/2017. (XII. 29.) ORFK utasításhoz[349]

6. melléklet a 40/2017. (XII. 29.) ORFK utasításhoz[350]

7. melléklet a 40/2017. (XII. 29.) ORFK utasításhoz[351]

8. melléklet a 40/2017. (XII. 29.) ORFK utasításhoz[352]

CÍMER

(SZERVEZETI EGYSÉG, SZERVEZETI ELEM MEGNEVEZÉSE)

Fnyt.

IRATTÁRI TÖRZSKÖNYV

9. melléklet a 40/2017. (XII. 29.) ORFK utasításhoz[353]

10. melléklet a 40/2017. (XII. 29.) ORFK utasításhoz[354]

11. melléklet a 40/2017. (XII. 29.) ORFK utasításhoz[355]

12. melléklet a 40/2017. (XII. 29.) ORFK utasításhoz[356]

1. függelék[357]

IRATTÁRI TERV

Az irattári tervben alkalmazott rövidítések jelmagyarázata:

a) NS - nem selejtezhető irattári tétel, az e kategóriába sorolt iratok közlevéltárnak történő átadására a táblázatban megjelölt időben kerül sor;

b) HN - határidő nélkül őrzendő, nem selejtezhető helyben őrzendő iratok;

c) D/PM - a papír alapon érkezett, hiteles elektronikus másolattá alakított, de papír alapon is megőrzendő iratok.

ÁLTALÁNOS RÉSZ

I. A rendőri tevékenységgel összefüggő általános iratfajták

Irattári tételszám keret: 1-től 60-ig

(felhasznált: 1-től 60-ig)

KÜLÖNÖS RÉSZ

II. Az ügykezeléshez használt nyilvántartási segédletek, ügykezeléssel kapcsolatos iratok

Irattári tételszám keret: 61-től 100-ig

(felhasznált: 61-től 75-ig)

III. Személyzeti tevékenységgel kapcsolatos iratfajták

Irattári tételszám keret: 101-től 150-ig

(felhasznált: 101-től 123-ig)

IV. Egészségügyi tevékenységgel kapcsolatos iratfajták

Irattári tételszám keret: 151-től 200-ig

(felhasznált: 151-től 168-ig)