3/2017. (VI. 15.) ONYF utasítás

az Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóság egyedi iratkezelési szabályzatáról

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában meghatározott jogkörömben eljárva a következő utasítást adom ki:

1. § Az Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóság (a továbbiakban: ONYF) iratkezelési rendjét - a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 10. § (1) bekezdés b) pontjában, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.) 7. § a) pontjában foglaltak alapján - a Magyar Nemzeti Levéltár (a továbbiakban: MNL) és a belügyminiszter egyetértésével az 1. mellékletben foglaltak szerint szabályozom.

2. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

3. § A 3-4. függelékben foglaltakat 2017. január 1-jétől kell alkalmazni.

4. § A 2017. január 1-jét megelőzően keletkezett iratoknál az irattári tételszámok tekintetében a korábbi iratkezelési szabályzatok rendelkezéseit kell alkalmazni.

5. § Az Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóságról szóló 73/2015. (III. 30.) Korm. rendelet 5. § (2) bekezdés g) pontjában meghatározott feladatok a központi hivatalok és a költségvetési szervi formában működő minisztériumi háttérintézmények felülvizsgálatával kapcsolatos intézkedésekről szóló 1312/2016. (VI. 13.) Korm. határozatban, az egyes központi hivatalok és költségvetési szervi formában működő minisztériumi háttérintézmények felülvizsgálatával összefüggő jogutódlásáról, valamint egyes közfeladatok átvételéről szóló 378/2016. (XII. 2.) Korm. rendeletben, valamint a központi hivatalok felülvizsgálatával és a járási (fővárosi kerületi) hivatalok megerősítésével összefüggő egyes kormányrendeletek módosításáról szóló 379/2016. (XII. 2.) Korm. rendeletben foglaltak végrehajtásához igazodva, ütemezetten, ezek függvényében kerülnek megvalósításra.

6. § Hatályát veszti az Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóság egyedi iratkezelési szabályzatáról szóló 1/2015. (VI. 19.) ONYF utasítás és az Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóság egyedi iratkezelési szabályzatáról szóló 1/2015. (VI. 19.) ONYF utasítás végrehajtásáról szóló 42/2015. ONYF szabályzat.

Prof. Dr. Mészáros József s. k.,

főigazgató

1. melléklet a 3/2017. (VI. 15.) ONYF utasításhoz

Az Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóság Egyedi Iratkezelési Szabályzata

I. FEJEZET

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. Az Iratkezelési Szabályzat hatálya

1. Tárgyi hatály: az Iratkezelési Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) hatálya kiterjed az ONYF-nél keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi iratra.

2. Személyi hatály: a Szabályzat hatálya kiterjed az ONYF-nél kormánytisztviselői, kormányzati ügykezelői, megbízási vagy egyéb jogviszonyban állókra, akik az ONYF-nél iratkezelést, iratfeldolgozást vagy azzal összefüggő bármilyen tevékenységet végeznek.

3. Az ONYF feladatait jogi személyiséggel nem rendelkező szervei, a Központ és a Nyugdíjfolyósító Igazgatóság (a továbbiakban: NYUFIG) útján látja el.

4. A Szabályzattal nem érintett kérdésekben a vonatkozó jogszabályokban foglaltakat kell alkalmazni.

5. A minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló törvény és az annak végrehajtására kiadott jogszabályok vonatkoznak.

2. Értelmező rendelkezések

1. adacta (A/A): nyilvántartásba vett, irattárba adható, elintézett irat;

2. alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása;

3. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum;

4. átadás-átvételi jegyzék: az iratforgalom keretében az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum;

5. átmeneti irattár: az elintézett iratok olyan irattára, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, a központi irattárba adás előtti szakszerű őrzése történik;

6. belső kiadmány: az ONYF-en belüli más önálló szervezeti egységhez vagy személyhez címzett, illetve a Központ és a NYUFIG közötti viszonylatban keletkezett, belső felhasználásra készült, a kiadmányozásra jogosult - elektronikus irat esetén elektronikus - aláírásával ellátott irat;

7. dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ;

8. dokumentum kapu rendszer: az ONYF által fejlesztett és működtetett e-ügyintézési informatikai rendszer, szolgáltatás a természetes személy ügyfelek részére;

9. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is;

10. elektronikus aláírás: elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat;

11. elektronikus archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú biztonságos és olvashatóságát biztosító megőrzése elektronikus adathordozón;

12. elektronikusan aláírt irat: olyan elektronikus aláírással ellátott irat, amely megfelel a közigazgatási felhasználásra vonatkozó jogszabályban meghatározott követelményeknek;

13. elektronikus érkeztető nyilvántartás: elektronikus iratkezelés esetén az iratkezelési szoftver azon szolgáltatásegyüttese, amely az érkeztetési információk rögzítését, megőrzését és visszakereshetőségét biztosítja;

14. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes;

15. elektronikus iktatókönyv: elektronikus iratkezelés esetén az iratkezelési szoftver azon szolgáltatás együttese, amely az iktatási információk rögzítését, végleges megőrzését és visszakereshetőségét biztosítja;

16. elektronikus irattár: az elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatást is biztosító iratkezelési szoftver azon része vagy olyan adatbázis, amelyben az elektronikusan tárolt irattári anyag meghatározott időtartamú elektronikus őrzése történik;

17. elektronikus levél: e-ügyintézés feltételeinek nem megfelelő, számítógépes hálózaton keresztül, egyedi levelezési címek között levelezőprogram segítségével küldhető és fogadható adategyüttes;

18. elektronikus másolat: valamely papíralapú dokumentumról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló rendelet szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező és a jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, kivéve a papíralapú dokumentumba foglalt adategyüttest;

19. elektronikus tértivevény: az az elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt mely időpontban vette át;

20. elektronikus visszaigazolás: olyan, kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikusan érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét;

21. élő irattár: azon személyek törzsszámos iratainak tárolására szolgáló átmeneti irattári helyiség, akik részére folyamatos nyugdíj, egyéb ellátás utalása történik;

22. érkezési szám: az érkezett küldemény szigorú sorszámozású, adott naphoz rendelt, nem módosítható egyedi azonosítója, amelyet érkeztető gép vagy informatikai rendszer képez, és első két pozíciója a pecsétazonosító;

23. érkeztetés: az érkezett küldemény azonosítóval és beérkezési dátummal történő ellátása és nyilvántartásba vétele;

24. előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy kezdőiratként új főszámra kell iktatni;

25. FileNet rendszer: az elektronikusan érkező döntések és a digitalizált iratok biztonságos tárolásához szükséges dokumentumkezelő program;

26. feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során;

27. feladójegyzék: a postázó szoftver által előállított jegyzék, mely a postára adás időpontjában készül, díjtétel, könyvelt küldemények esetében ragszámonkénti tételes, sima küldemények vonatkozásában darabszámot tartalmazó elektronikus vagy papírformátumú postai kísérőjegyzék;

28. felelős: az a személy (vagy nevében az erre felhatalmazott), akinek joga és egyben feladata az ügyirat, irat vagy küldemény kezelésének következő fázisát végrehajtani;

29. formátumkód: törzsszámhoz kapcsolódó iratok esetén az intézkedéshez kapcsolódó bizonylat típusára vonatkozó azonosító szám;

30. hivatali kapu: a hatóságok számára a benyújtott űrlap átmeneti tárolását biztosító tárhely, hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőség-ellenőrzéssel, amelyen keresztül az ONYF hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz;

31. hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az azonosítója, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja;

32. hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel;

33. időbélyegző: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett;

34. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik;

35. indexelés: a törzsszám nélküli, kötelezendően indexelendő vagy hibás törzsszámmal érkező küldemények törzsszámának a kutatása;

36. iratkezelési szabályzat: az ONYF írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely az ONYF Szervezeti és Működési Szabályzata (a továbbiakban: SZMSZ) figyelembevételével készül, s amelynek függelékeit az ONYF további, iratkezeléssel kapcsolatos iratmintáinak gyűjteménye, valamint az irattári terv képezi;

37. irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe mint elsődleges besorolási sémába való besorolása;

38. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során az ONYF a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi;

39. Irattári rendszer: a NYUFIG-nál törzsszámos ügyek kezelésére használt rendszer;

40. Irattározási Osztály: a továbbiakban: IRO;

41. kartonhiány: ha egy törzsszámmal rendelkező ügyirat az irattárban nem található; ilyen esetekben az újabb beadvány az iratanyag hiányában úgynevezett "kartonhiányos" dossziéban kerül elhelyezésre;

42. kapcsolatos szám: ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez;

43. kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások;

44. kiadmány: a kiadmányozásra jogosult részéről sajátkezű aláírással és a szerv hivatalos bélyegzőlenyomatával vagy - elektronikus irat esetében - elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyeggel ellátott irat;

45. kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről;

46. konszignáció: papíralapú bizonylat kísérőjegyzéke, amely készülhet a NYUFIG-ban történő rögzítési tevékenység által vagy a megállapító szervek a NYUFIG-nak továbbított döntéseinek összesítése érdekében;

47. közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott;

48. központi nyomtatás: ügyfélnek küldendő, a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény végrehajtásáról szóló 168/1997. (X. 6.) Korm. rendelet (a továbbiakban: TnyR.) 71. §-ában megjelölt iratok papír alapon, hitelesítési záradékkal történő megküldése;

49. levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak;

50. MÁGNES: az ONYF-en informatikai üzemeltetést érintő hibabejelentési felület;

51. minősített elektronikus aláírás: olyan, fokozott biztonságú elektronikus aláírás, amelyet az aláíró biztonságos aláírás-létrehozó eszközzel hozott létre, és amelynek hitelesítése céljából minősített tanúsítványt bocsátottak ki;

52. megőrzési határidő: az Irattári Tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő;

53. Nyugdíjágazati Érkeztető Rendszer (a továbbiakban: NYÉR): a Központ Központi Iratkezelési Főosztálya által működtetett rendszer, mely az R. 2. melléklet II. pont c) alpontjában szereplő iratok vonatkozásában ellátja a küldemények átvételével, bontásával, szkennelésével, hitelesítésével, központi érkeztetésével és a címzetthez történő továbbításával kapcsolatos feladatokat;

54. NYUFIG Ügykezelési Osztály: a továbbiakban: ÜKO;

55. osztott rendszerű iktatás: a közfeladatot ellátó szerv adottságainak és igényeinek megfelelően az iratkezelést az ügyeket intéző szervezeti egységnél szervezi meg, ennek eredményeképpen az iktatás is e szervezeti egységeknél történik;

56. okmánynyugta: a papíralapú nemzetközi nyugellátási igénybejelentőhöz csatolt iratok jegyzéke;

57. pendítő lap: folyósítási törzsszámot tartalmazó, számítógépes rendszer által előállított értesítés az ügyintéző felé;

58. raktári egység: az irattári anyagnak az átmeneti és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet);

59. restancia lista: valamennyi törzsszámos ügyben eljáró ügyviteli egység által készíthető, elsősorban meghatározott időn belül el nem intézett iratanyagok kezelésre használt jegyzék; rövid lejárat: nyolc-tizenöt naptári napon belül történő adatpótlásra felkérést nyilvántartó rendszer;

60. selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok vagy a szerv iratkezelési szabályzata alapján selejtezési eljárás alá vonható iratainak kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése;

61. szünetelő irattár: azon törzsszámokhoz tartozó papír dossziék elkülönített tárolási helye, irattára, amelyeken jelenleg nincs folyósítás, mert a folyósítás elhalálozás vagy egyéb ok miatt megszüntetésre került;

62. törzsszám: a NYUFIG-nál keletkeztett legfontosabb egyedi azonosító, amely egy adott ügyfél folyósítási adataira utal 9 pozíción, amely 3+5+1 tagolású. 1-3. napló, 4-8. sorszám a naplón belül, 9. ellenőrzőszám meghatározott algoritmus szerint;

63. törzskönyvezés: a folyósítási törzsszám kiosztásának nyilvántartása;

64. törzsszámos iratanyag: egyedi folyósítási törzsszám alapján beazonosítható irat;

65. törzsszámos iratanyag selejtezése: a nyugdíjfolyósítási törzsszámos dossziéban lévő iratok irattári tervben meghatározott őrzési idő leteltével történő selejtezése;

66. ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével és tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek végrehajtása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége;

67. ügyiratdarab: az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza;

68. ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában;

69. vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

Az Értelmező rendelkezések között nem szereplő fogalmak értelmezése során

a) az Ltv.,

b) a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (a továbbiakban: Ket.),

c) az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény,

d) az információs önrendelkezésijogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.),

e) a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló 83/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,

f) az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet,

g) egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló 84/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,

h) az R.,

i) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet és

j) a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet rendelkezései az irányadóak.

3. Az iratkezelés szervezete, felügyelete

6. Az ONYF főigazgatója az SZMSZ, a szervezeti sajátosságok figyelembevételével meghatározza az iratkezelés szervezetét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladat- és hatásköröket.

7. Az Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóságról szóló 73/2015. (III. 30.) Korm. rendelet 5. § (2) bekezdés g) pontjában meghatározott feladatok ellátásáért a Központ felelős.

8. Az ONYF iratkezelése vegyes rendszerű.

9. Az iratkezelés felügyeletét a Központi Iratkezelési Főosztály vezetője látja el. E feladatkörében felelős:

a) az ONYF Egyedi Iratkezelési Szabályzatának előkészítéséért,

b) a szabálytalanságok megszüntetéséért,

c) az iratkezelési segédeszközök biztosításáért,

d) az ONYF iratanyagának évenkénti szabályos selejtezéséért,

e) az ONYF selejtezett iratanyagának biztonsági előírások szerinti megsemmisítésének előkészítésében,

f) az Irattári Tervben meghatározott idő után az ONYF iratanyag levéltárba adásáért,

g) az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokért,

h) a Szabályzatban foglaltak végrehajtásáért,

i) a szervezeti, működési és ügyrendi szabályok, eljárások, valamint az irattári terv és iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért,

j) az iratanyag tárolásához, kezeléséhez szükséges szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattárak kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, valamint

k) a megfelelő tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelési szoftver használatáért,

l) a NYUFIG iratanyaga tekintetében e tevékenységet a NYUFIG Igazgatója által kijelölt szervezeti egység(ek) közreműködésével látja el.

10. Az informatikai főigazgató-helyettes - az ONYF-nél üzemeltetett informatikai rendszer és eszközök vonatkozásában - felelős:

a) az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismeretek meghatározásáért,

b) a számítástechnikai rendszer biztonsági követelményeiért általánosan felelős személy és a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelős személy, valamint annak a szervezeti egységnek (vagy foglalkoztatottak azon csoportjának) kijelöléséért, amely gondoskodik a követelmények teljesítéséről és a felügyeletről,

c) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítók, a helyettesítési jogok, a külső és a belső név- és címtárak naprakészen tartásáért, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartásáért, a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséért,

d) a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő elektronikus iktatási, iratkezelési rendszer alkalmazásáért és működtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáéért, felügyeletéért,

e) az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek szakmai képzéséért, továbbképzéséért.

11. Az iratkezelő szoftverekben esetlegesen szükséges partner, irattári tétel, vezérszám karbantartásokat részben az Informatikai Támogatási Főosztály, részben az Infrastruktúramenedzsment Főosztály kijelölt munkatársa végzi el az adott területre vonatkozóan a Folyamat- és Ügyvitelszervezési Főosztály és a Központi Iratkezelési Főosztály szakmai iránymutatása alapján.

12. A szervezeti egységek vezetői saját területükön felelősek, hogy az irányításuk alatt álló ügyintézők és ügykezelők megismerjék és betartsák az ezen utasításban foglaltakat, azokat kellő biztonsággal alkalmazzák, valamint felelősek az átmeneti irattárak szakszerű működtetéséért.

13. Az ügyintéző az iratkezeléssel összefüggő feladatait - az elektronikus ügyintézésre vonatkozó szabályokra is kiterjedően - a helyi sajátosságok figyelembevétele mellett a Szabályzatban meghatározottak szerint látja el.

14. Az ügykezelő az iratkezeléssel összefüggő feladatait - az elektronikus ügyintézésre vonatkozó szabályokra is kiterjedően - a helyi sajátosságok figyelembevétele mellett a Szabályzatban meghatározottak szerint látja el.

4. Az irattári terv szerkezete és rendszere

15. Az irattári terv általános és különös részből áll. Az általános részbe az ONYF működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet érintő irattári tételeket, a különös részbe pedig az alapfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételeket kell besorolni.

16. Az irattári terv azokat az ügycsoportokat foglalja rendszerbe, amelyek alapján az iratokat tagolni kell. Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre tagolva, a Központ és a NYUFIG feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, és meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.

17. A terv tartalmazza az iratok tételszámát, azok pontos megnevezését, őrzési idejét. A maradandó értékű iratokat 15 évi irattári őrzés után kell levéltárba adni. Ennél hosszabb irattári őrzési időt csak jogszabály állapíthat meg.

18. Az ügy típusát, ügycsoport szerinti hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti besorolását és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári tétel mutatja.

19. A tételszám szerkezete:

a) az irattári tételek esetében az irattári tételszám első jegye meghatározza (betűjellel) a rendszerbeli elhelyezkedést,

b) a feladatkörhöz igazodó rendszerezésben betűk vagy számok kapcsolódnak az a) pontban meghatározott betűjelhez. Ezek az ügy típusát jelölik (pl. Központ-L62, NYUFIG- KA0012).

20. Selejtezési idő: szám, amely meghatározza a kiselejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években, vagy "NS" jel, amely meghatározza a nem selejtezendő tételeket.

21. Lt. (Levéltár): a levéltári átadás határidejét években kell számolni. A nem selejtezhető tételek további két részre oszlanak. A "HN" jelölés meghatározza a határidő nélkül ügyviteli érdekből az ONYF irattárában maradó iratok körét, az "NS" (nem selejtezhető) jelölés meghatározza, hogy az őrzési idő letelte után az iratokat levéltárban kell őrizni.

22. Azoknál a tételeknél, amelyek esetében egy jövőbeni esemény bekövetkezését követő megőrzési idő került meghatározásra, az ügyiratok megőrzési ideje a jövőbeni esemény bekövetkezésével egyidejűleg, a selejtezése, az ügyiratok érvényességének lejártakor kezdődik.

23. Az ONYF iratanyagának irattári kezelése a 4. függelékben foglalt irattári terv alapján történik.

24. Az iratokat irattári tételszámmal - legkésőbb az irat végleges elintézésével (lezárásával) egyidejűleg - az ügyintézőnek kell ellátnia. Az irattári tételszámot a számítástechnikai rendszerben és az előadói ív (ha nyomtatásra került) megfelelő rovatánál is jelölni kell. Irattárba csak tételszámmal ellátott ügyirat kerülhet.

II. FEJEZET

AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI

5. Az iratok rendszerezése és nyilvántartása

25. Az ONYF-hez érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő iratok nyilvántartása a Szabályzatban meghatározottak szerint történik.

26. Az ONYF feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre - nem törzsszámos iratok esetén egy adott főszámra iktatott, amely az irat egyedi beazonosíthatóságát határozza meg, törzsszámos iratok esetén egy adott törzsszámra - vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni.

26.1. Az iratborító tartalma: minden olyan jelölést, információt, amelyet az informatikai nyilvántartás nem tartalmaz, vagy kiemelkedően fontos, és a feldolgozáshoz szükséges az iratanyag borítóján kell vezetni (pl. kapcsolódó törzsszám, anyakönyvi változások, ellátáshoz köthető térítés, folyamatban lévő ügyek nyilvántartása, beadványok időrendben egymást követő sorszáma - ügyintéző és revizor aláírásával és az intézkedés dátumával ellátva, utalványok és a hozzájuk kapcsolódó ügyintézés stb.). Az iratborítón az ellátás megszűnése évének két utolsó számjegyét jelölni kell, mintegy az iratanyag előkészítését a szünetelő irattári nyilvántartás későbbi egyeztetéséhez.

27. Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a (leg)hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.

28. Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat az ügykezelőknek az irattárban (átmeneti, központi) a Szabályzatban előírtak szerinti rendszerben kell elhelyezniük.

29. Az ONYF-hez érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot, ha a jogszabály másként nem rendelkezik, az ügykezelőnek az irat azonosításához szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatainak papíralapú iktatókönyvben, illetve az e célra rendszeresített, tanúsított iratkezelési szoftverrel vezérelt adatbázisban kell nyilvántartani.

30. Az ONYF-nél az iratkezelés tanúsított iratkezelési szoftverek (a továbbiakban: iratkezelési szoftver) használatával történik.

31. Az iratkezelési szoftverek teljes körűen megfelelnek a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. (IV. 18.) KIM rendeletben előírt követelményeknek. A rendszerek használatához szükséges leírást külön dokumentáció - felhasználói kézikönyv - tartalmazza.

6. A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési szoftverben

32. Az ONYF SZMSZ-ben meghatározott vezető felelős az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének kialakításáért, működéséért, a jogosultságok naprakészen tartásáért. A jogosultságok kiosztása során figyelemmel kell lenni a helyettesítés rendjére.

33. A jogosultságok engedélyezésének, módosításának, megvonásának, felfüggesztésének részletes szabályait a vonatkozó ONYF szabályzat tartalmazza.

34. Az iratkezelési szoftverhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. Az erről szóló iratok tárolása és kezelése az ONYF SZMSZ-ben és a vonatkozó szabályzatban foglaltak szerinti szervezeti egység feladata. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető - az informatikai jogosultságok nyilvántartásáért felelős szervezeti egység közreműködésével - gondoskodik a jogosultságok évenkénti felülvizsgálatáról. A jogosultság beállítását, módosítását és megvonását a vonatkozó szabályzat szerint kell kezdeményezni.

35. Az iratkezelési szoftver működtetéséért felelős szervezeti egység(ek) feladatai:

a) elektronikus érkeztető könyv, iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése,

b) irattári tételszámok karbantartása,

c) az elektronikus iratkezelési szoftverhez kapcsolódó

ca) hozzáférési jogosultságoknak,

cb) egyedi azonosítóknak,

cc) helyettesítési jogoknak,

cd) külső és belső név- és címtáraknak a naprakészen tartása,

d) az üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények betartása,

e) az iratkezelési szoftverben tárolt adatok archiválása.

7. Hozzáférés az iratokhoz

36. Iratot bármilyen adathordozón munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.

37. Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést - a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok figyelembevételével - úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek.

38. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és az iratkezelési szoftverben egyaránt dokumentálni kell.

39. Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv.-ben meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is az ONYF őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.

40. A belső használatra készült, valamint a döntés-előkészítéssel összefüggő "nem nyilvános" kezelési jelzésű iratok megismerésére az Infotv.-ben foglaltak az irányadók.

41. A papíralapú iratokat az iratkezelés és az ügyintézés folyamatában szakszerűen kell kezelni, a káros fizikai hatások (nedvesség, fény, hő, tűz) ellen védeni kell.

8. Az iratkezelés szervezeti, személyi rendje és az ügyviteli munka kialakítása

42. Az ügykezelés feladatait a feladatkör, az iratforgalom nagysága alapján a Szabályzatban meghatározott szervezeti egységek ügykezelői, illetve iratkezelési feladatokkal is megbízott ügyintézői végzik.

43. Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.

III. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA

9. A küldemények átvétele

44. A Magyar Posta Zrt. 135. számú postahivatal (a továbbiakban: 135. számú Postahivatal) - az ONYF és a Magyar Posta Zrt. között 2009. június 10-én létrejött kiemelt partneri szerződés alapján - valamennyi ONYF-nek szóló küldeményt átad a Központi Iratkezelési Főosztály részére.

45. Az ONYF részére iratok az alábbi postacímekre érkeznek:

a) NYUFIG-nak címzett küldemények címzése: 1820 Budapest,

b) ágazati küldemények címzése: 1916 Budapest,

c) családtámogatási küldemények címzése: 1919 Budapest.

46. A megállapító szervektől érkező, NYUFIG-nak szóló postai küldemények (1915 Budapest) vagy kézbesítő által továbbított küldemények átvétele a Nyugdíjindítási Főosztály feladata. A főosztály kijelölt munkatársa a postai küldeményeket a 135. számú Postahivatalban veszi át. A kézbesítő által érkezett döntések személyes átvételére az arra kijelölt helyiségben kerül sor.

47. A járási hivatalok által készített elektronikusan érkező döntések a FileNet-en digitalizáltan vagy a Lotus Noteson (a továbbiakban: LN) keresztül érkeznek az illetékes NYUFIG főosztály részére.

48. Az R. 2. melléklet II. pont c) alpontjában meghatározottak szerinti küldemények a NYÉR-be:

a) postai vagy hivatali kézbesítés útján papír alapon,

b) futárszolgálat útján papír alapon,

c) az ügyfelek által személyesen benyújtva papír alapon,

d) az ügyfelek által Dokumentum Kapu rendszeren keresztül benyújtva elektronikusan

érkeznek.

49. Az előző pontban foglaltakon túl az ONYF-re az alábbi módon érkezhetnek iratok:

a) elektronikus úton az ONYF központi postafiókjába,

b) Hivatali Kapu rendszeren keresztül,

c) az Egységes Kormányzati Ügyiratkezelő rendszerből,

d) telefax útján,

e) elektronikus felületről letöltve.

50. A faxon és e-mailben érkezett irat esetében gondoskodni kell az információkat tartósan őrző másolat készítéséről, azaz az elektronikus levelet (és ha van, a csatolt dokumentumot is), továbbá az érkezést igazoló bizonylatot ki kell nyomtatni és át kell adni az irat őrzésére kijelölt szervezeti egység iratkezelőjének. A továbbiakban a papíralapú iratokra vonatkozó szabályokat kell alkalmazni mindaddig, amíg az irodaautomatizálási keretprogramba épített számítógépes nyilvántartási rendszer az elektronikus iratok teljes mértékű kezelésére (pl. hitelesítési eljárások beépítésével) nem válik alkalmassá.

51. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a ragszám mellett a visszaadás tényét jegyzékben és az érkeztető rendszerben jelölni kell (ha a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell a külön megjelölt tételszám alatt).

52. A papíralapú küldemények átvételénél az ONYF-en érvényben lévő biztonsági előírásokat be kell tartani (pl. gyanús küldemények kezelése).

53. Ha veszélyes küldemény érkezésének gyanúja merülne fel, arról haladéktalanul értesíteni kell a munkavédelmi és biztonsági feladatokkal megbízott személyt. A veszélyesnek vélt vagy annak minősített küldeményt az átvevőnek a biztonsági feladatokat ellátó szakember, szakemberek megérkezéséig a lehető legkisebb kockázat mellett el kell különíteni.

54. Az ONYF-hez érkező valamennyi küldeményt az érkezés napján érkeztetni kell, amely érkeztető gépekkel vagy iratkezelési szoftverben történik.

55. Az ONYF dolgozóinak e-mail címére érkező hivatalos megkereséseket vagy szervezeti egységre érkező hivatalos faxokat is érkeztetni kell. Az érkeztetés történhet az ügykezelésnek érkeztetés céljából történő átadással vagy a szervezeti egységnél azonnali iktatással. Az elektronikusan beérkező küldeményeket az iratkezelő rendszer automatikusan érkezteti.

56. A nyugdíjágazat kiemelt postacímeire érkező, illetve személyesen benyújtott iratokat, küldeményeket

a) a címzett vagy az általa megbízott személy,

b) a szerv vezetője vagy az általa megbízott személy,

c) postai meghatalmazással rendelkező személy,

d) az Központi Iratkezelési Főosztály munkatársa,

e) az elektronikus ügyfélkapu rendszer,

f) a hivatalos elektronikus postafiók,

g) az ONYF képviseletét ellátó személy

hivatalos eljárása során veheti át.

57. Amennyiben olyan személy veszi át a küldeményt, aki annak érkeztetésére nem jogosult, akkor a küldeményen az átvétel aláírásának dátumát is fel kell tüntetnie.

58. Az 56. pontban meghatározott személyek a könyvelt küldemények (ajánlott, tértivevény, csomag, távirat) átvételét a postai szabályoknak megfelelően végzik. A postai küldemények átadás-átvétele az ONYF és a Magyar Posta Zrt. által kötött mindenkori hatályos szerződés alapján történik.

59. A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:

a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát,

b) a kézbesítő okmányon, kísérőlapon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét,

c) az iratot tartalmazó boríték vagy egyéb csomagolás sértetlenségét,

d) az elektronikus adathordozó esetén annak tartalmát, mivel egy adathordozón csak azonos ügyhöz tartozó iratok vehetők át, ennek hiányában az átvételt vissza kell utasítani.

60. A Dokumentum Kapun keresztül beérkező elektronikus küldeményeket a Központi Iratkezelési Főosztály GovSys rendszeren keresztül irányítja az illetékes szervezeti egység részére. Az ügyfélkapus, illetve Dokumentum Kapu rendszerben történő ügyintézés során megküldött elektronikus iratot a beküldőként azonosított személyhez rendelt hiteles iratnak kell tekinteni. Az ügyfélkapus azonosítás alapján beküldött iratot irat (egyedileg) szervezeti aláírással és minősített szolgáltatótól származó időbélyegzővel kell hitelesíteni. Az átvétel visszaigazolása automatikusan történik.

60.1. Ha szükséges igazolni azt, hogy a címzett a Dokumentum Kapu rendszerben a neki küldött levelet megtekintette, a rendszer megfelelő listájának képét ki kell nyomtatni és az ügyiratban el kell helyezni, a hitelesítési utasítások betartása mellett.

61. Ha az eljárásra más szerv rendelkezik hatáskörrel és illetékességgel, az elosztó szerver központi címére átirányításra kerül a beérkező beadvány. Ha a hatáskör gyakorlója nem állapítható meg, az elektronikus űrlapot, csatolmányt a Központ/NYUFIG elektronikus levélcímére kell továbbítani.

62. A belföldi jogsegélyre létrehozott elektronikus címre beérkező küldeményeket a Központi Iratkezelési Főosztály kezeli. A kimenő válaszokat az illetékes szervezeti egységek vezetői adják meg, ugyanezen az elektronikus címen keresztül.

63. Az ONYF Hivatali Kapura érkező küldeményeit a Központi Iratkezelési Főosztály kezeli, az érkeztetés automatikusan történik, a szükséges érkeztetési adatok manuális kiegészítését követően az ügyintéző elektronikusan továbbítja az illetékes szervezeti egység részére.

64. Ha a küldemény

a) a nyufig@onyf.hu érkezik, a Titkársági és Panaszügyi Főosztály vagy az Ügyfélkapcsolati Osztály kijelölt ügyintézője,

b) az onyf@onyf.hu e-mail címre érkezik, az Ágazati Ügykezelési Osztály kijelölt ügyintézője

kezeli.

65. A küldemények átvételénél az ONYF-nél érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell (pl. a küldemények biztonsági átvilágítása, számítógépes érkezés esetén vírusellenőrzés stb.). Elektronikus úton - nem a dokumentum kapu rendszerben - érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv számára. Ezt a küldemény érkezésekor annak a személynek kell vizsgálnia, aki az irat átvételére jogosult.

65.1. A feladót az átvétel megtagadásának tényéről és okáról, ha az elektronikus válaszcím ismert, az érkezéstől számított legkésőbb 3 munkanapon belül elektronikus úton értesíteni kell. Nem kell értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó küldemény az adott küldőtől. A választ a címzett személy küldi meg.

65.2. Az elektronikusan érkezett irat megnyithatóságát (olvashatóság) ellenőrizni kell. Ha az irat az ONYF-nél használt formátumot kezelő programokkal nem nyitható meg, vagy csak egyes elemei nyithatóak meg, a küldőt haladéktalanul értesíteni kell a küldemény vagy annak egyes elemei értelmezhetetlenségéről és az ONYF által használt elektronikus formátumokról, illetve a hiánypótlás szükségességéről és lehetőségeiről.

66. Az elektronikus dokumentumot adathordozón (CD, DVD, pendrive) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az adathordozón lévő címzést, irat, iratok tárgyát, fájlnevét/típusát, állományméreteket, azt, hogy rendelkezik-e elektronikus aláírással. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni.

67. Sérült vagy hiányos küldemény átvétele esetén a küldemény tartalmát soron kívül ellenőrizni kell. A sérülés tényét a papíralapú és elektronikus adathordozón lévő iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.

68. Az átvevő a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel idejének feltüntetésével az átvételt elismeri. Az"Azonnal","Sürgős","Pályázat"jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, a kézbesítő okmányon és az átvett küldeményen is rögzíteni kell. Az ilyen gyors elintézést igénylő küldeményeket a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül át kell adni. Tértivevényes küldemények esetén gondoskodni kell a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Ha iktatásra nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy köteles azt haladéktalanul a címzett részére vagy a Központi Iratkezelési Főosztály részére átadni.

69. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés következtében érkezett küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Ha a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni, majd meghatározott idő után selejtezni kell a külön megjelölt tételszám alatt.

70. Az ONYF hivatalos helyiségén kívül beadványt átvenni abban az esetben lehet, ha az ONYF képviselője hivatali helyiségen kívül végzett hivatalos eljárása során vesz át iratot, beadványt.

71. A minősített adatot tartalmazó küldeményt kizárólag a címzett, a titkos ügykezelést végző személy vagy az írásban ezzel meghatalmazott személy veheti át. A minősített adat átadása, visszavétele csak a titkos ügykezelő útján, belső átadókönyvben vagy más átadó okmányon történhet. A büntetőeljárásban részt vevők, az igazságszolgáltatást segítők védelmi programjában (tanúvédelem) részt vevő személyre vonatkozó, a Tanúvédelmi szolgálattól érkező küldeményeket csak a címzett veheti át.

72. Ha a beadványhoz illetékbélyeget csatoltak vagy okmánybélyeget ragasztottak, azt átírni vagy felülbélyegezni nem szabad. Az Ágazati Ügykezelési Osztály papír alapon a feladó lakóhelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervhez továbbítja ügyintézés céljából az erre rendszeressített belső postajárattal. Az irat szkennelés nélkül kerül továbbításra. A borítékon fel kell tüntetni az illetékbélyeg tényét.

73. Ha a bélyeg használt vagy sérült, ennek tényét a beadványon szintén jelezni kell.

74. Ha a beadványhoz illetékbélyeget vagy egyéb értéket csatoltak, és az eljárás illetékmentes, az illetékbélyeget és az egyéb értéket - mellékletként feltüntetve -hivatalos küldeményként vissza kell küldeni a feladónak. A küldemény szkennelés nélkül, eredetben továbbítandó az illetékes szervezethez.

75. Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, értékküldeményt (levélbélyeg, kárpótlási jegy, vásárlási utalvány) vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetve a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában az irathoz csatoltan feltüntetni, azt dátummal és aláírásával ellátni. A pénzt és egyéb értéket átvételi elismervénnyel köteles a Pénzügyi és Számviteli Főosztály házipénztári dolgozójának haladéktalanul - elismervénnyel - átadni, aki erről a főosztályvezetőjét tájékoztatja. Az elismervényt az irathoz kell csatolni.

76. Ha a fenti tény munkaidő után derülne ki, akkor az értékátadást a következő munkanapon kell teljesíteni.

10. A küldemények felbontása

77. Az ONYF-hez érkezett küldemények felbontása során a jelen Szabályzatban foglaltak szerint kell eljárni. Az e feladattal megbízott ügykezelő részére előírható a felbontás és érkeztetés végrehajtása.

78. Felbontás nélkül, dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani:

a) az ONYF főigazgatójának és a NYUFIG igazgatójának címzett küldeményeket;

b) a Jogi és Igazgatási Főosztály küldeményeit;

c) a Humánpolitikai Főosztály küldeményeit;

d) a belső ellenőröknek címzett küldeményeket;

e) a közbeszerzési eljárások pályázati dokumentumait;

f) az "s. k. felbontásra" jelzésű küldeményeket és

g) azon küldeményeket, amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte.

A felsorolt küldeményeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, megbízottja, illetve felettese bonthatja fel.

79. A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje az általa felbontott hivatalos küldeményt érkeztetés és/vagy iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni az érkeztető-/iktatóhelyhez vagy gondoskodni a Szabályzat szerinti további kezeléséről.

80. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatni a címzetthez.

81. A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítőkönyvben, az alkalmazott elektronikus iratkezelő rendszerben az átvétel és a felbontás tényét - az átvétel dátumának megjelölésével - köteles rögzíteni.

82. Amennyiben a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a vonatkozó jogszabályokban és szabályzatokban meghatározottak szerint kell eljárni.

83. A faxon érkezett irat esetében gondoskodni kell az információkat tartósan őrző másolat készítéséről. A faxon és e-mailben érkezett irat kezelésére is a Szabályzat rendelkezései az irányadóak.

84. A NYÉR-be érkezett papíralapú küldemények szkennelése a vonatkozó ONYF szabályzatban meghatározottak szerint történik.

85. A NYÉR-ben nem szkennelhető küldemények körét a vonatkozó ONYF szabályzat határozza meg.

86. Ha a borítékban egy vagy több beadvány vagy címzett van, melyek különböző szervezeti egységek ügyintézését igénylik, azokat a címzett szervezeti egységhez kell irányítani, az ügyintézést a címzett szervezeti egység koordinálja. Ha nincs megjelölve szervezeti egység, a borítékot le kell másolni és csatolni kell a beadványokhoz, illetve a beadványt a címzettek részére kell megküldeni.

87. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell, hogy a mellékletek megérkeztek, illetve olvashatóak-e. A hiányt és a felmerült problémákat az iratra kell rávezetni. A mellékletek hiánya vagy olvashatatlansága nem akadályozhatja a további ügyintézést. A hiánypótlást és a felmerült problémákat az ügyintézőnek kell jeleznie a küldő felé.

11. A küldemények érkeztetése

88. A beérkező valamennyi küldeményt az érkezés napján érkeztetni kell, amely iratkezelési szoftverben történik.

89. Az érkeztetés dokumentálása során a rendelkezésre álló érkeztetési adatokat az érkeztetési nyilvántartásban kötelezően ki kell tölteni.

90. A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a címzett szervezeti egység kijelölt munkatársa rögzíti.

91. Az érkeztetőazonosító az iratkezelési szoftver által automatikusan kiosztott, minden év első napján 1-től induló és egyesével növekvő zárt sorszám.

92. Ha a küldemény feladója olvashatatlan, vagy névtelen küldeményről van szó, a beküldő neve adatmezőben a "Feladó ismeretlen" szövegrészt kell feltüntetni.

93. Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.

94. Ha a kérelmező saját nevére címzett, bélyeggel ellátott levélborítékot mellékel, a válaszadásnál azt fel lehet használni. Ha leveléhez - válaszadás céljára - bélyeget csatol, azt felhasználás nélkül a válaszlevélhez mellékelve vissza kell küldeni. Ebben az esetben a visszaküldésről Központi Iratkezelési Főosztály gondoskodik.

95. Az iratkezelési szoftverekben történő érkeztetési nyilvántartás tartalmazza:

a) az érkeztetési azonosítót (GovSys és LN),

b) a beérkezés időpontját (év, hónap, nap, óra, perc) (GovSys és LN),

c) az irat küldőjének nevét (GovSys és LN),

d) az irat küldőjének címét (GovSys),

e) ha van, a törzsszámot (GovSys),

f) ha van, a feladó szervezetének megnevezését (azonosítóját) (GovSys és LN),

g) ha van, a feladó szervezetének címét (GovSys és LN),

h) ha van, a küldő e-mail címét (GovSys),

i) könyvelt postai küldeményeknél a küldemény postai azonosítóját (ragszámot) (GovSys és LN),

j) az érkezés módját (ajánlott, fax, futár stb.) (GovSys és LN),

k) az adathordozó típusát (papíralapú vagy elektronikus forma) (GovSys és LN),

l) a küldemény bontójának személyazonosítóját (GovSys és LN),

m) ha van, a címzett szervezeti egység megnevezését (GovSys és LN),

n) az érkeztető személy vagy szervezeti egység azonosítóját (GovSys és LN),

o) az érkeztető helyét (központi érkeztető könyv, szervezeti egység érkeztető könyve) (GovSys),

p) az érkeztető munkaállomás azonosítóját (hálózati név, IP cím, gép név, szerverazonosító) (GovSys),

q) lezárt érkeztető könyv esetén az érkeztető könyv lezárásának dátumát (év, hónap, nap, óra, perc) (GovSys és LN),

r) az érkeztető könyv státuszát (aktív, inaktív) (GovSys).

12. Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)

96. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e az iratnak előzménye.

96.1. Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény ügyirat főszámának következő alszámára kell iktatni.

96.2. Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzmény ügyiratot a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, és rögzíteni kell az iratkezelési szoftverben az előzményi ügyirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelés tényét papíralapú irat esetében az iraton is jelölni kell.

97. Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előzményi ügyirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni, mindkét iratra rá kell vezetni kapcsolatos számként a másik irat iktatószámát.

98. A csatolást, illetve annak megszüntetését az iratkezelő szoftverben és az előadói íven jelölni kell a megfelelő rovatban vagy a kezelési feljegyzésekben.

99. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iratkezelési szoftverben jelölni kell.

100. Ha az iktatott irathoz korábbi években keletkezett iratot kell szerelni, akkor az előzményiratnál a jelölés az iratkezelő szoftver megfelelő rovatában az irat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik.

101. Az iratot minden esetben az utoljára iktatott irathoz kell szerelni. Az előzményiratok szerelését az újabb papíralapú iraton jelezni kell. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem szerelhetők, azok hollétét fel kell tüntetni.

102. Ha az előzményirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügykezelő köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerelni, ha pedig az előzményirat az ügyintézőnél van, az ügyintéző köteles ennek végrehajtásáról gondoskodni.

13. Az ügyintéző kijelölése (szignálás)

103. Az ügykezelő az érkezett iratot köteles a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott munkatársnak bemutatni az ügyintéző személy vagy szervezeti egység kijelölése érdekében.

104. Nem kell bemutatni azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes ügyintéző már korábban ki volt jelölve. Ettől belső szabályzat, körlevél vagy a szignálásra jogosult rendelkezése alapján lehet eltérni.

105. Az irat szignálására jogosult:

a) kijelöli, hogy mely szervezeti egység vagy ügyintéző rendelkezik hatáskörrel az ügyben,

b) kijelöli, hogy ki legyen az ügyintéző, ha az illetékes személy távol van,

c) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (pl. feladatok, határidő, sürgősségi fok), melyeket a szignálás idejének megjelölésével - amennyiben nyomtatásra került - feljegyez az előadói ívre (előadói ív hiánya esetén az iratra), és azt aláírja.

106. Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából bármiféle releváns feljegyzés (így különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése (például post-it öntapadós lap vagy grafitceruzával írt feljegyzés) nem megengedett.

107. Ha az iratok átvétele átadókönyvben (jegyzéken) történik, az ügyintézőnek saját kezű olvasható aláírásával kell azt igazolnia.

IV. FEJEZET

AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA, IKTATÁSA

14. Az irat nyilvántartása és kiadása, az irat nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt ügykezelési nyilvántartások

108. Az iratok nyilvántartására - papíralapú és elektronikus - iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek felfektetésének és vezetésének célja, hogy az ONYF feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása - iratkezelési szoftverben történő iktatással vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel - megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjék.

109. A Szabályzatban meghatározott iratkezelési segédletek szolgálnak az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására.

15. Az iktatás, az iktatókönyv, az iktatószám

110. Az ONYF-hez érkező vagy ott keletkező iratokat - a jogszabályokban meghatározott kivételekkel - iktatással kell nyilvántartani. A saját használatra készített iratok közül csak azokat kell iktatni, amelyekre az illetékes vezető utasítást ad. Az ONYF iktatása főszámos-alszámos iktatás.

111. Az ONYF-nél használt iktatószámok szerkezete: iktatóhely azonosító/főszám-alszám/évszám. Pl. 23/5-2/2017.

112. A pénzügyi-számviteli, személyügyi, valamint az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartások kezelését a vonatkozó jogszabályok, valamint jelen Szabályzat előírásainak figyelembevételével kell végezni.

113. Az iratok iktatása és tárgymutatózása az iratkezelési szoftver által történik. Az iktatásra szolgáló nyilvántartás egyúttal tárgymutató is.

114. Soron kívül kell iktatni a rövid határidős iratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó "sürgős", "soron kívül", "azonnal"jelzésű iratokat.

115. Az iratkezelési adatbázis időszaki biztonsági mentéséről a Szabályzatban meghatározottak szerint kell gondoskodni. A biztonsági másolatot az üzemeltetéssel megbízott kijelölt szervezeti egység tárolja.

116. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni. Az iktatás a kijelölt iktatóhelyeken történik. Az iktatást oly módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.

117. A felvitt iktatási adatbázist - a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával - a jogosultak számára korlátlan ideig hozzáférhetővé kell tenni.

118. Az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi vagy - amennyiben az iktatókönyv zárása év közben történik - a zárás időpontja szerinti iktatási állapotát tükröző, az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendeletben meghatározottak szerint archivált változatát. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni. E feladatok elvégzéséért az ONYF SZMSZ-ben meghatározott szervezeti egység felelős. Az elektronikus érkeztető nyilvántartás elektronikus adathordozóra elmentett két példánya az archiválást követő második évben az iratkezelésért felelős írásos engedélyezésével megsemmisíthető. Az archivált példányokat zárt, tűzbiztos helyen, egymástól elkülönített helyiségekben kell őrizni.

119. Üzemszünet esetén az érkeztetést és iktatást papír alapon kell biztosítani. A papír alapon történő iktatást az üzemzavar helyreállítását követően az iratkezelési szoftverben (GovSys, LN) az ügyek érkezési sorrendjének megtartásával utólagosan rögzíteni és kezelni kell. Az esetleges adatvesztést ellenőrizni kell, és ha szükséges, azokat szintén ismételten rögzíteni kell.

120. Az elektronikus iktatókönyv zárásakor az iktatókönyveket és a hozzájuk kapcsolódó adatállományokat - csak olvasási funkció alkalmazását biztosító módon - archiválni kell. Az archivált adatokat tartalmazó adathordozók egy példányát nyilvántartásba vétel céljából átadás-átvételi jegyzőkönyvvel át kell adni a központi irattárának. Az adathordozó felületén végleges módon rögzíteni kell az adatok és állományok megnevezését, nagyságát, fájlkiterjesztését, a rögzítés dátumát és az archiválást végző szervezeti egység nevét.

121. Iktatni minden esetben az iratot kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható.

122. Az irat az iktatást követően iktatószámot kap, amelyet a mellékletre is fel kell jegyezni. Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet, a már egyszer - bármelyik szervezeti egység által - beiktatott iratot kizárólag akkor lehet újra iktatni, ha a megküldött irat a címzett szervezeti egység feladatkörébe tartozó új, más ügykörbe tartozó ügyet keletkeztet, és/vagy eltérő megőrzési időt biztosító irattári tételbe kell besorolni.

123. Amennyiben egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket és a határidőt. A keletkeztető szervezeti egység irattározza a saját iktatószáma alatt az iratot. A címzett számára csak abban az esetben szükséges az irattározás, ha érdemi megjegyzést, információt tartalmaz az irat, amely elektronikusan nem került rögzítésre.

124. Az előadói ív nyomtatása nem kötelező. Ha nyomtatásra kerül, csak a főszám kiadásakor kell nyomtatni. A számítógépes rendszer elektronikusan biztosítja az ügyirat adatainak megtekintését, onnan bármely, az irathoz tartozó adat megtekinthető. (Az ügyben illetékes szervezeti egység vezetőjének döntése az előadói ív nyomtatása az irathoz.)

125. Új előadói ív kiállítása a biztonságos ügyiratkezelés szempontjából csak indokolt esetben megengedett. Az előadói ívet a hozzá tartozó iratokkal együtt kell kezelni.

126. Az iktatókönyvben iktatószámot fenntartani vagy számsorrendet megváltoztatni nem lehet, ennek betartását az iratkezelési szoftver biztosítja. Az ügy tárgyát csak egyszer, a kezdő irat iktatásakor kell a tárgy rovatban rögzíteni. Ha az ügy tárgya megváltozik, az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhető maradjon. Az iratkezelő rendszer a változásokat naplózza. Azonos adattartalmú, de eltérő időpontban érkezett küldeményeket is iktatni kell. Ekkor a később érkezett iratot a főszám soron következő alszámára kell iktatni.

127. Téves iktatás esetén az iratkezelési rendszer megfelelő menüpontjának használatával az adatbázisba bekerül a téves iktatás ténye. Az adatokat naplózással dokumentálja a rendszer. A tévesen kiadott iktatószám újra felhasználása nem megengedett.

128. Téves iktatás lehetséges abban az esetben, ha az ügyintézés során derül ki, hogy nem az illetékes szervezeti egység iktatta be az iratot. Ebben az esetben az iratot haladéktalanul továbbítani kell az illetékes szervezeti egység felé, és az illetékes szervezeti egység feladata az irat újbóli beiktatása. Ezt a folyamatot átiktatásnak nevezzük.

129. Ha az iratra ráírták az iktatószámot, a téves iktatószámot át kell húzni, jelezni kell a sztornózás dátumát az ügyintéző aláírásával. A sztornózás dátuma az iktatórendszerben meg kell, hogy egyezzen a papíron jelzettel. Ha az illetékesség vizsgálatának esetében történt a sztornózás, annak okát az elektronikus iratkezelő rendszerben megjegyzésként jelezni kell.

130. Téves iktatás lehetséges abban az esetben, ha az ügyintézés során derül ki, hogy az irat a nem iktatandó iratok közé tartozik, ezért annak iktatása nem kötelező. Ebben az esetben az ügyben illetékes szervezeti egység vezetőjének döntése alapján az iratot téves iktatással lezárják, vagy a kiadott iktatószámon kezelik tovább.

131. Ha az irat iktatószámot kapott, a továbbiakban keletkező, az eredeti irattal összefüggő iratokat az első irat főszámnak az alszámára kell iktatni az ügy lezárásáig.

132. Abban az esetben, ha elektronikus küldemény érkezik - és az hivatalos megkeresést tartalmaz -, érkeztetni kell. Az ügyben intézkedésre illetékes szervezeti egység ügykezelőjének, vezetőjének döntésétől függően be kell azt iktatni. Iktatás előtt a küldeményt megnyithatóság, olvashatóság szempontjából ellenőrizni kell.

133. Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben a szervezeti egységeken nyilván kell tartani

a) a könyveket, tananyagokat,

b) a nem szigorú számadású bizonylatokat,

c) a munkaügyi és személyügyi nyilvántartásokat,

d) a pénzügyi bizonylatokat, számlákat,

e) a nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat,

f) a közlönyöket, folyóiratokat, propaganda, reklám célját szolgáló kiadványokat, tájékoztatókat,

g) a meghívókat (kivéve, ha a vezető utasítást ad az iktatásra), üdvözlőlapokat,

h) a visszaérkezett tértivevényeket (minden esetben az ügyiratban kell elhelyezni),

i) az elektronikus visszaigazolásokat,

j) az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,

k) a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat,

l) a járási hivatalok által hozott, a folyósítást megalapozó döntéseket,

m) az olyan iratokat, amelyek "pénzügyi iratoknak" minősülnek, mert tartalmuk valamely szakrendszerben hitelesen tárolt, onnan bármikor előállítható (nyugták, folyószámla-kivonatok, kimutatások),

n) az olyan iratokat, amelyek a bírósági végrehajtásról szóló 1994. évi LIII. törvény (a továbbiakban: Vht.) 7. § (1) bekezdése alapján munkaügyi iratoknak minősülnek (a Vht. a társadalombiztosítási jogviszonyon alapuló ellátásokat a törvény alkalmazása szempontjából összefoglalóan munkabérként nevesíti),

o) az olyan iratokat, amelyek "belső technikai bizonylatnak, naplónak" minősülnek (hibalisták, jegyzékek, házipénztár-feldolgozás jó vagy hibás tételei, névellenőrzés-hibalista, jó és rossz tételek jegyzéke, jó és visszaérkezett igazolás kódváltozás nélkül, jó és visszaérkezett igazolás kódváltozással).

134. Az LN IKTAT és a GovSys rendszerben az átfutó iratokat iktatás nélkül, a megfelelő menüpont kitöltésével nyilvántartásba kell venni azért, hogy az irat útja bármikor követhető legyen. Ezt követően átadó listán átadókönyvben kell átadni az iratokat. Iktatnia, ha szükséges, az ügyben intézkedésre illetékes szervezeti egységnek kell.

135. A küldeményeket annak a szervezeti egységnek a vezérszámára (iktatókönyvébe) kell iktatni, amelyik az ügyben intézkedésre illetékes.

136. Az iratkezelési szoftverek iktatókönyvének kötelezően tartalmaznia kell a következő adatokat:

a) iktatószám (GovSys és LN),

b) iktatás időpontja (év, hónap nap, óra, perc) (GovSys és LN),

c) az iktató azonosítója (GovSys),

d) az iktató munkaállomás azonosítója (GovSys),

e) küldemény beérkeztetésének időpontja (év hónap, nap, óra, perc) (GovSys és LN),

f) küldemény beérkezésének módja (elsőbbségi, ajánlott, tértivevény, értékküldemény, csomag) (GovSys és LN),

g) küldemény beérkezésének érkeztetési azonosítója (GovSys és LN),

h) küldemény elküldésének időpontja (év, hónap, nap, óra, perc) (GovSys),

i) küldemény elküldésének módja (elsőbbségi, ajánlott, tértivevény, értékküldemény, csomag) (GovSys és LN),

j) küldemény adathordozójának típusa (papíralapú, elektronikus), adathordozó fajtája (GovSys és LN),

k) küldő megnevezése, azonosító adatai, címe (GovSys és LN),

l) címzett megnevezése (GovSys és LN),

m) címzett azonosító adatai, címe (GovSys),

n) érkezett irat külső iktatószáma (hivatkozási szám, idegen szám) (GovSys és LN),

o) mellékletek száma (GovSys és LN),

p) melléklet típusa (papíralapú, elektronikus) (GovSys),

q) ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző neve (GovSys és LN),

r) irat tárgya (GovSys és LN),

s) elő- és utóiratok iktatószáma (GovSys és LN),

t) kezelési feljegyzések (GovSys és LN),

u) ügyintézés határideje (év, hónap, nap, óra, perc) (GovSys és LN),

v) ügyintézés módja (GovSys),

w) ügyirat elintézési időpontja (év, hónap, nap, óra, perc) (GovSys),

x) ügyirat lezárási időpontja (év, hónap, nap, óra, perc) (GovSys és LN),

y) irattári tételszám (GovSys és LN),

z) expediálás módja (GovSys és LN),

aa) expediálás időpontja (GovSys),

bb) irattárba helyezés időpontja (év, hónap, nap, óra, perc) (GovSys és LN),

cc) irattári átvevő személy neve (GovSys),

dd) selejtezhetőség időpontja (az iratkezelési szoftver automatikusan rögzíti) (GovSys és LN),

ee) selejtezés időpontja, selejtező személy neve (GovSys és LN),

ff) iratkölcsönzés időpontja, a kölcsönző (kölcsönzést engedélyező) személy neve (GovSys és LN),

gg) visszavétel időpontja és visszavevő személy neve (GovSys és LN),

hh) iktatókönyv státusza (aktív, inaktív) (GovSys és LN),

ii) az iktatókönyv nyitásának dátuma (GovSys és LN),

jj) lezárt iktatókönyvnél az iktatókönyv lezárásának dátuma (GovSys és LN).

137. Ha a beérkezett irat több ügyet érint, a közvetlenül az illetékes szervezeti egységhez érkezett küldeményeket a fogadó szervezeti egység továbbítja az illetékeseknek ügyintézésre az irat megfelelő számú iratpéldányával. Ha törzsszámot érintő iratról van szó, minden érintett egység az általa feldolgozott ügyet kezeli a továbbiakban. A visszakereshetőséget biztosítja az ügy azonosítóinak nyilvántartásba vétele.

16. Közérdekű bejelentés, panaszok iktatása

138. A panaszokról és a közérdekű bejelentésekről szóló 2013. évi CLXV. törvény szerinti, közérdekű bejelentésnek, panasznak minősülő ügyeket a hatályos ONYF szabályzatokban foglaltak figyelembevételével, azok jellegének, mennyiségének pontos nyilvántartása céljából - megfelelő iktatószámon kívül - kiegészítő jelzéssel kell ellátni.

139. A közérdekű bejelentés, közérdekű javaslat, közérdekű adatok megismerésére irányuló kérelem és a személyes adattal kapcsolatos kérelem kezelését a vonatkozó ONYF szabályzatok tartalmazzák.

140. A fenti jellegű iratok esetében a következő jelzéseket kell alkalmazni: KB = közérdekű bejelentés, M = megalapozott, NM = nem megalapozott, KJ = közérdekű javaslat, P = panasz, J = jogos, NJ = nem jogos. Közérdekű adat megismerésére irányuló kérelem E = elutasított, T = teljesített. Személyes adattal kapcsolatos kérelem E = elutasított, T = teljesített.

141. Az LN iratkezelési szoftverben is biztosítva van a 140. pontban meghatározott szempontok szerinti nyilvántartás, melynek kitöltése kötelező. Az iraton piros színnel kell jelölni a megkülönböztető jelzést. A GovSys rendszerben a KB jelzés.

142. A kiegészítő jelzésnek az iraton történő feltüntetése a szignáló feladata.

17. Elektronikus dokumentumoknak az iktatószámokhoz történő rendelése

143. A papíralapú, NYÉR-ben nem kezelhető, közvetlenül a Központhoz benyújtott iratokat az iktatást, a saját keletkeztetésű iratokat a kiadmányozást követően dokumentumszkenner segítségével digitalizálni és az iktatókönyvben a megfelelő iktatószámhoz kell rendelni.

144. A szkennelt fájlok az adott iktatószámnál tekinthetőek meg.

145. A NYÉR-en, valamint a Hivatali Kapun keresztül érkezett dokumentumok digitalizálása a FileNet rendszeren keresztül történik. Elektronikus úton, valamint a levelezőrendszeren (e-mail, fax) érkezett egyéb küldeményeket "áthelyezve" kell az iratkezelési rendszerben megjeleníteni.

146. Az iratok digitalizált képét az iratkezelő rendszer vagy automatikusan rendeli össze az iktatott irattal, vagy az iktatást végző munkatársnak kell manuálisan az iktatott irathoz rendelnie.

18. Az iratok továbbítása ügyintézésre, az irat kiadása, átadása

147. Az ügykezelőnek kell átadni az irat kezelése céljából:

a) az iktatott iratok közül a szervezeti egységen belül más részlegnek átadásra,

b) másik szervezeti egységnek átadásra,

c) más külső szervnek továbbításra, valamint

d) a határidőbe és irattárba helyezésre

kerülő iratokat.

148. A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az iratkezelési szoftverben való átadás-átvétel mellett az ügyintézőhöz kell továbbítani.

149. Az iratok kiadását, átadás-átvételét - az elektronikus átadás-átvétel mellett - papír alapon átadókönyvben, valamint elektronikus iktatóprogramban előállítható átadási jegyzékkel is lehet igazolni, az irat nyilvántartási számának és/vagy egyéb azonosító adatának, az átvétel időpontjának feljegyzésével az átvevő aláírásának ellenében.

150. Elektronikus úton történő átadás-átvétel során az ügyintézői jogosultság megnyitásával az iratkezelési szoftver automatikusan rögzíti az átvétel időpontját és tényét.

151. Az iratkezelési szoftverben a továbbszignálás - és amennyiben erre alkalmas - az átvétel időpontja és ténye automatikusan rögzítésre kerül.

152. Az iratanyagért a kijelölt - továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt - szervezeti egység vagy ügyintéző a felelős. Az iktatókönyvben folyamatosan rögzíteni kell az ügyirat hollétét, hogy ezek az adatok olvashatóak legyenek az iktatókönyv megfelelő rovatában.

19. Kiadmányozás

153. Az ügyintéző az általa készített kiadmánytervezet irattári példányát szignójával köteles ellátni. A kiadmányozásra jogosult személy a tervezetet saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el. Az "s. k." jelzés esetén hitelesítésre felhatalmazott személy az iratra "a kiadmány hiteléül" záradékot rávezeti, továbbá saját kezű aláírásával, keltezéssel és a hivatalos bélyegző lenyomatával látja el. A kiadmányozási joggal rendelkező személy neve mellett az "s. k." jelzés szerepel, a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben, iratkezelési szabályzatban vagy a kiadmányozás rendjéről szóló szabályzatban meghatározott hitelesítésre felhatalmazott személy azt saját kezűleg aláírja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel.

154. Külső szervhez vagy személyhez továbbítandó iratot csak az SZMSZ-ben és a kiadmányozás rendjéről szóló ONYF szabályzatban foglaltak szerint lehet kiadmányozni.

155. A kiadmányozott irat egyik - külső szervnek továbbított irat esetén hiteles vagy hitelesített - példányának minden esetben az ügyiratban kell maradnia.

156. Amennyiben papíralapú hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, az eredeti iratról készült fénymásolaton az alábbi hitelesítési záradékot kell elhelyezni:

a) "Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező!" szöveget,

b) a hitelesítés keltét,

c) nyomtatott betűvel a hitelesítést végző személy nevét és beosztását,

d) a hitelesítő személy saját kezű aláírását,

e) a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegző lenyomatát.

157. Amennyiben az irat több oldalból áll, a másolat minden oldalának fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és a "Hiteles másolat!" szöveget kell feltüntetni.

158. Másolat vagy hiteles másolat kiadása esetén az iktatókönyvben dokumentálni kell, hogy kinek, mikor adtak ki hiteles másolatot.

159. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján - a jogszabályokban meghatározott kezelési utasításokon kívül - egyéb (pl. "sima", "ajánlott", "tértivevényes", "elsőbbségi" küldemény) kezelési utasítás is alkalmazható.

160. Az elektronikus aláírással kiadmányozott iratok kezelésénél a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok szerint kell eljárni. Az elektronikus aláírás nyilvántartása az SZMSZ-ben meghatározott informatikai jogosultságokért felelős szervezeti egység feladata.

161. A papíralapú kiadmány akkor hiteles, ha

a) azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírta és aláírása mellett az ONYF hivatalos bélyegzőlenyomata is szerepel,

b) a kiadmányozó neve mellett az "s. k." jelzés szerepel, és a hitelesítéssel felhatalmazott személy az aláírásával igazolja, és aláírása mellett az ONYF hivatalos bélyegzőlenyomata is szerepel.

162. Külső szervhez vagy személyhez küldendő elektronikus irat kiadmányozása az alábbi módokon történhet:

a) elektronikusan hitelesítve és elektronikusan kiküldve,

b) elektronikus eredeti példányon hitelesítve és hiteles papíralapú másolaton kiküldve.

163. Az elektronikusan hitelesített, eredeti példányban elkészült irat hiteles papírmásolat útján történő kiadmányozása esetén a másolatot az "Ez a döntés az eredeti elektronikus úton előállított dokumentummal megegyező tartalmú hiteles papíralapú másolat" szövegű hitelesítési záradékkal kell ellátni.

164. Az elektronikusan hitelesített, eredeti példányban elkészült irat hiteles papírmásolat útján történő kiadmányozása esetén a másolaton el kell helyezni a kiadmányozásra vagy hitelesítésre jogosult személy aláírását és a szervezeti bélyegző lenyomatát.

165. A jogosult személy aláírása és a szervezeti bélyegző eltárolt minta alapján, nyomtatással is elhelyezhető a papíralapú másolaton.

166. A TnyR. 71. §-a alapján az elektronikus aláírással kiadmányozott és központi tárhelyen tárolt döntések hitelesítési záradékkal ellátott papíralapú másolatának nyomtatását és postai úton történő közlését a NYUFIG kijelölt szervezeti egysége végzi.

167. Elektronikus aláírással el nem látott levelet (e-mailt) elektronikus úton csak "s. k." jelzéssel ellátva lehet továbbítani, az eredeti papíralapú dokumentumot az aktában eredeti aláírással kell megőrizni.

20. Az irat továbbítása, expediálása

168. Az ügyintéző köteles az irattovábbításhoz a kiadmányt és az esetleges mellékleteit szerelten az ügykezelő részére előkészíteni. Az ügykezelő csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással és amennyiben van, melléklettel ellátott ügyiratot vehet át.

169. Az iratokat a szervezeti egységek ügykezelői, illetve kijelölt ügyintézői továbbítják. Az ügykezelő az irat átvétele után köteles:

a) az iratot a címzettnek ezen Szabályzatban meghatározottak szerint, az"azonnal", a"sürgős"jelzéssel ellátottakat soron kívül továbbítani,

b) az iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni,

c) az irat irattárban maradó példányán az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni és aláírni.

170. A külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy iratpéldányt kell készíteni a címzettek egyenkénti megadásával vagy a megfelelő elosztólista kiválasztásával.

171. Amennyiben a kiadmánynak több, nem közfeladatot ellátó személy címzettje van, a záró részt követően a "Kapják:" cím alatt nem hozhatók az eljárásban részt vevő személyek tudomására a többi résztvevő személyes adatai.

172. Az iratot borítékban, szükség esetén csomagban kell továbbítani. Az ügykezelő az elküldésre előkészített küldeményeket lezárt, megcímzett borítékban vagy csomagban, a küldemény egyedi azonosítását, útjának nyomonkövethetőségét biztosító jegyzékkel és a kezelési utasításoknak megfelelően adja át naponta legalább egyszer - a "sürgős", "azonnal", "soron kívül" jelölésűeket haladéktalanul - a kijelölt szervezeti egység részére.

173. A tárgyévi, az átadás-átvételt dokumentáló papíralapú futár- és átadási jegyzékeket visszakereshető módon, emelkedő számsorrendben vagy időrendben lefűzve kell tárolni, továbbá megőrizni az irattári tervben meghatározott ideig.

174. Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. Telefaxon, e-mailben küldött irat esetén a továbbításra utaló igazolást az irathoz kell szerelni.

175. A boríték címoldalán fel kell tüntetni:

a) a küldő (szervezeti egység) megnevezését és címét,

b) az irat iktatószámát,

c) a címzett megnevezését és címét,

d) a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket (pl. s. k. felbontásra, sürgős, ajánlva).

176. Az iratot a kijelölt szervezeti egységen keresztül, saját (alkalmi) kézbesítővel vagy elektronikus úton (Hivatali Kapu, e-mail) lehet továbbítani. Belső kiadmánynak minősülő iratok esetén kiadmányozás után az iratot - amennyiben ennek lehetősége biztosított - az iratkezelési szoftveren keresztül kell továbbítani.

177. ONYF körlevelek és igazgatói körlevelek kiadmányozása és közzététele során az ONYF szervezetszabályozó eszközeiről és ezek előkészítésének, kiadásának és nyilvántartásának rendjéről szóló szabályzatban foglaltak szerint kell eljárni.

178. Ha a továbbításra átadott küldemények valamilyen okból - különösen a téves címzés miatt - visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről. Az iratok expediálását az ügyintéző, revizor vagy az iratkezeléssel megbízott személy végzi. Az elektronikus iktatókönyvbe be kell jegyezni a továbbítás megtörténtét és módját.

179. Az ügykezelőnek ellenőriznie kell, hogy az aláírt, illetve hitelesített kiadmányokhoz a kezelői utasításban előírt mellékleteket csatolták-e, továbbá végre kell hajtani minden kiadmányozói utasítást. E feladat elvégzése után dokumentálni kell a nyilvántartással, továbbítással kapcsolatos információkat.

180. A szervezeti egységek küldeményeiket a továbbítás módja szerint csoportosítva (posta, kézbesítő, futárszolgálat útján, személyesen vagy elektronikus formában) továbbításra alkalmasan előkészítve (pl. a posta átadásnál beborítékolva, megcímezve, tértivevényt kitöltve) adják át a Központi Iratkezelési Főosztály kijelölt szervezeti egysége részére.

180.1. A postai átadásnál a borítékon fel kell tüntetni a különleges továbbításra vonatkozó utasítást. Tértivevényes küldemény esetén a tértivevényt a hatályos utasítások szerint kell kitölteni és a borítékhoz csatolni.

181. Az elektronikus aláírással kiadmányozott és központi tárhelyen tárolt döntések hitelesítési záradékkal ellátott papíralapú másolatának nyomtatása és borítékolása az informatikai területen történik, postázását az Expediálási Osztály végzi.

182. A Központi Iratkezelési Főosztálynak naponta 10 óráig (NYUFIG), 12 óráig (Központ), kivétel péntek, mikor 11 óráig átadott küldemények postai továbbításáról még aznap gondoskodnia kell. A NYUFIG kiemelt ügyviteli egységei a postázandó határidős iratokat külön átadókönyvvel, naponta 13.30 óráig adhatják át. Az Expediálási Osztály az átadás napján gondoskodik a határidős levelek postára átadásáról.

183. A postai úton továbbítandó küldemények feladására a"Postaküldemények feladókönyve"szolgál, vagy a számítógépes programmal - a Magyar Posta Zrt.-vel kötött szerződés alapján - előállított feladójegyzék, melynek vezetése az érvényben lévő postaszabályzatok szerint történik.

184. Irat, küldemény továbbítható személyes kézbesítéssel. Az átvételt minden esetben igazoltatni kell.

185. A belföldre és külföldre küldendő levelek a Magyar Posta Zrt.-nek történő átadása szintén feladójegyzékkel történik, a feladási díj összegének feltüntetése mellett.

186. Ha a belföldi forgalomban lévő levélküldemény bérmentesítés jelzés nélkül vagy annak hiányos kitöltésével történik, úgy a szolgáltatás díját vagy annak pótdíjjal növelt kézbesítéskori díját a Magyar Posta Zrt. részére a portóköltségről szóló nyugtával az ONYF-nek kell rendezni.

187. Ha a Magyar Posta Zrt.-nek adott küldemény valamilyen okból visszaérkezik, azt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a további kezeléséről.

V. FEJEZET

AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA, IRATTÁRBA HELYEZÉSE, A LEVÉLTÁRI ÁTADÁS, SELEJTEZÉS ÉS MEGSEMMISÍTÉS

21. Az irat határidő-nyilvántartásba és irattárba helyezése

188. Az irat határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezését a kiadmányozásra jogosult vagy az általa felhatalmazott ügyintéző aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével engedélyezi. A határidőt év, hó, nap megjelöléssel vagy az irattárba helyezést "Irattár" megjelöléssel az ügyben eljáró ügyintézőnek kell az iraton és/vagy az előadói íven feltüntetni.

189. Határidő-nyilvántartásba kell helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése után válik lehetővé.

190. A határidőt az iratkezelési szoftver megfelelő mezőjében, a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.

191. A határidő-nyilvántartásra átvett iratot

a) az egyéb iratoktól elkülönítve, az iktatószám és a határidőként megjelölt naptári napok sorrendjében kell elhelyezni és nyilvántartani,

b) a határidő napján - ha időközben másként nem intézkedtek - az iktatókönyvből ki kell vezetni.

192. Amennyiben az előírt határidő eredménytelenül telik el (pl. nem érkezik válasz), a határidő leteltét követően az ügyintéző köteles megsürgetni a választ, majd - a vezetői döntés szerint - tovább kezelni az ügyiratot.

193. A határidőből történő kivételt, a sürgetést és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven - aláírásával és keltezéssel ellátva - köteles feljegyezni.

22. Irattár

194. Az ONYF iktatóhelyekkel (vezérszámmal) rendelkező szervezeti egységei átmeneti irattárat működtethetnek. Az ONYF vezérszámait a 3. függelék tartalmazza.

195. A nem selejtezhető, határidő nélkül őrzendő, valamint az MNL-nek az Ltv. alapján átadásra kerülő iratanyag őrzése, valamint átadásig történő kezelése a központi irattár feladata.

196. Irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget vagy - ahol az irattározandó iratanyag mennyisége nem indokolja a külön irattári helyiség kialakítását -megfelelő irattároló szekrényeket kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.

197. Az irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett.

198. Az iratanyag tárolására az ügyintézés során és az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelmét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését egyaránt szolgáló tárolóeszközöket kell használni. Az irattárba helyezéskor az iratokat a műanyag irattartókból (genotherm) ki kell emelni, azokról a fémkapcsokat el kell távolítani. Az elhalványuló iratokról másolatot kell készíteni.

199. A nem papíralapú iratok tárolását az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani. A tárolásból adódható adatvesztés előtt az informatikai működésért felelős szervezeti egységnek gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

23. Irattározás

200. Az irattárba helyezést az iratot keletkeztető szervezeti egység vezetője engedélyezi.

201. Az átmeneti irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek (ha eddig nem történt meg) meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e.

202. Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg - amennyiben nyomtatásra került - az előadói ív megfelelő rovatába az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot rá kell vezetnie, valamint az ügyiratdarabokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az alapirat előadói ívében kell szerelnie. A feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell semmisíteni.

203. Az ügyben keletkezett különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni.

204. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

205. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat csak a jogszabályban meghatározott adattartalommal rendelkező papíralapú kísérőlappal együtt lehet irattározni. Az adathordozó felületén, végleges módon fel kell tüntetni a rögzítésre került irat iktatószámát.

206. Hiányos, irattári tételszám nélküli vagy rendezetlen ügyiratot az ügykezelő irattározásra nem vehet át. Az irattározás tényét az iratkezelő szoftverben is rögzíteni kell.

207. Az irattárból kiadott papíralapú iratokról külön nyilvántartást kell vezetni (kölcsönzési napló), helyükre az átvevő által aláírt ügyiratpótló lapot kell elhelyezni. Az irat kiadását és visszaérkezését az iktatókönyvben is jelezni kell. Az ügykezelő az irattárból iratot véglegesen csak akkor adhat ki, ha az iratot más iktatott irathoz szerelik. Az ügykezelő iratot véglegesen - a rögzített kivételekkel - csak a központi irattárnak adhat át.

208. Minden ügyintéző felelős a részére átadott, rendezés alatt álló iratok megőrzéséért. Ha az ügyintéző valamilyen okból távozik a szervezet állományából, köteles az iratokat rendezett állapotban a feladatkörét átvevő ügyintézőnek vagy felettesének átadni. Az átadás megtörténtéért az ügyintézőn kívül a közvetlen munkahelyi vezető is felelős. Az átadás-átvétel tényét jegyzőkönyvben rögzíteni kell.

209. Az irattári kezelésnél kerülni kell az iratok összehajtását, zsineggel átkötését vagy iratkapcsolók használatát. Az iratokat eredeti alakjukban, hajtogatás nélkül, illetve borítólapok - törzsszámos iratok esetén iratdossziéban - között kell elhelyezni. Különleges méretű iratokat vagy ilyen mellékleteket (pl. térkép, tervrajz stb.) külön kell elhelyezni, és ezt az arra rendszeresített nyilvántartókönyvben jelezni kell.

210. Az elektronikus iratok tárolása az R. 61. §-ában és a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló 451/2016. (XII.19.) Korm. rendeletben foglaltaknak megfelelően történik. Az elektronikus iratok selejtezésére csak a jogszabályban meghatározott dokumentumtároló rendszerben történő elhelyezést követően van lehetőség.

211. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos olvashatóságát, használhatóságát biztosítani kell. Ha az elektronikus adathordozóra vonatkozó előírások vagy eszközök változnak, a meglévő állománynak az új adathordozóra való átmásolását el kell végezni, az adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzatok előírásainak megfelelően biztosítva az adatok hitelességét.

212. A nem papíralapú, bármely eljárással készült kép- és hangfelvételek, számítástechnikai adathordozók tárolása esetén biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását. Az informatikai szakterület gondoskodik az elektronikus dokumentumok számítástechnikai helyiségben történő biztonságos megőrzéséről, biztosítja a megőrzéshez szükséges technikai eszközöket és a hozzáférési jogosultságokat.

213. Az irattárban elhelyezett iratokról nyilvántartást kell vezetni, és az iratokat a tárolás során keletkező veszélyektől meg kell óvni. Ennek érdekében be kell tartani az irattárakra vonatkozó tűzrendészeti és tűzvédelmi szabályokat. Biztosítani kell a rendszeres féregtelenítést, portalanítást.

214. A minősített adat a minősítés fennállása során - a minősítéstörlésig - védelemben részesül, a minősítés törlését követően pedig a nyílt iratokra vonatkozó - az irattári tervben foglalt - előírások szerint kezelendő.

24. Az iratok átadása a központi irattár részére és a központi irattárak működése

215. A központi irattárba az ügyiratokat 2 naptári évi őrzés után kell átadni. A szervezeti egység vezetője elrendelheti az iratok ennél rövidebb vagy hosszabb idejű őrzését is, azonban erről a tényről értesíti a központi irattár kezeléséért felelős szervezeti egységet. Az átadást dokumentáltan kell végrehajtani.

216. A személyi és fegyelmi anyagok, a személyzeti panaszügyek iratanyagát a Humánpolitikai Főosztály, a gazdasági ügyekkel kapcsolatos iratanyagot a Beszerzési és Vagyonkezelési Főosztály, a pénzügyi ügyekkel kapcsolatos iratanyagot a Pénzügyi és Számviteli Főosztály kezeli és őrzi. Az európai uniós projektekkel kapcsolatos iratanyagot a Projektirányítási Főosztály kezeli és őrzi.

217. A hiányosan vagy félreérthetően kitöltött átadás-átvételi jegyzőkönyvet és iratjegyzéket a központi irattárért felelős személynek helyesbítésre az átadásért felelős személynek vissza kell küldeni, annak helyesbítéséig a központi irattár nem fogadhatja be az adott jegyzékben szereplő iratokat.

218. A központi irattárba leadásra kerülő ügyiratokat az iratkezelési szoftverben dokumentálni kell.

219. A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg, ennek megfelelően a papíralapú iratokat a központi irattári helyiségben kell rendszerezetten elhelyezni. Az irattározás szervezeti egységenként, évkörönként, sorszámemelkedőben történik.

220. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

221. A központi irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni.

222. Azokról az iratokról, amelyeket a szervezeti egység visszatart és az iktatókönyvből nincs kivezetve, hiányjegyzéket kell készíteni, amelyet mellékletként az irat átadás-átvételi jegyzőkönyvhöz kell csatolni. Későbbi leadás után a hiányjegyzékből törölni kell "Központi irattárba helyezve" megjegyzéssel.

223. A Központi Iratkezelési Főosztály:

a) nyilvántartja az ONYF vezérszámait,

b) kezeli a Központ és a NYUFIG irattárait,

c) az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű iratokat selejtezi,

d) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak az MNL vagy egyéb illetékes levéltár és törvény által meghatározott szerv részére történő átadásáról.

224. A központi irattárból papíralapú irat csak a készítő szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli megkeresésére kölcsönözhető ki vagy engedélyezhető a betekintés, másolatkészítés, valamint szerelés céljából való végleges kikérés.

225. Ha más szervezeti egység iratát kérik ki a központi irattárból, vagy más szervezeti egység iratába kérnek betekintést, vagy iratából kérnek másolatot, valamint szerelés céljából való végleges kikérést, akkor a kérés teljesítéséhez a leadó szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges.

226. Az irat kiadását és visszaérkezését, a másolat készítését, valamint az iratszerelés céljából való végleges kikérését az iktatókönyvben dokumentálni kell.

227. A kölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni.

228. A központi irattár a levéltárak vagy törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve ha azt a 224. pontban előírt engedély szerint más irathoz szerelik.

25. Az iratok selejtezése

229. Az irattárba helyezett iratokat az irattári tételszámok és a selejtezési határidők figyelembevételével legalább 5 évente felül kell vizsgálni. Kivételt képeznek azok az iratok, amelyek "nem selejtezhető" vagy "szünetelő irattárba nem küldhető" jelzéssel láttak el. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani. Adott év iratanyagát az irattárba kerülés naptári évétől számított megőrzési idő letelte után szabad csak kiselejtezni. (Pl. a 2014-ben keletkezett 1 éves megőrzési idejű irattári tételeket csak 2015. december 31. után, vagyis 2016-ban szabad selejtezni.)

230. A lejárt megőrzési határidejű iratokat selejtezni kell. A selejtezéshez az MNL selejtezési engedélyét be kell szerezni. Az iratok selejtezését az ügy lezárásakor érvényben lévő irattári terv szerint kell végrehajtani.

231. Az illetékes vezetők - indokolt esetben - elrendelhetik egyes iratoknak az irattári tervben megállapított őrzési időnél hosszabb ideig történő őrzését. Ezt a körülményt a vezető aláírásával az irattári tételszámnál kell az iraton, valamint az iktatókönyvben jelezni.

232. A selejtezés során egyes iratok tartalmának és őrzési idejének elbírálásánál felmerülő kétely esetén ügyviteli szempontból a szervezet vezetője, tudományos, történeti szempontból a levéltári szakértő véleménye a döntő.

233. A selejtezés végrehajtásával olyan munkatársat kell megbízni, aki az iratok ügyviteli, tudományos és történeti jelentőségével tisztában van.

234. Elektronikus adathordozón lévő iratok selejtezésére az általános szabályok vonatkoznak, az adatvédelmi utasításban leírtak figyelembevételével.

235. Ha a törzsszámos iratanyagban további intézkedést nem kezdeményeztek, az ellátás folyósításának megszüntetését követő második évtől az SZMSZ-ben meghatározott szervezeti egység jelölhet ki selejtezésre iratokat. A selejtezési munkálatok megszervezése a Központi Iratkezelési Főosztály kijelölt szervezeti egységének feladata.

236. Az iratselejtezés elvégzésére legalább háromtagú selejtezési bizottságot kell létrehozni.

237. A selejtezési bizottság feladata a selejtezés szakszerű megszervezése és lebonyolítása.

238. A selejtezés során ellenőrizni kell:

a) az iratok irattári tételszám és megőrzési idő szerinti csoportosítását,

b) a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.

239. A selejtezésről 3 példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, amely tartalmazza:

a) a selejtezést végző szervezeti egység megnevezését,

b) a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,

c) a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes keletkeztetőjét,

d) az iratok évkörét,

e) a selejtezésre kiválogatott iratok irattári tételszámát, tételszám szerinti terjedelmét (iratfolyóméterben),

f) az irattári tétel címét,

g) a selejtezésre kerülő irategyüttes összterjedelmét,

h) a szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,

i) a szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatát,

j) a megsemmisítés tervezett időpontját,

k) a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését.

A selejtezési jegyzőkönyv mintát az 1. függelék tartalmazza.

240. A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok tételszámához kapcsolódóan az iktatószámokat, az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását, dobozok, kötetek, egyéb segédleteket.

241. A selejtezési jegyzőkönyvet a selejtezési bizottság tagjai aláírják és a selejtezést végző szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával látják el.

242. A selejtezés időpontját - az MNL selejtezési engedélyének birtokában - az iktatókönyv megfelelő rovatába be kell vezetni.

26. Megsemmisítés

243. Az MNL selejtezési engedélyének birtokában - melyet a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradék tanúsít - a Szabályzatban megjelölt szervezeti egységnek, az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodni kell a megsemmisítendő iratoknak az elszállításig történő elhelyezéséről és biztonságos megőrzéséről.

244. A kiselejtezett iratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat ne lehessen megállapítani.

245. A kiselejtezett papíralapú iratokat zsákokban kell elhelyezni a megsemmisítésre történő elszállításig. Az elszállítást a Beszerzési és Vagyonkezelési Főosztály ügyrendjében meghatározott szervezeti egység hajtja végre.

246. A papírzsákokba kizárólag a megsemmisítésre váró papíralapú adathordozók helyezhetők el. Semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy elhelyezése nem megengedett. A papírzsákokra a selejtezett papíralapú adathordozót elhelyező felelős szervezeti egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok ne szóródjanak ki.

27. Az iratok levéltárba adása

247. A nem selejtezhető iratokat - a határidő nélkül őrzendők kivételével - a központi irattár az Ltv. alapján 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel adja át az MNL-nek. Az átadás a Főigazgatóság saját költségén, szabvány méretű savmentes dobozban, nem fertőzött állapotban, segédleteivel együtt, lezárt évfolyamokban, a visszatartott iratokról jegyzéket készítve történik. Indokolt esetben az őrzési idő az Ltv. alapján meghosszabbítható. Az átadásról a Szabályzat 2. függeléke alapján jegyzőkönyvet kell készíteni.

248. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell és az irattári segédkönyveken is át kell vezetni.

VI. FEJEZET

INTÉZKEDÉSEK AZ ONYF SZERVEZETI EGYSÉGEINEK MEGSZŰNÉSE, FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA, HIVATAL ÉS MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN

249. Az ONYF szervezeti egységeinek"jogutódlással"történő megszűnése esetén az iratokat a feladatokat átvevő szervezeti egységnél kell elhelyezni. Az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a feladatkört átvevő szervezeti egységnek. Ha a megszűnő szervezeti egység külön iktatókönyvet vezetett, a folyamatban lévő ügyeknél a végleges átadást jelölni kell, és az iktatókönyvet le kell zárni. Az átvevő szervezeti egység iktatókönyvében a folyamatban lévő ügyeket be kell iktatni, és jelölni kell az irat korábbi iktatószámát. Az elintézett ügyek iratait a központi irattárban kell elhelyezni.

250. Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg az irattári anyagot a központi irattárban kell elhelyezni, a folyamatban lévő ügyek iratait meg kell osztani az átvevő szervezeti egységek között és a megfelelő iktatókönyvbe iktatni kell.

251. Ha az ONYF-en szervezeti egység "jogutód" nélkül szűnik meg, iratanyagát a központi irattárban kell elhelyezni.

252. A mindenkori adatvédelmi szabályoknak megfelelően (ideértve a vonatkozó főigazgatói utasítást is) biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papíralapú, mind az elektronikus adathordozó esetében.

253. Munkakörátadásnál a távozó vezető, ügyintéző, kormányzati ügykezelő, megbízási vagy egyéb jogviszonyban álló iratot nem tarthat magánál, a rábízott iratokkal köteles tételesen elszámolni, erről jegyzőkönyvet kell felvenni.

254. Munkakörátadásnál a távozó vezető, ügyintéző, kormányzati ügykezelő, megbízási vagy egyéb jogviszonyban álló jogosultságait töröltetni kell az iratkezelési szoftverben.

VII. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK

28. Bélyegzőkkel kapcsolatos rendelkezések

255. A Központban használt hivatalos bélyegzők Magyarország címerével és sorszámmal ellátott körbélyegzők, Magyar Államkincstári azonosítóval ellátott sorszámozott lécbélyegzők, melyek a nyilvántartásáról a Jogi és Igazgatási Főosztály gondoskodik.

256. A NYUFIG-ban használt hivatalos bélyegzők Magyarország címerével és sorszámmal ellátott körbélyegzők, sorszámozott lécbélyegzők, melyek nyilvántartásáról a Titkársági és Panaszügyi Főosztály gondoskodik.

257. A bélyegző-nyilvántartásnak a következőket kell tartalmaznia:

a) sorszám,

b) szervezeti egység megnevezése,

c) a bélyegző lenyomata,

d) a bélyegző használatára jogosult (kiadmányozó) aláírásmintája,

e) a bélyegzőt őrző személy neve, amennyiben nem a bélyegző használatára jogosult őrzi a bélyegzőt,

f) a bélyegző kiadásának, visszavételének, selejtezésének, elvesztésének vagy eltulajdonításának időpontja.

258. A Központban használt körbélyegzőn felül az "Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóság" megnevezés, alul "Budapest" felirat, valamint a bélyegző sorszáma szerepel. A Központ lécbélyegzője az ONYF megnevezését, címét, adószámát, valamint a bélyegző sorszámát tartalmazza.

258.1. NYUFIG-ban használt körbélyegzőn körívesen a NYUFIG megnevezés, középen a címer, a "Budapest" szöveg és a bélyegző sorszáma található. A lécbélyegző: téglalap alakú bélyegző, mely a NYUFIG megnevezést, postacímét (Budapest), postafiókcímét (1820) és a sorszámát tartalmazza.

259. A bélyegzők nyilvántartásba vételéért az SZMSZ-ben meghatározott szervezeti egység, a rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért a bélyegző használója felelős. A bélyegzőkkel való szabálytalanságot (elvesztés, gondatlan őrzés, visszaélés, mulasztás stb.) ki kell vizsgálni, és erről a nyilvántartásért felelős szervezeti egységet tájékoztatni kell.

260. A szervezeti egység vezetője köteles gondoskodni:

a) a bélyegző használójának, őrzőjének személyében bekövetkező változás nyilvántartásban történő átvezettetéséről,

b) szervezeti átalakulás esetén, továbbá ha a bélyegző elhasználódott vagy megrongálódott, annak igényléséről, leadásáról, cseréjéről.

261. Jogviszony megszűnése esetén a bélyegzőt az SZMSZ-ben meghatározott szervezeti egység (bélyegző-nyilvántartás) részére vissza kell adni. A bélyegzőt új személynek csak a nyilvántartásban történő átvezetés után lehet átadni.

262. Új bélyegzőt a Beszerzési és Vagyonkezelési Főosztálytól, a bélyegző-nyilvántartóval történő előzetes egyeztetés után, írásban lehet megrendelni. A bélyegző-nyilvántartó a megrendelésre rávezeti, hogy a megrendelt bélyegző a központi bélyegző-nyilvántartás szerint hányas sorszámot kaphatja.

263. A Beszerzési és Vagyonkezelési Főosztály az elkészült bélyegzőt bevételezi és minden esetben a bélyegző-nyilvántartó részére adja át, aki nyilvántartásba vétel után kiadja azt a megrendelőnek.

264. Az elkopott, elavult bélyegzők megsemmisítését a Beszerzési és Vagyonkezelési Főosztály végzi. A megsemmisítés előtt a hivatalos bélyegzőről lenyomatot kell készíteni, és azt a megsemmisítésről készített jegyzőkönyvvel együtt kell megőrizni. A selejtezés tényét a bélyegző-nyilvántartásban is jelölni kell.

29. Az iratkezeléssel kapcsolatos munka ellenőrzése

265. A főosztályok/osztályok vezetői a szervezeti egységüknél kötelesek:

a) szükség szerint, de legalább évente ellenőrizni az iratkezelés rendjét és a Szabályzatban foglaltak végrehajtását, kiemelt figyelemmel az ügyiratok irattárba helyezésére,

b) gondoskodni - az iratanyag felesleges felhalmozódásának elkerülése érdekében - az iratanyag évenkénti selejtezéséről a jelen Szabályzat selejtezésre vonatkozó rendelkezéseinek betartása mellett,

c) szakszerűen működtetni a szakterülete átmeneti irattárát,

d) az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni,

e) gondoskodni - a Szabályzatban meghatározott idő után - az iratanyag központi irattárba adásáról,

f) közvetíteni a Szabályzat módosítására irányuló javaslatait az iratkezelés felügyeletével megbízott vezetőnek.

266. A Központi Iratkezelési Főosztály negyedévente jelentést készít a szervezeti egységek vezetői - nem önálló szervezeti egységek esetén a felettes vezető - részére az ügyintézők 30 napnál régebben kint lévő, hátralékos ügyiratairól.

267. A szervezeti egység vezetőjének az iratkezeléssel kapcsolatos ellenőrzési észrevételeit és utasításait jegyzőkönyvbe kell foglalnia, és a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján kell megvizsgálnia, a jegyzőkönyv egy példányát az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőnek meg kell küldenie.

268. Az MNL képviselője az ellenőrzési jogosultságából adódó feladatának ellátása során

a) az ügykezelői és az irattári helyiségbe beléphet, az iratokba - minősített adatot tartalmazó iratok kivételével -és az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja,

b) a nem selejtezhető iratok épségben és használható állapotban történő megőrzését súlyosan veszélyeztető hibákat és hiányosságokat jegyzőkönyvbe foglalja, megszüntetésükre határidőt állapít meg.

VIII. FEJEZET

AZ ELEKTRONIKUS KÜLDEMÉNYEK KEZELÉSÉNEK RENDJE

269. Az elektronikus postafiókra érkező

a) elektronikus file (word vagy más formátumú dokumentum),

b) online kitöltésű beadvány ügyfélkapun keresztül - a törvényben szabályozott biztonsági előírások alkalmazása mellett - közvetlenül kitöltött küldemény

érkeztetését az iratkezelési rendszerben végre kell hajtani a visszaigazolással egyidejűleg.

270. A levelezőrendszeren keresztül érkezett és az ONYF feladatkörébe tartozó ügyet keletkeztető e-mailt, faxot automatikusan áthelyezve kell az iratkezelési szoftver érkeztető nyilvántartásában megjeleníteni.

271. Az elektronikus úton beérkező küldeményeket kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával kell kezelni.

272. Az R. 2. mellékletének I. és II. c) pontjában meghatározott küldeménytípusok átvétele, érkeztetése, digitalizálása, hitelesítése és címzett felé továbbítása a Központi Iratkezelési Főosztálynak a feladata.

273. Az e-ügyintézésbe vont ügyekhez érkezett elektronikus dokumentumokat minden esetben ki kell nyomtatni, azokat a papírügyiratban el kell helyezni, továbbá irattározásra és levéltárazásra a papírügyiratokkal azonos módon kell átadni [kivétel az Egyeztetési Eljárást Támogató Ügyviteli Rendszerben (a továbbiakban: EETÜR) és a nyugdíjmegállapítás (a továbbiakban: NYUGDMEG) kezelt ügyek]. A kiadmányozásnál az erre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni.

274. A továbbiakban az iratkezelési szoftverben kell az elektronikus iratokat kezelni és az iratokkal, valamint az ügy intézésével kapcsolatos folyamatokat dokumentálni.

275. Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikus levélben küldte be, vagy azt - az elektronikus levélcíme megadása mellett - kifejezetten kéri.

276. Elektronikus úton (pl. telefax, e-mail, elektronikus felületre) küldött iktatott irat továbbítását be kell jegyezni az iratkezelési szoftver megfelelő rovatába.

277. Amennyiben a nem természetes személy részére történő elektronikus levél elküldése meghiúsul, az mindaddig a rendszer által ismétlésre kerül, amíg nem válik továbbítottá.

278. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

279. Vegyes ügyiratok esetében - amennyiben nyomtatásra került - papíralapú előadói íven jelölni kell azokat az iktatószámokat, amelyeken az elektronikus ügyiratdarabok kerültek iktatásra.

280. A vegyes ügyiratok kezelése során - az iratok adathordozójától függetlenül - a hiteles példányok meglétére fokozott figyelmet kell fordítani.

281. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) "selejtezett" megjelöléssel tárolandók.

282. A fizikai törlést követően a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokat és a kapcsolódó adatállományokat, a további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat az iratkezelési szoftver működtetéséért felelős szervezeti egység archiválja. Ezzel egyidejűleg az ONYF központi irattár közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi, legutolsó archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.

283. Az elektronikus dokumentumok megsemmisítése az informatikai terület feladata, melyet az R. 64. § (6) bekezdése szerint végez el. Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban lévő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényének jelölésével történik. Az elektronikus dokumentumokat visszaállíthatatlanul törölni kell az adatállományból.

284. A hiteles elektronikus irattá alakított papíralapú iratok csak abban az esetben semmisíthetők meg, ha

284.1. az eljárást lezáró döntés jogerőre emelkedését követő két éven belül nem kérték annak bírósági felülvizsgálatát vagy újrafelvételét, és a határozattal szemben alkotmányjogi panaszt nem nyújtottak be, és az átalakított papíralapú irat elektronikus másolatának megőrzését a hatóság biztosítja, vagy

284.2. az irat tartalmát valamely más iratba belefogalmazták, amely iratot a selejtezendő irat készítője igazolhatóan megismert, és legalább 60 napos kifogásolási időszak alatt eltérésre vonatkozó kifogással nem élt.

IX. FEJEZET

AZ ONYF NYUFIG SPECIÁLIS IRATKEZELÉSI SZABÁLYAI

285. A NYUFIG feladatellátásából adódóan egyes iratkezelési folyamatokat eltérő módon végez. Ezért a NYUFIG vonatkozásában a Szabályzat rendelkezéseit az e fejezetben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

30. Az iratkezelési egységek feladatai

286. Az iratkezelést végző egységek feladatai:

a) a közvetlenül hozzájuk érkezett küldeményeket érkeztetésre továbbítják az IRO-ra,

b) a Nyugdíjindítási Főosztály speciális feladataiból adódóan irat átvételi, szétválogatási, érkeztetési, szükség szerint törzskönyvezési és irányítási feladatokat is ellát.

287. Az ellátásban részesülő (részesült) személyek adatainak nyilvántartása és az ellátás folyósítása folyósítási törzsszámon - mint egyedi azonosítási számon - történik. A folyósítás és az azzal kapcsolatos ügyek intézése a folyósítási törzsszámra hivatkozással iratanyagból történik. Adott folyósítási törzsszámra vonatkozóan az ügyben történt intézkedések az iratanyagban és az AS/400 irattári rendszerben a beadvány és egyéb irat érkezésének útja a beérkezés napjától az elintézés utáni élő, szünetelő átmeneti irattári elhelyezéséig valamennyi munkafázisban azonosítható, nyomon követhető, ellenőrizhető és visszakereshető módon kerülnek nyilvántartásra.

31. Az ellátások megállapítására jogosult szervek, szervezeti egységek döntéseit tartalmazó iratok átvétele

288. Az Indítási III. Osztály kijelölt dolgozója veszi át:

a) a nyugdíjbiztosítási igazgatási szervként, rehabilitációs hatóságként, szociális hatóságként vagy szociális feladatkörében eljáró Budapest Főváros Kormányhivatalától érkező döntéseket,

b) a nyugdíjbiztosítási igazgatási szervként, rehabilitációs hatóságként, szociális hatóságként vagy szociális feladatkörében eljáró fővárosi és megyei járási hivataloktól érkező döntéseket a 135. számú Postahivatalból,

c) a digitalizált döntések adatállományát a FOGADÓ rendszereken keresztül, az LN döntéseket pedig a Lotus Notes NYUFIG központi adatbázisából,

d) az ÜKO veszi át a fegyveres és a nemzetközi nyugdíjelbíráló szervtől érkező határozatokat, végzéseket tartalmazó iratokat.

289. Az Ellátásban Részesülők Jogán Hozzátartozói Igényeket Elbíráló Osztály veszi át az életjáradék és a nemzeti gondozási díj megállapító szervektől érkező elektronikus adathordozókat és kísérőjegyzékeket.

290. A borítékot az Indítási III. Osztály kivételével valamennyi szervezeti egységnek a küldeményhez kell csatolni, ha

a) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik,

b) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

c) csak a borítékról állapítható meg az ügy szempontjából valamely fontos adat, tény,

d) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg,

e) az "ajánlott", "tértivevény" vagy "hivatalos irat" postai jelzéssel látták el,

f) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel.

291. Az ÜKO az átvett küldeményeket szervezeti egységenként - a törzsszámhoz kötött iratokat törzsszámemelkedően -csoportosítja, majd a papíralapúakat érkeztető bélyegzőlenyomattal (kivétel a 1554 Budapest, Pf. 350 címre érkezett küldemények) és az érkeztető kézjegyével vagy a postabontó névbélyegzőjével látja el. Elektronikus adathordozó esetében a kísérőlapon, annak elválaszthatatlan részeként tünteti föl.

292. A nem postai úton érkezett küldemények (központi e-mail címre, a NYUFIG ügyfélszolgálaton felvett, kézbesítő, futár útján továbbított iratok) a már kibontott ügyek közé kerülnek, kezelésük megegyezik a postán érkező beadványokkal. Törzsszám feltüntetése nélkül érkezett beadványokat előzményezni kell.

293. Az érkeztető azonosító gép vagy az iratkezelési rendszer által kiadott érkeztetési azonosítót az iratra vagy borítékra az ÜKO-nak minden esetben rá kell vezetni, és átadási jegyzékkel vagy átadókönyvvel továbbítania, szétosztania kell az illetékes szervezeti egységhez. Nem kell külön érkeztetni a küldeményeket, ha az iktatás a beérkezés időpontjával egyidejűleg megtörténik.

294. Az érkeztető gép érkeztetési adatai:

a) a NYUFIG neve és irányítószáma,

b) az érkeztető gép sorszáma, amely 2 pozícióból áll,

c) az érkeztetési azonosító (amely 6 pozícióból áll) 000001-től 999999-ig kiadható sorszám,

d) a beérkezés dátuma (év, hó, nap) sürgős iratok esetén manuális úton óra, perc megjelölése.

295. Az LN IKTAT általi érkeztetési azonosító adatok:

a) könyvelt postai küldeménynél a küldemény azonosítója (ragszám),

b) érkezés módja,

c) adathordozó típusa,

d) mellékletek száma,

e) érkeztető megnevezése,

f) küldemény bontójának megnevezése,

g) érkeztetés helyszíne,

h) bontás időpontja (év, hónap, nap, óra, perc),

i) címzett,

j) feladó.

296. A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztető bélyegzőt, az érkezési számot és az érkeztető kézjegyét a borítékon kell feltüntetni. Az ügyintézőnek - ha a borítékot nem kell véglegesen az irathoz csatolni - az érkezési számot az iratra fel kell írnia.

297. A számítógépes rendszerbe vitt, a 295. pontban megjelölt érkeztetési adatok utólagos módosításának tényét a jogosultsággal rendelkező felhasználó azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével a rendszer naplózza. A változtatást követhetően rögzítésre kerül az eredeti és a módosított adat.

298. A küldemények átvételét - az átadási jegyzék, illetve az elektronikus információ ellenőrzése után - az átadási jegyzék aláírásával igazolja az átvevő. A jegyzékeket a kézbesítőkönyvekre vonatkozó szabályok szerint kell megőrizni.

299. A visszaérkezett tértivevények érkeztetése, nyilvántartása:

a) a törzsszámos iratanyagokhoz kapcsolódó tértivevények az AS/400 irattári rendszerben kerülnek rögzítésre, a visszakereshetőség érdekében,

b) az önálló iratkezelést végző szervezeti egységek által kezelt nem törzsszámos iratokhoz kapcsolódó tértivevényeket az iratkezelő szoftverben ügyirattal együtt kezelik.

300. Ellátások megállapítására jogosult szervek döntéseit tartalmazó iratok érkeztetése az Indítás III. Osztály részére:

a) Az érkeztetési azonosító kiadása a hagyományos határozat esetében érkeztető azonosító géppel kerül kiadásra, az elektronikus úton érkező határozatok esetében pedig a számítógépes fogadórendszerek generálják. Az érkeztetési azonosító felépítése megegyezik az érkeztető gép által létrehozott azonosító szerkezetével.

b) Az ÜKO az előzménnyel nem rendelkező fegyveres határozatokat és végzéseket tartalmazó iratokat érkezteti, amelyeket előrögzítés céljából az Indítási III. Osztály részére közvetlen átadás-átvétellel továbbít.

301. Az ÜKO által bontott, csoportosított és érkeztetett anyagot a bontás napján, az indexelést igénylő iratanyagot az indexelést követő munkanapon az IRO-hoz kell továbbítani. Az Indítási III. Osztály által csak bontott és érkeztetett anyagot az indexelést követő munkanapon az IRO-hoz kell továbbítani.

302. A törzsszám nélküli, bontott iratokat indexelésre kell továbbítani.

303. A Hozzátartozói Igényeket Elbíráló II. Osztály érkezteti az illetékességből hozzájuk tartozó átvett küldeményeket.

32. Törzsszámos, közérdekű és panasziratok kezelése

304. A törzsszámos ügyirat felépítése, tartalma: egymást időrendben követő - a törzsszámos egyéni azonosítóhoz rendelt személyre vonatkozó - beadványok (pl. jogosultságot elbíráló döntések, igénybejelentések, ügyfélhez kapcsolódó levelezések, bejelentések, adatkérések; nyilatkozatok, tartozás behajtásával kapcsolatos beadványok), valamint ellátás összegét és az ügyfél adatait változtató bizonylatok összessége.

305. Ha téves iktatással lezárásra kerül az iratkezelési rendszerben az irat és nem szükséges az újbóli iktatása, amennyiben törzsszámos irat volt, akkor további életútját az AS/400 irattári rendszerben kell kezelni. Ha újbóli iktatás szükséges, akkor ismételten az iratkezelő rendszerben kerül rögzítésre.

306. A közérdekű iraton piros színnel kell jelölni a megkülönböztető jelzését.

A kiegészítő jelzésnek az iraton történő feltüntetése a szignáló feladata. A "KB" és "KJ" jelzésű iratok tárolása a Panaszügyi Osztály átmeneti irattárában történik. A panasznak minősített iratok a törzsszámos ügyiratban kerülnek tárolásra, ugyanúgy, mint a közérdekű adatok megismerésére irányuló kérelemnek minősített iratok, valamint a személyes adattal kapcsolatos kérelemnek minősített iratok.

307. Ha egy iratról ügyintézés közben derül ki, hogy közérdekű bejelentést tartalmaz, intézkedés céljából továbbítani kell a Panaszügyi Osztály részére. Ha az irat tartalmát tekintve nem csak közérdekű bejelentésre vonatkozó közlést tartalmaz és már iktatásra került, a Panaszügyi Osztály az ügy kivizsgálása és esetleges intézkedés céljából saját iktatókönyvében is iktatja az iratot, mivel a beadvány irattári terv szerinti besorolása lényegesen eltérő lesz. Ha a beadvány iktatása után derül ki, hogy azt a Panaszügyi Osztálynak kellett volna iktatnia, téves iktatással le kell zárni a kiadott iktatószámot, megjelölve a sztornózás okát. Ha az iratnak nincs előzménye, a Panaszügyi Osztály azt új iktatószámon beiktatja, előzmény esetén a főszám alszámára iktatja.

33. Ügyintézés

308. A törzsszámos iratoknál a szignálás szakrendszerben történik, és az intézkedésre megjelölt ügyintéző azonosító száma az iratkezelő szoftverben automatikusan átemelésre kerül az AS/400 irattári rendszerből.

309. A szignálás után a szervezeti egység ügykezelőjének átadókönyvvel vagy az AS/400 irattári rendszerből kinyomtatott átadó jegyzékkel (listával) kell továbbítania az iratokat az illetékes ügyintézőhöz. Vezetői döntés alapján az átvétel ténye történhet csak a számítógépes szoftverben történő átadás-átvétellel is. A papíralapú átvétel esetén az átvétel tényét a számítógépes rendszerben is rögzíteni kell. Elektronikus átvételnél ezt a szoftver automatikusan elvégzi.

310. Az ügyviteli egységek és az IRO kapcsolat

310.1. Az IRO dolgozóinak feladata - a központi számítógépes érkeztetést követően - a beérkezett küldeménnyel együtt, illetve a szervezeti egység által kiállított felkérő alapján a kiszerelt iratanyagnak az érintett (a törzsszám vezérszám szerint illetékes) osztály vezetése által meghatározott időpontban a kijelölt helyre történő szállítása, majd visszaszállítása (szükség esetén a Logisztikai Osztály munkatársainak bevonásával).

310.2. A szállítás hétfőtől péntekig, naponta 10 óráig, az elintézett ügyiratok visszavételezése naponta 13 óráig megtörténik.

311. Az iratanyagok átadását és átvételét az IRO, valamint az érintett ügyviteli egység megbízott dolgozója tételesen egyezteti. Kiemelt, nagy mennyiségű iratanyag mozgatásával járó feladat végrehajtása esetén lehetőség van az ügyiratok csoportos jellegű, "-tól, -ig" keretek között történő átadására-átvételére. Az átadás-átvétel az AS/400 irattári rendszerben rögzítésre kerül. Az iktatószámmal és az iktatással nem érintett iratoknál az átadás-átvétel ténye automatikusan megjelenik az iktatórendszerben is.

311.1. Az "adaktázás" (a gépi nyilvántartásból való "kidátumozás") az illetékes folyósítási osztályokon történik. A nem folyósítási osztályok esetében a"kidátumozás" az erre a célra kijelölt helyen az IRO, valamint az érintett ügyviteli egység dolgozóinak személyes jelenlétével, tételes egyeztetéssel történik.

311.2. A szervezeti egység vezetője által megnevezett személy (osztálykezelő) az elektronikus nyilvántartásba került iratanyagoknál gondoskodik:

a) az átvételéről (átadás-átvétel keretében egyeztetve),

b) a szignálásáról a vezető által meghatározottak szerint (iktatószámmal érintett iratoknál a szignálás automatikusan rögzítésre kerül az iktatórendszerben is),

c) a lezárásáról (a feldolgozott iratanyagok az AS/400 irattári rendszerben naponta kerülnek kivezetésre "kidátumozás" vonalkód leolvasással az IRO-n,

d) bizonylatok konszignációjáról (FORMÁTUMKÓD szerint),

e) küldemények postázásáról,

f) nyilvántartások vezetéséről, egyeztetéséről.

311.3. A bizonylatok eredeti példányát az érintett osztályok kísérőjegyzékkel naponta 12 óráig, pénteken és a számfejtési zárónapon 10 óráig átadják az Elszámolási és Számfejtési Főosztálynak. Az Indítási I. és Indítási II. Osztály minden nap 10 óráig adja át a bizonylatokat.

311.4. Konszignáció során rögzíteni kell

a) a formátumkódot,

b) a törzsszámot,

c) a bizonylat sorszámát (esetenként az érkezési sorszámot is).

311.5. Ha egy érkezési azonosítóhoz több bizonylat tartozik, minden bizonylat sorszámát fel kell tüntetni. A konszignáció elkészítése során az AS/400 irattári rendszer formátumkódon belül a konszignált bizonylatokat törzsszámemelkedő sorrendbe rendezi.

311.6. Az AS/400 irattári rendszerbe naponta rögzített tételekről vezetett nyilvántartás a különböző statisztikák, kimutatások, elemzések elkészítéséhez, az ügyintézési határidők betartásához nyújt segítséget. A húsz naptári napon túli elintézetlen tételekről minden kedden "összesített restancia" lista készül a Szuperrevíziós Osztály részére, mely osztályonkénti darabszámot tartalmaz. A tételes restancia lista (amely több szempont szerint legyűjthető) elkészítése és kezelése az illetékes osztályvezetők hatáskörébe tartozik. Az IRO osztályvezetőjével történt egyeztetés alapján külön igény szerint a folyósítási osztályok kezelői a restancián szereplő tételeket kereshetik az Irattárban.

312. Az ügyintézők feladatai:

a) ellenőrizni a kiszignált iratanyagokat illetékességi, jogosultsági (hitelesítési eszközök: aláírás, bélyegző) szempontból,

b) ellenőrizni a mellékletek meglétét (pl. eredeti vagy hitelesítésre jogosult intézmény által hitelesített okmányok - házassági anyakönyvi kivonat - igazolások, hatósági bizonyítványok),

c) elkészíteni a szükség szerinti döntéstervezeteket, válaszleveleket, bizonylatokat,

d) a törzsszámos iratborító belső oldalára feljegyezni az intézkedést és annak dátumát,

e) az intézkedést tartalmazó teljes iratanyagot, átfogó ellenőrzés érdekében a revizorhoz vagy az osztályvezető által ellenőrzéssel megbízott személyhez (referens, szakreferens vagy főelőadó) továbbítani, illetve átadni.

313. Eredetben megküldött okmányt, iratot a hiteles másolat elkészítését követően a könyvelt küldeményként a beküldő részére vissza kell juttatni. Igényelbíráláshoz mellékelt nem hiteles másolt okmány, irat esetén az eredeti vagy hiteles másolati okmányt, iratot kell bekérni az erre illetékes személytől vagy szervtől.

314. A későbbiekben ügyintézést igénylő (hiánypótlással érintett) iratanyagokat nyilvántartásba kell venni a megfelelő lejárati kód leadásával és a határidő meghatározásával. Ha a határidő lejártakor a lejárati kód még szerepel a nyilvántartásban, szükség szerinti intézkedést kell foganatosítani.

315. A revidiálással megbízott dolgozó (revizor) az ügyintézők által elkészített iratokat szakmai és számszaki szempontból teljes egészében ellenőrzi (pl. bizonylatokat, kiadmányokat). Aláírás, jóváhagyás után a kész iratanyagokat ad aktázásra, illetve irattározásra továbbítja.

34. Irattározás

316. A NYUFIG-nál a nem törzsszámos iratok irattárába került 2012. január 1-je után keletkezett iratot az irattár kezelőjétől az LN-en keresztül kérhetik ki az ügyintézők, melyről a rendszer ügyiratpótló lapot állít ki. Az ügyiratpótló lapot ki kell nyomtatni és az átvevővel alá kell íratni.

316.1. A 2012. január 1-jét megelőzően keletkezett iratok esetében a kiadott ügyiratról az ügykezelő állítja ki az ügyiratpótló lapot, melyet az átvevővel aláírat. A kölcsönzés ideje alatt az ügyiratpótló lapot az irat helyén kell tárolni.

316.2. A 2014. december 31-e után keletkezett iratot az irattár kezelőjétől a GovSys rendszeren keresztül kérhetik ki az ügyintézők, melyről a rendszer ügyiratpótló lapot állít ki. Az ügyiratpótló lapot ki kell nyomtatni és az átvevővel alá kell íratni.

317. Átmeneti törzsszámos (élő) irattár

317.1. A törzsszámos ügyek élő átmeneti irattárát az Irattározási Osztály kezeli. Az irattárban az AS/400 irattári rendszerben lezárt, valamint külön eljárás szerint, megfelelő módon irányított iratanyagok vannak elhelyezve.

317.2. A törzsszámos iratanyagok átmeneti irattárából manuális iratfelkérő vagy szakrendszerben előállított elektronikus irat felkérő ellenében adható ki a szervezeti egységek részére. A felkérőnek tartalmaznia kell a nyugdíjfolyósítási törzsszámot, a felkérés és továbbítás napját, a felkérő személy nevét, osztályát, illetve az esetleges új törzsszámot.

317.3. Törzsszámos iratanyagot vagy azok tartalmát a NYUFIG épületéből kivinni csak a Központi Iratkezelési Főosztály vezetőjének engedélyével lehet. Az elvitt anyagról konszignációt kell készíteni, amely dátumot, emelkedő törzsszám sorrendben az elvitt iratanyagok törzsszámait, továbbá az engedélyező aláírását tartalmazza. A konszignáció tárolásáért, a visszaérkezett anyag kivezetéséért az a megbízott vezető (referens) a felelős, aki az irat kivételét kezdeményezte az irattárból.

317.4. Az irattárban az iratokat törzsszámok, azon belül ügyiratok rendjében kell tárolni.

318. Átmeneti szünetelő irattár (szünetelő irattár)

318.1. A "szünetelő iratok" az ONYF Logisztikai Központban kerülnek elhelyezésre.

318.2. A törzsszámos ügyek szünetelő irattárát és a mikrofilmen lévő iratok tárolását az IRO kezeli.

318.3. Minden évben az emelési tevékenység befejezését követően a bázis adatok alapján gondoskodni kell a tárgyévet megelőző 2. évben beszüntetett tételek iratanyagának a törzsszámos iratanyagok élő irattárából történő kiemeléséről. Az irattárak tehermentesítése érdekében a szünetelő tételek iratanyagait az IRO feldolgozza, majd nyilvántartásba vételt követően a Logisztikai Központban tárolja.

318.4. A szünetelő irattárba helyezett törzsszámos iratanyag NYUFIG-ba történő kérése (kölcsönzése) számítógépes rendszer segítségével történik. Az iratanyag felkérését csak arra kijelölt dolgozók végezhetik. Az iratanyagot annak kiszerelését követően a kézbesítő személyesen hozza el. A szünetelő irattárból kölcsönzött iratanyagot, ha az nem másik iratanyag előzménye, az elintézést követően vissza kell küldeni a szünetelő irattár részére. Ha megállapítható, hogy a további ügyintézéshez szükséges a kölcsönzött iratanyag, az új keletkezett iratanyaggal összeszerelésre kerül, előzmény iratként funkcionál tovább.

318.5. Az iratanyag visszaküldésének ténye, időpontja, a számítógépes nyilvántartó rendszerben rögzítésre kerül. Az összeszerelés ténye szintén rögzítésre kerül.

318.6. Az irattárban az iratokat törzsszámok, ügyiratok rendjében kell tárolni.

319. Mikrofilmen lévő iratok tárolása

319.1. A selejtezett törzsszámos ügyiratok 1993-ig mikrofilmen kerültek archiválásra, és ezt követően megtörtént az ügyiratok megsemmisítése. Az ellenőrzött negatív filmről pozitív másolat készült, melynek ellenőrzése megtörtént. Mindkét felvételt feliratozott dobozban egymástól elkülönítetten kell tárolni.

319.2. Minden filmtekercs elején jelző lap került felvételre, amely tartalmazza

a) a tekercs számát,

b) a kezdő törzsszámot,

c) a felvétel helyét és időpontját.

319.3. A filmtekercs végén is jelzőkarton található, amely tartalmazza

a) a tekercs végét,

b) az utolsó törzsszámot,

c) a felvétel helyét, időpontját.

A szünetelő irattári rendszerben a mikrofilm megtekinthető digitalizált formában is.

320. Központi Archívumban az Ágazati Ügykezelési Osztály által kezelt küldemények vannak, amelyek lehetnek:

a) az ügyfelek által postai úton beküldött papíralapú nyomtatványok, kérelmek, tájékoztatások,

b) azon tértivevények, amelyek a központi nyomtatás által az ügyfelek részére megküldésre kerültek, és a döntésekhez kapcsolódóan tartalmazzák a küldemény átvételére vonatkozó adatokat. A tárolásuk dokumentáltan, meghatározott egységcsomagonként dobozolva történik.

321. Az ügyfelektől beérkezett küldeményeket a feldolgozás után dobozokban, visszaazonosítható módon, a feladó általi postai borítékban tárolják.

321.1. Azok a küldemények, amelyek eredeti okmányokat, iratokat tartalmaznak, meghatározott tárolási idő után ütemezetten kerülnek postai úton visszaküldésre.

321.2. Azokat a küldeményeket, amelyeket a járási hivatalok egyénileg az ügyintézés érdekében eredetben kérnek, részükre dokumentált módon az Osztály továbbítja.

1. függelék

2. függelék

3. függelék

Az ONYF vezérszámai és az egyes vezérszámokért felelős önálló szervezeti egységek

Központ

II. NYUFIG

* A szervezeti egységek szakfeladataik ellátása miatt a NYUFIG törzsben jelennek meg.

4. függelék

Központ irattári terve